A.

Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Keberadaan administrasi sarana dan prasarana dalam sebuah instansi, baik instansi pemerintah
maupun swasta, merupakan salah satu fasilitas sumber daya yang penting untuk menunjang pelaksanaan
kantor. Tersedianya sarana dan prasarana dengan kualitas dan kelengkapan yang baik akan memengaruhi
keberhasilan penyelenggaraan pekerjaan kantor secara optimal. Kantor menjadi tempat berlangsungnya
aktivitas ketatausahaan atau administrasi. Dengan demikian, sarana dan prasarana yang baik akan
membuat pekerjaan kantor terselesaikan secara efisien dan efektif.
Sebelum mengetahui lebih lanjut mengenai administrasi sarana dan prasarana di suatu kantor,
tentu kita harus terlebih dahulu mengetahui pengertian istilah administrasi serta sarana dan prasarana.
Berikut adalah penjelasannya.
1. Pengertian Administrasi
Menurut George Terry (1966), administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian administrasi dapat dilihat dalam dua pengertian, yaitu arti sempit dan arti luas.
Administrasi dalam arti luas adalah proses kerja sama beberapa individu secara efien untuk
mencapai suatu tujuan. Sementara itu, admnistrasi dalam arti sempit adalah kegiatan
ketatausahaan yang meliputi kegiatan surat-menyurat, catat-mencatat, pembukuan, dan
pengarsipan. Berikut merupakan ruang lingkup pekerjaan administrasi.
a. Menerima
Yaitu kegiatan menerima dokumen yang masuk ke kantor atau perusahaan. Dokumen
yang diterima dapat berupa surat, bukti penawaran, dan lain sebagainya.
b. Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika
diperlukan. Contoh dari kegiatan menghimpun adalah mengumpulkan data, informasi,
membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
c. Mencatat
Yaitu kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim atau disimpan. Contoh dari kegiatan mencatat
adalah membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan
diberbagai media.
d. Mengolah
Yaitu berbagai macam kegiatan unutuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna. Contoh dari kegiatan mengolah adalah
membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, dan membuat laporan keuangan.
e. Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan. Contoh dari kegiatan menggandakan adalah memfotokopi surat dan
mecetak informasi dengan printer atau risograph.
f. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain. Contoh dari kegiatan mengirim adalah mengirim surat keluar melalui
 pos, mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui facsimile, dan mengirim
informasi dengan e-mail.
g. Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang
aman. Contoh dari kegiatan menyimpan adalah menyimpan surat atau arsip dilemari
arsip, menyimpan data atau informasi ke komputer, dan menyusun buku diperpustakaan.