BUSINESS COMMUNICATION

Internal and external business

communication
• Komunikasi dalam bisnis adalah darah untuk kehidupan bisnis, maka
tidak ada bisnis yang dapat berkembang tanpa kemampuan internal
komunikasi dan eksternal komunikasi.

• Kemampuan komunikasi (communication skill) yang dimiliki para

karyawan mencermin keberadaan suatu perusahaan/organisasi yang
mampu menaikkan nilai perusahaan tersebut.
Internal Komunikasi di dalam organisasi
• Internal komunikasi yang efektif sangat penting untuk suatu
organisasi/perusahaan/institusi, dll karena :
1. Dapat membuat bisnis tumbuh menjadi besar.
• Contoh : Bisnis property memiliki banyak cabang di dalam negeri bahkan di luar negeri.
Banyak perusahaan property multi-national yang merupakan perusahaan raksasa. Semua
perusahaan tersebut memiliki kantor pusat yang harus mengendalikan dan mengelola kantor-
kantor cabang yang tersebar baik dalam negeri maupun luar negeri. Kantor pusat harus
memantau dan mengatur agar kantor cabang dapat melakukan bisnisnya dengan baik sesuai
dengan aturan dari pusat. Komunikasi yang efektif sangat dituntut untuk harus dilakukan
baik menggunakan telpon, e-mail, video call, dll yang harus dilakukan secara periodic.
2. Aktifitas suatu bisnis tentunya sangat komplek. Hal tersebut membutuhkan beberapa
bagian untuk melaksanakan kegiatan bisnis, seperti : Perencanaan, Produksi,
Penjualan, Toko, Gudang, Pengiklanan, Keuangan, Sumber daya manusia, Sosial, dll
yang diatur oleh departemen yang berbeda. Masing-masing departemen harus
melakukan komunikasi yang efektif untuk melakukan koordinasi antar departemen
agar tujuan perusahaan tercapai. Contoh:
• Produksi berkoordinasi dengan bagian perencanaan untuk melakukan produksi.
• Toko akan melaporkan kebutuhan barang
• Sales akan meminta pabrik untuk mengirimkan barang ke toko/customer
• Perencanaan / supply chain akan mengatur kebutuhan raw material, dll untuk produksi.
• Purchasing akan membeli raw material yang dibutuhkan
• Keuangan akan menyediakan budget untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
3. Efektif komunikasi dapat membangun spirit saling pengertian dan kerjasama.
Komunikasi yang efektif adalah keharusan yang harus dilakukan antara manajemen
dan karyawan, yang dapat menumbuhkan atmosfir yang baik yang saling percaya.
• Karyawan akan mengerti tentang apa yang diharapkan perusahaan, manajemen mengerti
akan potensi dan keterbatasan karyawan dan dapat menggunakan kemampuan mereka untuk
tujuan perusahaan.
• Manajemen mampu menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuannya. Hal ini
memberikan keuntungan untuk perusahaan karena karyawan puas akan pekerjaannya.
• Maka karyawan akan merasa terlibat dalam kemajuan perusahaan.
• Keterlibatan karyawan menumbuhkan sense of belonging dan loyalitas kepada perusahaan.
4. Perusahaan besar ataupun kecil membutuhkan komunikasi yang efektif
antar anak perusahaan, antar cabang perusahaan di seluruh dunia.
• Kemampuan berkomunikasi yang handal
• Koordinasi
• Mutual understanding (saling mengerti dengan sudut pandang yang sama)
• Spesialisasi : memiliki kemampuan sesuai bidangnya.
• Manajemen komunikasi antar departemen, dll, harus memiliki prosedur yang jelas,
singkat, mudah dipahami.
Eksternal Komunikasi Bisnis
• Komunikasi dengan institusi pemerintah, distributor, retailer, customer dan
masyarakat umum, dll.
• Departemen, kantor pemerintah. Perusahaan atau organisasi apapun akan
berhubungan dengan instansi pemerintah seperti otoritas perijinan, perdagangan,
bea cukai, perbankan, otoritas keuangan, kantor pajak (pajak pendapatan dan
penjualan), kantor pos, transportasi, dll. Semuanya ini membutuhkan komunikasi
yang baik agar semua keperluan/perijinan, dll dapat berjalan dengan lancar dan
tujuan perusahaan tercapai.
• Distributor, retailer, pelanggan, dll.
• Bisnis modern merupakan fenomena yang kompetitif yang tidak dapat
dihindari yang mendesak kemampuan berkomunikasi yang efektif.
• Bermacam-macam merek dagang (ratusan bahkan ribuan merek dagang)
namun tidak semuanya berhasil merebut pasar.
• Penelitian marketing menuliskan bahwa hanya perusahaan yang memiliki
kemampuan mengkomunikasikan produk yang baik akan merebut para
pelanggan.
• Penjualan akan berhasil bila memiliki kemampuan berkomunikasi yang
handal dan persuasi. Artinya mampu menarik perhatian calon pembeli.
• Contoh : iklan, customer approach(pendekatan kepada pelanggan), bonus,
hadiah, dll
• Kemampuan berkomunikasi (communication skill) merupakan syarat
yang sangat diutamakan dalam dunia kerja sbb:
• Dalam beberapa bidang seperti HRD, Public Relation, Marketing, Sales,
Hubungan perburuhan menuntut kemampuan komunikasi yang efektif.
• Para professional seperti, editor, penulis, tenaga pendidik, pengacara,
peneliti, dll
• Para eksekutif harus mampu merancang pidato, merancang pamphlet,
brosur, souvenir, dan menginterview media untuk projek yang membangun
imaje perusahaan.
• Itulah mengapa komunikasi yang efektif diperlukan dalam dunia
bisnis.
Komunikasi bisnis factor penting untuk promosi
• Artikel dengan judul What Do You Mean I Can’t Write? (Harvard
Business Review, May-June 1965). John Fielden melisting tentang
kemampuan komunikasi sebagai hal yang paling esensial untuk
promosi para eksekutif. Dia mengatakan bahwa kemampuan seperti
ini merupakan kapasitas bekerja keras, karena harus mampu
membuat keputusan, kualifikasi akademi dan ambisi.
• Banyak penelitian dilakukan oleh para peneliti tentang kemampuan
komunikasi yang efektif
Nature Business Communication
• Komunikasi bisnis dapat dijelaskan dengan ilustrasi yang menjelaskan
kenyataan yang terjadi .
• Ilustrasi komunikasi bisnis dapat sangat detil atau ringkasan saja.
• Detil karena mengkomunikasikan secara lengkap setiap kejadian atau
pemikiran.
• Ringkas/singkat karena hanya mengkomunikasikan topik atau garis
besarnya saja atau contoh saja.
Contoh kasus komunikasi bisnis
• Sebagai contoh kasus di perusahaan ‘Typical Company’.
• Typical Company adalah perusahaan manufacturing macam macam produk yang
cukup besar.
• Memiliki ratusan karyawan untuk ribuan tugas karena memproduksi segala
macam produk.
• Mempekerjakan tim penjualan yang menjual produk-produk tersebut kepada
toko grosir di seluruh tempat dalam negeri.
• Seperti kebanyakan perusahaan sejenis, Typical mengirimkan produk-produk dari
grosir ke semua pengecer, dan dari pengecer ke customer pengguna produk
tersebut.
• Harus membuat para customer puas akan apa yang dibelinya.
• Typical Company memiliki kekhususan bisnis.
• Mari kita review pekerjaan sehari-hari Dan D. Worker, seorang staff di
department penerimaan pesanan.
• Aktifitas Dan setiap hari adalah mengkomunikasikan pekerjaannya
sejak dia bangun tidur. Dia mengemudi mobil gudang bersama
dengan tiga orang asistennya. Tentunya Dan akan bercakap-cakap
selama dalam kendaraan.
• Tentu mereka berkomunikasi tidak hanya membicarakan kehidupan
sosial mereka, tetapi juga membicarakan pekerjaan selama mereka
berada dalam kendaraan menuju tempat untuk pengiriman produk.
Ini adalah satu bentuk komunikasi sosial dan pekerjaan antar individu.
• Kebanyakan pembicaraan mereka tentang hal yang sepele. Mereka
membicarakan bagaimana mereka menghibur diri ketika waktu
senggang.
• Pembicaraan yang lucu-lucu, komentar tentang politik, pertanding
sepak bola dan rencana memancing di akhir pecan.
• Obrolan-obrolan seperti itu tentunya bukan untuk perusahaan Typical.
• Yang berkaitan dengan perusahaan, mungkin tentang kesejahteraan
karyawan yang membuat karyawan senang.
• Begitu mereka membicarakan perusahaan, mungkin seseorang membicarakan rumor tentang akan ada
perubahan kebijakan perusahaan.
• Dan dan teman2nya membicarakan banyak rumor, fakta dan opini dalam subjek tertentu.
• Dalam prosesnya, mereka memberikan, menerima dan menangani informasi tertentu. Sama sekali tidak ada
hubungannya dengan proses pembuatan produk-produk perusahaan, padahal Typical Company berkaitan
dengan keberadaan produk2 tsb.
• Kenyataannya apa yang mereka bicarakan sepanjang dalam perjalanan, tidak berkaitan dengan
memproduksi produk. Tetapi hanya pembicaraan umum saja.
• Sebagai tim penjualan, mereka kurang paham tentang cara pembuatan produk, dsb.
• Kalau diteliti lebih jauh, komunikasi antar department kurang efektif, dimana seharusnya tim sales juga
memahami proses produksi.
• Komunikasi bisnis menjadi penting agar semua aktifitas perusahaan dapat dipahami oleh semua karyawan.
• Dilihat dari kasus Dan dan teman2nya, terdapat tiga kategori komunikasi bisnis yang terjadi: Operasional
Internal, Operasional Eksternal, dan Pribadi.
Internal-operational communication
• Komunikasi Operasional Internal terdiri dari komunikasi yang terstruktur di dalam organisasi yang
berhubungan dengan tujuan perusahaan yaitu meraih profit.
• Terstruktur artinya komunikasi yang dibangun dalam perusahaan berkaitan dengan rencana
operasional perusahaan.
• Tujuan perusahaan adalah hal yang mendasar mengapa perusahaan tersebut ada, misalnya
perusahaan asuransi, manufaktur logam, kontruksi bangunan, dll.
• Typical Company, sebagai contoh, perusahaan yang memproduksi macam2 produk.
• Tujuan perusahaan tersebut adalah memproduksi dan menjual aneka ragam produknya.
• Untuk mencapai tujuan perusahaan, maka harus dibuat perencanaan yang harus dikomunikasi ke
semua bagian terkait.
• Apa saja yang harus dikomunikasikan adalah pembagian informasi dan tugas untuk semua bagian
dalam perusahaan agar terjadi keharmonisan dan keseragaman serta usaha maksimal untuk
keberhasilah perusahaan.
• Informasi tersebut merupakan komunikasi internal yang harus disampai dengan ringkas, jelas,
sederhana yang dapat dipahami oleh semua bagian terkait.
• Lebih spesifik lagi, komunikasi internal operasional harus diakukan secara terstruktur sesuai
dengan aktifitasnya masing-masing.
• Contoh : informasi internal menjadi data base di computer perusahaan yang dapat dibaca oleh
semua bagian yang terkait
• Dari data base dibuat laporan yang terprogram yang dapat digunakan oleh semua bagian
operasional perusahaan sesuai dengan kebutuhannya.
• Laporan tersebut dapat dikomunikasikan ke semua bagian yang spesifik, sebagai contoh: laporan
penjualan, inventory produk yang berguna untuk bagian produksi.
• Di dalam unit produksi dapat saling mengkomunikasi semua kebutuhan dan operasional produksi
yang dibutuhkan, bila ada tambahan dapat segera dikomunikasikan.
• Supervisor mengkomunikasikan ke setiap jajaran operasional produksi,dibuat pelaporan proses
produksi untuk setiap produk yang dibuat sesuai dengan permintaan dari tim penjualan dan
marketing.
• Memo dibuat untuk setiap tugas operasional, laporan, koordinasi dll. Untuk memastikan bahwa
semua berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan.
Eksternal Operasional Komunikasi
• Komunikasi Operasional Eksternal adalah bagian struktur komunikasi suatu organisasi yang
bertujujuan untuk mencapai tujuan perusahaan yang dilakukan oleh orang-orang atau kelompok
diluar perusahaan.
• Komunikasi organisasi/perusahaan dengan supplier public, perusahaan jasa, customer dan
masyarakat secara umum.
• Dalam hal ini adalah semua upaya perusahaan seperti wakil penjualan direct selling, iklan
penjualan, brosur, menjawab telepon, menindaklanjuti panggilan layanan, dan sejenisnya.
• Termasuk periklanan perusahaan yang mengiklankan produknya dengan baik, komunikasi
terstruktur dengan organisasi public.
• Radio, televise, korang, iklan di majalah, display material yang dapat dibeli.
• Semuanya memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan.
• Komunikasi public relation memegang peranan penting dalam mengkomunikasi perusahaan.
• Hal tersebut di atas memerlukan publisitas yang terencana agar maksud dan tujuan perusahaan
tercapai.
• Semua hal tersebut merupakan upaya komunikasi operational eksternal yang sangat crucial.
• Komunikasi operasional eksternal sangatlah penting yang membutuhkan
komentar yang membangun.
• Tidak dapat dipungkiri lagi setiap perusahaan membutuhkan bantuan dari
orang-orang atau institusi di luar perusahaan untuk mencapai kesuksesan.
• Prinsip dasar perusahaan adalah bagaimana memuaskan pelanggan dan
karenanya perusahaan harus mampu mengkomunikasikannya dengan
efektif.
• Sejalan dengan kemajuan jaman, perusahaan bergantung kepada
organisasi dari luar seperti kelompok bisnis, perusahaan manufaktur,
distribusi dan jasa.
• Saling membutuhkan diperlukan komunikasi antar badan, dll.
• Sama halnya dengan komunikasi internaml, komunikasi eksternal juga
merupakan hal yang sangat vital bagi perusahaan.
Komunikasi pribadi
• Tidak semua komunikasi dalam suatu perusahaan/organisasi melulu
tentang operasional. Banyak komunikasi yang tidak berkaitan dengan
masalah perusahaan. Komunikasi seperti ini dikategorikan sebagai
komunikasi masalah pribadi.
• Komunikasi personal/pribadi adalah pertukaran informasi dan
perasaan secara tidak disengaja terjadi ketika mereka bertemu.
Manusia adalah mahluk sosial. Mereka memerlukan berkomunikasi,
dan mereka akan berkomunikasi tentang segala hal baik hal yang
sepele atau tidak ada artinya. Kenyataannya mereka tetap
berkomunikasi meskipun tidak membicarakan sesuatu yang
direncanakan.
• Banyak pertemanan dilakukan karena komunikasi. Banyak hal dapat dilakukan ketika mereka bertemu.
• Orang asing sekalipun senang melakukan komunikasi ketika bertemu dengan orang lain yang belum pernah
bertemu. Contoh, pertemuan di pesawat, dalam ruang tunggu, pertandingan sepak bola, dll.
• Komunikasi pribadi terjadi juga dalam pekerjaan yang dapat merupakan bagian dari aktifitas perusahaan.
• Komunikasi pribadi bukan komponen dari perencanaan perusahaan, namun hal tersebut dapat memberikan
dampak positif untuk kesuksesan perusahaan.
• Komunikasi pribadi dalam mempengaruhi komunikasi dalam perusahaan karena memiliki sudut pandang,
sikap dan keyakinan yang berbeda dan saling mempengaruhi anggota organisasi.
• Sudut pandang karyawan terhadap perusahaan, sesama karyawan, dan tugas mereka secara langsung
mempengaruhi keinginan mereka untuk melakukan tugasnya.
• Secara alamiah setiap percakapan dalam pekerjaan akan mempengaruhi sudut pandang mereka.
• Dalam kondisi pekerjaan dapat terjadi kata-kata yang mengandung unsur kebencian, temperamen yang
tidak baik, mereka sering menimbulkan upaya yang tidak produktif.
• Situasi kerja yang sangat padat dan tidak teratur, suasana riang di tempat pekerjaan dapat memengaruhi
produktifitas kerja mereka.
• Tidak dapat dipungkiri, kebohongan akan mempengaruhi sudut pandang produktifitas.
• Sudut pandang anggota organisasi/perusahaan dapat mempengarhui seberapa jauh komunikasi
pribadi diijinkan dalam perusahaan.
• Penolakan atas hak komunikasi dapat menimbulkan kekecewaan, untuk mereka yang merasa
memiliki hak untuk berkomunikasi.
• Di lain pihak, komunikasi pribadi yang terlalu dapat mengganggu upaya kerja mereka.
• Kemunginan besar diperlukan kebijakan untuk mengoptimalkan komunikasi pribadi.
• Komunikasi pribadi dapat membentuk sudut pandang (opini, sikap, keyakinan). Seperti yang
diilustrasikan dalam pekerjaan sehari-hari Dan di Typical Company.
• Dan dan teman-temannya sering membicarakan untuk mengusulkan kebijakan promosi yang
baru, dan lain-lain. Dalam hal ini masing masing mempengaruhi sudut pandang mereka.
• Hal tersebut merupakan cara mereka melihat perusahaan mereka bekerja, teman sejawat, dan
situasi kerja secara umum
• Apa yang mereka pikirkan dapat mempengaruhi hubungan mereka dengan perusahaan dan dapat
mempengaruhi secara langsung produktifitas mereka.