Modul Praktikum MPPL

MANAJEMEN PROYEK
PERANGKAT LUNAK
DENGAN MS. PROJECT 2013
MODUL PRAKTIKUM
Dosen : Saifur Rohman Cholil, S. Kom, M. Kom
MODUL 1
Mengenal MS. Project 2013
1. Tujuan Pembelajaran
a. Praktikan dapat mengenal MS. Project 2013 dengan menjalan file,
membuat file proyek baru dan mengenal fitur Ms. Project 2013.
b. Praktikan dapat memahami proyek dan manajemen proyek.
2. Teori Singkat
Microsoft Project adalah software yang digunakan untuk
mengelola atau memanajemen suatu proyek dan data-data yang ada di
dalamnya. Dalam bidang rancang bangun atau rekayasa perangkat
lunak, Microsoft Project juta biasa digunakan untuk mengelola rencana
pekerjaan dan waktu pekerjaan, sehingga sebuah proyek yang sedang
berjalan dapat dievaluasi sesuai dengan tahapan-tahapannya.
3. Menjalankan Ms. Project 2013
Gambar 1.1. Tampilan Backstage View program Ms. Project 2013
Backstage View Ms. Project akan menampilkan beberapa pilihan

template pembuatan file proyek pada bagian sebelah kanan dan
beberapa file yang pernah dibuka sebelumnya pada Recent. Untuk
memulai proyek baru pilih Blank Project.
Modul Praktikum MPPL 1

Quick Access Toolbar Title Bar Ribbon & Tab
Gantt Table Timeline Tool View Gantt Bar Zoom Slider
Gambar 1.2. Tampilan file proyek baru dengan pilihan Blank Project
Berikut ini adalah penjelasan untuk masing-masing elemen dalam lembar

kerja seperti pada gambar di atas :
 Quick Access Toolbar
Berisi tombol-tombol utama yang paling umum digunakan yaitu tombol
Save, Undo dan Redo.
 Titlebar
Menampilkan informasi nama file Ms. Project 2013 yang sedang aktif
atau terbuka.
 Ribbon dan Tab

Ribbon dalam Ms. Project 2013 berisi 6 tab utama, yaitu : File, Task,
Resource, Report, Project, dan View.
 Timeline
Timeline menampilkan gambaran singkat tentang jalannya sebuah
proyek. Timeline diletakkan di atas semua tampilan lembar kerja,
selain itu juga dapat diubah skala waktunya menyesuaikan tampilan
yang ingin dilihat di dalam lembar kerja.
 Gantt Table
Gantt Table adalah lembar kerja utama dan pertama kali tampil saat
membuka Ms. Project 2013. Di dalam tabel inilah yang digunakan
sebagai lokasi untuk menginputkan jenis-jenis pekerjaan, durasi,
hubungan pekerjaan dan sumber daya yang digunakan dalam sebuah
pekerjaan yang menjadi bagian dari sebuah proyek.

 Gantt Chart
Merupakan tampilan grafik dalam bentuk batang atau bar yang
menunjukkan proses kerja dari pekerjaan-pekerjaan dalam proyek
yang sedang berjalan atau diinputkan dalam Gantt Table.
 Tool View
Digunakan untuk berpindah tampilan lembar kerja, yaitu tampilan
Gantt Chart, Task Usage, Team Planner, Resource Sheet dan Report.
 Zoom Slider
Digunakan untuk memperbesar dan memperkecil persentase tampilan
lembar kerja.
 Task
Lembar kerja yang berisi tentang rincian pekerjaan.
 Duration
Jangka waktu atau lamanya waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
 Start
Suatu nilai yang menyatakan tanggal awal atau dimulainya suatu
proyek tertentu.
 Finish
Suatu nilai yang menyatakan tanggal akhir atau diakhirinya suatu
proyek tertentu.
 Predecessor
Hubungan keterkaitan antar pekerjaan, yaitu suatu keterhubungan
antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan sebelumnya.
 Cost
Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek, yang
meliputi biaya sumber daya personil maupun non personil yang sifatnya
biaya tetap maupun biaya variabel. Dapat dihitung per jam, harian,
minggua, bulanan, maupun borongan.
 PERT (Program Evaluation Review Technique) CHART

Grafik yang ditampilkan dalam bentuk kotak (node) yang
merepresentasikan nama pekerjaan, start dan finish pekerjaan, serta
hubungan atau keterkaitan antar task.
 Baseline
Suatu bentuk perencanaan yang telah disetujui dan ditetapkan dalam
suatu proyek.
 Tracking
Bentuk penelusuran atau peninjauan anatara hasil kerja yang dilakuakn
di lapangan dengan rencana awal suatu proyek.

 Milestone
Suatu bentuk penanda pekerjaan, yang menunjukkan bahwa pekerjaan
yang dimaksud telah selesai. Digambarkan dengan nilai durasi 0.
4. Membuat Word Breakdown Structure (WBS)

Work Breakdown Sturucture (WBS) atau struktur rincian pekerjaan adalah
daftar pekerjaan atau tugas-tugas (sering disebut dengan istila task) yang
akan dikerjakan dalam sebuah proyek.
A. Menentukan tanggal proyek

Langkah pertama adalah menentukan tanggal proyek. Untuk menentukan
tanggal tersebut, ikuti langkah-langkah berikut ini :
Pilih menu Project > Project Information
Gambar 1.3. Tampilan Project Information
➢ Isikan tanggal sekarang

➢ Klik tombol OK

 Mengisi kolom Task Name
Gambar 1.4. Mengisi kolom task name

➢ Sebagai latihan, silahkan saudara ketikkan beberapa task berikut ini :
▪ Membuat Data Flow Diagram (DFD)

▪ Membuat kamus data
▪ Membuat Process specification
▪ Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
▪ Dokumentasi Analisa & Desain Sistem
▪ Desain Aplikasi
▪ Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entri
▪ Membuat Desain Report + Form Report
▪ Dokumentasi Desain Aplikasi
▪ Programming
Sehingga pada Ms. Project akan terlihat seperti gambar berikut ini :

 Menghapus Task Name
Untuk menghapus task name, caranya adalah sebagai berikut :
 Arahkan mouse pada nomor task (baris yang akan dihapus), setelah
baris tersebut tersorot
 Klik kanan mouse (pointer mouse masih berada pada baris tersebut)
 Klik Delete Task.
 Menyisipkan Task Name

Untuk menyisipkan task name, caranya adalah sebagai berikut :
 Arahkan mouse pada salah satu kolom yang akan diberi sisipan atau
tambahan task.
 Klik kanan mouse (pointer mouse masih berada pada baris tersebut)
 Pilih Insert Task.

 Mengganti Judul Kolom
Untuk mengganti judul kolom, caranya adalah sebagai berikut :
 Klik pada judul kolom, sehingga kolom tersebut tersorot
 Klik kanan mouse > pilih Field Setting
 Selanjutnya akan muncul tampilan berikut ini :
 Klik tombol OK
 Mengelompokkan Pekerjaan (Outline)

Pengelompokkan pekerjaan sangatlah berarti pada sebuah proyek.
Pekerjaan dikelompokkan dalam kelompok pekerjaan utama atau biasanya
disebut summary. Kemudian pekerjaan utama tersebut dibreakdown lagi
menjadi beberapa pekerjaan atau biasa disebut sub-task. Demikian pula
dengan sub-task, ada beberapa level sub-task tergantung dari
kompleksitas jenis pekerjaan dalam proyek tersebut.
Untuk membuat pengelompokkan pekerjaan ini, lakukan urutan langkah
berikut :

 Blok task yang akan dibuat sub-task, pilih menu Task >> Indent Task
 Lakukan hal sama untuk sub-task Desain Aplikasi dst.
 Menampilkan Penomoran Pada Outline

Secara default Ms. Project tidak menampilkan penomoran outline. Apabila
saudara ingin menampilkan penomoran outline ini, ikut langkah berikut :
 Pilih menu Format
 Pilih atau klik Outline Number
 Selanjutnya akan ditampilkan penomoran yang dimaksud.

MODUL 2
JADWAL PROYEK
(Bagian ke-1)
2.1. Duration, Start, dan Finish
Durasi menyatakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu

kegiatan atau pekerjaan pada suatu proyek. Jumlah waktu disini bisa
direpresentasikan dalam bentuk jam (hr), hari (days), minggu (wk), bulan
(mon).
Pada praktikum sebelumnya sudah mengisi kolom Gugus Tugas Proyek,
mengelompokkan pekerjaan dan menampilkan penomoran pada outline,
selanjutnya akan kita isi durasi pekerjaan.
Agar durasi pada Analisis dan Desain Sistem berubah secara otomatis
pada setiap perubahan sub-task yang dibawahnya, lakukan hal berikut :
 Klik kanan pada Duration Analisis dan Desain Sistem
 Duration (durasi) akan menyesuaikan secara otomatis seperti terlihat

pada gambar berikut :

Bila saudara perhatikan dengan seksama, maka akan terlihat perubahan
jumlah hari pada task Analisis dan Desain Sistem, sesuai dengan
penambahan hari pada sub-task.
2.2. Predecessor
 Ketikkan secara langsung pada kolom Predecessor, yaitu pada sub-task
1.2 dengan nilai 2 dst seperti pada gambar di bawah ini :
Lingkaran merah menunjukkan panah ke bawah disebut Predecessor, yaitu

hubungan kerterkaitan antara suatu pekerjaan dengan pekerjaan
sebelumnya.
2.3. Jenis Hubungan Antar Pekerjaan

Di dalam Ms. Project, hubungan ketergantungan antar pekerjaan
dibedakan menjadi :
 Finish to Start
Hubungan ketergantungan yang menyatakan bahwa suatu pekerjaan
bisa dilaksanakan setelah pekerjaan lain selesai. Bentuk grafik Finish
to Start adalah seperti gambar berikut ini.
 Finish to Finish
harus selesai bersamaan dengan pekerjaan lain. Bentuk grafik Finish to
Finish adalah seperti gambar berikut ini.

 Start to Start
harus dimulai bersamaan dengan pekerjaan lain. Bentuk grafik Start to
Start adalah seperti gambar berikut ini.
 Start to Finish
baru bolek selesai setelah pekerjaan lain mulai dikerjakan. Bentuk
grafik Start to Finish adalah seperti gambar berikut ini.
2.4. Lag Time & Lead Time

Lag time adalah tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaan dengan
dimulainya pekerjaan lain. Penulisan lag time disimbolkan dengan tanda
(+). Misalkan jenis hubungan antar pekerjaan adalah Finish to Start,
antara pekerjaan pertama dan pekerjaan kedua punya tenggang waktu 2
hari, maka pada predecessor dituliskan 2FS+2d.
Angka 2 pada 2FS menunjukkan predecessor pekerjaan kedua (misal
pekerjaan pertama adalah task no. 2). Angka 2 pada 2d menunjukkan
tenggang waktu atau lag time selama 2 hari. Secara grafik dapat dilihat
pada gambar berikut ini.
Lead time adalah penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan

dengan dimulainya pekerjaan yang lain. Dengan kata lain, pekerjaan yang
baru (task-1) belum selesai. Simbol untuk lead time adalah tanda (-).
Sebagai misal, task-2 dimulai 3 hari sebelum selesainya task-1, maka
penulisannya adalah 1FS-3d.
Angka 1 pada 1FS menunjukkan predecessor task-2 adalah task-1. Angka 3
pada -3d menunjukkan bahwa task-2 sudah dimulai 3 hari sebelum task-1
selesai.

Secara grafik dapat dilihat pada gambar berikut ini.

MODUL 3
JADWAL PROYEK
(Bagian ke-2)
3.1. Jenis Calendar

Calendar atau kalender merupakan mekanisme jadwal yang menentukan
waktu kerja untuk resource dan task di dalam Ms. Project. Ada 4 jenis
atau tipe kalender, yaitu :
1. Base Calendar
2. Project Calendar
3. Resource Calendar
4. Task Calendar
Calendar digunakan untuk menentukan ketersediaan sumber daya

(resource), dalam hal ini untuk menentukan kapan dan berapa jumlah
waktu resource yang dapat dijadwalkan untuk perencanaan dan jalannya
pekerjaan.
 Base Calendar
Kalender ini digunakan sebagai kalender kerja proyek. Pada kalender ini
waktu kerja dan waktu libur resource dapat diatur sesuai kebutuhan.
Terdapat tiga kalender utama yang disediakan oleh Ms. Project adalah :
1. Standard
Standar jam kerja adalah 8 jam kerja :
✓ Mulai jam 8.00 s.d jam 17.00
✓ Istirahat
✓ Kerja lagi jam 13.00 s.d jam 17.00
✓ Hari kerja senin s.d jum’at
2. 24 Jam
3. Shift malam
 Project Calendar
Kalender ini digunakan sebagai acuan jadwal kerja sercara default untuk
semua pekerjaan dalam sebuah proyek.
 Resource Calendar
Jenis kalender ini bisa digunakan untuk membuat jadwal kerja untuk
masing-masing resource. Pada kalender ini memungkinkan pembuatan
jadwal untuk orang yang bekerja part time.
Seperti kalender lainnya, jenis kalender ini juga bisa diubah sesuai dengan
kebutuhan proyek (khususnya dari sisi resource).
 Task Calendar
Kalender ini digunakan untuk keperluan proyek yang dijalankan pada
malam hari atau pekan (pada project calendar dinyatakan libur).

3.2. Calendar View
Calendar View adalah salah satu fasilitas atau fitur yang telah disediakan
oleh Ms. Project yang berfungsi untuk menampilkan kalender. Caranya
adalah sebagai berikut :
▪ Pilih atau klik menu View >> Calendar
▪ Selanjutnya akan tampil Calendar seperti pada gambar berikut ini :
3.3. Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

Calendar yang terdapat pada Ms. Project adalah calendar default, artinya
hari libur nasional pada kalender Indonesia tidak termasuk di dalamnya,
saudara harus menentukan sendiri hari libur yang ingin ditetapkan.
Begitupun dengan jumlah jam kerja per hari juga menentukan sendiri bila
berkeinginan mengubah jumlah jam kerja per hari.
Sebelum menentukan jadwal lebih lanjut, terlebih dahulu harus
menentukan hari libur dan jam kerja per hari yang akan dipakai dalam
proyek.
Pada proyek ini akan dipakai jadwal dengan ketentuan sebagai berikut :
➢ Lima hari kerja dalam seminggu (mengikuti default Ms. Project).
➢ Delapan jam kerja dalam sehari, mulai : 08.00 s.d 12.00, istirahat,
13.00 s.d 15.00 (mengikuti default Ms. Project).
➢ Hari libur sesuai dengan kalender nasional yang berlaku.
Hari libur nasional yang ada dalam proyek adalah sebagai berikut :
Tanggal Hari Libur
9 Maret 2016 Hari Raya Nyepi
25 Maret 2016 Wafat Yesus Kristus
14 April 2016 Ulang Tahun PT. ABC
1 Mei 2016 Hari Buruh Internasional
5 Mei 2016 Kenaikan Yesus Kristus
6 Mei 2016 Peringatan Isro’ Mi’roj Nabi Muhammad SAW
22 Mei 2016 Hari Raya Waisak
4 Juli 2016 Cuti bersama
5 Juli 2016 Cuti bersama
6 Juli 2016 Hari Raya Idul Fitri 1437 H
7 Juli 2016 Hari Raya Idul Fitri 1437 H
8 Juli 2016 Cuti Bersama
17 Agustus 2016 HUT Kemerdekaan RI ke-71

Untuk membuat jadwal seperti yang telah disebutkan, ikut langkah berikut
ini :
▪ Pilih menu Project >> Change Working Time.
▪ Selanjutnya akan tampil seperti gambar di bawah ini :
▪ Pilih Create New Calendar
▪ Ketikkan nama kalender yg diinginkan (misal : KALENDER PROYEK-1)

▪ Arahkan kursor pada baris ke-1 (baris yang masih kosong) pada kolom
Name.
▪ Klik tanggal 9 pada calendar bulan Maret 2016.
▪ Ketikkan “Hari Raya Nyepi” klik pada kolom Start dan pastikan tanggal
9 Maret 2016 selanjutnya klik tombol Details sehingga muncul tampilan
berikut ini :

✓ Pilih Nonworking.
✓ Daily.
✓ Every 1 day.
✓ Start Wed 09/03/16
✓ End by Wed 26/03/16
▪ Lakukan hal yang sama untuk hari libur berikutnya, sehingga tampilan
pada Ms. Project adalah seperti yang terlihat pada gambar berikut ini
:
Berikutnya, silahkan saudara lengkapi WBS berikut ini :
WBS GUGUS TUGAS PROYEK

1. Analisis dan Desain Sistem
1.1 Menganalisis Sistem Lama dengan melakukan wawancara
kepada pihak yang ditunjuk
1.2 Membuat Statement of Purpose, Event List dan Context
Diagram
1.3 Membuat Data Flow Diagram (DFD) Levelled
1.4 Membuat Kamus Data
1.5 Membuat Process Specification
1.6 Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
1.7 Dokumentasi Analisis & Desain Sistem
2. Desain Aplikasi
2.1 Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entry
2.2 Membuat Desain Report + Form Report
2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi

WBS GUGUS TUGAS PROYEK
3. Programming
3.1 Programming (Back End & Fron End)
3.2 Dokumentasi program (Back End & Fron End)
4. Testing Prgram
4.1 Melakukan test terhadap program
4.2 Memberikan catatan list perbaikan
4.3 Dokumentasi testing program
5. Instalasi Program
5.1 Setting Infrastruktur & software pendukung
5.2 Instalasi program ke komputer user
6. Training User/SDM
6.1 Melakukan pelatihan kepada user
7. Dokumentasi
7.1 Desain Spesifikasi Sistem
7.2 Dokumentasi SOP
7.3 Dokumen Administrasi Proyek
7.4 User dan Admin Manual + Dok. Program
7.5 Dokumen Manajemen Proyek
8. Maintenance
8.1 Pemeliharaan & Perbaikan Sistem
9. Administrasi
9.1 Melakukan Administrasi Proyek & Mendokumentasikannya.
Sehingga pada Ms. Project akan terlihat seperti gambar berikut ini :

MODUL 4
SUMBER DAYA DAN BIAYA
4.1. Resource Sheet dan Cara Pengisiannya

Resource sheet adalah sheet atau lembar kerja yang digunakan untuk
keperluan pendataan atau pembuatan daftar resource atau sumber daya.
Dengan menggunakan resource sheet ini, permasalah tentang pembuatan
daftar resource ini bisa diselesaikan.
Bagian dari resource sheet bisa dilihat dengan cara memilih menu View >>
Resource Sheet.
Keterangan :
 Resource Name
Diisi dengan nama-nama resource yang nantinya akan digunakan sebagai
sumber daya, baik sumber daya manusia (personil) maupun sumber daya
material (non-personil).
 Type
Bagian ini digunakan untuk memasukkan tipe resource dengan 2 nilai
pilihan, yaitu Work dan Material. Sumber daya manusia digolongkan dalam
kategori atau tipe Work, sedangkan sumber daya material digolongkan
dalam kategori atau tipe Material.
 Material Label
Bagian ini diisi dengan satuan resource yang bertipe matrial. Sebagai
contoh satuan untuk jumlah komputer adalah unit (misal 5 unit komputer).
 Initials
Adalah singkatan untuk nama-nama resource yang ada, misal programmer
adalah pgr, desainer adalah dsn.
 Group

Bagian ini digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya
atau resource pada sebuah proyek.
 Max Units
Bagian ini digunkan untuk menentukan jumlah resource yang digunakan
selama proyek berlangsung. Resource disini hanya berupa resource
personil (sumber daya manusia), bukan termasuk resource material. Ms.
Project menampilkan jumlah resouce dalam bentuk presetasi (%), misal :
programmer yang dibutuhkan dalam proyek berjumlah 4 orang, makan
dituliskan 400%.
 Std Rate
Digunakan untuk mengisi harga satuan untuk masing-masing resource.
Resouce disini meliputi resource personil atau work (sumber daya
manusia) maupun non-personil (material). Secara default, Ms. Project
menampilan Std Rate untuk tipe work adalah $/h (dolar per jam),
sedangkan untuk tipe material adalah $. Namun Ms. Project memberi
fasilitas untuk mengubah satuan-satuan tersebut sesuai dengan kondisi
yang diinginkan.
 Ovt Rate
Digunakan untuk mengisi harga lembur bagi resource bertipe work. Secara
default, Ms. Project menampilan satuan dalam $/h (dolar per jam). Ms.
Project menerapkan tarif jam lembur yang sama, misal lembur hari
minggu dianggap sama dengan lembur malam hari pada hari biasa.
 Cost/Use
Bagian ini dikhususkan untuk resource dengan pekerjaan borongan. Biaya
disini tidak dihitung per jam, melainkan biaya borongan.
 Accrue At
Bagian ini menunjukkan pilihan cara pembayaran. Ada tiga jenis cara
pembayaran yaitu :
1. Start  pembayaran dilakukan di awal (pada saat pekerjaan
dimulai). Misalnya resource material yang harus dibeli dahulu
sebelum proyek berjalan, atau bisa juga pekerjaan borongan.
2. End  pembayaran dilakukan di akhir (pada saat resource
menyelesaikan pekerjaan). Resource jenis ini hanya untuk resource
bertipe work.
3. Prorate  pembayaran dilakukan berdasarkan presentase
penyelesaikan pekerjaan yang telah dilakukan oleh resource.
 Base Calendar
Bagian ini berisi pilihan tentang kalender yang akan digunakan di dalam
proyek yang akan dijalankan. Ms. Project memberi 3 pilihan kalender,
yaitu : 24 hours, might shift dan standard. Namun disediakan juga fasilitas
untuk mengubah kalender sesuai dengan kondisi yang diinginkan dalam
proyek tersebut.
 Code

Bagian ini digunakan untuk memberikan kode pada masing-masing
resource. Sifat pemberian kode ini adalah bebas, sesuai dengan keinginan
pemakai.
Isilah resource sheet dengan data berikut ini :
4.2. Menugaskan Resource ke Task Name

Ada beberapa cara untuk menugaskan atau memakukkan daftar resource
yang telah dibuat ke dalam task name, diantaranya adalah cara berikut ini
:
➢ Pilih Resource >> Assign Resource
➢ Pilih/klik Resource Name untuk sub-task 1.1 misal System Analyst.

➢ Pilih/klik Units, misal 100% > Asssign, makan akan muncul tampilan
berikut.

➢ Selanjutnya cobalah saudara masukkan resource ke task name agar
menghasilkan tampilan berikut ini :
4.3. Membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

Secara garis besar pembuatan anggaran biaya terbagi menjadi 2 yaitu
resource cost (biaya sumber daya) dan fixed cost (biaya tetap). Pada Ms.
Project perhitungan biaya sumber daya dilakukan secara otomatis,
sedangkan biaya tetap tidak bisa secara otomatis (input secara manual).
Dengan demikian RAB proyek secara keseluruhan, disamping perhitungan
biaya sumber daya secara otomatis, perlu ditambahkan unsur biaya tetap
yang dibuat secara manual.
Hal-hal yang perlu diketahui :
a. Cost table
b. Fix cost dan cost per use
c. Pengendalian biaya proyek
d. Cost per resource
e. Cost per task

Berikut ini penjelasan masing-masing item yang dimaksud.
 Cost Table
Untuk membahas masalah cost table, ikuti langkah-langkah berikut ini
:
➢ Pilih menu View >> Tables >> Cost
 Fix Cost Dan Cost Per Use

Fixed cost digunakan untuk memasukkan cost atau biaya yang
perhitungannya telah dilakukan secara manual terlebih dahulu tanpa
menggunakan Ms. Project.
Fixed cost diisi dengan biaya yang telah melalui perhitungan dan
negosiasi yang tetap. Disamping itu pula fixed cost bisa digunakan
untuk menghitung biaya-biaya lain yang mungkin tidak bisa
dimasukkan ke dalam resource cost.
Cara pembayaran fixed cost lebih banyak menggunakan sistem
pembayaran start, disamping sistem pembayaran end. Pada fix cost
tidak ada sistem pembayaran prorate.
Cost per use adalah biaya yang dikeluarkan untuk resource yang sistem
kerjanya bertahap. Sebagai contoh adalah resource SDM (Sumber Daya
Manusia) yang terus diperlukan selama proyek masih berlangsung. Cara
pembayaran cost per use bisa dilakukan dengan 3 cara : start, end
dan prorate.

 Pengendalian Biaya Proyek
Untuk mengetahui pengendalian biaya proyek bisa dilakukan dengan
cara :
➢ Pilih menu View >> Resource Sheet
 Cost Per Resource

Untuk mengetahui biaya per masing-masing sumber daya atau cost per
resource untuk setiap task, caranya adalah sebagai berikut :
➢ Pilih menu View >> Task Usage

 Cost Per Task
Untuk mengetahui biaya per pekerjaan (cost per task) untuk sumber
daya tertentu, caranya adalah sebagai berikut :
➢ Pilih menu View >> Resource Usage

MODUL 5
OPTIMASI PROYEK
5.1. Optimasi Jadwal

Langkah awal untuk melakukan optimasi jadwal adalah dengan melakukan
evaluasi terhadap jadwal yang telah disusun. Evaluasi tersebut antara lain
adalah :
• Apakah susunan jadwal sudah sesuai
• Apakah ada waktu cadangan
• Apakah tidak ada pemborosan resource atau sumber daya
• Apakah tidak ada pemborosan cost atau biaya
• Apakah susunan jadwal sudah sesuai
• Apakah ada waktu cadangan
Dari proses evaluasi dapat diketahui hal-hal yang kurang efisien, bahkan
hal-hal yang tidak efisien. Berdasarkan evaluasi tersebut, maka dapat
dilakukan langkah optimasi, bagaimana cara penanganannya.
Berikut ini adalah beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan dalam
mengevaluasi jadwal proyek, diantaranya adalah :
 Hubungan-hubungan antar tugas, terutama pada jalur kritis

Tugas-tugas yang berada pada jalur kritis sangat besar peranannya
dalam menentukan keberhasilan suatu proyek sesuai dengan waktu.
sebagai project manajer harus bisa mengenali dengan baik tentang
durasi serta relasi antar tugas, sehingga dapat menganalisis tingkat
peluang waktu undur yang masih memungkinkan. Pemastian tugas-
tugas perlu ditinjau ulang, misal ada tugas yang bisa diselesaikan
secara bersamaan (paralel) atau start to start, namun ternyata
menjalankannya secara start to finish atau finisth to start.
 Jumlah waktu undur

Setiap jadwal pasti mempunyai waktu undur, jika waktu undur masing-
masing tugas yang tidak kritis dikumpulkan, maka akan diperoleh
jumlah persediaan waktu yang cukup besar. Jumlah persediaan waktu
ini dapat dimanfaatkan sebagai cadangan untuk tugas-tugas pada jalur
kritis.
 Constraint atau pemastian pada tugas-tugas

Seringkali penetapan pemastian suatu tugas menyebabakan mundurnya
peneyelesaian tugas secara tidak disadari. Penggantian constraint agar
lebih efisien dapat menghasilkan optimasi yang diinginkan, misalnya
jika pekerjaan dapat dilakukan lebih awal mengapa harus
mempertahankan pengunduran waktu.
 Sumber daya beban lebih

Sebagai project manajer harus bisa lebih peka dalam memperkirakan
pembebanan sumber daya (resource). Kesalahan dalam hal
pembebanan resource akan mengakibatkan suatu kerugian, baik
kelebihan pembebanan maupun kekurangan pembebanan.

5.2. Memperpendek Jadwal
Setelah penyusunan jadwal selesai, bahkan sewaktu proyek berlangsung,
terkadang progress atau kemajuan pekerjaan terasa lamban. Hal ini dapat
disebabkan oleh berbagai keadaan yang terkadang tidak terpikirkan
sebelumnya. Tentunya hal ini sangat tidak diharapkan, karenan dapat
mempengaruhi waktu penyelesaian proyek. Dengan kata lain, hal ini dapat
memperpanjang waktu pengerjaan proyek.
Beberapa cara yang digunakan untuk memperpendek jadwal adalah :
• Pengubahan jalur kritis
• Penambahan lag time & lead time
• Pengurangan durasi tugas
• Pengurangan beban kerja sumber daya
• Penambahan jumlah sumber daya
• Penambahan jadwal kerja sumber daya
• Penambahan jam kerja lembur
 Pengubahan Jalur Kritis

Pengubahan jalur kritis artinya pengubahan terhadap tugas-tugas atau
task-task kritis. Untuk memperpendek jadwal pada jalur kritis
pilihannya adalah :
1. Menghapus tugas-tugas yang kurang perlu.
2. Menggabungkan tugas-tugas yang masih berpeluang.
Pilihan penghapusan task atau tugas tertentu di dalam suatu proyek

memang tidak mudah, karena harus melalui pertimbangan yang
matang. Pilihan penggabungan task lebih merupakan pilihan yang lebih
baik. Caranya adalah menggabungkan tugas dengan tugas yang sejenis
yang berada pada jalur kritis.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk penggantian tugas-tugas
utama menjadi tugas rincian :
➢ Buka file sebelumnya
➢ Aktif pada baris 2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi
➢ Pilih menu Task >> Unlink Task (perhatikan link akan terlepas)

➢ Sisipkan task 3 buah di bawah 2.3 Dokumentasi Desain Aplikasi
➢ Klik menu Task >> Link Task. Selanjutnya akan muncul link berikut
➢ Perhatikan outline number atau task 2.3 waktunya bisa digabung

dengan task lainnya.
 Penambahan Lag Time & Lead Time

Untuk memperpendek jadwal bisa menggunakan waktu tunda (lag
time) dan waktu mendahului (lead time). Bila menggunakan cara ini,
maka hubungan antar task disini adalah hubungan FS (Finisth to Start).
Succesor (pengikut) dibuat agar dapat bekerja sebelum predecessor
(pendahulu) menyelesaikan tugasnya, inilah yang disebut dengan
penambahan lead time.
Cara penambahan lead time adalah sebagai berikut :
➢ Aktifkan pada task yang akan ditambahkan lead time nya (task-2.2)
➢ Klik menu Task >> Information masuk pada tab Predecessor.
➢ Ubah Lag dari 0 menjadi -1d. (dimajukan 1 hari).

➢ Pada task-2.2 akan maju 1 hari seperti ditunjukkan pada gambar di
atas.
➢ Sekarang coba saudara hubungkan antara task-2.2 dan task-2.3.1,
yaitu dengan membuat lag time selama 2 hari.

➢ Caranya ketikkan 11FS+2 days pada kolom predecessor.
 Pengurangan Durasi
Secara teknis pengurangan durasi pada Ms. Project sangatlah
sederhana. Namun demikian bukan berarti ini adalah cara terbaik,
pertimbangan yang matang sangat diperlukan untuk melakukan hal ini.
Untuk mengurangi durasi harus juga dipikirkan tentang kemungkinan
resiko yang ditimbulkan.
Berikut cara untuk mengurangi durasi pada sebuah task :
➢ Aktif pada task-1.5 Membuat Proses Specification.
➢ Kurangi waktunya dari 4 hari menjadi 3 hari
➢ Terjadi perubahan durasi pada task-1.5 (dari 4 hari menjadi 3 hari)

dan juga mempengaruhi task utama (dari 21 hari menjadi 20 hari).
➢ Inilah yang disebut sebagai pengurangan durasi.
 Pengurangan Beban Kerja

Alternatif untuk memperpendek jadwal adalah dengan cara
mengurangi beban pekerjaan pada suatu tugas atau task. Adapun
caranya adalah sebagai berikut :
➢ Klik menu Recource >> Detail
➢ Klik menu View >> beri tanda ceklist pada kotak Detail
➢ Pada bagian Detail pilih Task Form
➢ Tampilan atas : pilihan jenis task yang akan ditangani

➢ Tampilan bawah : pilihan work sesuai dengan yang diinginkan,
misal 48h (48 jam)
 Penambahan Jumlah Sumber Daya

Penambahan resource pada sebuah proyek juga merupakan alternatif
untuk memperpendek jadwal. Namun ada konseskuensi yang perlu
diperhitungkan secara cermat, yaitu penambahan biaya untuk
keperluan resource tersebut.
Cara penambahan resource adalah sebagai berikut :
➢ Pilih menu View >> hilangkan tanda centang (un-check) pada bagian
Details.
➢ Pilih task yang akan dinaikkan resource nya, misal task-2.1
➢ Klik menu Resource >> Assign Resource

➢ Untuk menambah jumlah resource, ubah unit dari 100% menjadi
200% artinya dari 1 orang menjadi 2 orang.
 Penambahan Jadwal Kerja Sumber Daya

Penambahan jadwal kerja resource pada intinya adalah menambah
jam kerja pada resource yang ada. Penambahan jam kerja atau waktu
ini tentunya membawa dampak pada jumlah biaya (cost) yang
dikeluarkan.
Berikut ini langkah-langkah penambahan jadwal kerja :
➢ Klik menu View >> Details >> Task Form
➢ Ubah pada bagian Work menjadi 10h.

➢ Klik tombol OK, duration berubah menjadi 1,25d.
 Penambahan Kerja Lembur

Pada prinsipnya penambahan jam kerja lembur mirip dengan
penambahan jadwal kerja sumber daya. Bedanya adalah pada
pendefinisian jam kerjanya. Pada penambahan jadwal kerja,
penambahan dilakukan pada kolom Work (dianggap sebagai pekerjaan
biasa tanpa lembur), sedangkan pada penambahan kerja lembur
dilakukan pada kolom Ovt Work atau overtime work (diperlakukan
sebagai jam lembur).

Caranya adalah sebagai berikut :
➢ Aktif pada task-1.7 klik menu View >> Details >> Task Form
➢ Selanjutnya klik Previous dan Next untuk mengaktifkan fungsi
Format Work
➢ Berikutnya klik menu Format >> Work
➢ Isikan 2h pada pada kolom Ovt Work, ini berarti ada kerja lembur
selama 2 jam dan pada kolom Duration akan berubah secara
otomatis.
5.3. Pemantauan Proyek

Setelah jadwal disusun, ada beberapa hal yang perlu dilakukan untuk
mengoptimalkan sebuah proyek, diantaranya adalah :
• Pemantauan hubungan antar tugas
• Pemeriksaan tugas kritis
• Pemeriksaan waktu cadangan
• Pemeriksaan pembebanan berlebih atau overallocated resources
• Pemantauan biaya
Berikut ini akan dijelaskan secara sekilas mengenai teknis untuk masing-
masing item yang telah disebutkan.

 Pemantauan Hubungan Antar Tugas
➢ Aktif pada task-1.5 selanjutnya doble klik pada task tersebut
sehingga akan muncul Task Information.
➢ Pilih tab page predecessor.
➢ Untuk melihat hubungan antar task, lihat pada kolom Type, saudara
bisa rubah apabila diperlukan bila tidak biarkan saja.
 Pemeriksaan Tugas Kritis

➢ Klik menu Format >> Text Styles.
➢ Pada Item to Change, pilih Critical Tasks, pada Color, pilih warna
untuk menandai nama tugas kritis tersebut (misal : red).

 Pemeriksaan Waktu Cadangan
➢ Klik menu View >> Tables >> More Tables.
➢ Pilih Contraint Dates >> Apply.

➢ Atur tampilan agar terlihat kolom Contraint Dates, seperti pada
gambar berikut ini.

 Pemeriksaan Pembebanan Berlebih
Cara untuk melihat resource yang mengalami pembebanan berlebih
(overallocation resource) adalah sebagai berikut :
➢ Aktif pada task-1.1, klik menu Resource >> Next Overallocation.
➢ Catatan : bila ada pembebanan berlebih maka akan muncul pesan
berikut “There are no more overallocation” dan akan ditandai
dengan gambar orang berwarna merah yang ada pada kolom “i”
(indicator).
 Pemantauan Biaya
Pemantauan biaya bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut :
➢ Klik menu View >> Tables >> Cost

MODUL 6
TARGET DAN KEMAJUAN PROYEK
6.1. Membuat Activity Tracking Table

Pada pembautan aktivitas penelusuran tabel ada beberapa hal yang perlu
diketahui yaitu :
 Baseline
Baseline merupakan acuan suatu proyek. Acuan yang dimaksud adalah
acuan scope, time & cost. Idealnya proyek harus sesuai dengan
baseline yang telah ditetapkan, namun terkadang ada penyimpangan
atau selisih antara scope, time & cost yang telah dijadikan baseline
dengan kenyataan di lapangan pada saat pengerjaan proyek
berlangsung.
Penyimpangan ini sering disebut variance, yaitu selisih nilai yang
terjadi antara scope, time & cost perencanaan (yang dijadikan
baseline) dengan scope, time & cost di lapangan.
Baseline tidak hanya merupakan acuan keseluruhan dalam suatu
proyek, namun dapat juga diterapkan pada task-task tertentu pada
suatu proyek.
Untuk membuat baseline suatu proyek ikuti langkah-langkah berikut :
➢ Buka file yang akan dijadikan baseline
➢ Tampilkan dalam bentuk Gantt Chart. (klik menu Task >> Gantt
Chart)
➢ Klik menu View >> Tables >> Cost
➢ Untuk mengubah nama gunakan perintah Save-As dan beri nama file
BASELINE PROYEK KE-1

➢ Berikutnya pilih menu Project >> Set Baseline
➢ Pilih Entire Project untuk membuat baseline project secara

keseluruhan.
➢ Perhatikan perubahan yang terjadi ! nilai Baseline berubah sesuai

dengan nilai Variance, sedangkan nilai Variance berubah menjadi
nol.
 Target
Langkah selanjutnya setelah membuat baseline suatu proyek adalah
menentukan target. Jadi sebelum proyek dilaksanakan, terlebih dahulu
harus melakukan koreksi terhadap jadwal kerja yang telah dibuat,
caranya adalah dengan mentukan target. Target yang dibuat tidak
boleh melebihi baseline yang telah ditetapkan, baik baseline durasi
(duration) maupun baseline biaya (cost).

Perbaikan jadwal kerja bisa dilakukan dengan cara :
✓ Mengurangi duration.
✓ Memperkecil fix cost.
✓ Mengubah jumlah penggunaan resource pada task tertentu.
Perubahan-perubahan yang telah disebutkan di atas akan berpengaruh

pada angka Total Cost, namun tidak dapat mengubah Baseline Cost.
Jika perubahan atau perbaikan jadwal dan perubahan-perubahan
lainnya telah sesuai dilakukan, dan ternyata nilai Total Cost lebih kecil
dari baseline yang telah ditetapkan, maka target biaya akan menjadi
lebih kecil dari biaya semula. Ini berarti ‘di atas kertas’ (karena proyek
belum dilaksanakan) proyek mengalami keuntungan atau memperoleh
laba.
Setelah menentukan target, langkah berikutnya adalah melaksanakan

proyek tersebut task demi task sesuai dengan perbaikan jadwal proyek
yang telah dibuat. Jika pelaksanaan task demi task sesuai dengan
target (schedule terlasana dengan baik), maka laba ‘di atas kertas’ bisa
menjadi kenyataan.
Sebaliknya apabila proyek yang dilaksanakan ternyata melebihi
baseline yang telah ditetapkan, maka proyek tersebut mengalami
kerugian. Sangat dianjurkan apabila target tidak terpenuhi, maka
kelebihan target tersebut tidak lebih dari baseline yang telah
ditetapkan.
 Tracking
Tracking bisa diartikan sebagai penelusuran yang dilakukan terhadap
suatu proyek. Tracking dilaksanakan pada saat proyek mulai berjalan
(task demi task pada suatu proyek dijalankan). Tracking itu sendiri
meliputi langkah-langkah :
✓ Pembaruan schedule sesuai dengan keadaan di lapangan.
✓ Perbandingan antara schedule yang telah dibuat dan kenyataan
yang telah tercapai (diperoleh) di lapangan.
Proses pelaksanaan tracking dapat dilakukan secara rinci maupun

minimal. Bila anda hanya mengedit bagian start date dan finish date,
maka ini adalah pelaksanaan tracking minimal. Pelaksanaan tracking
secara rinci meliputi editing bagian demi bagian, diantaranya :
✓ Durasi task dan tanggal mulai suatu task.
✓ Biaya proyek (biaya masing-masing task & biaya resource).
✓ Persentase pelaksanaan proyek di lapangan dari waktu ke waktu.
Perlu diketahui, ada beberapa bagian yang sewaktu diedit akan

langsung berpengaruh pada bagian lainnya. Sebagai contoh, bila anda
mengubah durasi suatu task tertentu, maka bisa jadi start date
maupun finish date akan berubah secara otomatis.

1) Memperbarui Start Date & Finish Date
Pertama kali anda harus mengetahui apa yang dimaksud dengan
memperbarui start date dan finish date pada Ms. Project. Maksudnya
adalah bahwa mengisikan start date dan finish date sesuai dengan
keadaan lapangan (kenyataan pelaksanaan proyek di lapangan).
Tidak masalah seandainya start date yang anda masukkan ternyata sama
dengan schedule atau jadwal yang telah disusun. Memperbarui disini
bukan berarti harus mengganti dengan sesuatu yang berbeda (dalam hal
ini tanggal yang berbeda), melainkan memiliki arti menetapkan suatu
tanggal tertentu dalam suatu aktivitas nyata. Artinya apabila anda belum
mengisikan actual start, maka proyek dianggap belum dimulai. Demikian
pula bila and belum mengisikan actual finish, maka proyek anda belum
dianggap selesai. Pengisian actual date tersebut, caranya adalah sebagai
berikut :
➢ Tampilkan proyek pada menu Task >> Gantt Chart
➢ Pilih menu View >> Tables >> Entri (lihat tampilan berikut)
➢ Pilih bagian task yang akan dieksekusi atau task yang akan dilaksanakan
(misal task 1.1)

➢ Pilih menu Task >> Mark on Track >> Update Task
➢ Selanjutnya akan muncul tampilan berikut ini :
➢ Klik tombolll OK, maka akan muncul tampilan berikut ini :
➢ Bila belum ada tanda “i” (indicators), pastikan task 1.1 dalam keadaan
aktif (klik task 1.1)

➢ Pilih menu Format >> Insert Column
➢ Pilih klik Indicators
➢ Muncul tanada chcklist pada kolom i (indicators)

➢ Ini menandakan task 1.1 pada proyek ini sudah diaktualisasikan
2) Megisikan Persentase Selesainya Task
Cara pertama :
➢ Pilih atau blok bagian task yang akan di update

➢ Pilih menu Task >> Information
➢ Isikan nilai persentase pekerjaan pada bagian Percent Complete,

misalnya 100% (telah sesuai)
➢ Klik tombol OK, lihat perubahan yang terjadi
➢ Ternyata sudah ada tanda progress pekerjaan pada masing-masing

task.

Cara kedua :
➢ Pilih task yang akan dibuat persentasenya (misal task 2.1)
➢ Pada bagian grafik, arahkan pointer mouse pada batang grafis task
yang akan diisi persentasenya.
➢ Arahkan di ujung kiri bagian batang grafik sehingga muncul keterangan
persentase & tanda panah (% )
➢ Klik (tahan dan geser) sampai akhir grafiknya 100% (tanggal 12 April
2016) kemudian lepaskan mouse dan perhatikan perubahan yang
terjadi.

MODUL 7
MEMBUAT LAPORAN PROYEK
Pada pembuatan laporan proyek, ada beberapa tipe atau klasifikasi

laporan proyek. Setiap tipe laporan juga mempunyai cabang atau sub
laporan, sehingga ada banyak tipe atau jenis laporan di dalam Ms. Project.
Secara global laporan proyek diklasifikasikan menjadi enam bagian, yaitu
:
1. Dashboards
 Burndown
Menunjukkan berapa banyak pekerjaan yang telah selesai dan berapa

banyak yang tersisa. Jika sisa garis kerja kumulatif lebih curam, dari
proyek mungkin terlambat.
Menunjukkan berapa banyak pekerjaan yang telah selesai dan berapa
banyak yang tersisa. Jika tugas garis tersisa curam, dari proyek Anda
mungkin terlambat.

 Cost Overview
 Project Overview

 Upcoming Task (tugas mendatang)
 Work Overview

2. Resources
Adalah laporan-laporan yang berkaitan dengan sumber daya proyek.
 Overallocated Resource
 Resource Overview

3. Cost
Adalah laporan-laporan yang berkaitan dengan biaya proyek.
 Cash Flow (arus kas)
Grafik menunjukkan biaya kumulatif proyek dan biaya per quater.

Tabel di atas menunjukkan informasi biaya untuk semua tugas tingkat
atas.

 Cost Overruns(biaya sisa barang)
 Earned Value Report

 Resource Cost Overview
 Resource Cost Overview

4. In Progress
Adalah laporan-laporan yang berkaitan dengan informasi progress atau
kemajuan proyek.
 Critical Tasks (pekerjaan-pekerjaan penting)
 Late Tasks (pekerjaan-pekerjaan akhir)
 Milestone Report
 Slipping Task
5. Getting Started
 Best Practice Analyzer
 Create Reports
 Get Started with Project
 Organize Task
 Share with your team
6. Custum
Jenis laporan ini disusun berdasarkan model laporan yang sudah ada,
kemudian bisa dikembangkan sendiri sesuai dengan keinginan user.


Modul Praktikum MPPL

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Praktikum MPPL

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAJEMEN PROYEK

3. Menjalankan Ms. Project 2013

Gambar 1.1. Tampilan Backstage View program Ms. Project 2013

Backstage View Ms. Project akan menampilkan beberapa pilihan

Modul Praktikum MPPL 1

Gantt Table Timeline Tool View Gantt Bar Zoom Slider

Berikut ini adalah penjelasan untuk masing-masing elemen dalam lembar

 Ribbon dan Tab

Modul Praktikum MPPL 2

 PERT (Program Evaluation Review Technique) CHART

Modul Praktikum MPPL 3

4. Membuat Word Breakdown Structure (WBS)

A. Menentukan tanggal proyek

Gambar 1.3. Tampilan Project Information

➢ Isikan tanggal sekarang

Modul Praktikum MPPL 4

Gambar 1.4. Mengisi kolom task name

▪ Membuat Data Flow Diagram (DFD)

Modul Praktikum MPPL 5

 Menyisipkan Task Name

Modul Praktikum MPPL 6

 Mengelompokkan Pekerjaan (Outline)

Modul Praktikum MPPL 7

 Lakukan hal sama untuk sub-task Desain Aplikasi dst.

 Menampilkan Penomoran Pada Outline

Modul Praktikum MPPL 8

2.1. Duration, Start, dan Finish

Durasi menyatakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu

 Duration (durasi) akan menyesuaikan secara otomatis seperti terlihat

Modul Praktikum MPPL 9

Lingkaran merah menunjukkan panah ke bawah disebut Predecessor, yaitu

2.3. Jenis Hubungan Antar Pekerjaan

Modul Praktikum MPPL 10

2.4. Lag Time & Lead Time

Lead time adalah penumpukan waktu antara selesainya satu pekerjaan

Modul Praktikum MPPL 11

Modul Praktikum MPPL 12

3.1. Jenis Calendar

Calendar digunakan untuk menentukan ketersediaan sumber daya

Modul Praktikum MPPL 13

3.3. Menentukan dan Menyusun Jadwal Kerja

Modul Praktikum MPPL 14

▪ Pilih Create New Calendar

▪ Ketikkan nama kalender yg diinginkan (misal : KALENDER PROYEK-1)

Modul Praktikum MPPL 15

Berikutnya, silahkan saudara lengkapi WBS berikut ini :

WBS GUGUS TUGAS PROYEK

Modul Praktikum MPPL 16

Modul Praktikum MPPL 17

4.1. Resource Sheet dan Cara Pengisiannya

Modul Praktikum MPPL 18

Modul Praktikum MPPL 19

Isilah resource sheet dengan data berikut ini :

4.2. Menugaskan Resource ke Task Name

➢ Pilih/klik Resource Name untuk sub-task 1.1 misal System Analyst.

Modul Praktikum MPPL 20

4.3. Membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek

Modul Praktikum MPPL 21

 Fix Cost Dan Cost Per Use

Modul Praktikum MPPL 22

 Cost Per Resource

Modul Praktikum MPPL 23

Modul Praktikum MPPL 24

5.1. Optimasi Jadwal