Penataan Surat/Dokumen

1. Uraian dan Contoh

Surat ataupun dokumen yang lahir dari adanya kegiatan perusahaan harus dikelola dan ditata dengan
baik dan benar.

a. Asas Penataan Surat/Dokumen

Asas ini merupakan suatu pedoman penyelenggaraan kegiatan pengelolaan surat yang
disesuaikan dengan kedudukan unit kerja suatu perusahaan atau otrganisasi. Ada 3 bentuk asas
diantaranya:
1) Asas Desentralisasi
Asas ini merupakan jenis jasa penyelenggaraan yang tidak dipusatkan pada suatu unit
kerja tertentu tetapi dilakukan secara sendiri-sendiri.
 Kelebihan
 Memudahkan dalam pencarian kembali surat/dokumen lama
 Menghemat waktu dan tenaga
 Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan masing- masing
divisi
 Kelemahan
 Tidak terdapat keseragaman prosedur
 Biaya menjadi lebih boros
 Adanya pengawasan yang ketat dari pimpinan
2) Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi merupakan asas penyelenggaraan yang dipusatkan dalam suatu
bagianunit kerja tersendiri, yaitu semua dokumen , warkat , surat disimpan dalam
satu ruangan.
 Kelebihan
 Prosedur dan perlengkapan arsip menjadi lebih seragam
 Meningkatkan keahlian pegawai bagaian arsip
 Pengawasan dapat berjalan dengan efektif
 Menghindar adanya pekerjaan yang ganda
 Kelemahan
 Apabila memerlukan dokumen , maka tidak dapat langsung
ditemukan
 Sistem yang digunakan tidak sesuai dengan kegiatan bagian
masing-masing
 Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan di bagian lainnya
 Resiko kehilangan surat lebih besar

3) Asas gabungan
Asas gabungan merupakan asas penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan
kelebihan asas sentralisasi dan asas desentralisasi sehingga dapat meminimalisi
kelemahan yang terdapat di kedua asas tersebut.

b. Sistem Penyimpanan Surat/Dokumen

Ada beberapa sistem penyimpanan surat yang harus diketahui, yaitu:
1) Sistem wilayah
2) Sistem masalah
3) Sistem tanggal
4) Sistem nomor
5) Sistem abjad