Pertukaran Data Elektronik (Electronic Data Interchange / EDI) adalah transmisi

data terstruktur antar organisasi secara elektronis. Proses ini dapat digunakan
untuk mengirimkan dokumen elektronis ataupun data perusahaan dari satu
komputer ke komputer lainnya atau antara satu trading partner ke trading partner
lainnya tanpa campur tangan manusia.
Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah
format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-
dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana. Standar EDI dikembangkan di
berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh
struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit.
Berikut adalah beberapa contoh standar EDI:

EDIFACT (dirancang oleh PBB)

BACS (digunakkan dalam Britania Raya),
ODETTE (digunakkan dalam industri otomotif Eropa)
ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara).
• Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas
menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya
dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
• Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan
petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam
sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
• Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa
terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI
adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran
informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
• Ketergantungan tinggi pada partisipasi mitra dagang

• Mahal bagi perusahaan kecil

• Sulit untuk menyetujui standar yang akan digunakan

• Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer,
fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi
bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis
tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam
penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk
menyediakan perangkat hukum yang diperlukan.

Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu
contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta
ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis
di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam
perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk
mengatasi problema klasik permasalah ekonomi Indonesia.
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:

1. Pesan Standar
Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari
satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication
Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya;
purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam
EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah
dokumen elektronik disebut transaction set.
2. Perangkat Lunak EDI (EDI Converter)
Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal
file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan
aplikasi bisnis yang dipakai.

3. Komunikasi
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita
bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui
antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk
komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi
berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang
bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi
memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai
kecepatan.
Dalam implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik itu jasa ataupun
manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada permasalahan yang dihadapi organisasi
dan seberapa jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam proses bisnisnya.
• Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export,
import.

• Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic
(quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan),
terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
• Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga
keuangan lainnya, dll.

• Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan
negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian&
perdagangan, karantina, dll