NAMA: RAFIF ALIEF ARIANSYAH

NIM: 21091377043

KELAS: 2021/A

TUGAS RESUME MATA KULIAH ADMINISTRASI PERKANTORAN PERTEMUAN 9-10

TATA RUANG KANTOR

Penataan ruang kantor memiliki tujuan antara lain, menghasilkan lebih banyak pekerjaan pada

biaya yang sama atau lebih rendah, mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengerjakan dengan

memperbaiki arus kerja, memperbaiki moral pekerja dengan cara menyiapkan kondisi kerja yang

lebih memuaskan.

• Bentuk Tata Ruang Kantor

Terdapat 3 bentuk tata ruang kantor yaitu, tata ruang terbuka, tata ruang terpisah, dan tata

ruang gabungan.

1. Tata Ruang Terbuka

Tata ruang terbuka atau open plan office merupakan ruangan untuk bekerja yang

ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama dimana tempat kerja

tersebut tidak terdapat sekat-sekat atau tidak ada pemisah antara meja yang satu dengan

meja yang lain. Terdapat beberapa keuntungan dari tata ruang terbuka seperti,

efektivitas & efisiensi penggunaan ruangan tercapai, mudah & praktis dalam penataan,

komunikasi antara pegawai, staf serta pimpinan lebih mudah terjalin, penghematan

pemakaian alat-alat fasilitas kantor, dsb. Selain keuntungan, terdapat kelemahan dari

tata ruang kantor terbuka seperti, tingginya tingkat kebisingan dalam bekerja,

kerahasiaan pekerjaan sulit dilakukan, pegaqai tertekan karena merasa diawasi, batas

status antara pimpinan dan pegawai tidak tampak, dsb.

2. Tata Ruang Terpisah

Tata ruang terpisah merupakan ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau bersekat-

sekat antara satu sama lain. Terdapat keuntungan dari tata ruang terpisah antara lain,
wibawa pimpinan dihadapan pegawai atau tamu cukup tinggi, konsentrasi kerja tiap

bagian lebih terjamin, kerahasiaan kerja masing-masing orang terjaga. Tidak hanya

keuntungan, tetapi ada juga kelemahan dari tata ruang terpisah yaitu, hubungan antar

bagian dapat terhambat, lebih sulit melakukan perubahan tata ruang, biaya penggunaan

peralatan tinggi karena tiap bagian harus mengadakan peralatan sendiri, biaya

pemeliharaan kantor relatif mahal, dsb.

3. Tata Ruang Gabungan

Tata ruang kantor gabungan merupakan perpaduan antara konsep tata ruang kantor

terbuka dan tata ruang kantor terpisah. Biasanya para pegawai ditempatkan bersama

dalam satu ruangan sebagai ruang kerja mereka sehingga kerja para pegawai tetap dapat

diawasi, sementara pimpinan berada dalam ruangan tersendiri sehinggan wibawa

pimpinan tetap ada.

• Azas Tata Ruang Kantor

Terdapat 4 azas tata ruang kantor, yakni:

1. Azas Jarak Terpendek

Azas ini memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan dalam jarak yang sependek-

pendeknya.

2. Azas Rangkaian Kerja

Menempatkan para pegawai dan alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan

urutan penyelesaian pekerjaan.

3. Azas Penggunaan Seluruh Ruangan

Mempergunakan semua ruang yang ada secara optimal, tidak ada ruangan yang

dibiarkan tidak berfungsi. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang

datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan

tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai

4. Azas Fleksibilitas

Tata ruang yang baik adalah dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak

mengeluarkan biaya yang besar.

• Persyaratan Lingkungan Fisik

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur

sebaik-baiknya. Terdapat beberapa persyaratan lingkungan fisik kantor yang perlu

diperhatikan, antara lain:

1. Kesehatan

Fasilitas kesehatan, seperti kamar kecil, toilet dan sebagainya harus disediakan untuk

para petugas serta dipelihara kebersihannya. Bangunan, perlengkapan dan perabot

kantor juga harus dijaga kebersihannya. Temperatur kantor yang layak, peredaran

udara yang bersih.

2. Penyediaan Fasilitas

Kantor yang baik juga harus memiliki fasilitas kamar kecil/toilet, air besih untuk

minum pegawai, disediakan tempat untuk menggantungkan pekaian basah, pegawai

juga disediakan tempat duduk untuk keperluan kerja.

3. Perlindungan Keselamatan Kerja

Persyaratan lingkungan fisik kantor salah satunya yaitu adanya perlindungan

keselamatan kerja, antara lain pertolongan pertama, atau lemari obat untuk pertolongan

pertama maupun seorang petugas yang terlatih untuk memberikan pertolongan

tersebut. Lantai harus dijaga agar tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangandan

bagian terbuka diberi pagar, dihidarkan peletakan barang dengan posisi yang

mencelakakan pegawai, disediakan alat pemadam kebakaran.

• Faktor Yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

1. Cahaya

Cahaya (penerangan) sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan

kelancaran kerja bagi para karyawan, maka perlu diperhatikan adanya penerangan

(cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang
cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat,

banyak terjadi kesalahan, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam

pelaksanaan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara efektif

2. Warna

Pemilihan warna untuk ruangan kantor harus dengan pertimbangan yang cermat, harus

disesuaikan situasi kerja di dalam ruangan. Warna merupakan faktor penting untuk

meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna juga mempunyai penting terhadap

penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna muda apabila ingin

melakukan efisiensi dalam penerangan. Menata warna dalam ruangan kerja perlu

dipelajari dan direncana- kan dengan sebaik-baiknya. Penggunaan tata warna dalam

kantor mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa atau perasaan seseorang. Setiap warna

mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang. Sifat dan pengaruh warna

kadang-kadang me- nimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat

warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Misalnya, warna merah

mempunyai sifat dinamis, merangsang ke- gembiraan dan kegiatan kerja, tetapi

kadang-kala juga bisa mengganggu. Warna merah cocok untuk ruangan dengan

pekerjaan sepintas lalu (singkat). Warna kuning bersifat anggun, bebas dan hangat, hal

ini menimbulkan rasa gembira dan merangsang. Warna kuning cocok untuk gang-gang

atau jalan lorong dalam suatu kantor. Warna biru bersifat tenang, tenteram dan sejuk,

hal ini dapat mengurangi tekanan atau tegangan. Efek warna-warna di atas

diberlakukan untuk penggunaan pada dinding kantor, langit-langit kantor, lantai,

karpet, gordin jendela, perabotan kantor dan lain-lain.

3. Udara

Udara juga merupakan hal yang sangat penting bagi seorang karyawan yang sedang

bekerja. Udara dalam hal ini ditinjau dari suhu temperatur, kelembaban,

sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Seorang karyawan akan sulit bekerja dengan baik,

apabila mereka bekerja di ruangan kantor yang udaranya panas dan pengap. Terdapat

beberapa pertimbangan untuk mengatasi permasalahan udara yakni, pemasangan

ventilasi, pemasangan AC/kipas angin, dan perhatikan temperatur udara.

4. Suara

Faktor suara dapat memengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan yang membutuhkan

kosentrasi, karena suara yang bising dapat mengganggu dalam bekerja dan

berpengaruh pada kesehatan karyawan. Oleh karena itu, maka suara bising hendaknya

dihindarkan agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, dan efesien

sehingga produktivitas kerja akan meningkat dan jika perlu digunakan bahan peredam

suara pada langit atau dinding ruangan. Sehubungan dengan suara, ada suara yang

dapat menambah semangat kerja yaitu musik.

• Faktor Utama Berkaitan Dengan Tata Ruang Kantor

1. Bentuk organisasi pembagian kerja, hubungan antar bagian, jumlah pegawai, arus

kerja.

a. Penempatan Departemen

- ruang ekskutif

- departemen akunting

- departemen pembelian

- departemen penjualan

- departemen kantor & personalia

- ruang pengawas

- deprtemen rumah tangga

b. Ruang Komputer Elektronik

c. Ruang Perpustakaan

d. Ruang Tamu

e. Ruang Pribadi

2. Sistem dan Prosedur Kantor

3. Penampakan Gedung Secara Lahiriah

4. Penempatan Perlengkapan & Perabot

5. Jumlah Personalia

TATA USAHA PERLENGKAPAN

Secara umum perlengkapan kantor dibagi menjadi dua, yakni:

a. Barang Habis Pakai

Barang habis pakai merupakan barang yang hanya bisa dipakai sekali atau yang segera habis

setelah beberapa kali. Contoh: kertas, tinta, amplop.

b. Barang Tak Habis Pakai

Barang yang tidak habis pakai merupakan barang yang relatif tahan lama dan awet atau dapat

dipakai berulang kali dalam jangka waktu yang lama. Contoh: meja, kursi, printer.

• Inventarisasi Barang

Inventarisasi barang merupakan kegiatan atau usaha untuk memperoleh data mengenai

barang-barang perlengkapan yang dimilikiatau dikuasai atau diurus baik sebagai hasil usaha

pembuatan sendiri, pembelian, hadiah, maupun hibah.

• Tata Cara Pencatatan Inventarisasi

1. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris

Yang sudah dimiliki oleh suatu kantor, sekaligus sebagai sumber informasi mengenai

segala macam data yang diperlukan (untuk barang tidak habis pakai) menurut tanggal

penerimaannya.

2. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-

Barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Pengisian dilakukan

setelah pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris (untuk barang tidak

habis pakai).

3. Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non

Inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor (untuk barang habis pakai).

4. Laporan Periodik

Laporan berisi tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan yang ada

sampai dengan akhir jangka waktu tertentu (pertriwulan, pertahun)

• Cara Penerimaan Barang

1. Perhatikan kesesuaian antara isi surat pengantar dan keadaan barang yang

sesungguhnya

2. Pihak penerima melakukan pemeriksaan barang

3. Dibuat berita acara pemeriksaan barang

4. Dibuat berita acara serah terima barang

5. Dicatat dalam buku penerimaan barang

6. Barang disimpan dalam gudang

• Cara Pengeluaran Barang

1. Unit kerja yang memerlukan barang mengajukan formulir permintaan barang dan

ditanda tangani pejabat yang bertanggung jawab

2. Petugas gudang mencari barang yang diminta

3. Formulir permintaan dibubuhkan catatan (paraf/cap) yang mneyatakan barang telah

keluar diterima kepada penerima barang

4. Dicatat dalam buku pengeluaran barang

5. Dicatat dalam buku stok

• Pemeliharaan Barang dalam Gudang

1. Kertas dan buku

Penyebab kerusakan: Binatang pemakan kertas (rayap, tikus), kelembapan udara

Pencegahan: memasang perangkap tikus, menyemprot obat pembasmi serangga,

menempatkan kapur barus, pasang AC

2. Kaca

- Disimpan dalam kardus

- Dipasang sekat antara satu dengan yang lain

- Kaca sedapat mungkin dihindari penumpukan terlalu banyak

3. Mesin

Mesin disimpan dengan tetap mempergunakan peti kemasan agar terlindung dari

benturan, karat, kelembapan udara

4. Perabot
Diupayakan untuk pencegahan karat, pencegahan binatang perusak dan pencegahan

kebakaran

5. Bahan-bahan kimia

Diletakkan pada tempat khusus terpisah dari bahan lainnya

• Pemeliharaan Bangunan Gudang

1. Pengaturan ventilasi/sirkulasi udara

2. Pencegahan kebocoran atap

3. Perbaikan saluran air disekitar gudang

4. Pencegahan rayap

5. Pemasangan pagar

6. Pembersihan sampah

• Penghapusan Barang

Penghapusan barang merupakan kegiatan menghapuskan barang milik perusahaan dari

daftar inventaris. Penghapusan barang terjadi karena penetapan pemerintah meliputi

penjualan dan penghapusan kendaraan bermotor perorangan & penghapusan kendaraan

bermotor perorangan, dinas milik negara, mobil, sepeda motor.

Fungsi:

- Mencegah atau membatasi kerugian atau pemborosan biaya

- Meringankan kerja pelaksana inventaris

- Membebaskan ruangan dari penumpukan barang yang tidak berguna

• Jenis Barang yang Dihapuskan

1. Barang dalam keadaan rusak berat dan tidak dapat diperbaiki

2. Barang yang tidak sesuai lagi dengan kebutuhan organisasi

3. Barang yang musnah akibat bencana alam

4. Barang yang hilang karena dicuri

5. Barang yang hilang karena terbakar

6. Kelebihan stok barang yang tidak tahan lama

7. Barang yang biaya pemeliharaan lebih besar daripada manfaat.