Cara Membuat Cash Budget (Plus Contoh Kertas Kerja)

Sebelumnya JAK sudah pernah membahas cara membuat

cash budgetmingguan (weekly cash budget), namun tidak disertai
contoh kertas kerja, sehingga mungkin kurang praktikal. Sekarang
saya buatkan lengkap dengan contoh kertas kerja, mulai dari yang
paling basic sampai yang agak advance.

Namun sebelum mulai langkah-langkah cara membuat Cash

Budget, seperti biasanya, saya ingin mengajak rekan akuntan dan calon
akuntan untuk ikut menengok kembali beberapa hal-hal yang sifatnya
mendasar terlebih dahulu, seperti:
 Apa itu KAS (cash) yang sebenarnya; dan
 Apa perbedaan antara “Cash Flow Statement” dengan “Budgeted Cash
Flow” dengan “Cash Budget” dengan “Cash Forecast.”

Bukan penting, tetapi ini saaaaangat penting. Sebab, semua

hardskills berawal dari kecerdasan mental (baca: intlejensia).
Terkait “Cash Budget” misalnya, mungkin anda bisa membuat yang
basic, tetapi akan mudah bingung begitu dihadapkan dengan persoalan
yang lebih kompleks, karena anda tidak memiliki mental yang sesuai.
Dalam cakupan yang lebih luas, seseorang mungkin menguasai
akuntansi dengan sangat baik secara teknis tetapi tidak bisa menjadi
seorang akuntan yang handal, karena pada dasarnya ia memang tidak
memiliki mental sebagai seorang akuntan.
OK. Cukup. Kita langsung ke topik pertama…
The ‘Brutal-and-Beauty’ Truth about Cash

Memang. Kalau sudah ngomongin uang alias kas (cash), pada dasarnya,
kita semua pernah kalang kabut, bingung tidak karu-karuan. Mengapa?
Sebab:
 Uang atau kas, sifatnya personal dan sangat sensitif—bisa
membuat seseorang luar biasa gembira (saat banyak uang) ATAU
sedih termehek-mehek (saat tak pegang uang).
  Uang juga bisa membuat seseorang menjadi penyabar ATAU
temperamental.
 Bagi sebagian orang bahkan uang sudah menjadi semacam atribut
harga diri—bisa membuat seseorang merasa terhormat (saat
punya uang melimpah) ATAU merasa nista (saat tak punya uang
sepeserpun).
 Uang, bisa mengeratkan atau merenggangkan hubungan suami-
istri, kekeluargaan, persahabatan dan pertemanan.
Kalau mau jujur-jujuran, well, that’s the brutal truth about money,
uang, kas (apapun sebutannya), ketika dikaitkan dengan kehidupan kita
pribadi. Mungkin itu sebabnya mengapa sebagian besar dari kita
sepertinya memiliki ‘nervous system’ khusus yang bisa bereaksi secara
otomatis setiap kali berpikir tentang kas atau uang.

Lalu, indah (beauty)-nya dimana?

“Jika ingin sukses dalam melakukan sesuatu maka lampuilah

sesuatu itu. Jika ingin sukses dalam menggalang uang (kekayaan) maka
lampuilah uang itu” saran Tony Robbins (seorang pakar uang sekaligus
penasehat keuangan pribadi Presiden Obama), suatu ketika.

Caranya?
“Bertanyalah pada diri anda sendiri: Apa yang akan aku lakukan bila
kelak aku punya uang melimpah?” lanjut Tony.

Lalu?
“Jika sudah bisa membayangkan apa yang akan anda lakukan
bila kelak punya uang melimpah, maka lakukanlah apapun yang ada
dalam bayangan anda itu sekarang juga, tidak usah menunggu sampai
anda kaya raya!” lanjut Tony.
Sebagai inspirasi dan contoh konkret, Tony pun membeberkan apa yang
ada dalam perasaan dan pikirannya ketika hidup berlimpahkan uang
seperti keadaannya saat ini.
“Dulu saya skeptik. Sekarang (setelah banyak uang) saya setuju
dengan pemeo yang mengatakan uang bukan segalanya,” ungkap Tony.
“Bukan uang, melainkan apa yang anda lakukan dengan uang-
di-tangan itulah yang lebih penting” ~…

Tony juga menjelaskan bahwa:

“Uang hanyalah IDE. Sebuah ide yang kemudian mendorong

seseorang untuk melakukan banyak hal.”…

Hasil dari melakukan banyak hal itulah yang kemudian mendatangkan

uang pada akhirnya. Bisa dibilang, bukan uang yang ada di dalam
benaknya saat ia melakukan banyak hal, melainkan keinginan kuat untuk
mewujudkan ide yang ada di dalam benaknya.

Ya, ya, ya, ya, ya…. Itu UANG menurut orang yang sudah sukses—bukan
uang menurut saya yang masih jauh dari kriteria sukses.

Apapun kata orang sukses, selalu terdengar gurih, manis, dan masuk
akal. Tapi, entah mengapa, biasanya sulit untuk diterapkan. Betul tidak?

OK. Terlepas dari pandangan orang yang sudah kaya—seperti Tony

Robbins (atau mungkin Bob Sadino) — mengenai definisi uang dan
kesuksesan, pada kenyataannya sebagian besar dari kita masih
bermasalah dengan uang.

Secara garis besar, ada 3 macam kemungkinan keadaan yang

membuat kita masih bermasalah dengan uang :

 Tidak tahu caranya menghasilkan uang; atau

 Tidak tahu caranya mengelola uang; atau
 Tidak tahu caranya memanfaatkan kekuatan uang.
Orang dewasa seperti kita kebanyakan berada di kelompok ke-2
di atas, yakni: tahu caranya menghasilkan uang (meskipun sedikit),
namun tidak tahu caranya mengelola uang. Masuk kantong kanan,
keluar kantong kiri. Kadang-kadang tidak jelas untuk apa saja tahu-tahu
tanggal 20 sudah kehabisan uang.
Bagaimana dengan perusahaan?

Catatan: karena JAK bukan website personal finance, maka saya tidak
akan memberikan tips mengenai cara mengelola keuangan peribadi.
Dalam tulisan ini saya akan fokus pada pengelolaan keuangan untuk
perusahaan saja. Tetapi, jika mau, sebenarnya bisa juga diterapkan
untuk diri anda pribadi.

Kas di Dalam Perusahaan

Balik ke pertanyaan tadi, bagaimana dengan perusahaan?

Sama saja dengan “brutal-and-beauty truth about cash” di atas.

Bagi perusahaan KAS (cash) adalah segalanya, bahkan lebih

krusial dibandingkan profi t

Bos mendadak jadi pribadi yang temperamental ketika perusahaan tidak

memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajiban (jangka pendek
dan jangka panjang)-nya. “Kemana saja larinya uang perusahaan? Kamu
kemanakan uang saya?” omelnya setiap hari. Celakanya lagi, ia
ngomelnya selalu sama orang accounting, sebab orang accounting lah
biasanya yang bolak-balik berurusan dengan uang di dalam perusahaan.

Sebaliknya, bos sangat masuk-akal , penyabar dan baik hati, ketika

perusahaan selalu memiliki kas berlebih dalam menjalankan
operasionalnya. Bahkan, kadang, sempat-sempatnya bertanya tentang
kondisi anak-istri/suami stafnya, di tengah-tengah kesibukan
menjalankan bisnis. “Gimana anakmu di rumah? Sehat? Kalau perlu dana
kamu minta sama kasir gih, nanti saya approve.” Jiahhh…. Baik bener yak
bosnya.

Bagi perusahaan, ketersediaan kas jauh lebih krusial dibandingkan

angka “Laba” di dalam Laporan Laba/Rugi.

Prinsip dasar perusahaan kecil dan menengah, terkait Kas:

“Berapapun besarnya laba tidak ada gunanya jika tidak punya cukup kas
untuk memuluskan operasional perusahaan.”

Mengapa? Sebab, angka LABA itu akan segera berubah menjadi RUGI
bila perusahaan mengalami kesulitan likuiditas. Pegawai kerja ogah-
ogahan karena tanggal gajian sering molor. Supplier ogah memberikan
pasokan barang karena perusahaan sering telat bayar. Penyerahan
barang/jasa kepada pelanggan menjadi terlambat, kualitas barang/jasa
yang diserahkan menurun, pelanggan kecewa, penjualan menurun,
RUGI! Ya, sesederhana itu.

Prinsip dasar perusahaan besar, terkait Kas:

“Berapapun besarnya laba yang berhasil dibukukan tidak akan ada

gunanya bila tidak bisa bagi cash dividend kepada para pemegang
saham.”

Why? Laba dari ‘product market’ mungkin meningkat, namun

ketidakmampuan perusahaan membagi dividend akan segera
memperoleh respon negative dari ‘capital market,’ pemegang saham
kecewa, mau lepas sahamnya pun jatuhnya murah, posisi di lantai bursa
jeblok! Sesederhana itu.

Mengapa perusahaan mengalami kesulitan kas?

Sama seperti orang pribadi, ketidakmampuan menggenjot revenue akan

menjadi parah ketika ditambah lagi oleh ketidakmampuan mengelola
kas yang sudah ada.

Ada 2 macam perusahaan yang sering mengalami kesulitan kas:

 Slow Growing Company – Perusahaan payah yang maju kagak,

bangkrutpun ogah—entah karena model (strategi) bisnisnya yang
payah atau eksekusinya yang buruk. Perusahaan seperti inilah yang
biasanya terseok-seok dalam operasi karena kesulitan kas.
  Fast Growing Company – Perusahaan hebat yang maju pesat
dalam waktu singkat. Kemajuan yang begitu pesat kerap membuat
pengusaha menjadi sangat agresif dalam menjalankan operasional
perusahaan, bahkan tak segan melakukan ekspansi (horizontal dan
vertical) tanpa mempertimbangkan kemungkinan kekurangan kas
karena perusahaan relative baru thus kas nya belum cukup
melimpah.
Perusahaan—terlepas dari apapun kondisinya—bisa meminimalkan
kesulitan kas (dan likuiditas in general) dengan cara menjalankan
operasional perusahaan secara disiplin mengikuti “CASH BUDGET” yang
mereka buat.

Lalu, bagaimana caranya membuat cash budget?

Sebelum masuk ke langkah-langkahnya, kita lihat terlebih dahulu

perbedaan antara “Cash Flow Statement” dengan “Budgeted Cash Flow”
dengan “Cash Budget” dengan “Cash Forecast.”

Cash Flow Statement Vs Budgeted Cash Flow Vs Cash Budget Vs Cash Forecast

Tidak hanya junior, bahkan akuntan senior pun kadang masih bingung
membedakan keempat macam laporan ini, apalagi non-akuntan.

Akuntan tahu caranya membuat “Laporan Arus Kas” (Cash Flow

Statement), tetapi jarang yang menguasai Budgeting—apalagi sampai
membuat budget. Bisa dimengerti sebab, rata-rata akuntan memang
lebih fokus ke akuntansi keuangan ketimbang akuntansi manajemen—
jarang yang jago dua-duanya.

Sementara orang Keuangan, pada umumnya, tahu caranya membuat

“Budget” (in general), namun jarang yang memahami “Budgeted Cash
Flow” sebagai bagian dari “Budgeted Financial Statement.” Para junior di
wilayah ini juga banyak yang masih bingung membedakan antara
“Budget” dan “Forecast.” Memang sama-sama menggunakan data masa
depan tetapi memiliki perbedaan yang sangat mendasar.
Jadi, apa bedanya?

Untuk mempersingkat waktu, sederhananya, sbb:

Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement) – Laporan mengenai ALIRAN
KAS MASUK dan KELUAR yang TELAH TERJADI, artinya disusun dengan
menggunakan data historis, dibuat terutama untuk pihak luar sebagai
bagian dari laporan keuangan (asersi manajemen), dan menggunakan
format yang relatif sama antara satu perusahaan dengan perusahaan
lainnya (bisa dibilang sudah baku).
Laporan Arus Kas Budgetan (Budgeted Cash Flow) – Laporan mengenai
ALIRAN KAS MASUK dan KELUAR yang BELUM (namun sudah hampir
bisa dipastikan akan) TERJADI, artinya disusun dengan menggunakan
data masa depan, dibuat untuk pihak internal sebagai bagian dari target
pencapaian bagi para manajer dan bagian dari Budgeted Financial
Statement , menggunakan format yang sama persis dengan Laporan
Arus Kas. (Catatan: Auditor eksternal kadang meminta Budgeted Cash
Flow terutama bila aspek “Going Concern” perusahaan diragukan)

Budget Kas (Cash Budget) – Kertas kerja yang memuat RENCANA

ALIRAN KAS MASUK dan KELUR, hampir sama dengan Budgeted Cash
Flow dan dibuat. Namun dibuat secara khusus sebagai panduan
pelaksanaan sehari-hari bagi kalangan internal perusahaan, dengan
tujuan mensukseskan Budgeted Cash Flow (bisa dibilang ini turunan dari
Budgeted Cash Flow Statement). Oleh sebab itu formatnya disusun
dengan itemisasi yang lebih rinci, disertai timing yang jelas dengan
rentang waktu yang bisa jadi sama atau lebih pendek (biasanya lebih
pendek) jika dibandingkan budgeted cash flow statement.

Peramalan Kas (Cash Forecast) – Pada dasarnya ini hanya “potensi”

aliran kas masuk dan keluar di masa depan. Bisa dibilang semacam
“perkiraan-dan-harapan,” yang disusun dengan mengguanakan
peramalan penjualan, berdasarkan ‘trend analyses’ di masa lalu yang
kemudian diproyeksikan akan terjadi juga di masa depan. Saya pribadi,
sebagai orang accounting, agak malas menggunakan forecast—rasanya
percuma, lebih sering melesetnya, terlalu banyak faktor yang tidak bisa
dikendalikan untuk memastikan sebuah forecast benar-benar terwujud.
Namun di wilayah marketing, yang namanya “sales forecast” sangat
penting untuk membuat mereka lebih semangat dalam menjalankan
marketing and sales force.

Itulah perbedaan diantara keempatnya, in case if you don’t know.

OK. Sekarang kita langsung masuk ke langkah-langkah membuat Cash

Budet.

Cara Membuat Cash Budget (Weekly)

Sengaja saya memilih span waktu yang paling pendek, yaitu mingguan
(weekly), karena membuat yang cash budget bulanan (monthly) dan
kwartalan (quarterly) prinsip kerjanya sama saja dengan mingguan,
hanya span waktunya lebih panjang.

Membuat ‘Weekly Cash Budget’ artinya anda membuat cash budget

untuk satu bulan namun disusun per mingguan. Misalnya: Untuk “Cash
Budget Juni 2015,” anda membuat Cash Budget yang terdiri dari:

 Minggu Pertama (Week-1);

 Minggu Kedua (Week-2 );
 Minggu Ketiga (Week-3); dan
 Minggu Keempat (Week-4)
untuk bulan Juni 2015.

Caranya?

Berikut ini adalah Format Cash Budget (yang paling ringkas):

Jika anda perhatikan format di atas, maka anda akan temukan 7 items
dasar yang paling minimal harus ada dalam sebuah Cash Budget, yaitu:

1. Saldo Kas Awal – Ini adalah saldo kas awal yang dimiliki oleh
perusahaan di awal periode budget dibuat, misal: 1 Juni 2015 untuk Cash
Budget Juni 2015 Minggu Pertama (WK-1) seperti dalam
contoh. Darimana angka Rp 100 dalam contoh diperoleh? Dari “Saldo
Akhir” buku Kas perusahaan, yaitu Petty Cash ditambah Saldo Kas Bank,
di akhir hari kerja sebelumnya.

2. Ditambah: Kas Diterima (dirinci) – Ini adalah rencana kas yang akan
diterima (baca: masuk) dalam periode Cash Budget Minggu Pertama
(WK-1).Darimana angka Rp 900 diperoleh? Dari buku (akun) “Piutang”
perusahaan yang akan jatuh tempo pada minggu pertama (WK-1), misal
seperti di bawah ini:
Note: Jika ada rencana kas masuk sumber lain (misal: penjualan asset,
bunga bank, pendapatan sewa) yang pasti akan diterima juga
dimasukkan di sini.

3. Total Kas Tersedia (untuk digunakan) – Ini adalah rencana total kas
yang bisa digunakan untuk Minggu Pertama Juni 2015. Darimana angka
Rp 1000 diperoleh? Dari hasil penjumlahan “Saldo Kas Awal” dan “Kas
Diterima” pada baris pertama dan kedua di atasnya.

4. Dikurangi: Kas Digunakan (dirinci) – Ini adalah rencana kas yang

akan digunakan (baca: keluar) dalam periode Cash Budget Minggu
Pertama (WK-1). Darimana angka Rp 800 diperoleh? Dari buku “Utang”
perusahaan yang akan jatuh tempo pada minggu pertama (WK-1), misal
seperti di bawah ini:
Note: Jika ada rencana pengeluaran selain dari aktivitas normal (misal:
membeli mobil operasional, membayar cicilan bank, membayar sewa,
menghire staf baru, dlsb) yang akan dibayar pada periode yang sama
juga dimasukkan di sini.

5. Surplus/Defisit Kas –Ini adalah Surplus (baca: Sisa) atau Defisit (baca:

Kekurangan) Kas yang akan terjadi pada periode Cash Budget Minggu
Pertama (WK-1), yang diperoleh dari “Total Kas Tersedia Untuk
Digunakan” dikurangi “Kas Digunakan”, sehingga Rp 1000 – Rp 800 = Rp
200.

6. Finance/Funding – Ini adalah jumlah Kas yang harus dipinjam dari

pihak luar (bank atau lembaga keuangan lain) JIKA ternyata perusahaan
mengalami “Defisit” kas, yakni rencana “Kas Digunakan” lebih besar
dibandingkan dengan “Total Kas Tersedia.” Dalam contoh ini 0 (nol),
karena kebetulan perusahaan akan mengalami “Surplus” Rp 200,
sehingga tidak perlu lagi meminjam dari pihak luar. Andai defisit (misal:
Kas Tersedia Untuk Digunakan=Rp 800 dan Kas Digunakan Rp 900 thus
Defisit Rp 100, maka perusahaan akan perlu meminjam dari pihak luar
sebesar Rp 200 agar saldo akhir Kas nantinya mencapai angka Rp 100,
seperti yang nampak di bawah ini misalnya:

7. Saldo Kas Akhir – Ini adalah jumlah saldo kas akhir yang diharapkan
di akhir periode Cash Budget Minggu Pertama (WK-1), per Jumat 5 Juni
2015 dalam hal ini (karena hari kerja PT JAK sampai Jumat saja).
Darimana angka Rp 200 diperoleh rasanya saya tidak perlu jelaskan lagi.

Itu baru Cash Budget untuk Minggu Pertama (WK-1). Karena kita
akan membuat Cash Budget Juni 2015 secara mingguan (Weekly), maka
kita masih harus lanjutkan untuk Minggu Kedua (WK-2), Minggu Ketiga
(WK-3) dan Minggu Keempat (WK-4). Kita susun secara horizontal, maka
formatnya akan menjadi sbb (sekedar contoh format saja):
Cara menyusun untuk WK-2 s/d WK-4 sama saja dengan menyusun
WK-1. Hanya saja perlu anda perhatikan hal-hal penting berikut ini:

Finance/Funding – Besarnya angka pembiayaan dari pihak luar

(pinjaman dari bank misalnya) sangat ditentukan oleh besarnya “Kisaran
Angka Saldo Awal dan Akhir” yang dipatok oleh manajemen perusahaan.
Manajemen, biasanya, mematok angka saldo akhir yang dinilai paling
aman—dalam artian, tidak terlalu sedikit thus bisa menganggu
kelancaran operasional perusahaan DAN tidak terlalu banyak thus
menjadi kas menganggur  (idle cash) atau malah menjadi beban bunga
bila kas dalam kondisi defisit dan terpaksa cari utang bank. Dalam
contoh ini PT JAK mematok saldo akhir dan awal pada kisaran Rp 100 s/d
Rp 300. Jika terjadi defisit, sebesar Rp 50 seperti yang terjadi di minggu
ketiga (Wk-3) misalnya, maka perusahaan harus mencari pembiayaan
dari luar sebesar Rp 150, sehingga saldo akhirnya jatuh di angka Rp 100
thus masuk kisaran yang dipatok.

Saldo Kas Awal dan Akhir – Jika anda perhatikan contoh di atas, jelas
terlihat bahwa “Saldo Kas Awal” WK-2 berasal dari “Saldo Kas Akhir” WK-
1, demikian juga dengan “Saldo Kas Awal” WK-3 berasal dari “saldo Kas
Akhir” WK-2, dan seterusnya. Saldo kas awal dan akhir ini biasanya
dipatok oleh manajemen perusahaan (perhatikan penjelasan di atas).

Tingkat Kerincian Itemisasi pada “Kas Diterima” dan “Kas

Digunakan” – Agar tidak membingungkan dan menyesatkan, tingkat
kerincian itemisasi pada dua bagian ini sebaiknya diatur agar tidak
terlalu rinci lalu menjadi Cash Budget yang bertele-tele, tetapi juga tidak
terlalu ringkas lalu menimbulkan banyak pertanyaan (ini angkanya dari
mana?). Catatan: Yang sangat penting untuk diperhatikan di sini adalah
KONSISTENSI penamaan; harus selalu konsisten dari minggu-ke-minggu,
bulan-ke-bulan, dan tahun-ke-tahun. Bagaimana caranya agar bisa
konsisten? Pergunakan item-item yang ada pada “Laporan Laba/Rugi.”
“Untuk Kas Diterima” ambil dari akun-akun pada kelompok “Pendapatan”
(Revenue). Dan untuk “Kas Digunakan” bisa diambil dari akun-akun
kelompok “Biaya” dan “Beban Operasional.”

Month To Date (MTD) – Jika anda perhatikan contoh, maka pada ujung
kanan terdapat kolom “MTD,” ini maksudnya “Month to Date” yang
mewakili total budget selama empat minggu di bulan Juni 2015. “Saldo
Kas Awal”-nya adalah saldo kas awal Minggu Pertama (WK-1). “Kas
Diterima”-nya adalah total kas diterima dari minggu pertama hingga
keempat (=WK-1+WK-2+WK-3+WK-4). Dan “Kas Digunakan” nya adalah
total kas digunakan dari minggu pertama hingga keempat.

Dengan demikian maka Weekly Cash Budget untuk Juni 2015 sudah
selesai.

Bagaimana dengan “Kas Diterima” yang berasal dari penjualan tunai dan
bagaimana dengan “Kas Digunakan” untuk pembelian tunai? Mungkin ada
yang berpikir demikian.

Saya tahu, ada penjualan dan pembelian (pembelanjaan) tunai, dalam

operasional perusahaan. Dalam volume yang kecil, masih bisa disiasati.
Namun dalam volume besar, pada perusahaan retail misalnya, jelas
tidak bisa. Kalaupun dipaksakan buat budget, maka akan sangat tidak
akurat, boleh dibilang sia-sia sebenarnya.

Tujuan utama membuat “Cash Budget” adalah mengendalikan kas

masuk dan kas keluar, sedemikian rupa, sehingga di satu sisinya tidak
sampai kekurangan kas yang bisa menganggu kelancaran operasional
DAN di sisi lainnya juga tidak sampai kelebihan kas yang bisa
mengakibatkan kas menganggur (idle cash).

Tujuan itu hanya akan tercapai bila segala hal bisa diketahui lebih awal.
Sedangkan transaksi tunai baru bisa diketahui setelah terjadi.
Pertanyaannya: Bagaimana mungkin anda merencanakan sesuatu yang
anda sendiri tak tahu pasti apakah akan terjadi atau tidak. No way!

Saran saya:

Khusus pembelian Tunai, harus diminimalkan; anda harus upayakan

agar semua pembelian dalam bentuk kredit. Khusus pengeluaran-
pengeluaran kecil, yang biasanya anda ambil dari Petty Cash, anda harus
batasi, mintalah manajemen membuat SOP baku mengenai berapa
besarnya pembelian tunai yang diijinkan dan berapa totalnya dalam satu
bulan. Mengapa harus diminimalkan? Sebab, disamping membuat
budget menjadi tidak bekerja alias berantakan, transaksi tunai juga sulit
dikontrol (baca: mudah digelapkan atau diselewengkan dalam beragam
modus).

Khusus pengeluaran rutin seperti Gaji Pegawai, Telepon, Listrik, Air,

Langganan lainnya, memang tunai, tetapi bisa anda prediksi dengan
cara melihat transaksi bulan sebelumnya. Kecuali ada hal-hal yang
sifatnya insidentil, trend pengeluaran semacam ini relative stabil dri
waktu-waktu. Jadi tidak ada masalah, anda masukkan saja ke item
pengeluaran biasnya.

Jika—karena keadaan tertentu—terpaksa ada transaksi tunai,

dalam jumlah yang relative besar, maka anda harus meminta rencana
penjualan tunai (dari Bag. Sales/Marketing) dan rencana pembelian tunai
(dari Bag. Purchasing) lebih awal, sebelum anda menyusun budget.
Kalau perlu anda buatkan standar formulir kosong untuk diisi oleh
mereka berapa pembelian dan penjualan tunai pada WK-1, WK-2, WK-3
dan WK-4. Dan pastikan rencana itu telah disetujui oleh pihak
berwenang (minimal manajer bagian), minimal harus sudah dalam
bentuk Purchase Order (PO) yang sudah diotorisasi oleh pejabat
berwenang. Lalu anda buatkan baris khusus (pada Cash Budget) yang
memuat rencana transaksi tunai tadi. Dan harus anda sadari bahwa
kemungkinannya akurat sangatlah rendah (namanya juga mengira-ngira
sesuatu yang belum pasti terjadi). Oleh sebab itu anda harus siap
membuat revisi budget setiap terjadi penyimpangan. Berat? Ya memang
berat.

Mengantisipasi Ketidakpastian

Seperti kondisi keuangan kita pribadi, kondisi keuangan perusahaan juga

sering mengalami ketidakpastian. Hari ini lancar bukan berarti esok juga
begitu. Hari ini tersendat mungkin esok malah lancar. Ada uncertainity
dalam setiap operasional suatu usaha, tentu saja termasuk dalam hal
ketersediaan kas.

Untuk tambahan kas masuk (karena produk/jasa) yang ditawarkan mulai

memasuki “peak” time, kerja keras selama ini mulai menunjukkan
hasilnya, tentu perusahaan selalu siap. Namun untuk yang sebaliknya,
kondisi mulai memburuk karena produk/jasa sudah mulai memasuki
“downturn”, apakah perusahaan siap? Inilah yang menentukan apakah
kondisi keuangan suatu perusahaan sehat atau sakit-sakitan.

Untuk menghasilkan Cash Budget yang prudent dan efektif, seorang

pengelola keuangan perusahaan (entah itu seorang manajer keuangan
atau chief accountant atau Financial Controller dan CFO) harus mampu
memahami karakteristik operasional perusahaan, sehingga budget yang
dihasilkan mampu mengantisipasi setiap perubahan yang mungkin
terjadi.
Seorang pengelola keuangan minimal harus paham siklus hidup
produk dikaitkan dengan cash fl ow.

CLICK TO TWEET

Seperti terlihat pada grafik di bawah ini:

Pada fase perancangan sampai dengan fase pengenalan produk/jasa ke

pasar, perusahaan akan mengalami defisit kas. Sebab, di satu sisinya kas
banyak tersedot untuk membiayai aktivitas perancangan dan
pengembangan (research and development) dan sisi lainnya produk/jasa
yang dibuat juga belum menghasilkan kas masuk. Dalam kondisi seperti
ini perusahaan harus ekstra hati-hati dalam mengeluarkan kas jika tidak
mau ngos-ngosan sebelum mencapai puncak.
Pada fase pertumbuhan, bila produk/jasa yang dikembangkan memang
laku di pasaran, kas mulai mengalir ke dalam. Perusahaan mulai bisa
bernafas lega. Pada masa ini hingga memasuki puncak (paling laris),
perusahaan akan mengalami surplus kas.

Pada saat menyusun Cash Budget, berada pada fase manakah

produk/jasa yang dijual oleh perusahaan?

CLICK TO TWEET

Pikirkanlah itu.

Follow Up Cash Budget

Tahu tidak, mengapa “cash Budget” (dan budget-budget lainnya)

seringkali hanya menjadi sampah—sama sekali tak berguna?

Karena kebanyakan orang berpikir pekerjaan sudah selesai begitu Cash

Budget diprint dan ditandatangani oleh pejabat berwenang (entah
Financial Controllor atau Chief Financial Officer), tanggal 30 Mei 2015
untuk Budget Juni 2015 misalnya.

Padahal, yang benar, justru pekerjaan yang sesungguhnya baru dimulai.

Cash Budget hanyalah ALAT (untuk mengendalikan aliran Kas). Selesai
menyusun budget artinya alat anda SUDAH SIAP untuk digunakan, tetapi
BELUM digunakan. Budget baru digunakan setelah periode mulai
bergerak dari WK-1 hingga WK-4.

Artiya apa?

Menyusun Cash Budget penting. Tetapi follow up-nya jauh lebih penting
lagi.

Budget, sebagus apapun, tak ada gunanya bila tidak dipatuhi.

CLICK TO TWEET
Tugas anda, setelah budget mulai berjalan, adalah memastikan
semua orang di dalam perusahaan harus patuh terhadap budget yang
telah dibuat. Untuk “Cash Budget” misalnya, jangkan staf dan manajer,
pimpinan perusahaan sekalipun tak boleh seenak-enaknya
mengeluarkan kas jika tidak sesuai dengan budget. Tugas anda adalah
mengawal dan memastikan semua orang patuh.

Bagaimana caranya?

Begitu cash budget disyahkan:

Kirimkan kepada semua manager dengan disertai catatan bahwa

mereka tidak boleh meminta kas selain yang telah ada di budget.

 Panggil Accounts Receivable (A/R) Accountant, Penagihan

(Collection) dan Penjualan (Sales). Berikan mereka printout
“DAFTAR INVOICE” beserta tanggal jatuh tempo (due date) yang
harus mereka tagih dan kasnya harus masuk sesuai tanggal jatuh
tempo. Berikan mereka panduan cara menagih yang baik. Minta
A/R Accountant membuat semacam alarm (reminder) di computer
agar selalu mengingatkan bagian Collection untuk bergerak
melakukan penagihan begitu ada invoice yang mendekati tanggal
jatuh tempo. Anda sendiri WAJIB MARAH (kalau perlu ngamuk) jika
ada invoice yang gagal ditagih pada tanggal jatuh temponya.
Bagaimanapun juga anda adalah orang yang paling
bertanggungjawab dalam hal ini. Sebagai tambahan, berikan
mereka panduan mengenai “cara menagih yang efektif.”
 Panggil Accounts Payable (A/P) Accountant dan Purchasing.
Berikan mereka daftar printout “DAFTAR UTANG” beserta tanggal
jatuh tempo yang akan dibayar setiap minggunya. Ingatkan mereka
bahwa, hanya utang di dalam daftar yang boleh dibayar (dilunasi)
setiap minggunya dari WK-1 s/d WK-4, sesuai tanggal jatuh tempo.
Tidak akan ada pembayaran selain itu. Berikan mereka panduan
cara menghadapi vendor yang terkadang merengek minta
pembayaran lebih awal atau meminta deposit. Khusus kepada
 Purchasing, berikan ia panduan cara berbelanja yang efektif untuk
bisa memperoleh pembelian kredit—tentunya tanpa membuat
harga menjadi naik.
 Panggil Cash Accountant dan Cashier. Berikan mereka printout
“DAFTAR INVOICE” yang Kas-nya harus diterima dan “DAFTAR
UTANG” yang harus dibayar setiap minggunya dari WK-1 s/d WK-4.
Ingatkan agar mereka bersikap agresif ketika mengejar A/R dan
bersikap defensive ketika dikejar oleh A/P. Mereka hanya boleh
mengeluarkan kas untuk A/P yang ada di dalam daftar saja. Di luar
itu mereka harus meminta persetujuan dari anda dan pejabat
berwenang lainnya.
Anda sendiri, selaku penyusun sekaligus pengawas, perlu melakukan
review minimal setiap akhir minggu (Jumat) khusus membahas budget
dengan orang-orang yang anda panggil di atas. Lihat apakah mereka
sudah disiplin, apakah mereka mengalami kesulitan, apa kesulitannya,
apakah kesulitan itu bisa diatasi, apakah perlu membuat revisi budget,
dan bagaimana strategi anda untuk minggu berikutnya. Tidak perlu
lama, cukup 15 s/d 30 menit. Lakukan dengan cepat.

Hanya dengan cara begitulah cash budget bisa berjalan efektif dan
benar-benar berguna seperti yang seharusnya. Tanpa itu, cash budget
hanya akan jadi sampah. Lebih baik tidak ada samasekali, daripada
buang-buang waktu dan kertas.