1.

Identitas Perusahaan

Hal paling penting yang harus dituliskan dalam sebuah surat penawaran adalah identitas
pengirim atau identitas perusahaan yang mengirim surat penawaran tersebut. Nama perusahaan
atau instansi menjadi hal yang sangat penting untuk dicantumkan. Hal ini bertujuan untuk
mempermudah klien untuk mengenali perusahaan atau distributor yang dituju.

Cantumkan juga sedikit ulasan, review atau alamat perusahaan agar klien bisa dengan mudah
mengenalinya. Identitas perusahaan salah satunya dapat dituliskan pada bagian kop surat,
sehingga saat pertama kali membaca, klien akan langsung memahami siapa yang mengirim surat
tersebut.

Selain pada kop surat, bisa juga mencantumkan identitas perusahaan pada bagian utama surat.
Apabila ingin memberikan informasi yang lebih detail seperti profil hingga protofolio, bisa juga
memberikannya pada bagian lampiran.Sehingga klien bisa lebih mengenal terkait data-data dan
rekam jejak perusahaan yang menjadi pengirim surat penawaran tersebut.

2. Jumlah Stok Barang

Jumlah stok barang yang dimiliki menjadi hal lain yang harus dilampirkan. Adanya lampiran
jumlah stok barang ini akan mempermudah klien mengerti menilai kemampuan pengirim yang
akan menjalin kerjasama dengannya.Dengan melampirkan jumlah barang ataupun stok barang
oleh pihak penawar akan memudahkan klien untuk memperkirakan kesanggupan dari pihak
penawar untuk memenuhi kebutuhan klien.

Hal ini tentu menjadi salah satu pertimbangan penting  bagi klien. Memberikan keterangan
secara detail mengenai stok barang yang ada, serta seberapa banyak kebutuhan tersebut dapat
dipenuhi apabila pasokan kebutuhan dilakukan secara rutin adalah hal yang sangat penting untuk
dicantumkan. Rincian yang lebih detail bisa juga dilampirkan apabila dianggap penting.
Sehingga klien dapat memiliki pertimbangan yang lebih baik.

3. Penjelasan Produk

Penjelasan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan menjadi hal yang perlu dituliskan dalam
surat penawaran. Berikan penjelasan yang detail dan jelas mengenai produk yang akan
ditawarkan. Mulai dari spesifikasi produk hingga pilihan produk yang dapat diberikan. Hal ini
akan lebih mengutungkan apabila terdapat lebih dari satu jenis produk yang dapat menjadi
pilihan bagi klien untuk memenuhi kebutuhannya.

Penting juga untuk mencantumkan nama atau merk produk dalam surat penawaran Hal ini
menjadi salah satu faktor yang dapat menambah ketertarikan klien untuk membeli produk
tersebut.Kualitas suatu produk juga sangat berpengaruh terhadap minat klien untuk membeli
produk tersebut. Sehingga dengan mencantumkan kualitas produk yang ditawarkan pada surat
penawaran, akan lebih meyakinkan klien untuk membelinya.
Penjelasan produk ini akan memberikan gambaran tentang kondisi produk yang dimiliki pada
klien terkait. Sehingga klien bisa mempertimbangkan pada bagian apa atau produk mana yang
akan diminta untuk bekerja sama. Dengan melampirkan penjelasan tentang jenis-jenis produk
yang bisa dijadikan alternatif juga dapat memberikan peluang kerjasama yang baru.

4. Harga Khusus

Harga menjadi salah satu pertimbangan penting ketika akan melakukan pembelian barang.
Sehingga harga menjadi hal yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran. Maka akan menjadi
nilai lebih untuk melampirkan ‘harga khusus’ atau diskon bagi klien yang akan diajak
bekerjasama

Diskon menjadi salah satu daya tarik bagi konsumen dalam pertimbangannya untuk membeli
suatu produk. Setiap konsumen  pasti menginginkan harga yang terbaik sesuai dengan budget
yang dimiliki. Jika pihak penawar menyediakan harga khusus tentu klien akan semakin tertarik,
sehingga penting untuk mencantumkannya.

Harga khusus yang dilampirkan akan menjadi kelebihan tersendiri yang dapat ditonjolkan pada
klien. Terlebih untuk pembelian produk dalam jumlah yang banyak. Jangan lupa untuk
menyertakan range harga jika harga barang tersebut diperkirakan naik atau turun.

5. Tata Cara Pembayaran

Tata cara pembayaran juga menjadi hal penting lain untuk dijelaskan dalam sebuah surat
penawaran. Karena kesepakatan pembayaran menjadi salah satu poin perjanjian yang akan
mempengaruhi kerjasama selanjutnya. Terlebih tiap perusahaan memiliki kriteria pembayaran
yang berbeda-beda. Sehingga perlu untuk memberikan penjelasan tentang bagaimana tata cara
pembayaran di awal.

Terdapat beberapa tata cara pembayaran yang biasanya ditawarkan pada klien. Mulai dari
pembayaran yang langsung lunas di awal transaksi, pembayaran dengan uang muka atau DP
(down payment), hingga pembayaran di tempat. Sebaiknya sertakan keterangan apabila masalah
pembayaran dapat dibicarakan lebih lanjut.

Hal ini biasanya akan menjadi bahan pertimbangan  bagi klien untuk membeli produk tersebut.
Karena setiap klien memiliki kriteria dan manajemen keuangan yang berbeda-beda.

6. Pengiriman Barang

Sebuah surat penawaran yang baik, tentu turut melampirkan perihal pengiriman barang.
Pengiriman barang ini biasanya tak terlepas dari poin pembayaran. Sebab tak jarang, barang akan
dikirim setelah perjanjian pembayaran antara pihak penawar dengan klien mendapatkan titik
temu.
Untuk barang-barang tertentu yang memiliki bahan berbeda atau memerlukan perlakuan khusus,
maka menjadi penting untuk mencantumkan bagaimana barang tersebut dikemas, metode
transportasi apa yang akan digunakan dan berbagai hal lainnya.

Pengiriman barang menjadi  penting untuk memberikan jaminan pada klien jika barang yang
dipesan akan tiba di tujuan dengan selamat dan utuh. Setiap konsumen pasti menginginkan
barang yang dibelinya sampai di tangannya dengan aman. Maka dari itu, penting untuk
mencantumkan cara pengiriman atau jasa ekspedisi barang apa yang digunakan. Sehingga perlu
untuk meyakinkan klien terkait dengan hal pengiriman barang.

7. Sifat Penawaran Dengan Klien

Ada berbagai sifat penawaran yang dapat ditawarkan pada klien. Berbagai sifat penawaran ini
sebaiknya dijelaskan pada bagian surat penawaran. Beberapa sifat penawaran yang ada antara
lain sebagai berikut.

 Penawaran terikat. Pada penawaran jenis ini maka penawaran yang terjadi antara klien
dan perusahaan pengirim penawaran sifatnya terikat. Sehingga jika ada perubahan harga
atau jumlah barang pihak perusahaan wajib memberitahukan pada pihak klien. Begitu
juga sebaliknya.
 Jenis penawaran tidak terikat atau penawaran bebas. Di penawaran jenis ini maka jika ada
perubahan harga maupun jumlah produk pihak perusahaan maupun klien tidak wajib
saling memberitahukan. Inilah yang membuat penawaran ini diberi nama penawaran
bebas. Karena pihak klien dan perusahaan tidak saling terikat.
 Penawaran berjangka waktu. Jenis penawaran yang satu ini berlaku di jangka waktu
tertentu. Biasanya jenis penawaran yang satu ini berlaku untuk penawaran jasa. Sehingga
kerjasama hanya berlaku pada jangka waktu tertentu sesuai dengan perjanjian.

8. Administrasi Pendukung

Administrasi pendukung menjadi hal penting lain untuk dilampirkan. Administrasi perusahaan
atau pemberi usaha yang lengkap dan baik dapat menjadi salah satu nilai tambah yang membuat
klien menjadi semakin yakin dan tertarik.

Beberapa administrasi pendukung yang dapat digunakan dan dapat membuat klien menjadi
semakin yakin sebagai berikut.

 NPWP.
 Surat Izin Perdagangan (SIUP).
 Daftar Rekam Jejak (TDR).

Selain yang di atas, administrasi pendukung lain yang diperkirakan mampu membuat klien
semakin yakin untuk mengadakan kerjasama juga bisa dilampirkan. Masukkan hal-hal tersebut
ke dalam surat penawaran yang akan diajukan.