USER MANUAL

Versi 2022.01/Januari 2022

UNTUK MODUL :

PERBAL NASKAH DINAS ELEKTRONIK TTD GUBERNUR

 DAFTAR ISI

1. MEMULAI APLIKASI
1.1. Login Aplikasi………………………………………………….………………......2
1.2. Menu Aplikasi………………………………………………….………………......2
1.3. Peran Pengguna Aplikasi…………………………………….………………......3

2. PENGENTRY SEBAGAI PENGINPUT SURAT

2.1. Melaksanakan entry/input Konsep Perbal………………………………………4

3. PENAKLIK KONSEP ND
3.1. Melaksanakan Penaklikan Konsep ND….............................................……..7

4. PENGKONSEP ND
4.1. Membuat/memeriksa (review) dan menentukan pemarafserta ND…...……13

5. PEMARAF SERTA
5.1. Memberikan masukkan dan pertimbangan…………………………………... 15

6. HARMONISASI ND
6.1. Melaksanakan Harmonisasi Konsep Perbal………...……………………….. 17

7. ASISTENSI KONSEP ND
7.1. Melaksanakan Harmonisasi Konsep Perbal………...……………………….. 19

8. PENAKLIKAN TIKNET ND
8.1. Melaksanakan Penaklikan Tiknet ND ………………………………………... 24

9. PERSETUJUAN TIKNET ND
9.1. Melaksanakan Persetujuan Tiknet ND ………………………………........... 26

10. PERTIMBANGAN TIKNET ND

10.1. Melaksanakan Pertimbangan Tiknet ND …………………........................... 27

11. PEJABAT PENANDATANGAN

11.1. Menandatangani atau menolak Perbal ND………………………………….. 31

12. PELAKSANA UK
12.1. Melaksanakan Tugas Unit Kearsipan…………………………………………33

13. PELAKSANA UP SEBAGAI PENGIRIM SURAT

13.1. Melaksanakan pengiriman Perbal Final………………………………………37

14. KEPADA/TUJUAN
14.1. Menerima Surat dari Pengirim Surat………………………………………….41

15. TEMBUSAN
15.1. Menerima Tembusan Surat dari Pengirim Surat…………………………….43

1
1. MEMULAI APLIKASI

Untuk memulai aplikasi dapat dilakukan dengan cara mengetikkan link aplikasi e-Office
Modul Perbal “https://eoffice.jakarta.go.id/”, pada kolom address, tekan tombol “Enter”
pada keyboard, maka akan tampil panel seperti gambar di bawah:

1.1. LOGIN APLIKASI

Langkah - langkah yang harus dilakukan untuk login ke aplikasi e-Office ini adalah:
masukan NRK dan masukan Password e-Office yang sesuai, kemudian klik Masuk
Aplikasi

Apabila data Username dan Password yang dimasukkan adalah benar, sistem akan
menampilkan halaman Menu Utama Aplikasi e-Office kemudian pilih Menu Perbal

1.2. MENU APLIKASI

Menambah Konsep perbal

Menampilkan Daftar Perbal
Input Konsep perbal yang di tandatangani oleh Perangkat Daerah
Memilih Pejabat
Menghilangkan Pejabat yang telah dipilih
Memilih Pejabat dan Pelaksana
Memilih Penerima surat keluar
Membatalkan pilihan

2
 Memilih file yang akan diunggah
Melihat keterangan
Batal dan kembali ke Daftar Perbal
Apabila sudah yakin dengan data yang telah diinput
Apabila belum yakin dengan data yang telah diinput
Mengubah Data
Mengirim Konsep Perbal dan Perbal
Kembali ke Daftar Perbal
Menghapus Konsep Perbal
Melihat sejarah perbal
Menyimpan hasil inputan atau hasil perubahan
Membatalkan hasil inputan sebelum disimpan
Mengunggah konsep perbal yang dikerjakan sendiri
Melakukan Disposisi ke bawahannya
Menyetujui Konsep Perbal
Menolak Konsep Perbal
Menutup pop up
Menyetujui konsep perbal
Menambahkan Pemaraf Serta
Penerima Disposisi
Menyetujui Penerima disposisi
Kembali ke awal
Pindah halaman pencarian
Menyimpan dan mengirim Pemaraf Serta
Menerima Naskah Dinas Asli
Mengirim surat dan tembusan surat ke tujuan
Status proses pengecekan
Status Selesai
Status Selesai
Status Disesuaikan
Status Proses

1.3. PERAN PENGGUNA APLIKASI

a. Pengentry ND : Pejabat Eselon 3 Pemprov DKI Jakarta

b. Penaklik Konsep ND : Sekretaris/Kepala Bagian
c. Pengkonsep ND : Pejabat Eselon 2 Pemprov DKI Jakarta (atasan
langsung Pengentry ND)
d. Pemaraf Serta : Pejabat Eselon 2 Pemprov DKI Jakarta
e. Harmonisasi ND : Pejabat Eselon 2 Pemprov DKI Jakarta (sama
dengan Pengkonsep ND)
f. Asistensi Konsep ND : Asisten Sekda Provinsi DKI Jakarta

3
 g. Penaklikan Tiknet ND : Kepala Biro Kepala Daerah apabila Bentuk ND
Persuratan atau Kepala Biro Hukum apabila
Bentuk ND Perundangan
h. Persetujuan Tiknet ND : Pejabat Eselon 2 Pemprov DKI Jakarta
i. Pertimbangan Tiknet ND : Sekretaris Daerah dan dapat ditambahkan Wakil
Gubernur DKI Jakarta
j. Pejabat Penandatangan : Gubernur DKI Jakarta
k. Pelaksana UK : Pelaksana TU Gubernur
l. Pelaksana UP : Staff / Eselon 5 Perangkat Daerah
m. Kepada/Tujuan : Pejabat Eselon 1, 2, 3 Pemprov DKI Jakarta dan
Eksternal Pemprov DKI Jakarta
n. Tembusan : Gubernur dan Wakil Gubernur, Pejabat Eselon 1,
2 dan 3 Pemprov DKI Jakarta

2. PENGENTRY SEBAGAI PENGINPUT SURAT

2.1 Melaksanakan entry/input Konsep Perbal

Setelah login menggunakan akun Pengentry ikuti langkah-langkah berikut:
2.1.1 Klik Tombol Tambah pada kanan atas halaman

2.1.2 Pilih menu TTD Gubernur.

2.1.3 Setelah Pilih Menu TTD Gubernur Lengkapi data sesuai kolom inputan dan
pilihan yang dibutuhkan serta melampirkan Konsep Perbal dan Dokumen
Lampiran jika diperlukan pada Form Tambah Perbal.

4
2.1.4 Saat membuat Konsep Perbal pada lampiran diisikan tanda untuk meletakkan
atribut yang diperlukan.

5
2.1.5 Jika seluruh data sudah terisi klik tombol maka akan tampil pop up

konfirmasi apabila sudah sesuai klik tombol

2.1.6 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan Data berhasil
ditambahkan dan data yang telah diinput akan tampil pada Form Detail Perbal
dan tampil status berwarna merah .

2.1.7 Apabila terdapat perubahan pada inputan dapat klik tombol , kalau tidak
ada perubahan dan sudah yakin atas data yang telah diinput klik tombol

2.1.8 Setelah klik tombol Kirim maka akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik
tombol .

6
 2.1.9 Setelah klik tombol kemudian akan tampil pesan Perbal berhasil dikirim
ke penaklik konsep dan tampil status .

3. PENAKLIK KONSEP ND

3.1. Melaksanakan Penaklikan Konsep ND.

Setelah login menggunakan akun Penaklik Konsep ND ikuti langkah-langkah berikut:
3.1.1 Pilih menu Perbal.

7
3.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status
pada tab Konsep di Daftar Perbal.

3.1.3 Setelah klik Data yang dikirim oleh Pengentry, kemudian tampil Form Detail
Perbal, kemudian klik Link Lampiran untuk membaca lampiran perbal dan

mengaktifkan Tombol , dan .

3.1.4 Setelah klik Link Lampiran maka Tombol , dan

akan aktif.

8
3.1.5 Penaklik Konsep ND dapat menyetujui Konsep Perbal yang diinput oleh

Pengentry dengan cara klik atau mengunggah sendiri konsep perbal

dengan cara klik tombol atau melakukan disposisi 1 (satu) level

dibawahnya, apabila ada penyesuaian Konsep Perbal dengan cara klik tombol

3.1.6 Penaklik Konsep ND dapat melakukan disposisi 1 (satu) level dibawahnya

dengan cara klik tombol maka akan tampil pop up Disposisi yang akan
mengembalikan kepada Pengentry Perbal.

3.1.7 Setelah klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

3.1.8 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan Perbal berhasil di disposisi
kemudian Konsep Perbal akan kembali ke Pengentry.

3.1.9 Login sebagai Penerima Disposisi, pilih Perbal dengan status pada
tab Konsep di Daftar Perbal.

9
3.1.10 Pengentry mendapatkan disposisi dari Penaklik Konsep ND karena ada
penyesuaian Konsep Perbal, pengentry dapat mengubah Konsep Perbal
dengan cara klik Link Unduh Lampiran untuk mengaktifkan tombol
dan tombol mengunggah Konsep Perbal yang telah disesuaikan.

3.1.11 Setelah klik tombol maka akan tampil pop up Edit Konsep Perbal untuk
mengunggah Konsep Perbal yang telah disesuaikan dengan cara klik tombol
, kemudian klik tombol .

3.1.12 Setelah klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

3.1.13 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan Lampiran berhasil
ditambahkan, Kemudian klik tombol .

3.1.14 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

10
3.1.15 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan Perbal berhasil disetujui dan
tampil status proses pada Penaklik Konsep ND.

3.1.16 Login sebagai Penaklik Konsep ND, Pilih Perbal dengan status
pada tab Konsep di Daftar Perbal.

3.1.17 Setelah klik Data yang dikirim oleh Penerima disposisi, maka tampil Form Detail
Perbal, kemudian klik Link Unduh Lampiran untuk membaca lampiran perbal
yang diunggah oleh penerima diposisi untuk mengaktifkan Tombol ,

, dan .

3.1.18 Setelah klik Link Unduh Lampiran tombol akan aktif dan apabila Pelaku
Penaklik Konsep ND menyetujui konsep perbal yang telah disesuaikan oleh
penerima disposisi maka Pelaku Penaklik Konsep ND klik tombol untuk
memindahkan konsep perbal dari Penerima Disposisi ke Pelaku Penaklik
Konsep ND.
11
3.1.19 Setelah klik tombol maka tampil pop up konfirmasi, kemudian klik tombol
.

3.1.20 Setelah klik tombol maka tampil pesan Lampiran berhasil ditambahkan
dan konsep perbal tampil pada Pelaku Penaklik Konsep ND.

3.1.21 Setelah klik tombol , kemudian klik tombol . Maka tampil pop up
konfirmasi, kemudian klik tombol .

3.1.22 Setelah klik tombol maka tampil pesan Perbal berhasil dikirim ke
pengonsep dan tampil status Proses pada Pengkonsep ND.

12
4. PENGKONSEP ND

4.1 . Membuat/memeriksa (review) dan menentukan pemarafserta ND.

Setelah login menggunakan akun Pengkonsep ND ikuti langkah-langkah berikut:
4.1.1 Pilih menu Perbal.

4.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status pada
tab Konsep di Daftar Perbal.

4.1.3 Setelah klik Data yang dikirim oleh Pengentry, kemudian tampil Form Detail
Perbal, kemudian klik Link Unduh Lampiran untuk membaca lampiran perbal

dan mengaktifkan Tombol , dan atau dapat

Mengganti Pemaraf Serta, Pejabat Penandatangan Kepada/Tujuan dan
Tembusan dengan cara klik tombol .

13
4.1.4 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up untuk Mengganti Pemaraf
Serta, Pertimbangan Tiknet ND, Pejabat Penandatangan, Kepada/Tujuan dan
Tembusan.

4.1.5 Setelah klik Link Unduh Lampiran maka Tombol , dan

akan aktif.

4.1.6 Pengkonsep ND dapat menyetujui Konsep Perbal yang diinput oleh Pengentry

dengan cara klik atau mengunggah sendiri konsep perbal dengan cara

klik tombol atau melakukan disposisi 1 (satu) level dibawahnya,

apabila ada penyesuaian Konsep Perbal dengan cara klik tombol .

4.1.7 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

14
 4.1.8 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan , dan
tampil status .

5. PEMARAF SERTA

5.1 Memberikan masukkan dan pertimbangan.

Setelah login menggunakan akun Pemaraf Serta ikuti langkah-langkah berikut:
5.1.1 Pilih menu Perbal

5.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status
pada tab Konsep di Daftar Perbal.

15
5.1.3 Setelah klik Data yang disetujui oleh Pengkonsep, maka tampil Form Detail
Perbal, kemudian klik Link Unduh Lampiran untuk membaca lampiran perbal

dan mengaktifkan Tombol , dan .

5.1.4 Setelah klik Link Unduh Lampiran maka tombol , dan

akan aktif.

5.1.5 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, kemudian Pelaku Pemaraf
Serta dapat mengunggah sendiri konsep perbalnya dengan cara klik tombol
atau klik tombol untuk melakukan disposisi 1 (satu)
level dibawahnya atau klik tombol untuk menyetujui konsep perbal
yang telah diunggah, akan tampil pesan , kemudian
proses berlanjut ke Pelaku Harmonisasi ND.

5.1.6 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

16
 5.1.7 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan , dan
tampil status .

6. HARMONISASI ND

6.1 Melaksanakan Harmonisasi Konsep Perbal

Setelah login menggunakan akun Pelaku Harmonisasi ND ikuti langkah-langkah
berikut:
6.1.1 Pilih menu Perbal

6.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status
pada tab Paraf Serta di Daftar Perbal.

17
6.1.3 Setelah klik Data yang disetujui oleh Pemaraf Serta, maka tampil Form Detail
Perbal, kemudian klik Link Unduh Lampiran untuk membaca lampiran perbal

yang disetujui oleh Pemaraf, serta mengaktifikan tombol ,

dan .

6.1.4 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, kemudian Pelaku
Harmonisasi ND dapat mengunggah sendiri konsep perbalnya dengan cara
klik tombol atau klik tombol untuk melakukan disposisi
1 (satu) level dibawahnya atau klik tombol untuk menyetujui konsep
perbal yang telah diunggah, akan tampil pesan ,
kemudian proses berlanjut ke Pelaku Asistensi Konsep ND.

6.1.5 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

18
 6.1.6 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan , dan
tampil status .

7. ASISTENSI KONSEP ND

7.1 Melaksanakan Asistensi Konsep ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Asistensi Konsep ND ikuti langkah-langkah
berikut:
7.1.1 Pilih menu Perbal

7.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status
pada tab Paraf Serta di Daftar Perbal.

19
7.1.3 Setelah klik Data yang dikirim oleh Pelaku Harmonisasi ND, maka tampil Form
Detail Perbal, kemudian klik Link Lampiran untuk mengaktifkan Tombol

, serta terdapat tombol dan tombol untuk

mengubah Pertimbangan Tiknet ND.

7.1.4 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, pelaku Asistensi Konsep
ND dapat menambahkan Pemaraf Serta dengan cara klik tombol atau
tombol untuk mengubah Pertimbangan Tiknet ND apabila Wakil Gubernur
sebagai Pertimbangan Tiknet ND belum ditambahkan atau mengunggah
sendiri konsep perbal dengan cara klik tombol atau klik tombol
untuk menyetujui konsep perbal yang telah diunggah, kemudian
proses berlanjut ke Pelaku Penaklikan Tiknet ND.

7.1.5 Apabila pelaku Asistensi Konsep ND ingin menambahkan Pemaraf Serta

dapat klik tombol maka tampil pop up Tambah Pemaraf Serta, kemudian
klik tombol .

7.1.6 Setelah klik tombol maka tampil pop up daftar Jabatan dan Nama
Pejabat yang akan dijadikan Pemaraf Serta, pilih salah satu kemudian klik
tombol .

20
7.1.7 Setelah klik tombol maka tampil pejabat yang dijadikan pemaraf serta,
kemudian klik tombol .

7.1.8 Setelah klik tombol maka tampil pop up konfirmasi, kemudian klik
tombol

7.1.9 Setelah klik tombol maka tampil pesan Pemaraf Serta berhasil
ditambahkan serta tampil status pada Asistensi Konsep ND dan
status pada Pemaraf Serta.

21
7.1.10 Login menggunakan akun Pemaraf Serta, Pilih menu Perbal kemudian pilih
Perbal dengan status pada tab Paraf Serta di Daftar Perbal.

7.1.11 Setelah klik Data yang dikirim oleh Pelaku Asisten Konsep ND, Pemaraf Serta

dapat mengerjakan sendiri dengan cara klik tombol atau klik

tombol untuk melakukan disposisi 1 (satu) level dibawahnya atau klik

tombol untuk menyetujui Konsep Perbal, kemudian proses berlanjut

ke Pelaku Harmonisasi ND.

7.1.12 Login menggunakan akun Pelaku Harmonisasi ND, Pilih menu Perbal
kemudian pilih Perbal dengan status pada tab Paraf Serta di Daftar
Perbal.

22
7.1.13 Pelaku Harmonisasi ND dapat mengerjakan sendiri dengan cara klik tombol

atau klik tombol untuk melakukan diposisi 1 (satu) level

dibawahnya atau klik tombol untuk menyetujui Lampiran Konsep
Perbal, kemudian proses berlanjut ke Pelaku Asistensi Konsep ND.

7.1.14 Login menggunakan akun Pemaraf Serta, Pilih menu Perbal kemudian pilih
Perbal dengan status pada tab Paraf Serta di Daftar Perbal.

7.1.15 Pelaku Asistensi Konsep ND dapat mengerjakan sendiri dengan cara klik

tombol atau klik tombol untuk menyetujui Lampiran

Konsep Perbal, kemudian proses berlanjut ke Pelaku Penaklikan Tiknet ND.

23
8. PENAKLIKAN TIKNET ND

8.1 Melaksanakan Penaklikan Tiknet ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Penaklikan Tiknet ND ikuti langkah-langkah
berikut:
8.1.1 Pilih menu Perbal

8.1.2 Setelah Pilih menu Perbal kemudian pilih Perbal dengan status
pada tab Taklik di Daftar Perbal.

8.1.3 Setelah klik Data yang dikirim oleh Pelaku Harmonisasi ND, maka tampil Form
Detail Perbal, kemudian klik Link Unduh Lampiran untuk mengaktifkan tombol

, dan .

24
8.1.4 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, pelaku Penaklikan Tiknet
ND dapat mengunggah sendiri konsep perbal dengan cara klik tombol

atau klik tombol untuk melakukan diposisi 1 (satu) level

dibawahnya atau klik tombol untuk menyetujui Lampiran Konsep
Perbal, akan tampil pesan , kemudian proses berlanjut ke
Pelaku Persetujuan Tiknet ND.

8.1.5 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

8.1.6 Setelah klik tombol maka akan tampil pesan , dan

tampil status .

25
9. PERSETUJUAN TIKNET ND

9.1 Melaksanakan Persetujuan Tiknet ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Persetujuan Tiknet ND ikuti langkah-
langkah berikut:
9.1.1 Pilih menu Perbal

9.1.2 Pilih Perbal pada tab Taklik dengan status di Daftar Perbal.

9.1.3 Setelah pilih Perbal, maka tampil Detail Perbal pada persetujuan Tiknet, klik
Link Unduh Lampiran untuk mengunduh lampiran Perbal, kemudian

pengguna dapat klik tombol untuk mengerjakan sendiri atau klik

tombol untuk melakukan revisi maka akan kembali ke proses
Penaklikan Tiknet ND atau klik tombol untuk Menyetujui Lampiran
Konsep Perbal.

9.1.4 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

26
 9.1.5 Setelah klik tombol , maka akan tampil pesan Perbal berhasil disetujui
dan status proses berada pada Proses Pertimbangan Tiknet ND
.

10. PERTIMBANGAN TIKNET ND

10.1 Melaksanakan Pertimbangan Tiknet ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Pertimbangan Tiknet ND ikuti langkah-
langkah berikut:
10.1.1 Pilih menu Perbal

10.1.2 Pilih Perbal pada tab Taklik dengan status di Daftar Perbal.

27
10.1.3 Setelah pilih Perbal, kemudian akan tampil Form Detail Perbal, klik Link Unduh
Lampiran Konsep Perbal untuk mengaktifkan tombol dan ,
serta terdapat tombol dan .

10.1.4 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, pelaku Pertimbangan
Tiknet ND dapat menambahkan Pemaraf Serta dengan cara klik tombol
dan atau mengubah Pejabat Penandatangan dengan cara klik tombol atau
klik tombol untuk melakukan revisi makan akan kembali ke proses
Harmonisasi atau klik tombol untuk menyetujui konsep perbal yang
telah diunggah, kemudian proses berlanjut ke Wakil Gubernur sebagai Pelaku
Pertimbangan Tiknet ND. Pada saat Pengkonsep ND membuat perbal di
tahapan Pertimbangan Tiknet ND, jika Pertimbangan Tiknet ND yang dipilih
Wakil Gubernur maka otomatis Sekretaris Daerah akan terpilih juga, tetapi jika
Pertimbangan Tiknet ND yang dipilih Sekretaris Daerah maka Wakil Gubernur
tidak akan terpilih.

10.1.5 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

28
10.1.6 Setelah klik tombol , maka akan tampil pesan Perbal berhasil disetujui
dan status proses berada pada Proses Pertimbangan Tiknet ND
.

10.1.7 Login menggunakan akun Pelaku Pertimbangan Tiknet ND, Pilih menu Perbal
kemudian pilih Perbal dengan status pada tab Paraf Serta di
Daftar Perbal.

29
 10.1.8 Setelah pilih Perbal, kemudian akan tampil Form Detail Perbal, klik Link Unduh
Lampiran Konsep Perbal untuk mengaktifkan tombol dan ,
serta terdapat tombol dan .

10.1.9 Setelah klik Link Unduh Lampiran dan tombol aktif, pelaku Pertimbangan
Tiknet ND dapat menambahkan Pemaraf Serta dengan cara klik tombol
dan atau mengubah Pejabat Penandatangan dengan cara klik tombol atau
klik tombol untuk melakukan revisi maka akan kembali ke proses
Harmonisasi ND atau klik tombol untuk menyetujui konsep perbal
yang telah diunggah, kemudian proses berlanjut ke Pelaku Pejabat
Penandatangan.

10.1.10 Apabila klik tombol maka akan tampil pop up konfirmasi kemudian klik
tombol .

30
 10.1.11 Setelah klik tombol , maka akan tampil pesan Perbal berhasil disetujui
dan status proses berada di Proses TTD pada Pejabat
Penandatangan.

11. PEJABAT PENANDATANGAN

11.1 Menandatangani atau menolak Konsep Perbal ND

Setelah login menggunakan akun Pelaku Pejabat Penandatangan ikuti langkah-
langkah berikut:
11.1.1 Pilih menu Perbal

11.1.2 Login sebagai Pejabat Penandatangan kemudian Pilih Perbal dengan status
pada tab Persetujuan di Daftar Perbal.

31
11.1.3 Setelah pilih Perbal, kemudian akan tampil Form Detail Perbal, klik Link Unduh
Lampiran Konsep Perbal untuk mengaktifkan tombol , dan
. Selain itu pejabat penandatangan dapat menambah Pemaraf Serta
dengan cara klik tombol atau mengganti penandatangan dengan cara klik
tombol atau menambah Pertimbangan Tiknet ND Wakil Gubernur dengan
cara klik tombol jika Pertimbangan Tiknet ND sebelumnya yang dipilih
hanya Sekretaris Daerah.

11.1.4 Setelah tombol aktif, Pejabat Penandatangan dapat melakukan revisi dengan
cara klik tombol yang digunakan untuk merevisi konsep perbal dan
posisinya kembali ke proses Harmonisasi ND atau klik tombol yang
digunakan untuk menolak konsep perbal tersebut atau klik tombol
yang digunakan untuk menyetujui Konsep Perbal.

11.1.5 Setelah tombol aktif, apabila setuju kemudian klik tombol , apabila
ditolak klik tombol , apabila terdapat revisi klik tombol .

32
 11.1.6 Klik tombol , untuk menyetujui Konsep Perbal. Setelah klik tombol
, maka akan tampil pop up konfimasi kemudian klik tombol .

11.1.7 Setelah klik tombol maka tampil pesan Perbal berhasil disetujui dan
mendapatkan nomor surat. Kemudian status pada Pelaksana UK.

12. PELAKSANA UK

12.1 Melaksanakan Tugas Unit Kearsipan

Setelah login menggunakan akun Unit Kearsipan ikuti langkah-langkah berikut:
12.1.1 Pilih menu Perbal

33
12.1.2 Login sebagai Pelaksana UK Penandatangan kemudian Pilih Perbal dengan
status pada tab Selesai di Daftar Perbal.

12.1.3 Setelah pilih Perbal, maka akan tampil Form Detail Perbal, kemudian klik Link
Unduh Lampiran Konsep Perbal. Pelaksana UK dapat melakukan
pencetakan, memintakan tanda tangan kepala OPD, kemudian
menggandakan, membubuhkan stempel, melakukan pemindaian (scan), serta
mengunggah hasil pemindaian ND yang telah ditandatangan dan stempel ke
dalam aplikasi dengan cara klik tombol untuk mengaktifkan tombol
.

12.1.4 Klik Link Unduh Lampiran konsep perbal untuk unduh dan melihat surat yang
telah mendapatkan nomor.

34
12.1.5 Setelah unduh maka akan tampil Tanggal, Nomor Surat, Tentang, Nama
Jabatan dan Nama pada konsep perbal yang telah disetujui yang menjadi
Perbal Final.

12.1.6 Setelah klik Link Unduh Lampiran Konsep Perbal, kemudian klik tombol
untuk upload perbal yang sudah mendapatkan Tanggal, Nomor Surat,
Tentang, Nama Jabatan dan Nama dan telah ditandatangani oleh Pejabat
Penandatangan dan telah di konversi menjadi file pdf.

12.1.7 Setelah klik tombol maka tampil pop up Tambah Konsep Perbal Final,
kemudian klik tombol .

35
 12.1.8 Setelah klik tombol , pilih file yang akan di unggah, kemudian klik 2
kali pada file atau klik tombol Open.

12.1.9 Setelah klik 2x pada file atau klik tombol Open, kemudian klik tombol .

12.1.10 Setelah klik tombol maka tampil pesan Konsep perbal berhasil diupload
dan tampil Link Unduh Lampiran dengan format .pdf dibawah kata Upload
Naskah Dinas yang sudah ditandatangani dan setmpel. Kemudian klik tombol
.

36
 12.1.11 Setelah klik tombol akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik
tombol .

12.1.12 Setelah klik tombol maka tampil pesan Cetak Naskah Dinas berhasil
diselesaikan. Status pada Pelaksana UK, status pada
Pelaku Pelaksana UP.

13. PELAKSANA UP SEBAGAI PENGIRIM SURAT

13.1 Melaksanakan Pengiriman Perbal Final

Setelah login menggunakan akun Pelaksana UP sebagai Pengirim Surat, ikuti
langkah-langkah berikut:
13.1.1 Pilih menu Perbal

37
13.1.2 Login sebagai Pengentry kemudian Pilih Perbal dengan status
pada tab Simpan & Kirim di Daftar Perbal.

13.1.3 Klik tombol untuk mengaktifkan tombol Ubah Gedung, Ruang

dan Filling Cabinet, Kemudian Pelaksana UP menerima, menyimpan Naskah
Dinas (fisik), mengunggah ND ke dalam aplikasi yang ditandatangani kepala
OPD (tanpa stempel) dengan cara klik tombol , serta mengirimkan
naskah dinas ke penerima dengan cara klik tombol . Pelaksana UP
dapat mengganti/menambah tujuan dan tembusan surat sebelum dikirim
dengan cara klik tombol .

38
13.1.4 Setelah klik tombol Pelaksana UP harus mengisi data Gedung,
Ruang, Filling Cabinet untuk mengaktifkan tombol , untuk Box dan
Berkas adalah pilihan dapat diisi ataupun tidak, kemudian klik tombol
. Pelaksana UP juga dapat mengedit detail dari isi surat dengan
cara mengklik link surat keluar sebelum perbal dikirim.

39
13.1.5 Setelah klik tombol maka tampil Pop Up Konfirmasi kemudian klik
tombol .

13.1.6 Setelah klik maka akan tampil pesan

40
 13.1.7 Untuk melihat daftar penerima ND dapat klik tombol , kemudian
akan tampil Daftar Penerima ND dengan status , jika penerima
sudah melihat surat, status akan berubah menjadi .

14. KEPADA/TUJUAN SURAT

14.1 Menerima Surat dari Pengirim Surat

Setelah login menggunakan akun Pejabat sebagai penerima surat ikuti langkah-
langkah berikut:
14.1.1 Untuk Penerima Surat Pertama, pilih menu Surat Masuk.

14.1.2 Setelah klik menu Surat Masuk maka tampil Daftar Surat Masuk kemudian
akan tampil surat dari Pengkonsep surat yang dikirimkan kepada Penerima
Surat, kemudian klik surat yang telah diterima.

41
 14.1.3 Setelah klik surat, maka tampil Form Surat Masuk dengan nomor e-
0001/SE/2022, kemudian klik tombol untuk mengaktifkan tombol

14.1.4 Setelah kilk tombol akan tampil pop up konfirmasi, kemudian klik
tombol .

14.1.5 Setelah klik tombol maka tampil pesan Perbal berhasil diterima,
kemudian akan mendapatkan Nomor Register.

42
 14.1.6 Penerima Surat dapat melihat Sejarah Surat dengan cara klik tombol atau
cetak Tanda Terima Surat dengan cara klik tombol .

15. TEMBUSAN

15.1 Menerima Tembusan Surat dari Pengirim Surat

Setelah login menggunakan akun Pejabat sebagai penerima tembusan surat ikuti
langkah-langkah berikut:
15.1.1 Pilih menu Perbal

15.1.2 Setelah klik menu Surat Masuk maka tampil Daftar Surat Masuk kemudian
akan tampil surat dari Pengkonsep surat yang ditembuskan kepada Penerima
Surat, kemudian klik surat yang telah diterima

43
 15.1.3 Setelah klik surat, maka tampil Form Surat Masuk dengan nomor e-
0001/SE/2022, kemudian klik tombol .

15.1.4 Penerima tembusan surat dapat melihat Sejarah Surat dengan cara klik tombol
atau cetak Tanda Terima Surat dengan cara klik tombol .

44