22/02/2022

PERKENALAN ...

Gunawan Ariwibowo, S.Sos.,M.Si.

Riwayat pendidikan : Pekerjaan lain :

JADWAL D 3 Arsip Fak.sastra UI

S 1 Ad.negara STIA LAN RI
S 2 ad. Niaga URINDO
Dosen
a. D3 arsip
b. STIE GR Depok

RETENSI
Riwayat jabatan : c. STIE KesatuanBogor
Arsiparis Trampil tahun 1992 – 1998 d. BSI cab. salemba
Arsiparis ahli tahun 2000 – 2007 e. Inter-studi
Widyaiswara tahun 2007 s.d. Skrng Penulis modul arsip

ARSIP Riwayat Pekerjaan :

Depo arsip (1990 – 1994)
Bappenas (1995 – 1996)
a. Pusdiklat kem.agama
b. Pusdiklat Arsip ANRI
c. Pusdiklat kemendiknas
Setneg (1997) Konsultan Arsip

(JRA) Direktorat Kearsipan Pusat (1998 – 2006) a. PT. Bank Mandiri Div. Kredit
Pusdiklat ANRI (2007 s.d. Skrng) b. Kantor Advokat Tafrizal Hasan Gewang,SH
c. PT. Gencar Semarak Persada

ARSIP (SEBELUM DITATA)

1
 22/02/2022

KONDISI PENYIMPANAN ARSIP DI UNIT KERJA

ARSIP
SURAT SURAT
SURAT LAIN- CAMPUR
MASUK KELUAR UMUM
MASUK LAIN AN
2008 Th. 2009 2010
2010
Th. 2009

ORDNER ORDNER ORDNER ORDNER

ORDNER ORDNER

2
 22/02/2022

JADWAL RETENSI ARSIP JRA MENURUT UUNO.43 TH. 2009

Jangka waktu simpan Daftar yang berisi sekurang-kurangnya

NO Jenis/seri arsip
1. Produk hukum Internal 3 tahun
Aktif
8 Tahun
Inaktif Ket.
Permanen
jangka waktu penyimpanan atau retensi,
2.
Dokumentasi produk hukum jenis arsip, dan keterangan yang berisi
eksternal 3 tahun 3 tahun musnah
rekomendasi tentang penetapan suatu
3. Surat Penawaran yang
ditolak
1 Tahun -
Musnah jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali,
atau dipermanenkan yang dipergunakan
3. Pengadaan perangkat 2 Tahun 3 tahun
komputer
Dinilai
Kembali sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
9

KP.02.04 PL.06.02 KU.05.04

Kendaraan Anggaran
Cuti
Cuti Kendaraan Dinas Rutin
Anggaran Tahunan
Tahunan Dinas Th. 2008 2009
Rutin 2010
2010 Th. 2008 2009

ORDNER ORDNER ORDNER ORDNER

ORDNER ORDNER

3
 22/02/2022

ARSIP DI UNIT KERJA (SETELAH DITATA)

823 040 911

Kendaraan Anggaran
Cuti
Dinas Rutin
Tahunan Th. 2008 2009
2010

ORDNER ORDNER
ORDNER

PEMBERKASAN ARSIP ARSIP DI RECORD CENTRE

DENGAN KLASIFIKASI (SETELAH DITATA)

15

4
 22/02/2022

JENIS JRA JRA FASILITATIF

 JRA FASILITATIF (fungsi penunjang)  JRA Kode – 000 (UMUM)

 JRA SUBSTANTIF (fungsi pokok)  JRA Kode - 700 (PENGAWASAN)

 JRA Kode - 800 (KEPEGAWAIAN)

 JRA Kode - 900 (KEUANGAN)

 JRA PERLENGKAPAN

 JRA HUKUM

 JRA KERUMANTANGGAAN

 JRA PERENCANAAN

17 18

JRA SUBSTANSTIF 4 KELOMPOK BERSAR RA

 JRA Keuangan
a. JRA Kode – 100 (Pemerintahan) (Perka ANRI No. 07/2007)
b. JRA Kode - 200 (politik)
 JRA Kepegawaian
c. JRA Kode - 300 (Keamanan dan Ketertiban) (Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No.
41/2007 )
d. JRA Kode - 400 (Kesra)
e. JRA Kode - 500 (Perekonomian)
 JRA Fasilitatif Non Keuangan
f. JRA Kode - 600 (PU dan Ketenagaan) dan Non Kepegawaian
(Perka ANRI No. 12/2009)

 JRA Substantif
19

5
 22/02/2022

PASL 48, UU NO. 43 TAHUN 2009: PASAL 47, UU NO. 43 TAHUN 2009

a.Lembaga negara, pemerintahan daerah, a.Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta

perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau arsip.
BUMD wajib memiliki JRA. b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan
b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berdasarkan JRA dengan memperhatikan
ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, kepentingan pencipta arsip serta kepentingan
pemerintahan daerah, perguruan tinggi masyarakat, bangsa dan negara
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

UNSUR JRA : RETENSI AKTIF DAN INAKTIF

a. Jenis/series arsip
b. Jangka waktu penyimpanan (retensi)
1. retensi aktif
umur/usia berkas di ruang kerja (unit
pengolah)
2. retensi inaktif
di Unit kerja di ruang arsip
umur/usia berkas di ruang arsip (record
1 tahun 2 tahun Musnah
centre)

6
 22/02/2022

d. Keterangan :
- Permanen,
berkas/arsip disimpan selamanya karena
memiliki nilai kesejarahan
- Musnah
berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah AKTIF/
INAKTIF/ STATIS/
disimpan beberapa lama dan tidak RUANG KERJA
RECORD CENTRE DEPO

memiliki nilaiguna
- Dinilai kembali, 2 TAHUN 8 TAHUN PERMANEN
Dinilai ulang setelah beberapa lama,
keputusan jalan tengah antara musnah
atau permanen

AKTIF/ INAKTIF/ AKTIF/ INAKTIF/

RUANG KERJA RECORD RUANG KERJA RECORD
CENTRE MUSNAH CENTRE MUSNAH
2 TAHUN 3 TAHUN 2 TAHUN 8 TAHUN

7
 22/02/2022

RETENSI ARSIP :
STATIS/
DEPO a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia
b. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan
AKTIF/ berkas lain, tidak dapat disama-ratakan,
RUANG KERJA INAKTIF/
RECORD CENTRE
c. Umur atau usia berkas, dalam istilah
2 TAHUN 8 TAHUN kearsipan disebut dengan RETENSI atau
MUS
NAH JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN
d. Penentuan umur/usia/retensi berkas,
DINILAI tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS
KEMBALI

Penentuan retensi/umur arsip

Tergantung pada : c. Arsip sangat penting/
1. Bobot informasi arsip arsip vital disimpan selamanya
arsip biasa sesaat/sebentar untuk organisasi
maksimal 1 tahun
Ket. : musnah Arsip bernilai disimpan selamanya
arsip penting beberapa lama sejarah untuk masyarakat
2 th – 5 th
2 th - 10 th
Ket. : M/DK/P

8
 22/02/2022

PRINSIP NILAI GUNA

2. Nilai guna arsip a. Setiap berkas memiliki nilaguna
A- Administrasi b. Ada 2 nilaiguna, nilai guna Primer (untuk
L- Legal kepentingan organisasi) dan nilaiguna
F- Finansial sekunder (untuk kepentingan masyarakat)
R- Research c. Makin banyak nilaiguna pada berkas, maka
E- Evidensial makin penting berkas tsb,
I - Instrinsing d. Makin penting berkas tsb, maka makin lama
D- Dokumentasi retensi/umur berkas

PENULISAN RETENSI
CONTOH :
a. Dengan angka :
1. Surat undangan - Administrasi 1 tahun 2 tahun Musnah
2. Berkas pengadaan - Administrasi 2 tahun 3 tahun Permanen
- Finansial 3 tahun 2 tahun DK
3. Kontrak/MoU - Administrasi
- Finansial b. Dengan kata-kata :
- Legal selama masih berlaku
Retensi : sampai dengan diperbaharui
1. Surat undangan - 1 tahun selama tahun berjalan
2. Berkas pengadaan - 2 – 5 tahun
3. Kontrak/MoU - 2 - 10 tahun c. Angka dan kata-kata :
1 tahun setelah diaudit
2 tahun setelah SK terbit

9
 22/02/2022

MEMBUAT/MENGIDETIFIKASI JENIS ARSIP

 Jenis/ Series Arsip, sekelompok arsip yang Dilakukan melalui analisis
diatur sebagai satu kesatuan unit informasi Struktur Organisasi
karena kesamaan aktivitas, kesamaan
urusan dan kesamaan bentuk redaksi atau FUNGSI KEGIATAN Berkas/ Item
karena adanya hubungan satu sama lain file

saat arsip diciptakan, diterima atau

digunakan

37

CONTOH KLASIFIKASI
ANALISIS FUNGSI KP – KEPEGAWAIAN
10 PENERIMAAN PEGAWAI
01 Pengumuman
KEPEGAWAIAN (fungsi) - tidak diberi retensi 02 Panggilan
03 Lamaran
04 Ujian dan wawancara
Penerimaan Pegawai (aktifitas) – diberi retensi 20
05 Kelulusan
PENGANGKATAN PEGAWAI
01 Calon PNS
Pemanggilan (Berkas) - diberi retensi 02 Tenaga Kontrak
30 PROMOSI
Surat Panggilan (item) – tidak diberi retensi 01 Kenaikan pangkat/golongan
02 Pengangkatan dalam jabatan
03 Kenaikan gaji berkala
40 CUTI
01 Cuti Tahunan
02 Cuti Besar
03 Cuti Sakit
04 CLTN
50 PENILAIAN PEGAWAI
01 DP3
02 Absensi
03 Kinerja

10
 22/02/2022

800 - KEPEGAWAIAN
KLASIFIKASI PEMERINTAH DAERAH
810 PENGADAAN
811 Lamaran
(Permendagri No: 78 Tahun 2012)
812 Pengujian Kesehatan
000 - Umum 813 Pengangkatan Calon Pegawai
100 - Pemerintahan 814 Pengangkatan Tenaga Lepas
820 MUTASI
200 - Politik
821 Pengangkatan
300 - Kemanan dan Ketertiban 822 Kenaikan gaji berkala
400 - Kesejahrteraan 823 Kenaikan Pangkat/Pengangkatan
500 - Perekonomian 824 Pemindahan/Pelimpahan/Perbantuan
600 - PU dan Ketenagaan 825 Penempatan Kembali
826 Tugas Belajar
700 - Pengawasan
827 Wajib Militer
800 - Kepegawaian 828 Mutasi Pegawai Instansi Lain
900 - Keuangan

LANJUTAN :
BERKAS
830 KEDUDUKAN
 Himpunan dokumen yang disusun baik atas
840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI
850 CUTI
dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah
851 Cuti Tahunan dan kesamaan jenis
852 Cuti Besar
853 Cuti Sakit
854 Cuti Hamil
855 Cuti Naik Haji
860 PENILAIAN
870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN

11
 22/02/2022

PENATAAN BERKAS PRINSIP PENATAAN BERKAS

 Kegiatan menata dokumen dalam bentuk Dokumen harus memberkas :

berkas dan mengatur berkas dalam tatanan a. Berkas kesamaan urusan (dosier)
yang sistimatis b. Berkas kesamaan masalah (rubrik)

c. Berkas kesamaan jenis (seri)

BERKAS KESAMAAN JENIS

BERKAS KESAMAAN MASALAH
(Rubrik)  Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam
berkas (seri) yang sama :
DOKUMEN YANG MASALAHNYA SAMA - Seri Surat Edaran tahun 2009
DIHIMPUN DALAM SATU BERKAS - Seri Surat Keputusan 2008
- Berkas Kenaikan pangkat
- Berkas pengadaan ATK

12
 22/02/2022

812
BERKAS KESAMAAN URUSAN Berkas Tes Kesehatan
2011
(DOSIER)

 Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan 812

Berkas Tes Kesehatan
dihimpun dalam satu berkas. 2012

 Berkas akan mencerminkankegiatan sejak 812

PENGUJIAN KESEHATAN
awal hingga akhir
- Berkas Proyek Pembangunan Jembatan Suramadu 810-
PENGADAAN
- Berkas Proyek Revovasi gedung Kantor utama
800 –
KEPEGAWAIAN

JRA harus sinkron dengan Kode Klasifikasi Arsip Sampai jumpa ….

JRA KKA

13