TANGGAPAN TERHADAP KELUHAN PELANGGAN

Ditujukan kepada : Divisi Marketing

Tanggal : 03 September 2021
Peri hal : Keluhan Pelanggan
Nama Pelanggan : PT Halim Samudera Cemerlang Jayatama
Jenis Produk : Calcium Carbonate FL 811, FL 816, FL 866 dan FL 817

Dengan Hormat

Pertama-tama, izinkan kami menyampaikan permintaan maaf yang tulus atas kesalahan yang tidak disengaja
dan ketidaknyamanan yang ditimbulkan setelahnya. Hal ini semestinya tidak terjadi namun disebabkan karena
adanya overhoul mesin, dimana pada saat bersamaan, permintaan dari PT Halim cukup tinggi , dan kami
berproduksi menggunakan mesin yang berbeda.

Pada bulan Juli – Agustus , PT Halim melakukan complain terkait produk FL 817, 816, 866 berupa tingginya
residue dan mampet di screen serta menggumpal saat mixing . Pada bulan tersebut kami melakukan produksi
menggunakan Ball mill 7, dimana biasanya kami memproduksi produk PT Halim menggunakan Ball Mill 5 dan
6. Pertimbangan mengalihkan produksi ke Ball mill 7 karena :

1. Pada bulan tersebut permintaan Halim melonjak naik kapasitas Ball Mill 5,6 kurang mencukupi,
sementara BM 5 sedang dilakukan overhoul
2. Selama ini tidak terjadi masalah dengan customer compound lain saat diproduksi di BM 7

Kami telah melakukan investigasi untuk mengetahui masalah ini. Dan sampai pada kesimpulan bahwa produk
PT Halim tidak cocok dilakukan pada mesin tersebut. (meskipun sebenarnya untuk produk yang sama, tidak
bermasalah di konsumen lainnya).

Setelah kami lakukan pengecekan ke smua unit mesin, teryata ada perbedaan di residu walau sedikit sehingga
menjadikan masalah di tempat produksi PT Halim. Untuk selanjutnya produksi untuk PT Halim akan kami
lakukan pada unit mesin tertentu yang dipergunakan sebelumnya

Atas hal tersebut,

1. Kami akan mengirimkan sampel ulang untuk PT Halim dari hasil produksi di BM 5 dan 6 (mesin yang
selama ini dipergunakan dan tidak terjadi masalah).
2. Terkait dengan perbedaan hasil Analisa residue PT SCI dan PT Halim, kami akan melakukan
penyamaan metode, kami akan membeli timbangan analitik untuk menyamakan metode Analisa
residue dengan PT Halim

Dalam upaya terbaik kami untuk membuat pelanggan kami senang dan puas, kami akan terus melakukan
pengkajian sehingga hal ini bisa teratasi.

Kami juga sampaikan bahwa kami akan mengambil tindakan ekstra untuk memastikan bahwa kesalahan
seperti itu tidak terjadi lagi di masa mendatang.

Mohon maaf sekali lagi atas ketidaknyamanannya.

Hormat Kami

Quality Assurance Plant Manager