Nomor PRO-MR- -003

PT. Revisi 0
Berlaku Tanggal 06 Apl 2000
PROSEDUR PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN
Halaman 1 dari 4

Catatan Pemeriksaan & Pengesahan Dokumen

Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :

Document Controller Management Representative Direktur

Tgl: 06 Apl 2015 Tgl: 06 Apl 2015 Tgl: 06 Apl 2015
CATATAN :
1. Dokumen Asli dari prosedur ini dipelihara oleh Document Controller.
2. Salinan dari dokumen asli, bila akan digunakan sebagai referensi kerja harus mendapat pengesahan dari
Document Controller.

Catatan Revisi
Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor PRO-MR- -003
PT. Revisi 0
Berlaku Tanggal 06 Apl 2000
PROSEDUR PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN
Halaman 2 dari 4

1. TUJUAN
Untuk menjadi panduan dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian dan potensi ketidaksesuaian dalam produk,
layanan / aktifitas, dan prosedur yang tidak sesuai dengan persyaratan yang diharapkan pelanggan maupun
peraturan kesehatan dan keselamatan kerja.

2. RUANG LINGKUP
2.1. Mencakup kegiatan dari ditemukan atau diperoleh informasi mengenai ketidaksesuaian dan atau potensi
ketidaksesuaian pada produk, layanan / aktifitas, dan prosedur, dimulainya identifikasi dan analisis terhadap
ketidaksesuian dan potensi ketidaksesuaian, sampai dengan penyelesaian ketidaksesuaian dan potensi
ketidaksesuaian tersebut melalui prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan.
2.2. Prosedur ini hanya berlaku di lingkungan PT. Asarengga Mandiri Perkasa.

3. DEFINISI
3.1. Ketidaksesuaian adalah adanya kondisi dimana suatu aktifitas, layanan jasa, atau prosedur yang tidak
memenuhi persyaratan atau dokumen yang berlaku, serta dapat mengakibatkan turunnya nilai mutu produk
dan layanan, dan atau mengakibatkan terjadinya resiko kesehatan dan keselamatan kerja.
3.2. Potensi ketidaksesuaian adalah adanya kondisi dimana suatu aktifitas, layanan jasa, atau prosedur yang
berpeluang untuk tidak dapat memenuhi persyaratan atau dokumen yang berlaku, dan atau berpeluang
mengakibatkan terjadinya resiko kesehatan dan keselamatan kerja.
3.3. Aktifitas / layanan jasa yang tidak sesuai adalah kegiatan pekerjaan individu yang tidak sesuai persyaratan
atau dokumen yang berlaku, dan atau berpeluang mengakibatkan terjadinya resiko kesehatan dan
keselamatan kerja..
3.4. Prosedur yang tidak sesuai adalah proses kegiatan yang dilakukan secara individu maupun kelompok yang
tidak sesuai dengan persyaratan atau dokumen yang berlaku, dan atau berpeluang mengakibatkan terjadinya
resiko kesehatan dan keselamatan kerja.
3.5. Evaluator adalah personil yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan analisa dan evaluasi terhadap suatu
produk, kegiatan / layanan, prosedur dalam upaya perbaikan / peningkatan kinerja.
3.6. Inisiator adalah personil yang menemukan adanya ketidaksesuaian.
3.7. Auditor adalah personil yang bertugas untuk menilai kesesuaian Sistem Manajemen QHSE terhadap
persyaratan standar dan / atau dokumen yang berlaku.
3.8. Auditi / PIC adalah Departemen Terkait atau perorangan yang bertanggung jawab atas ketidaksesuaian yang
ditemukan.
3.9. Formulir Non Conformity adalah formulir yang memuat informasi mengenai adanya ketidaksesuaian dalam
aspek Quality Health and Safety Environment (QHSE) yang diisi oleh pelapor, rencana tindakan perbaikan
dan pencegahan yang diisi oleh Departemen Terkait yang menjadi penanggungjawab (PIC), target
penyelesaian, dan verifikasi Management Representative atas Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang
sudah direalisasi. Formulir ini juga dapat digunakan sehari-hari maupun untuk mendukung pelaksanaan Audit.
4. PROSEDUR KERJA DAN TANGGUNG JAWAB
-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor PRO-MR- -003
PT. Revisi 0
Berlaku Tanggal 06 Apl 2000
PROSEDUR PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN
Halaman 3 dari 4

4.1. Pelapor menemukan ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian berdasarkan :

a. Pengamatan langsung;
b. Informasi dari Pelanggan, baik keluhan pelanggan maupun hasil survey kepuasan pelanggan;
c. Temuan Auditor, bila ketidaksesuaian ditemukan dalam pelaksanaan audit;
d. Kecelakaan Kerja serta investigasi kecelakaan kerja dan bahaya potensial;
e. Pemantauan layanan;
f. Pemantauan dan pengukuran kinerja karyawan;
g. Hasil analisa data.
4.2. Pelapor mengisi mengidentifikasi bentuk ketidaksesuaian apakah termasuk aspek HSE atau berkenaan
dengan Quality, dan kemudian mengisi formulir Non Conformity sebagai formulir permintaan perbaikan dan
pencegahan, dan kemudian menyerahkannya kepada Management Representative.
4.3. Management Representative memilah formulir Non Conformity yang diterima, dan mengidentifikasi
Ketidaksesuaian / Potensi Ketidaksesuaian yang terjadi, dan menentukan penanggung jawab (PIC) dari
ketidaksesuaian yang terjadi :
a. Bila ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian karena aspek teknis maka segera dilakukan koordinasi
dengan Penanggung Jawab (PIC) Teknik yaitu, Departemen Produktion dan atau departemen
Production seksi Contruction/Mechanical/Electrikal/Maintenance.
b. Bila ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian berjenis aktifitas yang berisiko HSE maka dilakukan
tindak lanjut sesuai dengan Prosedur Pelaporan Bahaya dan Masalah HSE;
c. Bila ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian berjenis lainnya maka dilakukan koordinasi dengan
Departemen Terkait yang menjadi PIC.
4.4. PIC melakukan identifikasi, penyelidikan (investigasi), dan analisis Ketidaksesuaian / Potensi
Ketidaksesuaian. Identifikasi dan analisis dikomparasi dengan :
a. Hasil pengujian parameter yang sesuai standar layanan yang sudah ada.
b. Hasil pelaksanaan pekerjaan / operasional suatu fungsi / bagian yang sesuai dengan standar prosedur
(kualitas, waktu, administrasi) yang sudah ada.
4.5. PIC menetapkan penyebab ketidaksesuaian / potensi ketidaksesuaian yang ditemukan yang terdiri dari :
a. Manusia, bila disebabkan ketidakmampuan personil dalam melaksanakan suatu proses / kegiatan.
b. Bahan, bila disebabkan ketidaksesuaian bahan yang digunakan dalam suatu proses / kegiatan.
c. Alat, bila disebabkan ketidakmampuan peralatan dalam menjalankan suatu proses / kegiatan.
d. Cara, bila disebabkan ketidakmampuan metode / cara kerja untuk mencapai hasil yang direncanakan
atau disyaratkan.
e. Lingkungan, bila disebabkan ketidaksesuaian lingkungan untuk melaksanakan suatu proses / kegiatan.
f. Lain-lain, bila disebabkan oleh selain 5 (lima) kategori di atas.
4.6. Management Representative dan PIC merencanakan tindakan perbaikan dan pencegahan, pelaksanaan dan
monitoringnya sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
4.7. Management Representative mencatat ketidaksesuaian pada Daftar Non Conformity.
-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-
 Nomor PRO-MR- -003
PT. Revisi 0
Berlaku Tanggal 06 Apl 2000
PROSEDUR PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN
Halaman 4 dari 4

4.8. Management Representative mengevaluasi tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan dan
meninjau sejauh mana keefektifannya dalam penyelesaian ketidaksesuaian yang terjadi.
4.9. Management Representative melaporkan Daftar Non Conformity dan monitoring tindakan perbaikan dan
pencegahan serta hasilnya kepada Manajemen Puncak melalui rapat Komite QHSE atau Rapat Tinjauan
Manajemen.

5. DOKUMEN TERKAIT
5.1. Prosedur Pelaporan Bahaya dan Masalah HSE
5.2. Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
5.3. Daftar Non Conformity
5.4. Formulir Non Conformity.

6. REFERENSI
6.1. Pedoman Sistem Manajemen QHSE PT. Asarengga Mandiri Perkasa.
6.2. Pedoman Sistem Manajemen Lingkungan PT. Asarengga Mandiri Perkasa.
6.3. ISO 9001:2008, Klausul 8.3. Pengendalian Produk Tak Sesuai.
6.4. OHSAS 18001:2007, Klausul 4.5.3.2 Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
6.5. ISO 14001:2004, Klausul 4.5.3 Ketidaksesuain, Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan.

7. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

7.1. Proses identifikasi dan penyelidikan ketidaksesuaian berjalan sesuai dengan langkah pelaksanaan yang
diatur dalam prosedur ini.
7.2. Proses identifikasi dan penyelidikan berjalan tidak lebih dari 5 hari kerja, dan berlangsung dengan tepat
sasaran untuk memperoleh dan menetapkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan.
7.3. Tidak ada kecelakaan dalam pelaksanaan prosedur ini.

-Dilarang memperbanyak atau menggandakan dokumen ini tanpa seijin dari Management Representative-