Lampiran 3

PEDOMAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN

(PERTEMUAN TELAAH MANAJEMEN MUTU DAN KINERJA)

I. PENDAHULUAN
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan, bersama
manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait
dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran indikator mutu
dan kinerja.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja dan
antar unit kerja, untuk masalah - masalah yang bersifat teknis dan operasional
yang dilakukan baik terjadwal maupun yang bersifat insidentil sesuai kebutuhan.
Permasalahn mutu, kinerja dan permasalahn yang terjadi dalam penerapan
sistem manajemen mutu perlu dibahas bersama secara periodik dengan
melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut
dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuan telaah
manajemen mutu dan kinerja.

II. DEFENISI
Pertemuan tinjauan manajemen atau biasa disebut juga sebagai Rapat Tinjauan
Manajamen disingkat dengan RTM adalah sebuh proses untuk melakukan evaluasi
diri atas sistem manajemen mutu yang dijalankan apakah sudah sesuai dan efektif.
Rapat ini dilaksanakan secara berkala. sesuai dengan kebutuhan, terjadwal dan
tentu melibatkan pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.

III. TUJUAN
Untuk memastikan bahwa sistem manejemen mutu telah terlaksana dengan
efektif .

IV. RUANG LINGKUP

Prosedur tinjauan berlaku bagi semua aktivitas yang dilakukan dalam pelayanan
V. KARATERISIK PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN
Adapun kareteristik pertemuan tinjauan manajemen sebagai berikut :
a. Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yan disesuaikan dengan
tingkat kepentingan.
b. Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan
penjadwalan.
c. Didokumentasikan dengan baik.
d. Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya
pada mutu dan kinerja.
e. Pembahasan perubahan – perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu maupun sistem pelayanan lainnya.
f. Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif,
tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun
sistem pelayanan.
g. Tindak lanjut terhadap rekomendasi yang dihasilkan pada pertemuan
dipantau pelaksanaannya.
h. Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait diundang
dalam pertemuan tinjauan manajemen.

VI . PROSEDUR PELAKSANAAN
a. Persiapan
1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak
mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi: rencana
waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
2. Undangan ( dapat secara lisan atau tertulis ) disampaikan ke unit terkait
3. Waktu pelaksanaan minimal 2 kali setahun atau sesuai kebutuhan
4. Agenda kegiatan mencakup :
 Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu
 Arahan dari Kepala Puskesmas
 Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu
 Pembahasan hasil audit internal
 Status penyelesaian tindakan perbaikan dan pencegahan
 Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan
 Hasil penilaian kepuasan pelanggan
 Hasil penilaian kinerja
  Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem
manajemen mutu dan penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)
 Kebijakan kebijakan baru terkait operasional dan peningkatan mutu
pelayanan.
 Rencana perbaikan / perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem
manajemen mutu maupun sistem pelayanan
 Rekomendasi untuk perbaikan
5. Kordinasi dengan unit terkait tentang agenda pertemuan
6. Untuk pengembangan perfomance puskesmas dan wawasan peserta yang
hadir, wakil manajemen dapat mengundang pembicara yang ahli yang
sesuai dengan tematinjauan yang ditetapkan
7. Untuk efektifitas pelaksanaan, peserta harus mempersiapkan informasi dan
data sesuai dengan agenda rapat yang akan dibahas
8. Agar pembahasan lebih fokus sebaiknya memilih satu materi yang ada di
agenda rapat untuk dibahas

b. Pelaksanaan
1. Rapat Tinjauan Manajemen dibuka oleh Wakil Manajemen Mutu /
Penanggung Jawab Mutu
2. Arahan – arahan oleh Top Manajemen (Kepala Puskesmas )
3. Penanggung jawab mutu memimpin pertemuan tinjauan manajamen,
melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama
pertemuan berlangsung
4. Berisi laporan pelaksanaan sistem
5. Laporan pelaksanaan dapat dibacakan langsung oleh Wakil Manajemen
Mutu atau sekretaris Manajemen Mutu
6. Rapat Tinjauan Manajemen berjalan layaknya rapat biasa
7. Semua pembahasan dan hasil pertemuan dicatat pada notulen
8. Seluruh peserta yang hadir menandatangani daftar hadir
9. Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan
hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya.
 
c. Setelah Pelaksanaan RTM
1. Materi dan hasil RTM dibagikan ke seluruh peserta
 2. Seluruh pesonil yang mempunyai tanggung jawab, pekerjaaan ,target dari
hasil RTM wajib melaksanakan sesuai rencana
3. Dilakukan pemantauan pelaksanaan hasil RTM dan memastikan semua
pihak yang terkait melaksanakannya.
4. Hasil pelaksanaan dicatat dan akan dilaporkan pada RTM berikutnya
5. Pengendali dokumen menyimpan semua catatan /laporan tinjauan
manjemen sebagai arsip

VI. LUARAN RTM

Output Tinjauan :
Keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:
a. Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan system pelayanan
b. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan,
c. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem
manajemen mutu maupun system pelayanan
d. penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar Sistem Manajemen
Mutu dan sistem pelayanan berjalan efektif

VII.PENUTUP
Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang
terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu
dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada
pelanggan/pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya-upaya untuk
melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini
tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan-perubahan dan
perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang
dihasilkan dalam pertemuan.