AKUNTANSI

LAPORAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT

DANA UMBY

SISTEM AKUNTANSI KAS KECIL

PADA UD A&I BERSAUDARA

OLEH
NUGRAENI
NIP / NIDN : 197201222005012001 / 0022017201

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA
JUNI 2016
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah, rasa syukur saya panjatkan kehadlirat Allah Yang Maha Kuasa karena Ridho dan
Rahmat serta BarokahNya saya dapat menyusun laporan hasil pengabdian pada masyarakat saya
ini yang berjudul Sistem Akuntansi Kas Kecil pada UD A&I Bersaudara.

Selanjutnya sebagai ungkapan rasa syukur perkenankanlah saya menyampaikan ucapan

terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Universitas Mercu Buana Yogyakarta dan LP3M yang telah berkenan memberikan
bantuan dana pengabdian pada masyarakat.
2. UD A&I Bersaudara yang telah memberikan ijin untuk pengabdian.
3. Pihak-pihak yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak
membantu penulis sejak awal hingga penyusunan laporan pengabdian ini, baik membantu
secara moril maupun materiil.
Semoga laporan hasil pengabdian pada masyarakat ini dapat bermanfaat bagi diri kami pengabdi
maupun bagi pembaca. Amin.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Yogyakarta, 10 Juni 2016

Pengabdi

iii
 RINGKASAN

Kas menghadirkan masalah pengelolaan dan pengendalian yang khusus tidak hanya
karena hal itu termasuk di dalam banyak transaksi besar tetapi juga karena alasan-alasan berikut:
Kas adalah harta tunggal yang segera dapat dikonversikan menjadi jenis harta lain, serta Jumlah
kas yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diatur secara seksama sehingga tidak terlalu
sedikit yang tersedia pada setiap saat. Setiap perusahaan pada umumnya mengadakan
pengawasan yang ketat terhadap kas, karena sifatnya yang mudah dipindahtangankan dan tidak
mempunyai tanda bukti kepemilikan. Perlindungan fisik atas kas begitu penting. Sistem
pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan, menghendaki pembentukan dana kas
kecil diperusahaan yang bersangkutan dan pembukaan rekening di bank. Ada dua metode sistem
pencatatan kas kecil yaitu: sistem fluktuating dan sistem dana tetap. Masing-masing metode
disesuaikan dengan jenis perusahaan.

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i
HALAMAN PENGESAHAN ii
KATA PENGANTAR iii
RINGKASAN iv
DAFTAR ISI v
1. Pendahuluan 1
2. Tinjauan Pustaka 1
2. 1. Pengertian kas 1
2. 2. Manajemen dan Pengendalian Kas 2
2. 3. Proteksi fisik atas saldo kas 4
2. 4. Dana Kas Kecil 6
3. Tujuan Kegiatan 7
4. Manfaat Kegiatan 7
5. Metode Pelaksanaan 7
6. Keterkaitan 8
7. Jadwal Pelaksanaan 8
8. Rincian Biaya 8
Daftar Pustaka 9
Surat permohonan dari UD A&I Bersaudara

v
 SISTEM AKUNTANSI KAS KECIL

1. PENDAHULUAN

Harta merupakan jantung perusahaan. Harta menghasilkan pendapatan yang pada

gilirannya menghasilkan arus masuk kas untuk membayar kreditor, membayar gaji bagi

karyawan, memberi imbalan bagi pemilik, menyisihkan untuk penggantian harta dan penyisihan

untuk pertumbuhan.

Salah satu karakteristik dari harta adalah likuiditasnya, yaitu jumlah waktu yang

diperkirakan akan berlalu sampai suatu harta dikonversi menjadi kas. Kas yang tersedia untuk

dikonversi menjadi harta dengan cepat adalah harta lancar. Likuiditas merupakan salah satu

indikasi kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajibannya pada saat jatuh tempo. Suatu

perusahaan yang likuid cenderung mempunyai resiko kegagalan yang lebih rendah daripada yang

tidak likuid, dan umumnya mempunyai fleksibilitas keuangan yang lebih besar untuk menerima

peluang investasi baru yang tak terduga. Tidak adanya likuiditas yang berat bisa mengakibatkan

kebangkrutan.

2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian kas
Kas adalah uang tunai baik uang kertas maupun uang logam, simpanan uang di bank

yang setiap saat dapat diambil (simpanan giro), dan bentuk-bentuk alat pembayaran lainnya yang

mempunyai sifat seperti mata uang.

1
Dari pengertian tersebut, maka yang termasuk sebagai elemen kas adalah antara lain:

1. Uang kertas maupun uang logam, baik mata uang dalam negeri maupun mata uang luar

negeri (valuta asing).

2. Simpanan uang di bank dalam bentuk simpanan giro (demand deposit) dimana setiap saat

jenis simpanan ini dapat diambil untuk keperluan perusahaan.

3. Cek yang diterima perusahaan dari pihak lain sebagai alat pembayaran. Cek tersebut setiap

saat dapat diuangkan di Bank.

4. Bank Draf dan Money Order. Bank Draf merupakan surat berharga yang dikeluarkan oleh

bank yang dapat diuangkan setiap saat di bank yang bersangkutan oleh pemilik Bank Draf.

Money order merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah uang tertentu, yang setiap

saat dapat diuangkan kepada yang disebutkan dalam surat tersebut.

Simpanan uang di bank yang tidak termasuk elemen kas adalah tabungan, yaitu jenis simpanan

yang tidak setiap saat dapat diambil, melainkan hanya pada saat tertentu.

2.2. Manajemen dan Pengendalian Kas

Kas menghadirkan masalah pengelolaan dan pengendalian yang khusus tidak hanya

karena hal itu termasuk di dalam banyak transaksi besar tetapi juga karena alasan-alasan berikut:

1. Kas adalah harta tunggal yang segera dapat dikonversikan menjadi jenis harta lain. Pos ini

mudah digelapkan dan dipindahkan, dan hampir secara universal diinginkan. Akuntansi

yang benar untuk transaksi kas karenanya mensyaratkan bahwa pengendalian-pengendalian

ditetapkan guna memastikan bahwa kas yang menjadi milik perusahaan tidak dikonversikan

2
 secara tidak semestinya untuk keperluan pribadi oleh seseorang didalam atau dalam kaitan

dengan perusahaan.

2. Jumlah kas yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diatur secara seksama sehingga

tidak terlalu sedikit yang tersedia pada setiap saat. Persediaan uang yang memadai harus

selalu dipertahankan tanpa terlalu banyak mengaitkannya pada sumberdaya perusahaan.

Sebagai media pertukaran, kas diperlukan untuk membayar semua harta dan jasa yang dibeli

oleh perusahaan dan memenuhi semua kewajiban pada saat jatuh tempo. Jadi pengeluaran

kas adalah kejadian setiap hari, dan jumlah dana kas yang mencukupi harus disediakan

untuk memenuhi kebutuhan ini. Di pihak lain, kas pada dirinya sendiri bukan merupakan

harta yang produktif, ia tidak memberikan hasil atau pengembalian. Namun perlu untuk

menyediakan uang kas yang lebih besar dari yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan

sehari-hari, dengan margin yang layak untuk keadaan darurat. Kelebihan kas dari yang

diperlukan harus diinvestasikan baik dalam sekuritas yang menghasilkan laba ataupun dalam

harta lain yang produktif.

Dua masalah akuntansi untuk transaksi kas yang dihadapi manajemen adalah :

1. Pengendalian yang tepat harus ditetapkan untuk memastikan bahwa tidak ada transaksi yang

tidak diotorisasi yang dimasukan oleh staf atau karyawan.

2. Informasi yang diperlukan untuk pengelolaan kas yang ada di tangan dan transaksi kas harus

disediakan. Harus ditekankan bahwa dengan perangkat pengendalian yang canggih pun,

kesalahan dapat dan memang terjadi.

3
2.3. Proteksi fisik atas saldo kas
Setiap perusahaan pada umumnya mengadakan pengawasan yang ketat terhadap kas,

karena sifatnya yang mudah dipindahtangankan dan tidak mempunyai tanda bukti kepemilikan.

Untuk menghindari penggelapan kas, setiap perusahaan perlu mengadakan sistem pengendalian

intern yang baik terhadap kas perusahaan. Penerimaan dan pengeluaran kas tidak hanya harus

diamankan melalui sarana pengendalian intern, tetapi kas ditangan dan di bank juga harus

dilindungi. Karena penerimaan akan menjadi kas ditangadan pengeluaran akan dilakukan dari

kas yang ada dibank, pengendalian yang memadai atas penerimaan dan pengeluaran merupakan

bagian dari proteksi atas saldo kas.

Perlindungan fisik atas kas begitu penting. Setiap upaya harus dilakukan untuk

meminimumkan kas yang ada di kantor. Kas yang pada satu saat seharusnya hanyalah terdiri dari

kas kecil, mungkin dana pertukaran dan penerimaan hari itu. Dana-dana ini harus disimpan,

sedapat mungkin di dalam lemari besi, peti penyimpanan atau laci kas yang dikunci. Penerimaan

setiap hari harus dikiirmkan ke bank sepraktis mungkin. Penentuan jumlah kas yang tersedia baik

dalam laporan manajemen intern maupun dalam laporan keuangan ekstern juga sangat penting.

Setiap perusahaan mempunyai catatan atas kas yang diterima, dikeluarkan dan saldonya.

Tetapi, karena banyaknya transaksi kas, kesalahan atau kelalaian dapat dilakukan dalam

menyelenggarakan pencatatan ini. Karenanya secara periodik, saldo yang ada didalam buku

besar perlu dibuktikan. Kas yang sebenarnya ada di kantor, kas kecil, dana pertukaran dan

penerimaan yang belum disetorkan dapat dihitung, untuk dibandingkan dengan catatan

perusahaan.

4
 Beberapa pedoman umum yang dapat dipergunakan untuk melakukan pengawsan

terhadap kas diperusahaan adalah sebagai berikut:

Penerimaan kas:

1. Diadakan pemisahan fungsi antara pengelolaan kas dengan pencatatan kas.

2. Setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

3. Setiap hari harus dibuat laporan mengenai penerimaan kas.

Pengeluaran kas:

1. Semua pengeluaran kas harus menggunakan cek yang ditandatangani oleh pihak yang

berwenang, kecuali untuk pengeluaran kas dalam jumlah relatif kecil dibayar dari dana kas

kecil. Dalam hal ini dana kas kecil dibentuk untuk membayar pengeluaran kas yang

jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan menggunakan cek.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengelolaan kas, orang yang mengotorisasi pengeluaran

kas dan orang yang mencatat pengeluaran kas.

3. Setiap hari harus dibuat laporan mengenai pengeluaran kas.

4. Sewaktu-waktu harus diadakan pemeriksaan intern terhadap kas perusahaan.

Dengan demikian sistem pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan,

menghendaki pembentukan dana kas kecil diperusahaan yang bersangkutan dan pembukaan

rekening di bank.

5
2.4. Dana Kas Kecil
Dana kas kecil merupakan kas diperusahaan yang disediakan untuk membayar

pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis jika dibayar dengan

cek, misalnya pengeluaran untuk membeli perangko dan materai, supplies kantor, untuk

membayar biaya listrik, biaya telepon, langganan surat kabar/majalah, biaya angkut penjualan

dan sebagainya. Dana kas kecil dipercayakan kepada pemegang dana kas kecil (kasir kas kecil)

yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan dana kas kecil. Pengisian kembali atau

penambahan dana kas kecil dapat dilakukan setiap periode tertentu, misalnya setiap minggu,

setengah bulan atau sebulan sekali, tergantung daripada kebutuhan setiap perusahaan.

Dalam hubungannya dengan Dana kas kecil, dikenal 2 sistem, yaitu:

1. Sistem dana tetap (Imprest system).

Pada sistem ini, rekening Dana kas kecil selalu menunjukkan jumlah tetap, karena pada saat

terjadi pengeluaran yang dibayar dengan dana kas kecil, pengeluaran tersebut tidak dicatat.

Pada saat mengeluarkan dana kas kecil untuk membayar biaya-biaya yang diperlukan, kasir

dana kas kecil cukup mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya. Jika dana kas kecil sudah

menipis, maka bukti-bukti pengeluaran tersebut dapat ditukarkan uang untuk mengisi

kembali dana kas kecil kepada kasir kas besar. Pengisian kembali dana kas kecil ini dicatat

dengan mendebit rekening-rekening biaya-biaya dan mengkredit rekening kas sejumlah

pengeluaran dana kas kecil yang telah dibayar.

2. Sistem fluktuasi (Fluctuating system).

Pada sistem ini, rekening Dana kas kecil jumlahnya selalu berfluktuasi sesuai dengan jumlah

dana yang dikeluarkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang diperlukan. Pada

saat mengeluarkan dana kas kecil untuk membayar biaya, jurnal yang dibuat adalah dengan

mendebit rekening biaya-biaya dan mengkredit rekening dana kas kecil. Pada saat pengisian

6
 kembali, jurnal yang dibuat adalah dengan mendebit rekening dana kas kecil dan mengkredit

rekening kas.

3. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah memberikan pelatihan pada UD

A&I Bersaudara tentang sistem akuntansi akuntansi kecil.

4. MANFAAT KEGIATAN

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini

adalah sebagai berikut:

a. Bertambahnya pengetahuan dan ketrampilan UD A&I Bersaudara dalam pembentukan,

pencatatan dan pelaporan kas kecil.

b. Dengan pembentukan, pencatatan dan pelaporan kas kecil yang benar maka UD A&I

Bersaudara akan terhindar dari kesalahan.

5. METODE PELAKSANAAN

Metode yang digunakan dalam kegiatan pengabdian ini adalah berupa pelatihan secara

langsung kepada UD A&I Bersaudara. Pelatihan bertujuan memberikan pengetahuan dan

ketrampilan pembentukan, pencatatan dan pelaporan kas kecil dengan benar.

7
6. KETERKAITAN

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini mempunyai keterkaitan dengan berbagai

institusi antara lain:

a. Universitas Mercu Buana Yogyakarta, sebagai induk instansi pengabdi mempunyai tugas

darma ke 3 yaitu pengabdian pada masyarakat, sehingga kegiatan ini merupakan salah satu

media pelaksanaan tridharma, khususnya darma pengabdian.

b. UD A&I Bersaudara akan mahir dalam pembentukan, pencatatan dan pelaporan kas kecil

dengan benar.

7. JADWAL PELAKSANAAN

No Kegiatan/Bulan ke I II III
1. Penerimaan surat permohonan dari UD A&I ///////
Bersaudara
2. Pembutan proposal untuk diajukan ke UMBY ///////
3. Pelatihan pembukuan kepada UD A&I ///////
Bersaudara
4. Penyusunan laporan pengabdian pada ///////
masyarakat

8. REALISASI BIAYA

a. Penyusunan proposal Rp 70.000

b. Transportasi Rp 120.000

c. Fotocopy materi pelatihan Rp 40.000

d. Pembuatan laporan akhir Rp 70.000

Jumlah Rp 300.000

8
 DAFTAR PUSTAKA

Drs. Mardiasmo, Akuntan, 1987, Akuntansi Keuangan Dasar 2, BPFE, Yogyakarta.

Harry, James, John, 2008, Accounting Theory; Conceptual Issues in a Political and Economic
Environment, Sage Publications, Inc, United Kingdoms.

Kieso Weygandt Warfield, 2011, Intermediate Accounting IFRS Edition, volume 1, John Wiley
& sons, USA

9
 KAS (CASH)
Kas: adalah alat pembayaran yang sah, memiliki 2 kriteria,
yaitu:

1. Tersedia; berarti kas harus ada dan dimiliki serta

dapat digunakan sehari-hari sebagai alat pembayaran
untuk kepentingan perusahaan
2. Bebas; setiap item dapat diklasifikasikan sebagai kas,
jika diterima umum sebagai alat pembayaran sebesar
nilai nominalnya.

Kas meliputi: Uang tunai (kertas/logam) baik yang ada

ditangan perusahaan (Cash in hand) atau ada di bank
(bank), Cek, demand deposit, money order dll.
Sifat/Karakteristik kas:

 Aktif tapi tidak produktif; untuk memperoleh rentabilitas, kas tidak

boleh dibiarkan menganggur (idle cash). Untuk memperoleh
pendapatan, kas harus diubah terlebih dahulu menjadi persediaan,
piutang dst. Tetapi juga tdk diperkenankan seluruh kas diubah
bentuknya, karena perusahaan akan kesulitan beroperasi apbl tidak
disediakan kas yang memadai. Dari kondisi ini maka manajemen
harus mampu menciptakan adanya keseimbangan antara kedua
kepentingan tersebut.

 Tidak memiliki identitas kepemilikan, sehingga mudah dipindah

tangankan. Dengan kondisi ini maka manajemen harus yakin bahwa:
- Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan
- Semua uang yang seharusnya diterima, benar2 diterima
- Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan

Penting buat perusahaan Perencanaan & Pengawasan Kas

Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan dalam
akuntansi kas:

 Sertifikat deposito (certificates deposit / CDs), sertifikat

deposito harus diklasifikasikan sebagai investasi jangka
pendek dan bukan kas. Sebab CDs dapat dicairkan apbl telah
jatuh tempo, hal ini berarti ada batasan penggunaan kas
 Cek Mundur (Postdated Checks), cek yang dapat diuangkan
pada tanggal yang tercantum dalam cek tersebut. Cek
mundur dapat diklasifikasikan sbg kas setelah tanggal cek tsb
dapat diuangkan
 Cek kosong (Not sufficient funds), terjadi karena rekening
koran perusahaan yang mengeluarkan cek tidak mempunyai
dana, cek dalam keadaan rusak atau kesalahan informasi
yang tercantum dlam cek. Item ini lebih tepat dilaporkan
sebagai piutang daripada kas
 Biaya yang dibayar dimuka, item seperti perangko, uang
muka karyawan, asuransi dibayar dimuka, sewa dibayar
dimuka, lebih tepat dilaporkan sebagai biaya dibayar dimuka
drpd kas
Ada beberapa item yang perlu dipertimbangkan
dalam akuntansi kas: (lanjutan)

 Bank Overdraft, terjadi karena pemilik dana (deposan)

menulis cek dalam jumlah yang lebih besar dibandingkan
dengan jumlah dana yang disimpan di bank. Item ini
dilaporkan sebagai utang lancar
 Cek yang belum dikirimkan (undelivered checks), cek yang
telah dibuat tetapi belum diserahkan kepada pihak yang
berhak menerima. Jika pada tanggal neraca terdapat item
seperti ini, maka dapat diklasifikasikan sebagai kas.
 Saldo kompensasi (Compensating balances), merupakan
saldo minimum yang harus dipertahankan di bank sebagai
jaminan atas sejumlah dana yang dipinjam. Saldo
kompensasi harus diungkap dalam catatan atas statemen
keuangan perusahaan.
Manajemen Kas
Didefinisikan sebagai pengoptimasian penggunaan kas sebagai
aktiva. Hal ini berarti tidak boleh terjadi kegagalan pemakaian
kas, dan pengawasan terhadap posisi kas.

Tujuan manajemen kas meliputi 2 hal: likuiditas dan earning.

Likuiditas manajemen harus secara sadar menjaga likuiditas

dan jumlah kas yang harus ada dalam perusahaan.

Earning tiap pengeluaran perusahaan harus diarahkan untuk

mendapatkan kemungkinan hasil yang lebih besar dibandingkan
dengan kas yang dikeluarkan. Selain itu manajemen harus
menjamin pembayaran dilakukan secara ekonomis
Perencanaan Kas
Aspek utama perencanaan kas adalah penyusunan anggaran kas.
Manajer harus menyiapkan daftar kegiatan untuk menimbulkan kas
(pembelanjaan) dan kegiatan menggunakan kas (pengoperasian
dan penginvestasian). Dengan kata lain manajer harus membuat
proyeksi Cash in flow, Cash out flow dan balance (saldo)

Agar tujuan tercapai, ada 2 hal yang harus dilakukan:

1. Menentukan sumber penerimaan kas, misal; kas dari operasi rutin,
kas dari pelunasan utang jangka panjang, investasi dari pemilik,
penjualan aktiva tetap, mengeluarkan obligasi dll
2. Menentukan rencana penggunaan kas, misal; pembayaran dividen,
pembayaran utang jangka panjang, pembelian aktiva tetap,
membayar gaji karyawan, dll

Berdasarkan 2 hal tadi maka manajemen dapat mengetahui seberapa

besar kas yang dibutuhkan atau seberapa besar kas yang
menganggur, selanjutnya dapat ditentukan langkah selanjutnya
terhadap kas yang berlebihan/menganggur
Sistem Pengendalian Internal terhadap Kas
Adalah semua sarana, alat, mekanisme yang digunakan oleh
perusahaan untuk:

1. Mengamankan, mencegah pemborosan dan penyalah

gunaan kas
2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercaya/tidaknya data
akuntansi tentang kas
3. Mendorong dicapainya efisiensi, serta
4. Dipatuhinya kebijakan manajemen tentang kas.

Pengawasan akuntansi; berkaitan dengan

mengamankan kekayaan perusahaan,
menjamin ketelitian & dapat dipercaya/tidaknya
data akuntansi
Pengawasan
Internal
Pengawasan administrasi; berkaitan dengan
efisiensi operasi & kepatuhan terhadap kebijakan
manajemen
Prinsip yang berkaitan dengan pengawasan akuntansi:
 Karyawan yang jujur dan kompeten, serta memiliki tanggung jawab
 Tanggung jawab yang terkait harus dilaksanakan oleh fungsi-fungsi
yang terpisah
 Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi pelaksana
 Catatan akuntansi yang memadai harus terselenggara setiap saat
 Melaksanakan rotasi tugas untuk karyawan yang melaksanakan
kegiatan klerikal
 Adanya sistem otorisasi
 Adanya kebiasaan yang baik dalam perusahaan

Pengawasan internal terhadap kas didesain untuk menjamin

bahwa:
1. Adanya pemisahan antara bagian-bagian yang menangani kas
2. Semua kas yang diterima harus segera disetor ke bank
3. Pengeluaran kas harus ada otorisasi dan sesuai tujuan
4. Semua pengeluaran kas harus menggunakan cek, kecuali
pengeluaran yang jumlahnya kecil menggunakan petty cash
Akuntansi terhadap kas

Untuk menampung transaksi yang menyangkut kas dalam

perusahaan, diselenggarakan akun/rekening berikut:

Kas atau Bank, digunakan untuk menampung transaksi

penerimaan dan pengeluaran kas melalui kasir (di dalam
perusahaan), termasuk penerimaan dari dan pengeluaran
(setoran tunai ke bank)

Kas Kecil, Merupakan sejumlah dana yang dibentuk khusus

untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil
jumlahnya. Kas kecil yang jumlahnya dibatasi itu, secara
periodik atau setiap uang kas kecil hampir habis diisi kembali

Selisih kas, digunakan untuk menampung perbedaan jumlah

fisik kas berdasarkan cash opname dengan jumlah kas
menurut catatan pembukuannya. Hal ini bersifat sementara
saja, sebelum sebab terjadinya selisih ditemukan
Kas Kecil (Petty Cash)

Adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin

perusahaan dan jumlahnya relatif kecil

Sistem dana tetap

(imprest fund system)
Metode pencatatan
Kas kecil
Sistem dana berfluktuasi
(Fluctuating fund system)
Sistem dana tetap
Pembentukan dana kas kecil Kasir kas kecil diberikan
sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil
membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian
kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar
pengeluaran yang telah dilakukan. Jadi………….

Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama/tetap

Contoh Kasus

Pada tanggal 1 Desember PT. A&I membentuk dana kas kecil sebesar
Rp. 250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:

Daftar Perincian Dana Kas Kecil

20 Desember 31 Desember

1. Uang Kertas Rp. 5.000 Rp. 25.000

2. Uang Logam 2.750 2.500

3. Perangko - 3.750
4. Rek Air & Listrik 47.500 52.750

5. Biaya Pos dan Telp/Fax 125.250 93.750

6. Pembelian Supplies Kantor 17.500 20.000

7. Biaya Rapat dan Pertemuan 31.250 47.250

8. Biaya makan/minum kary 25.000 2.750

9. Selisih dana kas kecil (4.250) 2.250

Jumlah dana kas kecil Rp. 250.000 Rp. 250.000
Jurnal yang dibuat

1 Desember Pembentukan dana kas kecil

Dana Kas Kecil Rp. 250.000
Kas (Bank) Rp. 250.000

20 Desember Pengisian kembali dana kas kecil

Biaya Air & Listrik Rp. 47.500
Biaya Pos dan Telp/Fax 125.250
Biaya Supplies Kantor 17.500
Biaya Rapat & Pertemuan 31.250
Biaya Makan Minum Karyawan 25.000
Selisih Kas 4.250
Kas (Bank) Rp 242.250
Jurnal yang dibuat (lanjutan)

31 Desember Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & pengisian kembali dana

kas kecil
Persediaan Suplies Kantor (perangko) Rp. 3.750
Biaya Air & Listrik 52.570
Biaya Pos dan Telp/Fax 93.750
Biaya Supplies Kantor 20.000
Biaya Rapat & Pertemuan 47.250
Biaya Makan Minum Karyawan 2.750
Selisih Kas 2.250
Kas (Bank) 222.500
Jurnal yang dibuat (lanjutan)

Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas
opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka

31 Desember Mencatat biaya periode 20 – 31 Desember & tidak dilakukan

pengisian kembali dana kas kecil
Persediaan Suplies Kantor (perangko) Rp. 3.750
Biaya Air & Listrik 52.570
Biaya Pos dan Telp/Fax 93.750
Biaya Supplies Kantor 20.000
Biaya Rapat & Pertemuan 47.250
Biaya Makan Minum Karyawan 2.750
Selisih Kas 2.250
Kas Kecil 222.500
Sistem dana berfluktuasi
Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi
yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:
(1) Pembentukan dana kas kecil, (2) Penggunaan/pengeluaran
dana kas kecil, (3) Pengisian dana kas kecil, (4) penambahan
dana kas kecil, maupun (5) pengurangan/penarikan kembali
dana kas kecil.

Pencatatan dilakukan segera setelah terjadi pengeluaran kas

kecil, tidak ditangguhkan s.d. saat pengisian kembali dana kas
kecil (spt pada sisitem dana tetap). Akun kas kecil pada
dasarya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar
jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan

buku jurnal khusus (tersendiri)
Contoh kasus:

Pada tanggal 31 Desember 2015, PT. A&I membentuk dana kas

kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan
dengan kas kecil selama bulan Desember 2015:

5 Desember membayar rekening air & listrik Rp. 47.500

7 Desember membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
9 Desember dibeli supplies kantor Rp. 17.500
12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
19 Desember dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
20 Desember pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp.
196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil
23 Desember Dibayar biaya langganan koran Rp. 12.500
27 Desember dibeli Perangko sebesar Rp. 5.000
Jurnal yang dibuat:
Tgl Rincian Debit Kredit
1/12 Kas Kecil Rp. 250.000
Kas (Bank) Rp. 250.000
5/12 Biaya Air & Listrik Rp. 47.500
Kas Kecil Rp. 47.500
7/12 Biaya Telp & Fax Rp. 125.250
Kas Kecil Rp. 125.250
9/12 Supplies Kantor Rp. 17.500
Kas Kecil Rp. 17.500
12/12 Biaya Rapat & Pertemuan Rp. 31.250
Kas Kecil Rp. 31.250
19/12 Biaya Makan & Minum Karyawan Rp. 25.000
Kas Kecil Rp. 25.000
20/12 Kas Kecil Rp. 196.500
Kas (Bank) Rp. 196.500
23/12 Biaya langganan Koran Rp. 12.500
Kas Kecil Rp. 12.500
27/12 Biaya Pos (Perangko) Rp 5.000
Kas Kecil Rp 5.000
 Kas kecil

Tgl Rincian Debit Kredit Saldo

1/12 Pembentukan Kas Kecil Rp. 250.000 Rp.250.000
5/12 Air & Listrik 47.500 202.500
7/12 Telepon & Fax 125.250 77.250
9/12 Supplies Kantor 17.500 59.750
12/12 Rapat & Pertemuan 31.250 28.500
19/12 Makan/Minum kary. 25.000 3.500
20/12 Pengisian kas kecil 196.500 200.000
23/12 Langganan Koran 12.500 187.500
27/12 Pos (Perangko) 5.000 182.500

Saldo kas kecil

Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap
harus dilakukan kas opname.

Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil
berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu
dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).

Contoh:
Pada tgl. 31/12 dilakukan kas opname dan ditemukan:
1. kas bon perjalanan dinas Direktur Utama Rp. 150.000 tertgl.
29/12
2. Uang kertas Rp. 24.750 Total Rp. 184.750
3. Uang logam Rp. 6.250
4. Perangko yang belum terpakai Rp. 3.750

Karena dalam neraca, kas (termasuk kas kecil) harus disajikan

sebesar jumlah uang yang benar-benar ada, maka berdasar
kas opname tadi perlu dibuat jurnal penyesuaian sbb:
Jurnal penyesuaian:
Tgl Rincian Debit Kredit
31/12 Persediaan Perangko Rp. 3.750
Uang muka perjalanan dinas 150.000
Selisih kas*) 1.500
Biaya Pos Rp. 3.750
Kas Kecil 151.500

*) selisih kas: 182.500 – (150.000+31.000)

Dengan adanya jurnal ini, maka saldo akun kas kecil yang harus
disajikan di neraca per 31 Desember 2015 adalah sebesar
Rp. 31.000, sesuai dengan dana kas kecil yang ada (uang logam
+ uang kertas)