PENERAPAN E-HRM (ELECTRONIC HUMAN RESOURCE

MANAGEMENT) MENGGUNAKAN TOOLS ZOHO (STUDI KASUS PT.

BPR SARASWATI EKABUMI)

TUGAS AKHIR

Diajukan guna memenuhi sebagian persyaratan dalam rangka menyelesaikan

Pendidikan Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknologi Informasi

I GEDE ARYA KRISNADINATHA

NIM: 1705551114

PROGRAM STUDI TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS UDAYANA
2021
 PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam Tugas Akhir ini tidak terdapat
karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar kesarjanaan di perguruan
tinggi lain, dan sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat
yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis
diacu dalam naskah ini dan disebutkan pada daftar pustaka.

Denpasar, Januari 2021

I Gede Arya Krisnadinatha

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Ida sang Hyang Widhi
Wasa/Tuhan Yang Maha Esa, karena atas Karunia-nya, penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir dengan judul “Penerapan e-HRM (Electronic
Human Resource Management) Menggunakan tools Zoho (Studi Kasus PT.
BPR SARASWATI EKABUMI)”. Selama pelaksanaan tugas akhir ini penulis
mendapat banyak masukan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu, penulis
ingin mengucapkan rasa terimakasih kepada:

1. Bapak Prof. Ir. Ngakan Putu Gede Suardana, MT.,Ph.D, selaku Dekan
Fakultas Teknik universitas Udayana.
2. Bapak Dr. I Made Oka Widyantara, S.T., M.T. selaku Ketua Jurusan
Teknologi Informasi Universitas Udayana.
3. Bapak Dr.Eng. I Made Agus Dwi Suarjaya, ST, M.Eng selaku dosen
pembimbing I dan Bapak I Putu Agus Eka Pratama, S.T., M.T. selaku
dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan masukan dan
bimbingan selama penyusunan tugas akhir ini.
4. Bapak Prof. Dr. I Ketut Gede Darma Putra, S.Kom., M.T., selaku dosen
pembimbing akademik, yang telah memberikan bimbingan selama
menempuh pendidikan di Jurusan Teknologi Informasi Fakultas Teknik
Universitas Udayana.
5. Orang tua dan teman-teman seperjuangan yang telah memberikan
dukungan dan motivasi dalam pembuatan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Akhir
kata penulis memohon maaf jika ada kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini.

Denpasar, Januari 2021

I Gede Arya Krisnadinatha

iii
 ABSTRAK

Electronic Human Resource Managament (e-HRM) adalah sebuah sistem

informasi yang menangani permasalahan-permasalahan yang berkenaan dengan
pengelolaan sumber daya manusia pada sebuah organisasi (perusahaan).
Permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini adalah keterbatasan perusahaan
dalam manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada, dengan usulan solusi
berupa sistem informasi manajemen Sumber Daya Manusia yang terintegrasi.
Dalam penerapan sistem e-HRM ini menggunakan tools dari pihak ketiga yaitu
Zoho, Zoho merupakan platform yang memungkinkan HRD/Personalia
melakukan manajemen sumber daya manusia dimulai dengan proses rekrutmen
atau oursourcing dan dilanjutkan dengan proses pengelolaan data sumber daya
manusia yang ada pada perusahaan. Dari penelitian yg telah dilakukan, diperoleh
hasil bahwa penggunaan modul-modul yang terdapat pada Zoho dapat membantu
perusahaan sebesar 83,22% dalam melakukan manajemen karyawan.

Kata kunci: e-HRM, HRD, Rekrutmen, Sumber Daya Manusia (SDM), Zoho

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ........................................................................................... i

PERNYATAAN ..................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iii
ABSTRAK ............................................................................................................ iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii
DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix
BAB I ...................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................ 2
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................................. 3
1.4 Manfaat Penelitian ........................................................................................... 3
1.5 Batasan Masalah .............................................................................................. 3
1.6 Sistematika Penulisan ...................................................................................... 4
BAB II .................................................................................................................... 6
2.1 State of the Art ................................................................................................. 6
2.2 Metodologi Penelitian ...................................................................................... 7
2.2.1 Metode Penelitian Kualitatif................................................................... 8
2.2.2 Metode Penelitian Kuantitatif................................................................. 8
2.3 Metode Pengumpulan Data .............................................................................. 8
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi....................................................................... 9
2.5 Manajemen Sumber Daya Manusia ................................................................. 9
2.5.1 Rekrutmen ............................................................................................ 10
2.5.2 Dekrutmen ............................................................................................ 11
2.5.3 Pengembangan Karir ............................................................................ 12
2.5.4 Kompensasi .......................................................................................... 13
2.6 Sejarah Perusahaan Studi Kasus .................................................................... 14
2.7 Pengenalan Zoho ............................................................................................ 15

v
 2.7.1 Zoho Recruit ......................................................................................... 16
2.7.2 Zoho People .......................................................................................... 17
2.8 Pengertian e-HRM (electronic-Human Resource Management) ................... 18
BAB III ................................................................................................................. 20
3.1 Metodologi Penelitian .................................................................................... 20
3.2 Metode Pengumpulan Data ............................................................................ 21
3.2.1 Metode Observasi ................................................................................. 21
3.2.2 Metode Wawancara .............................................................................. 22
3.3 Penerapan Sistem ........................................................................................... 22
3.4 SOP pada BPR Saraswati Ekabumi ............................................................... 23
3.5 Kuesioner ....................................................................................................... 28
BAB IV ................................................................................................................. 29
4.1 Gambaran Umum Sistem ............................................................................... 29
4.2 Flowchart Proses Bisnis yang diusulkan........................................................ 31
4.2.1 Flowchart Rekrutmen dengan Zoho ..................................................... 31
4.2.2 Flowchart Pendataan Pegawai dengan Zoho ........................................ 33
4.2.3 Flowchart Pengambilan Cuti dengan Zoho .......................................... 35
4.2.4 Flowchart Absensi dengan Zoho .......................................................... 37
4.3 Implementasi Sistem ...................................................................................... 39
4.3.1 Zoho Recruit ......................................................................................... 41
4.3.2 Zoho People .......................................................................................... 51
4.4 UAT (User Acceptance Test) ......................................................................... 61
4.4.1 Indikator ............................................................................................... 61
4.4.2 Proses Pengolahan Data ....................................................................... 63
4.4.3 Hasil Pengolahan Data.......................................................................... 65
BAB V................................................................................................................... 70
5.1 Simpulan ........................................................................................................ 70
5.2 Saran .............................................................................................................. 70

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 2 Tampak depan BPR Saraswati Ekabumi ....................................... 15

Gambar 2. 3 Halaman Utama Antarmuka Website Zoho ................................... 16
Gambar 2. 4 Halaman Pengenalan Zoho Recruit ............................................... 17
Gambar 2. 5 Halaman Utama Antarmuka Website Zoho People ....................... 17
Gambar 3. 2 Tahapan Penelitian ....…………………………………………20
Gambar 3. 3 SOP Proses Rekrutmen pada PT BPR Saraswati Ekabumi ........... 24
Gambar 3. 4 SOP Proses Pendataan Karyawan pada PT. BPR Saraswati Ekabumi
............................................................................................................................... 26
Gambar 3. 5 SOP Pengambilan Cuti Pegawai pada PT. BPR Saraswati Ekabumi
............................................................................................................................... 27
Gambar 4. 2 Gambaran Umum Sistem Pemodelan dengan Zoho People ........... 30
Gambar 4. 3 Gambaran Umum Sistem Pemodelan dengan Zoho Recruit .......... 30
Gambar 4. 4 Flowchart Rekrutmen Pegawai Menggunakan Zoho ..................... 32
Gambar 4. 5 Flowchart Pendataan Pegawai Menggunakan Zoho ....................... 34
Gambar 4. 6 Flowchart Pengambilan Cuti Pegawai Menggunakan Zoho .......... 36
Gambar 4. 7 Flowchart Absensi Pegawai Menggunakan Zoho .......................... 38
Gambar 4. 8 Dokumentasi Penyerahan Surat Pengentar Penelitian TA.............. 40
Gambar 4. 9 Dokumentasi Teknis Penerapan Sistem Kepada manajer HRD ..... 41
Gambar 4. 10 Tampilan Halaman Login Zoho Recruit ....................................... 42
Gambar 4. 11 Tampilan Halaman Utama Zoho Recruit ...................................... 43
Gambar 4. 12 Tampilan dashboard halaman Job Openings Zoho Recruit .......... 44
Gambar 4. 13 Tampilan Draft Lowongan Pekerjaan Zoho Recruit .................... 44
Gambar 4. 14 Tampilan Detail Lowongan Pekerjaan Zoho Recruit ................... 45
Gambar 4. 15 Tampilan Pendaftaran Calon Pegawai dari Website .................... 46
Gambar 4. 16 Formulir Data Diri Calon Pegawai ............................................... 47
Gambar 4. 17 Formulir Data Pengalaman Kerja Calon Pegawai ........................ 48
Gambar 4. 18 Tampilan Calon Pegawai pada Halaman Candidates ................... 48
Gambar 4. 19 Formulir Penjadwalan Interview Calon Pegawai pada Zoho
Recruit ................................................................................................................... 49
Gambar 4. 20 Tampilan Jadwal interview pada Zoho Recruit ............................ 50
Gambar 4. 21 Tampilan Perubahan Status Calon Pegawai pada Zoho Recruit .. 50
Gambar 4. 22 Alur Proses Rekrutmen Zoho Recruit .......................................... 51
Gambar 4. 23 Tampilan dashboard Zoho People ................................................ 52
Gambar 4. 24 Tampilan Menu My Feeds Zoho People ...................................... 53
Gambar 4. 25 Tampilan Menu Announcement Zoho People .............................. 53
Gambar 4. 26 Tampilan Menu Departements ..................................................... 54
Gambar 4. 27 Tampilan Pengisian Form Departments ....................................... 55
Gambar 4. 28 Tampilan Utama menu Employee ................................................ 55
Gambar 4. 29 Tampilan Pengisian Form data Pegawai....................................... 56

vii
Gambar 4. 30 Tampilan email Undangan Sistem ................................................ 57
Gambar 4. 31 Tampilan menu Import Pegawai ................................................... 58
Gambar 4. 32 Tampilan Template file Excel ...................................................... 59
Gambar 4. 33 Tampilan Konfirmasi Import Data Pegawai ................................. 60
Gambar 4. 34 Tingkat Presentase Usability e-HRM ........................................... 67

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Indikator Pertanyaan Kuesioner Penerapan Zoho ........................................... 61

Tabel 4. 2 Daftar Pertanyaan Kuesioner .......................................................................... 62
Tabel 4. 3 Perhitungan frekuensi dan persentase hasil data ............................................. 65
Tabel 4. 4 Hasil Jawaban Kuesioner ................................................................................ 65
Tabel 4. 5 Kategori Kecenderungan Skor ........................................................................ 68

ix
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi dewasa ini membawa dampak perubahan baru
terhadap sistem informasi yang dapat diterapkan oleh perusahaan guna mencapai
efektivitas dan efisiensi proses bisnis. Perkembangan teknologi ini harus kita
manfaatkan agar dapat memiliki nilai lebih dibandingkan perusahaan lain
sehingga memberi nilai kompetitif yang lebih bagi perusahaan yang menerapkan
sistem informasi sebagai pembantu dalam pengambilan keputusan perusahaan.
Kebutuhan perusahaan terhadap data sangat besar, akan tetapi sering
terjadi human error ataupun technical error saat memproses data tersebut. Proses
manajemen data diperlukan untuk meminimalisasi kesalahan. Dengan adanya
manajemen data ini, maka proses pengolahan data dapat dioptimalkan dengan
penyajian informasi yang lebih cepat dan akurat sehingga memberi ruang bagi
perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat.
Sumber daya manusia pada perusahaan harus diatur sedemikian rupa agar
perusahaan dapat bersaing dan memiliki nilai lebih di market. Menanggapi
perkembangan teknologi saat ini dengan bantuan internet merupakan sebuah jalan
yang harus diambil perusahaan untuk meningkatkan kompetisi di pasar global
yang cenderung memanfaatkan sistem informasi. Manajemen sumber daya
manusia yang terintegrasi dikenal dengan sebutan e-HRM (electronic Human
Resource Management)
Sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan pada saat ini masih
menggunakan sistem pencatatan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi
dengan aplikasi Microsoft Office dalam pengolahan data karyawan dimana
mengharuskan karyawan dan calon karyawan menggunakan banyak kertas,
sehingga terjadi pemborosan hard copy dan setelah data itu tersimpan secara
manual di bagian arsip maka tidak jarang data yang dibutuhkan akan sangat sulit
untuk dicari.

1
 Proses rekrutmen karyawan oleh pihak HRD pada perusahaan cenderung
kesulitan dalam melakukan seleksi dan mencari data pelamar yang dibutuhkan,
hal ini disebabkan karena proses pendataan penerimaan karyawan yang masih
mengandalkan dokumen hard copy dalam proses perekrutannya sehingga
kemungkinan terjadinya dokumen yang tidak terpakai hingga tidak dapat
ditemukan. Setelah itu pada proses pemberian informasi terhadap karyawan
maupun calon karyawan yang masih menggunakan papan pengumuman
memungkinkan beberapa orang akan tidak mendapat pengumuman sehingga
diperlukan pengumuman yang berbasis digital dimana baik karyawan maupun
calon karyawan tidak perlu ke kantor untuk mendapatkan pengumuman tersebut.
Menyikapi banyaknya perusahaan yang menyuarakan work from home
sebagai salah satu pilihan untuk membuat proses kerja yang efektif dimana
banyak perusahaan di luar negeri telah menerapkan hal tersebut dan terbukti lebih
efektif dari segi biaya dan waktu. Dengan diterapkannya e-HRM (electronic
Human Resource Management) yang terintegrasi dengan bantuan sistem
informasi berbasis website yaitu Zoho maka diharapkan menjadi sebuah solusi
bagi perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia baik saat tahap
perekrutan hingga tahap manajemen karyawan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang ada maka rumusan masalah yang didapat
adalah sebagai berikut :

1. Bagaimana tingkat pengetahuan pegawai terhadap e-HRM (electronic

Human Resource Management) pada perusahaan dalam proses perekrutan
dan pendataan karyawan menggunakan aplikasi Zoho?
2. Bagaimana kelayakan sistem e-HRM (electronic Human Resource
Management) pada perusahaan dalam proses perekrutan dan pendataan
karyawan menggunakan aplikasi Zoho?

2
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah pada penelitian ini, maka didapat tujuan
penelitian sebagai berikut:
1. Mengetahui bagaimana proses dan tingkat pengetahuan karyawan
mengenai e-HRM (electronic Human Resource Management) pada
perusahaan dalam proses perekrutan dan pendataan karyawan
menggunakan aplikasi Zoho.
2. Mengetahui bagaimana kelayakan sistem e-HRM (electronic Human
Resource Management) pada perusahaan dalam proses perekrutan dan
pendataan karyawan menggunakan aplikasi Zoho.

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian yang terkandung dari penulisan tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
1. Menambah wawasan dalam bidang ilmu pengetahuan mengenai e-HRM
secara umum.
2. Sebagai referensi untuk perusahaan dalam penggunaan sistem informasi
yang terintegrasi.
3. Sebagai referensi dan dokumentasi bagi penelitian berikutnya dibidang
kajian penerapan e-HRM pada perusahaan.

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah diperlukan untuk memperjelas cakupan permasalahan
yang dibahas dari penelitian. Adapun Batasan masalah dari penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Penelitian ini membahas mengenai uji tingkat pengetahuan serta kelayakan
sistem e-HRM pada proses perekrutan karyawan dan pengelolaan
karyawan pada perusahaan.

3
 2. Penerapan sistem e-HRM ini menggunakan aplikasi berbasis website yaitu
Zoho.

1.6 Sistematika Penulisan

Pembahasan pada penelitian ini akan dibagi dalam lima bab. Pembagian
ini digunakan sehingga diharapkan membentuk pembahasan yang sistematik dan
dapat dimengerti. Secara ringkas pembahasan pada penelitian ini dalam bab-bab
adalah sebagai berikut.
BAB I : PENDAHULUAN
Bab pendahuluan ini penyusun akan membahas mengenai latar
belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, batasan masalah,
dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Bab tinjauan pustaka ini menguraikan teori yang dijadikan acuan
dalam pembuatan laporan ini. Landasan teori yang digunakan
akan mendukung pembahasan dari masalah yang ada. Landasan
teori pada bab ini meliputi pembahasan mengenai latar belakang
perusahaan, pengertian e-HRM (electronic Human Resource
Management), pengertian Zoho, serta teori lain yang berkaitan
untuk menunjang penelitian yang akan dilakukan.
BAB III : METODOLOGI DAN PERANCANGAN PENELITIAN
Bab metodologi dan perancangan penelitian berisikan metodologi
yang akan digunakan dalam melakukan penelitian serta metode
untuk merancang dan menyusun kuisioner sebagai media
pengumpulan data di dalam penelitian.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab hasil dan pembahasan menjelaskan mengenai korelasi yang
sangat penting antara analisis kebutuhan e-HRM dengan
kebutuhan pengembangan sistem informasi dalam bidang sumber
daya manusia (SDM) serta efektivitas penerapan sistem informasi
pada perusahaan.

4
BAB V : PENUTUP
Bab penutup ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang
dilakukan dan saran-saran guna mendukung perbaikan penelitian
dimasa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
Bagian ini memberikan keterangan dari buku, jurnal, literatur yang
menjadi acuan didalam pembuatan penelitian dan penulisan
laporan mengenai topik yang akan dibahas.

5
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 State of the Art

State of the Art diambil dari beberapa contoh penelitian terdahulu sebagai
panduan yang dapat digunakan dalam melakukan penelitian. Jurnal yang diambil
sebagai contoh berupa jurnal mengenai e-HRM (electronic Human Resource
Management). Berikut merupakan contoh jurnal:
Penelitian terkait yang dilakukan oleh Christine Regilia Suwu, yang
berjudul “Pengembangan Sistem HRM Terintegrasi dengan Pendekatan ERP”
menjelaskan tentang Perancangan sistem HRM yang telah berhasil
diimplementasikan pada aplikasi Odoo dimana sistem membantu pengelolaan
sumber daya manusia yang masih dilaksanakan secara konvensional. Optimalisasi
dalam setiap proses meningkatkan kualitas keamanan dengan adanya pengaturan
hak akses user dan keakuratan data yang didapat dengan transaksi data yang real
time dalam proses bisnis manajemen human resources.
Penelitian terkait yang dilakukan oleh Rizky Adhi Surya, yang berjudul
“Rancang Bangun e-HRM (electronic Human Resource Management) Studi
Kasus BPRS Harta Insan Karimah Kantor Pusat” menjelaskan bagaimana sebuah
sistem e-HRM dirancang dan dibangun dari awal sehingga menjadi sebuah satu
sistem utuh yang digunakan perusahaan sebagai sistem informasi pengelolaan
sumber daya manusia (SDM) yang terintegrasi.
Jurnal terkait yang dipublikasikan oleh Agus Budiyantara yang berjudul
“Perancangan e-Human Resource Management Berbasis Web pada PT. STD”
yang menjelaskan Tata kelola HR yang ada di PT.STD tersebut meliputi proses
perekrutan karyawan, mutasi karyawan, penilaian karyawan pemberhentian atau
pengunduran diri karyawan, pengajuan cuti, pengajuan lembur , dan absensi.
Jurnal terkait yang dipublikasikan oleh Hesti Ekawati, I Ketut Adi
Purnawan, dan I Putu Agus Eka Pratama yang berjudul “E-Readiness System E-

6
Government (Case of Communication and Information Office of Badung
Regency” yang menjelaskan Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat
kesiapan karyawan di Kantor Komunikasi dan Informasi Kabupaten Badung
dalam menggunakan sistem E-Government dimana salah satunya adalah sistem
manajemen sumber daya manusia (SDM).
Jurnal terkait yang dipublikasikan oleh Muhammad Jonni dan Syepry
Maulana Husain yang berjudul “Perancangan Aplikasi Human Resource
Information System (HRIS) Berbasis Website Pada PT. Super Tata Raya Steel”
yang menjelaskan perancangan HRIS memungkinkan dan membantu fungsi SDM
untuk menjadi lebih efisien dan untuk memberikan informasi yang lebih baik
dimana hal ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
suatu keputusan dimana sistem yang digunakan perusahaan tersebut awalnya
adalah pencatatan manual menggunakan Microsoft excel sehingga dengan
perancangan HRIS diharapkan membantu proses bisnis dari manajemen sumber
daya manusia (SDM) yang ada pada perusahaan tersebut. Konsep HRIS ini sendiri
memiliki kesamaan dengan konsep e-HRM yang akan digunakan pada penelitian
ini.

2.2 Metodologi Penelitian

Metode adalah suatu teknik atau cara yang sistematik dalam melakukan
atau mengerjakan suatu hal. Jadi dalam hal ini metodologi adalah kesatuan
metode-metode atau prosedur-prosedur yang digunakan pada berbagai disiplin
ilmu (McLeod dan Schell, 2004).
Penelitian itu sendiri berarti suatu penyelidikan atau pencarian informasi.
Penelitian bertujuan untuk mengubah kumpulan kesimpulan yang diterima
sehingga penelitian dapat diartikan sebagai pencarian pengetahuan dan pemberi
artian yang terus-menerus terhadap sesuatu. Metodologi penelitian adalah
sekumpulan peraturan, kegiatan, dan prosedur yang digunakan oleh pelaku suatu
disiplin ilmu.

7
2.2.1 Metode Penelitian Kualitatif
Metode penelitian kualitatif adalah penelitian yang digunakan untuk
menyelidiki, menemukan, menggambarkan, dan menjelaskan kualitas atau
keistimewaan dari pengaruh sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur, atau
digambarkan melalui pendekatan kuantitatif (Sugiyono, 2009).
Tujuan penelitian kualitatif adalah untuk menjelaskan fenomena yang
terjadi di masyarakat secara mendalam dengan cara mengumpulkan data secara
dalam dan lengkap. Dalam penelitian ini kelengkapan dan kedalaman data yang
diteliti merupakan suatu yang sangat penting.

2.2.2 Metode Penelitian Kuantitatif

Penelitian Kuantitatif adalah penelitian yang didasari pada asumsi,
kemudian ditentukan variabel, dan selanjutnya dianalisis dengan menggunakan
metode-metode penelitian yang valid, terutama dalam penelitian kuantitatif (Nana
Sudjana dan Ibrahim, 2010).
Tujuan penelitian kuantitatif adalah untuk mengembangkan dan
menggunakan cara-cara matematis, teori-teori serta hipotesis yang berkaitan
dengan sebuah peristiwa atau kasus. Proses pengukuran adalah bagian penting
dalam metode penelitian kuantitatif, karena hal tersebut memberikan hubungan
yang kuat dari pengamatan yang empiris dengan ekspresi matematis dari
hubungan-hubungan kuantitatif.

2.3 Metode Pengumpulan Data

Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas
akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Metode Observasi
Metode Observasi merupakan metode pengumpulan data dan informasi
dengan cara meninjau dan melakukan pengamatan secara langsung
terhadap kegiatan yang sedang dilakukan, pengenalan data sehingga dapat

8
 dilakukan evaluasi dari sudut pandang tertentu yang mendukung
kebenaran (Jogiyanto, 2005).
2. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara
mewawancarai orang yang terkait langsung dengan kajian penelitian yang
sedang dilakukan (Jogiyanto, 2005).
3. Studi Pustaka
Studi Pustaka digunakan untuk memperkuat argument dalam penelitian
tugas akhir ini dimana dengan adanya landasan teori sebagai literatur
pendukung serta state of the art yang terkait sebagai pembanding. Tujuan
utama studi Pustaka ini adalah untuk mendapatkan sumber data sekunder
yang akan mendukung penelitian (Nazir, 2005).

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam
pengambilan keputusan, maka sistem informasi yang terintegrasi sangat
diperlukan dalam hal mendapat dan mengolah informasi (Jogiyanto, 2005).
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi atau perusahaan yang merupakan kombinasi dari orang, fasilitas,
teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin, memberi informasi
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian internal dan eksternal
serta menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang
tepat.

2.5 Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Werther dan Davis sumber daya manusia adalah pegawai yang
siap, mampu dan siaga dalam mencapai tujuan tujuan organisasi. Sebagaimana
dikemukakan bahwa dimensi pokok sisi sumber daya adalah kontribusinya

9
terhadap organisasi, sedangkan dimensi pokok manusia adalah perlakuan
kontribusi terhadapnya yang pada gilirannya akan menentukan kualitas dan
kapabilitas hidupnya.
Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pengakuan tentang
pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang sangat
penting dalam memberi kontribusi bagi tujuan-tujuan organisasi, dan
menggunakan beberapa fungsi dan kegiatan untuk memastikan bahwa SDM
tersebut digunakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individu, organisasi,
dan masyarakat, hal ini dikemukakan oleh Schuler.
Menurut Hasibuan fungsi manajemen sumber daya manusia terdiri dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan,
pengembangan kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan
pemberhentian. Adapun komponen manajemen sumber daya manusia, yaitu
(Hasibuan, 2007):

1. Pengusaha
Pengusaha adalah setiap orang yang menginvestasikan modalnya untuk
memperoleh pendapatan dan besarnya pendapatan itu tidak menentu
tergantung pada laba yang dicapai perusahaan tersebut.
2. Karyawan
Karyawan merupakan kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa
adanya mereka, aktivitas perusahaan tidak akan terjadi. Adapun posisi
karyawan terdiri dari karyawan operasional dan karyawan manajerial.
3. Manajer
Manajer adalah seseorang yang berwenang untuk mengarahkan karyawan
serta bertanggung jawab atas pekerjaan karyawan tersebut dalam mencapai
sebuah tujuan.

2.5.1 Rekrutmen
Rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar
dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan untuk
menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

10
Aktivitas rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari, dan berakhir pada saat
lamaran mereka diserahkan (Simamora, 2006).
Adapun tujuan umum rekrutmen adalah menyediakan calon pegawai yang
memenuhi syarat bagi perusahaan. Tujuan yang lebih spesifik menurut Simamora
(2006) memiliki beberapa tujuan, antara lain:

1. Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan

mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan
terhadap calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi
organisasi.
2. Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan
karyawankaryawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan
akan tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk
akal.
3. Upaya-upaya perekrutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover
effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan
pelamarpelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif
terhadap perusahaan.

2.5.2 Dekrutmen
Dekrutmen (pengurangan) adalah sebuah proses atau sejumlah teknik untuk
mengurangi pemasokan tenaga kerja didalam organisasi. Menurut Ngadimin dan
Wahyudin (2007) dekrutmen adalah melakukan tindakan pengurangan karyawan
baik berupa pemberhentian, transfer kebawah, maupun pemecatan, dengan
indikator adanya kegiatan pengurangan karyawan. Adapun faktor-faktor yang
mempengaruhi dekrutmen adalah sebagai berikut (Ngadimin dan Wahyudin,
2007):

1. Kinerja pekerja yang memprihatinkan karena ketidakmampuan, kelalaian,

perubahan persyaratan kerja atau tidak adanya perhatian terhadap kerja.
2. Pelanggaran peraturan perusahaan termasuk ketidakhadiran dan
ketergantungan pada obat-obatan terlarang.

11
3. Kekerasan atau perkelahian di tempat kerja.
4. Pembangkang terhadap perintah.
5. Perilaku pribadi yang tidak dapat dibenarkan seperti pelecehan seksual dan
ketidakjujuran.

2.5.3 Pengembangan Karir

Menurut Siagian (2014) pengembangan karir adalah seseorang pegawai ingin
berkarya dalam organisasi tempatnya bekerja untuk waktu yang lama sampai usia
pensiun. Pengembangan karir juga sebenarnya menjadi tanggung jawab kedua
belah pihak. Mereka yang mempunyai visi dan ambisi untuk mengembangkan
karir harus selalu mengambil inisiatif dan tindakan yang akan membantu
mengembangkan karirnya (Siagian, 2014).
Disimpulkan bahwa pengembangan karir merupakan suatu proses dalam
peningkatan dan penambahan kemampuan seseorang karyawan yang dilakukan
secara formal dan berkelanjutan untuk mencapai sasaran dan tujuan karirnya.
Pengembangan karir merupakan tanggung jawab suatu organisasi yang
menyiapkan karyawannya dengan kualifikasi dan pengalaman tertentu, agar pada
waktu yang dibutuhkan organisasi sudah memiliki karyawan dengan kualifikasi
tertentu. Berikut ini tujuan pengembangan karir menurut Siagian (2014) adalah:

1. Membantu memecahkan persoalan operasional.

2. Mempersiapkan pegawai untuk promosi.
3. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara
optimal.
4. Meningkatkan perkembangan pribadi pegawai.

Perkembangan karir seseorang pegawai sangat ditentukan oleh kinerjanya,

meskipun didalam sebuah promosi menduduki suatu posisi tertentu ada yang
mendasarkan pada siapa yang dikenal untuk memberikan umpan balik pegawai
tentang prestasi kerjanya departemen SDM mengembangkan prosedur pekerjaan
secara formal.

12
2.5.4 Kompensasi
Kompensasi dapat didefinisikan sebagai setiap bentuk penghargaan yang
diberikan kepada karyawan sebagai balas jasa dalam kontribusi yang mereka
berikan kepada organisasi. Pembayaran kompensasi ada yang dikaitkan langsung
dengan kinerja seperti upah atau gaji, bonus dan komisi sehingga sering disebut
kompensasi langsung dan ada yang tidak dikaitkan langsung dengan kinerja
sebagai upaya meningkatkan ketenangan dan kepuasan kerja karyawan seperti
tunjangan-tunjangan (Torang, 2013).
Pemberian kompensasi mempunyai fungsi dan tujuannya masing-masing.
Menurut Torang (2013), fungsi-fungsi pemberian kompensasi adalah sebagai
berikut:

a. Pengalokasian Sumber Daya Manusia Secara Efisien. Fungsi ini

menunjukkan bahwa pemberian kompensasi yang cukup baik pada
karyawan yang berprestasi baik, akan mendorong para karyawan untuk
bekerja dengan lebih baik dan arah pekerjaan – pekerjaan yang lebih
produktif. Dengan kata lain, ada kecenderungan para karyawan dapat
bergeser atau berpindah dari yang kompensasinya rendah ke tempat kerja
yang kompensasinya tinggi dengan cara menunjukkan prestasi kerja yang
lebih baik.
b. Penggunaan Sumber Daya Manusia Secara Lebih Efisien dan Efektif.
Dengan pemberian kompensasi yang tinggi kepada seorang karyawan
mengandung implikasi bahwa organisasi akan menggunakan tenaga
karyawan termaksud dengan seefisien dan seefektif mungkin. Sebab
dengan cara demikian, organisasi yang bersangkutan akan memperoleh
manfaat dan atau keuntungan semaksimal mungkin. Di sinilah
produktivitas karyawan sangat menentukan.
c. Mendorong Stabilitas dan Pertumbuhan Ekonomi. Sebagai akibat alokasi
dan penggunaan sumber daya manusia dalam organisasi yang
bersangkutan secara efisien dan efektif tersebut, maka dapat diharapkan
bahwa pemberian kompensasi tersebut secara langsung dapat membantu

13
 stabilitas organisasi, dan secara tidak langsung ikut andil dalam
mendorong stabilitas dan pertumbuhan ekonomi secara keseluruhan.

2.6 Sejarah Perusahaan Studi Kasus

BPR Saraswati Ekabumi didirikan sesuai akte notaris Amir Sjariffudin no 39
tanggal 31 Oktober 1988 dan Mulai menjalankan usahanya pada tanggal 4 Januari
1991 dengan Persetujuan Prinsip Departemen Keuangan no. S-731/MK.13/1989
tertanggal 14 Juni 1989 dan izin usaha no. KEP.529/KM.13/1990 tertanggal 26
Oktober 1990.Kantor BPR SARASWATI beralamat di Jl. By Pass Ngurah Rai
18X Simpang Siur – Kuta dengan nomor telpon 756206, 763295 dan fax no.
756206.
Sampai saat ini PT. BPR Saraswati Ekabumi telah memenuhi ketentuan BI
dan API (Arsitektur Perbankan Indonesia) dalam hal setoran modal dan susunan
kepengurusan BPR sehingga telah terjadi perubahan anggaran dasar dengan
adanya penambahan modal setor, perubahan kepemilikan saham dan perubahan
pengurus. Perubahan anggaran dasar ini telah mendapatkan persetujuan dari
Menteri Hukum dan HAM RI nomor C-08924 HT.01.04.TII.2006.

14
 Gambar 2. 1 Tampak depan BPR Saraswati Ekabumi

Gambar 2.1 merupakan tampak depan kantor PT. BPR Saraswati Ekabumi
dimana merupakan kantor pusat untuk proses bisnis perbankan yang berjalan
sehari-hari. Pelayanan yang diberikan berupa Tabungan, Deposito, dan Kredit
seperti bank pada umumnya.

2.7 Pengenalan Zoho

Zoho merupakan sebuah sistem atau software manajemen open source, yang
sangat mudah untuk digunakan dan diintegrasi. Bentuk dari sistem Zoho ini
sendiri adalah berbasis website dimana software ini memiliki banyak kelebihan
seperti memiliki dan didukung oleh banyak komunitas, modul yang lengkap dan
terintegrasi, pemasangan yang mudah, dan juga biaya yang terjangkau.

15
 Gambar 2. 2 Halaman Utama Antarmuka Website Zoho

Pemanfaatan fungsional platform Zoho ke tingkat yang lebih tinggi, hal ini akan
dapat memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan yang menggunakan
sistem informasi yang terintegrasi untuk menjalankan proses bisnisnya.
Dikarenakan software ini merupakan open source dan memiliki kemampuan
untuk mengelola berbagai aspek dalam dunia bisnis yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk sukses dalam persaingan global, sehingga software ini memiliki
lebih banyak penawaran dari modul customer relationship management (CRM),
human resource management (HRM), dan banyak modul-modul lain yang dapat
di integrasikan ke dalam prusahaan yang akan dikembangkan. Selain itu, Zoho
juga mendapat dukungan dari banyak komunitas yang dinamis di luar negeri,
sangat fleksibel dan mudah untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dari
perusahaan.
2.7.1 Zoho Recruit
Zoho Recruit memungkinkan user untuk membuat rekrutmen untuk posisi
yang dibutuhkan dalam perusahaan dengan sangat mudah, dimana Zoho
membantu perusahaan dalam proses manajemen rekrutmen yang ada sehingga
memudahkan perusahaan untuk mencari kandidat dan mensortir kandidat yang
terbaik.

16
 Gambar 2. 3 Halaman Pengenalan Zoho Recruit

Proses rekrutmen dengan menggunakan platform Zoho memungkinkan untuk

melakukan proses ousourcing secara maksimal dikarenakan seluruh sistem
rekrutmen telah terintegrasi mulai dari awal calon karyawan melamar pekerjaan
hingga proses interview selesai dapat dilakukan melalui platform ini.

2.7.2 Zoho People

Zoho People dipergunakan sebagai manajemen karyawan yang ada pada
perusahaan dimana fitur-fitur yang tersedia dapat membantu perusahaan dalam
rangka efisiensi dan efektivitas proses kerja dari departemen human resource.
Adapun fitur-fitur yang terdapat pada Zoho People adalah sebagai berikut.

Gambar 2. 4 Halaman Utama Antarmuka Website Zoho People

17
Gambar 2.4 menunjukan fitur – fitur yang disediakan pada platform Zoho cukup
lengkap untuk digunakan pada sebuah perusahaan yang belum memiliki sistem
informasi yang terintegrasi, diharapkan setelah penerapan sistem informasi maka
akan memberi efektivitas dan efisiensi dalam proses kerja perusahaan tersebut.

2.8 Pengertian e-HRM (electronic-Human Resource Management)

E-HRM adalah sebuah tool berbasis web yang secara otomatis mendukung
proses sumber daya manusia (Biesalski, 2008). e-HRM adalah cara untuk
mengimplementasikan strategi SDM. Aturan dan praktek dari perusahaann yang
dengan sadar dan dukungan penuh menggunakan web-based (Huub & Tanya,
2004).
Peran HRM dalam organisasi adalah untuk memperlihatkan pengaruh
karyawan, aliran, penghargaan dan sistem kerja berdasarkan kebijakan birokrasi
yang ditemukan pada lingkungan stabil dari perusahaan tersebut.
Adapun perbedaan konseptual antara e-HRM dengan HRIS (Human
Resource Information System) menurut Strohmeier (2009) mendefinisikan e-HRM
adalah perencanan, pelaksanaan, dan penerapan teknologi informasi melalui
jaringan yang mendukung setidaknya dua individual atau sekumpulan orang
dalam berbagi informasi yang berkaitan dengan kegiatan SDM. Pada intinya e-
HRM disini adalah sebuah aplikasi teknologi informasi yang diimplementasikan
didalam suatu perusahaan untuk menjadikan karyawan dapat terhubung dan
mengerjakan kegiatan SDM.
Sedangkan HRIS didefinisikan oleh Kavanagh et al (2011) sebagai sebuah
sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, dan mendistribusikan
informasi tentang SDM yang ada pada perusahaan. HRIS tidak hanya meliputi
hardware dan software, namun juga termasuk orang, kebijakan, prosedur, dan
data. Pada intinya HRIS disini lebih menekankan pada sistem dan proses yang
dipakai oleh para staff sumber daya manusia sebagai pengguna HRIS sedangkan
fungsi elektronik yang dikenal dengan e-HRM mengusulkan untuk semua

18
karyawan yang ada dalam perusahaan. Kavanagh et al (2011) menyatakan e-HRM
melayani fungsi SDM secara terfokus (misalnya, e-recruitment dan e-training).

19
 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian dalam tugas akhir ini berguna dalam mempermudah

penyelesaian masalah. Metodologi dalam penerapan sistem e-HRM (electronic
Human Resource Management) dirancang secara terstruktur dan sistematis
sehingga memudahkan penelitian.

3.1 Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian merupakan sebuah tahapan yang dilakukan saat
pertama kali saat melaksanakan sebuah penelitian, sehingga hasil yang didapat
akan sesuai dengan harapan. Tujuan utama dari adanya metodologi penelitian
disini adalah agar proses penelitian yang dilakukan menjadi sistematis dan
terstruktur.

Gambar 3. 1 Tahapan Penelitian

20
 Gambar 3.1 merupakan tahap perencanaan yang dilakukan dalam
penerapan e-HRM (electronic Human Resource Management) pada bagian
Sumber Daya Manusia di BPR Saraswati Ekabumi yang meliputi Identifikasi
masalah pada proses bisnis, batasan masalah penelitian, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, metode wawancara, metode observasi, penerapan sistem, identifikasi
permasalahan pada sistem yang diterapkan, pemberian kuesioner penerapan
sistem, menghitung hasil kuesioner, menganalisa hasil kuesioner, serta
memberikan saran dan perbaikan.

3.2 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dari sampel penelitian dilakukan dengan beberapa
metode tertentu sesuai dengan tujuan akhir dari penelitian ini. Adapun metode
yang digunakan pada tugas akhir ini adalah metode observasi dan metode
wawancara dengan cara mendatangi langsung tempat yang menjadi objek
penelitian dan mengambil sampel data yang diperlukan.

3.2.1 Metode Observasi

Observasi dilakukan dengan melihat langsung proses dan kegiatan bisnis
yang berjalan pada BPR Saraswati Ekabumi. Penilitian ini akan dilakukan di
kantor pusat BPR Saraswati Ekabumi yang bertempat di Jalan By Pass Ngurah
Rai No.18x Kuta Badung Bali. Hasil yang diharapkan yaitu mengenai proses
bisnis yang berjalan dan melihat kegiatan pada bagian Sumber Daya Manusia
untuk mencari data yang diperlukan sebagai bahan untuk penelitian.
Kegiatan observasi secara langsung dibawah pengawasan bagian HRD
(Human Resource Management) BPR Saraswati Ekabumi. Beliau dapat
memberikan data terkait dengan perekrutan, database karyawan, absensi, cuti,
pengunduran diri, serta payroll. Data yang didapatkan tersebut nantinya akan
berguna sebagai sumber data dalam penerapan sistem e-HRM (electronic Human
Resource Management) pada PT. BPR Saraswati Ekabumi.

21
3.2.2 Metode Wawancara
Wawancara dilakukan secara langsung dengan Bapak Wayan Sudarya
selaku Direktur Utama pada BPR Saraswati Ekabumi dan Ibu Rani sebagai HRD
pada BPR Saraswati Ekabumi. Wawancara ini bertujuan untuk memperoleh data
yang diperlukan dalam proses penerapan e-HRM (electronic Human Resource
Management).
Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan, pengumpulan
informasi mengenai proses bisnis yang sebelumnya berjalan hingga data yang
diperlukan seperti database karyawan, data calon karyawan, absensi, cuti,
pengunduran diri, serta payroll untuk memudahkan proses penerapan e-HRM
pada BPR Saraswati Ekabumi.

3.3 Penerapan Sistem

Setelah dilakukan identifikasi permasalahan hingga pengamatan,
selanjutnya sistem di implementasikan pada perusahaan sebagai uji coba tahap
awal. Penerapan sistem akan dilakukan secara berkala dimana pada tahap awal
akan dilakukan migrasi data yang sebelumnya menggunakan metode pencatatan
manual akan di migrasi ke sistem e-HRM pada aplikasi Zoho. Adapun data yang
akan di migrasi termasuk seluruh database karyawan dan data calon karyawan.
Sistem yang telah diterapkan kemudian akan digunakan oleh HRD dan
divisi nya, sehingga diperlukan pelatihan atau edukasi untuk penggunakan
aplikasi tersebut. Pelatihan serta Edukasi dilakukan sejalan dengan proses migrasi
sistem guna efektivitas waktu dan biaya.
Sistem akan diterapkan selama satu bulan (diluar hari libur dan libur
nasional). Selama penerapan sistem, jika terdapat suatu permasalahan akan
langsung didokumentasikan dan dicarikan solusi agar proses bisnis dapat berjalan
seperti biasa dan tidak menganggu kegiatan bisnis yang lainnya.

22
3.4 SOP pada BPR Saraswati Ekabumi
SOP (Standard Operating Procedures) adalah sebuah pedoman atau
tahapan-tahapan yang berlaku di dalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk
memastikan segala keputusan atau tindakan yang dilakukan oleh karwayan yang
bekerja di dalam perusahaan tersebut telah berjalan semestinya. Adapun SOP
yang diterapkan sebelum penerapan sistem adalah sebagai berikut.
SOP membuat karyawan-karyawan yang bekerja pada sebuah organisasi
dapat menjaga kinerjanya secara konsisten dan mengetahui dengan jelas tugas,
tanggung jawab serta wewenang yang dimilikinya. Selain itu SOP juga menjadi
dasar hukum yang kuat jika suatu saat terjadi hal-hal menyimpang yang dapat
merugikan organisasi.
SOP sendiri sebenarnya berfungsi untuk membuat proses pekerjaan
menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami oleh para pekerja atau karyawan.
Dengan begitu para pekerja dapat melaksanakan pekerjaan yang harus mereka
lakukan. SOP dapat diterapkan di berbagai macam bidang dalam sebuah
organisasi atau perusahaan.

3.4.1 SOP Rekrutmen

Proses Rekrutmen pada BPR Saraswati Ekabumi masih menerapkan
metode konvensional yang masih menggunakan pencatatan diatas kertas dan
memerlukan proses yang Panjang dan persetujuan yang rumit. Gambar 3.2 akan
menggambarkan diagram alur SOP dari proses rekrutmen karyawan yang ada
pada BPR Saraswati Ekabumi.

23
Gambar 3. 2 SOP Proses Rekrutmen pada PT BPR Saraswati Ekabumi

24
 Gambar 3.2 menggambarkan alur perekrutan karyawan yang ada pada
BPR Saraswati Ekabumi, proses perekrutan tersebut masih manual dan semua
pencatatannya menggunakan kertas serta prosesnya yang memakan waktu yang
lama sehingga diperlukan sistem yang membantu proses perekrutan tersebut agar
lebih efisien dan efektif.

3.4.2 SOP Pendataan Karyawan

Proses pendataan karyawan yang sedang bejalan pada perusahaan adalah
pencatatan manual yang dimulai dari pengisian form data pegawai oleh masing-
masing pegawai disertai dengan pencatatan ke Microsoft Excel yang dilakukan
oleh divisi HRD dan disimpan sebagai database perusahaan. Adapun diagram alur
dari proses pendataan karyawan pada PT. BPR Saraswati Ekabumi dapat dilihat
pada Gambar 3.3.

25
 Gambar 3. 3 SOP Proses Pendataan Karyawan pada PT. BPR Saraswati Ekabumi

Gambar 3.3 merupakan diagram alur pendataan karyawan yang sedang

berjalan pada PT. BPR Saraswati Ekabumi dimana pengisian data diawali dengan
pembuatan form registrasi dari staff HRD dan diisi oleh masing-masing pegawai
sehingga dapat direkap kedalam Microsoft Excel untuk menjadi database
perusahaan.

26
3.4.3 SOP Pengambilan Cuti Karyawan
Proses pengambilan cuti karyawan yang sedang berjalan saat ini masih
memerlukan banyak dokumen dan alur persetujuan yang sangat banyak dimana
hal ini kurang efisien untuk perusahaan karena banyak nya tahapan yang perlu
dilakukan.

Gambar 3. 4 SOP Pengambilan Cuti Pegawai pada PT. BPR Saraswati Ekabumi

27
3.5 Kuesioner
Tugas akhir ini menggunakan kuesioner sebagai cara untuk menilai
penerapan sistem. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada
responden untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data
yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu
apa yang bisa diharapkan dari responden (Sugiyono, 2011).
Data yang dikumpulkan melalui kuesioner merupakan data yang diambil
langsung dari responden setelah penerapan sistem dilakukan, sehingga dapat
diukur efektivitas dan efisiensi dari sistem e-HRM yang diterapkan. Responden
yang dipilih merupakan bagian dari divisi HRD BPR Saraswati Ekabumi sebagai
pengguna sistem.
Sebelum penyebaran kuesioner dilakukan, diperlukan uji coba kuesioner
untuk menilai apakah setiap item yang ada pada kuesioner memenuhi kebutuhan
dari penelitian dan tujuan akhir dari penerapan sistem tersebut. Adapun hasil dari
tahapan uji coba kuesioner kemudian diperbaiki agar dapat diterima oleh semua
responden mengingat tidak semua responden memiliki latar belakang pendidikan
yang sama. Selain itu, perbaikan pada kuesioner juga dilakukan berdasarkan
konsultasi kepada pembimbing mengenai pertanyaan yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan penelitian.
Pemberian kuesioner dilakukan setelah penerapan sistem pada BPR
Saraswati Ekabumi selesai dilakukan, diharapkan dengan pemberian kuesioner
tersebut peneliti mendapat opini dari setiap karyawan sebagai tolak ukur hasil
penelitian. Setelah responden selesai mengisi kuesioner, akan dilakukan
perhitungan dan analisis hasil kuesioner yang berguna sebagai dasar untuk
pemberian saran dan perbaikan pada akhir penelitian.

28
 BAB IV
PEMBAHASAN DAN ANALISA HASIL

BAB IV berisi Pembahasan dan Analisa hasil penelitian dari penerapan e-

HRM (electronic Human Resource Management) pada PT. BPR SARASWATI
EKABUMI beserta Analisa dari data yang didapatkan selama penelitian
berlangsung.
4.1 Gambaran Umum Sistem
Sistem yang akan diterapkan adalah e-HRM (electronic Human Resource
Management) pada Kantor Pusat PT. BPR SARASWATI EKABUMI yang
terletak di Jalan By Pass Ngurah Rai No.18x Kuta Badung Bali. Permasalahan
utama yang dihadapi oleh perusahaan adalah Pengelolaan data pegawai yang
masih menggunakan Microsoft Excel dimana seluruh pencatatan data pegawai
seperti data diri, data pengambilan cuti, serta absensi masih dicatat manual
menggunakan Microsoft Excel dan data tersebut tidak disimpan ke internet atau
Cloud sehingga data tersebut beresiko hilang ataupun dalam proses pencarian data
sangat menyulitkan HRD. Zoho People merupakan tools pihak ketiga yang akan
digunakan untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan yang
dibagi kedalam 3 (tiga) modul utama yaitu Modul Pendataan Pegawai,
Pengambilan Cuti Pegawai, Absensi, dan modul-modul tambahan lain. Adapun
gambaran umumnya adalah sebagai berikut.

29
 Gambar 4. 1 Gambaran Umum Sistem Pemodelan dengan Zoho People

Gambar 4.1 adalah gambaran umum sistem pemodelan menggunakan

Zoho People yang menunjukan bahwa peneliti memulai proses awal dengan
melakukan Analisa sistem pengelolaan karyawan yang berjalan pada perusahaan,
kemudian melakukan implementasi sistem ke dalam software Zoho People.
Permasalahan perusahaan yang selanjutnya terdapat pada bagian
rekrutmen, dimana proses rekrutmen yang dilakukan perusahaan sangat Panjang
dan proses wawancara yang manual sehingga waktu yang diperlukan untuk
rekrutmen sangat lama serta data karyawan yang masih berpotensi tidak dicatat
kedalam database. Zoho Recruit diperlukan untuk mengatasi permasalahan
panjangnya proses rekrutmen tersebut, dimana aplikasi berbasis website ini
menyediakan tracking untuk semua kandidat karyawan dan menyediakan solusi
untuk tahapan perekrutan karyawan yang Panjang. Adapun gambaran umumnya
adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 2 Gambaran Umum Sistem Pemodelan dengan Zoho Recruit

30
 Gambar 4.2 merupakan gambaran umum sistem pemodelan menggunakan
Zoho Recruit dimana peneliti melakukan analisis sistem yang sedang berjalan
pada proses rekrutmen pada perusahaan, selanjutnya melakukan implementasi
sistem usulan sistem menggunakan Zoho Recruit.

4.2 Flowchart Proses Bisnis yang diusulkan

Alur kerja proses bisnis yang diusulkan peneliti berupa diagram alir
(Flowchart) dari masing-masing modul yang diterapkan pada implementasi sistem
dengan penjelasan pada masing-masing tahapannya.

4.2.1 Flowchart Rekrutmen dengan Zoho

Proses bisnis penerimaan pegawai yang diusulkan menggunakan Zoho
Recruit. Zoho Recruit membantu perusahaan untuk mempermudah proses
rekrutmen karyawan baik dari proses registrasi calon karyawan termasuk surat
lamaran kerja dan CV yang dapat dilakukan secara online hingga proses interview
yang lebih mudah dan teratur.

31
 Gambar 4. 3 Flowchart Rekrutmen Pegawai Menggunakan Zoho

Gambar 4.3 merupakan diagram alir proses rekrutmen pegawai yang

diusulkan menggunakan sistem Zoho, adapun penjelasan detail dari diagram alir
rekrutmen pegawai menggunakan sistem Zoho adalah sebagai berikut.

1. Proses diawali oleh HRD dengan melakukan pengecekan posisi yang

diperlukan oleh perusahaan.
2. Tahap selanjutnya adalah meminta persetujuan direktur perusahaan.
3. Sistem secara otomatis akan mengirimkan persetujuan pembukaan
rekrutmen pegawai pada direktur.
4. Lowongan pekerjaan telah dibuka pada website pendaftaran.

32
5. Pelamar membuka sistem dan mengisi data diri, surat lamaran kerja, dan
CV.
6. Data pelamar tersimpan pada sistem dan calon pegawai yang terdaftar
dapat dilihat oleh HRD pada sistem.
7. HRD akan mensortir calon pegawai yang memenuhi persyaratan.
8. HRD melakukan penjadwalan interview pada calon pegawai yang telah
memenuhi persyaratan.
9. Proses interview dilakukan oleh HRD secara bertahap dan dicatat di
sistem.
10. Hasil interview akan tersimpan pada sistem dan direktur dapat melihat
serta membuat keputusan atas penerimaan calon pegawai.
11. HRD merubah status calon pegawai sesuai keputusan direktur.

Proses bisnis yang diusulkan dapat meminimalkan penggunaan kertas dan

waktu yang diperlukan untuk proses perekrutan pegawai menjadi lebih singkat.
Data pelamar yang tidak diterima masih tersimpan jika suatu saat perusahaan
membuka lowongan lagi maka perusahaan dapat menghubungi calon pegawai
yang belum diterima sebelumnya.

4.2.2 Flowchart Pendataan Pegawai dengan Zoho

Proses bisnis pendataan pegawai yang diusulkan menggunakan Zoho
People. Organization merupakan salah satu modul Zoho People yang
memudahkan seluruh proses pendataan yang ada dalam perusahaan seperti data
pegawai, data divisi perusahaan, struktur organisasi, dan lain-lain. Modul
Organization akan dijelaskan menggunakan diagram alir yang terdapat pada
gambar 4.4.

33
 Gambar 4. 4 Flowchart Pendataan Pegawai Menggunakan Zoho

Gambar 4.4 merupakan diagram alir proses pendataan pegawai yang

diusulkan menggunakan sistem Zoho, adapun penjelasan detail dari diagram alir
pendataan pegawai menggunakan sistem Zoho adalah sebagai berikut.

1. Proses dimulai dengan pendaftaran identitas awal pegawai dan email

pegawi oleh Staff HRD.
2. Email pendaftaran secara otomatis akan terkirim ke email yang
didaftarkan.
3. Setelah proses pembuatan akun, pegawai mengisi data secara detail pada
sistem.

34
4. Staff HRD dapat melihat dan melakukan export data pegawai yang ada
pada sistem, jika belum lengkap maka pegawai akan dihubungi untuk
melengkapi data yang diperlukan.
5. Data pegawai dapat di export menjadi dokumen Microsoft Excel ataupun
CSV.
6. Data pegawai yang telah di export di kirim pada Manager HRD untuk
dilakukan proses pengecekan data pegawai.

Proses pendataan pegawai menggunakan Zoho People dapat meringankan

beban staff HRD dalam proses rekapitulasi data pegawai dan memanajemen data
yang ada pada perusahaan. Data yang tersimpan pada sistem secara otomatis ter-
backup ke cloud sehingga data perusahaan aman dan resiko kehilangan data dapat
diatasi.

Modul Organization juga memudahkan pegawai untuk mengetahui alur

proses koordinasi, dimana alur koordinasi akan ditampilkan pada sistem serta
pegawai yang baru dan sedang ulang tahun pada hari itu akn ditampilkan pada
sistem

4.2.3 Flowchart Pengambilan Cuti dengan Zoho

Pengambilan Cuti yang diusulkan menggunakan Zoho People. Modul
Leave merupakan salah satu modul Zoho People yang memudahkan seluruh
proses pengambilan cuti yang ada dalam perusahaan baik pengalokasian cuti
hingga melihat sisa cuti yang dimiliki oleh masing-masing pegawai. Modul Leave
akan dijelaskan menggunakan diagram alir yang terdapat pada gambar 4.5.

35
 Gambar 4. 5 Flowchart Pengambilan Cuti Pegawai Menggunakan Zoho

Gambar 4.5 merupakan diagram alir proses pengambilan cuti pegawai

yang diusulkan menggunakan sistem Zoho, adapun penjelasan detail dari diagram
alir pengambilan cuti pegawai menggunakan sistem Zoho adalah sebagai berikut.

1. Proses diawali oleh pegawai yang membuat permohonan cuti pada sistem
dengan melihat alokasi cuti yang ada.
2. Langkah selanjutnya jika jatah cuti masih ada adalah membuat waktu cuti,
alasan pengambilan cuti, dan penunjukan Alternate untuk menggantikan
pendingan pekerjaan yang ada.
3. Pimpinan Unit Kerja (PUK) akan melakukan review terhadap permohonan
cuti pegawai melalui sistem.

36
4. Sebelum permohonan cuti dapat dikabulkan PUK wajib berkoodinasi
kepada direksi untuk meminta persetujuan,
5. Pegawai selanjutnya melakukan serah terima pendingan pekerjaan ke
Alternate (Pengganti).
6. Proses diakhiri dengan pencatatan cuti pegawai pada arsip perusahaan.

Modul Leave dapat memudahkan pegawai mengetahui sisa cuti yang

dimiliki dan jenis cuti apa saja yang dapat diambil, sedangkan pihak HRD hanya
perlu melakukan persetujuan melalui sistem dan jatah cuti dapat diatur agar
alokasi cuti berjumlah sama pada tahun berikutnya secara otomatis.

4.2.4 Flowchart Absensi dengan Zoho

Proses absensi yang diusulkan menggunakan Zoho People. Modul
Attendance merupakan salah satu modul Zoho People yang memudahkan seluruh
proses absensi yang ada dalam perusahaan.

37
 Gambar 4. 6 Flowchart Absensi Pegawai Menggunakan Zoho

Gambar 4.6 merupakan diagram alir proses absensi pegawai yang

diusulkan menggunakan sistem Zoho, adapun penjelasan detail dari diagram alir
pengambilan cuti pegawai menggunakan sistem Zoho adalah sebagai berikut.

1. Proses awal dimulai oleh HRD yang melakukan setting jam operasional
pada sistem, dan membuat verifikasi absensi yang diperlukan misalnya
foto, lokasi, dan lain-lain.
2. Selanjutnya pegawai dapat melakukan absensi melalui sistem saat jam
operasional kerja dimulai dan melakukan verifikasi yang diminta.
3. Pegawai melakukan pekerjaan sesuai job desc yang diberikan.
4. Setelah jam operasional berakhir, pegawai dapat kembali mengakses
sistem untuk melakukan absensi kepulangan dengan verifikasi yang
diminta.

38
5. Data absensi karyawan dapat dilihat pada sistem oleh HRD.

Absensi pegawai merupakan permasalahan utama perusahaan untuk saat

ini, dikarenakan terdapat beberapa pegawai yang melakukan kecurangan dalam
absensi dimana setelah melakukan absensi dan menjalankan proses bisnis diluar
kantor maka pegawai tidak dapat dilacak keberadaannya dan proses kerja nya.
Modul Attendance dapat membantu permasalahan kecurangan pegawai dalam
melakukan absensi dimana saat melakukan absensi pegawai diharuskan
mengirimkan foto dan lokasi yang dapat dilihat langsung oleh HRD, jika terdapat
kejanggalan maka HRD dapat memanggil pegawai yang bersangkutan.

4.3 Implementasi Sistem

Implementasi sistem dilakukan dengan uji coba penerapan modul-modul
yang ada pada Zoho Recruit dan Zoho People secara bertahap, dalam uji coba
penerapan modul-modul yang ada pada sistem disini peneliti berkoordinasi
langsung dengan manager divisi Human Resource Development Bapak Aris Putra
sehingga dapat dilihat secara langsung sekaligus persiapan awal untuk penerapan
sistem real jika perusahaan menggunakan Zoho sebagai sistem utama mereka.

Tahap pertama implemetasi sistem dilakukan dengan konsultasi bersama

pihak PT. BPR Saraswati Ekabumi pada hari Kamis, 11 Februari 2021 dengan
memperlihatkan bukti Surat Pengantar Izin Penelitian Tugas Akhir kepada
Customer Service untuk disampaikan kepada pimpinan perusahaan. Adapun
Dokumentasi pada Kamis, 11 Februari 2021 dapat dilihat pada gambar berikut.

39
 Gambar 4. 7 Dokumentasi Penyerahan Surat Pengentar Penelitian TA

Gambar 4.7 merupakan dokumentasi penyerahan Surat Pengentar Izin

Penelitian Tugas Akhir kepada Customer Service yang bertugas, yang selanjutnya
disampaikan kepada pimpinan perusahaan. Selanjutnya, diputuskan untuk
melakukan pertemuan dengan manager divisi HRD perusahaan pada Hari Senin,
15 Februari 2021 perihal penjelasan sistem yang akan diterapkan dan teknis
penerapan sistem. Adapun Dokumentasi pada Hari Senin, 15 Februari 2021 dapat
dilihat pada gambar berikut.

40
 Gambar 4. 8 Dokumentasi Teknis Penerapan Sistem Kepada manajer HRD

Gambar 4.8 merupakan Dokumentasi pertemuan yang dilakukan pada

Senin, 15 Februari 2021 yang membahas maksud dan tujuan kedatangan serta
menjelaskan teknis penerapan sistem e-HRM (electronic Human Resource
Management) yang mendapat sambutan baik dari pihak perusahaan. Selanjutnya
komunikasi mengenai permintaan data penunjang penelitian dilakukan secara
daring menggunakan aplikasi Whatsapp.

4.3.1 Zoho Recruit

Implementasi sistem yang pertama adalah Zoho Recruit yang berguna
untuk memudahkan proses rekrutmen pegawai. Peneliti menggunakan Zoho
Recruit versi trial yang hanya dapat menampung 1 (satu) lowongan pekerjaan
saja, Zoho Recruit tersedia dalam platform berbasis website dan android.

4.3.1.1 Halaman Login Zoho Recruit

Log-in diperlukan untuk mendapatkan akses masuk sebagai recruiter yang
diberikan oleh super user yang dikirimkan melalui email sehingga pihak HRD

41
bisa melakukan login untuk membuka lowongan pekerjaan. Adapun tampilan
login pada website Zoho Recruit adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 9 Tampilan Halaman Login Zoho Recruit

Gambar 4.9 merupakan tampilan halaman login pada Zoho Recruit,

dimana hanya diperlukan satu akun Zoho untuk mengakses seluruh modul yang
ada termasuk Zoho Recruit. Super User dalam perusahaan dapat menentukan hak
akses yang dimiliki oleh masing-masing User.

4.3.1.2 Halaman Utama Zoho Recruit

Dashboard pada Zoho Recruit mempermudah recruiter untuk melihat
semua proses yang sedang berjalan pada sistem seperti lowongan pekerjaan yang
sedang berjalan hingga kandidat yang mendaftar dapat dilihat pada halaman
utama Zoho Recruit. Adapun tampilan halaman utama Zoho Recruit adalah
sebagai berikut.

42
 Gambar 4. 10 Tampilan Halaman Utama Zoho Recruit

Gambar 4.10 merupakan tampilan halaman utama pada Zoho Recruit

dimana HRD bisa melihat seluruh kegiatan yang terjadi saat proses rekrutmen.
Berikut penjelasan menu-menu yang ada pada navigasi.

1. Home memiliki berfungsi untuk memantau jalannya semua kegiatan yang

ada.
2. Job Openings memiliki fungsi untuk membuat lowongan pekerjaan baru
dan melihat lowongan pekerjaan yang sedang terbuka.
3. Candidates memiliki fungsi untuk melihat calon pegawai yang telah
mendaftar.
4. Interviews berguna untuk membuat dan melihat jadwal interview kepada
calon pegawai.
5. Departement berguna untuk melihat dan menambahkan divisi yang ada
pada perusahaan.

4.3.1.3 Halaman Job Openings Zoho Recruit

Proses pembukaan lowongan pekerjaan perusahaan dilakukan pada
halaman Job Openings pada Zoho Recruit dimana pembuatan draft rekrutmen

43
dilakukan pada halaman ini. Adapun tampilan dashboard halaman Job Openings
adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 11 Tampilan dashboard halaman Job Openings Zoho Recruit

Gambar 4.11 merupakan tampilan dashboard halaman Job Openings pada

Zoho Recruit dimana pada halaman ini memungkinkan HRD melihat lowongan
pekerjaan yang sedang berjalan dan membuat lowongan pekerjaan baru.
Pembuatan lowongan pekerjaan baru berdasarkan informasi yang didapat dari
Zoho People sehingga HRD mengetahui posisi apa yang sedang kosong dan
berapa orang pegawai yang diperlukan untuk posisi tersebut. Tampilan formular
untuk pembuatan lowongan pekerjaan adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 12 Tampilan Draft Lowongan Pekerjaan Zoho Recruit

44
 Gambar 4.12 merupakan tampilan draft lowongan pekerjaan pada Zoho
Recruit yang diisi oleh HRD atau Petugas Rekrutmen, setelah semua fields yang
diperlukan terisi maka user dapat menekan save and publish. Sebelum melakukan
publish, user dapat memilih atau membuat formular pendaftaran untuk calon
pegawai pada menu “choose a job template”. Adapun tampilan lowongan
pekerjaan setelah user melakukan publish adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 13 Tampilan Detail Lowongan Pekerjaan Zoho Recruit

Gambar 4.13 merupakan tampilan detail lowongan pekerjaan yang telah

dibuat sebelumnya, secara otomatis lowongan pekerjaan ini akan terlihat pada
website perusahaan.

4.3.1.4 Halaman Candidates Zoho Recruit

Halaman Candidates berisi data calon pegawai yang telah melakukan
pendaftaran pada website atau dapat secara manual ditambahkan oleh HRD jika
terdapat calon pegawai yang melakukan apply secara manual di kantor. Adapun
proses pendaftaran calon pegawai melalui website adalah sebagai berikut.

45
 Gambar 4. 14 Tampilan Pendaftaran Calon Pegawai dari Website

Gambar 4.14 merupakan tampilan pendaftaran calon pegawai yang ada

pada Website perusahaan. Website yang digunakan untuk pendaftaran calon
karyawan disediakan langsung oleh Zoho Recruit sehingga pihak perusahaan
hanya perlu menyebarluaskan link yang diberikan untuk pendaftaran. Adapun
formulir yang perlu diisi oleh calon pegawai adalah sebagai berikut.

46
 Gambar 4. 15 Formulir Data Diri Calon Pegawai

Gambar 4.15 merupakan formulir data diri yang perlu diisi oleh calon
pegawai yang mendaftar pada sistem. Data ini selanjutnya akan masuk ke
database perusahaan pada Halaman Candidates Zoho Recruit.

47
 Gambar 4. 16 Formulir Data Pengalaman Kerja Calon Pegawai

Gambar 4.16 merupakan formulir pengalaman kerja yang perlu diisi oleh
calon pegawai yang mendaftar pada sistem, calon pegawai dapat mencantumkan
attachment berupa CV dan surat lamaran kerja pada sistem. Setelah melakukan
pendaftaran, seluruh calon pegawai yang telah mendaftar dapat dilihat pada
halaman Cadidates Zoho Recruit.

Gambar 4. 17 Tampilan Calon Pegawai pada Halaman Candidates

48
 Gambar 4.17 merupakan tampilan calon pegawai yang telah mendaftar
pada sistem, petugas rekrutmen dapat melakukan screening pada calon pegawai
yang memenuhi persyaratan kemudian membuat jadwal interview menggunakan
sistem.

4.3.1.5 Halaman Interviews

Halaman interviews berisi seluruh data interview yang sedang berjalan
atau menambahkan jadwal interview baru untuk calon pegawai yang telah
memenuhi syarat untuk melakukan interview. Adapun proses penjadwalan
interview calon pegawai baru adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 18 Formulir Penjadwalan Interview Calon Pegawai pada Zoho Recruit

Gambar 4.18 merupakan tampilan formulir penjadwalan interview calon

pegawai yang ada pada halaman Interviews Zoho Recruit. Pejadwalan interview
dilakukan oleh HRD setelah melakukan screening calon pegawai yang memenuhi
persyaratan.

49
 Gambar 4. 19 Tampilan Jadwal interview pada Zoho Recruit

Gambar 4.19 merupakan tampilan seluruh jadwal interview yang terdapat

pada sistem, HRD dapat melihat secara langsung detail interview pada masing-
masing bagian sehingga mempermudah proses interview. HRD dapat melakukan
reschedule jadwal dengan menyunting interview yang ingin dirubah. Setelah
proses interview dilakukan, perubahan status calon pegawai menjadi diterima atau
tidak diterima dapat dilakukan sebagai berikut.

Gambar 4. 20 Tampilan Perubahan Status Calon Pegawai pada Zoho Recruit

Gambar 4.20 merupakan tampilan perubahan status calon pegawai yang

ada pada Zoho Recruit, HRD setelah melakukan koordinasi bersama direksi
setelah proses interview dapat melakukan perubahan status calon pegawai menjadi
diterima atau ditolak. Data calon pegawai yang ditolak dapat disimpan untuk

50
pembukaan lowongan pekerjaan selanjutnya. Alur proses rekrutmen dari awal
dapat dilihat pada menu timeline.

Gambar 4. 21 Alur Proses Rekrutmen Zoho Recruit

Gambar 4.21 merupakan alur proses rekrutmen pegawai dari awal hingga
akhir proses interview, alur rekrutmen ini memungkinkan HRD melakukan
tracking terhadap proses perekrutan yang berjalan sehingga dapat meminimalkan
kesalahan dalam proses rekrutmen pegawai pada perusahaan.

4.3.2 Zoho People

Implementasi sistem yang kedua adalah Zoho People yang berguna untuk
memudahkan proses pendataan pegawai. Peneliti menggunakan Zoho People versi
trial yang dapat menggunakan fitur-fitur yang ada secara penuh selama 30 hari,
Zoho People tersedia dalam platform berbasis website dan android. Zoho People
terdiri dari 3 (tiga) modul utama yaitu Modul Organization, Modul Leave, Modul
Attendance.

4.3.2.1 Tampilan Halaman Utama Zoho People

Proses login pada Zoho People dapat dilakukan menggunakan akun yang
telah didaftarkan sebelumnya pada Zoho Recruit ataupun sebaliknya sehingga

51
tidak memerlukan pendaftaran ulang akun. Adapun tampilan dashboard Zoho
People setelah melakukan login adalah sebagai berikut.

Gambar 4. 22 Tampilan dashboard Zoho People

Gambar 4.22 merupakan tampilan dashboard dari aplikasi Zoho People

dimana HRD bisa melihat seluruh kegiatan pegawai yang ada. Halaman utama
Zoho People memiliki menu My Feeds dan Announcement yang berguna sebagai
sosial media untuk bertukar informasi internal perusahaan. Adapun tampilan my
feeds dan Announcement adalah sebagai berikut.

52
 Gambar 4. 23 Tampilan Menu My Feeds Zoho People

Gambar 4.23 merupakan tampilan My Feeds dari aplikasi Zoho People

dimana HRD ataupun pegawai bisa memberikan informasi satu sama lain untuk
kelancaran pekerjaan yang sedang dilakukan.

Gambar 4. 24 Tampilan Menu Announcement Zoho People

Gambar 4.24 merupakan tampilan Announcement dari aplikasi Zoho

People dimana HRD bisa memberikan informasi berupa pengumuman untuk

53
Seluruh pegawai yang ada, pengumuman tersebut nantinya akan terlihat pada
halaman awal masing-masing pegawai.

4.3.2.2 Modul Organization

Modul organization merupakan modul utama pada sistem Zoho People
yang berguna untuk mengorganisir Pegawai, Departments, Struktur Organisasi,
dan lain-lain. Implementasi modul organization diawali dengan penambahan
Departments.

Gambar 4. 25 Tampilan Menu Departements

Gambar 4.25 merupakan tampilan awal menu departments yang

selanjutnya diisi oleh HRD sesuai dengan divisi-divisi yang ada pada PT. BPR
Saraswati Ekabumi. Adapun form pengisian Departments dapat dilihat pada
gambar 4.26.

54
 Gambar 4. 26 Tampilan Pengisian Form Departments

Gambar 4.26 merupakan tampilan pengisian form untuk divisi

SDM/Personalia, Adapun field yang harus diisi adalah Nama Departemen, email
Kepala Departemen, Nama Kepala Departemen, dan Departemen induk
(Opsional). Setelah melakukan input departemen selesai, maka HRD akan
melanjutkan proses input data pegawai pada menu Employee yang dapat
dilakukan secara manual dan otomatis. Adapun tampilan utama menu Employee
dapat dilihat pada gambar 4.27.

Gambar 4. 27 Tampilan Utama menu Employee

Gambar 4.27 merupakan tampilan utama menu Employee, untuk

melakukan penambahan pegawai secara manual dapat menggunakan Invite User
yang selanjutnya akan diarahkan pada form pegawai yang harus diisi oleh HRD.

55
Gambar 4. 28 Tampilan Pengisian Form data Pegawai

56
 Gambar 4.28 merupakan fields yang harus diisi saat menambahkan
pegawai pada sistem dimana setelah HRD selesai melakukan input data yang
diperlukan maka sistem secara otomatis akan mengirimkan email undangan untuk
memasuki sistem kepada email pegawai yang telah di input sebelumnya. Adapun
email undangan terhadap pegawai dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 4. 29 Tampilan email Undangan Sistem

Gambar 4.29 merupakan tampilan email yang diterima oleh pegawai yang
telah didaftarkan oleh HRD, setelah pegawai melakukan konfirmasi maka secara
otomatis pegawai tersebut akan masuk ke sistem dan dapat melakukan akses
terhadap fitur-fitur yang terdapat pada Zoho People. Selain proses manual, Zoho
People juga menawarkan proses input data karyawan secara otomatis
menggunakan template file excel yang dapat diisi secara kolektif oleh HRD.

57
 Gambar 4. 30 Tampilan menu Import Pegawai

Gambar 4.30 merupakan tampilan menu input pegawai secara massal

dengan menggunakan template file excel yang dapat diisi secara mudah oleh HRD
tanpa melakukan input pegawai satu-persatu.

58
 Gambar 4. 31 Tampilan Template file Excel

Gambar 4.31 merupakan tampilan template file Excel yang berisi data
pegawai serta detail kepegawaian yang diperlukan oleh sistem untuk melakukan
import data pegawai secara massal. Adapun konfirmasi data yang dilakukan
setelah proses upload template adalah sebagai berikut.

59
 Gambar 4. 32 Tampilan Konfirmasi Import Data Pegawai

Gambar 4.32 merupakan tampilan konfirmasi input data pegawai secara

masal dimana sistem akan menyesuaikan data yang ada pada template untuk
dimasukkan kepada sistem dan secara otomatis akan mengirimkan email
undangan sistem kepada alamat email yang terdaftar pada template. Konfirmasi
import data pegawai merupakan akhir dari proses input data karyawan pada
sistem.

60
4.4 UAT (User Acceptance Test)
User Acceptance Test dilakukan untuk menguji kelayakan sistem Zoho
yang diterapkan baik dari proses rekrutmen yang menggunakan Zoho Recruit
hingga proses pendataan pegawai yang menggunakan Zoho People.

4.4.1 Indikator
Tahap pertama dalam pengujian tingkat pengetahuan pegawai dan
kelayakan penerapan sistem adalah diperlukannya pertanyaan dalam kuesioner
yang dapat mengumpulkan informasi dari narasumber agar dapat menghasilkan
indikator atau melengkapi rancangan tabulasi yang ingin dikaji. Adapun indikator
pertanyaan yang dirancang peneliti adalah sebagai berikut.

Tabel 4. 1 Indikator Pertanyaan Kuesioner Penerapan Zoho

NO Variabel Indikator Pertanyaan
Proses pengumpulan data
dilakukan secara mudah dan
sederhana
Penggumpulan
Data Karyawan dengan aktif
Kepegawaian memberikan informasi dalam
menunjang kelengkapan data
yang dibutuhkan penerapan E-
HRM
Pengolahan data dilakukan
dengan sistem Sangat Baik
Penyatuan data dari berbagai
Pengolahan sumber sangat mudah dan cepat
Data
Penerapan Kepegawaian
1 Respon bidang lain dalam
ZOHO
lembaga mengenai proses
pengolahan data sangat baik

Penyimpanan data dilakukan

memberikan rasa aman terhadap
Penyimpanan penggunanya
Data Pegawai memberikan data yang
Kepegawaian akurat dalam menambahkan data
baru dalam format yang telah
ada
Pelaporan Data Dengan program e-HRM yang
Kepegawaian baru, data dapat dimanfaatkan
Yang Menjadi oleh para pengguna informasi.

61
 Informasi Baru Dengan sistem yang telah
diterapkan, penggunaan data
yang ada
dapat diakses.

Penggunaan data oleh

pimpinan ketika proses
pengambilan keputusan tidak
dilakukan secara mendadak.

Tabel 4.1 merupakan indikator yang digunakan untuk menentukan

pertanyaan-pertanyaan yang akan diberikan kepada pegawai PT. BPR Saraswati
Ekabumi, tahap selanjutnya adalah perancangan pertanyaan yang dapat dilihat
pada table 4.2.

Tabel 4. 2 Daftar Pertanyaan Kuesioner

No Pertanyaan STS TS CS S SS

1 Proses pengumpulan data dilakukan secara

mudah dan sederhana
2 Dalam melakukan rekrutment, aplikasi E-
HRM dapat dengan mudah dipahami oleh
karyawan
3 Karyawan dengan aktif memberikan
informasi dalam menunjang kelengkapan
data yang dibutuhkan pada penerapan E-
HRM
4 Pengolahan data yang dilakukan dengan
sistem Sangat Baik
5 Penyatuan data dari berbagai sumber sangat
mudah dan cepat
6 Aplikasi E-HRM dapat digunakan dalam
mempermudah pengelolaan manajemen data
cuti karyawan
7 Aplikasi E-HRM dapat memudahkan
pengelolaan data absensi karyawan yang

62
 akan terhubung ke dalam database karyawan
8 Penyimpanan data yang dilakukan
memberikan rasa aman terhadap
penggunanya
9 Pegawai memberikan data yang akurat
dalam menambahkan databaru dalam format
yang telah ada
10 Dengan program e-HRM yang baru, data
yang diolah dapat dimanfaatkan oleh para
pengguna informasi
11 Dengan sistem yang telah diterapkan,
penggunaan data yang ada lebih tertata dan
mengurangi penggunaan hardcopy
12 Penggunaan data oleh pimpinan lebih
transparan dan mudah dilihat menggunakan
sistem

Tabel 4.2 merupakan daftar pertanyaan yang akan digunakan untuk

penyebaran kuesioner dimana penilaian dilakukan menggunakan range nilai STS
(1), TS (2), CS (3), S (4), SS (5) yang akan menentukan kelayakan sistem yang
diterapkan pada PT. BPR Saraswati Ekabumi yang selanjutnya akan disebarkan
melalui google forms dan pengisian dilakukan oleh pegawai berdasarkan user
guide yang diberikan. Pengolahan data yang didapatkan akan dilakukan
menggunakan SPSS.

4.4.2 Proses Pengolahan Data

Penyebaran kuesioner dilakukan untuk menilai kelayakan (usability) pada
penerapan sistem E-HRM dalam proses perekrutan dan pendataan karyawan
PT.BPR Saraswati Ekabumi melalui aplikasi Zoho. Apabila hasil kuesioner telah
dikumpulkan melalui google forms, hasil data tersebut dihitung total skor yang
didapat dengan cara sebagai berikut:

63
 ▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab SS = Total SS x 5 =

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab S = Total S x 4 =

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab CS = Total CS x 3 =

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab TS = Total TS x 2 =

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab STS = Total STS x 1= 0

Jumlah Total =

Hasil skor jawaban responden ini, kemudian dapat disimpulkan nilai tertinggi dan
terendah dengan formula berikut:

Nilai tertinggi = Jumlah responden x Jumlah total soal x 5 (jika semua menjawab
Sangat Setuju)

Nilai terendah = Jumlah responden x Jumlah total soal x 1 = (jika semua

menjawab Sangat Tidak Setuju)

Apabila nilai tertinggi dan terendah telah ditemukan, maka tingkat

persentase dapat dihitung dengan rumus berikut:

Persentase : Jumlah Total x 100 %

Nilai tertinggi

Dengan kategori persentase sebagai berikut:

Keterangan:

0% - 20% = Sangat Lemah

21% - 40% = Lemah

41% - 60% = Cukup

61% - 80% = Kuat

64
81% - 100% = Sangat Kuat

Selain menentukan persentase dari hasil skor yang didapat, hasil data yang
dikumpulkan juga diolah menggunakan IBM SPSS Statistics 24 untuk
menghitung frekuensi dan persentase rerata skor pada hasil kuesioner responden.
Penghitungan frekuensi dan persentase pada hasil data kuesioner dapat
ditampilkan dengan acuan Tabel 4.3:

Tabel 4. 3 Perhitungan frekuensi dan persentase hasil data

No Kategori Interval Interpretasi f (%)
1 X ≥ Mi + 1.Sbi X ≥ Mi + 1.Sbi Sangat puas
2 Mi + 1.Sbi > X ≥ Mi Mi + 1.Sbi > X Puas
≥ Mi
3 Mi > X ≥ Mi – 1.Sbi Mi > X ≥ Mi – Cukup Puas
1.Sbi
4 X < Mi – 1.Sbi X < Mi – 1.Sbi Kurang Puas
Jumlah

4.4.3 Hasil Pengolahan Data

Setelah melakukan pengumpulan data melalui penyebaran kuesioner
secara langsung kepada 44 responden, didapatkan hasil data mengenai efektivitas
penerapan sistem e-HRM (electronic Human Resource Management) pada
perusahaan dalam proses perekrutan dan pendataan karyawan menggunakan
aplikasi Zoho. Dari hasil olah data statistik pada 44 reponden dapat dilihat pada
Tabel 4.4.

Tabel 4. 4 Hasil Jawaban Kuesioner

Pertanyaan Jawaban Responden
Sangat Setuju Cukup Tidak Sangat Tidak
Setuju (SS) (S) Setuju (CS) Setuju (TS) Setuju (STS)
P1 20 20 4 0 0
P2 19 20 5 0 0
P3 17 19 7 0 0
P4 21 15 3 5 0
P5 14 20 7 3 0

65
 P6 18 14 9 3 0
P7 25 19 0 0 0
P8 10 24 8 2 0
P9 15 19 6 4 0
P10 15 18 8 4 0
P11 19 22 5 0 0
P12 11 16 12 5 0
Jumlah 204 226 73 27 0

Berdasarkan perolehan data diatas, maka hasil jawaban kuesioner dapat dirata-
ratakan sesuai dengan perolehan skor pada setiap jawaban yang diberikan
reponden. Maka, rata-rata hasil skor kuesioner dapat di lihat sebagai berikut:

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab SS = 204 x 5 = 1.020

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab S = 226 x 4 = 904

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab CS = 73 x 3 = 219

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab TS = 27 x 2 = 54

▪ Jumlah skor dari responden yang menjawab STS =0x1 =0

Jumlah Total = 2.197

Selain itu, dapat dihitung pula nilai tertinggi dan terendah seperti dibawah
ini:

Nilai tertinggi = 44 x 12 x 5 = 2.640 (jika semua menjawab Sangat Setuju)

Nilai terendah = 44 x 12 x 1 = 528 (jika semua menjawab Sangat Tidak Setuju)

Berdasarkan acuan nilai tertinggi, maka dapat dihitung persentase

kelayakan penerapan E-HRM dalam melakukan rekrutmen dan pendataan
karyawan menggunakan aplikasi Zoho dengan formula berikut (Sayekti, 2013):

Persentase : Jumlah Total x 100 %

Nilai tertinggi

66
 : 2197 x 100%
2.640
: 83, 22%
Jadi, dapat disimpulkan bahwa persentase tingkat kelayakan (usability)
sistem E-HRM pada perekrutan dan pendataan karyawan melalui aplikasi Zoho
yaitu 83,22%. Hasil persentase ini dapat dilihat pada Gambar 4.36:

90
80
70
60
50
Usability E-HRM
40
30
20
10
0
Usability

Gambar 4. 33 Tingkat Presentase Usability e-HRM

Dari Gambar 4.36 dapat ditunjukkan bahwa nilai kelayakan sistem yang
digunakan yaitu 83,22% dengan kategori kuat. Oleh sebab itu, bisa dikatakan
bahwa sistem E-HRM layak digunakan dalam perekrutan dan pendataan
karyawan melalui aplikasi Zoho.
Setelah menghitung tingkat persentase kelayakan penerapan dari sistem E-
HRM, perlu dilakukan identifikasi kecenderungan skor data angket yang dihitung
sesuai pedoman kriteria ideal (referensi). Menurut penskoran skala likert, maka
skor ideal terendah yaitu (1 x 12) = 12 sedangkan skor ideal tertinggi yakni (5 x
12) = 60. Mean Ideal (Mi) dan Simpangan Baku Ideal (Sbi) dapat dihitung melalui
formula berikut ini:
Mi = ½ (Skor tertinggi + skor terendah)
= ½ (60 + 12) = 36
Sbi = 1/6 (Skor tertinggi – skor terendah)
= 1/6 (60-12) = 8
Maka, kecenderungan dari hasil kuesioner kelayakan bisa diamati berdasarkan
skor Mean Ideal (X) pada ketentuan berikut:
Mi + 1. Sbi = 36 + 8 = 44

67
Mi – 1. Sbi = 36 - 8 = 28
Hasil hitung kecenderungan skor dari 44 responden dengan berbantuan aplikasi
IBM SPSS Statistics 24, dapat ditunjukkan pada Tabel 4.5:
Tabel 4. 5 Kategori Kecenderungan Skor
No Kategori Interval Interpretasi f (%)
1 X ≥ Mi + 1.Sbi X ≥ 44 Sangat puas 41 93,2
2 Mi + 1.Sbi > X ≥ Mi 44 > X ≥ 36 Puas 3 6,8
3 Mi > X ≥ Mi – 1.Sbi 36 > X ≥ 28 Cukup Puas 0 0
4 X < Mi – 1.Sbi X < 28 Kurang Puas 0 0
Jumlah 44 100

Dari Tabel 4.5. dapat dijelaskan bahwa dari 44 responden, terdapat 93,2%
(41 orang) dengan X ≥ 44 atau Rata-rata ideal diatas skor 44 pada kategori sangat
puas sedangkan terdapat 6,8% (3 orang) dengan rerata ideal 44 > X ≥ 36 pada
kategori puas (hasil lengkap dapat dilihat pada Lampiran 1). Sehingga, dapat
dikatakan bahwa karyawan merasa sangat puas terhadap penerapan sistem E-
HRM dalam pendataan maupun perekrutan pegawai melalui aplikasi Zoho. Hal
ini juga membuktikan bahwa penerapan sistem ini sangat layak untuk
diimplementasikan. Hasil ini juga sejalan dengan penelitian yang dilaksanakan
oleh Hairiyadi dan Ahsyar (2019) mengenai sistem E-HRM menggunakan Rapid
Application Development yang menyatakan bahwa penggunaan sistem E-HRM
dapat berjalan baik dan dapat mempermudah pihak perusahaan dalam melakukan
proses manajemen karyawan. Selain itu hasil ini juga sesuai dengan penelitian
dari Febrianto, Leonardo dan Sudharma (2007) yang menyatakan bahwa sistem E-
HRM dapat mengatasi permasalahan yang timbul selama penggunaan sistem
manual misalnya pendataan berkas tenaga kerja maupun data perusahaan.
Berdasarkan kuesioner yang diberikan, dapat disimpulkan bahwa sistem ini
mampu membantu PT Sagitarus Anggada menanggulangi masalah yang ada.
Berdasarkan beberapa hasil penelitian yang sejalan, maka dapat disimpulkan
bahwa sistem E-HRM sangat layak diterapkan untuk memudahkan perusahaan

68
dalam perekrutan maupun pendataan karyawan pada perusahaan PT. BPR
Saraswati Ekabumi.

69
 BAB V
PENUTUP

Bab penutup berisi simpulan dan saran dari hasil Penerapan e-HRM
(electronic Human Resource Management) pada PT. BPR SARASWATI
EKABUMI.

5.1 Simpulan
Berdasarkan uraian dan pemmbahasan dari bab-bab sebelumnya, maka
dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem e-HRM menggunakan aplikasi Zoho berhasil diimplementasikan

pada PT. BPR Saraswati Ekabumi. Zoho membantu proses bisnis
perusahaan yang awalnya masih dilaksanakan secara konvensional
menjadi terintegrasi dengan sistem. Zoho Recruit dan Zoho People
membantu perusahaan untuk merekrut dan memudahkan departemen
sumber daya manusia untuk bekerja.

2. Berdasarkan analisis kelayakan penerapan sistem e-HRM menggunakan

aplikasi Zoho pada perusahaan didapat tingkat presentase kelayakan
sebesar 83,22% dengan kategori kuat. Oleh sebab itu, bisa dikatakan
bahwa sistem E-HRM layak digunakan dalam perekrutan dan pendataan
karyawan melalui aplikasi Zoho.

5.2 Saran
Berdasarkan uraian dan pembahasan dari bab-bab sebelumnya, terdapat
saran-saran terhadap penelitian selanjutnya antara lain:

1. Untuk peneliti selanjutnya dapat melakukan eksplorasi lebih mendalam

mengenai fitur-fitur yang disediakan aplikasi Zoho serta update-update
terbaru yang diimplementasikan oleh aplikasi Zoho.

70
2. Fitur-fitur yang terdapat pada penelitian ini masih terbatas karena
menggunakan versi trial, peneliti selanjutnya dapat mempertimbangkan
menggunakan versi berbayar dari aplikasi Zoho.

71
 DAFTAR PUSTAKA

Hairiyadi, A. & Ashyar, T. K. (2019). Sistem electronic-human resource

management (e-HRM) menggunakan metode rapid application development
(studi kasus: PT. Andesta Mandiri Indonesia). Jurnal Ilmiah Rekayasa dan
Manajemen Sistem Informasi, 5(2), 126-135.
Febrianto, M., Leonardo, & Sudharma, H. (2007). Analisis dan perancangan
sistem E-HRM pada PT Sagitarus Anggada Hutama. Skripsi: Universitas Bina
Nusantara. Diakses pada http://eprints.binus.ac.id/1087/1/2007-2-00180-
if_Abstrak.pdf
Hasibuan, M. S.P. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:Bumi
Aksara.
Jogiyanto, H. M. (2005). Analisa dan desain sistem informasi: pendekatan
terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. ANDI: Yogyakarta
McLeod, R., & Schell, G. (2004). Sistem Informasi Manajemen Edisi ke-8.
Jakarta: PT. Indeks.
Nazir, M. (2005). Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Ngadimin, W. M. (2007). Rekruitmen, Dekruitmen, Pengembangan Karir dan
Kompensasi Perannya Terhadap Motivasi Kerja di PT Delta Merlin Dunia
Textil. Karanganyar. Jurnal Daya Saing, 1(3), 1-10.
Sayekti, I. H. (2013). Analisis pengembangan sistem aplikasi e-training karyawan
berbasis web pada pt. Mutiara solusindo. Skripsi: Universitas Negeri
Yogyakarta.
Simamora, H. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia Cetakan Ke 1.
Bandung: CV. Pustaka Setia.
Siagian P. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara.
Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif,
Kualitatif, dan R&D. Bandung : Alfabeta.
Sudjana, Nana & Ibrahim. (2010). Penelitian dan Penilaian Pendidikan.
Bandung: Sinar Baru Algensindo.
Sutrisno, E. (2013). Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Kelima.
Yogyakarta: Prenada Media.
Torang, S. (2013). Organisasi dan Manajemen. Cetakan Kesatu. Bnadung: CV
Alfabeta.

72
Lampiran 1. Hasil Statistics Usability

Skor_Usability

Cumulative
Frequency Percent Valid Percent Percent

Valid X ≥ 44 41 93.2 93.2 93.2

44 > X ≥ 36 3 6.8 6.8 100.0

Total 44 100.0 100.0

73
Lampiran 2. Hasil Statistics Usability

74
75