EVALU

UASI WAK
KTU PENY
YEDIAAN REKAM
R MEDIS
M RAWWAT JALAN
P
PASIEN LA
AMA PAD
DA KLINIK
K DALAM DI RSUD K
KOTA
Y
YOGYAKA ARTA
TAHUN 2017

KAR
RYA TULIS ILMIAH
H

D
Diajukan Seb
bagai Salahh Satu Syaraat Mencapaii Gelar Ahlii Madya
Perekam
P Meedis dan Infformasi Kessehatan
Stikess Jenderal Achmad
A Yan
ni
Yogyakaarta

Disusun oleh:
o
RAHM
MA DEWII KARTIKA
A
131402
28

PROGRA
RAM STUD DI DIPLOM
MA 3
REKAMM MEDIS D
DAN INFO
ORMASI KESEHATA
K AN
STIKES JENDERAL
J L ACHMAAD YANI YOGYAKA
Y ARTA
2017
7

i
 HALA
AMAN PEN
NGESAHA
AN

EVALU
UASI WAK
KTU PENY
YEDIAAN REKAM
R MEDIS
M RAWWAT JALAN
P
PASIEN LA
AMA PAD
DA KLINIK
K DALAM DI RSUD K
KOTA
Y
YOGYAKA ARTA

KAR
RYA TULIS ILMIAH
H

Diajukan oleh:

RAHM
MA DEWII KARTIKA
A
131402
28

Telah Dipertahankan n di Depan Dewan Pennguji dan Diiterima Sebbagai Salah Satu
Syarat untuk Mend dapatkan G
Gelar Ahli Madya
M Perek
kam Medis ddan Informaasi
Kesehatann Di Sekolaah Tinggi Ilm
mu Kesehattan Jenderall Achmad YYani Yogyaakarta

T
Tanggal:.................

Menyetu
ujui:

Peenguji Peembimbingg

Dra. Rawii Miharti, MPH

M Sis Wuryanto,
W A.Md,
A Perkees., SKM., MPH M
NIDK. 8854110016
8 6 NUP. 99055362224 ........................
Mengesahhkan,
a.n Ketua
K Stikes Jenderal Achmad Yanni Yogykartaa
Keetua Programm Studi Pereekam Medis dan Infom
masi Kesehaatan (D-3)

Sis
S Wuryantto, A.Md.Peerkes., SKM
M., MPH
N
NUP: 99055 536224

ii
 HALA
AMAN PER
RNYATAA
AN

Saya yanng bertandaatangan dibbawah ini,, adalah mahasiswa

m Stikes Jennderal
Achmad Yani
Y Yogyaakarta,
Nama : Rahma D Dewi Kartikka
NPM : 13140288
Program Studi
S : Perekam
m Medis dan n Informasi Kesehatan
K ((D-3)
Judul Karyya Ilmiah : Evaluasii Waktu Peenyediaan Rekam R Meddis Rawat Jalan
Pasien L Lama Padaa Klinik Dalam dii RSUD Kota
Yogyakartta.
Menyatakkan bahwa hasil
h penelittian dengan
n judul terseebut diatas aadalah asli karya
sendiri daan bukan hasil plaggiarisme. Dengan
D inii saya meenyatakan untuk u
menyerahkkan hak cipta
c peneelitian kepaada Stikess Jenderal Achmad Yani
Yogyakartta guna kep
pentingan ilm miah.
Demikian surat perny
yataan ini ddibuat dengaan sebenar-b benarnya taanpa ada pak ksaan
dan pihak manapun.

Yo
ogyakarta, Agustus 2017
2

Rahm
ma Dewi Karrtika
 

iii
 KATA PENGANTAR
 

Puji syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih-Nya
sehingga Penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah yang berjudul
“Evaluasi Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Pasien
Lama Pada Klinik Dalam di RSUD Kota Yogyakarta”
Karya Tulis Ilmiah ini merupakan Tugas Akhir yang disusun untuk memenuhi
persyaratan dalam menyelesaikan studi pada Program D3 Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan di Stikes Achmad Yani Yogyakarta.
Selama proses penulisan Karya Tulis Ilmiah ini Penulis menyadari bahwa
Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa dukungan dari
berbagai pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah
ini. Oleh karena itu, Penulis selanjutnya ingin menyampaikan rasa hrmat dan
ucapan terima kasih kepada :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu
Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
2. Sis Wuryanto, A.Md,Perkes., SKM., MPH selaku Ketua Prodi dan selaku
dosen pembimbing rekam medis dan informasi kesehatan STIKES
Jenderal Achmad Yani Yogyakarta;
3. Dra. Rawi Miharti, MPH selaku Dosen Penguji yang telah memberikan
saran serta masukan kepada peneliti dalam pembuatan Karya Tulis Ilmiah
ini;
4. Drg. Hj. RR. Tuty Setyowati, MM selaku Direktur Utama RSUD Kota
Yogyakarta;
5. Teristimewa orang tua tercinta, Mama dan Papa yang telah memberikan
kepercayaan serta limpahan kasih sayang;
6. Terima kasih untuk teman-teman, Anggi, Antari, Arin, Betty, Sasi, Avin
dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan karya ilmiah ini
yang tidak dapat peneliti sebutkan satu persatu.
Peneliti memahami sepenuhnya bahwa karya tulis ilmiah ini tak luput dari
kesalahan dikarenakan keterbatasan ilmu pengetahuan dan pengalaman yang
Peneliti miliki. Sehingga keterbatasan ilmu pengetahuan dan pengalaman Karya
Tulis Ilmiah ini dari segi isi maupun penulisannya. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang bersifat membangun senantiasa kami nantikan untuk pembuatan
penulisan Karya Tulis Ilmiah yang lebih baik lagi dikemudian hari. Semoga karya
tulis ini dapat bermanfaat bagi peneliti dan menambah wawasan bagi pembaca
khususnya dibidang Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Yogyakarta, Agustus 2017

Peneliti

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iii
KATA PENGANTAR ..................................................................................... iv
DAFTAR ISI .................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ............................................................................................ vii
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... viii
DAFTAR SINGKATAN ................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... x
INTISARI......................................................................................................... xi
ABSTRAK ....................................................................................................... xii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................... 3
C. Tujuan Penelitian ........................................................................... 3
D. Manfaat Penelitian ......................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian ......................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis ............................................................................ 6
B. Kerangka Konsep ........................................................................... 16
C. Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 16
BAB III METODE PENELITIAN
A. Desain Penelitian............................................................................ 17
B. Lokasi dan Waktu Penelitian ......................................................... 17
C. Subjek dan Objek Penelitian .......................................................... 17
D. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ................................ 18
E. Instrumen dan Teknik Pengumpulan Data ..................................... 19
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................ 20

v
 G. Metode Pengolahan dan Analisis Data .......................................... 21
H. Etika Penelitian .............................................................................. 22
I. Jalannya Penelitian ......................................................................... 23
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ..................................................... 25
B. Hasil dan Pembahasan Penelitian .................................................. 34
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan .................................................................................... 42
B. Saran............................................................................................... 42
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Waktu penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan...... 10
Tabel 3.1 Definisi Operasional...................................................................... 18
Tabel 4.1 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Melalui Loket Mandiri .................................................................. 35
Tabel 4.2 Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama
Pada Poliklinik Penyakit Dalam.................................................... 36
Tabel 4.2 Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan
RSUD Kota Yogyakarta ................................................................ 39

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep ........................................................................ 16

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUD Kota
Yogyakarta .................................................................................. 33

viii
 DAFTAR SINGKATAN

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

IPTEK : Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
KEPMENKES : Keputusan Menteri Kesehatan
KARS : Komisi Akreditasi Rumah Sakit
SPM : Standar Pelayanan Minimal
SIMRS : Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
SOP : Standart Operational Procedure
Depkes : Departemen Kesehatan
Menkes : Menteri Kesehatan
SK : Surat Keputusan
TDF : Terminal Digit Filling
KIS : Kartu Indonesia Sehat
SDM : Sumber Daya Manusia
SPO : Standar Prosedur Operasional
K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja
PPI : Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
BLUD : Badan Layanan Umum Daerah
THT : Telinga Hidung Tenggorokan
USG : Ultra Sonography
CKMB : Creatine Kinase Isoenzyme MB
LDL : Low Density Lipoproteins
TG : Trigliserida
LDH : Laktat Dehidrogenase
VER : Visum Et Repertum
BNO : Blass Nier Overzicht
IVP : Intravenous Pyelography
SKM : Surat Keterangan Medis
BPJS : Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
RM : Rekam Medis
DRM : Dokumen Rekam Medis
ATM : Anjungan Tunai Mandiri
BPPRM : Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Ijin Studi Pendahuluan Dari PPPm Stikes Jenderal Achmad
Yani Yogyakarta
Lampiran 2 Surat Ijin Pengambilan Data Dari RSUD Kota Yogyakarta
Lampiran 3 Surat Ijin Penelitian Dari Dinas Penanaman Modal dan Perizinan
Lampiran 4 Surat Rekomendasi Penelitian Dari RSUD Kota Yogyakarta
Lampiran 5 Surat Balasan Rekomendasi Penelitian Dari Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik
Lampiran 6 Surat Ijin Penelitian Dari RSUD Kota Yogyakarta
Lampiran 7 Surat Etika Penelitian
Lampiran 8 Tata Tertib Diklatlit
Lampiran 9 Lembar Monitoring Pengawasan Penelitian
Lampiran 10 Lembar Bimbingan Karya Ilmiah
Lampiran 11 Pedoman Wawancara
Lampiran 12 Inform Consent
Lampiran 13 Jumlah Kunjungan Pasien Klinik Dalam RSUD Kota Yogyakarta
Tahun 2017
Lampiran 14 Check List Observasi Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat
Jalan Pasien Lama Pada Klinik Dalam
Lampiran 15 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui
Loket Mandiri
Lampiran 16 Check List Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat
Jalan RSUD Kota Yogyakarta

x
 EVALUASI PENYEDIAAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN PADA
POLIKLINIK PENYAKIT DALAM DI RSUD KOTA YOGYAKARTA

Oleh :
Rahma Dewi Kartika , Sis Wuryanto

INTISARI
 

Latar Belakang: Penyediaan berkas rekam medis yang cepat dan tepat dapat
mendukung pelayanan kesehatan, khususnya pelayanan rawat jalan yang bermutu.
Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik juga dapat menjadi salah
satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam medis sampai ke
klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat diberikan kepada pasien. Standar
waktu penyediaan rekam medis pasien rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan
Minimal Rekam Medis adalah ≤ 10 menit, dimulai saat pasien selesai registrasi
sampai dokumen rekam medis tersebut sampai ke klinik yang dituju.
Tujuan Penelitian: Melakukan evaluasi waktu penyediaan rekam medis rawat
jalan pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta.
Metode Penelitian: Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif pendekatan
kualitatif dan rancangan fenomenologi, metode pengumpulan data dengan cara
observasi, wawancara dan studi dokumentasi.
Hasil Penelitian: Hasil dari 30 dokumen rekam medis rawat jalan pasien lama
pada poliklinik penyakit dalam diperoleh rata-rata waktu penyediaan 30,67 menit.
Dari 30 dokumen rekam medis hanya 6 yang memenuhi waktu standar pelayanan
minimal.
Kesimpulan: Waktu penyediaan dokumen rekam medis belum memenuhi standar
pelayanan minimal, dalam standar pelayanan minimal yang berlaku yaitu ≤ 10
menit.

Kata Kunci: Waktu Penyediaan, Rawat Jalan.

1
Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
2
Dosesn Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan STIKES jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
 

xi
 Evaluation of Provision of Outpatient Medical Record of Old Patient at
Polyclinic of Internal Disease in RSUD Kota Yogyakarta

By :
Rahma Dewi Kartika , Sis Wuryanto

ABSTRACT
Background: The provision of a medical record that quickly and accurately can
support health services, especially quality outpatient services. The speed of
providing medical records to the clinic can also be one of the indicator in
measuring satisfication. Standard time of medical record of outpatient based on
minimum service standard of medical record is ≤ 10 minutes, starting after patient
completes registration until the medical record goes to the clinic.
Objective: To evaluate tje time of prividng outpatient medical records at the in-
depth internal medicine clinic in RSUD Kota Yogyakarta.
Method : This was a descriptive study with qualitative approach and
phenomenological design. Data compilation method applied observation,
interview, and study documentation.
Result: The results of 30 outpatient medical records of ong-term patients in the
internal medicine clinin obtained an average time of 30,67 minutes. Of 30 medical
records only 6 documents that meet the minimum service standar time.
Conclusion: The timing of the provision of medical records has not met the
minimum service standards, in the minimum service standard that is applicable is
≤ 10 minutes.

Keywords : Time of Supply, Outpatient.

1
A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in
Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta.
2
A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study
Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

xii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan salah satu institusi pelayanan kesehatan yang
mempunyai peran penting dalam meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat. Berbagai rumah sakit berlomba-lomba dalam meningkatkan
mutu layanan sehingga mencapai akreditasi yang baik dan mempunyai
nilai di masyarakat. sejalan dengan berkembangnya IPTEK berbagai
peralatan canggih dibidang kedokteran telah banyak ditemukan, sehingga
dapat mempermudah proses pelayanan kesehatan. Pelaksanaan pelayanan
kesehatan di rumah sakit secara umum diperlukan kerjasama tim dari
berbagai profesi baik dokter, dokter gigi, perawat dan tenaga kesehatan
lain, hal ini berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
Dalam rangka peningkatan mutu informasi yang berkualitas di rumah
sakit perlu adanya dukungan dari beberapa faktor yang terkait. Salah satu
faktor yang ikut mendukung keberhasilan upaya tersebut adalah
terselenggaranya rekam medis sesuai standar yang berlaku. Menurut
Ismainar (2015) Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas, anamnesa, diagnosis, pengobatan, tindakan dan
pelayanan penunjang yang diberikan kepada pasien selama mendapat
pelayanan di unit rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat serta catatan
yang juga harus dijaga kerahasiaannya dan merupakan sumber informasi
tentang pasien yang datang berobat ke rumah sakit.
Mutu pelayanan kesehatan dapat dikatakan baik bila didukung oleh
suatu pengolahan rekam medis dalam mendapatkan kembali berkas rekam
medis yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan oleh rumah sakit (Sabarguna, 2004). Penyediaan berkas rekam
medis yang cepat menjadi salah satu faktor yang dapat mempengaruhi
kepuasan pasien. Semakin cepat pula pasien mendapatkan pelayanan
kesehatan di rumah sakit.

1
 
 2
 

Menurut Sabarguna (2004), pelayanan yang cepat dan tepat merupakan

keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima
pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke klinik juga dapat
menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat
rekam medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang dapat
diberikan kepada pasien. Standar waktu penyediaan rekam medis pasien
rawat jalan berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis adalah
≤ 10 menit, dimulai saat pasien selesai registrasi sampai dokumen rekam
medis tersebut sampai ke klinik yang dituju.
Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD Kota Yogyakarta pada
tanggal 2 Juni 2017, RSUD Kota Yogyakarta telah terakreditasi KARS
versi 2012 dan pada perkembangannya pada tahun 2014 status RSUD
Kota Yogyakarta berubah menjadi Rumah Sakit tipe B pendidikan
berdasarkan Kepmenkes Nomor HK.02.03/1/0233/2014. Pada pelayanan
pendaftaran rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta, ada dua metode
pendaftaran pasien lama, pasien dapat mendaftar melalui loket pendaftaran
atau melalui mesin antrian jalur mandiri, sedangkan untuk pasien baru
hanya dapat melalui loket pendaftaran. Akan tetapi, pada penyediaan
rekam medis rawat jalan masih ada komplain dari pasien dan perawat di
klinik rawat jalan. Dari pengambilan sampel 10 berkas masih terdapat
penyediaan rekam medis yang lebih dari 10 menit, dengan rata-rata 16.20
menit. Standar penyedian rekam medis rawat jalan di RSUD Kota
Yogyakarta ≤ 10 menit. Data laporan kunjungan pasien rawat jalan di
RSUD Kota Yogyakarta menunjukkan bahwa jumlah kunjungan pasien
paling banyak yaitu pada klinik penyakit dalam. Pada klinik tersebut juga
masih ditemukan keterlambatan penyediaan rekam medis rawat jalan.
Penyediaan berkas rekam medis yang cepat dan tepat dapat
mendukung pelayanan kesehatan, khususnya pelayanan rawat jalan yang
bermutu. Untuk itu dalam penilitian ini penulis tertarik untuk menyusun
karya tulis ilmiah dengan judul “Evaluasi Waktu Penyediaan Rekam

 
 
 3
 

Medis Rawat Jalan Pasien Lama Pada Klinik Penyakit Dalam di RSUD
Kota Yogyakarta”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan yang dapat diambil
adalah “Bagaimana penyediaan rekam medis pasien rawat jalan pasien
lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta”

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Melakukan evaluasi waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien
lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta
2. Tujuan Khusus
a. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat
jalan pasien lama pada klinik penyakit dalam dengan SPM yang
berlaku di RSUD Kota Yogyakarta.
b. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi waktu penyediaan
rekam medis rawat jalan pasien lama pada klinik penyakit dalam di
RSUD Kota Yogyakarta

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Praktis
a. Bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan evaluasi
pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas RSUD Kota
Yogyakarta.
b. Bagi Peneliti
Menimbah pengalaman dan pengetahuan dibidang rekam medis
khususnya dalam menentukan kode penyakit serta dapat
menerapkan teori-teori yang sudah ada dan diperoleh selama
perkuliahan secara langsung.

 
 
 4
 

2. Manfaat Teoritis
a. Bagi Institusi Pendidikan
Karya Tulis Ilmiah yang dihasilkan peneliti diharapkan dapat
memberi masukan ilmu sebagai bahan pembelajaran dan
memperkaya wawasan terutama dibidang rekam medis serta
mendapatkan masukan untuk meningkatkan tersusunnya kurikulum
rekam medis dan informasi kesehatan yang sesuai dengan
kebutuhan.
b. Bagi Rumah Sakit
Dapat menjadi masukan dalam upaya meminimalisir waktu
penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta.
c. Bagi Peneliti Lain
Dapat menjadi acuan dan wacana bagi peneliti lain yang akan
melakukan penelitian dengan topik yang hampir sama.

E. Keaslian Penelitian
Penelitian dengan topik “Evaluasi Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat
Jalan Pasien Lama di RSUD Kota Yogyakarta” belum pernah dilakukan
sebelumnya.
Namun, beberapa penelitian yang hampir sama yang pernah dilakukan
antara lain :
1. Andria (2015) meneliti “Tinjauan Penyediaan Dokumen Rekam
Medis di RSUD Dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya”. Jenis penelitian
tersebut merupakan penelitian deskriptif menggunakan metode analisis
univarial dengan teknik accidental sampling. Hasil penelitian
menunjukkan 63,64 % dokumen rekam medis terlambat
penyediaannya dengan rata-rata waktu 12,36 % menit, melebihi
standar pelayanan minimal yakni ≤ 10 menit. Persamaan penelitian
adalah jenis penelitian deskriptif. Perbedaan dari penelitian ini adalah
lokasi penelitian, teknik sampling, rancangan penelitian.

 
 
 5
 

2. Khusnul Khatimah (2011) meneliti “Tinjauan Faktor-Faktor Yang

Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di
Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011”.
Jenis penelitain tersebut merupakan penelitian deskriptif dengan
pendekatan cross sectional yang bertujuan untuk mengetahui faktor-
faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di
pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Populasi
penelitian ini adalah pasien yang datang ke tempat pendaftaran rawat
jalan dan petugas rekam medis rawat jalan. Teknik pengambilan
sampel yaitu accidental sampling. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa faktor yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan
rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau
pada kegiatan rekam medis yaitu penyimpanan. Diperoleh rata-rata
waktu tunggu untuk pasien baru yaitu 7 menit 27 detik dan rata-rata
waktu tunggu pasien lama yaitu 14 menit 16 detik. Persamaan
penelitian ini adalah merupakan penelitian deskriptif dengan
pendekatan cross sectional. Sedangkan perbedaannya adalah waktu
dan tempat penelitian, rancangan penelitian serta tujuan penelitian.

 
 
 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

1. Gambaran Umum RSUD Kota Yogyakarta
Rumah Sakit Umum Daerah Wirosaban Kota Yogyakarta berdiri sejak
tanggal 1 Oktober 1987. Rumah Sakit ini merupakan pengembangan dari
klinik Bersalin Tresnowati yang beralamat di Jalan Letkol Sugiyono
Yogyakarta.Dari klinik ini berkembang menjadi sebuah rumah sakit umum
dengan tipe kelas “D” meliputi pelayanan dasar umum, gigi dan kebidanan.
Pada tahun 1988 pelayanan sudah mulai memanfaatkan gedung rumah sakit
yang berada di wilayah Wirosaban Kelurahan Sorosutan Kecamatan
Umbulharjo.Kepemilikan Rumah Sakit Jogja saat ini berada di bawah
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia (Pemerintah). Selanjutnya pada
tanggal 1 Oktober 2010 Rumah sakit berubah nama menjadi Rumah Sakit
Jogja namun masyarakat lebih sering menyebutnya sebagai Rumah sakit
Wirosaban.
Rumah sakit mendapatkan penetapan dari Pemerintah melalui SK
Menkes RI No. 496/Menkes/SK/V/1994 dan dikukuhkan dengan Perda
No.1 Tahun 1996 Tentang Pembentukan RSUD Kota Yogyakarta dan Perda
No.2 Tahun 1996 mengenai Susunan Organisasi dan Tata Kerja RSUD Kota
Yogyakarta. Pada saat itu rumah sakit telah berkembang menjadi rumah
sakit kelas C.
Dalam hal mutu pelayanan RSUD Kota Yogyakarta pada tahun 1999,
memperoleh Sertifikat dari KARS Pusat “ terakreditasi penuh “ dengan 5
pelayanan yang meliputi: Administrasi Dan Manajemen, Pelayanan Medis,
Rawat Darurat, Keperawatan, Dan Rekam Medis. Selanjutnya pada tahun
2010mendapat Sertifikasi lagi dari KARS Pusat “ terakreditasi penuh 12
Pelayanan “. Yaitu dari 5 bidang yang sebelumnya ditambah 7 bidang

25
 
 26
 

meliputi : Farmasi, K3, Radiologi, Laboratorium, Pelayanan Kamar Operasi,

PPI, dan Perinatal Resiko Tinngi.
Melalui Perda No. 42 Tahun 2000 Pemerintah Kota Yogyakarta sebagai
pemilik menetapkan RSUD Kota Yogyakarta sebagai Rumah Sakit Unit
Swadana, dengan pengertian khusus kewenangan mengelola pendapatan
fungsional untuk keperluan memenuhi biaya operasionalnya.
RSUD Kota Yogyakarta juga ditetapkan menjadi BLUD (Badan
Layanan Umum Daerah) berdasarkan Keputusan Walikota Yogyakarta
No.423/Kep/2007 pada tanggal 12 September 2007.
Dengan meningkatnya jenis-jenis pelayanan, kemampuan SDM,
peralatan medis, sarana dan prasarana maka RSUD Kota Yogyakarta
ditetapkan menjadi Rumah Sakit kelas “B” Non Pendidikan oada tanggal 28
Nopember 2007dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1214/MENKES/SK/XI/2007.
Dengan ditetapkannya RSUD kelas “B” Non Pendidikan maka susunan
dan tata kerja organisasi telah disempurnakan dengan peraturan Walikota
Yogyakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan,
Kedudukan dan Tugas Pokok Lembaga Teknis Daerah yang sudah sesuai
peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 2007. Uraian Rincian Tugasnya
ditetapkan berdasar Peraturan Walikota No. 64 Tahun 2008.

2. Visi, Misi, dan Motto

a. Visi
“ Menjadi pilihan utama dalam pelayanan Perumahsakitan”
b. Misi
1) Mewujudkan pengembangan pelayanan perumah sakitan dengan
standar profesi tertinggi.
2) Mewujudkan pengembangan sarana, prasarana dan infrastruktur
rumah sakit yang modern.
3) Mewujudkan pengembangan manajemen rumah sakit modern.

 
 27
 

4) Mewujudkan Sistim Informasi Dan Manajemen Rumah Sakit yang

handal.
5) Meningkatkan secara terus menerus pengetahuan, ketrampilan, sikap,
dan kinerja pegawai.
6) Meningkatkan pelayanan rumah sakit sebagai tempat pendidikan,
pelatihan serta penelitan dan pengembangan.
7) Ikut mewujudkan Yogyakarta sebagai kota dengan lingkungan yang
bersih dan sehat.
8) Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi semua pelanggan.
c. Motto
“Pelayanan dengan Senyum, Sapa, Sopan, Santun, dan Sembuh”

3. Jenis-jenis Pelayanan
Menurut Perda No 104 Tahun 2009 tentang Retribusi Pelayanan
kesehatan pada Rumah Sakit Daerah, jenis pelayanan yang ada di RSUD
Kota Yogyakarta terdiri dari :
a. Pelayanan Rawat Jalan
1) Klinik Spesialis Anak.
2) Klinik Spesialis Bedah.
3) Klinik Spesialis Dalam.
4) Klinik Spesialis Kebidanan dan Kandungan.
5) Klinik Spesialis Kulit dan Kelamin.
6) Klinik Spesialis THT
7) Klinik Spesialis Mata
8) Klinik Spesialis Syaraf
9) Klinik Spesialis Jiwa
10) Klinik Spesialis Gigi dan Mulut
11) Klinik Spesialis Gizi
12) Klinik Eksekutif/Perjanjian.
b. Pelayanan Rawat Darurat 24 Jam
c. Pelayanan Paripurna satu hari ( One Day Care )
d. Rawat Inap dan Tindakan Operasi

 
 28
 

e. Pelayanan Penunjang
1) Instalasi Bedah Sentral : dengan 4 kamar operasi Instalasi
Rehabilitasi Medik siap melayani : Traksi, Diatermi,Ultra Sound
therapy, Terapi Latihan, Infra Merah, Stimulasi, Senam Hamil,
Senam Astma, Senam Stroke, Senam Nifas, Senam Diabetes.
2) Instalasi Radiologi dengan fasilitas : Rontgen, USG, Pemeriksaan
Canggih BNO-IVP, Cystografi, Colon In Loop, Appendicogram.
3) Instalasi Farmasi dengan pelayanan 24 jam
4) Laboratorium Klinik yang siap melayani : Pemeriksaan sederhana
s/d canggih antara lain: CKMB, LDL, TG, LDH, dan lain-lain.
5) Instalasi Sterilasasi Sentral.
6) Instalasi Sanitasi dan Kesehatan Lingkungan.
7) Instalasi pendidikan dan Latihan.
8) Instalasi Gizi : Menyelenggarakan makanan pasien, memberikan
penyuluhan gizi Rawat Inap.
9) Pelayanan Hemodialisa (Cuci Darah)
10) Pelayanan Endoscopy Gastro Intestinal.

4. Organisasi Instalasi Rekam Medis

Organisasi Instalasi Rekam Medis di RSUD Kota Yogyakarta

berbentuk lini. Kepala Instalasi Rekam Medis memiliki staf pelaksana dan
berperan sebagai pemimpin karena setiap pengambilan keputusan harus
diajukan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis terlebih dahulu. Kepala
Instalasi Rekam Medis mempunyai hak untuk menegur stafnya jika mereka
melanggar peraturan yang berlaku. Tiap staf rekam medis bekerja sesuai
dengan bagian pekerjaan mereka yang telah ditempatkan menurut
kemampuan mereka. Kepala instalasi rekam medis bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan di instalasi rekam medis.

 
 29
 

2) Kepala Instalasi Rekam Medis

Tugas Pokok yaitu mengkoordinasikan dan mengawasi ketugasan di
Instalasi Rekam Medis meliputi pendaftaran pasien, administarsi
pencatatan rekam medis, penyimpanan, dan pengolahan berkas rekam
medis serta pelayananan pelaporan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
3) Koordinator Penerimaan Pasien
Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan
penerimaan pasien, baik Rawat Jalan, Rawat Inap maupun Rawat Darurat
yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem penerimaan
pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan prima kepada
pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan
penerimaan pasien rawat yang baik di Instalasi Rekam Medis secara baik,
terib dan teratur.
4) Koordinator Pengolahan Dokumen Rekam Medis
Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan pengolahan berkas rekam medis
pasien yang berkualitas dalam upaya mewujudkan manajemen berkas
rekam medis yang baik. Berkas rekam medis yang dimaksud adalah
berkas rekam medis pasien Rawat Inap.
5) Koordinator Pelaporan dan Surat Keterangan Medis
Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan tetciptanya kegiatan
pelaporan yang baik sehingga upaya mewujudkan tujuan kegiatan di
Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas
berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit.
Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan pelaporan di
Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

6) Koordinator Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Tugas Pokoknya yaitu Mengkoordinasikan terciptanya kegiatan
penyimpanan berkas rekam medis yang baik, tertib, teratur dan sesuai

 
 30
 

dengan kaidah penyimpanan yang berlaku. Bertanggung jawab terhadap

terselenggaranya kegiatan penyimpanan berkas rekam medis di Instalasi
Rekam Medis
7) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Tugas Pokok nya yaitu Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien Rawat
Jalan yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem
penerimaan pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan
prima kepada pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
8) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Inap
Tugas Pokok Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien Rawat Inap
yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem penerimaan
pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan prima kepada
pasien. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di
Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
9) Pelaksana Penerimaan Pasien Rawat Darurat
Tugas Pokoknya adalah Melaksanakan kegiatan penerimaan pasien
Rawat Darurat yang baik, tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem
penerimaan pasien yang berkualitas dalam upaya pemberian pelayanan
prima kepada pasien. Bertanggung Jawab terhadap terselenggaranya
kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
10) Pelaksanaan Evaluasi dan Assembling
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengolahan berkas
khsususnya evaluasi berkas dan Assembling (Perakitan) berkas Rawat
Inap yang baru kembali dari bangsal (Ruang Perawatan) seecara baik,
tepat dan cepat sehingga dapat terwujud sistem pengolahan berkas yang
berkualitas. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di
Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
11) Pelaksana Pengkodean dan Pengindeksan
Tugas Pokoknya adalah Melaksanakan kegiatan pengolahan berkas,
khususnya koding dan indeksing berkas Rawat Inap yang baru kembali

 
 31
 

dari bangsal (Ruang perawatan) secara baik, tepat dan cepat sehingga
dapat terwujud sistem pengolahan berkas yang berkualitas.
Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi
Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
12) Pelaksanaan Pengolahan Pelaporan Internal
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengolahan pelaporan
internal yang baik sebagai upaya mewujudkan tujuan kegiatan di
Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas
berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit. Bertanggung
jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis
secara baik, tertib dan teratur.
13) Pelaksana Pelaporan Eksternal
Tugas Pokok adalah Melaksanakan kegiatan pengolahan pelaporan
eksternal yang baik sebagai upaya meweujudkan tujuan kegiatan di
Instalasi Rekam Medis yaitu sebagai penyedia laporan yang berkualitas
berkaitan dengan kegiatan pelayanan di rumah sakit. Bertanggung
jawab terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis
secara baik, tertib dan teratur.
14) Pelaksana Pelayanan Surat Keterangan Medis (SKM) dan Visum ET
REPERTUM(VER)
Tugas Pokoknya yaitu Melaksanakan kegiatan pelayanan Surat
Keterangan Medis dan Visum Et Repertum yang baik sebagai upaya
menyediakan data dan memberikan informasi berkaitan dengan kondisi
pasien yang sesungguhnya serta dapat digunakan sebagai alat bukti
yang kuat dibidang hukum.
16) Pelaksana Pengadaan Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan pengadaan berkas rekam
medis, baik dari segi desain hingga pemesanan formulir kepada pihak
ketiga. Desain yang baik adalah desain berkas rekam medis dan
formulir yang terdapat didalamnya tersebut mampu menampung
seluruh pelayanan dan pemeriksaan yang berkesinambungan di RSUD

 
 32
 

Kota Yogyakarta. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya

kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
17) Pelaksana Penyimpanan dan Pengambilan Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan penyimpanan dan
pengambilan berkas rekam medis Rawat Jalan setiap pasien yang
berkunjung untuk berobat, sebagai upaya memberikan pelayanan yang
baik kepada pasien. Berkas rekam medis Rawat Jalan tersebut berisikan
riwayat perawatan pasien selama berobat di RSUD Kota
Yogyakarta,sehingga keberadaannya sangat penting dan harus dijaga
kerahasiaan isinya. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.
18) Pelaksana Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan distribusi berkas Rawat
Jalan pada kegiatan pelayanan di Instalasi Rawat Jalan. Pelaksana
kegiatan ini harus mampu menyediakan berkas rekam medis sebelum
dokter melakukan pemeriksaan dan mengembalikan kembali ke bagian
penyimpanan berkas rekam medis setelah pasien tersebut setelah
diberikan pelayanan di Instalasi Rawat Jalan. Bertanggung jawab
terhadap terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara
baik, tertib dan teratur.
19) Pelaksana Peminjaman Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan peminjaman berkas rekam
medis yang digunakan untuk kegiatan penelitian atau kegiatan lain yang
bersifat pendidikan hukum. Bertanggung Jawab terhadap
terselenggaranya kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib
dan teratur.
20) Pelaksana Retensi Berkas Rekam Medis
Tugas Pokok yaitu Melaksanakan kegiatan retensi berkas rekam medis
yang sesuai dengan kaidah penghapusan data medis secara benar dan
sah menurut hukum. Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
kegiatan di Instalasi Rekam Medis secara baik, tertib dan teratur.

 
 33
 

5. Struktur Organisasi Rekam Medis

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis
RSUD Kota Yogyakarta

Kepala Instalasi Rekam Medis

Koord. Pelayanan Rekam Medis Koord. Pengolahan Rekam Medis

Koord. TPP-RJ Koord. Koord. Koord. Pengolahan Koord. Koord. Koord. Pendidikan
TPP- TPP-RJ Dok. Rekam Medis Pelaporan Filing Penelitian dan Penjamin
Dok. Rekam Medis

Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana
Pendaftara Distribusi Pendaftara Pendaftara Assemblin Analisis Coding Filling Retensi Bidang Pelaksana
Pembuata Data dan
n Pasien Dok. n Pasien n Pasien g Dok. Dok. dan Dok. dan Pendidika Peminjam
n SKM Laporan
Rawat Rekam Rawat Rawat Rekam Rekam Indexing Rekam Penyusuta n dan an Rekam
dan
Jalan medis Darurat Inap Medis Medis Rawat Medis n Pelatihan Medis
Visum et
Jalan dan Repertum Rekam
Rawat M di

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Yogyakarta

 
 34
 

B. Hasil dan Pembahasan Penelitian

Pendaftaran pasien rawat jalan di RSUD Kota Yogyakarta dapat
melalui 2 jalur, yaitu melalui loket pendaftaran, atau melalui loket
mandiri. Pendaftaran melalui mesin loket mandiri, hanya dapat dilakukan
oleh pasien yang telah mempunyai kartu berobat atau pasien lama. Bagi
pasien BPJS yang mendaftar melalui loket mandiri, pasien harus
mengambil nomor antrian lagi untuk verifikasi nomor BPJS di loket
pendaftaran umum. Sedangkan untuk pasien umum, pasien dapat langsung
menunggu di klinik yang dituju. Dengan adanya mesin pendaftaran
mandiri, antrian loket pendaftaran umum sedikit terbantu, akan tetapi
mesin mandiri belum dapat mencetak tracer langsung ke bagian filing,
mesin mandiri hanya mencetak slip sebanyak 2 lembar, lalu petugas
humas atau selaku petugas yang membantu pasien mendaftarkan melalui
mesin mandiri mengambil slip tersebut. Slip tersebut diantar ke petugas
pendaftaran yang ada di loket umum untuk dicetakkan tracer ke ruang
filing. RSUD Kota Yogyakarta mempunyai dua buah mesin pendataran
mandiri, sedangkan untuk loket pendaftaran umum rawat jalan terdapat 8
loket.

 
 35
 

Berikut hasil check list alur pendaftaran pasien rawat jalan :

Tabel 4.1 Check List Observasi Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Melalui Loket Mandiri
No. Pelaksanaan DRM Rawat Jalan Keterangan
Ya Tidak
1. Pasien antri di depan mesin pendaftaran jalur √
mandiri
2. Petugas CS membantu pasien mendaftar ke √
klinik yang dituju
3. Petugas CS memberikan slip ke petugas TPPRJ √
4. Petugas TPPRJ mendaftarkan pasien ke √
poliklinik yang dituju
5. Cetak tracer √
6. Petugas filing mencari dokumen rekam medis √
7. Petugas filing menchecklist dokumen rekam √
medis yang sudah ketemu
8. Petugas distribusi menyortir dokumen rekam √
medis
8. Petugas distribusi menchecklist dokumen √
rekam medis
9. Petugas distribusi mengantar dokumen rekam √
medis ke poliklinik yang dituju
Sumber: Hasil Observasi Pendaftaran Loket Mandiri RSUD Kota
Yogyakarta
1. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien
lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No 44 Tahun 2008 tentang
Standar Pelayanan Minimal, standar waktu penyediaan dokumen rekam
medis pelayanan rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Cara perhitungan
penyediaan dokumen rekam medis pasien rawat jalan adalah dari pasien
mulai mendaftar sampai dengan dokumen rekam medis tersebut ditemukan
atau disediakan oleh petugas rekam medis.

 
 36
 

Dari hasil observasi di RSUD Kota Yogyakarta, diperoleh data sebagai

berikut :
Tabel 4.2 Waktu Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan Pasien Lama
Pada Poliklinik Penyakit Dalam
No. No. Jam Selisih
RM Pasien Cetak DRM DRM disortir DRM DRM Waktu
Daftar Tracer ditemukan di bagian siap sampai
pendistribusia diantar
n
1 01 09.50 09.50 09.53 09.56 09.57 09.58 8 menit
2 02 10.06 10.18 10.21 10.23 10.23 10.24 18 menit
3 03 09.59 10.18 10.21 10.23 10.23 10.24 25 menit
4 04 10.55 10.55 10.56 10.59 10.59 11.00 5 menit
5 05 10.53 10.57 10.57 10.59 10.59 11.00 7 menit
6 06 11.01 11.02 11.03 11.04 11.05 11.06 5 menit
7 07 11.07 11.09 11.12 11.16 11.18 11.19 12 menit
8 08 11.09 11.11 11.12 11.16 11.18 11.19 10 menit
9 09 11.19 11.20 11.21 11.22 11.22 11.23 5 menit
10 010 08.16 08.32 08.39 08.44 08.46 08.47 31 menit
11 011 08.17 08.32 08.39 08.44 08.46 08.47 30 menit
12 012 08.28 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 41 menit
13 013 08.08 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 61 menit
14 014 08.11 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 58 menit
15 015 08.12 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 57 menit
16 016 08.10 08.33 08.39 09.04 09.08 09.09 59 menit
17 017 09.10 09.14 09.33 09.34 09.35 09.36 26 menit
18 018 09.17 09.24 09.26 09.28 09.29 09.30 13 menit
19 019 08.46 08.50 09.09 09.35 09.36 09.37 51 menit
20 020 08.47 08.50 09.09 10.22 10.22 10.24 37 menit
21 021 10.32 10.35 10.43 10.45 10.46 10.47 15 menit
22 022 10.35 10.35 10.43 10.45 10.46 10.47 12 menit
23 023 08.30 09.00 09.10 09.10 09.11 09.11 41 menit
24 024 07.49 09.00 09.10 09.10 09.11 09.11 82 menit
25 025 09.00 09.05 09.10 09.10 09.11 09.11 11 menit
26 026 09.04 09.08 09.26 09.27 09.27 09.28 24 menit
27 027 09.03 09.08 09.26 09.27 09.27 09.28 25 menit
28 028 09.20 09.22 09.31 09.32 09.32 09.33 13 menit
29 029 08.42 08.42 09.43 09.50 09.51 09.52 10 menit
30 030 08.21 08.42 10.30 10.30 10.31 10.32 131 menit
Sumber: Hasil Observasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan RSUD
Kota Yogyakarta

 
 37
 

Berdasarkan tabel 4.2 dari 30 dokumen rekam medis hanya 5 dokumen

rekam medis yang memenuhi standar waktu penyediaan rekam medis
rawat jalan yaitu ≤ 10 menit. Dari data tersebut diperoleh rata-rata
penyediaan rekam medis rawat jalan pasien lama pada klinik yaitu 30.77
menit. Rata-rata waktu penyediaan rekam medis menjadi berselisih banyak
karena adanya dokumen rekam medis pasien yang post rawat inap yang
tidak ada di ruang filing, sehingga petugas filing harus mengechek DRM
tersebut ke ruang rekam medis atau ke bangsal sehingga memerlukan
waktu yang lama. Dokumen rekam medis tersebut belum dikembaliken ke
ruang filing karen masih dalam proses kelengkapan. Menurut Rustiyanto
(2009), ketentan pengisian dokumen rekam medis milik pasien yaitu:
i) Pengisian rekam medis harus lengkap selesai 1x24 jam
dalam setiap tindakan konsultasi
ii) Jika rekam medis belum lengkap, harus dilengkapi 2x24
jam
Pada pendaftaran rawat jalan mandiri, mesin pendaftaran mandiri
belum dapat mencetak tracer yang langsung tercetak ke ruang filing,
sehingga petugas humas pada loket pendaftaran rawat jalan mandiri harus
mengambil slip yang tercetak pada mesin pendaftaran rawat jalan mandiri
dan memberikan slip tersebut ke loket pendaftaran umum untuk
dicetakkan tracer ke ruang filing.

2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Penyediaan Rekam Medis Rawat

Jalan Pasien Lama Pada Klinik Penyakit Dalam RSUD Kota Yogyakarta
a. Man (Sumber Daya Manusia)
Menurut Hasibuan (2009) sumber data manusia adalah
merencanakan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan secara
efektif dalam membantu terwujudnya tujuan.
RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan
terdapat petugas pendaftaran, petugas filing dan distribusi dokumen

 
 38
 

rekam medis. Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan SDM yang
belum terpenuhi jumlahnya yaitu petugas filing.
Berikut keterangan dari Responden A sebagai petugas filing yang
menyampaikan apabila SDM di ruang filing belum terpenuhi.

“Belum tercukupi jumlah SDMnya, soalnya masih terbengkalai, tapi

berdasarkan anjab juga harusnya ada 7, jadi kurang”

Responden A
Keterangan tersebut sama dengan pengakuan pada Responden B
sebagai petugas pendaftaram. Berikut keterangan yang disampaikan
“SDM belum tercukupi, terutama dibagian filing. Kalau loket full tim
aman, filing kurang, distribusi cukup”

Responden B

Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan yang mempengaruhi waktu

penyediaan yaitu dokumen rekam medis pada pasien post rawat inap.
Dokumen rekam medis pada pasien post rawat inap ada yang belum
dikembalikan oleh perawat bangsal, sehingga petugas filing harus mencari
dokumen rekam medis tersebut di ruang RM dan bangsal. Berikut
merupakan hasil wawancara dari responden A sebagai petugas filing
“yang mempengaruhi penyediaan itu ada SDM, sarana prasarana,
ketersediaan dokumen rekam medis di ruang filing, misal pasien
setelah post ranap proses sampai berkas tersebut sampai ke poliklinik,
misal mengambil di ruang rekam medis atau mengambil ke bangsal”

Responden
Pada saat observasi pada tabel 4.2 juga ditemukan dokumen rekam
medis RM 017, RM 020 yang sangat terlambat akibat dokemen rekam
medis tersebut milik pasien yang post rawat inap. Pada RM 017 26 menit
dokuemn rekam medis ditemukan di ruang rekam medis, RM 020
mempunyai selisih waktu 61 menit dokumen rekam medis ditemukan di
bangsal, RM 030 mempunyai selisih waktu 131 menit dokumen rekam
medis ditemukan di ruang RM.

 
 39
 

b. Method (Metode)
RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan
mempunyai pedoman atau kebijakan seperti SPO, SPM dan surat
kebijakan. Berikut hasil dari studi dokumentasi di RSUD Kota Yogyakarta
Tabel 4.2 Studi Dokumentasi Penyediaan Rekam Medis Rawat Jalan
RSUD Kota Yogyakarta
No. Dokumen Keterangan
Ya Tidak
1. Laporan Kunjungan Pasien Ada
Klinik Penyakit Dalam
2. SPO SPO Pendistribusian
Rekam Medis
No. 13.319.0641
3. SPM SPM waktu penyediaan
dokumen rekam medis
pelayanan rawat jalan ≤
10 menit

4. Surat Kebijakan Surat keputusan

direktur No.
445/54.d/KPTS/III/2015
tentang Pelayanan
Rekam Medis di RSUD
Kota Yogyakarta
Sumber: Hasil Studi Dokumentasi di RSUD Kota Yogyakarta

c. Material (Bahan)
Sumber Daya Material yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas
berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam medis di
RSUD Kota Yogyakarta.
Dalam penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota
Yogyakarta petugas filing dan distribusi menggunakan checklist
dokumen rekam medis yang telah diambil dari rak filing, dan yang telah
diantar di bagian pendistribusian untuk menghindari missed file.
Alat atau mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau
menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi

 
 40
 

kerja RSUD Kota Yogyakarta dalam melakukan penyediaan rekam

medis rawat jalan.
Pendaftaran di RSUD Kota Yogyakarta terdapat 2 jalur, yaitu
melalui loket pendaftaran umum dan loket pendafataran mandiri. Pada
loket pendafataran mandiri, menggunakan mesin pendaftaran pasien
mandiri yang berbentuk seperti sebuah mesin ATM. Pasien yang dapat
mendaftar di loket pendaftaran mandiri hanya pasien yang sudah
mempunyai kartu pasien atau pasien lama. Dengan adanya mesin
pendaftaran mandiri petugas pendaftaran sedikit terbantu apabila pasien
banyak, akan tetapi kelemahannya mesin pendaftaran pasien rawat jalan
tersebut tidak dapat mencetak slip tracer langsung ke ruang filing.
Sehingga petugas humas harus mengambil slip pendaftaran tiap pasien,
dan memberikan slip tersebut ke petugas pendaftaran untuk
mencetakkan slip tracer ke ruang filing.
RSUD Kota Yogyakarta dalam penyediaan rekam medis rawat jalan
ruang filing berada di lantai 2, sedangkan ruang pendistribusian berada
di lantai 1 tepat dibawah ruang filing. Dengan adanya lift barang,
mempermudah petugas agar tidak bolak-balik dan mempersingkat
waktu penyediaan rekam medis.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan pada ruang filing sarana dan
prasarana yang belum terpenuhi yaitu rak. Berikut merupakan
pernyataan dari Responden A

“Enggak, sarana belum tercukupi . Rak masih kurang”

Responden A

Hal tersebut juga disampaikan oleh responden B.

“Belum, ruang filing penuh, kalau dari loket cukup, sih. Filing-nya
aja yang penuh, kalo penuh meningkatkan resiko untuk missed file”

Responden B

 
 41
 

Retensi berarti menyimpan. Sehingga sistem retensi adalah sistem

yang mengatur jangka waktu penyimpanan dokumen rekam medis.
Menurut Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8
mengatur bahwa :
a. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung dari
tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;
b. Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindaakan medik;
c. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10
tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
Keuntungan retensi yaitu dapat menghemat rak, menghemat
pemakaian peralatan dan kelengkapan kearsipan serta tempat arsip lebih
longgar akan mempermudah petugas mengambil arsip (Barthos, 2007).

 
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
1. Membandingkan selisih waktu penyediaan rekam medis rawat jalan pasien
lama pada klinik penyakit dalam di RSUD Kota Yogyakarta
Dalam penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan kurang cepat dari
standar pelayanan minimal yaitu ≤ 10 menit karena dari 30 dokumen
rekam medis hanya 6 yang tepat waktu. Rata-rata yang diperoleh dari 30
dokumen rekam medis yaitu 30,67 menit, karena ada beberapa dokumen
rekam medis yang belum dikembalikan dari bangsal dan ruang rekam
medis.
2. Faktor-Faktor Penyediaan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Pada
Poliklinik Penyakit Dalam
a. Man (Sumber Daya Manusia)
Petugas pada ruang filing belum terpenuhi, sehingga pada saat pasien
banyak petugas sering terbengkalai
b. Method (Metode)
Pedoman atau kebijakan yang digunakan yaitu SOP, SPM dan Surat
Keputusan dari Direktur RSUD Kota Yogyakarta
c. Materil (Bahan)
1) Petugas filing dan distribusi menggunakan lembar checklist DRM
untuk menghindari missed file
2) Mesin pendaftaran mandiri pasien rawat jalan belum dapat
mencetak slip tracer langsung ke ruang filing. Serta rak dokumen
rekam medis telah penuh, sehingga meningkatkan resiko missed
file.

B. Saran
1. Petugas Mematuhi SOP dalam pengembalian dokumen rekam medis
1x24 jam
2. a. Penambahan petugas di ruang filing, sehingga dapat meminimalisir
keterlambatan
b. Mesin pendaftaran mandiri di upgrade agar dapat langsung
mencetak slip tracer ke ruang filing
c. Melakukan retensi atau penambahan rak dokumen rekam medis di
ruang filing sehingga meminimalisir resiko missed file

42
 
 

DAFTAR PUSTAKA

Alwi, Hasan. (2007). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka

Azwar, A. (2011). Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Bina Rupa Aksara

Badudu, Prof. Dr. J.S., Prof. Sutan Mohammad Zain. (2996). Kamus Umum
Bahasa Indonesia. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan

Budi, Citra Savitri. (2011). Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media

Permenkes RI, No. 269/MenKes/Per/III/2008, Tentang Rekam Medis. Jakarta:

Depkes RI. 2008

Permenkes RI, No. 43/MenKes/Per/VII/2008, Tentang Standar Pelayanan

Minimal. Jakarta: Depkes RI. 2008

Permenkes RI, No 44/MenKes/Per/VII/2009, Tentang Rumah Sakit. Jakarta:

Depkes RI. 2008

Permenkes RI, No 69/MenKes/Per/VIII/2014, Tentang Kewajiban Rumah Sakit

dan Kewajiban Pasien. Jakarta: Depkes. 2014

Permenkes RI, No 92/MenKes/Per/III/2014, Tentang Penyelenggaraan

Komunikasi Data Dalam Sistem Informasi Kesehatan Terintegrasi.
Jakarta: Depkes RI. 2014

Hatta, Gemala. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia

Iskandar. 2008. Metodologi Penelitian Pendidikan dan Sosial (Kuantitatif dan

Kualitatif). Jakarta: GP Press.

Sabarguna, B. S. (2004). Quality Assurance Pelayanan Rumah Sakit. Edisi Kedua.

Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang

Rumah Sakit.

 
 

LAMPIRAN

 
 

Lampiran
n 10

 
 

Lampiran 11

PEDOMAN WAWANCARA PENELITIAN

Kode Responden :
Tanggal :
Daftar pertanyaan
1. Apa saja pedoman/kebijakan yang digunakan untuk penyediaan dokumen
rekam medis rawat jalan?
2. Berapa standar waktu penyediaan rekam medis rawat jalan di RSUD Kota
Yogyakarta?
3. Faktor apa saja yang dapat mempengaruhi penyediaan rekam medis rawat
jalan?
4. Berapa banyak petugas terkait penyediaan rekam medis rawat jalan?
5. Menurut Anda, apakah SDM terkait penyediaan rekam medis sudah
mencukupi?
6. Apakah sarana dan prasarana terkait penyediaan rekam medis rawat jalan
sudah mencukupi?
7. Berapa jarak antara ruang filing dengan klinik penyakit dalam?
8. Bagaimana perhitungan penyediaan rekam medis pasien rawat jalan di
RSUD Kota Yogyakarta?
9. Klinik manakah yang paling ramai pengunjung?
10. Berapa rata-rata jumlah kunjungan pasien rawat jalan pada klinik penyakit
dalam dalam sehari?
11. Adakah pihak yang komplain terkait dengan keterlambatan penyediaan
rekam medis rawat jalan pada klinik penyakit dalam?
12. Apakah sering terjadi kesalahan dalam pendistribusian rekam medis pasien
ke klinik? Apa yang menjadi penyebabnya?
13. Apakah rutin diadakan evaluasi terkait penyediaan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan? Berapa jangka waktunya?
14. Apa saja perbaikan yang telah dilakukan terkait dengan permasalahan
tentang penyediaan rekam medis rawat jalan?