BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)

UAS TAKE HOME EXAM (THE)

SEMESTER 2021/22.2 (2022.1)

Nama Mahasiswa : Alfiyan Nuryanto

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 043010467

Tanggal Lahir : 10 Maret 1996

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4103/DASAR-DASAR KESEKRETARISAN

Kode/Nama Program Studi : 38/Kearsipan

Kode/Nama UPBJJ : 49 / BANJARMASIN

Hari/Tanggal UAS THE : Sabtu/18 Jun 2022

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,

RISET DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS TERBUKA
 SURAT PERNYATAAN MAHASISWA
KEJUJURAN AKADEMIK

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Alfiyan Nuryanto

NIM : 043010467

Kode/Nama Mata Kuliah : ASIP4103/DASAR-DASAR KESEKRETARISAN

Fakultas : FHISIP

Program Studi : 38/Kearsipan

UPBJJ-UT : 49 / BANJARMASIN

Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada
laman https://the.ut.ac.id.

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapaun selain mengunduh dari aplikasi THE
pada laman https://the.ut.ac.id
2. Saya tidak memberikan naskahh UAS THE kepada siapapun
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam
pengerjaan soal ujian UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya
sebagai pekerjaan saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai
dengan aturan akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik
dengan tidak melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE
melalui media apapun, serta tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan
peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari
terdapat pelanggaran atas pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung
sanksi akademik yang ditetapkan oleh Universitas Terbuka.

Batulicin, 18 Juni 2022

Yang Membuat Pernyataan

Alfiyan Nuryanto
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Jawaban. No.1

a).

Dalam Webster's New Dictionary of American Language College disebutkan bahwa sekretaris
merupakan seseorang yang ditugaskan untuk menyimpan arsip atau dokumen,
menyelenggarakan aktivitas korespondensi serta pekerjaan tulis menulis lainnya, untuk
kepentingan organisasi maupun individu (Secretary is a person employed to keep record, take
care correspondence and other writing task, etc. for an organization or individual). Dengan
demikian, tugas sekretaris menurut penjelasan dalam Kamus Webster tersebut sebenarnya
sangat sederhana, yaitu hanya berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen serta
pekerjaan surat-menyurat atau korespondensi. Dalam pengertian tersebut, belum ada tugas
sekretaris yang berhubungan dengan pemikiran yang mendalam, perencanaan atau inisiatif
yang berhubungan dengan pekerjaan penting, misalnya Sekretaris Kabinet dalam bidang
pemerintahan. Tugas dan fungsi Sekretaris Kabinet sama sekali berbeda dengan pengertian
yang dimaksud dalam Kamus tersebut karena tugas Sekretaris Kabinet berhubungan dengan
aspek manajerial, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan.

b).

1. Menjalankan perintah pimpinan dimana sekretaris memiliki kewajiban dalam menjalankan

perintah pimpinan untuk menjalankan organisasi.

2. Membantu pekerjaan pimpinan seperti mengganti pimpinan jika sibuk dan tidak bisa hadir
dalam rapat (sebagai perwakilan dari pimpinan).

3. Memantau program kerja sesuai dengan rencana yang sudah dirapatkan bersama.

4. Sebagai penghubung antara pimpinan dan anggota.

5. Sebagai penghubung antara pimpinan dengan orang-orang di luar organisasi.

6. Melakukan korespondensi dengan merekam dan menerima surat-surat yang datang ke

organisasi.

7. Melakukan pengarsipan dengan mengajukan dokumen penting seperti proposal, surat

masuk, surat keluar, dan dokumen-dokumen lain yang dianggap berharga.

8. Bisa mengatur jadwal, seperti jadwal rapat, jadwal pertemuan, dan lain-lain.

9. Menyiapkan rencana kerja sekreatif mungkin agar kerja semakin efisien.

c).
Memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global, memiliki skill yang sempurna,
mempunyai atitut yang baik dan juga memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif, serta
memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya.

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Jawaban. No. 2

a).

PENERIMAAN TAMU

Seorang sekretaris dalam menerima tamu harus dapat bersikap sopan danramah
kepada semua tamu tanpa memperhatikan latar belakang tamunya.

Sebelum sekretaris mengantarkan tamunya untuk dipertemukan dengan pimpinan

maka sekretaris perlu mencatat identitas dan nama tamu tersebut. Hal tersebut perlu
dijelaskan kepada tamunya sebagai suatu prosedur yang memang harus dilakukan.
Selanjutnya, tamu tersebut dijemput dan diantarkan ke pimpinan sambil menyerahkan kartu
nama tersebut jika tamu tersebut memang sama sekali belum pernah berkunjung ke
kantornya.

Dalam menerima tamu, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain:

1. Menyapa tamu
Menghormati dan menyapa setiap tamu yang berkunjung adalah suatu tugas rutin yang
wajib dilakukan sekretaris. Ucapan salam kepada tamu merupakan etika yang tidak boleh
dilupakan oleh sekretaris karena hal itu menunjukkan keramahtamahan kepada tamu.
Ucapan salam hendaknya disampaikan secara sopan dan hormat, jangan sampai justru
menimbulkan kesan keangkuhan dan kesombongan.
Sekretaris dapat menyapa tamunya dengan mengucapkan salam:"Selamat pagi, apakah
ada yang dapat saya bantu?" atau " Selamat siang, apakah saya dapat membantu bapak?".
Apabila sekretaris telah mengetahui tamu tersebut akan datang karena sudah membuat janji
maka sekretaris dapat memberi salam dan menyapa tamu tersebut dengan mengucapkan
nama tamunya, dan apabila tamu mengulurkan tangannya untuk berjabatan tangan maka
sekretaris dapat juga menjabat tangannya,,
2. Mengisi Daftar Tamu
Setelah mendengar maksud dan tujuan tamu, tamu dipersilakan untuk mengisi daftar
tamu dengan menggunakan formulir yang telah disediakan. Akan lebih baik bila tamu
 dimohon untuk meninggalkan kartu identitas atau KTP, kartu nama serta nomor
teleponnya.
3. Tamu Dipersilakan Menunggu
Baik tamu rutin, tamu dengan perjanjian, maupun tamu yang belum untuk dipersilakan
menunggu mengadakan perjanjian, sebaiknya memberikan kesempatan kepada pimpinan
menyiapkan diri. Memang, kadang-kadang karena suatu keadaan atau hal yang tidak
dapat dihindari oleh pimpinan, tamu tersebut walaupun sudah ada perjanjian masih harus
menunggu dalam waktu yang agak lama. Mungkin tamu yang dengan perjanjian sudah
datang, tetapi sekretaris tidak mengetahui keberadaan pimpinan, ataupun pimpinan belum
kembali dari suatu kegiatan atau pertemuan.

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Dalam hal ini, sekretaris harus segera mencari keberadaan pimpinan, atau ke mana
pimpinan pergi dan segera memberitahukannya kepada tamu sehingga tamu merasa
tenang karena mendapatkan
informasi jelas. Pimpinan juga segera diberitahu atau ditelepon tentang tamu yang datang
untuk menemuinya.
Sekretaris dapat meminta maaf kepada tamu, apalagi kepada tamu yang telah
mempunyai janji sebelumnya. Mohon kepada tamu untuk menunggu jika memang masih
ingin menunggu. Namun, semuanya diserahkan kepada tamunya untuk mengambil
keputusan, apakah mau tetap menunggu atau datang pada kesempatan lain dengan
membuat perjanjian terlebih dahulu.
4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Sementara tamu dipersilakan menunggu, sekretaris harus menyebutkan dengan jelas
nama tamu dan dari kantor atau perusahaan mana sebelum mengantarkan tamunya ke
ruang pimpinan sehingga pimpinan sudah mendapatkan gambaran awal mengenai nama
tamu dan kantornya. Panggil tamu dengan nama sehingga ia merasa di kenal. Dengan
senyum beri salam yang umum. Hindari kalimat yang berkesan manja dan merayu. Jaga
batas kewajaran dalam berkomunikasi, serta tetap menjaga kewibawaan. Tidak perlu
memulai pembicaraan sewaktu mengantar tamu ke ruangan pimpinan, kecuali jika ditanya.
Sekretaris dapat mengucapkan, misalnya: "Pak Widodo, Bapak Anderson dari PT.
Konsultan Association sudah datang”.
5. Mengetahui Keperluan Tamu
Sekretaris perlu mengetahui maksud tamu yang ingin bertemu pimpinan, dan hal
tersebut perlu kebijaksanaan dan sikap yang luwes dari sekretaris karena terkadang tidak
semua tamu yang datang mau menyampaikan maksud kedatangannya. Baik tamu yang
sudah melakukan perjanjian ataupun yang belum, perlu diketahui maksud kunjungannya
dan hal tersebut perlu diketahui oleh tamu karena pimpinan kantor hanya mau menemui
tamu yang telah menyampaikan maksud dan tujuan kedatangannya. Tamu yang
bermaksud baik pada umumnya tidak keberatan menyampaikan maksud kedatangannya.
6. Mengantar Tamu
Apabila sekretaris sudah mengetahui bahwa pimpinan sudah mempunyai waktu untuk
menemui tamu, sebaiknya sekretaris mengantar kepada pimpinan. Bila tamu belum
 mengenal pimpinan, sebaiknya sekretaris memperkenalkannya sambil berkata: "Silakan
masuk Bapak Toni. Bapak Rudi (sebagai pimpinan perusahaan), ini Bapak Toni dari
Perusahaan High Speed, Bekasi." Tinggallah beberapa saat, mungkin pimpinan akan
meminta kepada sekretaris tentang sesuatu hal atau menginstruksikan sesuatu. Bila tamu
akan banyak berhubungan dengan sekretaris, bukan tidak mungkin pimpinan akan
memperkenalkan Anda sebagai sekretarisnya. Setelah memperkenalkan mereka,
sekretaris menyerahkan formulir tamu kepada pimpinan dan kemudian minta permisi
meninggalkan mereka.

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

7. Mengantar Tamu Pulang

Apabila pertemuan sudah selesai, sebaiknya sekretaris mengantar tamu sampai pintu, dan
jangan lupa mengucapkan: "Terima kasih Bapak atas kunjungannya di perusahaan kami,
selamat jalan".
8. Membuat tamu senang
Sekretaris perlu mengusahakan agar tamu yang ingin menemui pimpinannya dapat
merasa senang dengan situasi ruangan selama dia menunggu. Sekretaris dapat
menawarkan buku, majalah perusahaan atau bacaan lainnya, atau jika tamunya
membutuhkan sesuatu maka sekretaris dapat membantunya seperti meneleponkan,
menyuruh seorang pesuruh untuk mengantarkan tamunya, dan sebagainya. Sekretaris
tidak harus menemani selama tamu tersebut menunggu karena sekretaris juga mungkin
masih mempunyai pekerjaan yang lainnya. Nampaknya, kurang tepat jika seorang
sekretaris menemani tamu sambil ngobrol dan sebagainya. Yang pasti seorang tamu akan
merasa senang jika dilayani dengan ramah dan tidak dengan muka masam oleh sekretaris.

b).

Tidak mudah percaya dengan kata-kata atau penampilan fisik seseorang. Apabila tamu yang
bersangkutan belum mempunyai perjanjian dahulu, maka Seorang Sekretaris harus segera
menanyakan kepada Pimpinan dengan menyerahkan kartu tamu. Jika Pimpinan tidak bersedia
menerima tamu tersebut maka dari Seorang Sekretaris untuk memberitahukan kepada tamu
dengan cara yang baik bahwa pimpinan tidak bersedia untuk ditemui Sehingga tamu tersebut
tidak akan tersinggung. Mungkin Pimpinan memberikan kesempatan di lain waktu.

c).

1. berlaku formal dari pada terlalu akrab;

2. berbicara secara jelas dan perlahan;
3. konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat-rapat yang akan diadakan;
4. Menulis alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi oleh tamu bila ia menemui
hambatan atau kesulitan;
5. bila perlu sertakan seorang penunjuk jalan atau penerjemah.
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Jawaban. No. 3

PT. JAYA GEMILANG

Jl. Juanda Nomor 38 Depok, Jawa Barat

Telp. 021 (54321)

Email : www.jayagemilang@gmail.com

Nomor : 47/PP/2021

Lampirn : 1 banul Brosur

Hal : Penawaran Barang

Kepada

Direktur PT. Transportasi Unggul

Surabaya

Dengan Hormat

Melalui Surat ini, Kami ingin menyampaikan diri dari PT. Jaya Gemilang yang bergerak
dibidang logistik.

Sehubungan dengan ini kami ingin meminta penawaran terhadap kebutuhan kendaraan
berupa 5 truk kontainer dan 15 sepeda motor Honda Beat 110 CC. Dengan ini PT. Jaya
Gemilang meminta informasi berupa jenis serta harga produk serta katalog, diskon, garansi
dan tata cara perawatan, cara pengiriman dan biaya pengiriman, tata cara pembayaran dan
layanan purna jual. Jika Direktur PT. Transprtasi Unggul menyetujui permintaan kami,
mohon hubung data diatas.

Harap kami, Kerja samanya yang saling menguntungkan dapat terjalinantara dua
perusahaan ini.

Atas perhatian dan kerja samanyaanda kami mengucapkan Terima Kasih

Hormat Kami

Manager PT. Jaya Gemilang

 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

Jawaban. No. 4

a).

 Keterbatasan dalam penataan arsip, penyimpanan, peminjaman, pemeliharaan dan

pengamanan, serta belum pernah dilakukan penyusutan arsip.
 Sistem pengarsipan kurang sesuai,antara lain disebabkan tenaga kearsipan yang kurang
professional.
 Karena terbatasnya ruangan untuk menyimpan arsip, dank arena perlakuan terhadap arsip
masih dinomorduakan maka tempat arsip semakin lama semakin sempit karena
bertambahnya bahan arsip.

b).

 Menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan (misalnya dengan memperbaiki system

penyimpanan serta pengambilan arsip).
 Melengkapi sarana dan teknis kearsipan, misalnya tersedianya ruangan arsip yang
memadai.
 Mempersiapkan kader kearsipan dengan mengadakan pelatihan atau peningkatan
kemampuan tenaga arsip.
 Mengadakan penelitian kearsipan sehingga pengelolaan kearsipan dapat lebih tertib
dan efisien.

c).

a. Who
Siapa yang akan terkait dalam pengelolaan arsip pimpinan perusahaan?
Apakah perlu ada arsiparis yang khusus?
b. Where
Dimana tempat menyimpan arsip, apakah arsip perlu tersentralisir penyimpanannya, di
desentralisir, misalnya arsip ada di tempat sekretaris?
c. What
Sistem apa yang akan digunakan dalam menyimpan arsip, apakah sistem subjek,
sistem wilayah atau sistem lain?
Sarana atau alat-alat apa yang perlu digunakan dalam menyimpan arsip, apakah alat-
alat yang modern ataukah yang biasa saja?
d. When
Kapan dilakukan penyusutan serta pemusnahan terhadap arsip-arsip yang sudah ada.
e. Why
Mengapa sistem penyimpanan, misalnya sistem subjek yang dipilih, bukan sistem yang
lain?
Mengapa dalam menentukan pemusnahan arsip harus melibatkan pejabat yang terkait?
 BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

f. How
Bagaimana agar arsip yang sudah disimpan dapat tetap awet, bebas dari gangguan
bakteri, atau tidak cepat rusak?

Bagaimana cara peminjaman arsip dilakukan sehingga arsip yang dipinjam tidak hilang
dan dapat dikembalikan dengan baik?

d).

 Sistem penyimpanan arsip yeng tepat

 Pengaturan tempat penyimpanan yang baik
 Mudah dicapai
 Siapa yang mengelola