PELATIHAN

LILA ANGGRAINI, ST, MT

lila_anggrahini@usm.ac.id
1

Mengenal
MS. Project
• Microsoft Project adalah perangkat lunak manajemen proyek
yang paling banyak digunakan di seluruh dunia sejauh ini..

• Dirancang untuk membantu manajer proyek dalam

mengembangkan rencana, menetapkan sumber daya untuk
tugas, melacak kemajuan, mengelola anggaran, dan menganalisis
beban kerja..
 Elemen Lembar Kerja MS. Project 2013

Quick Access Toolbar Title Bar Ribbon & Tab

Gantt Table Timeline Tool View Gantt Bar Zoom Slider

2

Mengolah Data
Pekerjaan dan File
 1 Membuat File MS‐Project Kosong
Klik tab File → New → Blank Project
 2 Mengisikan Start Date Proyek
Klik tab Project → Project Information → tentukan Schedule from → masukkan tanggal
mulainya proyek pada Start Date → Ok
 3 Mengisikan Informasi Proyek
1. Klik tab File → Info → klik drop down Project Information → pilih Advanced Properties
 3 Mengisikan Informasi Proyek
2. Muncul dialog box (Nama Proyek) Properties → Mengisi tabulasi Summary → Ok →
Save
 4 Mengatur Jadwal Kerja
Untuk merubah jadwal waktu kerja dari 5 hari kerja ke 6 hari kerja dilakukan langkah‐
langkah sbb:
1. Buka tab Project → klik Change Working Time → kemudian akan muncul kotak
dialog
Change Working Time.
2. Pilih Work Weeks → klik Details → kemudian muncul kotak dialog Details for
‘[Default]’.
3. Pilih Saturday → pilih Set day(s) to these specific working times →
masukkan jam kerja
→ OK.
 5 Menentukan Default Calendar
Buka tab File → pilih Options → pilih Schedule → atur beberapa bagian dalam kotak dialog
Project Options → OK
 6 Memasukkan Nama Pekerjaan
1. Klik dan aktifkan pointer mouse pada salah satu sel dalam kolom Task Name pada
bagian Gantt Table.
2. Ketik nama pekerjaan → Enter.
 7 Mengamankan File Proyek
1. Klik tab File → Save As → Computer → Browse.
2. Klik menu Tools di bagian bawah kotak dialog → pilih General Options.
 7 Mengamankan File Proyek
3. Muncul kotak dialog Save Options → isi Protection password dan Write reservation
password → Ok.

4. Berikutnya akan muncul kotak dialog Confirm Password → isi Re‐enter password dan
Re‐enter write reservation password.
3

Bekerja Dengan
Gantt Table
 1 Membuat Summary Task & Sub Task
1. Letakkan pointer pada salah satu pekerjaan rincian (contoh: Pembersihan Lokasi).
2. Buka tab Task → klik Indent Task dalam grup Schedule.

3. Untuk pekerjaan utama (Summary Task) akan diberi tanda segitiga hitam ( ) di sebelah
kirinya dan diberi efek tulisan lebih tebal.
 2 Menentukan Mode Penjadwalan Pekerjaan
 Mengubah Penjadwalan Satu Pekerjaan
Langkah mengubah penjadwalan manual menjadi otomatis:
1. Klik satu nama pekerjaan yang akan dirubah penjadwalannya
2. Aktif dalam kolom Task Mode di sebelah kiri nama pekerjaan tersebut
3. Klik drop down yang disediakan → klik pilihan Auto Scheduled dari daftar yang
ditampilkan.
 2 Menentukan Mode Penjadwalan Pekerjaan
 Mengubah Penjadwalan Pekerjaan dan Proyek Baru
Anda juga dapat mengubah setiap pekerjaan dan proyek baru langsung menggunakan
penjadwalan otomatis.
1. Buka tab File → Options, sehingga akan ditampilkan kotak dialog Project Optons
seperti gambar di bawah ini:

2. Pilih Schedule → kemudian atur Scheduling options for this project → pilih All New
Projects. New Task Created → pilih Auto Schedule → Klik OK
 3 Mengisi Kolom Duration
1. Letakkan pointer mouse di kolom Duration pada salah satu pekerjaan rincian.
2. Ketikkan angka yang merupakan durasi dari pekerjaan tersebut → Enter.
 4 Mengenal Milestones
1. Letakkan pointer mouse di bawah nama pekerjaan yang akan diberi keterangan.
2. Buka tab Task, klik tombol Task → Blank Row dari daftar yang ditampilkan.
3. Ketikkan nama pekerjaan dengan durasi 0 yang akan digunakan sebagai milestone atau
penanda pekerjaan → Enter.
4. Masukkan nilai 0 dalam kolom Duration dari pekerjaan tersebut.
5 Memahami Tanggal Start & Finish
 6 Mengatur Hubungan Antar Pekerjaan
1. Letakkan pointer mouse pada nama pekerjaan yang akan diberi keterangan hubungan
kerja.
2. Buka tab Information → Predecessor → pilih pekerjaan sebelumnya → Ok
 6 Mengatur Hubungan Antar Pekerjaan
 Lag Time
Merupakan tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya
pekerjaan yang lain. Untuk penulisan lag time disimbolkan dengan tanda plus (+)
(+)

 Lead Time
Merupakan penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan dimulainya
pekerjaan yang lain. Untuk penulisan lead time disimbolkan dengan tanda minus (‐)

(‐)
4

Manajemen
Sumber Daya Proyek
(Resource)
 1 Membuka Resource Sheet
Buka tab Task → klik tombol Gantt Chart dalam grup View → pilih Resouce Sheet.
 2 Mengubah Simbol Harga Sumber Daya
1. Buka tab File → Options → muncul kotak dialog Project Options.
2. Pilih Kategori Display → lakukan perubahan pada kotak Symbol → ganti simbol $
dengan simbol Rp → tentukan jumlah digit angka desimal pada Decimal digits → OK.
 3 Mengisikan Daftar Sumber Daya (Resource)
Berikut contoh pengisian sumber daya pada Resouce Sheet:
 4 Menugaskan Sumber Daya Melalui Task Information
1. Aktifkan pointer mouse pada kolom Task Name dari nama pekerjaan yang akan diisi
dengan sumber daya.
2. Buka tab Task → klik Information → muncul kotak dialog Task Information
3. Aktifkan tab Resources → pilih nama sumber daya yang telah disediakan dan
jumlahnya.
 5 Menugaskan Sumber Daya Melalui Assign Resource
1. Aktifkan pointer mouse pada kolom Task Name dari nama pekerjaan yang akan diisi
dengan sumber daya.
2. Buka tab Resource → klik Assign Resource → muncul kotak dialog Assign
Resources.
3. Beri tanda centang untuk resources yang dibutuhkan dan isi jumlah masing‐masing
sumber daya → Close.
 6 Menugaskan Sumber Daya Melalui Tabel Entry Gantt Chart
1. Aktifkan pointer mouse pada kolom Task Name dari nama pekerjaan yang akan diisi
dengan sumber daya.
2. Pilih sumber daya yang dibutuhkan pada kolom Resource Name dan isi jumlah masing‐
masing sumber daya yang diapit dengan tanda kurung siku [jumlah]. Contoh:
Pekerja[200%];Kayu Kelas II[2 m3].
 7 Memeriksa Jam Kerja Sumber Daya
Setelah menempatkan sumber daya pada masing‐masing item pekerjaan, langkah
selanjutnya yang harus dilakukan adalah memeriksa efektivitas sumber daya tersebut
dengan menggunakan Resource Usage.

Buka tab Task → klik Gantt Chart dalam grup View → pilih Resource Usage.
5

Manajemen Biaya
(Cost)
 Manajemen Biaya
Perhitungan biaya di dalam MS‐Project didasarkan pada dua jenis biaya yaitu Resource
Cost dan Fixed Cost dengan penjelasan sbb:

 Resources Cost adalah biaya yang didapat berdasarkan perhitungan antara Std. Rate
(Standart Rate), Ovt. Rate (Overtime Rate) dan Cost/Use yang ada pada tabel lembar
kerja Resource Sheet, kemudian dikalikan dengan jumlah jam kerja pada kolom
Duration untuk masing‐masing perkerjaan (Task). Perhitungan Resource Cost juga
didasarkan pada jenis kalender yang digunakan.

 Fixed Cost adalah perhitungan biaya proyek yang dilakukan di luar MS‐Project. Nilai
Fixed Cost dihitung berdasarkan pada perhitungan kumulatif dari beberapa unsur biaya
yang berada di luar penggunaan Resource Cost. Data yang dimasukkan dalam fixed cost
tidak dapat ter‐update secara otomatis saat terjadi kemunduran dan perubahan
pelaksanaan proyek di lapangan
 1 Mengenal Tabel Biaya Proyek (Cost)
1. Aktifkan lembar kerja Gantt Chart → buka tab View → klik Table → klik Cost
2. Saat lembar kerja Cost terbuka, masukkan Fixed Cost yang telah dihitung di luar MS‐
Project.

Note: Total Cost merupakan hasil penjumlahan antara Resource Cost dan Fixed Cost.
6

Menetapkan Baseline
 1 Menetapkan Baseline
1. Buka tab Project → klik Set Baseline → pilih Set Baseline
2. Setelah muncul kotak dialog Set Baseline → Pilih Set baseline dan for Entire project →
OK.
 1 Menetapkan Baseline
3. Pada Gantt Bar akan tampil current schedule (merah jambu) dan basline (abu)
6

Merekam Actual
Progress Dalam
Proyek
 1 Menampilkan Tabel Tracking
1. Buka tab View → klik Tables → pilih Tracking
 2 Mengisi Tabel Tracking Sesuai dengan Progress Proyek
Setelah Tabel Tracking muncul kita bisa mengisi dengan perkembangan proyek actual.