1.

    Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Ditinjau dari arti katanya, perencanaan adalah suatu proses memikirkan dan
menetapkan kegiatan-kegiatan atau program-program yang akan dilakukan di
masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan
pengertian tersebut perencanaan sarana dan prasarana pendidikan dapat
didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menetapkan program
pengadaan fasilitas sekolah, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana
pendidikan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Tujuan yang ingin dicapai dengan perencanaan pengadaan perelengkapan
atau fasilitas tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan perelengkapan.
Oleh karena itu, keefektifan suatu perencanaan pengadaan perlengkapan
sekolah tersebut dapat dinilai atau dilihat dari seberapa jauh pengadaan
perlengkapan sekolah dalam periode tertentu.

Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan

sekolah, yaitu sebagai berikut:

1)   Perencanaan perlengkapan sekolah itu merupakan proses menetapkan

dan pemikiran.

2)   Objek pikir dalam perencanaan perelengkapan sekolah adalah upaya

memenuhi sarana dan prasarana pendidikan yang dibutuhkan sekolah.

3)   Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan efisiensi

dalam pengadaan perlengkapan sekolah.

Tujuan dan manfaat perencanaan sarana dan prasarana pendidikan

Pada dasarnya tujuan diadakannya perencanaan sarana dan prasarana

pendidikan persekolahan adalah: (1) untuk menghindari terjadinya kesalahan
dan kegagalan yang tidak diinginkan, (2) untuk meningkatkan efektifitas dan
efesiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan
merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana
yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat
dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat
kepentingan.

Sedangkan manfaatnya yaitu: (1) dapat membantu dalam menentukan tujuan,

(2) meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan
dilakukan, (3) menghilangkan ketidakpastian, dan (4) dapat dijadikan sebagai
suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan
bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan secara efektif
dan efisien.

Prosedur perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah

Jones mendiskripsikan langkah-langkah perencanaan pengadaan

perlengkapan pendidikan di sekolah sebagai berikut:

1)   Menganalisis kebutuhan pendidikan suatu masyarakat dan menetapkan

program untuk masa yang akan datang sebagai dasar untuk mengevalusi
keberadaan fasilitas yang membuat model perencanaan perlengkapan yang
akan datang.

2)   Melakukan survey keseluruh unit sekolah untuk menyusun master plan
untuk jangka waktu tertentu.

3)   Memilih kebutuhan utama berdasarkan hasil survey.

4)   Mengembangkan educational specification untuk setiap proyek yang
terpisah-pisah dalam usulan master plan.

5)   Merancang setiap proyek yang terpisah-pisah sesuai dengan spesifikasi

pendidikan yang diusulkan.

6)   Mengembangkan atau menguatkan tawaran atau kontrak dan

melaksanakan sesuai dengan gambaran kerja yang diusulkan.

7)   Melengkapi perlengkapan gedung dan meletakkan sehingga siap untuk

digunakan.

Dua orang teoritisi administrasi yang lainnya yang menjelaskan tentang

prosedur perencanaan perlengkapan pendidikan di sekolah adalah Emery
Stoops dan Russel E, Johnson (1969) adalah sebagai berikut: (1) pembentukan
panitia pengadaan barang atau perlengkapan, (2) penetapan kebutuhan
perlengkapan, (3) penetapan spesifikasi, (4) penetapan harga satuan
perlengkapan, (5) penguji segala kemungkinan, (7) rekomendasi, (8) penilaian
kembali.

2.    Pengadaan Perlengkapan Sekolah

Pengadaan perlengkapan pendidikan pada dasarnya merupakan upaya

merealisasikan rencana pengadaan perlengkapan yang telah disusun
sebelumnya. Seringkali sekolah sekolah dasar mendapatkan bantuan sarana
dan prasarana pendidikan dari pemerintah, dalam hal ini Departemen
Pendidikan Nasional Kota/Kabupaten, Direktorat Pendidikan Dasar dan
Menengah pun hampir setiap tahun memiliki program pengadaan buku paket,
buku bacaan, KIT IPA. Namun bantuan tersebut dalam jumlah terbatas dan
tidak selalu ada, sehingga sekolah dituntut untuk selalu berusaha juga
melakukan pengadaan perlengkapan dengan cara lain.

Pengadaan perlengkapan sekolah ada beberapa cara yang dapat ditempuh oleh
pengelola perlengkapan sekolah untuk mendapatkan perlengkapan yang
dibutuhkan sekolah, antara lain dengan cara membeli, mendapatkan hadiah
atau sumbangan, tukar menukar, dan meminjam.

Untuk pembelian, misalnya membeli buku-buku perpustakaan sekolah dapat

ditempuh dengan beberapa cara, yaitu membeli di pabrik, membeli di toko,
dan memesan.

Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80
tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007.
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui
prosedur sebagai berikut:

1)   Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.

2)   Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3)   Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana  yang ditujuakan

kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah
swasta.

4)   Bila disetujui maka akan ditinjauan dinilai kelayakannya untuk mendapat
persetujuan dari pihak yang dituju.
5)   Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akan dikirim
ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana
tersebut.

3.    Inventarisasi Sarana dan Prasarana

Salah satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di sekolah

ialah mencatat semua perlengkapan yang dimiliki oleh sekolah. Kegiatan
pencatatan semua perlengkapan itu disebut dengan istilah inventarisasi
perlengkapan pendidikan.kegiatan tersbut merupakan suatu proses yang
berkelanjutan. Secara definitif, inventarisasi adalah pencatatan dan
penyusunan barang-barang milik Negara secara sistematis, tertib dan teratur
berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.

Inventarisasi itu adalah pencatatan semua barang milik Negara. Namun

sebenarnya yang perlu diinventarisasikan tidak hanya itu, melainkan semua
barang atau perlengkapan di sekolah, baik barang-barang habis pakai
maupun tahan lama, baik barang-barang milik Negara maupun milik sekolah,
baik barang-barang yang bergerak, yang murah maupun mahal, harus
diinventarisasikan secara tertib menurut tata cara yang berlaku.

Melalui inventarisasi perlengkapan pendidikan diharapkan akan tercipta

ketertiban administrasi barang, penghematan keuangan, mempermudah
dalam pemeliharaan dan pengawasan

Kegiatan inventarisasi perlengkapan pendidikan di sekolah meliputi dua

kegiatan, yaitu kegiatan pencatatan dan pembuatan kode barang
perlengkapan dan pelaporan barang perlengkapan. Dalam hubungannya
dengan perencanaan barang perlengkapan, ada lima macam buku yang perlu
disediakan, yaitu:

1)   Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua
barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan
tanggal penerimaannya.

2)   Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat

mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.

3)   Buku Catatan Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang
habis pakai, seperti; kapur, pensil, penghapus papan tulis, kertas ketik, tinta
dan sejenisnya.

4)   Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar tempat
mencatat jumlah bertambah dan atau berkurangnya barang inventaris sebagai
akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini
tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.

5)   Membuat Daftar Isian Inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua

barang inventaris menurut golongan barangnya.

Tujuan dan Manfaat Inventarisasi

Secara umum, inventarisasi dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan

pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang
dimiliki oleh suatu sekolah. Secara khusus, inventarisasi dilakukan dengan
tujuan-tujuan sebagai berikut:

1)   Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana
yang dimiliki oleh suatu sekolah.
2)   Untuk menghemat keuangan sekolah baik dalam pengadaan maupun
untuk pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana sekolah.

3)   Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu sekolah
dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang.

4)   Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana

yang dimiliki oleh suatu sekolah.

Daftar inventarisasi barang yang disusun dalam suatu organisasi yang

lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai
berikut:

1)   Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan

dan menyusun rencana kebutuhan barang.

2)   Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam

pengarahan pengadaan barang.

3)   Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/pedoman dalam

penyaluran barang.

4)   Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang ( tua,
rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya.

5)   Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan

dan pengendalian barang.

4.    Pendistribusian perlengkapan sekolah

Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan

pemindahan barang dan tanggung jawab dari seorang penanggung jawab
penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang
itu. Dalam prosesnya, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu ketepatan
barang yang disampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran
penyampaiannya dan ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Dalam
rangka itu, paling tidak tiga langkah yang sebaiknya ditempuh oleh bagian
penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu (1) penyusunan
alokasi barang, (2) pengiriman barang, dan (3) penyerahan barang.

Barang yang telah diterima diinventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah

kebenarannya diperiksa berdasarkan daftar yang ada pada surat pengantar,
tidak berarti personel sekolah dapat menggunakan secara bebas. Barang-
barang tersebut perlu diatur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan
pertanggung jawabannya. Setelah itu perlu adanya penyusunan alokasi
pendistribusian, dengan terlebih dahulu dilakukan penyusunan alokasi
pendistribusian barang-barang yang telah diterima oleh sekolah yang dapat
disalurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada bagian-bagian sekolah,
dengan melihat kondisi kualitas dan kuantitas barang yang ada.

Dalam penyusuna alokasi ini, ada empat hal yang harus diperhatikan dan
ditetapkan. Penerimaan barang, yaitu orang yang menerima barang dan
sekaligus mempertanggungjawabkan sesuai dengan daftar barang yang
diterima. Identitas orang yang menerima barang harus jelas. Identitas
meliputi: (1) nama lengkap; (2) jabatan resmi disekolah tersebut; (3) nomor
induk pegawai; (4) alamat penerima.

Pada dasarnya ada dua system pendistribusian barang yang dapat ditempuh
oleh pengelola perlengkapan sekolah, yaitu system pendistribusian langsung
dan tidak langsung. Dengan menggunakan system pendistribusian langsung,
berarti barang-barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan langsung
disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses
penyimpanan terlebih dahulu. Sedangkan dengan menggunakan system
pendistribusian yang tidak langsung berarti barang yang sudah diterima dan
sudah diinventarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus
disimpan terlebih dahulu digudang penyimpanan dengan teratur.

Ada beberapa asas pendistribusian hal ini yang perlu diperhatikan, yaitu (1)
asas ketepatan, (2) asas kecepatan, (3) asas keamanan, (4) asas ekonomis.

5.    Pemeliharaan sarana dan prasarana

Idealnya semua perlengkapan pendidikan di sekolah seperti perabot dan

peralatan kantor, serta media pengajaran selalu dalam kondisi siap pakai jika
setiap saat diperlukan. Dengan perlengkapan dalam kondisi siap pakai ini
semua personel sekolah dapat dengan lancer menjalankan tugasnya masing-
masing. Dalam rangka ini tentunya semua perlengkapan di sekolah bukan
saja ditata sedemikian rupa, melainkan juga dipelihara sebaik-baiknya.
Dengan pemeliharaan secara teratur semua perlengkapan-perlengkapan di
sekolah selalu enak dipandang, mudah digunakan, dan tidak cepat rusak.

Ada beberapa macam pemeliharaan perlengkapan pendidikan di sekolah.

Ditinjau dari sifatnya, ada 4 macam pemeliharaan perlengkapan pendidikan.
Pertama, pemeliharaan yang bersifat pengecekan, pengecekan ini dilakukan
oleh seseorang yang mengetahui tentang baik-buruknya keadaan mesin.
Kedua, pemeliharaan yang bersifat pencegahan. Pemeliharaan dengan cara
pencegahan itu dilakukan agar kondisi mesin selalu dalam keadaan baik.
Ketiga, pemeliharaan yang bersifat perbaikan, seperti perbaikan rem. Keempat,
perbaikan berat.

Sedangkan apabila ditinjau dari waktu perbaikannya ada dua macam

pemeliharaan perlengkapan sekolah, yaitu pemeliharaan sehari-hari dan
pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari misalnya berupa menyapu,
mengepel lantai, membersihkan pintu. Sedangkan pemeliharaan berkala,
misalnya berupa pengontrolan genting dan pengapuran tembok.

Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Sekolah

1. Tujuan Pemeliharaan
2. Untuk mengoptimalkan usia pakai perlatan. Hal ini sangat penting
terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu
peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat
bagian dari peralatan tersebut.
3. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
4. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui
pencekkan secara rutin dan teratur.
5. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.

2. Manfaat pemeliharaan

1. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak
perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
2. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang
berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
3. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan  lebih terkontrol
sehingga menghindar kehilangan.
4. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak  dilihat dan
dipandang,
5. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
6.    Penghapusan sarana dan prasarana

Secara definitif, penghapusan perlengkapan adalah kegiatan meniadakan

barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventarisasi
dengan cara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Sebagai salahh satu aktivitas dalam pengelolaan perlengkapan pendidikan di
sekolah, penghapusan perlengkapan bertujuan untuk:

1. Mencegah atau membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat

pengeluaran dana untuk pemeliharaan atau perbaikan perlengkapan
yang rusak;
2. Mencegah terjadinya pemborosoan biaya pengamanan perlengkapan
yang tidak berguna lagi;
3. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan
pengamanan;
4. Meringankan beban inventarisasi.

Perlengkapan yang akan dihapus harus memenuhi syarat-syarat

penghapusan. Demikian pula prosedurnya harus mengikuti peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Mengenahi syarat-syarat dan prosedur
penghapusan perlengkapan pendidikan di sekolah seperti berikut ini:

1)   Syarat-syarat penghapusan

Barang-barang perlengkapan pendidikan di sekolah yang memenuhi syarat

penghapusan adalah barang-barang:

a)    Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dimanfaatkan lagi,

b)   Tidak sesuai dengan kebutuhan,

c)    Kuno, yang penggunaannya tidak sesua lagi,

d)   Terkena larangan,

e)    Mengalami penyusutan diluar kekuasaan pengurus barang,

f)    Yang biaya pemeliharaannya tidak seimbang dengan kegunaannya,

g)   Berlebihan, yang tidak digunakan lagi,

h)   Dicuri,

i)     Diselewengkan, dan

j)     Terbakar atau musnah akibat adanya bencana alam.

2)   Prosedur penghapusan

Sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia,

langlah-langkah penghapuan perlengkapan pendidikan di sekolah seperti SMP
dan SMA adalah sebagai berikut:

a)    Kepala sekolah (bias juga dengan menunjuk seseorang) mengelompokkan

perlengkapan yang akan dihapus dan meletakkan ditempat yang aman namun
tetap didalam lokasi sekolah.

b)   Menginventarisasi perlengkapan yang akan dihapus tersebut dengan cara

mencatat jenis, jumlah dan tahun pembuatan perlengkapann tersebut.
c)    Kepala sekolah mengajukan penghapusan barang dan pembentukan
penitia penghapusan, yang dilampiri dengan data barang yang rusak (barang
yang akan dihapusnya) ke kantor dinas pendidikan Nasionak
Kota/Kabupaten.

d)   Setelah SK dari kantor dinas Pendidikan Nasional Kota/Kabupaten terbit,

selanjutnya panitia penghapusan segera bertugas, yaitu memeriksa kembali
barang yang rusak berat, biasanya dengan membuat berita acara
pemeriksaan.

e)    Begitu selesai melakukan pemeriksaan, panitia mengusulkan

penghapusan barang-barang yang terdaftar di dalam berita acara
pemeriksaan. Dalam rangka itu biasanya perlu adanya pengantar dari kepala
sekolahnya. Usulan itu lalu diteruskan ke kantor pusat Jakarta.

f)    Akhirnya begitu surat keputusan penghapusan dari Jakarta datang, bisa
segera dilakukan penghapusan terhadap barang-barang tersebut. Ada dua
kemungkinan penghapusan perlengkapan sekolah, yaitu dimusnahkan atau
dilelang. Apabila melalui lelang, yang berhak melelang adalah kantor lelang
setempat. Sedangkan hasil lelangnya menjadi milik Negara.