22/02/2022

KEMENTERIAN
PERTANIAN

DIRJEN HORTIKULTURA

SUB BAGIAN KEARSIPAN BADAN LITBANG

BIRO UMUM DAN PENGADAAN
Luh Putu Yuni Anggreni, SE. MM
DIRJEN TANAMAN
PANGAN KEMENTAN PUSAT

1
 22/02/2022

ARSIP KACAU ARSIP KACAU

ARSIP RUSAK DAN KACAU PUSAT ARSIP

DITJEN PETERNAKAN DAN KESWAN

2
 22/02/2022

DASAR HUKUM PROSES PENGELOLAAN ARSIP

Arsip diciptakan DI INDONESIA
untuk pelaksanaan
 UU No. 43/ 2009 tentang Kearsipan. TUPOKSI organisasi
( ARSIP AKTIF )
 PP No. 28/ 2012 tentang Pelaksanaan
Atas UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang ARSIP DINAMIS
Kearsipan.
Arsip disimpan
 Peraturan Kepala ANRI no 25/ 2012 ttg untuk referensi dan
Sebagian arsip
disimpan sebagai
Pedoman Pemusnahan Arsip. memori organisasi bahan pertanggungjawaban
( ARSIP INAKTIF ) nasional
 Permentan 77/Kpts/OT.140/2/2006
Pedoman Tata Cara Penyusutan Arsip
dan Jadwal Retensi Arsip Departemen Sebagian arsip ARSIP STATIS
dimusnahkan
Pertanian. karena sudah
tidak bernilai guna

Kelembagaan
 Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit
Pengolah dan Unit Kearsipan;
 Belum optimalnya Lembaga Kearsipan
 Kurangnya pembinaan intern!
SDM Penggunaan
 Kurang Tenaga Pengelola Arsip Penciptaan (Use) & Penyusutan
 Kurangnya perhatian terhadap Pengelola Arsip
(Creation) Pemeliharaan (Disposition)
Sarana Prasarana (Maintenance)
 Tempat penyimpanan arsip
Pendanaan
 Peran Arsiparis

3
 22/02/2022

KONDISI UMUM PENGERTIAN

KEARSIPAN SAAT INI
Penyusutan Arsip menurut Pasal 49 UU No. 43/
1. Sarana penyimpanan arsip terbatas, 2009 tentang Kearsipan adalah meliputi :
2. Tidak ada ruang arsip,
3. Perhatian pimpinan kurang, 1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah
4. Penumpukan arsip di ruang kerja/kantor, ke unit kearsipan;
5. Tidak ada staf yag ditugaskan, 2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi
dan yang tidak memiliki nilai guna
6. Penyusutan arsip tidak sesuai prosedur. dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan, dan
3. Penyerahkan arsip statis oleh pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan

LATAR BELAKANG PERLUNYA TUJUAN PENYUSUTAN

PENYUSUTAN ARSIP

1. Menghemat tempat, peralatan serta

 Terjadinya penumpukan arsip di unit kerja
 Terbatasnya ruang dan tempat penyimpanan arsip
 Unit kerja hanya berkeinginan menyimpan arsip-
arsip yang berdayaguna dan berhasil guna
biaya
2. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai
berkas kerja.
3. Memudahkan pengendalian arsip yang
tercipta.
4. Mempercepat dalam penemuan kembali.
5. Menyelamatkan arsip yang bernilaiguna
permanen (sekunder) serta mempunyai
nilai pertanggungjawaban nasional.

4

LANGKAH-LANGKAH PENYUSUTAN
 Masa penyimpanannya harus berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip sebagai pedoman dalam :
- memindahkan arsip aktif
- memusnahkan arsip yang masa simpannya habis
- menyerahkan arsip ke Lembaga Kearsipan,
 Setiap kegiatan penyusutan disertai Daftar Arsip
dan Berita Acara
 Apabila belum memiliki JRA, maka harus melalui
kegiatan pembenahan terlebih dahulu, seperti
survei arsip, membuat daftar ikhtisar arsip,
membuat daftar arsip sementara, deskripasi arsip,
serta daftar waktu simpan.
I PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Ketentuan Umum
• Memperhatikan bentuk dan media arsip
• Arsip yang dipindahkan benar-benar arsip inaktif
• Telah selesai retensi aktifnya berdasarkan JRA
• Arsip inaktif yang dipindahkan dalam keadaan teratur.
22/02/2022
LANJUT.....PEMINDAHAN ARSIP
 Dilaksanakan dari unit pengolah ke unit
kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang
ada di lingkungan lembaga negara tsb
 Lembaga negara dapat memindahkan arsip
inaktif yg memiliki nilai berkelanjutan ke depot
penyimpanan arsip inaktif yg dikelola ANRI
LANJUT...PEMINDAHAN ARSIP
 Pemindahan arsip inaktif dari UP ke UK
menjadi tanggung jawab pimpinan UP
 Pemindahan arsip inaktif setelah melewati
retensi arsip aktif
 Pemindahan arsip inaktif dengan daftar arsip
dan berita acara pemindahan
 Berita acara dan daftar arsip inaktif yang
dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan
UP dan pimpinan UK
5
 22/02/2022

DAFTAR ARSIP
LANJUT..... PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN

Prosedur INSTANSI :
ALAMAT :
• Menyeleksi arsip inaktif berdasarkan JRA; TELEPON :
• Menata arsip inaktif;
Nomor Isi (Uraian Masalah) Tahun Jumlah Keterangan
• Membuat daftar arsip inaktif yang dipindahkan, yang
sekurang-kurangnya memuat: nomor, uraian informasi,
tahun penciptaan, volume arsip, keterangan;
• Membuat berita acara pemindahan arsip inaktif yang
sekurang-kurangnya memuat : keterangan tempat, hari,
tanggal, bulan, tahun dilaksanakan serah terima,
keterangan pelaksanaan serah terima, tanda tangan dan
nama jelas penjabat yang melaksanakan serah terima.
• Koordinasi dengan Unit Kearsipan Kepala Unit Kearsipan Kepala Unit Pengolah
• Melaksanakan pemindahan arsip ke unit kearsipan
(.................................) (...................................)

TEKNIK PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DAFTAR ARSIP INAKTIF

Nama Instansi ……………………………………….
DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN
Lokasi Simpan
JRA Kode
Kurun
Tingkat
Media Kondi
No. Unit Kerja Klasifik Uraian Perkembanga Jumlah Status
Waktu Arsip si
PENYELEKSIAN asi n Gedun
Rak
Bari
Boks
Folde
g s r

Sub
1 TU.140uraian arsip 2004 Copy Kertas Baik 1 Folder 06 01 01 0001 0001 Musnah
Kearsipan
PENDAFTARAN
Sub
2 TU.140uraian arsip 2004 Asli Kertas Baik 1 Folder 06 01 01 0001 0002 Permanen
Kearsipan

PENATAAN FISIK
Sub Dinilai
3 TU.140uraian arsip 2004 Asli Kertas Baik 1 Folder 06 01 01 0001 0002
Kearsipan Kembali

PELAKSANAAN

DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

6
 22/02/2022

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP

Nomor : ……………….. PANITIA PENILAI ARSIP
Pada hari ini …… tanggal……. bulan….…. tahun………
Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ………. ke Pusat Arsip, yang
melibatkan :
Ditetapkan pimpinan pencipta arsip
Nama:
Jabatan : Harus memenuhi unsur :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit …sebagai pihak I
- pimpinan UK sebagai ketua merangkap anggota
Nama :
Jabatan : - pimpinan UP pemilik arsip yg arsipnya akan
NIP :
Unit Keja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit Kearsipan, sebagai pihak II
dimusnahkan sebagai anggota
Pihak I menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip yang
dimaksud dalam daftar lampiran kepada pihak II. Pihak II akan memberikan
layanan arsip kepada pihak I.
- arsiparis sebagai anggota.
……,…………….. Panitia penilai arsip bertugas melakukan penilaian
Pihak II Pihak I
arsip yang akan dimusnahkan.
(……………….) (……………….)

PEMUSNAHAN (PASAL 51) :

LANJUT... PEMUSNAHAN.

 wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang  Pemusnahan di Lingkungan LN diterapkan oleh
benar. pimpinan LN setelah mendapat :
 merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta - pertimbangan tertulis dari panitia penilai
arsip yang bersangkutan arsip
- persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

 Pelaksanaan pemusnahan arsip LN menjadi

tanggungjawab UK

7

II PEMUSNAHAN ARSIP
Ketentuan Umum
1. Tidak memiliki nilai guna
2. Telah selesai retensinya dan berketerangan musnah
berdasarkan JRA
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang;
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara;
5. Dilakukan secara total terhadap fisik dan informasi
arsip, dgn cara: pencacahan, daur ulang, peleburan
secara kimia;
6. Disaksikan oleh pejabat dari bagian hukum dan
pengawasan dari lingkungan pencipta arsip ybs.
LANJUT... PEMUSNAHAN ARSIP
Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012
tentang Pedoman Pemusnahan Arsip --- > sebagai panduan
Pemusnahan Arsip dilaksanakan berdasarkan :
1. Prinsip pemusnahan arsip
2. Kriteria arsip yang dimusnahkan
3. Pelaksanaan pemusnahan
Prosedur Pemusnahan Arsip :
1. Pembentukan panitia penilai
2. Penyeleksian arsip
3. Pembuatan daftar arsip usul musnah
4. Penilaian oleh panitia penilai
5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip
22/02/2022
LANJUT...PEMUSNAHAN ARSIP
Prinsip pemusnahan arsip
1.
 pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
 Pemusnahan arsip menjadi tanggungjawab pencipta arsip
 Pemusnahan arsip hanya dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah
memperoleh persetujuan pimpinan pencipta arsip dan atau Kepala
ANRI
 Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit
Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung
jawab Unit Kearsipan Pencipta Arsip ybs
 Pemusnahan non arsip seperti formulir kosong, amplop, undangan
dan duplikasi sebagai hasil penyiangan dapat dilaksanakan di masing
– masing Unit Pengolah
 Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi
baik fisik maupun informasinya
LANJUT... PEMUSNAHAN ARSIP
2. Kriteria Arsip Yang dimusnahkan
 Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun nilai guna
sekunder
 Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnhakan berdasarkan
JRA
 Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
 Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara
3. Pelaksana pemusnahan
Lembaga Negara ---- > pemusnahan arsip di lingkungan lembaga
negara menjadi tanggungjawab unit kearsipan di lingkungan lembaga
negara
8
 22/02/2022

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

TEKNIK PEMUSNAHAN ARSIP
Pembentukan Panitia Penilai Arsip JRA INSTANSI :
ALAMAT :
Penyeleksian TELEPON :
Nomor Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Keterangan
Pembuatan daftar arsip usul musnah Perkembangan

Penilaian oleh PPA

1.Keputusan pembentukan
Kementerian PPA
Pertanian RI Persetujuan Kepala ANRI 2. Notulen Rapat PPA
3. Surat Pertimbangan PPA
Penetapan Pimpinan Pencipta Arsip 4. Surat Persetujuan Pimp
Persetujuan Ka ANRI Pencipta Arsip
5. Keputusan Pimp PA ttg
Pelaksanaan PA
Pelaksanaan pemusnahan Arsip 6. Berita acara Tanggal ……………..
7. Daftar arsip Kepala Unit Kearsipan
8. Dilaksanakan
secara total
9. Disaksikan min. (…………………)
2 pejabat bidang hukum/
pengawasan

Arsip yg tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor : ……………………
wajib disimpan oleh pencipta arsip
Arsip yang disimpan : Pada hari ini ……… tanggal ……bulan ……..tahun……, yang
- keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip, bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi
- notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip telah
melaksanakan pemusnahan arsip …………..,
melakukan penilaian sejumlah……………… tercantum dalam Daftar Arsip Yang
- surat pertimbangan PPA arsip kepada pimpinan pencipta Dimusnahkan terlampir………..lembar, penghancuran secara
total dengan cara ………….
arsip yang menyatakan bahwa arsip yg diusulkan musnah
dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan Saksi-saksi Manajer Arsip/Kepala
- Surat persetujuan pemusnahan arsip dari pimpinan Kantor
pencipta arsip
- Surat persetujuan Kepala ANRI
- Keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan (Kepala Unit Yg Mempunyai Arsip ) (……………………….)
pelaksanaan pemusnahan
arsip
(Unit Hukum )
- berita acara pemusnahan arsip
- daftar arsip yang dimusnahkan.
Diperlakukan sebagai arsip vital (Unit Pengawas Internal )
Berita Acara dan daftar arsip musnah ditembuskan ke Kepala ANRI

9
 22/02/2022

LANJUT ... PENYERAHAN (PS 53) :

SURAT PERTIMBANGAN
PANITIA PENILAI ARSIP
Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan arsip di ……………….. (Nama Instansi)
berdasarkan Surat ……………………… ( Pejabat Pengirim Surat ) Nomor …… tanggal ……., tahun dalam
hal ini telah dilakukan penilaian dari tanggal ……………………. s/d …………………………, terhadap :

a. Arsip ………………………………………………………………………  Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip

b. Milik instansi ………………………………………………………..
statis kepada ANRI.
Dengan menghasilkan pertimbangan
menyetujui usulan pemusnahan arsip sebagaimana terlampir, namun ada beberapa berkas yang
dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan karena mempunyai nilai sekunder sebagaimana terlampir
(contoh)
 Arsip statis) adalah arsip yang:
memiliki nilai guna kesejarahan; dan
Demikian pertimbangan Panitia Pnenilai Arsip, dengan harapan permohonan persetujuan usul
pemusnahan arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui prosedur yang ada .

Nama kota, tanggal, bulan, tahun telah habis retensinya dan berketerangan
1. Ketua .................................................... dipermanenkan sesuai dengan JRA.
NIP, Jabatan
2. Anggota ..................................................
NIP, Jabatan
3. Anggota
NIP, Jabatan
....................................................
 Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas,
4. Anggota ................................................... reliabilitas, dan keutuhan arsip statis yang diserahkan
kepada lembaga kearsipan
NIP, Jabatan
5. Anggota ...................................................
NIP , jabatan

III PENYERAHAN ARSIP

TEKNIK PENYERAHAN ARSIP
JRA

Ketentuan Umum
Penyeleksian

Pendaftaran
1. Memiliki nilaiguna kesejarahan;
Penilaian PPA
2. Memiliki nilaiguna untuk kepentingan
komunitas /masyarakat , nasional; Pemberitahuan

3. Telah selesai retensinya dan berketerangan Verifikasi ANRI

permanen berdasarkan JRA Penetapan Menag
4. Autentik dan terpercaya, asli atau original,
Pelaksanaan
utuh, dan dapat digunakan.

Daftar arsip Berita acara

10
 22/02/2022

PENYERAHAN ARSIP STATIS KE ANRI

BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Nomor : ……………………

Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ……. Tahun ………., kami yang bertanda tangan dibawah ini :

1. Nama :
NIP :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama ………… (Instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya
disebut pihak I (Pertama)
2. Nama :
NIP :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia, untuk selanjutnya
disebut pihak II (Kedua), menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti
tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional RI.

Yang menerima Yang menyerahkan

Pihak Kedua, Pihak Pertama,

(………………) (……………….)
Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan

PENYERAHAN ARSIP KE ANRI

arsip tertib 5

11
 22/02/2022

SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH

12