HUBUNGAN DENGAN PUBLIK I: PENANGGUNG PRIBADI

Menangani penelepon dengan benar adalah salah satu tugas Anda yang paling penting dan paling
menantang. Itu adalah sesuatu yang tidak dapat sepenuhnya diajarkan, karena banyak yang harus
dipelajari melalui pengalaman nyata. Ada begitu banyak yang berbeda

jenis penelepon yang tidak ada aturan yang dapat ditetapkan untuk diterapkan secara memuaskan
untuk masing-masing. Namun, ada yang pasti

prinsip-prinsip dasar, dan jika Anda mengetahui ini, dan menggunakan akal sehat Anda, seharusnya
tidak lama sebelum Anda

tidak hanya bertemu pengunjung dengan percaya diri tetapi benar-benar menikmatinya.

Membuat janji

Karena kemungkinan besar Anda akan membuat janji temu sebelumnya untuk penelepon, Anda
akan memiliki keuntungan

mengetahui siapa orang itu dan perusahaan apa yang diwakilinya. Melalui kunjungan sebelumnya
atau dari

percakapan di telepon, Anda mungkin juga memiliki gambaran tentang sifat bisnisnya. Di sana

akan, bagaimanapun, adalah penelepon lain yang tidak Anda kenal, dan untuk siapa tidak ada janji
yang dibuat.

Menerima penelepon

Pendekatan Anda terhadap penelepon akan tergantung sampai batas tertentu pada apakah
perusahaan mempertahankan resepsionis, sebanyak

perusahaan besar lakukan; apakah mereka memiliki semacam resepsionis-telepon, yang mencari
tahu siapa yang diinginkan penelepon

dan memberikan arahan (mungkin setelah menelepon) ke kantor majikan Anda; atau apakah Anda
yang pertama

dihubungi, seperti biasa di kantor kecil.

Ketika seorang penelepon melihat Anda, Anda adalah perwakilan dari perusahaan, dan semacam
tuan rumah. Ini adalah salah satu Anda

tugas utama untuk menciptakan dan memelihara itikad baik. Karena itu, Anda harus sopan, penuh
perhatian, dan ramah kepada semua orang.

Jelaskan kepada mereka bahwa mereka diterima dan Anda menganggap mereka dan bisnis mereka
penting.