RUANG LINGKUP KEPROTOKOLAN

1. Pengertian protocol
a. Istilah protocol tidak merujuk pada manusia atau orang. Protocol bukan berarti
orang tetapi “sistem” atau “aturan”
b. Kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) mengertikan sebagai peraturan upacara di
istana kepala Negara atau berkenan dengan menyambut tamu”Negara.dan tata cara
yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatic.
c. Menurut KBBI, protocol dalam bahasa percakapan sehari-hari merujuk pada orang
yang bertugas mengatur jalannya upacara.
d. Menurut KBBI, protocol artinya berhubungan (berkaitan) dengan protocol atau
bersifat keprotokolan.
e. Sebagai tata acara, protocol bersifat internasional. Ia mengatur bagaiamana
seharusnya hubugan antar Negara dan acara yang melibatkanpejabat Negara yang
berbeda dilakukan.
f. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas
selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi
g. Menurut UU RI no 8 tahun 1987
Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara resmi yang meliputi aturan
mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sehubungan dengan
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatannya

h. Menurut UU no 9 tahun 2010

Protokol adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan / acara resmi, yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan sebgai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan
dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat Protocol
dalam pengertian pengatur acara bertugas menentukan pembawa acara, mengurus
soal dokumentasi, konsumsi, penerima tamu, hiburan,perlengkapan, keamanan dan
lain hal yang menunjang kesuksesan acara.

2. Azaz – azaz keprotokolan

 a. Azaz Kebangsaan
Adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang
Pluralistik (Kebhinekaan) dengan tetap menjaga prinsip NKRI.
b. Azaz Ketertiban dan Kepastian Hukum
Adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui
adanya kepastian hukum.
c. Azaz Keseimbangan, Kesesuaian, dan Keselarasan
Adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keselarasan dan keserasian
antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan negara .
d. Azaz Timbal Balik
Adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa, terhadap keprotokolan dari
negara ini
3. Tujuan Keprotokolan
a. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara/pemerintahan, organisasi
internasional, serta masyarakat tertentu sesuai dengan kedudukan dalam negara,
pemerintahan dan masyarakat.
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar dan
teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun
internasional
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa

Dalam Buku Sekretaris SMK Tingkat 3 Karangan Dra. Nunung Chozanah dan Ratu Evi
ZulfikaTahun 2001 :

a. Memperlancar dan mempermudah suatu upacara atau sidang.

b. Memperlancar dan memudahkan penempatan seseorang di dalam upacara kenegaraan
atau jamuan makan dan sebagainya.
c. Agar tercipta kelancaran acara, sehingga tujuan pokok suatu kegiatan dapat tercapai dan
terpenuhi.
4. Peran keprotokolan
a. Sebagai mediator dan koordinator
b. Sebagai manager yang mengatur jalannya kegiatan dengan baik
 c. Sebagai kemitraan baik di lembaga, instruksi, organisasi, kenegaraan
d. Sebagai pembawa acara
5. Unsur-unsur keprotokolan
a. Tata Cara, adalah menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu
b. Tata Krama, adalah menentukan pilihan, kata-kata, ucapan dan perbuatan yang sesuai
dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang
c. Rumus-rumus dan aturan tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal
ataupun didalam suatu bangsa itu sendiri
6. Tugas dan fungsi protokol
a. TUGAS PROTOKOL
1) Menetapkan urutan/susunan acara atau agenda pertemuan sehingga diketahui waktu
yang diperlukan
2) Menetapkan siapa yang bertugas menjadi pembawa acara atau MC (Master of
Ceremony)
3) Menetapkan tamu yang diundang
4) Menentukan orang yang ditanyakan untuk melakukan dan bertanggung jawab atas
masing-masing pekerjaan
5) Mempersiapkan seluruh rangkaian acara
6) Mengecek kelengkapan acara dengan ceklist
7) Mengetik atau memperbanyak keperluan acara, menggambar layout acara
b. FUNGSI PROTOKOL
1) Menciptakan suasana yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha
2) Menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh
semua pihakmenciptakan suatu upacara yang khidmat, tertib, dan lancar
3) Menciptakan ketertiban perlindungan
4) Menciptakan ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas
5) Mengatur tata cara dalam kegiatan acara/upacara
6) Mengatur tata krama dalam penemptan, penyebutan, memperlakukan seseorang
dengan kedudukan atau jabatannya.
c. Tugas Bagian Humas dan Protokol
 1) Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di bidang informasi, kehumasan dan
protocol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio
siaran public local serta keprotokolan.

2) Melaksanakan pembinaan dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman

dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehumasan sesuai dengan
renstra pemerintah daerah.
3) Melaksnaakan koordinasi kebijakan di bidang informasi dan kehumasan.
4) Melaksanakan penanggungjawab dalam penyelenggaraan publikasi hasil kegiatan
pemerintah dan masyarakat.
5) Melaksanakan penanggungjawab pelayanan umum penyelenggaraan pemerintah
daerah di bidang informasi, kehumasan dan keprotokolan
6) Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah
kabupaten, agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetensi
organisasi pemerintah secara keseluruhan.
7) Menyediakan dan memberikan informasi public yang benar dan akurat kepada
masyarakat, media massa dan insane pers sesuai dengan perundangan yang berlaku.
8) Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan
dan pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi,
pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan keprotokolan.
9) Menyiapkan, mengolaah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan
computer/Teknologi Informasi (IT)
10) Memberikan penilaian DP3 kepada kepala sub bagian yang menjadi
tanggungjawabnya.
11) Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan
penjatuhan hukuman disiplin PNS.
12) Melasanakan tugas lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
7. Syarat-syarat petugas protokol
a. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
b. Bermental kuat dan berkepribadian tangguh
c. Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi
d. Peka terhadap masalah yang timbul
e. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi tepat
f. Memahami perasaan orang lain
g. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
h. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
i. Berpenampilan menarik
j. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
k. Berbahasa dengan baik dan suara yang baik
l. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
m. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Syarat-syarat petugas protocol antara lain :

a. Secar teknis, setiap petugas protocol harus menekuni bidang tugas masing-masing
dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
b. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak,
tertib, dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazazkan kekeluargaan.
c. Protocol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus
melaksanakan sendiri.
d. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan,
ketertiban, dan lain-lain.
e. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.
f. Mamapu berpenampilan yang baik.
g. Mampu berkomunikasi dengan efektif.
Menurut Trijono Januharso (2002) seorang protocol dan MC harus memenuhi syarat-
syarat yang tepat, meliputi :
a. Mempunyai sikap trampil dan cekatan
b. Berkemampuan mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
c. Senssitif terhadap permasalahan.
d. Mempunyai sikap sopan santun.
e. Sederhana , tidak berlebihan,
f. Pandai membawa diri
g. Mawas diri
 h. Rendah hati, tetapi tidak rendah diri
i. Ramah, penuh rasa hormat
j. Berpenampilan menarik
k. Berbusana tepat, wajar dan serasi.
l. Pandai berbahasa dengan baik.
Oleh karena itu, petugas dituntut pula untuk mempunyai sifat khusus, yaitu :
a. Bermental dan berkepribadian yang tinggi
b. Berpengetahuan dan berpengalaman luas di bidang keprotokolan dan ke MC an
Beberapa sifat lain yang harus dimiliki oleh seorang protocol / MC :
a. Pandai berbahasa Indonesia dengan baik dan benar.
b. Cerdas dan cekatan
c. Berdiplomasi sewajarnya jika perlu
d. Rendah hati, ramah dan sopan santun
e. Senang bekerja sama dengan orang lain
f. Mengetahui bagaimana cara meminta orang lain untuk melakukan sesuatu
g. Pandai menyimpan suatu rahasia
h. Mempunyai daya ingat tinggi
i. Mengerti bahasa inggris
j. Tahu bagaimana cara menolak permintaan orang lain.
8. Aturan keprotokolan.
a. Aturan dasar tata tempat :
1) Orang yang berhak mendapatkan tata urutan yang pertama adalah mereka yang
mempunyai urutan jabatan yang paling tinggi
2) Jika mereka berjajar, maka yang disebelah kanan dari orang yang mendapat
urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih tinggi dari orang yang duduk
disebelah kirinya.
3) Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah menghadap ke pintu keluar dan
tempat terakhir adalah yang paling dekat dengan pintu keluar.
4) Jika berjajar pada garis yang sama, tempat yang paling utama adalah tempat
sebelah kanan luar atau tempat paling tengah.
b. Urutan saat naik turun kendaraan
 1) Pesawat terbang, naik paling akhir turun paling awal
2) Kapal laut, naik dan turun paling awal
3) Mobil/kereta api, naik dan turun paling awal duduk paling kanan
c. Kedatangan dan pulang. Orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan
pulang lebih dulu.
d. Letak kendaraan/mobil. Pintu kanan mobil berada diarah pintu masuk gedung, kecuali
situasi dan kondisi tidak memungkinkan dapat disesuaikan
e. Jajar kehormatan
1) Orang yang paling dihormati, harus datang dari sebelah kanan dari pejabat yang
menyambut
2) Bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka tamu akan datang
dari arah sebelah kirinya
3) Tata urutan dalam jajar kehormatan untuk penerimaan yaitu orang paling utama
adalah yang menjabat tangan/menyambut pertama kali dan seterusnya sesuai
dengan urutannya
4) Tata urutan dalam jajar kehormatan untuk penglepasan yaitu orang yang paling
utama adalah yang menjabat tangan/ melepas paling akhir
9. Ruang lingkup tugas protokol.
a. Penentuan tamu
b. Kunjungan tamu
c. Perjalanan ke daerah/luar daerah
d. Pengaturan rapat /sidang
e. Penyelenggaraan resepsi/sidang
f. Penyelenggaraan upacara
g. Pernyataan selamat dan atau bela sungkawa