Modul MS Project 2013

MANAGING PROJECT WITH

MS. PROJECT

DISAMPAIKAN PADA :
WORKSHOP LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNIK SIPIL DAN
PERENCANAAN

UNIVERSITAS GUNADARNA
DEPOK
2020
1 dari 27
Modul MS Project 2013

1. Pendahuluan
MS Project adalah suatu paket program komputer yang dapat membantu dalam
menyusun perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan jadwal dan biaya suatu
proyek secara terperinci dalam lingkup kegiatan demi kegiatan
MS Project berfungsi juga dalam hal penjadwalan, pencatatan dan pemantauan
penggunaan sumberdaya manusia maupun peralatan dan mengemas dalam sajian
laporan yang akurat.
Karena MS Project ini adalah product dari Microsoft, maka aplikasi-aplikasi computer
seperti MS Excell dapat dipadukan untuk mencapai hasil yang maksimal. Sebagai
seorang Schedule Engineer / Planning Engineer / Project Control, sebelum membuat
perencanaan, sebaiknya mengetahui atau memiliki pengetahuan mengenai proyek
yang akan dikerjakan Sehingga schedule yang dihasilkan akan lebih berkualitas

2. Perencanaan
Pada modul ini akan dibahas aplikasi MS Project 2013 pada suatu proyek Shelter Bus

Gambaran Proyek “Shelter Bus”

Metode penguasaan modul ini dengan mengaplikasikan 1 buah proyek yaitu

“Pembangunan Shelter Bus”, dengan tahapan Planning, Updating & Controlling.
Diperuntukkan bagi siapa saja yang ingin belajar menggunakan MS Project 2013
dengan cepat.

2 dari 27
Modul MS Project 2013

2.1 Tampilan MS Project 2013

Menu Bar
Tool Bar

Time Scale

Work Sheet
Gant Chart

2.2 Pengaturan Tanggal Mulai Proyek

1. Pilih “Project” pada menu line, lalu pilih “Project Information…”

Muncul Kotak dialog “Project Information..”, pilih pada field “Start date:” 27 July 2020,
kemudian klik “OK”

3 dari 27
Modul MS Project 2013

2.3 Pengaturan Jam Mulai Proyek

1. Pilih “Project” pada menu utama, lalu pilih “Change Working Time..”

Muncul kotak dialog “Change Working Time”, lalu pilih “Work Weeks”, kemudian
“Details” pilih “set day(s) to these specific working times” pada field From: 8:00 AM
diganti 7:00 AM dan 5:00 PM diganti 4:00 PM, lalu kemudian klik “Option” rubah jam
mulai pekerjaan dan akhir pekerjaan, kemudian klik “OK”,

4 dari 27
Modul MS Project 2013

2.4 Mengisi Item Pekerjaan

1. Ketik “Pembuatan Shelter Busway” pada kolom “Task Name” baris pertama

2. Ketik semua item dibawah ini secara berurut kebawah (item 1-24)

3. Terlihat hasil setelah semua item pekerjaan diisikan

Terisi Otomatis
5 dari 27
Modul MS Project 2013

2.5 Pengelompokan Item Pekerjaan

1. Pilih item pekerjaan dari no 2 s/d 24, lalu klik tombol “Indent”

Inedent

2. Pilih item pekerjaan dari no 3 s/d 5, lalu klik tombol “Indent”

3. Pilih item pekerjaan dari no 7 s/d 12, lalu klik tombol “Indent”
4. Pilih item pekerjaan dari no 14 s/d 19, lalu klik tombol “Indent”
5. Pilih item pekerjaan dari no 21 s/d 23, lalu klik tombol “Indent”

6 dari 27
Modul MS Project 2013

2.6 Pengisian Durasi Item Pekerjaan

1. Letakkan kursor di kolom “Duration” item no 3 “Pembersihan area” lalu tuliskan
angka 3,
2. Isikan angka 5 untuk item no.4
3. Isikan durasi untuk semua item pekerjaan seperti pada gambar
4. Untuk pekerjaan Pembersihan Area, buat constraint dengan klik “Task
Information” kemudian pilih tab “Advance” pilih constrant type “Start No Earlier
Than” kemudian klik “OK”

2.7 Membuat Hubungan Ketergantungan

1. Munculkan kolom “Predesessor” dengan cara menggeser pembatas ke arah kanan
2. Ketik angka seperti pada kolom “Predesessor”
3. Klik tombol “Zoom Out” dua kali

7 dari 27
Modul MS Project 2013

Pada kolom “Predesessor“ secara berurut tertulis: 3; 4; 5; 7; 8; 9SS+1 10; 11; 5; 14;
15; 12FS+7 days;17;18;19; 21; 22 dan 23

1. Pada item no.4: angka “3” sama dengan “3FS” artinya pekerjaan no. 4
“Pengukuran” akan dikerjakan jika pekerjaan no.3 “Pembersihan area” selesai
2. Pada item no.10: angka “9SS+20%” artinya pekerjaan no.10 “Bekisting” akan
mulai dikerjakan jika item no.9 “Lantai kerja” sudah menghasilkan progress 20%
3. Pada item no.17: terdapat 2 buah hubungan ketergantungan yaitu angka “16 “
dan “12FS+7 days” artinya pekerjaan no.17 “Fitting & Welding” akan dikerjakan
jika pekerjaan no.16 “Beveling” selesai dan juga pekerjaan no.12 “Pengecoran”
juga selesai dengan tambahan 7 hari

2.8 Memunculkan “Critical Path” dan “Baseline”

1. Pilih “Format”, lalu pilih “Critical Task” Gant chart dan hubungan ketergantungan
akan berubah menjadi merah
Critical Path atau sering disebut dengan “Jalur Kritis” adalah rangkaian
pekerjaan paling panjang yang terhubung (oleh Predesessor) tanpa ada waktu
tunda atau “slack”
2. Untuk memunculkan “Baseline” pilih menu “Project”, lalu pilih tool bar “Set
Baseline”, kemudian akan muncul kotak dialog baseline, dalam kotak dialog
terdapat Baseline 0 sampai Baseline 10, pilih “Set Baseline” lalu pilih “Baseline”
kemudian “OK”, untuk menampilkan Baseline yang sudah dibuat, pilih menu

8 dari 27
Modul MS Project 2013

“Format” kemudain pilih tool bar “Baseline” dan pilih baseline yang ada
tanggalnya.
Baseline task adalah komitmen/ persetujuan awal yang mengikat, berupa
Durasi, tanggal mulai dan tanggal selesai suatu pekerjaan

Baseline

Critical Task
(warna merah)

Normal Task
(warna Biru)

Baseline Task
(warna abu-abu)

9 dari 27
Modul MS Project 2013

2.9 Memasukkan Tenaga Kerja dan material

1. Pilih “View” pada menu utama dan pilih “Resource Sheet”
2. Muncul form “Resource Sheet” dan isikan data seperti pada gambar

3. Pilih “View” pada menu utama dan pilih “Gantt Chart”

4. Pilih “Window” pada menu utama dan pilih “Split”
5. Klik item no. 1 “Pembuatan Shelter Busway”
6. Klik di baris pertama pada kolom “Resource Name” dan pilih “Mandor proyek”,
lalu isi angka “100%” pada kolom “Units” dan Pada baris kedua pilih
“Safetyman”, pada baris ketiga pilih “Overhead” dan pada baris keempat pilih
“Kendaraan pickup” kemudian isikan masing-masing angka “100%”” pada
kolom “Units”
7. Kemudian klik “OK”
8. Klik item no. 3 “Pembersihan area”
9. Klik di baris pertama pada kolom “Resource Name” dan pilih “Pembantu
Tukang”, lalu isi angka “100%”” pada kolom “Units” dan Pada baris kedua pilih
“Alat sipil”, kemudian isikan angka “100%”” pada kolom “Units”,
10 dari 27
Modul MS Project 2013

10. Pilih “Fixed Duration” pada field “Task type” kemudian klik “OK”
11. Untuk item pekerjaan lainnya, gunakan tabel dibawah sebagai data masukan
(Taks type: semua “Fix Duration”)

11 dari 27
Modul MS Project 2013

12 dari 27
Modul MS Project 2013

Distribusi tenaga kerja dan material dengan “Work Contour”

Pola pendistribusian kebutuhan tenaga kerja adalah sesuatu
yang sangat penting dalam keberhasilan perencanaan
1. Klik “View” pada menu utama dan pilih “Task Usage”
2. Klik kanan pada kepala kolom “Work” dan pilih “Insert Column..”
3. Pada kotak dialog “Column Definition”” pilih “Work Contour” dan klik “OK”

13 dari 27
Modul MS Project 2013

4. Secara “Default” work contour terdistribusi secara “Flat” artinya kebutuhan

tenaga kerja dan material sama rata sepanjang durasi.
5. Pilihan work contour ada 9 tipe yaitu :
Flat (kebutuhan merata sepanjang durasi),
Back Loaded (kebutuhan tinggi diakhir durasi),
Front Loaded (kebutuhan tinggi diawal durasi),
Double Peak (kebutuhan tinggi di awal & akhir durasi)
Early Peak (kebutuhan tinggi disepertiga awal),
Late Peak (kebutuhan tinggi disepertiga akhir),
Bell (kebutuhan tinggi ditengah durasi), dan
Turtle (kebutuhan tinggi ditiga perempat tengah durasi).

6. Kita diperkenankan melakukan edit sesuai keinginan dengan cara langsung

mengisi pada baris “Work”, misalnya pada item pekerjaan “Pengukuran” untuk
“Surveyor” diisikan di D1 = 8h, maka ms project akan mensetting work contour

menjadi “Contoured” dan inilah type yang ke 9 dengan symbol

Data type contour memberikan perbandingan deviasi secara default; jika ada
sebanyak 100 manhours, maka setiap type memberikan total manhours seperti
tergambar dalam tabel sebelah
14 dari 27
Modul MS Project 2013

Type Contour Perbandingan

Flat 100
Back loaded 60
Front loaded 60
Double peak 50
Early peak 50
Late peak 50
Bell 50
Turtle 70

2.10 Membuat Kurva S

1. Pilih Menu “Report” dan klik tool bar “Visual Reports”
2. Pilih ”Cash Flow Report”
3. Pada pilihan “Select level of usage data to include in the report” pilih “Days”
4. Setelah itu klik ”View” untuk menampilkan S Curve dengan format Excel
Tampilan awal S Curve pada format Excel dalam bentuk bar chart dan Pivot,
sehingga untuk menjadikan kedalam format S Curve harus dilakukan editing
terlebih dahulu.

15 dari 27
Modul MS Project 2013

S Curve
Pivot Table

3. Updating
Dalam Modul ini, Phase Updating dibagi dalam 2 Cara yaitu: Updating Minimal Dan
Updating Detail
3.1 Updating Minimal
1. Pilih item no. 4”Pengukuran” dan klik menu “Task” lalu pilih “Mark on Track”
kemudian pilih “Update Tasks”
2. Pada kotak dialog “Update Task” isikan % Complete: “20%”, Actual Dur: “3d” dan
Start “03-08-20” serta klik “OK”

16 dari 27
Modul MS Project 2013

3. Terlihat durasi item no. 4”Pengukuran” memanjang 15 hari (sebelumnya 5 hari)

dan otomatis penyelesaian proyek bergeser ke tanggal 02 Desember 2020
(sebelumya 18 November 2020)

4. Updating Detail
1. Kembalikan item no.4 “Pengukuran” seperti semula yaitu: Durasi 5 hari dan %
Completed 0% dengan cara: pilih item no.4 “Pengukuran”, lalu klik tombol “Update
task”
2. Pada kotak dialog “Update Task” isikan % Complete: “0%”, Actual Dur: “0d”,
Remaining dur: “5d” serta klik “OK”

3. Pilih “View” pada menu utama dan pilih “Details..”

4. Pilih item no.4 “Pengukuran” lalu klik baris kosong pada kolom “Resource Name”
5. Pilih “View” pada menu utama dan pilih “Task Usage”

17 dari 27
Modul MS Project 2013

6. Mengganti tampilan Timesclae dalam Harian dengan cara klik menu “View” pilih
“Time Scale”
7. Pada kotak dialog “Timescale” pilih tab “Bottom Tier”, lalu pilih “Days” pada field
Units dan isikan angka “1” pada field Count: dan pilih format “28 J, 29 J,” pada field
label:, kemudian klik “OK”

8. Klik kanan pada baris work atau cost, lalu pilih “Detail Styles..”

18 dari 27
Modul MS Project 2013

9. Pada kotak dialog “Detail Styles”pilih “Work”, “Actual work”, “Cost”, “Actual cost”,
“Baseline work” dan “Baseline cost” pada kolom Available fields: lalu klik tombol
“Show >>”, kemudian klik “OK”

4.1 Memunculkan Kolom Pendukung

1. Klik kanan pada kepala kolom “Start”, lalu pilih “Insert column..”
2. Pada kotak dialog “Column Definition” pilih “% Complete”, lalu “OK”
3. Munculkan juga kolom “Actual work”, “Actual Duration” dan
“Remaining Work” dengan cara ulangi langkah 1 dan 2 diatas dan
terlihat hasil seperti pada gambar

19 dari 27
Modul MS Project 2013

1. Isikan pada baris “Actual work “untuk “Surveyor” yaitu 30 J = 8, 31 J = 8 da 03 A =

8
2. Isikan pada baris “Actual work “untuk “Alat ukur” yaitu 30 J = 8, 31 J = 8 da 03 A =
8
3. Pada kolom “% Complete” tertulis “58%”, seharusnya sesuai dengan kondisi
progress lapangan yaitu “19%”
4. Isikan kolom “Remaining Duration” menjadi “12 days”, dan otomatis kolom “%
Complete” menjadi 19%, ini sudah sesuai dengan kondisi lapangan.
5. Hilangkan tampilan split dengan klik “Window” pada menu utama dan pilih
“Remove Split”
20 dari 27
Modul MS Project 2013

6. Terlihat durasi item pekerjaan “Pengukuran” menjadi 15 hari (Baseline nya 5 hari)
7. Penyelesaian proyek bergeser menjadi 2 December 2009 (Baseline nya 18
November 2009)

5. Controling
5.1 Membuat Weight Factor %, % Plan, dan % Actual
1. Klik kanan pada kepala kolom “Start”, lalu pilih “Insert Column..”
2. Pada kotak dialog “Column Definition” pilih “Number1” pada field name: dan
ketik “Weight Factor %” pada field Title:, lalu klik “OK”
3. Ulangi langkah 1, lalu pilih “Number2” dan ketik “% Plan”, lalu klik “OK”
4. Ulangi langkah 1, lalu pilih “Number3” dan ketik “% Actual”, lalu klik “OK”

21 dari 27
Modul MS Project 2013

5. Klik kanan pada kepala kolom “Weight Factor %”, lalu pilih “Customize
Fields…”
6. Pada kotak dialog “Customize Fields”, pilih “Number1”, lalu klik tombol
“Formula..”
7. Pada kotak dialog “Formula for Number1” ketik “[Baseline
Cost]/122715*100” kemudian klik tombol “OK”, saat muncul kotak dialog
mengkonfirmasi formula, “klik OK”
8. Pada kotak dialog “Customize Fields” pilih “Sum” pada field “RollUp” lalu klik
“OK”

22 dari 27
Modul MS Project 2013

9. Ulangi langkah no.5 yaitu Klik kanan pada kepala kolom “% Plan”, lalu pilih
“Customize Fields”
10. Pada kotak dialog “Customize Fields”, pilih “Number2”, lalu klik tombol
“Formula”
11. Pada kotak dialog “Formula for Number2” ketik “Iif([Baseline
Cost]=0,0,[BCWS]/122715*100)” kemudian klik tombol “OK”, saat muncul
kotak dialog mengkonfirmasi formula, “klik OK”
12. Pada kotak dialog “Customize Fields” pilih “Sum” pada field “RollUp” lalu klik
“OK”
13. 122715 adalah nilai total cost
14. Ulangi langkah no.5 yaitu Klik kanan pada kepala kolom “% Actual”, lalu pilih
“Customize Fields…”
15. Pada kotak dialog “Customize Fields”, pilih “Number3”, lalu klik tombol
“Formula”
16. Pada kotak dialog “Formula for Number3” ketik “([Number1]*[%
Complete])/100” kemudian klik tombol “OK”, saat muncul kotak dialog
mengkonfirmasi formula, “klik OK”
17. Pada kotak dialog “Customize Fields” pilih “Sum” pada field “RollUp” lalu klik
“OK”

23 dari 27
Modul MS Project 2013

5.2 Membuat Indicators

1. Munculkan kolom “Number4” dengan cara klik kanan pada kepala kolom “%
Actual”, kemudian pilih “Insert Column..”
2. Pada kotak dialog “Column Definition”, ketik “Indicators” pada field Title:,
kemudian klik “OK”
3. Klik kanan pada kepala kolom “Indicators”, kemudian pilih “Customize
Fields…”
4. Pada kotak dialog “Customize Fields” pilih “Number4”, kemudian klik tombol
“Formula…”

24 dari 27
Modul MS Project 2013

5. Pada kotak dialog “Formula for Number4”, ketik

“IIf([Number1]=0,0,([Number3] - [Number2])/[Number1]*100)”, kemudian klik
“OK”
6. Pada kotak dialog “Customize Fields”, pilih “Use formula” untuk “Calculation
for task & Group Summary row” field
7. Pada kotak dialog “Graphical Indicators for “Number4””, pilih “is greater than”
untuk kolom “Test for “Number4”, kemudian ketik “0” pada kolom “Value(s)”,
dan pilih warna Hijau pada kolom “Image”
8. Pada baris berikutnya, pilih “is less than”, ketikkan angka “-3” pada kolom
“Value(s)”, kemudian pilih Image warna merah
9. Pada baris ke tiga, pilih “is any value”, kemudian pada kolom “Value(s)” akan
terisi “<All>”, dan pilih image warna kuning, dan kemudian klik tombol “OK”

25 dari 27
Modul MS Project 2013

5.3 Update Status Date

1. Pilih “Project” pada menu utama, kemudian pilih “Project Information…”
2. Pada kotak dialog “Project Information for….”Pilih tanggal “13-08-20” pada
field “Status date:”, kemudian klik “OK”
3. Terlihat image indicator berwarna merah untuk item pekerjaan no.4
“Pengukuran”, ini berarti pencapaiannya Delay/ terlambat

26 dari 27
Modul MS Project 2013

5.4 Strategic Action

1. Pilih “View” pada menu utama, kemudian pilih “Details”
2. Pilih item pekerjaan no.4 “Pengukuran”
3. Ganti pada kolom Unit dengan angka “600%” untuk “Surveyor” dan “Alat
ukur”
4. Pilih “Fixed Units” pada field Task type:, kemudian klik tombol “OK”
5. Terlihat durasi pekerjaan kembali ke baseline yaitu 5 hari

27 dari 27