PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT L PENGERTIAN Komunikasi dengan masyarakat adalah konmunikasi timbal balik yang dilakukan oleh puskesmas dengan masyarakat_—baik untuk menyampaikan —informasi kepada masyarakat_— maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat, I. RUANG LINGKUP Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat: 8, Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan puskesmas, dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun tertulis. b, Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik maupun keluhan baik secara lisan maupua tertulis. ¢. Penyampaian tindak lanjut tehadap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat. il. TATA LAKSANA a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan cara melalui: 1) Papan pengumuman a) Kepalapuskesmas bersama —_penanggungjawab_pelayanan menentukan informasi yang _harus disampaikan lewat papan pengumuman. b) Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan pengumuman, ©) Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan. 2) LeaflevBrosur a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur. b) Petugas merancang leaflet/brosur. ©) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur, d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur©) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur kependaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor. 3) Poster a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam. b) Petugas merancang leaflet/brosur. ©) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur. d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/bosur. e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor 4) Standing banner a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam standing banner. b) Petugas merancang standing banner. ©) Kepala puskesmas menyetujui standing banner. 4) Petugas melakukan order pencetakan standing banner e) Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan, b, Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan tatap muka melalui »v 2) Penyuluban Kesehatan a) Petugas Promosi Kesehatan Berkoordinasi dengan Pemerintah Desa membuat kesepakatan jadwal pelaksanaan penyuluhan Kesehatan dengan sasaran masyarakat dan lintas sektor b) Petugas menentukan materi yang akan disampaiakan seperti penyuluhan penyakit menular, penyakit tidak menular ataupun masalah kesehatan yang sedang terjadi ©) Petugas memastikan jadwal kegiatan, bila terjadi perubalian maka dilakukan kesepakatan ulang. Petugas lewat Puskesmas membuat surat ke Pemerintah Desa terkait pelaksanaan kegiatan penyuluhan, ) Petugas melaksanakan kegiatan penyuluhan Kesehatan dan memberikan informasi kesehatan yang lainya sesuai kebutuhan. e) Petugas membuat laporan kegiatan Pertemuan langsung Dapat melalui kegiatan seperti: a) Kegiatan Posyandu Balita b) Kegiatan Posyandu Lansia c) Kelas Ibu Hamild) 2) Kegiatan Posbindu PTM Pertemuan Kader Kesehatan 3) Lokakarya Mini 3 Bulanan ( Lintas Sektor) a) b) ©) d) e) fh 8) Petugas melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Kecamatan terkait pelaksanaan kegiatan dan meminta Bapak Camat untuk dapat memimpin jalanya Lokakarya Mini 3 Bulanan. Pihak Kecamatan membuat surat undangan Lokakarya Mini 3 Bulanan yang ditanda tangani oleh Bapak Camat. Petugas membagikan surat undangan kepada semua lintas sektor terkait. Kepala Puskesmas dan tim membuat materi yang akan disampaiakan dalam Lokakarya Mini 3 Bulanan. Pelaksanaan Lokskarya Mini 3 Bulanan yang dipimpin oleh Bapak Camat dan pembahasan agenda Lokakarya Mini 3 Bulanan, Petugas membuat notulen Lokakarya Mini 3 Bulanan. Kepala Puskesmas bersama Tim Manajemen Mutu membuat rencana tindak Janjut dan tindak lanjut dari hasil Lokakarya Mini 3 Bulanan, ¢. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan cara: 1) Kotak saran a) Tersedia kotak saran di depan ruang tunggu pendaftaran lengkap dengan alat tulis dan kertas. b) Petugas membuka kotak saran setiap hari setelah jam pelayanan ©) salesai Petugas mencatat masukan dari Kotak saran ke buku register disertai identitas kalau ada. 4) Tim mangjemen komplain melakukan analisis, rencana tindak e) Janjut dan tindak lanjut terhadap masukan/saran yang bisa segera diatasi atau diberi jawaban. Rencana tindak lanjut/ Jawaban ditulis di papan informasi yang tersedia. Rekapan masukan/saran yang belum bisa teratasi kemudian di bahas di pertemuan Lokekarya Mini Bulanan Puskesmas dipimpin oleh Kepala Puskesmas. g) Hasil tanggapan/rencana tindak lanjut dari Rapat Lokmin Bulanan di catat dan di tindak lanjuti dan diinformasikan ke pelanggan.2) Survey a) Su 1 2 3 b) Su 1 eR irvey Mawas Diri (SMD) Petugas Promosi Kesehatan membuat instrumen SMD. Kepala Puskesmas menyetujui instramen SMD. Petugas berkoordinasi dengan kader kesehatan di desa, untuk melatih kader untuk pendataan SMD dan pelaksanaan pendataan di desa. Petugas Promosi Kesehatan mengumpulkan dan menganalisis hasil SMD sebagai bahan pertemuan Musyawarah Masyarakat Desa (MMD). Petugas menyampaikan hasil analisis SMD ke Kepala Puskesmas. Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan untuk membahas hasil survey, analisis dan rencana tindak lanjutaya. Petugas mencatat hasil pembahasan survey, analisis dan rencana tindak lanjutnya, Petugas berkoordinasi dengan lintas program untuk menginformasikan ke masyarakat terkait hasil rencana tindak lanjut. vey Kepuasan Masyarakat (SKM) Puskesmas membentuk Tim Survey Kepuasan Masyarakat (SKM), Tim SKM menentukan jumlah sampel yang akan disurvey. Tim SKM menentukan jadwal pelaksanaan survey. Tim melaksanakan SKM sesuai dengan sampel yang sudah ditentukan, Tim SKM mengumpulkan hasil, merekap dan menganalisis hasil survey. Tim SKM melaporkan hasil SKM ke Kepala Puskesmas. Hasil SKM di sampaiakan di Pertemuan Tinjauan Manajemen ‘untuk membahas reneana tindak lanjut untuk perbaikan, Tim SKM meneatat hasil rencana tindakc lanjut perbaikan. Hasil SKM dan rencana tindak lanjut diinformasikan ke masyarakat, 3) Nomor hot line Puskesmas a) Sudah disediakan nomor aduan Puskesmas Somagede yaitu 08. 1125448925,Vv. b) Petugas mencatat masukan dari nomor aduan, di rekap di buku. c) Petugas melaporkan ke Kepala Puskesmas. 4) Masukan/ saran di bahas di pertemuan Puskesmas untuk ditindaklanjuti. ©) Hasil tanggapan/rencana tindak lanjut di catat dan di tindak lanjuti dan diinformasikan ke pelanggan. DOKUMENTAST Hasil komunikasi dengan masyarakat di dokumentasikan dalam bentuk, antara lain: a. Tata laksana dalam menjalin Komunikasi dengan masyarakat diatur dalam SOP. b. Papan pengumuman, leaflet, poster dan banner c. Lembar survey 4d, Notulen rapat/pertemuan Somagede, 04 Januari 2019 Kepala Puskesmas Somagede Sukoco SKM., M. Kes