Prosedur di Bagian Rekam Medis

Standar Operasional Prosedur (SOP)

a.      Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran
BAB I pasal 1 ayat 10 Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin
tertentu, dimana Standar Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar dan
terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar
profesi.

b.      Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang mencerminkan pengelolaan unit
rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas (Wijono, 2000).
  
c.       Penerapan Prosedur
Penerapan prosedur sering menjadi hal yang sulit, meliputi 3 hal (Sabarguna,
2005) :
1)      Adanya prosedur sering memerlukan perdebatan panjang, sehingga prosedur tidak
pernah selesai.
2)      Penerapannya perlu benar-benar berjalan, tidak hanya jaditulisan saja.
3)      Pengawasan dan evaluasi harus secara terus-menerus dijalankan agar prosedur benar-
benar berjalan semakin baik, bukan hanya sekedar ada.
Penerapan hendaknya diupayakan :
1)      Prosedur secara resmi dibuat, dalam arti ada Surat Keputusan (SK) direktur
2)      Ada petugas yang secara periodik bertugas mengawasi agar petugas benar-benar berjalan
3)      Ada kegiatan evaluasi tahunan bagi prosedur yang terprogram, sehingga upaya
peningkatan dapat berjalan.
  
d.      Peningkatan Prosedur
Prosedur tidak ada yang sempurna, apalagi keadaan teknologi dan peralatan
yang semakin maju, maka tentunya prosedur harus mengikuti, maka harus diperhatikan
hal-hal dibawah ini (Sabarguna, 2005) :
1)      Jenis teknologi yang ada
Teknologi yang berubah dan semakin canggih perlu penyesuaian prosedur yang
relevan dan dapat mengikutinya.
2)      Jenis peralatan
Peralatan khusus yang berbeda, tentunya perlu prosedur yang berbeda pula,
maka penyesuaian harus dilakukan.
3)      Pergantian petugas
Petugas yang diganti atau petugas baru harus dilatih, jangan sampai menjadi
ganjalan atau meracuni yang lain karena ketidaktahuannya.

Prosedur Rekam Medis

 Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas-tugas untuk
menyelesaikan pekerjaan pada tempat yang rutin. Kepala bagian rekam medis
bertanggung jawab untuk merencanakan dan memikirkan sebagian besar dari prosedur
departemen, yang berisi standar dari tugas-tugas. Penelitian yang cermat dari tata kerja
menghasilkan hasil pekerjaan yang besar dengan waktu dan usaha yang sedikit.
Dalam prosedur, beberapa usulan dibawah ini dapat membantu :
a.       Menetapkan semua langkah-langkah yang diinginkan. Gunakan hanya sejumlah kecil
yang dibutuhkan untuk menunjang prosedur.
b.      Menetapkan rangkaian yang terbaik untuk kinerja dari langkah-langkah tersebut. Yang
mempunyai hubungan dekat atau menkati satu dengan yang lain, ini harus
dikelompokkan menjadi satu.
c.       Hindari mengambil dan menarik kembali rancangan formulir yang mempunyai banyak
salinan.
d.      Mengulang kembali prosedur yang mungkin dapat mempengaruhi perubahan pada
prosedur lain.
e.       Menguji prosedur sesudah ditetapkan sebagai prosedur yang akan digunakan setiap hari,
diusahakan untuk menemukan kecacatan.
f.       Evaluasi prosedur setelah prosedur tersebut digunakan beberapa minggu. Pekerja yang
bekerja dengan prosedur adalah sumber daya yang baik untuk mengidentifikasi
kemungkinan masalah dan memberikan masukan untuk kemajuan.
Prosedur yang istimewa dalam rekam medis termasuk analisa masuk dan keluar,
analisa diagram, mengumpulkan data, mengindeks penyakit dan opearasi dan asuransi
serta surat-surat.
Pada saat prosedur dalam departemen telah direncanakan dan diuji adalah
penting untuk mencatat tata kerja tersebut dalam tulisan, menggambarkan setiap langkah
demi langkah secara rinci. Beberapa pekerja harus dapat mengikuti penjelasan tertulis
dan dengan pertanyaan yang minim dalam melaksanakan setiap tata kerja, menunjang hal
tersebut tidak perlu pengetahuan teknis yang banyak adalah penting untuk menampilkan
pekerjaan (Suwarti, 1996).

Prosedur Pelayanan Instalasi Rekam Medis

a.    TPPRJ
Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat
jalan (TPPRJ) disebut juga loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya
dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan akan dinilai disini.
Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan kejelasan informasi,
kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ (Bambang Shofari,
2004) :
1)      Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk
pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu :
a)      Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor
rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang belum berisi catatan pelayanan pasien
yang lalu.
b)      Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi catatan identitas
pasien sebagai catatan pendaftaran.
 c)      Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen rekam medis
agar jelas siapa yang menerimanya.
d)     KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan sebagai petunjuk
pencarian kembali identitas pasien.
e)      KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu kartu identitas
pasien yang diserahkan kepada oa untuk digunakan kembali bila dating berobat lagi.
f)       Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya (keluarnya) dokumen
rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam
medis ke filing.
g)      Buku catatacn penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang berisi catatan
penggunaan nomor rekam medis.
h)      Karcis pendaftaran pasien.
2)      Menanyakan kepada pasien yang dating, apakah sudah pernah berobat? Bila belum
berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama
Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a)      Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis
pasien rawat jalan, KIB danKIUP.
b)      Menyerahkan Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk membawa kembali
bila dating berobat berikutnya.
c)      Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d)     Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien ke poliklinik
yang sesuai.
e)      Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa :
i). Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii). Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa guna mengarahkan
pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
f)       Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
g)      Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai dengan menggunakan
buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
a)      Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
b)      Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk
dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
c)      Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP.
d)     Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk
dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
e)      Mempersilahkan pasien baru atau membayar di loket pembayaran.
f)       Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi
penanggung biaya pelayanan kesehatan.
3)      Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
a)      Mencatat identitas pada buku register pendaftaran pasien rawat jalan.
b)      Mencocokkan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien rawat jalan dengan kasir
rawat jalan.
c)      Membuat laporan harian tentang :
i). Penggunaan nomor rekam medis, agar tidak terjadi duplikasi.
ii). Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan formulir rekam
medis.
iii). Merekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistic rumah
sakit.

b.   TPPRI
Tempat penerimaan pasien rawat inap (TPPRI) atau ruang penerimaan pasien
rawat inap (RPP) atau pusat informasi rawat inap atau pusat rumah sakit adalah salah satu
bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran pasien
yang akan rawat inap. Sistem pelayanan TPPRI berbeda antara satu yang akan dirawat
inap yaitu semua pasien rawat inap harus melalui pemeriksaan rawat jalan atau gawat
darurat, atau TPPRI dapat menerima pasien langsung selain melalui pasien dan rawat
jalan dan gawat darurat (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan TPPRI dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004):
1)      Penerimaan pasien yang berasal dari URJ atau UGD
a)        Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau admission note. Berdasar surat
tersebut, dapat diketahui jenis penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana
pasien harus dirawat.
b)        Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan catatan
penggunaan tempat tidur (mutasi pasien).
c)        Menjelaskan tariff pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat dinikmati oleh
pasien dan keluarga pasien.
d)       Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan yang
diinginkan pasien dan tersedianya TT.
e)        Membuat surat persetujuan rawat inap.
f)         Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapkan ruangan.
g)        Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar
dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap.  
2)      Penerimaan pasien yang diterima secara langsung di TPPRI
Catatan : dalam hal penerimaan pasien langsung di TPPRI, semua pasien harus
dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu oleh tenaga medis untuk menentukan jenis
penyakitnya. Dalam pelayanan rekam medis semua pasien dianggap baru. Oleh karena itu
identitas pasien dicatat pada KIB, KIUP dan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
Selain itu, dicatat pula identitas pasien dan keluarganya pada formulir rekam medis.
Selanjutnya melakukan kegiatan sebagai berikut :
a)      Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan catatan
penggunaan tempat tidur (mutasi pasien).
b)      Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat dinikmati oleh
pasien dan keluarga pasien.
c)      Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan yang
diinginkan paskien dan tersedianya TT.
d)     Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapan ruangan.
e)      Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar
dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap.
f)       Mencatat kemudian menyerahkan KIB kepada pasien.
 g)      Menyimpan KIUP untuk selanjutnya diserahkan ke TPPRJ guna disimpan.
h)      Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
i)        Mencatat hasil pemeriksaan klinis ke formulir rekam medis rawat inap.
j)        Mencatat penggunakan nomor rekam medis pada buku catatan penggunakan nomor
rekam medis.
3)      Produser pelayanan rekam medis umum lainnya di TPPRI
a)      Setiap hari (pagi hari) mengambil SHRI dan DRM rawat inap di setiap bangsal rawat
inap untuk dicatat selanjutnya diserahkan ke fungsi assembling. Serah terima DRM
menggunakan buku ekspedisi.
b)      Mencatat mutasi pasien rawat inap pada buku catatan penggunaan TT berdasarkan SHRI
dan informasi mutasi pasien rawat inap yang diperoleh setiap saat dari bangsal rawat
inap. Catatan mutasi tersebut meiputi :
i). Nama, jenis kelamin dan umur pasien serta nomor rekam medis.
ii). Tanggal masuk pasien dan tanggal keluar pasien.
iii). Nama bangsal rawat inap ketika pasien masuk.
iv). Nama bangsal rawat inap ketika asien keluar.
v). Perpindahan pasien (pindahan dan dipindahkan) dari bangsal rawat inap satu ke yang lain
(termasuk ke ruang intensif).
c)      Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap perbulan, meliputi :
i). Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah pasien keluar mati.
ii). Jumlah pasien yang melalui UGD, URJ dan dating langsung.
iii). Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan.
iv). Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya.
v). Membuat grafik kegiatan pendaftaran pasien rawat inap.
vi). Mencatat penggunaan formuir rawat inap.
d)     Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal rawat inap kepada pengunjung
yang memerlukan.

c.    Assembling
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran dan fungsi
assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam medis,
peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali penggunaan
nomor rekam medis dan formulir rekam medis (Bambang Shofari, 2004).
Deskripsi pokok kegiatan assembling dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004) :
1)      Terhadap sensus harian yang diterima
a)        Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap
setiap hari.
b)        Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian
masing-masing.
c)        Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM.
d)       Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi analising dan reporting.
2)      Terhadap DRM yang diterima
1)        Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan dengan itu melakukan kegiatan
penelitian terhadap kelengkapan data rekam medis pada setiap lembar formulir rekam
 medis sensus dengan kasusnya, misalnya bila pada formuilr masuk-keluar pasien
dijumpai :
i). ada tindakan medis, maka harus ada laporan operasinya.
ii). Ada kematian, maka harus ada laporan sebab kematian.
iii). Ada bayi lahir maka harus ada laporan persalinan, laporan bayi lahir dan indertitas bayi
lahir.
iv). Penyakit yang harus ditegakkan dengan pemerikasaan laboratorium, rontgen, maka harus
ada laporan hasil pemeriksaannya.
2)        Mencatat hasil penelitian tersebut ke dalam formulir
i). Kertas kecil untuk mencatat data yang tidak lengkap kemudian ditempelkan pada
halaman depan folder DRM. 
ii). Kartu kendali (KK) yang isi datanya meliputi :
         Tanggal diterimanya DRM          Diagnosa kedua, kegitan
         Nomor rekam medis dan setersunya
         Nama pasien          Diagnosa komplikasi
         Umur/tanggal lahir pasien          Tindakan medis/operasi
         Alamat pasien          Sebab kematian
         Tanggal masuk pasien          Dokter yang merawat
         Tanggal keluar pasien          Ruang/bangsal perawatan
         Lama dirawat          Kelas perawatan
         Keadaan keluar pasien          Peserta askes/non askes
(sembuh/meninggal/          Ketidaklengkapan data
dirujuk/aps) rekam medis
         Diagnosa utama
3)        Bila DRM telah lengkap, selanjutnya :
i). Menyerahkan DRM dan KK ke bagian K/I.
ii). Menyerahkan sensus harian ke bagian A/R.
4)      Bila DRM tidak lengkap, selanjutnya :
i). Menempelkan kertas kecil pada halaman depan folder DRM.
ii). Dengan menggunakan buku ekspedisi, menyerahkan DRM tidak lengkap kepada unit
pencatat untuk diteruskan kepada petugas yang bertanggungjawabterhadap kelengkapa isi
data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapi.
iii). Menyimpan KK berdasarkan isi data rekam medis yang bersangkutan untuk dilengkapi.
iv). Mengambil kembali DRM tidak lengkap pada 2x24 jam setelah waktu penyerahannya.
3)      Terhadap penggunaan nomor dan formulir rekam medis
a)      Mengalokasikan nomor rekam medis TPPRJ, UGD dan kamar bersalin (untuk bayi baru
lahir), bila TPPRI menerima pasien langsung juga diberi alokasi nomor rekam medis.
b)      Mengendalikan penggunaan nomor rekam medis agar tidak terjadi duplikasi dengan
melakukan pencatatan penggunaannya ke dalam buku catatan penggunaan nomor rekam
medis oleh unit pwngguna tersebut.
c)      Mendistribusikan formulir, catatan dan laporan rekam medis ke unit-unit yang
memerlukan untuk proses pencatatan dan pelaporan rekam medis.
d)     Mengendalikan penggunaan formulir, catatan dan laporan tersebut dengan menggunakan
buku pengendalian peggunaan formulir rekam medis.

d.   Koding dan indeksing

 Bagian koding dan indeksing (K/I) adalah salah satu bagian dalam unit rekam
medis. Dalam melaksanakan tugas pokoknya bagian ini memerlukan alat bantu meliputi :
1)      Buku ICD revisi ke 10 volume 1, volume 2 dan volume 3 untuk memastikan kode
penyakit dan masalah kesehatan.
2)      Buku ICOPIM untuk memastikan kode operasi dan prosedur medis.
3)      Buku ID-O untuk memastikan kode penyakit kanker (kode ini dikhususkan untuk rumah
sakit yang ditunjuk sebagai rumah sakit dengan pelayanan khusus kanker).
4)      Kamus kedokteran untuk menemukan arti istilah-istilah kedokteran.
5)      Kamus bahasa Inggris untuk menemukan arti istilah-istilah dalam bahasa Inggris.
6)      Daftar kode ICD revisi ke 10 yang dibuat sendiri oleh bagian ini berdasarkan penyakit
dan operasi yang sering dirulis oleh para dokter setelah dilakukan kolaborasi atau
konsultasi dengan dokter-dokteryang bersangkutan.
Peran dan fungsinya sebagai pencatat dan peneliti kode penyakit dan diagnose
yang ditulis dokter, kode operasi atau tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas
kesehatan lainnya, kode sebab kematian dari sebab kematian yang ditetapkan dokter.
Serta mencatat dan menyimpan indeks penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab
kematian dan indeks dokter dan penyedia informasi nomor-nomor rekam medis yang
memiliki jenis penyakit, operasi atau tindakan medis sebab kematian yang sama
berdasarkan indeks yang bersangkutan untuk berbagai keperluan (missal audit medis,
audit kematian dan audit keperawatan), serta pembuat laporan penyakit dan laporan
kematian berdasarkan indeks penyakit, operasi dan sebab kematian (Bambang Shofari,
2004).
Deskripsi pokok kegiatan K/I dalam pelayanan rekam medis (Bambang Shofari,
2004) :
1)      Menerima DRM yang sudah lengkap dan KK dari fungsi assembling.
2)      Meneliti dan mencatat kode penyakit, operasi atau tindakan medis, sebab kematian pada
KK dan lembar formulir rekam medis yang tertulis diagnosis penyakit, jenis operasi atau
tindakan medis dan sebab kematian.
3)      Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat bantukode penyakit.
4)      Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir indeks penyakit, operasi
atau tindakan medis, sebab kematian dan indeks dokter.
5)      Menyimpan indeks penyaki, operasi atau tindakan medis, sebab kematian dan dokter
sesuai urutan abjad dengan cara :
a)      Sederhana yaitu berdasarkan urutan abjad indeks yang akan disimpan
b)      Tunjuk silang yaitu selain indeks disimpan berdasarkan diagnosis utama sesuai urutan
abjad, bila dijumpai diagnosis komplikasi atau dilakukan tindakan operasi, maka
diagnosis komplikasinya atau tindakannya diindeks pada indeks yang sesuai. Untuk
mengetahui bahwa diantara diagnosis tama dan komplikasi tersebut ada kaitannya sedang
indeksnya disimpan secara terpisah maka pada kolom tunjuk silang ditulis kode ICD atau
ICOPIMnya.
6)      Menyerahkan DRM yang sudah lengkap dan KK ke fungsi filing
7)      Bila diminta untuk menyiapkan nomor rekam medis dengan penyakit, operasi atau
tindakan medis, sebab kematian yang sama untuk keperluan tertentu, kegiatannya :
a)        Mencari jenis penyakit atau operasi atau sebab kematian yang diminta kemudian
mencatat nomor rekam medis dan nama pasien sesuai kurun waktu yang diminta.
b)        Menyerahkan catatan tersebut ke fungsi filing untuk disiapkan DRMnya.
8)      Menyediakan indeks penyakit, operasi, sebab kematian dan indeks dokter untuk
keperluan tertentu, misalnya laporan morbiditas penyakit tertentu, laporan sebab
kematian tertentu, laporan jenis operasi tertentu.
9)      Menyusun laporan jumlah dan jenis penyakit, operasi dan sebab kematian menurut
golongan umur pada periode tertentu berdasarkan indeks.

e.    Filing
Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis. Peran dan
fungsi dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM
untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data
rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan bahayan kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi (Bambang Shofari, 2004).
Deskriipsi pokok kegiatan filing dalam pelayanan rekam medis (Bambang
Shofari, 2004) :
1)      Menerima KK dan DRM yang sudah lengkap dan sudh diberi kode dari fingsi K/I.
2)      Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan metode
yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medisnya.
3)      Menggunakan halaman sebaliknya KK yang sudah tidak terpakai untuk digunakan
sebagai formulir tracer.
4)      Menyediakan DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a)        Menerima tracer yang sudah dicatat terisi dari unit pengguna untuk pelayanan pasien
atau penguna lain untuk keperluan tertentu.
b)        Mencari nomor rekam medis sesuai dengan permintaan pada tracer tersebut.
c)        Menyelipkan tracer pada DRM yang sudah ditemukan.
d)       Mengambil DRm yang sudah ditemukan.
5)      Mencatat penggunaan DRM pada buku catatan penggunaan DRM (bon pinjam DRM).
6)      Menandatangani dan meminta tanda tangan enerima DRM pada buku catatan
penggunaan DRM.
7)      Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
a)        Mencatat kode warna pada kelompok nomor atau section pada rak filing.
b)        Bila dijumpai ada nomor atau warna yang tidak sesuai, DRM diambil kemudian
dikembalikan pada letak yang sesuai.
8)      Melakukan retensi DRM dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a)        Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya retensi sesuai dengan
ketentuan jadwal retensi. Data tersebut diperoleh dari KIUP, bila belum menggunakan
KIUP dapat pula diperoleh dari buku register pendaftaran pasien rajal dan ranap.
b)        Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRm tersebut diretensi dan dimpan pada
rak DRm inaktif.
c)        Menyelipkan tracer pada DRM yang akan disimpan inaktif.
d)       Mengambil DRM yang akan disimpan inaktif.
e)        Menyimpan DRM inaktif berdasarkan urutan tanggal terakhir berobat dan
dikelompokkan berdasarkan jenis penyakit untuk keperluan :
i). Menetukan lamanya penyimpanan DRM inaktif.
ii). Memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.
 9)      Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan, dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a)        Mengambil DRM inaktif yang sudah saatnya dapat dimusnahkan (disimpan dalam
keadaan inaktif minimal selama 2 tahun dihitung dari saat disimpan sebagai inaktif).
b)        Mengelompokkan DRM yang akan dimusnahkan berdasarkan jenis penyakit.
c)        Membantu dalam kegiatan penilaian nilai guna rekam medis yang dilakukan olehtim
pemusnah dengan cara membacakan isi lembar formulir rekam medis yang bersangkutan.
d)       Membuat daftar pertelaahan (pertelaan) DRM.
e)        Memisahkan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
f)         Menjadikan satu lembar-lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan tersebut
sesuai nama pasien yang bersangkutan dalam satu folder.
g)        Mengawetkan formulir rekam medis yang akan dilestarikan.
h)        Menyimpan lembar formulir rekam medis yang akan dilestarikan sesuai dengan urutan
abjad nama pasien.
i)          Membakar DRM yang dimusnahkan dengan incinerator atau mencacah kertas dengan
mesin pencacah.
10)  Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau per triwulan.
11)  Menghitung kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi DRM perbulan, dengan
rumus :
12)  Menghitung tingkat kehilangan DRM, dengan rumus :