PENJADWALAN DENGAN

MICROSOFT PROJECT 2016

BASIC

Manual ini menggunakan Software Ms Project. Diperuntukkan hanya untuk

pelanggan Kelas Ilmu Proyek (KIP).
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Daftar Isi
1. PENDAHULUAN.................................................................................................................................... 2
1.1. TUJUAN ........................................................................................................................................ 2
1.2. RUANG LINGKUP ........................................................................................................................ 2
2. TUTORIAL .............................................................................................................................................. 2
2.1. MENGENAL MICROSOFT PROJECT 2016............................................................................. 2
2.1.1. Layar Tampilan .................................................................................................................. 3
2.1.2. Seting Awal Microsoft Project ....................................................................................... 4
2.1.3. Seting Tanggal .................................................................................................................. 5
2.2. MEMASUKAN ITEM PEKERJAAN DAN DURASI PEKERJAAN........................................ 9
2.3. MENENTUKAN PRODESESOR ............................................................................................. 12
2.4. MEMASUKAN RESOURCE .................................................................................................... 13
2.5. MENGATUR PDM ..................................................................................................................... 18
2.6. MENGATUR BASELINE .......................................................................................................... 22
2.7. MEMASUKAN PROGRES PEKERJAAN DAN BIAYA AKTUAL ...................................... 23
2.8. MEMBUAT KURVA S ............................................................................................................... 25
2 Penutup ................................................................................................................................................ 29

1
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

1. PENDAHULUAN
Microsoft Project adalah program untuk merencanakan penjadwalan dan kontroling proyek
rumah, bangunan gedung, jembatan, atap, dan lainnya. Pada proyek yang memiliki tingkat
komplesifitas yang tinggi perlu adanya alat bantu untuk merencanakan jadwal dan kontroling
pada saat pelaksanaan sehingga pekerjaan perencanaan dan monitoring menjadi lebih
mudah dan lebih cepat. Dengan menggunakan Microsoft Project akan dimudahkan dalam
melakukan hal-hal tersebut apalagi jika anda mengetahui TIPS dan TRIK jitunya.

1.1. TUJUAN
Dalam manual Basic – Microsoft Project anda akan diajarkan cara membuat jadwal dan
melalukan kontroling terhadap proyek. Tips dan Trik cepatpun akan anda dapatkan didalam
pembelajaran ini.

1.2. RUANG LINGKUP

Manual ini mempunyai ruang lingkup berupa

a) Mengenal Ms Project 2016

b) Membuat Ganchart
c) Menegement Resource
d) Membuat PDM
e) Membuat Kurva S

2. TUTORIAL
2.1. MENGENAL MICROSOFT PROJECT 2016
Sebelum memulai menggunakan program Ms Project, akan terlebih dahulu diberikan
pengenalan dan pemahaman mengenai program antara lain layar tampilan, menu utama
ganchart, pdm, dan kurva S. Berbekal pemahaman akan program tersebut selanjutnya
pengguna dapat memakai Ms Project dengan benar, baik dalam pemasukan input, analisis,
maupun interpretasi output / hasil.

2
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.1.1. Layar Tampilan

3
4

1. Tab Menu
Baris ini berisi kumpulan perintah-perintah yang tersaji dalam bentuk menu dan sub-menu. Menu
dikelompokkan menurut fungsinya.
Menu dapat diakses dengan klik mouse pada pilihan yang dimaksud, untuk kemudian akan tampil sub-
menu sub-menu berikutnya.

2. Menu
Menu merupakan bagian dari tab menu yang mana isinya berkaitan atau turunan dari tab menu. Menu ini
digunakan untuk perintah sepesifik.
3. Work Sheet
Bagian ini merupakan tempat ditampilkannya item pekerjaan durasi dan keterangan keterangan lainya
yang natinya akan di input secara manual.
4. GantChart
Bagian ini merupakan tempat ditampilkannya gantcart penjadawalan.
5. Time Line
Area time line akan menampilakan tanggal pekerjaan dan keterangan-keterangan lain.

3
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.1.2. Seting Awal Microsoft Project

Sebelum melakukan penjadwalan Micosoft Project perlu dilakukan penyesuaian terhadap parameter yang
berlaku seperti mata uang yang berlaku, jam kerja,hari kerja dan lain-lain. Cara melakukan seting awal
terhadap Ms Project yaitu melalui menu File kemudian pilih Option.

Pada tab Display ubah satuan mata uang dengan cara klik pada drop down kolom Currency kemudian
pilih IDR.

Selanjutnya pada tab Schedule ubah Default Start Time dan Default End Time sesuai jam
kerja yang dinginkan. Angka Hours per day, Hours per week, dan Days per month dihitung
berdasarkan jam kerja yang ditentukan pada Default Time.

Akhiri pengaturan awal Ms Project dengan klik OK.

4
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.1.3. Seting Tanggal

Untuk melakukan seting tanggal pada Ms Project klik pada Tab Menu Project kemudian pilih
menu Change Working Time. Maka akan tampil jendela Change Working Time.

Pada penjadwalan perlu dibuat kalender yang sesui dengan siklus pekerjaan sehingga
perhitungan durasi pada penjadwalan akan sesuai dengan hari kerja yang dijalankan. Pada
jendela Change Working Time pilih Create New Calendar. Selanjutnya berikan nama pada
kalender yang di buat. Cheked pilihan Make a copy of dengan memilih Standar Calendar
sehingga kalender standar akan menjadi dasar pembuatan kalender baru.

Akhiri langkah dengan klik OK.

5
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Selanjutkanya untuk mengatur jam kerja efektif klik pada tab Work Weeks kemudian klik
Details…

Selanjutnya akan muncul jendela Details Working Time. Blok semua hari kemudian Check
pada pilihan Set day(s) to these spesific working time kemudian atur jam kerja sesuai
keinginan.

Akhiri langkah dengan klik OK.

6
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Selanjutnya untuk memasukan hari libur nasional adalah dengan mengeklik tab Exception
kemudian isikan nama hari libur beserta tanggal liburnya.

Akhiri langkah dengan klik OK.

Langkah selanjutnya adalah menerapkan kalender yang sudah di buat pada time line
pekerjaan.

Klik kanan Time Line pekerjaan selajutnya pilih Timescale, pilih tab Non-working time.
Pada kolom Calendar pilih kalender yang telah dibuat pada langkah sebelumnya.

7
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Akhiri langkah dengan klik OK.

Langkah selanjutnya adalah menentukan rencana awal dimulainya pekerjaan. Klik pada Tab
Menu Project kemudian pilih menu Project Information. Maka akan tampil jendela Project
Information. Isikan tanggang rencana dimulainya pekerjaan pada kolom Star Date. Pada
kolom Calendar pilih kalender yang telah dibuat pada langkah sebelumnya.

Akhiri langkah dengan klik OK.

8
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.2. MEMASUKAN ITEM PEKERJAAN DAN DURASI PEKERJAAN

Untuk memasukan item pekerjaan dapat diketik langsung pada kolom Task Name atau dapat
juga menggunakan copy dan paste dari fil RAB Microsoft Excel.

Setelah item pekerjaan dimasukan item pekerjaan tersebut perlu diatur agar sesuai dengan
WBS. Pilih pekerjaan yang akan dijadikan sub pekerjaan dengan cara di blok.

9
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Setelah pekerjaan diblok masuk ke tab menu Task kemudian klik icon Indent Task
atau dapat juga menggunakan shortcut kombinasi tombol Alt+Shift+Right. Lakukan pada
sub pekerjaan lain sehingga sesuai dengan WBS.

Supaya durasi pekerjaan dapat dihitung secara otomatis oleh ms project maka item
pekerjaan harus diatur.

10
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Klik pada kolom Task Mode sehingga seluruh kolom terblok.

Kemudian klik Auto Schedule atau dapat juga menggunakan shortcut tombol
Ctrl+Sift+A. Selanjutnya tampilan akan berubah seperti berikut ini.

11
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.3. MENENTUKAN PRODESESOR

Untuk menentukan prodesesor dapat mengisikan langsung pada kolom prodesesor atau
dapat juga dilakikan dengan cara mendrag pada gantcart.

Sehingga gantchart akan terhubung seperti berikut ini.

12
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.4. MEMASUKAN RESOURCE

Untuk memasukan resource pilih tab menu Task kemudian pilih drop down pada menu
gantchart. Pilih resource Sheet untuk masuk ke lembar resource.

13
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Untu memasukan nama resource dapat di ketik langsung pada kolom Resource Name
atau dapat menggunakan copy dan paste dari file RAB pada Microsoft Excel.

Pada kolom type pilih jenis work untuk item pekerja, pilih Material untuk item berjenis
material.

Selanjutnya pada kolom Accrue di gunakan untuk menentukan jenis pembayaran.

14
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Pada kolom material adalah satuan item pekerjaan. Isikan sesuai satuan item pekerjaan.

Langkah selajutnya adalah memasukan resource sesui volume pada RAB. Untuk
memasukan resource sesui volume pada RAB perlu kembali ke Gant Chart. Pilih item
pekerjaan yang akan dimasukan resource sesui dengan volumnya.

15
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Selanjutnya klik menu View Task Information atau Shift + F2 ata dapa juga
doble klik pada item pekerjaan.

Pilih Tab menu Resources.

16
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Selanjutya isikan resourcename sesuai dengan kebutuhan material item pekerjaan. Pada
kolom unit perlu dihitung terlebih dahulu dengan rumus sebagai berikut.

Unit = Volume Pekerjaan x Koefisien Material SNI

17
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Lakukan pada seluruh item pekerjaan. Akhiri peintah dengan klik OK sehingga seluruh
resource sudah terinput seperti gambar berikut.

2.5. MENGATUR PDM

Untuk mengatur PDM sesuai standar pilih tab menu Task kemudian pilih drop down pada
menu gantchart. Pilih Network Diagram untuk menampilkan PDM.

18
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Untuk mengatur PDM klik kanan pada node pilih Format Box.

Akan tampil kotak dialog Format Box.

Pada jendela Format Box pilih More Template.

19
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Untuk mebuat template tampillan PDM baru klik New.

Selanjutnya pada kotak Choose Cell(s) isikan pengaturan seperti di bawah ini.

20
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Akhiri langkah dengan klik OK. Maka tampilan PDM akan berubah.

21
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2.6. MENGATUR BASELINE

Baseline digunakan sebagai acuan awal perencanaan pekerjaan. Untuk mengatur base
line yaitu dengan cara memilih drop down menu pada icon Set Baseline.

22
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Kemudian akhiri perintah dengan klik OK.

2.7. MEMASUKAN PROGRES PEKERJAAN DAN BIAYA AKTUAL

Untuk memasukan progres pekerjaan dalam kontoling proyek langkah awal yang perlu
dilakukan adalah kembali ke tampilan GantChart kemudian klik kanan pada area gantchart
pilih Show Split.

Kemudian akan tampil jendela Task Form.

23
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Selanjutnya klik kanan pada area kosong jendela Task Form kemudian pilih Cost.

Untuk masukan progres pekerjaan masukan angka sesuai progres yang telah diselesaikan
pada kolom %Complate.

24
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Akhiri langkah dengan klik OK.

Selanjutnya masukan biaya yang telah dikeluarkan untuk mencapai progres (biaya aktual)
pada kolom Act. Cost.

Akhiri langkah dengan klik OK.

2.8. MEMBUAT KURVA S

Microsoft Project tidak dilengkapi dengan fitur untuk membuat kurva S, sehingga masih
perlu software tambahan yaitu Willmer Project Tracker.

25
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Sebelum masuk ke Willmer Project Tracker ada beberapa parameter yang perlu
diterapkan pada hasil pekerjaan pada Ms project.

Langkah awal adalah tentukan terlebih dahulu status date atau waktu tinjaun dengan cara

klik icon Status Date pada menu kemudian tentukan tanggal

tinjauan.

Setelah status date ditentukan Save As file Ms Project ke dalam format file XML.

26
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Jalankan software Project Tracker kemudian import file hasil save as XML dari Ms Project

dengan cara memilih menu drop down pada icon pada metu tab Home.

Selanjutnya pada kolom Baseline 1 pilih dropdown Biseline kemudian rename menjadi
Rencana seperti pada gambar di bawah ini.

27
Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

Akhiri langkah dengan klik Import. Kurva S dudah tergambar.

28
 Materi Pelatihan Ms Project 2016 - BASIC

2 Penutup

Terimakasih kepada bapak/ibu yang sudah mempercayakan kepada kami tentang program
pelatihan Microsoft Project 2016. Semoga kita bisa bekerja sama Kembali. Harapan kami
adalah buku ini dapat mempermudah bapak/ibu dalam proses belajar software Microsoft
Project 2016. Dan apabila ada pertanyaan mengenai buku ini atau hal teknis lainnya bisa
menghubungi kami.

Kami juga tidak menampik bahwa buku ini mempunyai kekurangan, baik dalam penyajian
maupun kontennya. Oleh karena itu, buku manual Microsoft Project 2016 Basic ini akan
selalu kita perbaharui.

Buku ini termasuk eksklusif karena hanya bapak/ibu yang pernah mengikuti training atau
melakukan pembelian kepada kami. Kami percaya bapak/ibu adalah orang yang jujur dan
berintegritas untuk tidak menyebarluaskan buku ini.

Hormat Kami,

Kelas Ilmu Proyek (KIP)

29