Standar Prosedur

Operasional (SPO)
terkait K3RS

Pelatihan K3 Rumah Sakit

RSUP Dr. Mohammad Hoesin
Angkatan I tahun 2020
• Nama : Fitri Arman, S.Si., Apt., MM.
• Tempat/Tanggal Lahir : Bukittinggi, 12 Desember 1969
• Alamat : Perum THB Blok B8/10, Kodya Bekasi
• HP : 081310430458
• Institusi : RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
• Jabatan : Kepala Instalasi Kesling & K3RS
• Pengalaman Kerja :
• Surveior KARS
• Pendamping Akreditasi JCI Kemenkes
• Ketua Pokja FMS
Hasil Belajar
• Setelah mengikuti pelatihan ini peserta mampu
menyusun SPO terkait K3RS
Indikator Hasil Belajar
• Setelah mengikuti materi ini, peserta mampu:
1. Menjelaskan konsep prosedur
2. Menjelaskan format prosedur
3. Menjelaskan tata cara penyusunan prosedur
Pokok Bahasan & Sub Pokok
Bahasan
1. Konsep Prosedur 3. Tata Cara Penyusunan
a) Istilah Prosedur
b) Pengertian a) Syarat penyusunan
c) Tujuan prosedur
d) Manfaat b) Proses penyusunan
prosedur
2. Format Prosedur c) Cara penomoran
a) Format dalam prosedur
prosedur d) Cara penyimpanan
b) Petunjuk pengisian prosedur
prosedur e) Cara pendistribusian
c) Isi dari prosedur prosedur
d) Cara mengelola f) Cara evaluasi
Prosedur prosedur
 Cek
Gambar
Konsep Prosedur
1.A. Istilah
• Standar Operasional Prosedur (SOP)
• Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP AP)
• Instruksi Kerja
Standar Prosedur Operasional (SPO)
• Standar Prosedur Operasional (SOP)
• UU no.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
• UU No.44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
• Prosedur Tetap (Protap), Prosedur Kerja, Prosedur Tindakan
• Permenpan RB No.12 tahun 2011 tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana (Bussiness Process)
• Permenkes No.1626 tahun 2011tentang Juklak penyusunan SOP-AP
dilingkungan Kemenkes
• Permen PAN RB No.35 tahun 2012 tentang Pedoman penyusunan SOP
Administrasi Pemerintah
1.B. Pengertian
• Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu instruksi
tertulis yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses
kerja rutin tertentu, mengenai bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
1.C. Tujuan
• Menjaga konsistensi kinerja
• Acuan pelaksanaan kegiatan
• Menghindari kegagalan atau kesalahan
• Parameter menilai mutu pelayanan
• Menjamin penggunaan sumber daya secara
efisien dan efektif.
• Menjelaskan alur tugas, wewenang dan
tanggung jawab
• Dokumen untuk menilai pelaksanaan proses
kerja bila terjadi suatu kesalahan
• Dokumen untuk pelatihan.
• Dokumen sejarah bila telah di buat revisi
Azas Penyusunan SOP
1. Asas Pembakuan, tata cara dan bentuk yang telah dibakukan
2. Asas pertanggung jawaban, dapat dipertanggungjawabkan
3. Asas Kepastian, keseimbangan hak dan kewajiban
4. Asas Keseimbangan, masing-masing pihak mempunyai
tanggung jawab yang sama
5. Asas Keterkaitan, terkait dengan kegiatan administrasi
6. Asas kecepatan dan kelancaran
7. Asas keamanan, menjamin kepentingan semua pihak
8. Asas keterbukaan, menciptakan transparansi
1.D. Manfaat (Permenpan
No.PER/21/M-PAN/11/2008)
• Standarisasi cara menyelesaikan pekerjaan
• Meningkatkan akuntabilitas
• Meningkatkan standar kinerja
• Menciptakan bahan training
• Menunjukkan kinerja organisasi
• Menyediakan pedoman bagi pegawai
• Menghindari tumpang tindih tugas
• Membantu penelusuran kesalahan
SOP-AP

• Digunakan untuk mengatur tata hubungan kerja pada sekurang

kurangnya dua unit kerja yang saling terkait dalam
menjalankan prosedur tertentu agar terdapat upaya kejelasan
tentang batas kewenangan dan tanggung jawab masing masing
unit.
• Standar operasional prosedur dari proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
Instruksi Kerja
• Dokumen mekanisme kerja
yang mengatur secara rinci
dan jelas urutan suatu
aktifitas yang hanya
melibatkan satu fungsi saja
• Pada akreditasi rumah sakit
tidak dikenal istilah instruksi
kerja
• Instruksi kerja adalah SPO
Format Prosedur
2.A. Format dalam Prosedur
• Format SPO yang gunakan sesuai dengan
lampiran surat edaran Direktur Pelayanan
Medik Spesialistik no. YM.00.02.2.2.837
tanggal 1 Juni 2001 . Diberlakukan 1
Januari 2002
 Format dalam
LOGO RUMAH
SAKIT

Prosedur
NAMA RUMAH
SAKIT

LOGO RUMAH
SAKIT
NAMA RUMAH
SAKIT

Kotak Heading
2.B. Petunjuk Pengisian Prosedur
a. Kolom Logo dan Nama Rumah Sakit
b. Kolom Judul SPO diberi judul/nama sesuai dengan proses
kerjanya. Judul SPO diketik simetris di dalam kolom judul
dengan huruf kapital
c. Kolom Nomor Dokumen, untuk SPO baru dikosongkan terlebih
dahulu, untuk SPO revisian diisikan nomor SPO revisi
sebelumnya.
d. Kolom Nomor Dokumen Unit diisi sesuai dengan format yang
telah disetujui, sesuai dengan SPO Penomoran Dokumen.
e. Kolom Halaman berisi halaman menggunakan Nomor sesuai
dengan jumlah halaman, contoh: halaman 1/3, 2/3, 3/3
f. Kolom Pembuatan Standar Prosedur Operasional (SPO): diisi
Nama, jabatan dan tanda tangan dengan jelas
g. Kolom Persetujuan diisi oleh Direktur Jajaran terkait dan
ditanda tangani
h. Kolom ditetapkan diisi dan ditandatangani oleh Direktur Utama
i. Khusus untuk Komite: Yang membuat Standar Prosedur
Operasional (SPO) adalah Sub Komite dengan Persetujuan dari
Ketua Komite dan ditetapkan oleh Direktur Utama.
j. Kolom Standar Prosedur Operasional: ditulis dengan huruf
besar/kapital
k. Tanggal terbit diisi sesuai dengan tanggal pemberlakuan
Standar Prosedur Operasional (SPO)/revisian SPO.
l. Unit Kerja diisi dengan unit kerja pembuat Standar Prosedur
Operasional (SPO)
m. Flow Chart dibuat bila dianggap perlu
n. Ukuran Kertas: kertas yang digunakan untuk pembuatan
Standar Prosedur Operasional (SPO) dan Instruksi Kerja (IK)
menggunakan Kertas ukuran A4.
o. Margin: Margin Atas : 1 cm ; Margin kanan : 1 cm ; Margin
Bawah : 1 cm ; Margin Kiri :1,5 cm
• Catatan: Kepala SPO pada halaman – halaman berikutnya
hanya memuat: Logo dan Nama RS, Judul SPO, Nomor
Dokumen, Nomor Dokumen Unit, Nomor Revisi dan Halaman
• Tentukan jenis huruf dan besar font
Lima Simbol pada Flowchart
2.C. Isi dari Prosedur
• Pengertian berisi definisi dari SPO baik didapat dari buku Buku
Referensi atau penjabaran dari suatu definisi.
• Tujuan: kepentingan yang ingin dicapai dari SPO atau hasil akhir
yang diharapkan dari pembuatan SPO
• Kebijakan adalah aturan yang mendasari SPO tersebut, seperti
Undang – undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Direktur, SOTK,
Kutipan Kebijakan Internal/Eksternal.
• Prosedur berisi tata cara, langkah – langkah, pedoman teknis
pelaksanaan SPO
• Unit Terkait: adalah unit kerja yang berkepentingan dengan SPO
2.D. Cara Mengelola Prosedur
• Rumah sakit menetapkan unit kerja yang mengelola SPO
dan harus memiliki arsip seluruh SPO,
• Pengelola SPO juga harus membuat tata cara penyusunan,
penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan
revisi SPO
• Setiap perubahan dokumen harus menggunakan formulir
khusus “Usulan Perubahan Dokumen”
Tata Cara Penyusunan Prosedur
3.A. Syarat Penyusunan Prosedur
• Dimulai dengan menyusun proses bisnis sampai pada level
terkecil
• Level terkecil dari setiap proses bisnis dibuatkan SPO
• SPO disusun oleh unit kerja terkait
• SPO sebaiknya memiliki flow chart
• Harus dikenali siapa melakukan apa, kapan dan dimana.
• Subjek, prediket dan objek jelas.
• Menggunakan kalimat perintah atau instruksi
• Pastikan SPO memperhatikan aspek K3
3.B. Proses Penyusunan Prosedur
• Penyusunan rancangan dilakukan oleh unit
• Dalam penyusunan dan pembahasan rancangan dapat dibentuk
Tim/Pokja khusus
• Penyampaian rancangan kebijakan harus disertai dengan nota
dinas yang memuat latar belakang, tujuan, dasar hukum, serta
urgensi pembentukan kebijakan.
• Atas dasar nota dinas tersebut, Direktur Utama meminta
persetujuan Direksi
Identifikasi
kebutuhan SPO
• Elemen penilaian standar
akreditasi
• Turunan dari proses bisnis di unit
kerja
Flow Charting
• SPO merupakan alur dari proses
kegiatan
• Mulai dengan membuat flow
chart untuk menulis SPO
• Buat diagram kotak yang
menggambarkan langkah
penting dari seluruh proses
• Uraikan kegiatan di masing
masing kotak
• Susun alur dari semua kegiatan
yang telah diuraikan
Keberhasilan Penyusunan SPO
• Komitmen dari pimpinan dalam bentuk dukungan fasilitas
dan sumber daya
• Fasilitator yang mempunyai kemampuan untuk menyusun SPO
• Target waktu penyusunan
• Pemantauan dan pelaporan kemajuan
3.D. Cara Penomoran
Prosedur
• Semua SPO harus diberi nomor
• Kebijakan rumah sakit tentang pemberian
nomor SPO
• Pemberian nomor SPO dapat
menggunakan tata persuratan rumah sakit
• Pemberian nomor sebaiknya secara sentral
Kode Penomoran
• Kode unit kerja
• Kode SPO
• Nomor urut
3.D. Cara Penyimpanan Prosedur
• SPO asli disimpan di secretariat tim
akreditasi atau bagian lain yang
ditunjuk
• Penyimpanan dokumen asli SPO
harus sesuai tata cara
penyimpanan dokumen
• Salinan SPO disimpan dimasing
masing unit kerja yang
membutuhkan
• Penyimpanan dan pendistribusian
SPO juga dapat dilakukan
menggunakan system IT rumah
sakit
• Setiap SPO di lingkungan rumah sakit ditetapkan masa berlaku
dan masa penyimpanan arsipnya sesuai Jadwal Retensi Arsip di
lingkungan RS
• SPO yang tidak berlaku/tidak dipergunakan karena revisi atau
hal lain ditandai “obsolete”
• Semua SPO (baik yang terpakai atau obsolete) tercatat dalam
daftar invetaris SPO
• Penyimpanan SPO dengan elektronik file harus sesuai standar
ketentuan
3.E. Cara
Pendistribusian
Prosedur

• Pendistribusian SPO dilakukan oleh

unit kerja pembuat SPO atau unit
lain yang ditunjuk
• Pendistribusian harus dengan
catatan distribusi yang
terdokumentasi
• Distribusi SPO melalui intranet
diatur dengan akses khusus
terbatas
• SPO yang didistribusikan
adalah SPO revisi terakhir
• Distribusi SPO melalui intranet
harus dengan akses
terbatas untuk mencegah
penyalahgunaan
• SPO yang didistribusikan
harus dapat diketahui
identitasnya dan terjamin
keterbacaannya serta
dinyatakan sebagai
dokumen terkontrol
 3.F. Cara Evaluasi Prosedur

• Evaluasi SPOdilaksanakan sesuai kebutuhan atau maksimal tiga

tahun sekali
• Dilakukan oleh unit kerja dipimpin oleh kepala unit kerja
• Hasil evaluasi
• Masih dapat digunakan
• Direvisi/diperbaiki sebagian
• Diperbaiki semua
• Tidak digunakan
Untuk mengidentifikasi adanya perubahan pada SOP atau SOP-
AP dan Instruksi Kerja, maka perlu dituliskan nomor revisi dan
tanggal terbit serta diberikan garis bawah pada bagian-bagian
yang telah dilakukan perubahan dan dicantumkan pada formulir
usulan/perubahan dokumen
Contoh Formulir Usulan Perubahan
Dokumen
Perbaikan/Revisi Diperlukan Apabila
• Alur SPO tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada
• Terdapat perkembangan IPTEK
• Perubahan organisasi atau kebijakan baru
• Perubahan fasilitas
• Pergantian direktur (kalua diperlukan)
Panduan Latihan Menyusun SPO
• Kelompok dibagi 5
• Tugas :
• Kelompok 1. Mengidentifikasi kebutuhan SPO baru pada masa pandemic
• Kelompok 2. Mebuat SPO terkait 3M untuk rumah sakit
• Kelompok 3. Mengajukan usulan SPO baru kepada pimpinan rumah sakit
• Kelompok 4. Menyusun penomoran SPO yang dibuat terkait pandemic
• Kelompok 5. Membuat flowchart salah satu SPO
• Diskusi 30 menit
• Masing masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi (6o menit)
Panduan Observasi Lapangan
• Tujuan : Peserta mampu melakukan identifikasi keberadaan dan
kebutuhan SPO
• Peserta dibagi menjadi 6 kelompok, melakukan identifikasi langsung
dilapangan
• Hal yang harus diodokumentasikan :
1. Keberadaan SPO saat observasi
2. Kebtuhan SPO saat observasi
3. Mencatat keseragaman bagian SPO
4. Mengevaluasi isi SPO terkait K3
Pembagian Tugas Observasi
Lapangan
• Kelompok 1. Instalasi Pengelolaan Makanan (Fire)
• Kelompok 2. Instalasi Sterilisasi Sentral (Infeksius)
• Kelompok 3. Instalasi Laundry/Binatu (B3)
• Kelompok 4. Instalasi Farmasi (B3 mudah terbakar)
• Kelompok 5. Instalasi Pemeliharaan Sarana (Boiler/Genzet)
(pemeliharaan)
 Kesimpulan
1. SPO penting untuk operasional unit
layanan agar efektif, efisien dan
akuntabel
2. Penyusunan SPO dimulai dari
kebutuhan unit sesuai proses bisnis
3. Penyusunan, penggunaan dan
pemusnahan SPO harus mengikuti
peraturan
Terima Kasih
Semoga
Bermanfaat