USER MANUAL

Versi 2022.01/ Januari 2022

UNTUK MODUL :

PERBAL NASKAH DINAS ELEKTRONIK

TTD KEPALA PERANGKAT DAERAH
 DAFTAR ISI

1. MEMULAI APLIKASI
1.1. Login Aplikasi………………………………………………….……………….... 2
1.2. Menu Aplikasi………………………………………………….……………….... 3
1.3. Peran Pengguna Aplikasi…………………………………….……………….... 3

2. PENGENTRY SEBAGAI PENGINPUT SURAT

2.1. Melaksanakan entry/input Konsep Perbal……………………………………. 4

3. PENGKONSEP ND
3.1. Membuat/memeriksa (review) dan menentukan pemarafserta ND…...……10

4. PEMARAF SERTA
4.1. Memberikan masukkan dan pertimbangan…………………………………... 16

5. HARMONISASI
5.1. Melaksanakan Harmonisasi Konsep Perbal………...……………………….. 24

6. PENAKLIKAN TIKNET ND
6.1. Melaksanakan Penaklikan Tiknet ND ………………………………………... 28

7. PERSETUJUAN TIKNET ND
7.1. Melaksanakan Persetujuan Tiknet ND ………………………………........... 32

8. PEJABAT PENANDATANGAN
8.1. Menandatangani atau menolak Perbal ND………………………………….. 36

9. PELAKSANA UK
9.1. Melaksanakan Tugas Unit Kearsipan………………………………………… 44

10. PELAKSANA UP SEBAGAI PENGIRIM SURAT

10.1. Melaksanakan pengiriman Perbal Final………………………………………. 48

11. KEPADA/TUJUAN
11.1. Menerima Surat dari Pengirim Surat……………………………………………52

12. TEMBUSAN
12.1. Menerima Tembusan Surat dari Pengirim Surat……………………………….62

1
1. MEMULAI APLIKASI

Untuk memulai aplikasi dapat dilakukan dengan cara mengetikkan link aplikasi e-Office
Modul Perbal “https://eoffice.jakarta.go.id/”, pada kolom address, tekan tombol “Enter”
pada keyboard, maka akan tampil panel seperti gambar di bawah :

1.1. LOGIN APLIKASI

Langkah - langkah yang harus dilakukan untuk login ke aplikasi e-Office ini adalah:
masukan NRK dan masukan Password e-Office yang sesuai, kemudian klik Masuk
Aplikasi

Apabila data Username dan Password yang dimasukkan adalah benar, sistem akan
menampilkan halaman Menu Utama Aplikasi e-Office

2
1.2. MENU APLIKASI

Membuat Konsep perbal

Menampilkan Daftar Perbal
Input Konsep perbal yang di tandatangani oleh Kepala Perangkat
Daerah
Memilih Pejabat
Menghilangkan Pejabat yang telah dipilih
Memilih Pejabat dan Pelaksana
Memilih Penerima surat keluar
Membatalkan pilihan
Memilih file yang akan diunggah
Melihat keterangan
Batal dan kembali ke Daftar Perbal
Apabila sudah yakin dengan data yang telah diinput
Apabila belum yakin dengan data yang telah diinput
Mengubah data/Input data
Mengirim Konsep Perbal dan Perbal
Kembali ke Daftar Perbal
Menghapus Data
Melihat history konsep perbal
Menyimpan hasil inputan atau hasil perubahan
Membatalkan hasil inputan sebelum disimpan
Mengunggah konsep perbal yang dikerjakan sendiri
Melakukan Disposisi ke bawahannya
Menyetujui Konsep Perbal
Menolak Konsep Perbal
Menutup pop up
Menyetujui konsep perbal
Menambahkan Pemaraf Serta
Penerima Disposisi
Menyetujui Penerima disposisi
Kembali ke awal
Pindah halaman pencarian
Menyimpan dan mengirim Pemaraf Serta
Menerima Naskah Dinas Asli
Mengirim surat dan tembusan surat ke tujuan
Status proses pengecekan
Status konsep perbal terkirim ke tujuan
Status menyetujui konsep perbal
Status disposisi ke bawahannya
Status konsep perbal belum dikirim
Status Selesai
Status Proses

3
1.3. PERAN PENGGUNA APLIKASI

a. Pengentry ND : Pejabat Eselon 4 Pemprov DKI Jakarta

b. Pengkonsep ND : Pejabat Eselon 3 Pemprov DKI Jakarta (atasan
langsung Pengentry ND)
c. Pemaraf Serta : Pejabat Eselon 3 Pemprov DKI Jakarta
d. Harmonisasi ND : Pejabat Eselon 3 Pemprov DKI Jakarta (sama
dengan Pengkonsep ND)
e. Penaklikan Tiknet ND : Sekretaris/Kepala Bagian
f. Persetujuan Tiknet ND : Pejabat Eselon 3 Pemprov DKI Jakarta
g. Pejabat Penandatangan : Kepala Perangkat Daerah Pemprov DKI Jakarta
h. Pelaksana UK : Pelaksana TU Perangkat Daerah
i. Pelaksana UP : Staff / Eselon 5 Pemprov DKI Jakarta
j. Kepada/Tujuan : Pejabat Eselon 1, 2, 3 Pemprov DKI Jakarta dan
Eksternal Pemprov DKI Jakarta
k. Tembusan : Gubernur dan Wakil Gubernur, Pejabat Eselon
1, 2 dan 3 Pemprov DKI Jakarta

2. PENGENTRY SEBAGAI PENGINPUT SURAT

2.1. Melaksanakan entry/input Konsep Perbal

Setelah login menggunakan akun Pengentry ikuti langkah-langkah berikut:

2.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

2.1.2 Pada halaman Daftar Perbal tekan tombol

4
2.1.3 Kemudian Pilih menu untuk membuat konsep perbal yang
akan di tandatangani oleh Kepala Perangkat Daerah.

2.1.4 Pada form Tambah Perbal, lengkapi data sesuai kolom inputan dan pilihan
yang dibutuhkan dan melampirkan Konsep Perbal, kemudian klik tombol
untuk membuat konsep perbal.

2.1.5 Berikut ini tampilan menu Tambah Perbal TTD Kepala PD dengan Wakil
untuk tahap selanjutnya alur proses membuat perbal sama seperti TTD
Kepala PD tanpa Wakil. Pada Perbal TTD Kepala PD dengan Wakil terdapat
proses Pertimbangan Tiknet ND oleh Wakil Kepala PD dimana Wakil Kepala

5
 PD dapat mereview konsep Perbal, namun proses ini optional sesuai
kebijakan dari Pengonsep dan Kepala PD.

2.1.6 Berikut ini tampilan menu Tambah Perbal TTD Kepala Biro untuk tahap
selanjutnya alur proses membuat perbal sama seperti TTD Kepala PD tanpa
Wakil.

6
2.1.7 Pada Konsep Perbal, muncul Note tanda yang dapat diletakan sesuai dengan
posisi atribut pada format konsep perbal yang akan dilampirkan

7
2.1.8 Kemudian akan tampil pop up konfirmasi apabila sudah sesuai klik tombol

2.1.9 Pada form Detail Perbal akan tampil pesan ‘ dan tampil
status , sebelum dilakukan proses kirim user pengentry dapat
melakukan penyesuaian data dengan mengklik tombol dan merubah
lampiran serta dapat melihat sejarah perbal dengan klik tombol .

2.1.10 Apabila terdapat perubahan pada inputan dapat klik tombol dan jika tidak
ada perubahan dan sudah yakin atas data yang telah diinput klik tombol
untuk mengirim draft konsep Perbal ke Pengonsep ND (Eselon 3).

8
2.1.11 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol .

2.1.12 Pada form Detail Perbal akan tampil pesan dan tampil
status konsep perbal , status Pengentry ND , selanjutnya
proses Pengkosep ND, dengan status .

2.1.13 Klik tombol akan tampil informasi Sejarah Perbal

9
3. PENGKONSEP ND

3.1 Membuat/memeriksa (review) dan menentukan Pemaraf Serta ND.

Setelah login menggunakan akun Pengkonsep ND ikuti langkah-langkah berikut:

3.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

3.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Konsep

3.1.3 Kemudian akan tampil konsep perbal yang telah dikirim oleh Pengentry, klik
tombol untuk dilakukan proses pengecekan draf perbal.

10
3.1.4 Pada form Detail Perbal klik Link Lampiran untuk membaca lampiran perbal

Setelah klik link lampiran, tampil pop up untuk mengunduh konsep perbal

3.1.5 Setelah klik Link Lampiran maka tombol , dan

akan aktif

11
3.1.6 Setelah konsep perbal tampil, Pengkonsep dapat merubah Pemaraf Serta,
Pejabat Penandatangan, Kepada/Tujuan dan Tembusan, serta mengubah/
mengganti konsep perbal atau melakukan disposisi ke bawahannya atau
menyetujui konsep perbal, dengan cara sebagai berikut :

a. Merubah Pemaraf Serta, Pejabat Penandatangan, Kepada/Tujuan dan

Tembusan dengan klik tombol

Akan muncul form Edit Pemaraf Serta, untuk menghapus Pejabat Pemaraf
Serta klik tombol

12
Untuk menambahkan pemaraf serta, klik tombol , setelah tampil
form pejabat kemudian klik tombol untuk pejabat pemaraf serta yang
akan ditambahkan.

Klik tombol untuk menyimpan hasil perubahan Pemaraf Serta.

Berikut hasil perubahan Pemaraf Serta

13
b. Mengubah/mengerjakan sendiri konsep perbal dengan klik tombol
, kemudian akan tampil form tambah konsep perbal, untuk
mengupload konsep perbal yang sudah di ubah dengan klik tombol

, kemudian klik tombol

Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

Pada Form Detail Perbal, lampiran sudah bertambah/diubah dan akan

tampil status ‘Lampiran berhasil ditambahkan’

14
c. Apabila Pengkonsep ND ingin mendisposisi konsep perbal, klik tombol

maka akan tampil pop up Disposisi, klik tombol untuk

mengirimkan catatan disposisi dan mengembalikan Perbal kepada
Pengentry Perbal.

d. Pengkonsep ND dapat menyetujui Konsep Perbal yang diinput oleh

Pengentry dengan cara klik , kemudian akan muncul Akan tampil
pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

Pada Form Detail Perbal akan muncul pesan ‘Perbal berhasil disetujui’
selanjutnya proses Pemaraf Serta

15
 3.1.7 Klik tombol akan tampil informasi Sejarah Perbal

4. PEMARAF SERTA

4.1 Memberikan masukkan dan pertimbangan.

Setelah login menggunakan akun Pemaraf Serta ikuti langkah-langkah berikut:

4.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

4.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Paraf Serta’

16
4.1.3 Kemudian pilih Perbal dengan status

4.1.4 Pada form Detail Perbal klik Link Lampiran untuk membaca lampiran perbal

Setelah klik link lampiran, tampil pop up untuk mengunduh konsep perbal

17
4.1.5 Setelah klik Link Lampiran, maka tombol , dan
akan aktif

4.1.6 Setelah tombol aktif, Pemaraf Serta dapat memperbaiki konsep perbal atau
melakukan disposisi ke bawahannya atau menyetujui konsep perbal sebagai
berikut:

a. Memperbaiki konsep perbal dengan klik tombol , kemudian

akan tampil form tambah konsep perbal dengan klik tombol untuk
mengupload konsep perbal yang sudah di ubah, kemudian klik tombol

Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

18
 Pada Form Detail Perbal, lampiran sudah bertambah/diubah dan akan tampil
status ‘Lampiran berhasil ditambahkan’

b. Apabila Pengkonsep ND ingin mendisposisi konsep perbal, klik tombol

maka akan tampil pop up Disposisi, input catatan instruksi dan klik

tombol untuk menambahkan Penerima Disposisi 1 level dibawahnya

Klik tombol untuk Penerima Disposisi

19
Klik tombol untuk mendisposisi konsep perbal ke Penerima Disposi
yang telah dipilih

Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di disposisikan’
dan tampil penerima disposisi pada Pemaraf Serta.

20
 Selanjutnya Penerima Disposisi dapat menindaklanjuti disposisi yang
diberian dengan Login sebagai Pemaraf Serta, kemudian pilih menu Perbal
dan pada Daftar Perbal pilih menu Paraf Serta kemudian pilih Perbal
dengan status

Penerima Disposisi dapat membaca konsep perbal dengan klik link lampiran

Setelah klik Link Lampiran, maka tombol dan akan aktif

21
 Penerima disposisi dapat memperbaiki konsep perbal dengan klik tombol

, atau klik tombol bila selesai proses disposisi

Setelah klik tombol , Pada form Detail Perbal akan tampil status
‘Perbal berhasil di sesuaikan’ dan status penerima disposisi

c. Selanjutnya Pemaraf Serta dapat menyetujui konsep perbal dengan klik

tombol

22
 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di setujui’ dan
status Pemaraf serta , selanjutnya proses Harmonisasi

4.1.7 Pemaraf Serta dapat melihat sejarah Perbal dengan klik tombol

23
5. HARMONISASI

5.1 Melaksanakan Harmonisasi Konsep Perbal

Setelah login menggunakan akun Pelaku Harmonisasi ND ikuti langkah-langkah
berikut:

5.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

5.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status pada
tab Paraf Serta di Daftar Perbal.

24
5.1.3 Pada form Detail Perbal klik link lampiran untuk membaca lampiran perbal
yang diunggah oleh Pemaraf Serta.

Setelah klik link lampiran, tampil pop up untuk mengunduh konsep perbal

5.1.4 Setelah klik Link Lampiran, maka tombol , dan

akan aktif

25
 5.1.5 Pelaku Harmonisasi ND dapat mengunggah sendiri konsep perbal dengan

cara klik tombol atau melakukan Disposisi 1 level dibawahnya,

apabila ada penyesuaian Konsep Perbal dengan cara klik tombol

atau menyetujui Konsep Perbal yang diinput oleh Pengkonsep ND dengan

cara klik tombol .

5.1.6 Apabila Pelaku Harmonisasi setuju dengan konsep perbal yang diinput oleh

Pengkonsep ND klik tombol

5.1.7 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

26
5.1.8 Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di setujui’ dan status
Harmonisasi ND , selanjutnya adalah proses Penaklikan Tiknet ND
dengan status

5.1.9 Pelaku Harmonisasi ND dapat melihat sejarah Perbal dengan klik tombol

27
6. PENAKLIKAN TIKNET ND

6.1 Melaksanakan Penaklikan Tiknet ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Penaklikan Tiknet ND ikuti langkah-
langkah berikut:

6.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

6.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Taklik’

6.1.3 Kemudian pilih Perbal dengan status

28
6.1.4 Pada form Detail Perbal klik link Lampiran untuk membaca lampiran perbal yang
diunggah oleh Pemaraf Serta.

Setelah klik link lampiran, tampil pop up untuk mengunduh konsep perbal

6.1.5 Setelah klik Link Lampiran, maka tombol , dan

akan aktif

29
6.1.6 Pelaku Penaklik dapat mengunggah sendiri konsep perbal dengan cara klik

tombol atau melakukan Disposisi 1 level dibawahnya, apabila ada

penyesuaian Konsep Perbal dengan cara klik tombol atau menyetujui

Konsep Perbal yang diinput oleh Pengkonsep ND dengan cara klik tombol

6.1.7 Apabila Pelaku Penaklik setuju dengan konsep perbal yang yang diunggah oleh

Pemaraf Serta klik tombol

6.1.8 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

30
6.1.9 Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di setujui’ dan status
Penaklikan Tiknet ND , selanjutnya adalah proses Persetujuan Tiknet ND
dengan status

6.1.10 Pelaku Penaklikan Tiknet ND dapat melihat sejarah Perbal dengan klik tombol

31
7. PERSETUJUAN TIKNET ND

7.1 Melaksanakan Persetujuan Tiknet ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Persetujuan Tiknet ND ikuti langkah-
langkah berikut:

7.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

7.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Taklik’

7.1.3 Kemudian pilih Perbal dengan status

32
7.1.4 Pada form Detail Perbal klik Link Lampiran untuk membaca lampiran perbal
yang diunggah oleh Pemaraf Serta.

Setelah klik link lampiran, tampil pop up untuk mengunduh konsep perbal

7.1.5 Setelah klik Link Lampiran, maka tombol , dan

akan aktif

33
7.1.6 Pelaku Persetujuan Tiknet ND dapat mengunggah sendiri konsep perbal

dengan cara klik tombol atau melakukan Disposisi 1 level

dibawahnya, apabila ada penyesuaian Konsep Perbal dengan cara klik

tombol atau klik tombol untuk melakukan revisi maka akan

kembali ke proses Penaklikan Tiknet ND atau menyetujui Konsep Perbal

yang diinput oleh Pengkonsep ND dengan cara klik tombol .

7.1.7 Apabila Pelaku Persetujuan Tiknet ND setuju dengan konsep perbal yang

diinput oleh Pengkonsep ND klik tombol

7.1.8 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

34
7.1.9 Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di setujui’ dan
status Persetujuan Tiknet ND , selanjutnya adalah proses
Penandatangan oleh Kepala PD dengan status

7.1.10 Pelaku Harmonisasi ND dapat melihat sejarah Perbal dengan klik tombol

35
8. PEJABAT PENANDATANGAN

8.1 Menandatangani atau menolak Perbal ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Pejabat Penandatangan langkah-langkah
berikut:

8.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

8.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Persetujuan’

8.1.3 Kemudian pilih Perbal dengan status

36
8.1.4 Pada form Detail Perbal klik Link Lampiran untuk membaca lampiran perbal
yang diunggah oleh Pemaraf Serta. Pejabat Penandatangan dapat menambah
Pemaraf Serta dengan cara klik tombol atau mengganti Penandatangan
dengan cara klik tombol atau menambah Pertimbangan Tiknet ND Wakil
Kepala PD dengan cara klik tombol jika Pertimbangan Tiknet ND
sebelumnya yang dipilih hanya Sekretaris Daerah.

37
8.1.5 Setelah klik Link Lampiran, maka tombol , dan akan aktif

8.1.6 Setelah tombol aktif, Pejabat Penandatangan dapat melakukan revisi konsep
perbal dan posisinya kembali ke proses Harmonisasi ND atau menolak konsep
perbal tersebut atau menyetujui Konsep Perbal, dengan cara sebagai berikut:

a. Merevisi konsep perbal dan posisinya kembali ke proses Harmonisasi ND

dengan klik tombol

38
maka akan tampil pop up Disposisi, kemudian input catatan Disposisi dan

klik tombol

Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Revisi berhasil dikirim’ dan
status Pejabat Penandatangan dan .

39
Selanjutnya Penerima Disposisi dapat menindaklanjuti disposisi yang
diberian dengan Login sebagai Pelaku Harmonisasi, kemudian pilih menu
Perbal dan pada Daftar Perbal pilih menu Paraf Serta kemudian pilih
perbal dengan status

Pelaku Harmonisasi dapat memperbaiki konsep perbal dengan klik tombol

, atau melakukan disposisi 1 level dibawahnya dengan cara

klik tombol atau menyetujui Konsep Perbal yang diinput oleh

Pengkonsep ND dengan cara klik tombol

40
 Untuk proses selanjutnya adalah dilakukan kembali Penaklik Tiknet ND dan
Persetujuan Tiket ND.

b. Menolak konsep perbal dengan klik tombol , setelah mengisi

alasan Perbal ditolak klik tombol

c. Bila Pelaku Pejabat Penandatangan setuju dengan konsep perbal klik

tombol , selanjutnya akan tampil pop up konfimasi kemudian klik

tombol

Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Perbal berhasil di setujui dan
mendapatkan nomor surat’, kemudian selanjutnya adalah proses
Pelaksana UK (Unit Kearsipan) dengan status

41
8.1.7 Klik lampiran konsep perbal untuk unduh dan melihat surat yang telah
mendapatkan nomor.

8.1.8 Setelah unduh maka akan tampil Nomor surat pada konsep perbal yang telah
di setujui.

42
8.1.9 Setelah klik Link Surat keluar, akan muncul form Surat keluar,

43
9. PELAKSANA UK

9.1 Melaksanakan Tugas Unit Kearsipan

Setelah login menggunakan akun TU (Tata Usaha) Perangkat Daerah ikuti langkah-
langkah berikut:

9.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

9.1.2 Pada form Daftar Perbal pilih menu ‘Selesai’ kemudian

9.1.3 Kemudian pilih Perbal dengan status

44
9.1.4 Pada form Detail Perbal klik Link Lampiran untuk melakukan pencetakan,
memintakan tanda tangan kepala OPD/ Wakil PD/ Sekretaris PD, kemudian
menggandakan, membubuhkan stempel, melakukan pemindaian (scan), serta
mengunggah hasil pemindaian ND yang telah ditandatangan dan stempel ke
dalam aplikasi dengan klik tombol

9.1.5 kemudian klik tombol untuk mengupload Naskah Dinas yang sudah di

tandatangani dan Stempel, kemudian klik tombol

45
9.1.6 Pada Form Detail Perbal tampil status ‘Naskah dinas berhasil diupload’ dan
tampil link file Naskah Dinas dengan format pdf, kemudian klik tombol

9.1.7 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

46
9.1.8 Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘Cetak Naskah Dinas berhasil
diselesaikan’ dan selanjutnya proses di Pelaksanaan UP

9.1.9 Pelaksana UK dapat melihat sejarah Perbal dengan klik tombol

47
10. PELAKSANA UP SEBAGAI PENGIRIM SURAT

10.1 Melaksanakan Pengiriman Perbal Final dan Mengarsipkan

Setelah login menggunakan akun Pelaksana UP ikuti langkah-langkah berikut:

10.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Perbal

10.1.2 Pada form Daftar Perbal Pilih Menu ‘Simpan & Kirim’ kemudian pilih Perbal
dengan status

10.1.3 Pada form Detail Perbal klik tombol apabila telah menerima
Naskah Dinas Asli

48
10.1.4 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

10.1.5 Pada form Detail Perbal akan tampil status ‘ND asli berhasil diterima’
selanjutnya mengunggah ND ke dalam aplikasi yang ditandatangani kepala
OPD/ Wakil PD/ Sekretaris PD (tanpa stempel) Klik tombol

10.1.6 kemudian akan tampil form Upload ND dengan klik tombol untuk
mengupload Naskah Dinas yang sudah ditandatangani tanpa stempel,

kemudian klik tombol

49
10.1.7 Pada form Detail Perbal akan tampil pesan ‘Naskah dinas berhasil diupload’
dan selanjutnya Pelaksana UP menginput Lokasi penyimpanan ND dengan
klik tombol

50
10.1.8 Bila sudah menginput Lokasi ND, maka akan tampil status ‘Data berhasil di
update’ dan tombol akan aktif. Pelaksana UP juga dapat
mengganti/menambah tujuan dan tembusan sesuai dengan ND yang telah
dicetak sebelum dikirim dengan cara klik tombol .

51
10.1.9 Klik tombol untuk mengirim Naskah Dinas, kemudian akan
muncul pop up Konfirmasi, bila data yang dimasukan sudah benar klik tombol

10.1.10Pada form Detail Perbal akan tampil status

dan status

52
 10.1.11Pelaksana UP dapat melihat status Naskah Dinas apakah sudah

diterima/belum di terima dengan klik tombol

11. KEPADA/TUJUAN SURAT

11.1 Menyetujui Surat Masuk (Khusus Penerima Surat Gubernur)

Setelah login menggunakan akun Sekretaris Gubernur sebagai menyetujui surat
masuk ikuti langkah-langkah berikut:
11.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Surat Masuk

53
11.1.2 Pada Daftar Surat Masuk akan tampil surat yang dikirimkan kepada
Penerima Surat, kemudian klik surat yang telah diterima.

11.1.3 Pada form Surat Masuk Sekretaris Gubernur menerima surat masuk dengan
klik tombol

11.1.4 Akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol

11.1.5 Selanjutnya Sekretaris Gubernur dapat mengunduh Naskah Dinas dan

lampirannya dengan klik tombol dan dapat menginput Keterangan,
Isi/Ringkasan Surat, dan info tambahan dengan klik tombol , serta dapat
menambahkan lampiran dengan klik tombol

54
11.1.6 Sekretaris Gubernur dapat meneruskan Naskah Dinas dengan klik tombol
, kemudian tampil pop up Surat diteruskan ke tujuan lain, klik
tombol untuk menambahkan pejabat penerima dan menginput
Keterangan kemudian klik tombol untuk meneruskan Naskah
Dinas ke pejabat yang dipilih

11.1.7 Sekretaris Gubernur dapat memberikan tambahan informasi Naskah Dinas

ke Penerima Informasi yang dipilih dengan klik tombol , kemudian
pilih Penerima Informasi dengan klik tombol dan menginput
catatan informasi, membeikan lampiran informasi dengan klik tombol
kemudian kik tombol untuk mengirimkan informasi.

55
11.1.8 Sekretaris Gubernur dapat mencetak tanda terima dengan klik tombol

, kemudian akan muncul Tanda Terima Surat

11.1.9 Melihat Histori Arahan dengan klik tombol , akan muncul Pop
up Histori Penerima Arahan

56
11.1.10 Melihat Histori Surat klik tombol , akan muncul

11.1.11 Sekretaris Gubernur dapat dapat melakukan persetujuan dengan klik

tombol

57
11.1.12 Pada form Surat Masuk akan tampil status
kemudian sekretaris Gubernur dapat mencetak Lembar diteruskan
dengan klik tombol

11.1.13 Selanjutnya akan tampil Lembar Diteruskan

58
11.2 Menerima Surat dari Pengirim Surat
Setelah login menggunakan akun Pejabat sebagai penerima surat ikuti langkah-
langkah berikut:
11.2.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Surat Masuk

11.2.2 Pada Daftar Surat Masuk akan tampil surat yang dikirimkan kepada
Penerima Surat, kemudian klik surat yang telah diterima.

11.2.3 Pada form Surat Masuk, Gubernur dapat membaca surat masuk dengan klik
tombol

59
11.2.4 Mencetak Lembar Diteruskan, dengan klik tombol

11.2.5 Mengirim lembar disposisi, dengan klik tombol

60
11.2.6 Mengirim Informasi, dengan klik tombol

11.2.7 Mencetak tanda terima dengan klik tombol

61
12. TEMBUSAN

12.1 Menerima Tembusan Surat dari Pengirim Surat

Setelah login menggunakan akun Pejabat sebagai penerima tembusan surat ikuti
langkah-langkah berikut:

12.1.1 Pada halaman menu utama aplikasi e-Office Pilih menu Surat Masuk

12.1.2 Pada Daftar Surat Masuk akan tampil surat yang dikirimkan kepada
Penerima Tembusan Surat, kemudian klik surat yang telah diterima.

12.1.3 Pada Form Surat Masuk dengan nomor e-0006/KI.03.01, klik tombol
untuk menerima surat asli.

62
12.1.4 Pada Surat masuk akan tampil Pesan ‘ND Asli berhasil diterima’, selanjutnya
penerima dapat mengunduh ND Asli dengan tekan tombol selanjutnya
klik tombol untuk memberi informasi bahwa surat sudah diterima.

12.1.5 Penerima Tembusan dapat mengirimkan disposisi dengan klik tombol

63
12.1.6 Pada form Kirim Disposisi, Penerima tembusan dapat memilih Penerima
Disposisi dan menginput keterangan lainnya kemudian tekan tombol

12.1.7 Pada form Kirim Disposisi, Penerima tembusan dapat memberikan informasi
surat dengan tekan tombol , setelah melengkapi informasi dapat
tekan tombol

64
12.1.8 Mencetak tanda terima dengan klik tombol

12.1.9 Melihat Histori Surat klik tombol , akan muncul

65