TUGAS MANAJEMEN PROYEK

TEKNOLOGI INFORMASI

Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom

NIM NAMA

61307004 Febry Nugroho

0
61307005 Fachrizal
4
61308000 Sofian Wiranandi
3

FAKULTAS INFORMATIKA

INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM

BANDUNG
 2010

Project Charter

Project Name: Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom

Prepared by: Febry Nugroho
Project Start Date (DD/MM/YYYY): 03/10/2010

Project Finish Date (DD/MM/YYYY): 03/12/2010

Budget Proyek ini menghabiskan dana sekitar Rp.35.000.000

Tujuan
Tujuan proyek :
1. Membantu bagian logistik mengatur jadwal peminjaman sehingga tidak terjadi bentrok.
2. Membantu mahasiswa untuk mendapatkan informasi tentang penjadwalan
peminjaman logistik.

Jadwal Proyek
Bulan 1 Bulan 2
No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4

1 Project Management                

2 Requirement Specification                

3 Build design                

4 Coding                

5 Analysis and test                

6 Training
Cost Budgeting
No Kegiatan Qty Bulan 1 Bulan 2 Harga
1 Programmer 1 2.500.000 3.500.000 6.000.000
2 Project manager cost 1 3.000.000 3.000.000 6.000.000
3 Designer 1 2.500.000 2.000.000 4.500.000
4 IT consultan cost 1 1.000.000 1.000.000 2.000.000
5 Transportasi 3 500.000 500.000 1.000.000

6 Dokumentasi Program 1 - 500.000 500.000

7 Hardware/Software 10.000.000 10.000.000

8 Testing 3.000.000 3.000.000
9 Biaya tak terduga 1.000.000 1.000.000 2.000.000
Total 00

Pendekatan
Pendekatan proyek :
1. Melakukan komunikasi secara intensif dengan bagian logistik IT Telkom agar mendapat
requirement yangsesuai dengan kebutuhan software yang akan dibangun sehingga
memudahkan proses pembangunan software
2. Mempelajari proses bisnis sesuai dengan rule yang berlaku pada bagian logistik untuk
kemudianditerapkan dalam aplikasi
3. Menentukan software dan hardware yang tepat untuk mendukung pelaksanaan proyek.
4. Membuat desain tampilan sesuai dengan requirement dan karakteristik pengguna
5. Melakukan beberapa pengujianaplikasi
6. Melakukan analysis resiko yang mungkin terjadi terhadap segala aktifitas yang
dilakukan, beserta solusi yang tepat untuk menanggulangi resiko tersebut.

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name Role Position Contact information
Febry Nugroho Project Manager febry@live.com
Manager
Imelda atastina Sponsor CEO imd@ittelkom.ac.id
Sofian Programmer Team Project sofian@gmail.com
Wiranandi
Fachrizal Designer Team Project fachrizal@yahoo.com
Project Scope Management

Project Name: Aplikasi Peminjaman Logistik IT Telkom

Prepared by: Febry Nugroho
Project Start Date (DD/MM/YYYY): 03/10/2010

Project Finish Date (DD/MM/YYYY): 03/12/2010

1. Tujuan
Tujuan dari proyek ini adalah :
1. Membangunaplikasi yang mampu membatu bagian logistik dalam mengelola
peminjaman logistik.
2. Membangun aplikasi yang mampu membantu mahasiswa dalam mendapatkan
informasi mengenai peminjaman logistik.

2. Deskripsi Produk
Deskripsi Produk :
1. Menyediakan informasi mengenai cara melakukan peminjaman.
2. Menyediakan fitur pendaftaran untuk meminjam barang.
3. Menyediakan informasi jadwal peminjaman barang.
4. Terdapat fitur autentifikasi user berupa login.

3. Kriteria Produk
Kriteria Produk yang akan diterima :
1. Sasaran utama proyek adalah mahasiswa.
2. Sesuai dengan requirement dari bagian logistik. user dapat melakukan beberapa hal
sebagai berikut:
- mahasiswa dapat melihat jadwal peminjaman logistik.
- bagian logistik dapat melakukan acc kepada mahasiswa yang akan melakukan
peminjaman.
3. Website ini hanya bisa di akses di kawasan kampus IT Telkom yang terhubung dengan
jaringan intranet.

4. Asumsi dan hambatan

Asumsi dan hambatan :
 1. Peminjaman hanya bisa dilakukan oleh mahasiswa IT Telkom
2. Dalam satu hari antrian peminjam maksimal 5 mahasiswa
3. Peminjam yang sudah terdaftar pada antrian akan dihapus jika tidak memberikan surat
peminjaman ke bagian logistik dalam waktu 1 hari setelah hari pendaftaran.
4. Mahasiswa yang sudah menyerahkan surat peminjaman akan diberikan acc oleh bagian
logistik dan status barang akan berubah dan secara otomatis antrian akan dihapus
5. Tidak menangani masalah jaringan intranet
6. Data mahasiswa diambil dari database sisfo sebagai authentifikasi login

5. Resiko
Resiko :
1. Kondisi server yang tidak bisa diprediksi.
2. Maintenance secara berkala.
3. Penguji yang iseng mendaftar sampai antrian penuh.
4. Perlu dilakukan back up database secara berkala.

6. Authorizations
The Scope Statement, WBS, Project Schedule, Risk Management Plan and
Project Budget are approved by the:
 Project Sponsor : Imelda Atastina

 Project Manager : Febry Nugroho

Project performance baseline changes will be approved by the:
 Project Sponsor : Imelda Atastina

 Project Manager : Febry Nugroho

Project deliverables will be approved/accepted by the:
 Project Sponsor : Imelda Atastina

 Key Stakeholders : Febry Nugroho

7.Project Scope Statement Approval / Signatures
Project Name: Aplikasi peminjaman logistik IT Telkom

Project Manager: Febry Nugroho

Saya telah meninjau informasi yang terkandung dalam Pernyataan Cakupan Proyek ini dan setuju:

Name Role Signature Date

(DD/MM/YYYY)
Febry Nugroho Project Manager OK 15/10/2010
Imelda Atastina Sponsor OK 15/10/2010

8. Komentar
- Proyek dapat diterima oleh bagian logistik jika proyek dapat membantu jadwal peminjaman
sehingga hal bentrok terhadap peminjaman tidak terjadi lagi.
Graphical WBS
Aplikasi Peminjaman
Logistik IT Telkom

Requirement
Project Management Build Design Coding Analysis and test Training
Specification

Planning user specification interface design class identification operational test administrator
training

software administrator create control connection system database structure

Meeting
specification interface design class test introduction

Assesment hardware user interface create interface interface system system tools
specification design class test training

system database design create error performance test user training

specification handling

table database system tools

create connection bug identification
identification trining
between database
and interface
system user
documentation

create database
table

create interface
system
WBS Dictionary
1. Project Management
1.1 Planning
Merencanakan segala aspek yang menjadi acuan pengerjaan proyek antara lain
- Scope, mendefinisikan sistem dan batasan masalah atau ruang lingkup yang
ditangani dalam proyek ini.
- Time, memperkirakan waktu pengerjaan web ini yaitu selama 2 bulan, membuat
jadwal proyek serta menjaga agar proyek berjalan pada waktu yang telah
ditentukan.
- Cost, mempersiapkan anggaran biaya selama pembangunan proyek website ini.
- Quality,berupaya menjamin kepuasan sponsor proyek terhadap website ini.
- Human Resource, menentukan dan memilah Sumber Daya Manusia yang tepat yang
akan ikut serta dalam pengerjaan proyek ini.
- Communication, mengkoordinasikan dan mendistribusikan informasi yang ada.
1.2 Meeting
Melakukan pertemuan anatara project manager, tim proyek dan stake holder yang
membahas tentang rencana proyek yang telah dibuat. Untuk meeting selanjutnya
hanya project manager dan tim proyeknya saja

1.3 Assesment
Menaksir tolak ukur penilaian keberhasilan web ini sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

2. Requirement Specification
2.1 user specification
Menentukan spesifikasi kebutuhan user terhadap system
2.2 Software Specification
Membuat spesifikasi software yang dibutuhkan misalnya software untuk
membangunnya akan menggunakan bahasa php dengan database mySql.
2.3 Hardware Specification
Menentukan hardware yang dibutuhkan.
2.4 System Specification
Menentukan spesifikasi dari system.
3. Build Design
 3.1 Interface Design
Disain interface terdiri dari 2 jenis yaitu
3.1.1 Administrator
Membangun spesifikasi design layout untuk administrator
3.1.2 User
Membangun spesifikasi design layout untuk user
3.2 Database Design
Disain untuk struktur database yang akan dipake sebagai tempat penyimpanan data.
Antara lain
3.2.1table database identification
Mengidentifikasi tabel apa saja yang akan dibuat dalam database
4. Coding
4.1 Class Identification
Mengidentifikasi dan membuat kelas utama dalam program, antara lain
4.1.1 create control class
Membangun class control
4.1.2 create interface class
Membangun class interface atau tampilan
4.2 Create error handling
Membuat penanganan terhadap error yang terjadi pada web
4.3 Create connection between database and system
Membuat koneksi antara system dengan database
4.4 Create database table
Membuat tabel dalam database yang telah direncanakan
4.5 Create interface system
Membuat tampilan dari sistem
5. Analysis and Test
5.1 Operational Test
Pengujian yang dilakukan pada operasi system, antara lain
5.1.1 Connection system test
Menguji koneksi antara system dengan database
5.1.2 Interface system test
 Menguji tampilan web pada beberapa browser
5.1.3 Performance test
Menguji performansi dari system
5.1.4 bug identification
Mencari bug yang ada pada web
5.2 User Documentation
Membuat user documentation untuk memudahkan penggunaan dan pembelajaran
website ini serta berisi seluruh data dan informasi selama proyek berlangsung.
6. Training
6.1 Administrator Training
Training yang dilakukan untuk administrator, antara lain
6.1.1 Database Structure introduction
Menjelaskan tentang struktur database yang ada pada sistem
6.1.2 System tools training
Menjelaskan dan melatih administrator mengenai fungsionalitas yang ada pada
sistem
6.2 User Training
Pelatihan yang dilakukan untuk user, yaitu
6.1.2 System tools training
Menjelaskan dan melatih user mengenai fungsionalitas yang ada pada sistem

Grup Waktu
a. Activity Attribut
 *berada di lampiran
b. PDM

c. Gantt Chart
Grup Biaya
a. Cost Estimating
   #Unit/Hrs Cost/Unit/Hrs Subtotals WBS Level Totals %of Totals
WBS Item          
1.Project Management       15.000.000 43
Project Manager 30 200.000 6.000.000    
Programmer 50 120.000 6.000.000    
IT Consultant 25 80.000 2.000.000    
Transport 2 500.000 1.000.000    
2.Requirement
Specification       10.000.000 29
Requirement Hardware   5.000.000 5.000.000    
Requirement Software   5.000.000 5.000.000    
3.Build Design       2.000.000 6
Design   2.000.000 2.000.000    
4.Coding       2.500.000 7
Coding   2.500.000 2.500.000    
5.Analysist and Test       3.500.000 9
Operational Test 20 1.500.000 3.000.000    
User Documentation   500.000 500.000    
6.Reserved   2.000.000 2.000.000 2.000.000 6
Total Cost Estimate       35.000.000 100

b. Cost Budgedting

Grup SDM
a. Peran Anggota Tim
 Name Role Position Contact information
Febry Nugroho Project Manager febry@live.com
Manager

Sofian Wiranandi Programmer Team Project sofian.wiranandi@gmail.com

Fachrizal Designer Team Project fachrizal@yahoo.com

b. Otoritas tiap anggota

OTORITAS / WEWENANG
NAMA
Febry Nugroho - Memberikan pengarahan kepada tim dalam
pelaksanaan proyek
- Melakukan monitoring terhadap kinerja anggota tim
- Mengkoordinasikan anggota tim
- Memberikan motivasi kepada anggota tim
- Memastikan semua anggota tim bekerja secara
professional
- Melakukan evaluasi terhadap proyek, baik produk
maupun operasional

Sofian Wiranandi - Melakukan coding sesuai requirements

- Mendapatkan software dan hardware yang sesuai untuk
membangun software

Fachrizal - Merancang desain web sesuai requirements

c. Tanggung jawab Anggota tim

Febry Nugroho : Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek mulai dari perencanaan sampai
penutupan proyek, penentuan requirements, specification untuk anggota tim.
Sofian Wiranandi : Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
Fachrizal : Bertanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
d. Kompetensi Anggota tim
KOMPETENSI
NAMA
Febry Nugroho - Leadership skill
- Emotional intelligence
- Project management skill
- Problem solving skill
- Communication skill
- Presentation skill

Sofian Wiranandi - Coding skill

- Kemampuan untuk bekerja dengan tim
- Mempunyai pengetahuan tentang pemrograman dan
arsitektur database
- Mampu membuat user documentation
- Dapat bekerja di bawah tekanan

Fachrizal - Coding skill

- Mampu membuat user documentation
- Mempunyai pengetahuan tentang pemrograman
web

e. Project Organization Chart

P
e
j
o
r
t
c
P
m
a
g
o
r
n
o
p
s
S
P
r
D
e
i
s
g
n
r
e
g
n
a
M
m
r
e
k
e
y
o
r
r
e
d
l
e
a
(
m
I
fi
o
n
S
a
(
(
F
y
r
b
e
i
r
z
h
c
a
f
(
t
)
a
n
A
ti
s )
l
a
a
n
W
r
i
r
g
u
o
N
h )
i
d
n
)
f. Akuisisi Anggota Tim
Number of Number of Number of
Role Staff Federal Staff Contractor Comments
Required Received Support
Project Manager 1 1 1 -
Programmer 1 1 1 -
Designer 1 1 1 -

g. TimeTable
a) Project Manager
12

10

0
1 2 3 4 5 6 7 8

b) Designer
14

12

10

0
1 2 3 4 5 6 7 8

c) Programmer
 18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
1 2 3 4 5 6 7 8

h. Kriteria penghentian anggota tim

- Melanggar aturan intern perusahaan
- Menyalahgunakan wewenang dalam tim
- Membuka rahasia perusahaan kepada pihak umum
- Mempermalukan secara langsung / tidak langsung perusahaan
- Tidak bersikap profesional dalam bekerja

i. Kebutuhan pelatihan / training

Training intern dilakukan berupa upgrading kepada tim proyek. Ini tidak kami masukkan kedalam
project management, karena kami merasa bahwa training ini bersifat intern.

j. Renumerasi / reward
Build Software Team : 1.000.000
Analysis And Test Team : 500.000
Reward ini akan diberikan sesuai dengan cost budgeting yang telah ditentukan.
Reward juga akan diberikan pada akhir proyek (closing) sebagai tanda terimakasih kepada tim
proyek.

k. Kesesuaian dengan ketenagakerjaan

Setiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memperoleh dan
atau meningkatkan, mengembangkan keterampilan, keahilan dan produktivitas kerja
sesuai dengan bakat , minat dan kemampuannya melalui pelatihan kerja, pemagangan dan
produktivitas.
l. Keamanan
Untuk semua Tim Proyek, akan mendapatkan asuransi jiwasraya, sebagai salah satu asuransi
keselamatan dalam bekerja.
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Dalam tahap manajemen komunikasi ini akan dijelaskan mengenai komunikasi serta penyampaian suatu informasi yang berasal dari
tim proyek kepada stake holder.
1. Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan)

No Kebutuhan Informasi yang akan Penanggung Penerima Frekuensi Hasil Metoda Penyampaian
Komunikasi dikomunikasikan Jawab Informasi Informasi Informasi
1 Project charter - Diskusi mengenai tujuan Febry Nugroho Sponsor Pertemuan dilakuan Dokumen
dan project Proyek dan spesifikas Proyek pada awal project
Scope Statement sistem
2 Jadwal - Diskusi dan negosiasi Febry Nugroho Stake Holder -Pertemuan Email, diskusi dan
Pengerjaan dengan sponsor tentang dilakukan diawal Dokumen
Proyek waktu pelaksanaan proyek project
-Pertemuan rutin
setiap sebulan sekali
3 Budget Proyek - Membicarakan biaya yang Febry Nugroho Stake Holder -Pertemuan Dokumen, email,
akan diperlukan dalam dilakukan pada awal presentasi
membangun proyek. proyek
- Laporan Keuangan dalam -Pertemuan rutin
kurun waktu tertentu setiap sebulan sekali
4 Desain Proyek - Melakukan assessment Fachrizal Sponsor Assesment design Email, presentasi.
dari design yang telah di proyek dilakukan pada saat
 bangun pembuatan design
5 Progress Report - Informasi perkembangan Sofian Manager Setiap 1 minggu Diskusi, email.
Proyek proyek Wiranandi Proyek
6. Laporan - Mempresentasin seluruh Febry Nugroho Stake holder Penutupan proyek Presentasi
penutupan pekerjaan yang telah di
proyek kerjakan.

2.
3. Distribusi Informasi
 Teknologi yang digunakan
 Metoda/cara (Formal/Informal)
 Cara penanganan informasi penting
 Media berkomunikasi
 Jumlah jalur komunikasi
: telepon dan internet
: formal dan informal
: Informasi disampaikan secara langsung
dengan presentasi saat meeting atau
dalam bentuk dokumen, jika waktu dan
tempat tidak memungkinkan komunikasi
bisa via email/ telepon
: telepon dan email, presentasi langsung,
dokumen dalam bentuk hardcopy
: minimal 3 nomor telepon, 3 alamat email.

Grup Pengadaan
Pada Perencanaan pengadaan barang dalam proyek ini, kami menggunakan template SOW.
Statement Of Work

Scope of Location of Period of Deliverables Apllicable Acceptance Special

work work performance schedule standar Criteria requirement
Pembelian BEC Dibutuhkan Pusat Kertas dibeli - Kertas A4
Kertas pada perlengkapa lebih dari 1 rim,
pembuatan n printer dan masih
dokumentasi disegel dengan
ukuran a4.
Pembelian BEC Dibutuhkan Pusat Tinta dalam
Tinta pada peralengkap keadaan baik.
pembuatan an printer
dokumentasi
Pembelian BEC Dibutuhkanpa Bandung Printer standar - printer
Hardware da hardware Electronic
requirement
Pembelian BEC Dibutuhkan Baandung Software -
Software pada software Electronic editing Dreamweave
requirement multimedia, OS r