KD 3.

1 MEMAHAMI ADMINISTRASI
Unsur-Unsur Administrasi
1. Organisasi
Dalam sebuah administrasi terdapat beberapa organisasi baik secara langsung
maupun tidak.
Organisasi ini sangat penting untuk membagi pekerjaan secara jelas bagi
masing-masing elemen yang ada dalam lembaga maupun perusahaan.
2. Menejemen
Menejemen juga masuk dalam unsur administrasi, sebab tanpa adanya suatu
perencanaan dan pengaturan yang jelas, sebuah lembaga, instansi, maupun
perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik dan maksimal.
3. Komunikasi
Suatu hal yang berkaitan dengan suatu pekerjaan pencatatan, pembukuan,
pelayanan, dan sebagainya tentu membutuhkan komunikasi yang baik.
Hal itu bertujuan untuk memperjelas dan mengetahui informasi yang beredar.
Komunikasi ini harus terjalin baik antar sesama elemen administrasi seperti klien,
pihak menejemen, dan administrator itu sendiri.
4. Personalia
Individu atau personalia tentu juga akan masuk dalam administrasi sebagai
unsur yang sangat penting.
Bukan sekadar individu, namun juga skill yang dimiliki seseorang dalam
menjalankan aktivitas yang berkaitan dengan administrasi.
5. Informasi
Informasi ini sangat penting dalam sebuah administrasi. Banyak hal yang masuk
dalam ruang lingkup administrasi seperti data, surat masuk dan keluar, dan
sebagainya yang nantinya bisa menjadi sumber informasi bagi lembaga atau
instansi untuk dianalisa dan dijadikan sebagai dasar pengambilan kebijakan.
6. Keuangan
Administrasi juga mencakup pembiayaan dalam suatu usaha seperti halnya
penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, termasuk pula sumber dana.
7. Pembekalan
Dalam beberapa kasus, administrasi meliputi pembekalan terkait dengan
pemilihan barang yang akan digunakan atau tidak.
Kemudian berbagai barang-barang tersebut disisihkan dan kelompokkan sesuai
dengan fungsinya.
8. Hubungan Masyarakat
Tentu saja dalam administrasi terdapat unsur hubungan masyarakat yaitu
menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien agar tercipta suatu
keharmonisan.
Selain itu juga untuk menyampaikan informasi kepada para konsumen secara
jelas dan tepat.
Tujuan Administrasi
  Untuk memantau segala aktivitas administrasi
 Untuk mengevaluasi suatu kegiatan perusahaan
 Menyusun beberapa program usaha
 Untuk dapat memastikan keamanan kegiatan usaha
Contoh Administrasi
 Administrasi Negara – Pembuatan aturan mengenai pembentukan
lembaga pemerintahan, aturan tentang reshuffle kabinet oleh presiden,
aturan tentang pemilihan umum, dan sebagainya.
 Administrasi Keuangan – Mengeluarkan faktur, menghitung setiap kas
masuk dan keluar sampai membuat pembukuan atau laporan keuangan,
sesuai dengan aliran dana yang ada serta berdasarkan aturan.
 Administrasi Pendidikan atau Tata Usaha – Membuat jadwal, mengurus
surat-surat, dan mengatur kegiatan sekolah.
 Administrasi Perkantoran – Mengurus bagian absensi pegawai,
membuat catatan terkait arus barang produksi, membuat laporan barang
dan keuangan, menghitung serta mengklasifikasi stok barang dan masih
banyak lagi.
 Administrasi Penduduk – Pembuatan dokumen kependudukan seperti
KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan masih banyak
lagi, pengelolaan serta penyimpanan data dan informasi penduduk sesuai
aturan yang ada.

Jenis-Jenis Administrasi
1. Administrasi Negara
Yaitu salah satu sistem yang mengatur banyak hal terkait dengan
penyelenggaraan negara agar berjalan dengan baik. Secara umum ada tiga
elemen penting yang ada dalam pemerintahan yaitu legislative, eksekutif, dan
yudikatif yang semuanya masuk dalam pembahasan administrasi negara.
Selain itu juga mencakup hal lain seperti tujuan negara, administrasi publik,
2. Administrasi Niaga
Administrasi niaga atau bisnis ialah suatu kegiatan kerjasama antara dua
orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah disepakati yaitu
memperoleh keuntungan. Dalam hal ini berkaitan dengan proses produksi,
distribusi, sampai keuangan. Ini seringkali dibutuhkan di perusahaan dagang
dan produksi.
3. Administrasi Kependudukan
Yakni serangkaian kegiatan penataan, pengaturan, dan penertiban data dan
dokumen kependudukan melalui pencatatan sipil, pendaftaran penduduk,
pengelolaan informasi, hingga pemanfaatan data tersebut sesuai dengan
aturan yang berlaku.
4. Administrasi Keuangan
 Administrasi keuangan adalah berbagai kegiatan yang berkaitan dengan
keuangan seperti pencatatan pengeluaran, pemasukan, aliran serta sumber
dana, sampai laporan keuangan dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu,
pihak yang bergelut di bidang ini harus memiliki kemampuan penghitungan
yang baik, cakap, dan cekatan.
5. Administrasi Pendidikan
Adalah suatu aktivitas ini terkait dengan penyelenggaraan pendidikan yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan
sebagainya. Tujuannya agar sistem pendidikan berjalan dengan baik serta
sesuai dengan aturan yang ada.
KD 3.2 ANALISIS JABATAN
Analisis jabatan adalah proses mengumpulkan, menilai dan menyusun beragam
informasi dan fakta yang berkaitan dengan jabatan di sebuah organisasi. Proses
ini berkaitan erat dnegan sumber daya manusia di organisasi, metodenya
dilakukan secara sistematis dan terstruktur.

Metode Analisis Jabatan

Setiap organisasi memiliki metode dan pendeketan berbeda dalam analisis
jabatan. Tetapi perlu diingat, metode dan pendekatannya harus didasari pada
tujuannya seperti untuk evaluasi kerja, pengembangan karyawan maupun
kenaikan gaji. Berikut ini metode yang biasa digunakan dalam analisis jabatan :
Wawancara
Metode wawancara ini dilakukan dengan cara membuat daftar dan
mendiskripsikan tugas dan tanggung jawab karyawan dalam jabatannya. Dari
daftar tersebut, dilakukan pengecekan dan penjelasan oleh supervisor  atau
manajer jabatan tersebut untuk memeriksa apakah informasi tersebut sudah
benar atau perlu klarifikasi agar daftar tugas dan tanggung jawab karyawan
menjadi lebih jelas.
Kuisioner
Metode kuisioner merupakan salah satu cara yang ekonomis dan cepat dilakukan
untuk analisis sebuah jabatan. Metode kuisioner adalah teknik mengumpulkan
data dengan cara memberikan pertanyaan atau pernyataan tertulis dan
terstruktur untuk dijawab oleh responden. Responden di sini adalah karyawan,
mereka akan mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang mereka kerjakan
di organisasi.

Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati karyawan saat menjalankan
tugasnya. Saat pengamatan, obsever akan mencatat hasil yang dilihat. Biasanya
cara ini dilakukan untuk pekerjaan yang membutuhkan keterampilan manual
seperti operator mesin produksi.
Catatan Karyawan
Informasi maupun data yang diperoleh dari metode ini untuk analisis jabatan
berasal dari buku atau catatan harian karyawan, catatan tersebut berisi deskripsi
aktivitas kerja dan tanggung jawab mereka sehari-hari di organisasi.
Kombinasi Metode
Cara ini dilakukan dengan melakukan analisa pada pekerjaan administratif dan
transkrip. Data dan informasi diperoleh dari dua metode seperti wawancara dan
juga observasi pada pekerjaan karyawan. Tujuannya agar mendapatkan hasil dan
deskripsi jabatan yang lebih tepat dan akurat.

Tahapan Analisis Jabatan

Setelah mengetahui metode dan pendekatan untuk analisis jabatan, berikut ini
tahapan prosesnya :
 Menenentukan kegunaan data dan informasi dari analisis jabatan
secara jelas dan tepat, sebaiknya digunakan oleh orang yang
berkompeten dalam bidang ini seperti HR.
 Mengumpulkan, membuat klasifikasi dan peninjauan data mengenai
latar belakang analisis jabatan di organisasi.
 Memilih pihak yang mewakili atau mengurus jabatan yang akan
dianalisis di organisasi.
 Mengumpulkan informasi dan data mengenai aktivitas kerja, kondisi
pekerjaan, perilaku pekerja yang berkaitan dengan jabatan, serta
syarat-syarat karyawan yang akan mengisi jabatan tersebut.
 Meninjau data dan informasi yang diperoleh bersama dengan pihak
yang berkepentingan. Fata dan informasi dapat berupa fungsi dan
esensi jabatan.
 Menyusun deskripsi, spesifikasi dan evaluasi pekerjaan dalam sebuah
jabatan.
 Membuat prediksi perkembangan pekerjaan yang sudah dibuat pada
poin sebelumnya, apakah pekerjaan dan jabatan tersebut perlu
diperbanyak atau dikembangkan lagi sesuai kebutuhan.
 KD 3.4 STRUKTUR ORGANISASI
Bentuk Bagan Struktur Organisasi
Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :
1.      Struktur organisasi lini
2.      Struktur organisasi lini dan staff
3.      Struktur organisasi fungsional 
4.      Struktur organisasi lini dan fungsional 

A.  Organisasi Lini
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara
vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya
Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap
paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini
diciptakan oleh Henry Fayol.
1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana
3.      Jumlah karyawan sedikit
4.      Sarana dan alatnya terbatas
5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer
6.      Organisasi kecil
         
Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah : 
1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.
2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar 
3.      Proses decesion making berjalan cepat 
4.      Disiplin dan loyalitas tinggi 
5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1       Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis
2       Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
3    Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
4      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

 B. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan
wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga
pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang
pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu
memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur
organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung
Ciri :
1      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
2      Karyawan banyak
3      Organisasi besar 
Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:
1.      Personel lini
2.      Personel staf

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1       Ada pembagian tugas yang jelas
2       Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
3       Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin
4       Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place
5       Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan
2      Proses decesion makin berliku-liku
3     Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage
4      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

C.  Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan
pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang
pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan
yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan,
sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
Ciri :
1      Organisasi kecil
2      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
3      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5      Pengawasan dilakukan secara ketat
Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :
1       Program tearah, jelas dan cepat
2       Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
3       Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
4       Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik
5       Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik
6       Solidaritas antar anggota yang tinggi
7       Moral serta disiplin keija yang tinggi
8       Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik
9       ketrampilan yang terspesialisasi
10     Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
 11     Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1       Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2      Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3       Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4  Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu
5      Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6       Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
7       Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
8   Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja
menjadi sulit dilakukan.
tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :
1.      Lingkungan stabil
2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

D.  Organisasi Lini dan Fungsional

Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang
yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam
organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat
managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai
suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara
khusus.
Ciri :
 1    Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan
2    Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional
3    Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon
4    Strukutur organisasi tidak begitu kompleks. Biasanya terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara,
ketua-ketua seksi, dan para perugas
5    Struktur organisasi secara relatif tidak permanen. Organisasi ini hanya dipakai sesuai
kebutuhan atau kegiatan
6     Tugas pimpinan dilasanakan secara kolektif
7      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama
8     Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk satgas

Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :

1      Solodaritas tinggi
2      Disiplin tinggi
3      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum
4      Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
5      Keputusan dapat diambil dengan baik dan tepat
6   Kecil kemungkinan penggunaan kekuasaan secara berlebihan dari pimpinan
7      Usaha kerjasama bawahan mudah digalang
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah:
1      Kurang fleksibel dan tour of duty
2       Spesialisasi memberikan kejenuhan
3       Proses pengambilan keputusan agak larnban karena harus dibicarakan terlebih dahulu dengan anggota
organisasi
4       Kalau terjadi kemacetan kerja, tidak seorang pun yang mau bertanggung jawab melebihi yang lain
5      Para pelaksana sering bingung, karena perintah datangnya tidak dari satu orang saja
6       Kreativitas nampaknya sukar dikembangkan, karena perintah pelaksanaan didasarkan pada kolektivitas.

HTTP://MATERIADMINISTRASIPERKANTORANSMK.BLOGSPOT.COM/2017/05/
STRUKTUR-ORGANISASI.HTML
KD 3.5 MEMAHAMI FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi Manajemen
Setelah mengetahui beberapa pandangan mengenai fungsi manajemen menurut para ahli, dapat
disimpulkan bahwa ada banyak kesamaan antara satu pendapat dengan yang lainnya. Singkatnya, ada 4
fungsi manajemen yang dapat diambil dari pernyataan ahli tersebut.

1. Planning
Planning atau proses perencanaan dalam fungsi manajemen adalah tentang bagaimana perusahaan
menetapkan tujuan lengkap dengan cara dan strategi untuk mencapainya. Dalam fungsi perencanaan,
manajer perlu mengkaji dan mengevaluasi berbagai kemungkinan rencana alternatif sebelum
memutuskan suatu tindakan.
Perencanaan dalam fungsi manajemen adalah proses penting mengingat planning merupakan langkah
awal yang dapat mempengaruhi aktivitas perusahaan kedepannya. Tanpa perencanaan yang matang,
fungsi fungsi manajemen lain tidak akan bisa berjalan dengan optimal.
Kegiatan Fungsi Planning
Beberapa kegiatan perencanaan dalam fungsi manajemen adalah
1. Menentukan tujuan serta target perusahaan.
2. Menyusun strategi untuk mencapainya.
3. Menetapkan berbagai sumber daya yang mungkin dibutuhkan.
4. Menentukan standar keberhasilan selama proses mencapai tujuan tersebut.
Syarat Fungsi Planning
Beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk melaksanakan fungsi perencanaan dengan baik adalah
1. Adanya tujuan yang jelas.
2. Bersifat sederhana.
3. Fleksibel, mengikuti perkembangan yang ada.
4. Adanya keselarasan tanggung jawab dan tujuan di setiap bagiannya.
5. Meliputi analisis di setiap detail pekerjaan.
6. Memanfaatkan segala sesuatu yang ada secara efektif.
Manfaat Fungsi Planning
Fungsi planning diadakan bukan tanpa tujuan, setidaknya inilah beberapa manfaat proses perencanaan
1. Memudahkan proses pengawasan.
2. Menjadi acuan dan panduan dasar jalannya kegiatan.
3. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.
4. Jalannya tugas dan kegiatan akan lebih terorganisir di setiap sektornya.
Proses Planning
Biasanya, proses planning dibagi ke dalam beberapa tahap, yakni:
1. Top Level Planning
Merupakan perencanaan jenjang atas yang mengajukan panduan umum, pengambilan keputusan,
rumusan tujuan hingga petunjuk penyelesaian secara menyeluruh. Perencanaan dalam tahap ini bersifat
strategis dan menekankan pada tujuan jangka panjang organisasi atau perusahaan.
2. Middle Level Planning
Merupakan perencanaan jenjang menengah yang fokus dalam penyiapan berbagai teknik yang akan
ditempuh untuk mewujudkan rencana tujuan. Perencanaan tahap ini berada pada level manajemen
menengah yang sifatnya lebih administratif.
3. Low Level Planning
Merupakan perencanaan jenjang bawah yang mengacu pada aktivitas operasional perusahaan.
Umumnya, perencanaan jenjang bawah ini diambil alih oleh manajemen pelaksana dan lebih berfokus
pada bagaimana cara menghasilkan.

2. Organizing
Organizing atau proses pengorganisasian adalah 4 fungsi manajemen menurut para ahli yang berfokus
pada pengaturan sumber daya fisik dan manusia yang perusahaan miliki guna merealisasikan rencana
tujuan.
Biasanya, fungsi organizing dipakai untuk mengelompokkan seluruh alat, tugas, orang maupun
wewenang yang ada untuk tujuan pemenuhan rencana.
Proses pengawasan dilakukan oleh manajer secara mudah dengan memanfaatkan fungsi
pengorganisasian.
Manajer dapat menentukan anggota kelompok, penanggung jawab hingga jenis dan klasifikasi tugas
melalui fungsi organizing.
Unsur Fungsi Organizing
Ada 3 unsur yang harus dipenuhi fungsi pengorganisasian. Ketiga unsur tersebut adalah
1. Kegiatan yang diorganisir dilakukan semata-mata untuk mencapai tujuan.
2. Adanya implementasi dari rencana kegiatan yang telah ditetapkan.
3. Pengarahan sekelompok individu untuk saling bekerja sama.
Kegiatan Fungsi Organizing
Untuk mewujudkan fungsi pengorganisasian yang baik, berikut beberapa kegiatan yang harus
dilaksanakan
1. Menyeleksi, merekrut dan memberikan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
2. Menyesuaikan posisi tenaga kerja sesuai dengan kemampuan mereka.
3. Menyusun dan menetapkan tugas serta mengalokasikan tenaga kerja sesuai prosedur.
4. Menentukan struktur perusahaan sesuai tanggung jawab dan garis kewenangan.
Manfaat Fungsi Organizing
Setidaknya, inilah beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan menerapkan fungsi pengorganisasian.
1. Tugas dijalankan dengan spesialisasi masing-masing.
2. Adanya transparansi pembagian tugas yang jelas.
3. Pembagian tugas dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
4. Setiap tenaga kerja paham akan tugasnya masing-masing.
5. Adanya manajer profesional sebagai pihak utama koordinasi seluruh kegiatan.

3. Actuating and Directing

Actuating and directing atau fungsi pengarahan merupakan usaha untuk menghasilkan kinerja yang
lebih efektif dan efisien dengan menciptakan suasana kerja yang dinamis.
Untuk mewujudkannya, berikut beberapa kegiatan yang biasa dilakukan fungsi pengarahan.
1. Bimbingan serta pemberian motivasi terhadap tenaga kerja.
2. Sosialisasi tugas dan seluruh kebijakan dengan jelas.
3. Penjelasan tugas pekerjaan secara rutin.

4. Controlling
Controlling atau proses pengawasan merupakan 4 fungsi manajemen menurut para ahli terakhir yang
digunakan untuk tujuan pengendalian.
Fungsi controlling juga dapat dimanfaatkan sebagai alat untuk mengukur kinerja karyawan sesuai
standar yang telah dibuat. Melalui fungsi controlling, evaluasi perbaikan dapat dilaksanakan bila
memang dibutuhkan.
Kegiatan Fungsi Controlling
Berikut beberapa kegiatan yang biasa dilaksanakan dalam fungsi controlling
 Klarifikasi dan pemeriksaan atas kesalahan yang terjadi.
 Evaluasi target sesuai standar indikator yang telah ditetapkan.
 Pemberian alternatif solusi atas penyimpangan yang ada.
Untuk merealisasikan fungsi controlling dengan efektif, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan
1. Scheduling, penetapan waktu pengawasan sesuai dengan semestinya.
2. Routing, penentuan cara pengawasan yang diinginkan.
3. Follow up, pencarian solusi atas sebuah masalah.
4. Dispatching, suatu perintah pekerjaan yang digunakan sebagai pengawasan.
https://www.info.populix.co/post/fungsi-manajemen
Unsur-Unsur Manajemen
1. Manusia (Human)
Faktor yang paling penting atau unsur manajemen yang utama dalam kegiatan manajemen adalah
manusia. Dalam kegiatan manajemen, sumber daya manusia membuat rencana dan tujuan yang ingin
diraih. Untuk itu, tanpa adanya manusia, kegiatan manajemen tidak akan pernah ada.
2. Uang (Money)
Uang merupakan unsur manajemen yang sangat berpengaruh karena hasil kegiatan dapat diukur dari
jumlah yang beredar di suatu perusahaan.
Unsur uang dapat menjadi alat dalam proses pencapaian tujuan dengan penggunaannya yang
diperhitungkan secara rasional. Biaya operasional dalam sebuah kegiatan manajemen tentu
membutuhkan uang agar dapat berjalan baik.
3. Material (Materials)
Unsur manajemen material merupakan faktor penting dalam dunia usaha karena hasil yang baik hanya
bisa dicapai bila terdapat material yang baik. Jadi, jika material yang dipilih buruk, tujuan manajemen
akan sulit tercapai.
4. Mesin (Machines)
Unsur manajemen mesin sangat dibutuhkan manusia untuk melakukan pekerjaan yang sulit menjadi
lebih mudah dan cepat. Penggunaan mesin akan meningkatkan hasil dan keuntungan serta membuat
proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
5. Metode (Methods)
Proses pelaksanaan kerja hanya dapat berjalan dengan efektif dan efisien bila dilakukan dengan metode
yang tepat. Suatu metode kerja harus mempertimbangkan sasaran, fasilitas, waktu, uang, dan kegiatan
bisnis. Unsur manajemen ini perlu mendapat campur tangan manusia agar dapat tercipta dengan baik.
6. Pasar (Market)
Unsur manajemen pasar terbilang krusial karena sebuah bisnis hanya dapat berkembang jika telah
dikenal di pasaran. Unsur pasar dipengaruhi oleh unsur material karena barang atau jasa yang laku harus
memiliki kualitas baik. 
 
https://hot.liputan6.com/read/4635492/5-fungsi-fungsi-manajemen-
pengertian-dan-unsurnya
KD 3.6 PROSEDUR PENCATATAN
SURAT/DOKUMEN MASUK DAN KELUAR
Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan keluar
Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  
prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.
Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses
yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan
pencapaian tujuan .
Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang
diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).
Surat keluar
 Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain
 perorangan.
            Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang
harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur,
dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai  berikut:
Wakil dari pengiriman / penulisan.
Bahan Pembuktian.
Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
Alat pengukur kegiatan organisasi
Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa
dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT  MASUK DAN KELUAR
Prosedur Pengelolan surat masuk
             Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
      Penerimaan
                     Tugas penerimaan adalah :
                      1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
                      2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
                      3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
     4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah             diterima.
Penyortiran
                         Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan             rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk                   pengolahan
lebih lanjut.
       Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang
harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda
(buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan
agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak
mengolahnya.
Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
         1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
         2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
     3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam
buku   pengarahan.
Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan
mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk,
2000:167).
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
                    Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan                           
langkah-langkah sebagai berikut:
Pembuatan konsep surat
                       Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
Pengetikan
     Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat,
diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil
pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui
koreksi kesalahan.
Mengetik surat dalam bentuk akhir
    Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala
surat atau kop surat.
Penandatanganan
  Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk
menandatangani.
Pencatatan
  Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai   berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan
amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.
            Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar
(surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja
dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar
menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
            Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat
rahasia.
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya
surat  pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat   instansi atau kepada
organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi
harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga.
Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.
Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk
kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan
/bisnis atau jual beli.
Surat rahasia
                  Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang
dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada
sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan
tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1 Menyortir atau memisahkan
2 Membuka surat
3 Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
4 Membaca dan memberi catatan
5 Menyampaikan surat kepada pimpinan
6 Menyimpan surat.
Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
1 Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan      tidak
langsung.
2 Membuat konsep dengan tulisan tangan.
3 Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
4 Mengetik konsep surat.
5 Mengetik surat dalam bentuk akhir
6 Meminta tanda tangan pada pimpinan
7 Mengecek surat yang akan dikirim
8 Mendistribudikan surat.
MENGARSIP SURAT (Filling)
            Filing menurut Basir Barthos ( 2005  :  43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –
bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan
kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :
Sistem Abjad
        Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian
kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut
diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
Sistem Pokok Soal ( Subyek )
 Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal
isi     surat ).
Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal  ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal
penerimaan surat.
Sistem Nomor ( numeric filling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor
kode dengan angka – angka.
Sistem Wilayah
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah  adalah penimpanan yang dikelompokan atas
wilayah – wilayah tertentu.
 
Sumber : http://yantiayulianti.blogspot.co.id/2010/11/prosedur-pengelolaan-surat-masuk-dan.html
KD 3.7 PROSEDUR PENATAAN SURAT/DOKUMEN
Penataan Dokumen Kantor
Dokumen adalah komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor. Dokumen-
dokumen kantor harus ditata sedemikian rupa, sehingga tetap terawat atau tidak rusak dan
mudah ditemukan jika dibutuhkan.
Secara garis besar kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen meliputi kegiatan
sebagai berikut.
1 Mencari/mengumpulkan berbagai bahan informasi
Semakin mudahnya arus informasi berkembang menuntut pihak-pihak tertentu untuk
mencari dan mengumpulkan kembali bahan informasi tersebut, sehingga akan tercipta
bahan informasi yang teratur, luwes, dan dapat mengikuti kebutuhan seseorang atau
sekelompok orang untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui sumber informasi yang diperlukan.
2 Menyusun dan mengolah dokumen
Informasi yang telah dikumpulkan kemudian disusun dan diolah secara matang agar informasi
tersebut dapat dijadikan sebagai informasi yang telah disusun sebagai sumber dalam pengambilan
keputusan. Informasi yang telah disusun menjadi suatu dokumen harus dikelola dengan baik
sehingga tetap terawat dan tidak rusak serta jika diperlukan kembali dapat ditemukan dengan
mudah.
3 Mereproduksi  dokumen
Untuk memenuhi kebutuhan dokumen yang akan digunakan untuk beberapa pihak atau  dalam
jumlah yang banyak, langkah yang dapat ditempuh adalah dengan menggandakan naskah yang
diperlukan. Hali ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin-mesin pengganda, seperti mesin
fotokopi, mesin stensil atau scanner, dan risograf.
4 Menyajikan dokumen
Dalam menyajikan dokumen memerlukan proses yang teliti, praktis, dan benar sehingga para
pengguna dokumen dapat dengan mudah memahami dan tertarik dengan isi yang terkandung pada
dokumen tersebut.
5 Menyimpan dokumen
Dokumen yang sudah selesai diproses dapat disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
yang sesuai dengan karakteristik kantor. Menyimpan dokumen memerlukan petugas yang terampil
dan memiliki kemampuan dalam kegiatan penyimpanan atau kerasipan.
Sumber: http://shimakw.blogspot.co.id/2015/03/penataan-dokumen-kantor.html
Sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi :
1 Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor
Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan
berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem
nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle
digit filling, dan duplex numerical filling.
2 Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah
Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah,
arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat
dalam tiap – tiap warkat.
3 Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad
 Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan
urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada
warkat.
4 Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis
Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang
penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.
5 Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah
Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki
disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.
Sumber: http://www.porosilmu.com/2015/06/memahami-sistem-penataan-dokumen-kantor.html
KD 3.8 PERALATAN KANTOR DALAM
KEGIATAN ADMINISTRASI
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor
baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada
perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja
untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
1 Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam
peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah
lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi,
lemari, rak dsb. 
2 Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan
suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak
tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb. 
3 Mesin-mesin kantoradalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb. 
4 Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb. 
5 Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor 
sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
https://dilihasan.wordpress.com/2011/07/12/macam-macam-perbekalan-kantor/
PERLENGKAPAN KANTOR ( OFFICE EQUIPMENT )
Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
1) Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor, menurut Leffing Well dan Robinson
adalah:
§ Baki surat (desk tray)
Kegunaan dari baki surat ( desk tray ) adalah alat untuk menyimpan surat agar surat tidak
berantakkan.
§ Kalender meja (desk calendar)
§ Mistar (ruler)
Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan.
§ Pena (pens)
Kegunaan dari Pulpen adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.
§ Tangkai pena (pens holder)
§ Pensil (pencil)
Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.
§ Pensil warna (colored pencil)
Pensil adalah perangkat kers yang digunakan untuk mengimplementasikan tulisan atau medium
seni yang biasanya dibangun dari grafi dan tanah liat padat, pigmen inti dalam sebuah casing
pelindung.
§ Penghapus pensil (eraser)
Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis.
§ Kertas isap (blotter)
§ Gunting
Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan.
§ Stapler
Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler
§ Bak untuk jarum
§ Bak untuk karet gelang
§ Jepitan berkas (binder)
Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan ( menghimpun, mengumpulkan,
mengelompokkan ) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer
sehingga tidak hilang.
§ Cap tanggalan (band dater)
Kegunaan: untuk mengcap tanggalan.
§ Bantalan cap (stamp pad)
Kegunaannya untuk mengecap.
§ Formulir permintaan keperluan tulis menulis.
2) Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor yaitu:
a) Mesin kartu berulang (punched card machines)
b) Mesin jumlah (adding machines)
c) Mesin hitung (calculating machines)
Mesin hitung atau Kalkulator adalah alat di dalam kantor yang digunakan untuk menghitung dari
perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian sampai
kepada kalkulator sains yang dapat menghitung rumus matematika tertentu. Pada
perkembangannya sekarang ini, kalkulator sering dimasukkan sebagai fungsi tambahan daripada
handphone , komputer bahkan sampai jam tangan.
d) Mesin tulis (typewriter)
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin, atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol
yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
e) Mesin pengganda (reproducing machines)
Mesin stensil adalah suatu mesin di dalam kantor untuk mencetak dalam jumlah banyak dengan
tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi, contohnya untuk memperbanyak formulir, brosur,
selebaran, kertas ujian, dan lain-lain
Fungsi mesin pengganda surat :
1.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2.Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3.Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen,
sesuai keinginan pimpinan
4.Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
f) Mesin label (labeling machines)
g) Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara memotong bagian pinggir sampul.
h) Mesin penomor (numbering machines)
i) Mesin penghimpun lembar stensil (collator)
j) Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machine and mail inserter)
k) Mesin perekam (tape recorder, dictaphone, transcriber)
l) OHP (over head Projector)
Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD ( Liquid
Crystal Display ) , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik
bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas penyampaian .
m) Mesin fotokopi.
Mesin foto copy merupakan suatu alat penggandaan secara praktis karena setiap saat bisa di
perlukan dan dapat di lakukan penggandaan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu
yang relative singkat sesuai dengan kebutuhan , tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain ,
foto copy merupakan bagian dalam penyalinan . Kegiatan ini dilakukan dengan cara pemotretan ,
melalui proses kimiawi atau dengan mmpergunakan tenaga jasmani .
 Jenis-jenis perlengkapan kantor
• Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
1) Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai atau tidak tahan lama, hal ini
mengandung arti bahwa barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.
Misalnya:
a. Kertas
Kegunaan dari kertas adalah untuk mencatat semua kegiatan yang berkaitan dengan proses
administrasi.
b. Tinta
Kegunaannya cairan tinta adalah untuk mengisi printer.
c. Karbon
Karbon adalah suatu alat didalam kantor yang dipergunakan untuk melapisi kertas yang akan
dibuat sama dalam jumlah yang cukup besar.
d. Pensil
Kegunaan dari pensil adalah alat untuk membantu proses kegiatan tulis menulis.
e. Map
Kegunaan dari stopmap adalah untuk menyimpan surat-surat, naskah-naskah atau catatan-catatan
yang biasanya dalam proses atau hanya untuk sementara.
f. Amplop
Kegunaan dari amplop adalah untuk menyimpan/ mengirim suatu hal dalam pekerjaan, misalnya
mengirim surat dapat menggunakan amplop dan hal yang lainnya.
g. Klip atau penjepit kertas
Kegunaan dari penjepit kertas adalah alat untuk menyatukan ( menghimpun, mengumpulkan,
mengelompokkan ) surat-surat dan lampiran-lampirannya, agar surat tersebut tidak tercecer
sehingga tidak hilang.
h. Penghapus
Kegunaan dari penghapus adalah untuk menghapus dalam kesalahan tulis menulis.
i. blangko surat dan sebagainya.
2) Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalaM pemakaiannya.
Misalnya:
a. Mesin tik
Mesin ketik atau mesin tik adalah mesin atau alat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol
yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.
b. Perforator
Berdasarkan fungsi dan banyaknya lubang, alat pelubang kertas dapat digolongkan menjadi tiga.
1. Pelubang kartu, memiliki satu buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kartu nama,
kartu perpustakaan dan lain-lain.
2. Pelubang kertas, memiliki dua lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan
disimpan dalam map snelhechter
3. Pelubang kertas pajang, memiliki lima buah lubang dan dipergunakan untuk melubangi kertas
yang akan dimasukkan dalam binders ring.
c. Gunting
Kegunaan dari gunting adalah alat untuk mengunting dalam suatu pekerjaan.
d. Lemari arsip
Lemari kantor adalah suatu alat didalam kantor yang diguakan untuk menyimpan dokumen
sehingga mempermudah menemukkan dokumen kembali secara cepat dan benar
e. Pesawat telepon
f. Penggaris
Kegunaan dari penggaris adalah untuk mengukur garis dalam melakukan pekerjaan.
g. Hecter atau stepler
Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas (stapler) dan pembuka isi stapler
h. OHP ( over head proyektor )
Salah satu cara menyajikan materi dengan lebih jelas adalah dengan menggunakan LCD ( Liquid
Crystal Display ) , yaitu suatu mesin yang digunakan untuk menayangkan suatu materi , baik
bergambar maupun teks termasuk juga dengan suara guna untuk memperjelas
penyampaian .Macam – macam tombol LCD yaitu : Power ,Input rgb , input video , Freeze ,
Volume , Auto set up , Zoom , Menu ,Shutter , Std , index Windows .
i. Gunting dan lain – lain.
• Barang tidak bergerak misalnya tanah, gedung, bangunan dan sebagainya.

 Istilah-istilah perlengkapan kantor:

a. Bekal kantor (office supplies)
Bekal kantor ( office supplies ) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya
sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-
menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai dan biasanya tidak tahan
lama. Misalnya: kertas, karbon, , mesin tik, tinta dan sebagainya.
Contoh bekal klantor :
\
b. Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara
mekanik, elektronik, dan magnetik. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy
dan sebagainya.
– Macam-macam mesin kantor antara lain:
a. Mesin tik (type writer) b. Mesin hitung (calculating machine)
b. Mesin pengganda dokumen ( Duplicator/copier)
c. Mesin dikte (Dictating Machine)
d. Mesin keperluan surat menyurat (Mailing equipment)
e. Mesin komunikasi (Comunication Equipment)
c. Peralatan kantor (office appliances)
Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata
usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau
alat tulis kantor (ATK).
d. Perabot kantor (Office Furniture)
Perabot kantor (Office Furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari
kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran. Perabot
kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau
office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
– Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi
satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung,
rak-rak yang menempel di dinding.
– Macam-macam perabot yang paling utama adalah:
1) Meja tulis, meja mesin tik 2) Kursi
dan meja komputer
2) Lemari yang dapat dikunci 4) Rak buku/arsip
3) Box, peti kayu.
4) Hiasan kantor (Office Ornament)
Hiasan kantor (Office Ornament) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan
untuk menambah kenyamanan dalam kantor dan untuk menambah suasa yang menyenangkan di
dalam kantor.Misalnya lukisan/gambar-gambar, vas bunga, akuarium, lampu hias, foto, dekorasi,
pot – pot, kolam, taman dan benda – benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah
kantor.
5) Pesawat kantor
Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang membantu kegiatan komunikasi di kantor.
– Jenis-jenis pesawat kantor
Jenis-jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya sebagai berikut.
1) Interkom
2) Telepon
3) Handphone
4) Switch board
5) Loudspeaking telephone
6) Telephone autolering machines
7) Dictaphone
8) Teleks
9) Faksimile.
g. Alat Bantu peraga (audio visual aids)
Alat Bantu peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran
komunikasi antara pendengar dan penyaji .
Contoh – contoh alat bantu peraga:
a. Tape recorder
b. VCD/DVD player
c. Radio
d. Televisi
e. Slide projector
f. Film
g. Over head projector
h. Proyektor LCD
i. Chalk board dan white board
j. Grafik dll
sumber;https://dyahayyu84.wordpress.com/2014/04/30/peralatan-kantor/

PENGGUNAAN MESIN STENSIL

1. Mesin stensil manual
Memiliki ciri-ciri yaitu:
1. Digerakkan dengan tenaga manusia
2. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
3. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
4. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet
master
5. Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)
6. Mesin stensil listrik
Keuntungan mesin stensil listrik jika dibandingkan dengan mesin stensil manual adalah:
1. Hasil penggandaan tampak lebih bagus
2. Pengoperasian mesin lebih mudah
3. Tinta yang diperlukan lebih irit
4. Tenaga yang diperlukan lebih ringan
5. PENGGUNAAN MESIN PEREKAM STENSIL SHEET ATAU SCANNER
6. Bagian-bagian mesin scanner
Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk Gestetner tipe 455
1. Rol pemasang sheet
2. Rol pemasang warkat yang akan disalin
3. Jarum scanner atau jarum percikan api
4. Tempat memasang jarum
5. Tombol untuk menghidupkan mesin (ON)
6. Tombol untuk mematikan mesin (OFF)
7. Tombol pengatur panasnya sinar
8. Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan yang terdiri atas enam angka yaitu 0-5.
9. Tombol pengatur pemutar warkat
10. Cara kerja mesin scanner
Bahan gandaan yang asli dan gandaan induk dipasang pada silinder mesin scanner yang asli di
sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik 
yang terus tembus  pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan
sebelah kanan dan pada saat yang sama pula sebuah stylus  memindahkan gandaan pada
lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah
asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap panas dan akan menimbulkan salinan-
salinan sesuai dengan tulisan aslinya.
PENGGUNAAN MESIN SPIRIT DUPLICATOR
Mesin ini dapat memperbanyak warkat dalam jumlah yang banyak sesuai dengan kebutuhan
yang dibutuhkan.
Langkah-langkah operasional:
1. Pasanglah lembaran induk pada silinder mesin. Rekam karbon yang terbalik (negative)
berada di luar
2. Angkat tempat cairan dan balikkanlah pada tempatnya
3. Putarlah silinder berulang-ulang untuk membasahi master copynya
4. Masukanlah kertas pada tempatnya di bagian belakang
5. Buatlah kopi sebagai percobaan
6. Atur letak kertas dengan tepat
7. Putarlah sekian kali menurut kebutuhan
8. Setelah selesai memutar lepaskanlah master copynya
9. Tutuplah mesin dengan rapi
PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat
menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system
fullsize, dan system document feeder
1. System zoom
Adalah system fotokopi yang dapat memperbesar hasil kopi dari aslinya
1. System reduction
Adalah system fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya
1. System fullsize
Adalah system fotokopi yang hasil kopinya sesuai atau sama dengan aslinya
1. System document feeder
Adalah system fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi
dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman
1. FRIPORT ATAU RISOGRAPH
Keunggulannya yaitu:
1. Berkemampuan sampai 120 lembar per menit
2. Dapat mengkopi dengan menggunakan kertas tipis (46 gram) hingga kertas tebal (210
gram) dengan menggunakan master khusus yang dibuat pada mesin itu juga secara
elektronik
3. Dapat memperbesar atau memperkecil, menggabung dua original dan tintanya dapat
diganti warna menurut selera
4. Efisien untuk mengganda dalam jumlah besar dan tenaga listrik yang diperlukan kurang
dari 500 watt
5. TERMOCOPIER
Juga disebut thermoflax. Berguna untuk:
1. Membuat master spirit duplicator menggunakan thermo master unit
2. Membuat transparency film untuk OHP menggunakan infrared transparency film
3. Melaminasi dokumen dengan menggunakan laminating film
 4. OFFSET
Macam-macam mesin offset:
1. Offset kecil
2. Offset sedang
3. Offset besar
PENGGUNAAN PRINTER
1. Sambungkan kabel printer ke stopkontak.
2. Nyalakan printer dengan menekan tombol power.
3. Sambungkan kabel printer, lalu sambubgkan kepada komputer atau laptop.
4. Print gambar atau tulosan yang diinginkan.
5. Lepaskan sambungan dari laptop atau komputer.
6. Matikan printer.

Untuk Memilih Peralatan Kantor Secara Cepat Terdapat beberapa Hal Yang Harus Diperhatikan
Yaitu Sbb:
1 Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis pekerjaan
2 Menganalisis peralatan hendak dibeli
3 Memperhatikan dari segi efektivitas
4 Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai
5 Memperhatikan penenmpatan peralatan yang fleksibel .
https://inspirasipelajarmandiri.blogspot.com/2019/04/penggunaan-peralatan-kantor-dalam_23.html
 KD 3.9 Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor menjadi satu hal yang penting diperhatikan agar dapat memberi kenyamanan
bagi para pekerja sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar tanpa hambatan. Penataan
ini ruang kantor ini menyangkut pengaturan tempat kerja, peralatan kantor dan berbagai
perlengkapannya.

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak
yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.

Secara umum tata ruang kantor dibagi menjadi dua, yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata
ruang kantor tertutup. Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor bisa diisi oleh
banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa batas/sekat yang terlalu jelas.
Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali antara pegawai satu dengan yang lainnya
dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa pembatas sketsel, tembok, atau yang lainnya.

Meskipun secara garis besar tata ruang kantor terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti
(2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi
menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu :

1.      Tata Ruang Kantor Tertutup / Berkamar (Cubicel Type Offices)

Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang atau divisi dalam kantor
dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar
privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya.

Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi
oleh sekat setengah badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang
tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak
berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan
bisa lebih fokus.
 Kelebihan menggunakan tata ruang kantor tertutup, yaitu :
·         Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat;
·   Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin
kerahasiaanya;
·     Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan,
dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan;
·      Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas
ruang yang ia gunakan.

Kekurangan menggunakan tata ruang kantor tertutup, yaitu :

·   Karena adanya sekat pembatas, menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan
secara langsung;
·      Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan,
pengaturan cahaya, dan biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
·      Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi
perombakan organisasi;
·      Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan;
·      Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2.      Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan
maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat
cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati satu meja khusus dan
bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.
 Kelebihan menggunakan tata ruang kantor terbuka, yaitu :
·         Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
·         Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan
yang banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
·      Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat
maupun tembok permanen;
·       Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang
dibutuhkan;
·         Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
·         Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
·         Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
·         Lebih menghemat biaya, dan lain-lain.

Kekurangan menggunakan tata ruang kantor terbuka, yaitu :

·        Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya;
·        Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan
bersenda gurau;
·        Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
·        Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan
orang lain;
·        Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan
baik.
·        Tertukarnya berkas antar pegawai

3.      Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Offices)

Tata ruang kantor berpanorama adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen
hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup,
tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya.
 Kelebihan menggunakan tata ruang kantor berpanorama, yaitu :
·        Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
·        Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
·        Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja;
·       Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih
efektif dan efisien.

Kekurangan menggunakan tata ruang kantor berpanorama, yaitu :

·         Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya;
·         Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
·         Membutuhkan tenaga ahli yang dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4.      Tata Ruang Kantor Gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa
bentuk ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor berhias. Tata ruang kantor
gabungan ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan
diatas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang
terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor
yang lebih kondusif.
 Kelebihan menggunakan tata ruang kantor berpanorama, yaitu :
·         Dapat menjaga privasi ruang kerja direktur atau manajer (dibuat ruang tertutup)
·         Dapat menjaga wibawa pimpinan maka butuh 1 ruang kerja tertutup
·         Dapat berkoordinasi dalam 1 tim (ruang kerja terbuka)
·         Pegawai ditempatkan dalam 1 ruang terbuka untuk memudahkan pengawasan
·      Agar karyawan tidak strees dan sumpek maka kolam ikan atau taman kecil bisa dijadikan
penenang

Kekurangan menggunakan tata ruang kantor berpanorama, yaitu :

·         Kantor terlihat kurang rapih karena komposisi pengaturan ruangannya berbeda
·         Pegawai yang dijadikan 1 tempat akan membuat gaduh
·         Konsentrasi agak berkurang ketika melihat dekorasi yang berlebihan
http://restirohaeti.blogspot.com/2019/01/jenis-jenis-tata-ruang-kantor.html

Ruang Kantor Klaster (Cluster Office)

Jika kamu melihat yang satu ini, kamu tentu akan mengetahui secara jelas bahwa ruang kantor
klaster ini adalah perpaduan antara tipe kubikel dan terbuka. Penerapannya sendiri biasanya
didasarkan pada tiap divisinya. Jadi, satu klaster diisi oleh anggota pada satu divisi yang sama.
Salah satu alasan perusahaan mengaplikasikan kantor dengan ruang tipe ini adalah komunikasi dan
kerja internal tim atau divisinya meningkat dengan privasi yang tetap terjaga dengan adanya sekat
yang memisahkan antar karyawannnya.
via made-in-china.com
Ruang Kantor  Coworking Space  (Coworking Space Office)
Yang terakhir adalah tipe coworking space. Tipe satu ini menjadi tipe ruangan kantor yang banyak
disukai oleh generasi milenial. Konsepnya yang membebaskan tiap orangnya bekerja di mana
sesuai keinginan dan tersedia fasilitas pendukung seperti tenis meja menjadi daya tariknya
tersendiri.
Walaupun begitu, soal privasi dan distraksi bisa menjadi beberapa gangguan yang akan dihadapi
jika perusahaan mengadopsi ruangan kantor seperti ini. Selain itu juga, bisa juga orang yang tidak
terbiasa dengan situasi kerja seperti ini tidak akan terlalu kerasan saat bekerja.
via wework.com
https://www.bobobox.co.id/blog/tipe-ruang-kantor-di-indonesia/