The Flat-File Approach

File datar adalah file data yang berisi catatan tanpa hubungan terstruktur dengan file lain.
Pendekatan flat-file paling sering dikaitkan dengan apa yang disebut sistem warisan. Ini sering sistem
mainframe besar yang diimplementasikan pada 1970-an hingga 1980-an. Beberapa organisasi saat
ini masih menggunakan sistem semacam itu secara ekstensif. Akhirnya, mereka akan digantikan oleh
sistem manajemen basis data modern (DBMS), tetapi sementara itu, auditor harus terus berurusan
dengan teknologi sistem warisan.

Lingkungan flat-file mempromosikan pendekatan tampilan pengguna tunggal untuk manajemen data
dimana pengguna akhir memiliki file data mereka daripada membagikannya dengan pengguna lain.
Oleh karena itu file data terstruktur, diformat, dan diatur agar sesuai dengan kebutuhan spesifik
pemilik atau pengguna utama data. Penataan semacam itu, bagaimanapun, dapat mengecualikan
atribut data yang berguna bagi pengguna lain, sehingga mencegah integrasi data yang berhasil di
seluruh orga-nization. Ketika beberapa pengguna membutuhkan data yang sama untuk tujuan yang
berbeda, mereka harus mendapatkan kumpulan data terpisah yang terstruktur sesuai kebutuhan
spesifik mereka. Gambar 4.1 menggambarkan bagaimana data penjualan cus-tomer dapat disajikan
kepada tiga pengguna yang berbeda dalam organisasi ritel barang tahan lama. Fungsi akuntansi
membutuhkan data penjualan pelanggan yang disusun berdasarkan nomor rekening dan terstruktur
untuk menunjukkan saldo terutang. Ini digunakan untuk penagihan pelanggan, pemeliharaan
piutang, dan penyusunan laporan keuangan. Fungsi pemasaran membutuhkan data riwayat
penjualan pelanggan yang disusun oleh kunci demografis untuk digunakan dalam mendapatkan
promosi produk baru dan untuk menjual peningkatan produk. Kelompok layanan produk
membutuhkan data penjualan pelanggan yang disusun oleh produk dan disusun untuk menunjukkan
tanggal layanan sched-uled. Ini akan menggunakan informasi tersebut untuk membuat kontak purna
jual dengan cus-tomers untuk menjadwalkan pemeliharaan preventif dan untuk meminta penjualan
perjanjian layanan.

Replikasi data yang pada dasarnya sama dalam beberapa file ini disebut data redun-dancy dan
berkontribusi pada tiga masalah signifikan dalam lingkungan file datar: penyimpanan data,
pembaruan data, dan mata uang informasi. Ini dan masalah keempat (tidak secara khusus
disebabkan oleh redundansi data) yang disebut ketergantungan data tugas dibahas selanjutnya.