Management Letter

(Surat Komentar terhadap

Pengendalian Internal)
 PENGERTIAN MANAGEMENT LETTER
• adalah:
o Surat yang dibuat KAP untuk manajemen perusahaan yang di
audit, mengenai pemberitahuan kelemahan pengendalian
internal perusahaan (material atau immaterial weaknesses)
yang ditemukan selama pengauditan, disertai saran perbaikan
o Laporan tambahan selain Audit Report
o Laporan kepada manajemen yang berisi rekomendasi untuk
memperbaiki kelemahan yang diungkapkan Akuntan Publik
setelah mempelajari dan mengevaluasi pengendalian internal
perusahaan
o Membantu membatasi tanggungjawab Akuntan Publik
seandainya dikemudian hari kelemahan dalam pengendalian
internal mengakibatkan kerugian bagi perusahaan
Untuk mengetahui ada/tidaknya kelemahan pengendalian internal
perusahaan auditor harus memahaminya dengan mempelajari dan
mengevaluasi pengendalian internal perusahaan, melalui:
1. Internal Control Questionnaire (ICQ)
2. Flowchart (bagan alur dokumen) yang menggambarkan alur
dokumen dalam memproses suatu transaksi, dari awal sampai
akhir dengan menggunakan simbol
3. Narrative Memo (penjelasan/uraian tertulis dari sistem dan
prosedur akuntansi)

Langkah berikutnya melakukan pembuktian/pengujian melalui à

Compliance Test/Test Ketaatan (untuk memastikan bahwa transaksi
perusahaan diproses sesuai dengan sistem dan prosedur akuntansi)
Dalam compliance test, dilakukan pemeriksaan transaksi:
a. Pengeluaran kas (cash disbursement test)
b. Penerimaan kas (cash receipt test)
c. Penjualan (sales test)
d. Pembelian (purchase test)
e. Pembayaran gaji (payroll test)
f. Koreksi/penyesuaian (journal/voucher test)
Dengan memeriksa:
o Kelengkapan dokumen pendukung
o Otorisasi pejabat yang berwenang
o Kebenaran perhitungan matematis dalam dokumen pembukuan
o Kebenaran pendebitan dan pengkreditan transaksi ke setiap
perkiraan buku besar
Setelah melakukan Compliance Test à tarik kesimpulan tentang
kekuatan dan kelemahan pengendalian internal
Kelemahan pengendalian internal disampaikan kepada top
management atau pejabat perusahaan yang kedudukannya lebih
tinggi dari petugas yang bagiannya dikomentari melalui à
management letter
 MANAGEMENT LETTER YANG BAIK

1. Tepat waktu (timely)

2. Berisi saran yang bermanfaat dan bisa diterapkan
3. Komentar dan saran bukan “surprise” (mengejutkan)
4. Menggunakan bahasa yang baik, halus dan tidak
menyinggung perasaan orang lain
5. Kelemahan dan saran diurutkan berdasar urutan pos
neraca dan laporan laba rugi, atau menurut hal penting
yang perlu perhatian khusus dari manajemen dan
penanganan yang cepat
6. Bagian akhir management letter merupakan ucapan
terimakasih kepada manajemen dan seluruh staf
perusahaan
 MANFAAT MANAGEMENT LETTER
1. Bagi klien
a. Mengetahui kelemahan pengendalian internal
perusahaannya
b. Melakukan tindakan perbaikan untuk mengatasi
kelemahan tersebut
2. Bagi KAP
a. Nama KAP bertambah baik
b. Keberlanjutan dan penyebarluasan jasa yang
diberikan
3. Bagi staf KAP (anggota tim pemeriksa)
a. Menambah kesejahteraan
b. Memperluas pemahaman berbagai pengendalian
internal perusahan
c. Memahami pembuatan management letter yang
baik
 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB ANGGOTA TIM AUDIT DALAM
MEMBUAT MANAGEMENT LETTER
1. Asisten Auditor (Junior Staff)
a. Terjun ke kantor perusahaan (klien) setiap hari
b. Mengumpulkan data dan informasi dalam pengendalian
internal perusahaan
c. Mendokumentasikan data dan informasi, photocopy bukti
pendukung
2. Senior Auditor (Pimpinan Tim Audit)
a. Analisis kertas kerja pemeriksaan yang dibuat asisten auditor
(informasi kelemahan pengendlian internal perusahaan)
b. Mengumpulkan dan menyusun hal yang termasuk
management letter
c. Mendiskusikan konsep management letter dengan bagian
pajak dan management service dari KAP
d. Menyerahkan konsep management letter kepada audit
supervisor/manager untuk ditelaah
e. Melakukan pebaikan yang diperlukan setelah dianalisis
3. Audit Supervisor (Manager)
a. Menelaah dan mengedit konsep management letter, mengusulkan perbaikan
yang diperlukan kepada auditor senitor
b. Menyerahkan konsep management letter yang sudah diperbaiki kepada audit
partner untuk ditelaah
c. Setelah dianalisis audit partner dan diperbaiki (jika ada saran perbaikan dari
audit aprtner), diskusikan konsep management letter dengan manajemen
perusahaan
d. Melaporkan kepada audit partner mengenai hasil diskusi dengan manajemen
perusahaan, meminta persetujuan audit partner jika ada saran perbaikan dari
manajemen perusahaan
e. Memerintahkan konsep terakhir management letter untuk definalisasi
4. Audit Partner
a. Menelaah dan mengedit konsep management letter dari audit manager
dan mendiskusikannya dengan audit manager dan audit senior
b. Mengembalikan konsep tersebut berikut saran perbaikan kepada audit
manager
c. Menelaah kembali konsep yang sudah diperbaiki, meminta audit
manager untuk didiskusikan dengan manajemen perusahaan
d. Hasil diskusi tersebut dibahas dengan audit manager
e. Menandatangani management letter yang final untuk dikirim ke
manajemen perusahaan
Management Letter merupakan :
1. Alat komunikasi antara KAP dengan manajemen perusahaan
yang diaudit mengenai pengendalian internal dan kelemahan
yang ada
2. Dokumentasi tertulis mengenai kelemahan pengendalian
internal yang pernah dibicarakan dan disarankan perbaikannya
kepada klien (auditor tidak bisa disalahkan jika ternyata ada
kecurangan yang merugikan perusahaan dikemudian hari)
3. Bermanfaat bagi perusahaan yang diaudit, KAP dan staf
4. Iklan tidak langsung bagi KAP
5. Semua KAP harus membiasakan diri memberikan management
letter yang baik dan bermanfaat bagi klien
6. Dibuat setelah auditor selesai melaksanakan compliance test
(sehingga klien masih sempat melakukan perbaikan) atau setelah
laporan audit diserahkan kepada klien (perbaikan pengendalian
internal bisa dilakukan periode berkutnya)
Draft MANAGEMENT LETTER

Yogyakarta, 23 Maret 2009

No.: KAK /ML-14/III/2009

Hal: Temuan Pengendalian Intern

Yth. Pengurus Grassroots Society Forum (GSF)

Aceh Barat

Dengan hormat,

Sebagai bagian dari audit kami atas laporan keuangan Grassroots Society Forum (GSF) untuk proyek
kerjasama dengan CAFOD No.INN094 ” Pengembangan Kualitas Pendidikandi Aceh Barat sebagai Proses
Pembangunan Kembali Pasca Tsunami” periode 01 Januari 2008-31 Desember 2008, kami telah
mereview pengendalian intern GSF dan mencatat adanya kelemahan, yang menurut pendapat kami
perlu mendapat perhatian dari manajemen,sebagai berikut:

Manajemen proyek telah menggunakan sistem voucher untuk semua transaksi,namun ada hal yang
perlu mendapat perhatian, yaitu voucher yang digunakan belum bernomor urut tercetak.

Risiko:

Voucher yang tidak bernomor urut tercetak berpotensi menyulitkan dalam mengidentifikasi apakah
penerimaan ataupun pengeluaran yang terjadi telah dibukukan berdasarkan urutan kejadiannya
(kronologis). Disamping itu juga berpotensi untuk menyulitkan dalam identifikasi apabila ada voucher
yang hilang atau tidak tercatat.

Rekomendasi:

Kami menyarankan kepada manajemen GSF untuk memberi nomor urut tercetak padavoucher-voucher
yang digunakan.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik selama ini, kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,

Dr. Arief Rahmani, M.Si, Ak.

NIAP 98.1.031
 Client Representation Letter
(Surat Pernyataan Pelanggan)
• Pada akhir General Audit/Financial Audit (audit Umum), auditor
mengeluarkan → Laporan Akuntan Publik yang terdiri dari :
o Pendapat Auditor (kewajaran laporan keuangan klien)
o Laporan Keuangan yang Telah Diaudit (tanggungjawab
manajemen)
• Sebelum Laporan Audit diserahkan kepada klien → auditor
meminta Surat Pernyataan Langganan dari klien (klien harus
memberikan dan ditandatangani pejabat berwenang/Direktur
Keuangan dan Akuntansi/Direktur Utama, ditik diatas kop surat
klien, walaupun konsep surat tersebut disiapkan oleh KAP)
• Tanggal Surat Pernyataan Langganan :
o SAMA dengan Tanggal Selesainya audit Lapangan (Audit Field
Work) dan Tanggal Laporan Akuntan Publik
o Menunjukkan sampai batas waktu mana auditor harus
menjelaskan hal/kejadian penting sesudah tanggal neraca
 PENGERTIAN CLIENT REPRESENTATION LETTER
• Adalah → Surat yang dibuat klien yang ditujukan kepada KAP,
yang berisi pernyataan dari manajemen perusahaan, mengenai :
1. Tanggungjawab manajemen terhadap kewajaran penyajian
laporan keuangan perusahaan sesuai dengan
PSAK/ETAP/IFRS
2. Kelengkapan data, catatan akuntansi, notulen rapat direksi dan
pemegang saham serta informasi yang diperlukan dalam
pelaksanaan audit, telah diperlihatkan kepada akuntan publik
tidak ada yang disembunyikan
3. Penjelasan pos laporan keuangan, misalnya :
o Piutang yang disajikan di Neraca semuanya bisa tertagih dan
dibuatkan penyisihan yang cukup (untuk piutang yang diragukan
bisa tertagih)
o Aktiva Tetap yang tercantum di Neraca semuanya merupakan milik
perusahaan dan dicatat berdasarkan harga perolehannya
o Hutang yang tercantum di Neraca betul-betul merupakan kewajiban
perusahaan dan tidak ada hutang atau kewajiban kepada pihak
ketiga yang belum dicantumkan di Neraca
4. Ada tidaknya aktiva perusahaan yang dijadikan jaminan atas
kredit dari Bank (jika ada, jelaskan jenis aktiva dan kepada
siapa dijaminkan)
5. Ada tidaknya kewajiban bersyarat (contingent liability) per
tanggal Neraca. Continget Liability → kewajiban perusahaan
kepada pihak ketiga yang mungkin terjadi, tergantung pada
kejadian di periode yang akan datang (adanya pendiskontoan
wesel tagih atau tuntutan terhadap perusahaan di pengadilan
yang pada tanggal Neraca belum ada keputusan hukum dari
pengadilan)
6. Ada tidaknya transaksi hubungan istimewa (related party
transactions) dengan perusahaan induk (holding company),
perusahaan anak (subsidiary company) atau perusahaan
afiliasi (affiliated company)
7. Ada tidaknya kejadian penting sesudah tanggal Neraca yang
mempunyai pengaruh penting/material terhadap kewajaran
laporan keuangan (kebakaran sesudah tanggal Neraca,
namun sebelum Laporan Akuntan diterbitkan)
 KEGUNAAN
CLIENT REPRESENTATION LETTER
Sebagai bukti di pengadilan, terkait dengan :
kesalahan pencatatan yang dilakukan
klien/klien tidak mencatat transaksi secara
keseluruhan/bukti yang disembunyikan
(tidak diperlihatkan) sehingga pihak
tertentu menggunakan laporan keuangan
klien dan dirugikan dan mengajukan
tuntutan kepada akuntan publik di
pengadilan.
 Bagaimana jika Client menolak untuk
memberikan CLIENT REPRESENTATION
LETTER ????
Paragraf 13 SPAP Seksi 333 (PSA No. 17) menjelaskan
bahwa penolakan manajemen utnuk melengkapi
representasi tertulis merupakan pembatasan
terhadap lingkup audit yang menghalangi auditor
untuk memberikan pendapat wajar tanpa
pengecualian dan biasanya cukup menyebabkan
auditor tidak memberikan pendapat atau
menarik diri dari perikatan.
 ISI CLIENT REPRESENTATION LETTER
surat pernyataan langganan (representasi tertulis) mengenai :
1. Tanggungjawab manajemen, posisi keuangan, hasil usaha,
perubahan ekuitas, dan arus kas
2. Tersedianya catatan keuangan
3. Kelengkapan notulen RPS, direksi dan dewan komisaris
4. Tidak ada kesalahan dalam laporan keuangan dan
transaksi yang tidak tercatat
5. Informasi transaksi dan utang piutang antar pihak yang
mempunyai hubungan istimewa
6. Ketidakpatuhan dengan pasal perjanjian/kontrak yang
berdampak terhadap laporan keuangan
7. Informasi mengenai peristiwa kemudian
8. Ketidakberesan yang melibatkan manajemen dan
karyawan
9. Komunikasi dari instansi pemerintah mengenai
ketidakpatuhan/ kelemahan praktek pelaporan keuangan
10. Rencana/maksud yang mungkin akan mempengaruhi
nilai/klasifikasi aktiva/ kewajiban
11. Pengungkapan saldo kompensasi/ perjanjian yang
menyangkut pembatasan terhadap saldo kas, dan
pengungkapan line-of credit atau perjanjian yang serupa
12. Pengurangan kelebihan atau keusangan persediaan
menjadi nilai yang dapat direalisasikan
13. Rugi dari komitmen penjualan
14. Hak atas aktiva, hak gadai atas aktiva, dan aktiva yang
dijaminkan
15. Perjanjian membeli kembali aktiva yang sebelumnya dijual
16. Rugi komitmen pembelian untuk jumlah persediaan yang
melebihi kebutuhan atau pada harga diatas harga pasar
17. Pelanggaran atau kemungkinan pelanggaran hukum/
peraturan, dampaknya harus diungkapkan dalam laporan
keuangan atau sebagai dasar mencatat rugi bersyarat
18. Pengungkapan kewajiban lain dan laba/rugi bersyarat
19. Tuntutan yang tidak diungkapkan
20. Hak/parjanjian pembelian kembali saham perusahaan atau
modal saham yang disisihkan untuk hak pembelian saham,
warrant, konversi atau persyaratan lainnya