KATA PENGANTAR

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-
Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen
matakuliah Manajemen Administrasi Perkantoran dengan judul makalah
“ Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Perkantoran ”.
Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui
pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada,
pembahasan, dan analisis yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk
dipahami bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga
menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan,
kesejahteraan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.
Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan
kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan
makalah berikutnya.
Akhir kata saya terima kasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh.

Indonesia, Oktober 2005

Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................................!

KATA PENGANTAR......................................................................................................!!

DAFTAR ISI.................................................................................................................................!!!

BAB................................................................................................................................................I

1. Latar Belakang.....................................................................................................................1

2. Masalah Rumusan...............................................................................................................2

3. Tujuan................................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN

PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN 3

1. Pengertian Kantor 3

2. Manajemen Perantoran 4

3. Perkantoran Modern 7

4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perantoran Modern 9

BAB III PENUTUP

1. Saran 13

REFERENSI
 Pendahuluan

Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita membayangkan
sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan
perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih seorang yang berdasi
di bawah terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang berdiri bai dengan
monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang mencakup dunia maya dan seterusnya dan
seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen
Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola
dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya
dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang
mutakhir…..Oleh karena ituManajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan
dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuan yang khusus dengan cara yang
hemat- hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau
hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita ketahui fungsi kantor pegawai
dalam kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek manajemen
perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang
kepala kantor harus memiliki keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber
Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, komunikasi , pengalaman,
integritasatau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang
dipimpinnya.
2. Masalah Rumusan

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut.

1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?

4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn?

3. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah kami ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?

4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn

PEMBAHASAN

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan
dengan kutipan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan
pengertian kantor yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis

2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya
menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan dari suatu administrasi.

4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang kata-kata bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (tugas, fungsi tugas).

2. Jabatan (masa jabatan resmi).

3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya
(kuartal, atau staf atau otoritas kolektif perusahaan, departemen pemerintah, dll.)
4. Jasa pelayanan (pelayanan, bantuan yang baik)

5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (pekerjaan yang merupakan tugas,
pekerjaan, dan kewajiban tubuh)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (tempat bangunan, kamar, bisnis
dan pekerjaan klerikal) .
 Dari berbagai pengertian "kantor" dan kutipan "kantor" seperti di atas, yang kemudian
berkembang di Indonesia dengan perkataan adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan
dan proses penanganan data/informasi. Dalam hubungan yang dimaksud dengan penanganan
adalah
 pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan
data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Selain pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti
di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh:
Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh
pelosok Indonesia, tetapi jika seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban
yang diberikan adalah tempat (kantor) bertemunya pejabat dan staf serta layanan setiap hari
melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.
Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat,
ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses , ini yang biasa disebut
dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti
fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah
penangan data/informasi. Untuk menangani data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau
ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

2. Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan,

diorganisasikan, melakukan gerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu
dikendalikan serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam istilah tidak selalu para ahli
memberikan rumusan yang sama.
Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari
para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur Grager “Manajemen kantor adalah fungsi penyelenggaraan kesamaan dan layanan
catatan suatu organisasi” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
 William Leffingwell & Edwin Robinson “Manajemen kantor sebagai fungsi elektronik,
adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan kinerja pekerjaan kantor yang
efisien, kapan pun dan di mana pun pekerjaan itu harus dilakukan” (Manajemen perkantoran
sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan kantor itu harus dilakukan).
Hal Nourse “Tampaknya bagi saya bahwa manajemen kantor dalam arti luas mungkin
mencakup, tidak hanya fungsi layanan yang diterima secara umum, tetapi juga munculnya arah
administrasi kontrol fungsional dari sebagian besar klerikal dan dokumen”. (manajemen
perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan
perkantoran yang diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol
fungsional dan administrasi terhadap sebagian besar pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry “Manajemen kantor dapat didefinisikan sebagai perencanaan dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor, dan
menggerakkan mereka yang melakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan yang
berkaitan dengan siklus hidup informasi bisnis, dan retensi, jika nilai permanen,
kehancuran jika mutlak. ( Manajemen perkantoran dapat sebagai perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan kantor, serta mengembangkan mereka yang melaksanakannya
untuk mencapai tujuan- tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan
peredaran data kehidupan dan pengungkapan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan,
penyebaran dan penyimpanannya jika memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang ) .
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian
mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan mengarahkan), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan pengendalian) sampai
menyelenggarakan sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada
umumnya adalah pekerjaan kantor (pekerjaan kantor)”.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di
dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
 Tata;

 Pelaksanaan secara efesien;

 Pengendalian, pengawasan dan pengarahan

 Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu
manajemen dapat menjelaskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan.
Namun demikian, perlu kita sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan
perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur
dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal
itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB)
sebagai berikut:
Istilah Administrasi dan Manajemen lebih banyak digunakan secara sinonim. Sementara
istilah administrasi lebih banyak diterapkan pada pelaksanaan urusan publik dan istilah
manajemen lebih pada pencurian bisnis, ada kecenderungan akhir-akhir ini manajemen lebih
banyak digunakan dalam urusan publik”
(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen semakin lama semakin banyak digunakan secara
satu arti. Meskipun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam
urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada
waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen digunakan dalam derajat yang
luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang utamanya
adalah pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang menemukan dan tersedianya segala sesuatu yang
tersedia sebelumnya atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk digunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan yang diperlukan sehingga
terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara
atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan pekerjaan-keterangan dengan maksud agar mudah
digunakan.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak
lain.
6. tugas, yaitu kegiatan-kegiatan dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

3. Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) memberikan kutipan modern dengan “terbaru”
“mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman”. Dalam hal
kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah
modern adalah tentang penanganan data/informasi. Perkantoran modern memiliki ciri-ciri:
1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

2. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,

3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional

4. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.

5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif,

berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa
teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan
data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah sampai saat ini masih banyak kendala
yang disebabkan oleh manajemen pemerintahan terutama dalam hal pengadaan barang-barang
yang akan meningkatkan kemajuan kantor pemerintah sendiri, terutama pemerintah di tingkat
pedesaan yang masih sangat tinggi Dukungan lokasi komputerisasi masih belum merata, belum
lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah tersebut mengarah ke sistem
manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung
dengan sistem pandangan (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem
Informasi Manajemen), meski diakui juga belum sepenuhnya sepenuhnya diarahkan ke arah itu,
namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Sistem berbasis komputer).
 Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah
kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan menawarkan data. Namun dari berbagai
pertimbangan, itu dapat dilakukan secara bersamaan atau simultan.
Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

1. salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub
sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
2. Kesalahan dalam mengambil file induk untuk dimasukkan ke dalam data untuk disimpan, akan
membuat penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data yang dibutuhkan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan oleh hasil bila belum juga akan menjadikan keputusan yang
diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan sangat mudah diperkirakan.
3. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses
pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin
menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi
yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan
organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor
modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang dapat
mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang
terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika
Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam.

4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa sama dengan asas, yaitu kebenaran
yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menjelaskan
bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk
praktis yang dapat digunakan jika keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa
prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa
memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam
bukunya Administrasi Perkantoran Manajemen, dengan mengacu pada William H. Leffingwell,
mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang
penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan
kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah
persiapan dari semua studi modern dalam manajemen. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif
diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian
dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dengan pas pada manajemen
di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan pengembangan produk, manajer tersebut
dapat mengaktifkan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk
memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk
melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan
harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi,

mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi
pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang
efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti yang tertera dalam gambar di bawah ini.
Perencanaan 1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan;

2. Bagaimana pekerjaan yang dikerjakan;

Untuk merencanakan secara benar, Anda
3. Kapan pekerjaan yang dikerjakan;
harus tahu :
4. Dimana pekerjaan yang dikerjakan;

5. bisa cepat pekerjaan yang dikerjakan.

Jadwal 1. Tentukan;

Pekerjaan harus dijadwal. 2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain;

Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : 3. Laksanakan, walaupun sulit;

4. Mungkinkah diselesaikan;

5. Pelihara secara baku.

pelaksanaan 1. Secara terampil;

Pekerjaan harus dilaksanakan 2. Secara teliti;

3. Secara cepat;

4. Tanpa upaya yang tidak perlu;

5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.

Ukuran 1. Sesuai dengan potensi Anda;

Pekerjaan yang dilaksanakan 2. Berdasarkan catatancatatan yang lalu, oleh

harus diukur organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas;

4. Berdasarkan kualitas.
Imbalan 1. Kondisi kerja yang baik;

Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara2. Kesehatan;

efektif. Anda seharusnya diberi
3. Kebahagiaan;
ketidakseimbangan
4. Pengembangan diri;

5. Uang.
 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Manajer kantor adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi,
dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang dilaksanakan, serta
memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus
 menyadari bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang sendirian-mata hanya dengan
ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus dirancang dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu
(mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis digunakan jika hasilnya ekonomis;

4. Kajian gerakan dan waktu kerja ( time and motion study ) penyederhanaan kerja dan pengukuran
waktu diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan
mengurangi biaya
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang harus diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan
pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien,
penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan
perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan,
program Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;

9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor yang
dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

Pentingnya Sistem Perkantoran

Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:

a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).

b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut
dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.

d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan. e. Membantu dalam
latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.
(Moekijat : 1989, 52)
Fungsi Prosedur Pekerjaan

a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru. b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan
dalam hubungan kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. d. Alat untuk mengatur
tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.

f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari. g. Alat untuk mengadakan klasifikasi,
uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.

Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran

Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah:

a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.

b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.

c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.

d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.

e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).

 PENUTUP

1. Kesimpulan

Kata-kata kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses penanganan
data/informasi. Dalam hubungan yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya
meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian,
pengarahan dan pengarahan , pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
 Saran

Kami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan
kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan
kesehariannya. Amin… !
referensi :

1. kamus besar bahasa indonesia (2002).

2. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

3. Diktat Konsep manajemen dan administrasi perkantoran

 MAKALAH
ADMINISTRASI PERKANTORAN

DOSEN : Rendy Sueztra Canaldhy,S.IP , M.PA

Disusun oleh : Rika Ihtiari
Nim : 19210035
Kelas : FIA B
Semester : 5

UNIVERSITAS SJAKHYAKIRTI PALEMBANG

TAHUN AJARAN 2021/2022