NAMA : MUHAMMAD IQBAL MANGKULUHUR

NIM : 7203144008

KELAS : ADP A

TUGAS RESUME KESEKERTARISAN

A. Pengertian Telepon

Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari
jarak jauh. Melalui pesawat telepon disamping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon
merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberasaat yang lalu, manusia masih
mengalami kesulitan untuk berkomunikasih secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat
komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasih antar individu pada tempat yang
berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara
komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian
elektronik yang disebut pesawat telepon. Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk
menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator
(penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada
saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam apalagi berhari-hari.

B. Macam-Macam Pesawat Telepon dan Hubungan Telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain
sebagai berikut:

1. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakan di atas meja. 2. Telepon dinding (wallphone),
yaitu telepon yang diletakan pada dinding.

3. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.

internasional, sekre taris harus memperhatikan perbedaan waktu antar negara, agar tidak menyalahi etiket
bertelepon.

C. Etiket Bertelepon

Banyak orang yang menyamakan “etika” dan “etiket”, padahal keduanya memiliki arti yang berbeda.
Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk,
benar-salah, tepat-tidak”. Sedangkan “etiket” (bahasa Prancis Etiguette) adalah tata krama, sopan santun,
atau pergaulan. Jika etika membahas “apa yang benar, salah, jujur, adil dan lainlain,” maka etiket
membahas “apa yang sopan dan pantas”. Etiket diterapkan, misalnya dalam percakapan, bertamu,
berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima tamu, bertelepon dan seterusnya.

Adapun hal-hal yang harus kita perhatikan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut :

a. Jangan memulai dengan kata “halo”, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan
tempat kita bekerja. Kata “halo” hanya akan membuang waktu dan ketika bertelepon bila seseorang sudah
mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita berada di tempat keja, sebaiknya kata tersebut tidak
digunakan. Contoh : Selamat pagi, PT Sejahtera Abadi. Ada yang bisa dibantu ?
b. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama
berbicara dengan si penelepon. Sekretaris yang pada

umumnya wanita, sering tergoda oeh “hobi ngerumpi”. Dalam hal ini kita mampu menempatkan diri kita
sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan melalui telepon apabila tidak perlunamun,
apabila ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan
hubungan teepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa mengganggu tugas pokok kita.

Berusahalah untuk mendengarka lawan bicara kita, jangan melamun, atau bersikap tidak tertuju pada
pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelepon mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “Apa,
bisa diulang?” sunggh hal yang tidak sopan bila kia mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu,
konsentrasikan pikiran sejenak pada percakapan tersebut. Jangan mengucapkan kata-kata menyinggung
perasaan, sebaliknya berbicaralah dengan sikap menyenangkan. Berusahalah untuk menanggapi maksud
pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti
layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Berbicarala dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat
atau lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak
memahami isi pembicaraan kita.

Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama jabatan orang yang akan dituju, di samping
pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya,
“saya harus berbicara dengan siapa ya?”. Apabila kita meelepon seseorang, kita dapat menanyakan
apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat itu orang yang kita tuju sedang
sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggunya di sela-sela kesibukannya.

D. Pemahaman Tentang Penanganan Telepon

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi lewat telepon antara lain :

1) Memasang volume suara pesawat telepon dalam tinggi nada wajar, tidak terlalu pelan atau terlalu
keras.

2) Berbuat sigap pada waktu mendengar pesawat telepon berdering, segera diangkat sebelum dering ke-
tiga. Pada waktu menelpon dan mendapat jawaban tidak terbengong-bengong, tetapi cepat berbicara
dengan menyebut nama diri atau lembaga tempat bekerja.

3) Mengatur suara sehingga bernada enak, terasa wajar, terkesan menyenangkan dan akrab. Jadi, tidak
bernada membentak-bentak meremehkan, atau takut-takut.

4) Bersikap membantu, serius dalam bericara dan mendengarkan pembicaraan. Jadi, tidakmemberi kesan
amat sibuk, tidak ingin diganggu, atau tidak membutuhkan.

5) Tidak menyalah gunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk urusan pribadi dengan menelepon,
atau berlama-lama berbicara lewat telepon menanggapi panggilan telepon dari orang lain. Etiket dan cara
bertelepon yang baik amat berperan dalam menciptakan gambaran baik tentang lembaga tempat bekerja
Oleh karena itu, sekretaris perlu memperhatikannya.
E. Tata Cara Bertelepon

Cara menelepon yang menyenangkan dan efisien berpengaruh terhadap citra kepribadian seseorang
maupun kewibawaan suatu instansi. Berikut beberapa tata cara yang perlu kamu perhatikan dalam
bertelepon.

a. Tehnik Dasar Tata Cara Bertelepon 1. Pemancar telepon sejajar dengan bibir anda, berjarak sekitar 2
jari dari mulut. 2. Bicaralah dengan jelas, atur nada dan volume suara dengan baik, jangan berteriak dan
bicaralah dengan tersenyum. 3. Bicaralah dengan ramah dan sopan. 4. Jangan makan (permen/snack) pada
saat menerima telepon. 5. Akhiri pembicaraan jika maksud dan tujuan menelepon sudah selesai. b. Sopan
Santun/ Tata Krama Dalam Merespon Telepon Masuk Sopan santun dalam menerima tele:pon bagi suatu
perusahaan sangat penting, karena akan memberi image atau citra baik tentang perusahaan. Adapun sopan
santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut:

Jawablah telepon dengan segera (maksimal 3 kali dering) Informasikan dengan jelas identitas perusahaan,
departemen atau dini anda. Berikan salam (sesuai waktu) pada penelepon dengan ramah.

4. Cari tau siapa nama penelepon tersebut.

Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong
pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin. Gunakan magic word yaitu kata-kata yang
halus sehingga menyentuh sanubari, seperti: maaf, silahkan, terima kasih, dsb. Jika anda memerlukan
waktu untuk mencari informasi tanyakan pada sang penelepon apakah dia mau menunggu atau menelepon
kembali. Jika terdapat gangguan atau penundaan mintalah maaf, jelaskan masalahnya dan tawarkan jalan
keluar yang memungkinkan. Orang yang menelepon sebaiknya yang menutup telepon terlebih dahulu.
Bersuara Phonogenic Dalam Menerima TeleponPhonogenic artinya suara yang memberi kesan ramah,
santun, bersahabat dan penuh perhatian sehingga terdengar menyenangkan. Adapun kriterianya adalah:

berbicara dengan kecepatan normal.

Berbicara seakan-akan berhadapan langsung dengan penelepon. Berbicara dengan nada yang sedang
(tidah rendah dan tidak tinggi/keras). Berbicara dengan rasa santun, ramah dan rasa ingin membantu
penelepon.

. Menggunakan Bahan Dan Alat Menerima Telepon Secara Efektif Dan Efisien Bahan penerimaan
telepon adalah: 1. Catatan Agenda Kegiatan Pimpinan/Pejabat/Departemen/Organisasi. 2. Memo Khusus
dari Pimpinan/Pejabat.