ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

TUGAS X

Dimas Aulia Saputra

NIM. 20067037
DOSEN:
Prof. Dr. Nurhizrah Gistituati, M. Ed
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNIK MESIN
JURUSAN TEKNIK MESIN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2022
 Administrasi Ketatausahaan

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Tata usaha sekolah adalah kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan,
pengumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk
membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan
mengenai kegiatan sekolah tersebut.
Pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan
bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang
keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain.
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.
Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk
segala sesuatu yang terjadi dalam sebuah organisasi yang digunakan sebagai bahan
keterangan bagi pimpinan (Daryanto, 95-96).
 
B. Proses Administrasi Ketatausahaan (Persuratan dan Kearsipan)
1. Administrasi Persuratan
a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat
pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat
tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan, Berita
acara
b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat
biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.
c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan
kepala surat
d. Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
e. Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam
penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang
menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat dibawahnya, dll
f. Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel yang
dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau
stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat
 g. Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat,
Pengarah surat, Pengolah surat.

2. Administrasi Kearsipan
a. Azas penataan arsip. Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan gabungan.
Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada satu unit.
Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam organisasi. Dan
gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan azas desentralisasi.
b. Sistem penataan arsip
 Berdasarkan masalah
 Berdasarkan abjad
 Berdasarkan tanggal
 Berdasarkan nomor
 Berdasarkan wilayah
c. Prosedur penataan arsip
 Meneliti arsip yang akan disimpan
 Mengelompokkan arsip
 Meneliti kesesuaian lampiran
 Mengklasifikasikan arsip
 Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu arsip
 Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola
 
C. Tata Ruang Kantor /Sekolah
1. Pedoman letak
Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat
pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi
sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas kantor, maka penataan yang dilakukan
harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas kantor yang dilakukan
2. Asas Tata Ruang Kantor
 Asas Jarak Terpendek
Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor
menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik yang dihubungkan dengan
garis lurus, dalam hal ini titik diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya
meja tugas pegawai lainya
 Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin   ruangan
yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai
 Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya perubahan
dengan mudah atau disusun kembali tanpa banyak menelan biaya, waktu, dan
proses pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel
dan tidak bersifat permanen.
 Lingkungan Fisik
 Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik dalam kantor.
Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat menghemat pengeluaran dan
tenaga, sebab pegawai menjadi lebih energik dan sehat, yang secara tidak
langsung dapat mempengaruhi pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan
inovasi baru untuk kemajuan lembaga.
 
D. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan
Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan
tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:
1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
2. Merumuskan kebijakan tentang  pembagian tugas mengajar guru-guru
3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi    murid
murid
4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5. Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip
pada proses surat menyurat.
 

 
 Daftar Rujukan

Daryanto, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Rineka Cipta, 2010), h. 95-96.