Jawaban. No 1.

1.

DPAD Yogyakarta telah memberikan kemudahan akses arsip pengguna sesuai dengan UU No. 43
Tahun 2009 tentang kearsipan. Karena dijelaskan secara detail jenis layanan, persyaratan, waktu
lyanan, akses layanan, prosedur pelayanan, jangka waktu pelayanan yang berupa

JENIS LAYANAN

a) Layanan langsung. Dalam hal ini pengguna (user) datang ke "Unit Layanan Arsip" BPAD DIY
dan langsung dapat menggunakan arsip sesuai dengan yang kehendaki apabila telah
menempuh prosedur yang ditetapkan. Layanan ini dilakukan untuk arsip-arsip yang disimpan
di ruang simpan BPAD DIY.
b) Layanan tidak langsung. Layanan ini diperuntukkan arsip Kasultanan Yogyakarta dan
Kadipaten Pakualaman. Dalam hal ini BPAD DIY hanya menyediakan daftar arsip statis baik
Arsip Kasultanan Ngayogyakarta maupun Arsip Kadipaten Pakualaman. User hanya dapat
melihat arsip dalam format digital lewat media akses. Apabila pengguna (user) menghendaki
melihat arsip asli, pengguna (user) harus mengajukan permohonan ke Kraton atau Puro
Pakualaman. Hal ini karena ruang simpan arsip, pengelolaan, maupun kewenangan akses
sepenuhnya menjadi tanggungjawab Kraton dan Puro Pakualaman

PERSYARATAN

Persyaratan Umum

1. Menyerahkan identitas diri dan membawa surat pengantar atau surat permohonan.
1. Pelajar/mahasiswa: dari sekolah/ Fakultas.
2. Instansi: dari instansi pengguna berasal.
3. Umum: Surat permohonan dan fotokopi KTP.
2. Asing: surat ijin dari lembaga yang berwenang (Kementerian Negara Riset dan Teknologi,
bagian yang membidangi Perizinan Penelitian Asing).
3. Bisnis, iklan dan promosi: dari perusahaan atau lembaga swasta.
4. Mengisi formulir pemesanan arsip. Setiap pemesanan arsip tekstual, kartografi dan
kearsitekturan serta foto dibatasi maksimal lima nomor.
5. Mengisi dan menandatangani formulir pernyataan tujuan penggunaan, waktu penggunaan,
dan kesanggupan mencantumkan tulisan "Sumber Arsip: Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah DIY sebagai sumber khasanah arsip pada karya hasil penggunaan arsip.
6. Bagi pengguna yang akan mereproduksi/menggandakan arsip audio visual, pengguna wajib
mengajukan surat permohonan dan dipersyaratkan untuk menandatangani surat pernyataan
yang bermaterai cukup.
7. Bagi pengguna yang akan mereproduksi/menggandakan arsip tekstual, arsip foto serta arsip
kartografi dan kearsitekturan, mengisi formulir permohonan reproduksi/penggandaan dan
membayar biaya penggandaan sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Bagi pemohon yang meminjam arsip yang tertutup /yang dikecualikan wajib menyerahkan
surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip.
9. Bagi pengguna yang akan memanfaatkan arsip untuk dipinjam atas permintaan lembaga
pengadilan, pemohon wajib menandatangani surat perjanjian.

Waktu Layanan

Senin-Kamis jam 08-00 – 15-00

 Jum’at jam 08-30 – 11-30

Akses arsip manual dan sistem

Prosedur pelayanan sudah sangat lengkap

a. Layanan Peminjaman arsip

b. Layanan peminjaman arsip yang di kecualikan
c. Layanan reproduksi

Jangka waktu pelayanan yang sesuai dengan prosedur.

Maka dari itu DPAD sudah sesuai dengan UU No.43 Tahun 2009.

Dari definisi tersebut, akses mengandung pengertian akses fisik, legal, dan intelektual. Sehingga
pengertian akses pada arsip dapat diuraikan dalam tiga unsur di bawah ini.

Pengertian akses dalam arti luas adalah akses yang merujuk kepada proses identifikasi dan
penempatan arsip, yang mengandung dan memiliki informasi berguna untuk memecahkan masalah.
Yang termasuk dalam akses dalam arti luas adalah akses intelektual. Akses intelektual menyediakan
keduanya, yaitu melalui penataan dan deskripsi arsip dan melalui bantuan petugas jasa layanan
rujukan. Akses intelektual, diperlukan deskripsi dan penataan arsip untuk memungkinkan kegiatan
layanan rujukan dengan menyediakan sarana bantu temu kembali sip (finding aids). Finding aids
biasanya disusun berdasarkan prinsip 'provenance dan original order', jenis sarana bantu ini,
memang umumnya disediakan dan dirancang ketika arsip sudah dikatakan statis dan menjadi akses
publik.

Pengertian akses dalam arti sempit : adalah merujuk kepada legal atau hukum. Yaitu akses berarti
wewenang atau izin untuk menggunakan arsip. Artinya arsip yang sifatnya personal atau internal
yang merupakan informasi rahasia, dan pada saat tercipta distribusinya terbatas maka
penggunaannya dibatasi oleh hukum dan kode etik, seperti privasi, kerahasiaan, foi (freedom of
informastion) dan hak cipta (copyright). Untuk Negara Republik Indonesia sudah terbit dan disahkan
sebagai landasan hukum layanan informasi adalah Undang-undang No. 14 tahun 2010 tentang
Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang ini jelas memberikan penjelasan bahwa informasi
merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan

2.

Mengapa kemudahan akses sangat penting dan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam
memberikan pelayanan prima dan unggul karena dalam hal pemeliharaan petugas arsip memiliki
tanggung jawab untuk memelihara dan mempertahankan kondisi fisik, isi, dan konteks informasi dari
arsip. Dengan demikian layanan jasa berkaitan dengan tanggung jawab bagaimana petugas arsip
dapat menjaga dan mempertahankan informasi yang diberikan kepada pengguna.

Referensi : ASIP4407/MODUL 1
Jawaban. No. 2

1. Ani adalah seorang mahasiswa jurusan perencanaan wilayah dan perkotaan yang sedang
membutuhkan arsip mengenai tata kota XYZ di zaman kolonial. Ani mendatangi Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota XYZ untuk mendapatkan informasi arsip tersebut. Saat
mendatangi dinas tersebut, Ani merasa kesulitan dalam mencari arsip yang dia butuhkan
karena arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota XYZ belum diberkaskan dan belum
memiliki daftar inventori arsip, katalog, indeks, dan sebagainya yang dapat digunakan
sebagai sarana temu kembali arsip.
Kurang tepat karena disitu belum ada Daftar akuisisi arsip,Daftar Inventaris Arsip ,Repository
guid , Penutup

Referensi : ASIP4407/MODUL 3
Jawaban. No. 3

Sudah sesuai dengan.

Prosedur Peminjaman Arsip

a. Catat judul berkas arsip yang dibutuhkan pada slip peminjaman (dua rangkap) atas
persetujuan manajer (Lampiran 3. Slip Peminjaman). Rangkap satu untuk petugas dan
rangkap dua untuk pengguna.

b. Berikan kepada unit kerja.

c. Unit kerja mencari dalam pangkalan data komputer atau hardcopy (daftar pertelaan arsip
yang sudah disediakan) dan bila sudah diketemukan berikan kepada pengguna.

d. Cek lama pinjam dan harus kembali

TIMESINDONESIA, BONTANG - Salah satu tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Bontang (DPK Bontang) adalah memberikan layanan peminjaman arsip.

Masyarakat diberikan kesempatan untuk meminjam arsip yang dibutuhkan. Meskipun

begitu, tidak semua arsip boleh dipnjamkan atau dipublikasikan. Hal ini mengacu pada
Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 Tentang Pedoman Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis. Kepala bidang Kearsipan DPK Bontang, Nurbaena
menuturkan layanan peminjaman arsip merupakan program yang telah pihaknya siapkan
guna membantu kebutuhan referensi masyarakat.

Dirinya menjelaskan syarat bagi masyarakat jika ingin meminjam (Pengguna) arsip yang ada.
Pertama, setiap pengguna mesti menyiapkan data pribadi dan permohonan beserta alasan
peminjaman dokumen. Kemudian persyaratan tersebut diserahkan kepada petugas dan
pengguna wajib mengisi buku tamu. Setiap pengguna akan diminta menunggu sembari
petugas mencarikan arsip yang dibutuhkan.

"Silahkan datang ke DPK bawa persyaratan yang ditentukan nanti akan dilayani sama
petugas kami, setelah itu akan dikabari arsip tersebut tersedia atau tidak dalam daftar kami
(Daftar Arsip)" ujarnya Sabtu (7/11/2020). Selain memberikan layanan peminjaman dengan
sistem baca di tempat, DPK juga memberikan layanan penggandaan. Layanan ini
dimaksudkan jika pengguna memerlukan salinan terhadap arsip yang dibutuhkan.

Setiap salinan arsip yang akan diberikan kepada pengguna harus terlebih dahulu mendapat
izin dari pejabat terkait DPK Bontang. Salinan arsip yang sudah mendapatkan izin, kemudian
diserahkan petugas kepada pengguna.

"Penyerahan salinan Harus disertai dengan penandatanganan tanda terima," ungkapnya.

Arsip memiliki karakteristik Autentik, Legal, Unik, dan Terpercaya. Oleh karenanya, arsip
merupakan sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan
karakteristik yang melekat pada arsip.

Maka tidaklah salah jika arsip dikatakan memiliki peranan yang sangat penting bahkan vital
dalam aspek kehidupan perorangan, organisasi, maupun dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara.
Sumber: https://www.timesindonesia.co.id/read/news/308229/dpk-bontang-buka-layanan-
peminjam-arsip-ini-syaratnya

Sumber: ASIP4407/MODUL 1

Jawaban. No. 4

Sudah efektif karena disitu mengungkapkan bahwa, ada tiga tujuan utama dari sebuah
lembaga kearsipan. Pertama adalah memilih (to select), kedua adalah memelihara (to
preserve), dan terakhir yaitu memberikan akses terhadap arsip (to make available the
collections in its care). "Memilih" dapat dipahami bahwa lembaga kearsipan melakukan
seleksi untuk menentukan arsip-arsip mana yang bernilai bahwa lembaga arsip berperan
dalam merawat dan menyimpan arsip yang ada dengan baik dan benar. Terakhir,
"memberikan akses" dapat dimengerti bahwa lembaga kearsipan berupaya memberikan
akses atas koleksi arsip sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna sesuai dengan
kebijakan yang ditetapkan. Menyediakan akses terhadap arsip yang dikelola merupakan
tantangan tersendiri bagi arsiparis karena fungsi ini memungkinkan arsiparis berhadapan
langsung dengan pengguna yang dilayani. Alat temu balik arsip yang efektif, strategi layanan,
serta fasilitas yang memadai merupakan elemen penting yang senantiasa diperlukan agar
arsip yang dikelola dapat diakses oleh pengguna. Untuk dapat mengidentifikasi elemen-
elemen yang menjadi kekuatan dan kelemahan kinerja maka dibutuhkanlah suatu upaya
evaluasi akan layanan arsip yang ada.

Dalam Harrods' encyclopedia (2005) disebutkan bahwa evaluasibmerupakan suatu kegiatan

atau proses untuk mengukur kinerja dan efektivitas suatu organisasi dalam mencapai visi
dan misinya. Dengan kata lain, evaluasi dibutuhkan untuk mengidentifikasi kekuatan dan
kelemahan sumber daya organisasi serta sebagai pijakan untuk kelak menentukan langkah-
langkah yang harus diambil dalam meningkatkan kinerja organisasi. Bilal (2005)
mengungkapkan bahwa evaluasi layanan diperlukan untuk menilai dan meningkatkan
kualitas layanan yang ada, mengidentifikasi kebutuhan akan layanan atau program yang
diberikan kepada pengguna, membenarkan pendanaan dan pendukung, meningkatkan
efektivitas dan efisiensi sumber daya yang ada, mendukung informasi akan kebutuhan untuk
pemeliharaan layanan dan program-program baru.

Agar proses evaluasi dapat berjalan dengan lancar, pastikan bahwa kita benar-benar
memahami tujuan dari evaluasi, yaitu untuk meningkatkan kinerja layanan dan juga
performa arsiparis yang bertugas. Dalam modul ini akan dijabarkan lima hal penting yang
menjadi fokus utama untuk mengevaluasi layanan arsip. Kelima hal tersebut meliputi:

1. Koleksi Arsip.

2. Alat Temu Balik Arsip.

3. Layanan Rujukan dan Arsiparis Rujukan.

4. Layanan Teknis.

5. Pemanfaatan Fasilitas Layanan.

Selain lima fokus utama tersebut, ada hal penting lain yang juga tidak boleh dilewatkan.
Kegiatan evaluasi layanan arsip dapat dilakukan dengan menerapkan metode kuantitatif
maupun metode kualitatif. Evaluasi dengan metode kuantitatif dapat dilakukan melalui
survei dan penghitungan statistik.