BABII TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Pengeluaran Kas “Pengeluaran kas adalah kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang atau jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran.” (Mujilan, 2012-45) “Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang stem ini adalah untuk memastikan timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama s bahwa kreditor yang benar valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang sebarusnya didapatkannya atau dana tersebut, Akan tetapi, jika kewajiban terlambat dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak peringkat kreditnya.” Games A, Hall 1009:330) Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini, (Mulyadi, 2016:425): 1. Pengeluaran cek akan terjamin keakuratannya dengan menggunakan cek atas nama. Dilibatkannya pihak lar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan ransaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan menggunakan cek, setiap pengeluaran 2. Kas perusahaan akan terekam oleh bank yang secara periodic mengirimkan rekening koran bank kepada perusahaan sehingga terjamin kelengkapannyadengan catatan transaksi kas perusahaan dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas. 3. Adanya cancelled check yakni sebagai tanda terima pembayaran lebih andal karena di dalam endorsement terkait pihak bank yang merupakan pihak independen bagi pembayar maupun bagi penerima pembayaran, Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, maka hal ini memberi manfaat bagi perusahaan yang mengeluarkan cek karena cancelled check dapat digunakan sebagai tanda terima kas dari pihuk yang menerima pembayaran, 2.1.1. Proses Pengeluaran Kas Menggunakan Cek 2.1.1.1, Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Account Payable System Proses Pengeluaran Kas menggunakan cek dalam account payable system terdiri dari Bagian Jural, Bagian Utang, dan Bagian Kassa, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas dimulai dari bagian jurnal menerima faktur dari Pemasok (FDP) dari bagian pembelian. FDP tersebut oleh Bagian Jurnal akan digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam Jurnal Pembelian dan FDP akan kirimkan ke Bagian Utang Setelah Bagian Utang menerima FDP dari Bagian Jumal, FDP tersebut oleh Bagian Utang akan digunakan sebagai dasar pembuatan Kartu Utang (belum dibayarkan) dan kemudian akan disimpan secara sementara menurut tanggal jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung (DP). Jika faktur sudah memasuki saat jatuh tempo FDP akan dikirimkan ke Bagian Kasa, Saat Bagian Kasa sudah menerima FDP, Bagian Kasa akan mengisicek dan meminta otorisasi atas cek. FDP dan DP oleh Bagian Kasa akan dikirimkan ke Bagian Jumnal, sementara Cek oleh Bagian Kasa akan dikirimkan ke kreditur, Setelah Bagian Jurnal menerima FDP dan DP dari Bagian Kasa, FDP oleh Bagian Jumnal akan dijadikan dasar pencatatan Jumnal Pengeluaran Kas, kemudian FDP dan DP akan dikirimkan oleh Bagian Jumal ke Bagian Utang. Setelah Bagian Utang menerima FDP dan DP dari Bagian Jurnal, FDP tersebut akan dijadikan dasar pencatatan Kartu Utang (sudah dibayarkan). Kemudian FDP dan DP akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomer urut, selesai. 2.1.1.2. Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Voucher Payable System 1. Sistem Pengeluaran Kas dengan cek dalam voucher payable system cash basis Pros Pengeluaran Kas dengan cek dalam voucher payable system-cash basis terdiri dari Bagian Utang, Bagian Kasa, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal. Sistem ini dimulai dari Bagian Pembelian mengirimkan faktur dari pemasok kepada Bagian Utang. Kemudian Bagian Utang akan menyimpan faktur tersebut secara sementara menurut tanggal jatuh tempo faktur bersama dengan dokumen pendukung. Pada saat faktur jatuh tempo, Bagian Utang akan membuat bukti kas keluar sebanyak 2 rangkap, Bukti kas Keluar akan menjadi dasar Bagian Utang untuk membuat catatan register bukti kas keluar. Bukti kas keluar dan rangkap pertama bukti kas keluar bersama dengan dokumen pendukung akan dikirimkan kepadaagian kasa. Sedangkan rangkap kedua bukti kas keluar akan dikirimkan ke bagian kartu biaya. Setelah Bagian Kasa menerima bukti kas keluar, rangkap pertama bukti kas keluar, serta dokumen pendukung, Bagian Kasa akan mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek. Setelah itu cek dan bukti kas keluar yang asli akan dikirimkan ke kreditur, sedangkan rangkap pertama bukti kas keluar berserta dokumen pendukung akan dikirimkan ke Bagian Jurnal, Setelah Bagian Kartu Biaya menerima rangkap kedua bukti kas keluar dari Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya menjadikan dokumen ini sebagai dasar pencatatan Kartu Biaya, kemudian dokumen ini akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomor urut. Setelah Bagian Jurnal menerima rangkap pertama beserta dokumen pendukung dari Bagian Kasa, Bagian Jumal menjadikan rangkap pertama bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan Register cek. Kemudian rangkap pertama bukti kas keluar beserta dokumen pendukung akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomor urut, Selesai. Sistem Pengeluaran Kas dengan cek dalam voucher payable system accrual basis Proses Pengeluaran Kas dengan cek dalam voucher payable system-acerual basis terdiri dari Bagian Utang, Bagian Kasa, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal Sistem ini dimulai dati Bagian Utang menerima faktir dari pemasok d Bagian Pembelian. Bagian Utang kemudian membuat bukas keluar sebanyak 2 rangkap. Bukti kas keluar yang asli oleh Bagian Utang dijadikan sebagai dasar pencatatan Register Bukti Kas Keluar, kemudian Bukti Kas Keluar yang asli dan rangkap pertama bukti kas keluar akan disimpan sementara menurut tanggal jatuh tempo bukti kas keluar bersama dokumen pendukung. Sedangkan rangkap kedua bukti kas keluar akan dikirimkan ke Bagian Kartu Biaya. Pada saat jatuh tempo, Bukti kas keluar asli, rangkap pertama bukti kas keluar, beserta dokumen pendukung akan dikirimkan ke Bagian Kasa. Setelah Bagian Kasa menerima Bukti kas keluar, rangkap pertama bukti kas keluar dan dokumen pendukung dari Bagian Utang, Bagian Kasa akan mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek. Kemudian cek dan bukti kas keluar asli akan dikirimkan ke kreditur. Sedangkan rangkap pertama bukti kas keluar dan dokumen pendukung akan dikirimkan ke Bagian Jurnal. Setelah Bagian Kartu Biaya menerima rangkap kedua bukti kas keluar dari Bagian Utang, Bagian Utang menjadikan rangkap kedua bukti kas keluar ini sebagai dasar pencatatan Kartu Biaya. Kemudian rangkap kedua bukti kas keluar tersebut akan diarsipkan secara permanen sesuai nomor urut, Setelah Bagian Jurnal menerima rangkap pertama bukti kas keluar dan dokumen pendukung dari Bagian Kasa, Bagian Jurnal menjadikan rangkap pertama bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan Register Cek. Kemudian rangkap pertama bukti kas keluar dan dokumen pendukung akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomor urut, selesai3. Sistem Pengeluaran Kas dengan cek dalam built-up voucher payable system Proses Pengeluaran Kas dengan cek dalam Builz-up voucher payable system terdiri dari Bagian Utang, Bagian Kasa, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal, Sistem ini dimulai dari Bagian Utang menerima faktur dari pemasok dari bagian pembelian, kemudian Bagian Utang membuat bukti kas keluar dan mencatat faktur pada bukti kas keluar sebanyak 2 rangkap. Satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama. Bukti kas keluar asli beserta rangkapnya akan disimpan sementara sesuai abjad menucut tanggal pembayaran bukti kas keluar yang telah dijadwalkan bersama dengan dokumen pendukung. Pada saat akan dilakukan pembayaran bukti kas keluar akan diambil. Bukti kas keluar asli akan dijadikan sebagai dasar pencatatan Register bukti kas keluar. Kemudian bukti kas keluar asli bersama dengan rangkap pertama bul kas keluar dan dokumen pendukung akan dikirimkan ke Bagian Kasa. Sedangkan rangkap kedua bukti kas keluar akan dikirimkan ke Bagian Kartu Biaya. Setelah Bagian Kasa menerima bukti kas Keluar asli, rangkap pertama bukti kas Keluar dan dokumen pendukung, Bagian Kasa akan mengisi cek dan meminta otorisasi atas cek, Kemudian cek dan bukti kas keluar asli akan dikirimkan ke kreditur. Sedangkan rangkap pertama bukti kas keluar beserta dokumen pendukung akan dikirimkan ke Bagian Jurnal 10Setelah Bagian Kartu Biaya menerima rangkap kedua bukti kas keluar dari Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya menjadikannya sebagai dasar pencatatan Kartu Biaya kemudian rangkap kedua bukti kas keluar tersebut akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomor urut. Setelah Bagian Jurnal menerima rangkap pertama bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dari Bagian Kasa, Bagian Jurnal menjadikan rangkap pertama bukti kas keluar sebagai dasar pencatatan Register Cek. Kemudian rangkap pertama bukti kas keluar dan dokumen pendukung akan diarsipkan secara permanen sesuai dengan nomor urut, selesai 2.1.2. Proses Pengeluaran Kas Menggunakan Kas Kecil Terdapat 2 cara penyelenggaraan dana kas kecil yang memungkinkan pengeluaran kas dengan wang tunai yakni : 1 Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system) dengan prosedur sebagai herikut a. Pembentukan dau kas kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkreditkan akun Dana Kas Kecil, schingga setiap saat saldo akun ini berfluktuasi. c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil, Dalam sistem ini, saldo akun Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waklu ke waktu.2. Imprest system, dengan prosedur sebagai berikut : a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kec ldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi. b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit akun Dana Kas Kecil). Bukti — bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang disclenggarakan colch pemegang dana kas kecil. ©. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas keeil. Pengisian Kembali dana kas kecil ini dilakukan cek dan dicatat dengan mendebit akun beban dan mengkredit akun kas. Akun dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil, Dengan demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu secara periodik atau secara mendadak menghitung dana kecil. Jumlah wang yang ada ditambah dengan permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan saldo akun dana kas kecil yang tercantum dalam buku besar. 122.2, Dokumen Yang Digunakan 2.2.1, Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah sebagai berikut: 1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Selain itu fungsi dokumen ini adalah sebagai surat pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan juga berfungsi sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang. Mulyadi (2016: 426) 2. Cek Dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran : a. Check Issuer, membuat cek atas nama Dibuat dengan mengisi nama pihak yang akan menerima pembayaran pada kolom cek. Mulyadi (2016: 426). b. Check Issuer, membuat cek atas unjukDibuat dengan mengisi kata “tunai” pada kolom eek. Mulyadi (2016: 426). Cek juga termasuk dalam dokumen yang akan diperiksa dalam proses audit sistem pengeluaran kas. Dalam auditing cek merupakan dokumen yang umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika sudah jatuh tempo. Sebagian perusahaan menggunakan cek yang dibuat melalui komputer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file tansaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima, Jika cek sudah ditandatangani olch pihak yang berwenang, cek tersebut menjadi sebuat aset. (Alvin A. Arens; Randal J. Elder dan Mark S. Beasley,2014:184) 3. Permintaan Cek Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran uutang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Mulyadi (2016: 426). 2.2.2. Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Kas Keeil Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan eek adalah: 41, Bukti Kas Keluar Berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini diperlukan saat pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil, Mulyadi (2016: 443). 2. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uuang pada pemegang kas kecil. Bagi pemegang kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti dikeluarkannya dana kas kecil. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas kecil, Mulyadi (2016: 443). 3. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk ‘mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil, Dokumen ini dilampiti dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil, Mulyadii (2016: 443). 4, Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibnatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas k Mulyadi (2016: 443), 152.3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan 2.3.1, Catatan Akuntansi Dengan Cek Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan eek adalah: 1, Jumal Pengeluaran Kas Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas: oleh fungsi kas, Dalam pencatatan utang dengan sistem utang, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jumnal pengeluaran kas, Mulyadi (2016: 428). Register Cek Digunakan untuk mencatat cek-cek perusabwan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan au pihak lain. Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system transaksi untuk mencatat transaksi pembelian digunakan dua jumal yaitu register bukti kas keluar dan register cek, Mulyadi (2016: 428). 2.3.2 Catatan Akuntansi Dengan Kas Kecil Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: - Jumal Pengeluaran Kas Jumal ini digunakan untuk mencatat’ pengeluaran kas dalam pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber 16yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jumal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas, Mulyadi (2016: 445), Rp Register Cek Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil, Mulyadi (2016: 445), 3. Jumal Pengeluaran Dana Kas kecil Jumal ini merupakan jurnal Khusus untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini juga berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil, Mulyadi (2016: 445). 2.4 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas 24.1. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Fungsi yang terkait dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah: 1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang hersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang), Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, Bagian Utang kemudian membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan Bagian Kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kes, Mulyadi (2016: 429). 72. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi ‘tas cek, dan mengirim cek kepada kreditur via pos atau membayarkan Jangsung kepada kreditur, Mulyadi (2016: 429). 3. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab ata a. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut beban dan persediaan. b. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. ¢. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan eek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. d. Melakukan veri si kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar ¢. Dalam metode pencatatan utang tertentu (full fledged voucher system), fungsi- akuntansi juga bertanggung jawab untuk menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku pembantu utang perusahaan, Mulyadi (2016: 429). 4. Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penghitungan kas (cash account) secara periodic dan mencocokkan hasil_penghitungannya 18,dengan saldo kas menurut catatan ekuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic, Mulyadi (2016: 429). 2.4.2. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Kas Keeil Fungsi yang terkait dalam s 1. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan atau pengisian kembali dana kas kecil, Mulyadi (2016: 446). 2. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas: a. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut beban dan persediaan. b, Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. ¢. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek 4. Pencatatan pengeluaran dana kas Kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating fund-balance system. 19e. Pembuatan buktu kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. f. Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, Mulyadi (2016: 446). 3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil, Mulyadi (2016: 446). 4, Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodic dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) tethadap saldo dana kas kecil yang ada di pemegang dana kas kecil, Mulyadi (2016: 446). 2.5. Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, 2.5.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Account Payable SystemGambar 2.1. (Sumber: Mulyadi) 2.5.2. Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Voucher Payable System 2.5.2.1, Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Voucher Payable System Cash Basis 2Bagian Utang Bagian kas co BagianKartuBieya —_Bagian Jumat out sagan pena r=] ‘span meaty . Iz. tana cone \) Mengsieak [Kans 7 jae] Pacha \ eve / Lise / [ee (hentuar 7 mee a , “sae ak P= Dokunen Penang Bris Bus Keen @) Gambar 2.2 (Sumber: Mulyadi) 2.5.2.2, Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Voucher Payable System Accrual Basis 22re DP = Dokumen pendukus BkKC= Bui eae Keluar Gambar 2.3. (Sumber Mulyadi) 2.5.2.3. Bagan Alir Sistem Pengeluaran Kas Dengan Cek Dalam Built-Up Voucher Payable System 23Sea [Fats bu ae kalar dapat Magunakan ntl lebih dal satu latte dar pemasckyang sama Coie rip pads saat akan diakukan embovaren ekrectur oP =Dokumen Pendukurg BRC Ou Has kaluar Gambar 2.4. (Sumber Mulyadi) 2.5.3, Bagan Alir Sistem Dana Kas Kecil 2.5.3.1. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil 24Pemegang Dana Bagian Utang BagianKasa eek Bagian Jumal p 2 Bg ag (Haass ance Wega cn egaer ‘memtakan \ dobar ony \ en — \ seek erring Cay K C5 aa ak Dirmie Baden Karu Persediaan Mencatat ‘Setelah Bagian ase nw da ne Iopedobrce lk ar a eae a tues Srvaneda naar tel cok KK, Sk= Surat keputussn 12 BKK= Bulli Kas Keluar Gambar 2.5 (Sumber: Mulyadi) 252.8.3.2. Prosedur Permintaan Dan Pertanggungjawaban Dana Kas Keeil Dengan Imprest System PemakaiDana Kas Kecil PemegangDana Kas Kecil a ; PPKK 1 ‘Membuat "J oo ‘has keal Ten = vangkpd ‘ne on a) ? aa 0) — on --. 5 ‘penyeranan ee Darian Dikembatanied | sympa pemakaicanatas | "separ eolseelan | samba tas PPKK= Perintaan Pengeusan Kas Kec ibubuhcaplunas 13 [BPKK-= Bult Pengeluaran Kas Kea! Gambar 2,6 (Sumber; Mulyadi) 262.5.3.3. Prosedur Permintaan Dan Pertanggungjawaban Dana Kas Keeil Dengan Fluctuating Fund Balance System Pemakal Dana Kas Kecil (m] @) G PemegangDana Kas Kecil Bagian dural Eagia a Kartu TT oO @) 4S Boson an erecta 7 pnt PKK @ Gambar 2.7 (Sumber: Mulyadi) 27 lebllan o pana drains eck sel bat copinas o PPK PKK25.3.4. Prosedur = Pengisian = Kembali Dana = Kas_— Keil PemakelDanaKas Kecil Bagien Uiang Gambar 2.8 (Sumber: Mulyadi)2.6, Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dirancang secara terperinei yakni unsur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta unsur praktik yang sehat, 1, Organisasi a. Fungsi Penyimpanan Kas Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi. Unsur sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dibuat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya, Dalam sistem kas, fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh Bagian Kasa harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dipegang oleh Bagian Jurnal, yang menyelenggarakan register cek atau jumal pengeluaran kas dan jurmal penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semna mutasi kas yang disimpan oleh fun; penyimpanan, Mulyadi (2016: 433). b. Transaksi Pengeluaran Kas Tidak Boleh Dilaksanakan Sendisi oleh Bagian Kasa Sejak Awal Sampai Akhir, Tanpa Campur Tangan dati Fangsi yang lain, Unsur sistem pengendalian internal mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar tercipta adanya internal check. Dalam transaksi kas, Bagian Kasa adalah pemegang fungsi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan fungsi penyimpanan kas.Transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas, dan fungsi penyimpanan kas.Transaksi_pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, fungsi akuntansi dan fungsi pengeluaran kas. Dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh lebih dari satu fungsi ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dapat dijamin ketelitian dan keandalannya, Mulyadi (2016: 433). 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Pengeluaran Kas Harus Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang Berwenang, Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi dimutakhirkan (up dated). b. Pembukaan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuan dari Pejabat yang Berwenang. Sistem pengendalian internal mengharuskan setiap pembukaan dan penutupan rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak. Rekening giro perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan kas perusahaan. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, akan terbuka kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan ke rekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan, c. Pencatatan dalam Jurnal Pengeluaran Kas Harus Didasarkan atas Bukti Kas Keluar yang telah Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang 30Berwenang dan yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap. Sistem pengendalian intemal mengharuskan _setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku. 3. Praktik yang Sehat a. Saldo kas yang disimpan di perusahaan harus dilindungi dari Kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Dalam hal ini saldo kas yang ada diperusahaan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penerimaan kas dari penjualan unai dan dari penagihan piutang yang belum disetor ke bank (undeposited cash receipt). Saldo kas ini perlu dilindungi dati Kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemati besi dan menempatkan kasir disuatu ruangan yang terpisah. b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa seteleh transaksi pengeluaran kas dilakukan, Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan, Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan 31cap “lunas” pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan, Penggunaan rekening koran bank (bank statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek dan jurnal penerimaan kas, dalam sistem kas dapat dirancang penggunaan rekening koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan, Rekening koran bank yang diterima secara periodik oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jumal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. Sistem pengendalian internal mengharuskan rekonsiliasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas. |. Semua pengelusran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan, Pembayaran dengan cek dapat dilakukan dengan du acara ; dengan menuliskan kata tunai dan dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju. Cek yang dibasilkan dengan cara menuliskan kata tunai disebut cek atas injuk, yaitu cek tersebut dapat diuangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan (mengunjukkan) cek tersebut ke bank. 32& Cek yang dihasilkan dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju disebut cek atas nama, yaitu cek yang hanya dapat diuangkan oleh orang atau perusahaan yang Namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindahbukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening giro perusahaan penerima, Pembayaran dengan ‘menggunakan cek atas nama dan dengan cara pemindahbukuan ini dilakukan agar dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju. Jika pengeluaran kas dalam jumlah yang kecil, pengeluaran dilakukan melalui dana kas kecil, yang pencatatan akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system. Secara periodic diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di perusahaan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi. Kas yang ada di perusahaan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanian (cash in (ransit) diasuransikan dari kerugian. Jika kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan jumlahnya relative besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari risiko kejadian tersebut. Kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan kas, Karyawan tersebut peru diasuransikan, Fidelity bond insurance 33menjamin penggantian atas Kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang dilakukan oleh kasir. Kasir dilengkapi dengan alat-alat_ yang mencegah _terjadinya pencurian terhadap kas yang disimpan di perusahaan (misalnya mesin register kas, lemari besi, dan strong room), ‘Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa. Karena semua formulir eek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengendalikan penggunaan nomor urut cek tersebut. Setiap nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh Bagian Kasa, karena bagian ini bertugas untuk mengisi cek dan memintakan otorisasi atas cek tersebut, Mulyadi (2016: 433). 34