Distro “Wizard” adalah sebuah distro pakaian penyihir muda yang didirikan oleh Harry Puter di Kota

Hogwarts. Distro/toko ini terletak di Kawasan Ruko Hogsmeade. Sebelumnya toko ini telah memiliki
sebuah prosedur berkaitan dengan pembelian, penjualan hingga pelaporan keuangan. Belum lama ini
diketahui ada beberapa masalah yang timbul berkaitan dengan stok barang yang ada di toko yaitu :
1. Terkadang banyak baju yang tidak laku di pasaran menumpuk di gudang.
2. Karyawan berhak atas diskon pembelian baju sebesar 50 % dari harga jual di toko, dan karena hal
ini ada beberapa karyawan membeli baju dengan jumlah banyak dan menjual baju tersebut di luar
dengan harga sesungguhnya. Keuntungannya akan diambil oleh karyawan tersebut.
3. Sering terjadi kehilangan beberapa accessories yang bentuknya kecil di gudang (seperti jam
tangan, gelang, cincin, dan topi).
4. Selama setahun ini terjadi sampai 3 kali kesalahan penerimaan barang oleh bagian gudang, setelah
diteliti rupanya dikarenakan bagian gudang tidak memiliki dokumen pembanding barang yang
diterima. Karena hal ini pihak supplier dan jasa pengangkut tidak mau bertanggungjawab sehingga
perusahaan terpaksa mengalokasikan hal tersebut sebagai kerugian.
5. Baju dan beberapa accessories diketahui mengalami kerusakan, setelah diteliti ini diakibatkan oleh
bekas rokok dari pegawai.

Hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional :

1. Harry bekerja sama dengan beberapa supplier yang kantor pusatnya terletak di daerah London dan
Manchester.
2. Seluruh pembayaran pembelian dilakukan secara transfer ke rekening supplier kemudian toko akan
mengirim bukti pengiriman uang melalui fax.
3. Sebelum bekerja sama dengan supplier toko telah memiliki surat perjanjian kerjasama yang isinya
mencakup metode pembayaran (kredit atau tunai), syarat pengakuan barang, biaya kirim dan term
pembayaran
4. Saat ini distro ini hanya bekerjasama dengan dua supplier merk ternama di Eropa.
5. Toko memiliki sebuah gudang di lantai dua dengan luas sebesar 20x20 m2.
6. Dalam struktur organisasi terdapat perangkapan jabatan yaitu bagian gudang dan pembelian.
7. Umumnya jarang sekali terjadi pembelian barang yang sama berulang kali. Biasanya pembelian
terjadi tiga sampai empat bulan sekali dalam setahun.
8. Surat Order Pembelian dibuat berdasarkan surat perjanjian dengan supplier.

Bagian-bagian yang terkait dalam kegiatan pembelian : Bagian Pembelian, Bagian Gudang,
Bagian Keuangan, Bagian Akuntansi, Manajer Marketing, Manajer Logistik.

Berikut Prosedur Pembelian Barang Dagang :

 Manajer Marketing akan menghubungi supplier untuk mengirimkan katalog pakaian.
Selanjutnya Manajer Marketing akan menerima katalog pakaian dari supplier. Kemudian manajer
markering melihat data penjualan dan melakukan analisa penjualan. Setelah menentukan analisa
penjualan, manajer marketing akan melihat trend penjualan. Kemudian dari data tersebut manajer
marketing akan mengajukan permohonan pembelian pada bagian manajer pembelian. Manajer
pembelian menerima permohonan pembelian dari manajer marketing kemudian memberikan katalog
pakaian dari supplier dan permohonan pada bagian pembelian. Bagian pembelian menerima dan
mengecek permohonan pembelian dari manajer pembelian. Selanjutnya bagian pembelian akan
membuat Surat Order Pembelian tiga rangkap, rangkap satu untuk dikirim ke supplier, rangkap dua
untuk bagian akuntansi dan rangkap tiga untuk diarsip. Bagian pembelian akan membuatkan master
kode barang dagang (membuatkan kode baru untuk baju yang akan datang jika baju itu sebelumnya
belum memiliki kode, jika kode sudah ada maka pembuatan kode ini tidak akan dilakukan). Faktur
pembelian akan dikirim oleh supplier terlebih dahulu ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian
akuntansi akan menunggu hingga barang datang.
Saat barang datang bagian gudang akan menerima barang dan mencocokan isi barang
dengan packing list (umumnya ditempel di kardus). Kemudian bagian gudang akan membuat Laporan
Penerimaan Barang dua rangkap, rangkap satu untuk bagian akuntansi, rangkap dua untuk diarsip.
Selanjutnya bagian gudang akan mengupdate kartu gudang, mencetak label barang dan memberikan
label barang dengan label harga. Bagian akuntansi menerima Laporan Penerimaan Barang kemudian
akan mencocokan Laporan tersebut dengan Faktur pembelian dan Surat Order Pembelian.
Selanjutnya bagian akuntansi akan menentukan metode pembayaran sesuai dengan yang ada
di surat perjanjian. Jika pembelian tunai maka bagian akuntansi akan memberikan faktur pembelian
pada bagian keuangan. Jika pembelian secara kredit maka bagian akuntansi akan menyimpan faktur
dan akan mengambilnya pada saat jatuh tempo. Saat jatuh tempo bagian akuntansi akan memberikan
faktur ke bagian keuangan. Bagian keuangan setelah menerima faktur kemudian membuat Bukti Kas
Keluar sejumlah dua rangkap. Bukti Kas Keluar tersebut kemudian di berikan pada Manajer
Keuangan dan Akuntansi untuk di otorisasi. Manajer Keuangan kemudian melakukan otorisasi atas
Bukti Kas Keluar dan menyerahkan kembali pada bagian keuangan.
Selanjutnya bagian keuangan akan ke bank untuk mentransfer sejumlah dana dari Bukti Kas
Keluar ke rekening supplier terhutang. Formulir Pengiriman Uang sebagai hasil pengiriman uang akan
diterima bagian keuangan dan langsung diserahkan pada bagian akuntansi bersamaan dengan Bukti
Kas Keluar dan faktur pembelian. Selanjutnya bagian akuntansi akan mengirimkan Formulir Kiriman
Uang melalui mesin fax. Kemudian bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan dan posting ke
buku besar. Selanjutnya bagian akuntansi akan menyimpan Formulir Kiriman Uang, faktur pembelian
dan Bukti Kas Keluar.