Mengenal Surat/Dokumen dan Penanganannya

a. Definisi Surat dan Fungsinya

Surat merupakan suatu hasil tulisan yang berisi pernyataan dari penulis yang bertujuan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Surat merupakan salah satu media komunikasi
tertulis yang sering digunakan dalam suatu organisasi perusahaan.
Surat memiliki fungsi-fungsi penting dalam suatu organisasi perusahaan, diantaranya:
 Surat berfungsi sebagai wakil suatu instansi/unit usaha
 Berfungsi sebagai bahan pembuktian
 Sebagai pedoman dalam suatu tindakan suatu masalah
 Berfungsi sebagai alat pengukur kegiatan suatu instansi
 Berfungsi sebagai media atau sarana untuk memudahkan dan memperpendek
jarak.

b. Jenis-Jenis Surat
Ada beberapa jenis surat yang harus diketahui, yaitu:
1) Menurut tujuannya
a) Surat peringatan
b) Surat permintaan
c) Surat pemberitahuan
d) Surat perintah
e) Surat panggilan
f) Surat susulan
g) Surat izin
h) Surat laporan
i) Surat keputusan
j) Surat perjanjian
2) Menurut jangkauannya
a) Surat intern
Surat ini dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi atau surat dikirim
oleh unit pejabat lainnya
b) Surat ekstern
Surat ini dikirim oleh suatu instansi kepada instansi lain
3) Menurut urgensi pengirimannya
No Macam-macam Penjelasan
Surat Dinas
1 Surat sangat Arti surat ini yakni suatu surat yang harus
segera/kilat dikirim/diselesaikan/disampaikan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam.
2 Surat segera Arti surat ini yakni surat yang harus
dikirim/diselesaikan paling lambat dalam waktu 24
jam
3 Surat biasa Pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima
oleh bagian pengiriman , sesuai dengan jadwal kurir
 dengan batas waktu selama 5 hari.

4) Menurut sifatnya
a) Surat dinas
b) Surat niaga
c) Surat pribadi
5) Menurut keamanan isinya
a) Surat terbatas
b) Surat biasa
c) Surat sangat rahasia
d) Surat rahasia
6) Menurut wujudnya
Yaitu kartu POS , warkat pos, surat bersampul , nota , memorandum, telegram , telex
dan surat pengantar
7) Menurut jumlah penerimaannya
a) Surat edaran
b) Surat pengumuman
c) Surat biasa

c. Metode Pengelolaan Surat/Dokumen

1) Metode kartu kendali

Kartu kendali yaitu jenis kartu dalam bentuk selembaran kertas yang memilki
ukuran 10 cm x 15 cm yang didalamnya berisi data-data seperti indeks, lampiran , dari ,
kepada , tanggal surat , nomer surat dan lainnya.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai pengganti buku agenda . Untuk
mempermudah melakukan distribusidan penyimpanan kartu kendali , maka setiap
rangkap dibuat dengan warna yang berbeda.

2) Metode buku agenda

a) Buku agenda
Buku agenda yaitu sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk melakukan
pencatatan atau untuk melakukan pendaftaran semua surat dan surat yang akan
dikirim oleh organisasi/kantor . Buku agenda terdiri dari:
 Tanggal penerimaan surat
 Nomor surat
 Tanggal dan nomor surat
 Pengirim surat
  Perihal
 Kolom bertalian dengan
 Agenda surat
 Perbal surat
 Kolom lainnya
b) Buku ekspedisi
Merupakan jenis buku yang dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan,
pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Pencetatan data yang dicatat
lebih sedikit dari buku agenda. Buku ekspedisi harus dimiliki setiap unit kerja.
3) Model tata naskah (takah)
Tata naskah dikenal sebagai takah merupakan suatu kegiatan administrasi dalam rangka
pemeliharaan dan penyusunan data-data dan semua tulisan tentang persoalan pokok
secara kronologis dalam sebuah berkas.

d. Pengelolaan Surat/Dokumen Masuk dan Keluar

1) Prosedur Pengelolaan surat masuk
a) Penerimaan surat
Surat-surat yang masuk akan diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian tertentu
untuk selanjutnya diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.
b) Penyortiran Surat
Surat dapat disortir/dipilah sebagai berikut:
 Kualifikasi
Dikelompokan menurut:
- Surat sangat rahasia (SR)
- Surat rahasia (R)
- Surar terbatas (K)
- Surat biasa (B)
 Urgensi
 Unit organisasi
 Macamnya
 Klasifikasi
c) Pembukaan surat
d) Pengagendaan surat masuk
e) Pengarahan dan penerusan
f) Penyampaian surat
g) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
2) Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
a) Persiapan
b) Pembuatan konsep surat
c) Persetujuan draf surat
d) Mengagendakan surat
e) Pengetikan konsep
f) Periksanaan konsep
g) Penandatanganan surat
h) Pemberian cap
i) Melipat surat
j) Penyampulan surat
k) Pengiriman surat
l) Penyimpanan surat