ABSTRACT
Old ways die hard. Why? Old ways which we use to build the future of
organization die hard because we are not bold enough to question the fitness of our
philosophies underlying them. Planning used in the traditional management is based on
the following philosophies: (1) creating the future from the past, (2) leverage is placed
on tangible assets, (3) planning is rule keeping efforts, (4) planning is a single-scenario
planning, (5) planning is executed ad hoc, especially at strategic level. In this article, I
discussed the shift of philosophies underlying the ways management used to plan the
future in order for their organization to survive and prosper in facing a competitive and
turbulent environment. The new environment demands a radical change of the ways
they use to plan the future of their organization.
Key words: planning; strategic planning
Dalam lingkungan bisnis yang stabil perencanaan masa depan organisasi, artikel ini
dengan intensitas persaingan yang rendah, menguak dan mempertanyakan kembali
masa depan organisasi dapat diramalkan secara efektivitas falsafah yang mendasari peren-
mudah. Dalam keadaan demikian, perencanaan canaan yang digunakan dalam manajemen
tidak merupakan kebutuhan penting dalam tradisional, kemudian menjelaskan falsafah
pengelolaan organisasi. Perencanaan dapat baru perencanaan yang fit dengan tuntutan
dilaksanakan sambil berjalan, dan organisasi lingkungan bisnis sekarang dan di masa depan.
tetap dapat memperoleh hasil memadai. We do what we belief. Begitu juga kita hanya
Namun, jika lingkungan bisnis telah berubah akan mengubah cara yang kita gunakan untuk
menjadi bergolak dengan intensitas persaingan merencanakan masa depan organisasi, jika kita
tinggi, untuk memperoleh hasil memadai dari meyakini kebenaran falsafah yang mendasari
operasi organisasi, diperlukan langkah-langkah perencanaan yang kita gunakan. Itulah
pilihan. Perencanaan menjadi sangat penting sebabnya mengapa artikel ini menyoroti
untuk dapat memilih langkah-langkah cerdas pergeseran falsafah perencanaan sebagai topik
dan tepat agar organisasi mampu mewujudkan pembahasan.
hasil memadai dari operasinya.
Artikel ini membahas pergeseran falsafah KARAKTERISTIK LINGKUNGAN
perencanaan untuk memasuki lingkungan BISNIS
bisnis yang kompetitif dan bergolak. Lingkungan bisnis sekarang dan dalam satu
Lingkungan bisnis tersebut menuntut peru- dekade yang akan datang memiliki dua
bahan secara mendasar cara yang dipakai oleh karakteristik: bergolak dan kompetitif.
manajemen dalam membangun masa depan
organisasi. Untuk menggugah kesadaran
manajemen tentang pentingnya perubahan cara
2002 Mulyadi 189
yang telah kita lakukan. Konsekuensi diatur masa depan—yang merupakan satu-satunya
oleh hukum alam (Covey, 1990: 91). Melalui kondisi yang dapat kita pilih—kita biarkan
perencanaan, kita dapat belajar untuk menjadi terjadi karena kebetulan.
manusia yang bertanggung jawab atas masa Manusia adalah satu-satunya makhluk
depan kita, karena kita memilih masa depan hidup di muka bumi ini yang dilahirkan tanpa
yang kita kehendaki. Dengan melakukan peta di tangannya. Satu-satunya keadaan yang
pemilihan, kita memikul tanggung jawab untuk dapat dikendalikan oleh manusia adalah masa
menerima konsekuensi akibat pemilihan yang depannya. The future is a matter of choice, not
telah kita lakukan. chance (Grulke, 2001: 205). Oleh karena itu,
Perencanaan juga berarti proses pembuatan untuk dapat mengendalikan masa depannya,
peta perjalanan menuju ke masa depan. manusia harus membangun peta perjalanan
Sebagai proses pembuatan peta perjalanan, hidup, agar usia kehidupannya menjadi
perencanaan tidak berhenti setelah rencana bermakna. Organisasi adalah sekumpulan
dihasilkan, namun merupakan proses yang manusia yang memiliki kompetensi yang
terus-menerus dilaksanakan untuk memu- berbeda-beda, yang memutuskan untuk
takhirkan, mengubah, dan mengganti peta membangun saling ketergantungan di antara
selama perjalanan menuju ke masa depan mereka dalam mewujudkan tujuan bersama
dilaksanakan. Sepanjang perjalanan menuju ke mereka. Seperti halnya dengan manusia secara
masa depan, perlu senantiasa dilakukan individual, organisasi sebagai sekumpulan
pengamatan terhadap tren perubahan yang manusia juga perlu membuat peta untuk
akan terjadi di masa depan. Hasil pengamatan membangun masa depan bersama mereka.
terhadap tren tersebut digunakan untuk Organisasi pada hakikatnya adalah wealth-
menyesuaikan peta perjalanan atau pelak- creating institution. Dalam lingkungan bisnis
sanaan rencana. yang kompetitif, sebagai wealth-creating
institution saja tidak lah cukup; organisasi
Mengapa Perencanaan? harus menjadi wealth-multiplying institution.
Mengapa kita perlu merencanakan masa Kinerja organisasi diukur dari kemampuannya
depan kita? Ada dua jawaban atas pertanyaan dalam melipatgandakan kekayaan. Pelipat-
tersebut: (1) karena hanya masa depan lah gandaan kekayaan hanya akan dapat
yang dapat kita pilih, (2) karena kita dapat diwujudkan melalui perencanaan yang baik.
memusatkan pikiran ke hal-hal penting secara Good result without good planning comes
tidak mendesak from good luck, not good management.
Hanya masa depan lah yang dapat kita Dengan demikian perencanaan yang baik
pilih. Masa lalu telah lewat dan kita tidak (good planning) merupakan cermin dari
dapat berbuat apa pun terhadap apa saja yang manajemen yang baik (good management)
telah berlalu. Satu-satunya yang dapat kita terhadap organisasi, dan manajemen yang baik
kendalikan adalah masa depan kita, melalui ini lah yang menjanjikan hasil baik (good
pemilihan sekarang kondisi yang kita result). Keberhasilan dalam pembangunan
kehendaki di masa depan. Melalui gedung hotel berlantai enam puluh misalnya,
perencanaan, kita mewujudkan tanggung sangat ditentukan oleh kualitas perencanaan
jawab kita untuk memilih masa depan yang yang dibuat sebelum aktivitas pembangunan
kita kehendaki. gedung itu sendiri dilaksanakan. Tidak
mungkin kontraktor melakukan pengadaan
Mengapa masa depan kita harus merupakan semen dan besi beton sebelum cetak biru
hasil pilihan kita? Karena kita akan menjalani gambar konstruksi gedung tersebut selesai
sisa hidup kita di sana. Terlalu berharga jika dibuat. Pelaksanaan pembangunan gedung
2002 Mulyadi 191
akan memboroskan sumber daya jika kuadran IV dihapus, karena orang melaksana-
perencanaan pembangunan tidak dilaksanakan kan proses pemilihan kondisi masa depan yang
dengan baik. Keberhasilan pembangunan dikehendaki. Gambar 2 melukiskan kuadran
gedung tersebut merupakan hasil dari waktu yang dihasilkan dari perencanaan yang
perencanaan yang baik, dan perencanaan yang baik. Melalui perencanaan, dipertimbangkan
baik ini merupakan cermin manajemen yang secara seksama dan cerdas pemanfaatan
baik. sumber daya dalam pelaksanaan kegiatan
Pembangunan masa depan organisasi sama untuk mewujudkan hasil tertentu. Melalui
dengan pembangunan gedung berlantai enam perencanaan tersedia kesempatan untuk
puluh sebagaimana diuraikan secara singkat di mempertimbangkan aspek jangka panjang
atas. Pembangunan masa depan organisasi dalam pemilihan langkah-langkah yang akan
memerlukan perencanaan yang baik, sehingga ditempuh untuk mewujudkan masa depan
sumber daya dimanfaatkan secara bertanggung organisasi.
jawab dan hasil baik diperoleh berkat
MENDESAK TIDAK MENDESAK
perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik
menjanjikan personel berkemampuan untuk
Kuadran I Kuadran II
PENTING
menjadikan organisasi mereka sebagai
pelipatganda kekayaan. Krisis Well
Pemusatan pikiran ke hal-hal penting Quick fix planned
secara tidak mendesak. Stephen R. Covey Deadline
membagi kegiatan manusia ke dalam empat
TIDAK PENTING
yang penting tersebut dilaksanakan secara Untuk menjawab kedua pertanyaan tersebut
tidak mendesak. di atas, perlu direnungkan kembali hakikat
perencanaan sebagaimana yang telah diuraikan
Lingkungan Bisnis yang Kompetitif dan di atas. Perencanaan pada hakikatnya adalah
Bergolak Menuntut Penggeseran Falsafah pemilihan sekarang kondisi masa depan yang
Perencanaan yang Digunakan oleh kita kehendaki beserta langkah-langkah yang
Organisasi kita perlukan untuk mewujudkan kondisi
tersebut. Dengan demikian perencanaan tidak
Setelah dibahas kondisi lingkungan bisnis berkaitan dengan bergolaknya lingkungan
dan konsep perencanaan, timbul pertanyaan: bisnis yang sulit untuk diprediksi. Semakin
“Apakah perencanaan masih diperlukan oleh bergolak lingkungan, justru semakin kita
organisasi yang memasuki lingkungan bisnis perlukan kepastian pilihan kita tentang kondisi
yang kompetitif dan bergolak?” Bukankah masa depan yang kita kehendaki. Perencanaan
dalam lingkungan bisnis yang kompetitif dan juga berarti proses pembuatan peta perjalanan
bergolak, masa depan sulit untuk diprediksi, menuju ke masa depan. Semakin bergolak
sehingga perencanaan akan menghasilkan lingkungan bisnis yang kita hadapi, semakin
prediksi yang salah? diperlukan proses pembuatan peta yang
canggih, yang menjanjikan dihasilkannya peta
MENDESAK TIDAK MENDESAK
perjalanan yang secara akurat mencerminkan
kondisi masa depan yang akan terjadi.
Kuadran I Kuadran II Perencanaan sangat ditentukan oleh
karakteristik lingkungan bisnis yang dimasuki
PENTING
dan/atau strategi, atau bila terjadi perubahan kegiatan (action plans) yang komprehensif dan
lingkungan bisnis yang menuntut perubahan koheren. Sistem perencanaan strategik dengan
misi, visi, dan/atau strategi organisasi, atau rerangka Balanced Scorecard merupakan
personel organisasi berkeinginan untuk sistem yang berfungsi untuk menerjemahkan
mempengaruhi lingkungan bisnis dengan keluaran tahap perumusan strategi ke dalam
meredefinisi misi, visi, dan/atau strategi sasaran-sasaran strategik yang komprehensif
organisasi. dan koheren (Kaplan dan Norton, 1996: 10).
Sistem penerjemah misi, visi, tujuan, Di samping itu, sistem perencanaan strategik
keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi. digunakan dalam pemilihan inisiatif strategik
Perumusan strategi menghasilkan keluaran untuk mewujudkan sasaran-sasaran strategik
berupa misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai tersebut. Sebagai sistem penerjemah strategi,
dasar, dan strategi. Diperlukan alat untuk sistem perencanaan strategik diharapkan dapat
menerjemahkan lebih lanjut keluaran tahap menerjemahkan secara komprehensif dan
perumusan strategi tersebut ke dalam rencana koheren keluaran tahap perumusan strategi.
TRENDWATCHING AND
Sistem Perumusan Strategi ENVISIONING SYSTEM
sistem Pemantauan
Sistem pengelolaan sumber daya organisasi lebih dari sekadar sebagai institusi
(resource management systems). Manajemen pencipta kekayaan, namun sebagai institusi
organisasi memerlukan sistem pengelolaan pelipatganda kekayaan. Sistem pengelolaan
sumber daya karena pada dasarnya tujuan sumber daya berfungsi untuk merencanakan
manajemen adalah untuk menjadikan pemanfaatan sumber daya organisasi (seperti
organisasi sebagai institusi pencipta kekayaan. sumber daya modal, sumber daya fisik, sumber
Bahkan dalam lingkungan yang kompetitif, daya informasi, sumber daya manusia) untuk
manajemen dituntut untuk menjadikan mewujudkan sasaran-sasaran strategik, tujuan,
2002 Mulyadi 195
dan visi organisasi (Mulyadi dan Johny (Kaplan dan Norton, 2001: 2) terhadap kinerja
Setyawan, 2001: 413). Sistem penyusunan keuangan perusahaan-perusahaan manufaktur
program, sistem penyusunan anggaran, sistem di U.S.A. menunjukkan fakta sebagai berikut:
implementasi, dan sistem pemantauan a. Tahun 1982: persentase nilai buku aktiva
berfungsi sebagai sistem pengelolaan sumber berwujud perusahaan manufaktur di U.S.A.
daya. Melalui sistem penyusunan program dan adalah 62 persen dari nilai pasar perusa-
sistem penyusunan anggaran, personel orga- haan.
nisasi melakukan perencanaan pemanfaatan
sumber daya untuk menjadikan organisasi b. Tahun 1992: persentase tersebut menurun
sebagai institusi pelipatganda kekayaan. drastis menjadi hanya sebesar 38%.
Melalui sistem implementasi, keseluruhan c. Tahun 2000: persentase tersebut hanya
action plans yang telah dirumuskan diwujud- berkisar 10% s.d 15% dari nilai pasar
kan ke dalam actual actions dan sumber daya perusahaan.
dimanfaatkan untuk melipatgandakan kekaya- Dari data survai di U.S.A. tersebut terlihat
an organisasi. Melalui sistem pemantauan, adanya tren semakin menurunnya peran aktiva
pemanfaatan sumber daya tersebut dipertang- berwujud dalam penciptaan nilai. Penciptaan
gungjawabkan untuk menilai keberhasilan nilai lebih banyak berasal dari pengelolaan
organisasi dalam pelipatgandaan kekayaan terhadap aktiva tidak berwujud (intangible
dalam jangka waktu tertentu. assets) seperti:
a. Hubungan berkualitas dengan customer,
Leverage Diletakkan pada Intangible Assets
inovasi produk dan jasa baru, kecepatan
Untuk menghadapi lingkungan bisnis yang respon perusahaan dalam memenuhi
kompetitif, organisasi dituntut untuk mampu kebutuhan customers.
menghasilkan sustainable outstanding b. Cost-effectiveness proses yang digunakan
financial performance. Untuk itu, organisasi oleh perusahaan dalam menghasilkan
harus memanfaatkan sistem perencanaan yang produk dan jasa bagi customer,
didesain untuk memotivasi personel dalam boundarylessness organisasi, kapabilitas
menempuh langkah-langkah strategik. Di organisasi dalam belajar, kemampuan
samping itu, organisasi perlu memanfaatkan organisasi untuk berubah, kemutakhiran
sistem perencanaan yang memotivasi personel teknologi yang digunakan untuk melayani
dalam meletakkan leverage pada aktiva yang customers,
menjadi pemacu sesungguhnya kinerja
keuangan. c. Kapabilitas dan komitmen karyawan
Langkah strategik adalah langkah besar Untuk meletakkan leverage pada intangible
yang berdampak jangka panjang ke depan. assets, perusahaan membutuhkan sistem
Langkah ini menjanjikan hasil besar dan perencanaan strategik dengan rerangka
memerlukan pengorbanan sumber daya dengan Balanced Scorecard. Dengan sistem peren-
nilai besar pula. Oleh karena itu diperlukan canaan strategik ini, manajemen menerjemah-
perencanaan seksama dan cerdas atas langkah- kan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai
langkah strategik yang akan dilaksanakan oleh dasar, dan strategi ke dalam sasaran-sasaran
organisasi. strategik yang mencakup perspektif luas
berikut ini: perspektif keuangan, perspektif
Dalam perusahaan manufaktur, manajemen customers, perspektif proses bisnis/intern, dan
menciptakan nilai melalui pemanfaatan aktiva proses pembelajaran dan pertumbuhan.
berwujud (tangible assets), yaitu dengan Gambar 5 melukiskan perspektif komprehensif
mengubah bahan baku menjadi produk jadi. sasaran-sasaran strategik yang dihasilkan
Survai yang dilakukan oleh Brooking Institute
196 Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia April
kemampuan untuk menggambarkan kondisi menjadi tua. Apa yang ada sekarang
yang belum pernah dialami sebelumnya. merupakan hasil keputusan di masa lalu.
Dengan demikian, untuk menghadapi Bagaimanapun tepat, bijaksana, dan cepatnya
lingkungan yang kompetitif dan bergolak, keputusan yang diambil di masa lalu, pada
perencanaan masa depan organisasi harus masa sekarang, keputusan tersebut telah
dilandasi dengan semangat rule braking— menjadi tua, dan tidak lagi sesuai dengan
suatu semangat untuk mendobrak aturan yang kondisi yang dihadapi sekarang. Oleh karena
telah mapan, bahkan aturan yang masih itu, berdasarkan falsafah rule braking
menjanjikan manfaat tinggi sekali pun, dan perencanaan berisi usaha-usaha untuk
menggantikannya dengan aturan baru yang pas mendobrak aturan-aturan yang telah menjadi
dengan tren perubahan di masa depan. normal, karena yang normal berarti produk
Manajemen seringkali salah mengira masa lalu, dan akan segera tidak lagi pas
bahwa untuk mendapatkan hasil diperlukan dengan kondisi masa yang akan datang.
rule keeping—suatu semangat untuk Berdasarkan falsafah rule braking, semboyan
mempertahankan aturan yang sudah ada yang biasa dipakai adalah: “If it ain’t broke,
dengan mengembalikan setiap penyimpangan break it (or somebody else will break it for
dari aturan tersebut ke keadaan normal. you)” (Peters, 1998: 24).
Menurut jalan pikiran ini, setiap
penyimpangan dari aturan yang ada dipandang Perencanaan Masa Depan Berupa Multi-
sebagai hambatan terhadap usaha untuk scenario Planning
memproduksi hasil. Menurut pandangan ini Lingkungan bisnis masa depan adalah
pula, hasil akan dapat diperoleh jika kompleks dan sulit untuk diprediksi. Tidak ada
manajemen dapat menghapuskan hambatan satu atau hanya satu-satunya kebenaran tentang
terhadap kapasitas bisnis dalam memproduksi realitas masa depan. Oleh karena itu,
hasil. Namun sebenarnya, hasil hanya dapat perencanaan masa depan tidak lagi hanya
diperoleh dari eksploitasi peluang. Eksploitasi dapat di dasarkan pada satu asumsi kondisi
peluang hanya dapat dilakukan melalui rule atau satu skenario. Kondisi lingkungan bisnis
braking, bukan dari rule keeping. Kekayaan yang kompetitif dan bergolak menjadikan
mengalir secara langsung ke dalam organisasi masa depan terlalu kompleks untuk diprediksi
dari inovasi, bukan dari optimalisasi. “Wealth dengan menggunakan single-scenario
is not gained by perfecting the known, but by planning. Manajemen memerlukan multi-
imperfectly seizing the unknown.” (Peters, scenario planning untuk membangun masa
1998: 20) depan organisasi mereka. Teknologi informasi
Oleh karena itu, falsafah perencanaan menjadi enabler untuk menghasilkan berbagai
untuk memasuki lingkungan yang kompetitif skenario masa depan. Gambar 6 melukiskan
dan bergolak harus digeser dari rule keeping ke beda single dengan multi-scenario planning.
rule braking. Dalam perencanaan masa depan, BAHAYA DALAM PEMRAKIRAAN
falsafah rule keeping mengacu ke kondisi yang (FORECASTING) ADALAH .......
telah dikenal, sehingga perencanaan yang
Single-point forecast
dihasilkan akan berisi usaha-usaha untuk
mempertahankan aturan yang berlaku.
Berdasarkan falsafah rule keeping, semboyan
yang biasa dipakai adalah: “If it ain’t broke,
don’t fix it.” Kisar Ketidak-
Sekarang Trends
pastian
Di lain pihak, falsafah rule braking
memandang bahwa setiap yang ada sekarang
Timing
198 Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia April
RANGKUMAN
Gambar 6 Single and Multi-Scenario Planning
(Ringland, 1999: 47) Old ways die hard. Mengapa demikian?
Cara lama yang kita gunakan untuk
Dengan multi-scenario planning, masa membangun masa depan organisasi sulit kita
depan yang kompleks dapat didekati melalui tinggalkan jika kita tidak berani memper-
berbagai kemungkinan masa depan yang tanyakan kembali falsafah yang mendasari
direncanakan, sehingga rencana masa depan perencanaan. Perencanaan yang biasa
yang dibuat menjadi lebih efektif. digunakan dalam manajemen tradisional untuk
membangun masa depan organisasi sesung-
Perencanaan Dilaksanakan Bersistem,
guhnya didasarkan pada falsafah tertentu
Terutama yang Bersifat Strategik
berikut ini: (1) creating the future from the
Dalam manajemen tradisional, perencanaan past, (2) leverage diletakkan pada tangible
yang bersifat strategik hanya disusun oleh assets, (3) perencanaan merupakan kegiatan
sedikit orang dalam organisasi, terutama oleh rule keeping, (4) perencanaan berupa single-
manajemen puncak. Bahkan seringkali misi, scenario planning, (5) perencanaan tidak
visi, dan strategi hanya ditentukan oleh dilaksanakan bersistem, terutama yang bersifat
direktur utama, tanpa melibatkan manajer lain, strategik. Dalam bab ini falsafah yang
sehingga masa depan organisasi sangat melandasi perencanaan dalam manajemen
tergantung pada pikiran seseorang. tradisional tersebut dipertanyakan kembali
Perencanaan yang bersifat strategik efektivitasnya untuk memasuki lingkungan
berkaitan dengan perumusan hal-hal yang bisnis yang kompetitif dan bergolak.
sangat abstrak, namun sangat mendasar bagi Perubahan lingkungan bisnis yang
kelangsungan hidup dan kemampuan tumbuh dimasuki oleh organisasi menuntut redefinisi
organisasi. Terlalu kompleks jika masa depan konsep perencanaan dan penggeseran falsafah
organisasi hanya diserahkan pemikirannya yang mendasari perencanaan. Perencanaan
kepada satu atau beberapa orang. Diperlukan pada hakikatnya adalah pemilihan sekarang
sistem manajemen yang mensintesakan kondisi masa depan yang kita kehendaki
berbagai pemikiran dari banyak personel beserta langkah-langkah yang kita perlukan
tentang pembangunan masa depan organisasi. untuk mewujudkan kondisi tersebut.
Perencanaan, terutama yang bersifat Perencanaan juga berarti proses pembuatan
strategik, perlu dilaksanakan secara bersistem peta perjalanan untuk menuju ke masa depan.
karena berbagai alasan berikut ini: Lingkungan bisnis sekarang dan di masa
a. Sistem merupakan ways of structuring depan ini memiliki karakteristik bergolak dan
future realities. There is no the one and kompetitif. Lingkungan bisnis yang bergolak
only truth about future realities. menuntut organisasi untuk beroperasi dengan
b. Sistem menyediakan sarana pengambilan sense and respond mode—senantiasa
keputusan sistematik untuk membangun memantau tren perubahan yang terjadi di masa
masa depan organisasi. depan dan merespon dengan cepat setiap
perubahan yang akan berdampak terhadap
2002 Mulyadi 199