Buku Panduan Docu Digital

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

BUKU PANDUAN INSTANSI

MODUL
Kenaikan Pangkat

NAMA DOKUMEN : BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN DOCUDIGITAL

VERSI : 1.0
TANGGAL : JULI 2020

1
 Buku Panduan Docu Digital

Daftar Isi

Daftar Isi ................................................................................................................................................ 2

1. Dokumen Digital (DocuDigital) ................................................................................................. 3
1.1 Definisi ................................................................................................................................... 3
1.2 Kelebihan .............................................................................................................................. 3
1.3 Metode Penggunaan ........................................................................................................... 3
1.4 Menu Aplikasi ....................................................................................................................... 4
2. Alur Proses Pengajuan Usulan Kenaikan Pangkat ................................................................. 5
3. Penggunaan Docu Digtial untuk Usul Kenaikan Pangkat ........................................................ 5
3.1 Mengakses Halaman DocuDigital ..................................................................................... 5
3.2 User Login DocuDigital ....................................................................................................... 6
3.3 Menu Layout DocuDigital................................................................................................... 6
3.4 Memasukkan Nomor WhatsApp Penghubung Instansi................................................. 7
3.5 Melakukan Sinkronisasi Usulan Kenaikan Pangkat. ...................................................... 7
3.6 Monitoring usulan Berkas Kenaikan Pangkat. .............................................................. 14
4. Unduh Pertek ............................................................................................................................. 16
5. Notifikasi Melalui Whatsapp .................................................................................................... 17
6. Mengunggah dokumen melalui Dokumen PNS.................................................................... 18
7. Manajemen Dokumen PNS ...................................................................................................... 22
8. Ganti Kata Sandi ......................................................................................................................... 24

2
Buku Panduan Docu Digital

1. Dokumen Digital (DocuDigital)

1.1 Definisi
DocuDigital adalah aplikasi pendukung Sistem Aplikasi Pelayanan
Kepegawaian (SAPK) BKN yang berfungsi sebagai media untuk menggunggah
dokumen digital dalam proses pengusulan layanan kepegawaian seperti
kenaikan pangkat dan pensiun Aparatur Sipil Negara, sehingga proses
pengiriman dokumen dilakukan lebih cepat dan efisien.

1.2 Kelebihan
Adapun beberapa kelebihan Aplikasi DocuDigital adalah sebagai berikut:
1. Dokumen usulan Kenaikan Pangkat sudah terdigitalisasi, sehingga
mengurangi kemungkinan hilang atau terselip.
2. User instansi tidak harus melakukan input ulang usul kenaikan pangkat,
cukup melakukan sinkronisasi dengan SAPK BKN.
3. Alur Aplikasi DocuDigital sama dengan Alur SAPK BKN sehingga mudah
dipahami oleh user instansi.
4. Proses dari penyelesaian berkas dapat diakses dan dimonitoring secara
up to date pada monitoring usulan.
5. Memberikan informasi secara langsung kepada user instansi melalui
notifikasi Aplikasi Whatsapp.

1.3 Metode Penggunaan

Instansi terlebih dahulu menyelesaikan proses pengusulan Kenaikan Pangkat
pada SAPK BKN hingga selesai dan mengirim data usulan kepada BKN.
Kemudian pada H+1 setelah proses pengusulan kenaikan pangkat, user
instansi dapat melakukan Sinkronisasi Usulan Kenaikan Pangkat dengan
DocuDigital dari data SAPK. Setelah itu melakukan unggah dokumen digital
yang dibutuhkan sesuai syarat Pengusulan Kenaikan Pangkat pada
DocuDigital.

3
Buku Panduan Docu Digital

1.4 Menu Aplikasi

Terdapat beberapa menu pengguna yang berfungsi untuk mendukung proses
layanan, antara lain :
1. Menu DocuDigital
Jenis Menu Keterangan
Menampikan informasi terbaru, grafik perkembangan
Dashboard layanan dan pencarian cepat surat serta layanan
kepegawaian yang sedang berproses.
Menu yang berisi beberapa tahapan yang dikelola
untuk layanan Pengajuan sinkronasi Usulan KP dari
SAPK dengan DocuDigital mulai dari proses
Kenaikan Pangkat
sinkronisasi usulan sampai monitoring usulan.
Memiliki sub-menu: Liat Usulan, Kirim Usulan dan
Monitoring Usulan.
Menu yang berisi beberapa tahapan yang dikelola
untuk layanan Pengajuan sinkronasi Usulan Pensiun
dari SAPK dengan DocuDigital mulai dari proses
Pensiun
sinkronisasi usulan sampai monitoring usulan.
Memiliki sub-menu: Liat Usulan, Kirim Usulan dan
Monitoring Usulan.
Menu ini berisikan file yang akan diupload oleh instansi
Dokumen PNS yang berkaitan dengan dokumen syarat yang
dibutuhkan untuk pengajuan usulan.
Untuk pengguna dapat mengganti password lebih
Ganti Sandi lanjut demi kenyamanan dan keamanan akun
DocuDigital.

4
Buku Panduan Docu Digital

2. Alur Proses Pengajuan Usulan Kenaikan Pangkat

Gambar 1. alur proses pengusulan Kenaikan Pangkat selais

3. Penggunaan Docu Digtial untuk Usul Kenaikan Pangkat

3.1 Mengakses Halaman DocuDigital

1. 1. Pengguna harus masuk ke Aplikasi DocuDigital menggunakan url berikut.
https://docudigital.bkn.go.id
2. Pengguna akan masuk pada halaman DocuDigital seperti pada gambar 2.

5
Buku Panduan Docu Digital

3.2 User Login DocuDigital

Untuk dapat menggunakan DocuDigital, Pengguna harus memiliki akses login
terlebih dahulu pada aplikasi. Untuk mendapatkan akses login, pengguna harus
Menggunakan User SAPK Instansi.

Gambar 2. Halaman Login DocuDigital

1. Masukkan username SAPK pengguna

2. Masukkan Password atau kata kunci
3. Masukkan kode captcha dan klik
4. Setelah berhasil login pengguna akan masuk kedalam halaman utama
DocuDigital

3.3 Menu Layout DocuDigital

Gambar 3. Halaman utama DocuDigital Instansi

6
 Buku Panduan Docu Digital

Aplikasi DocuDigital didesign se-standar mungkin yang bertujuan untuk

memudahkan pengguna untuk memahami dan tidak perlu butuh bantuan khusus
dalam proses pengoperasian aplikasi DocuDigital, dan berikut penjelasan secara
umum halaman DocuDigital.
1. Daftar menu DocuDigital dan setiap menu memiliki sub menu yang berfungsi
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2. Nama user atau profil dari pengguna DocuDigital.

3.4 Memasukkan Nomor WhatsApp Penghubung Instansi.

Bagi user instansi yang pertama kali login ke Aplikasi DocuDigital, harus
memasukkan nomor Whatsapp yang aktif terlebih dahulu. Langkah-nya sebagai
berikut:

1. User Instansi masuk kedalam menu Nomor WA penghubung dengan

mengklik .
2. Akan tampil halaman update nomor Whatsapp

Gambar 4. Tampilan menu input Nomor WhatsApp

3. Masukkan nomor WhatsApp penghuhung yang diawali dengan angka 0.

4. Klik tombol untuk menyimpan nomor WhatsApp penghubung.
5. Instansi dapat memperbaharui Kembali Nomor WhatsApp jika ada
perubahanan Nomor.

3.5 Melakukan Sinkronisasi Usulan Kenaikan Pangkat.

1. Pada DocuDigital, user instansi tidak perlu melakukan entri ulang usulan
Kenaikan Pangkat, cukup melakukan sinkronisasi usulan sesuai dengan yang
diusulkan pada SAPK.
2. User Instansi memilih menu kemudian memilih menu
untuk melihat usulan Kenaikan Pangkat yang sudah diinput
pada data SAPK.

7
Buku Panduan Docu Digital

3. Setelah mengklik , akan tampil Usulan menu usulan pada

SAPK yang akan disinkronkan seperti pada gambar 10.

Gambar 5. Tampilan daftar Usulan Kenaikan Pangkat di SAPK

4. Klik tombol pada nomor usul yang akan disinkronkan.

5. Akan muncul tampilan proses sinkron usulan Kenaikan Pangkat.

Gambar 6. Tampilan proses sinkron usulan Kenaikan Pangkat.

6. User Instansi mengisi Satuan Kerja dan Perihal terkait usulan.

7. Klik tombol untuk memproses usulan dan tombol untuk

membatalkan usulan.

8. Setelah mengklik tombol , akan muncul tampilan daftar berkas usulan

kenaikan pangkat dalam satu nomor usulan.

8
Buku Panduan Docu Digital

Gambar 7 . Tampilan daftar berkas pada usulan yang akan di kirim ke BKN

9. User Instansi dapat melakukan pemeriksaan kesesuaian jumlah berkas pada

Nomor usul SAPK dengan jumlah berkas di DocuDigital.
10. Jika terjadi perbedaan, User Instansi dapat melakukan sinkron ulang dengan

mengklik , letaknya di paling bawah usulan.

11. Lakukan pengecekan satu persatu dokumen dari pegawai yang diusulkan
sesuai dengan jenis Pensiun yang sudah di unggah pada dokumen PNS

dengan mengklik pada gambar .

12. Akan muncul informasi dokumen seperti pada gambar 7.

Gambar 8 . Tampilan informasi dokumen yang sudah diunggah pada DocuDigital

13. Jika informasi yang diberikan bertanda , maka dokumen sudah diunggah

dan jika masih bertanda , maka dokumen belum diunggah atau salah dalam
penamaan file saat diunggah.

9
Buku Panduan Docu Digital

14. Instansi dapat mengunggah kekurangan dokumen melalui mengklik tombol

.
15. Akan muncul tampilan unggah dokumen seperti pada gambar 8.

Gambar 9. Tampilan daftar berkas pada usulan yang akan di kirim ke BKN

16. Sebelum mengunggah dokumen digital, User instansi dapat melihat syarat
dokumen berdasarkan jenis kenaikan pangkat.

Gambar 10. Contoh jenis berkas persyaratan Kenaikan pangkat

10
Buku Panduan Docu Digital

17. User instansi harus memastikan penamaan dokumen digital harus sesuai
dengan format dokumen yang sudah ditentukan, Contoh :
SKKP_199502302015121001
18. Untuk mengunggah dokumen digital, User instansi cukup mengklik di area

, maka akan muncul jendela untuk memilih dokumen

digital.

Gambar 11. Tampilan jendela memilih dokumen

19. Pilih dokumen sesuai persyaratan masing-masing usul kenaikan pangkat.
20. Jika penamaan file tidak sesuai dengan ketentuan, maka akan muncul pesan
yang berarti NIP tidak sesuai dan pesan
berarti penamaan dokumen salah.
21. Jika penamaan dokumen sudah benar dan sesuai, maka akan ototmatis
tersimpan pada database dan tampil centang hijau pada usulan tersebut.

22. Jika semua berkas sudah berstatus , instansi dapat mengunggah

pengantar usulan kenaikan pangkat dengan mengklik .

23. Akan muncul kotak dialog untuk menguggah pengantar usulan Kenaikan
Pangkat.

11
Buku Panduan Docu Digital

Gambar 12. Tampilan unggah pengantar.

24. Pilih pengantar KP yang diunduh dari SAPK dan sudah ditandatangani sesuai
dengan Nomor Usulan kemudian klik .
25. Akan muncul notifikasi sukses jika berhasil mengunggah pengantar.
26. Klik tombol jika user instansi ingin melihat kembali pengantar yang sudah
diunggah.
27. User instansi dapat mengirim berkas ke BKN dengan mengklik tombol

.
28. Akan muncul form konfirmasi pengiriman berkas.

Gambar 13. Tampilan konfirmasi pengiriman berkas

29. Klik menjadi dan klik untuk mengirim layanan KP.

30. Akan muncul tampilan pesan berhasil

12
Buku Panduan Docu Digital

31. Jika proses unggah dokumen pada docudigital tidak langsung diselesaikan,
user instansi dapat melihat kembali Usulan yang sudah diproses pada
Langkah 8 di menu kemudian klik
32. Akan muncul halaman daftar usulan yang sudah di sinkron pada DocuDigital.

Gambar 11. Tampilan proses pengecekan berkas pada DocuDigital

33. Untuk mengunggah dokumen digital, klik kemudian klik

34. Setelah mengklik akan muncul tampilan seperti pada gambar

6. dan melakukan Langkah selanjutnya pada Langkah 9.

35. Jika ingin menghapus usulan pada menu kirim usulan, klik kemudian
klik .

36. Berkas yang sudah dikirim akan hilang pada menu .

13
Buku Panduan Docu Digital

3.6 Monitoring usulan Berkas Kenaikan Pangkat.

1 Setelah berkas dikirim, User Instansi dapat melihat progres dari usulan yang
diajukan kepada BKN melalui menu monitoring usulan.
2 Klik menu dan pilih akan tampil halaman monitoring
usulan Kenaikan Pangkat.

Gambar 12. Tampilan monitoring usulan Kenaikan Pangkat proses

3 Lakukan pencarian berkas yang diusulkan dengan menggunakan No Usul , NIP,
dan Nama pada kolom pencarian.

4 Masukkan no Usul yang akan di monitoring dan klik

5 Berkas Usulan yang diajukan pada Badan Kepegawaian Negara akan muncul pada
halaman DocuDigital seperti pada gambar 12.
6 Pada halaman DocuDigital akan muncul status pada berkas usulan yang
berarti berkas usulan dalam tahap proses pada Badan Kepegawaian Negara.
7 Tombol berfungsi untuk mereset ulang pencarian monitoring pada
halaman monitoring selais.
8 Jika berkas sudah di proses dan masuk kedalam tahap acc atau BTL, status akan

berubah menjadi jika usulan sudah di acc dan jika usulan berkas adalah
BTL oleh BKN.

9 Jika pada status usulan ditemukan berkas dalam status berarti berkas dalam

keadaan kurang lengkap, dan silahkan diklik tombol dan akan tampil alasan
dan berkas yang harus dilengkapi.
14
Buku Panduan Docu Digital

10 Akan muncul notifikasi seperti berikut.

Gambar 13 .Hasil informasi BTL

11 Silahkan lengkapi kembali berkas yang kurang pada menu sesuai

dengan nip PNS.
12 Setelah berkas diunggah dan dilengkapi pada , user instansi
kembali ke menu dan melakukan Langkah 3 dan 4. Kemudian
mengklik Kembali tombol dan menceklis pernyataan alasan BTL, maka

akan muncul tombol . Setelah klik tombol status berkas akan

berubah menjadi pada monitoring usulan berkas.

15
Buku Panduan Docu Digital

4. Unduh Pertek

Setelah Usulan dari instansi dinyatakan ACC oleh BKN, Langkah selanjutnya yang
harus dilakukan oleh user instansi adalah mengunduh Surat pengantar dan Nota
Pertek yang sudah diberikan Digital Signature melalui sub menu pada
menu .

Langkah-nya sebagai berikut:

1. Klik kemudian klik untuk masuk kedalam halaman

unduh pengantar dan pertek.
2. Akan muncul halaman unduh pertek seperti pada gambar 14

Gambar 14 .Halaman unduh Pengantar dan pertek

3. Setelah masuk kedalam halaman unduh pertek, akan muncul daftar surat
pengantar yang dapat diunduh oleh user instansi.
4. Untuk mendapatkan daftar yang lebih rinci User instansi dapat melakukan
filter daftar surat pengantar yang ingin ditampilkan melalui tombol
, dan filter berdasarkan bulan lalu klik .

5. User instansi mendapatkan informasi mengenai usulan dan dapat mengecek

kesesuaian berkas seperti nomor pengantar, tanggal surat, dan jumlah
berkas.

16
Buku Panduan Docu Digital

6. Klik dan akan muncul halaman surat pengantar dan pertek yang sudah
ditandatangani secara digital.

Gambar 15 .Halaman detail Pengantar dan pertek

7. User instansi dapat mengunduh atau mencetak surat pengantar melalui
tombol pada surat pengantar.
8. User instansi mengklik Untuk mengunduh nota pertek yang
sudah di tandatangi secara digital oleh BKN.
9. File yang diunduh dalam bentuk file yg di kompres atau .zip seperti pada
gambar 16.

Gambar 16 .Nota pertek yang berhasil diunduh.

5. Notifikasi Melalui Whatsapp

Notifikasi akan diterima oleh Penghubung instansi atau user yang

melakukan usulan melalui Selais berdasarkan nomor Whatsapp yang sudah
Masukkan pada aplikasi DocuDigital. Setiap usulan Instansi yang telah diusulkan
melalui DocuDigital, akan menerima notifikasi melalui Whatsapp jika terjadi
perubahan status pada Berkas Usulan, dan berikut merupakan salah satu
notifikasi dari DocuDigital terkait usulan Kenaikan Pangkat:

17
Buku Panduan Docu Digital

Gambar 17 .Tampilan Notifikasi Kenaikan Pangkat melalui Whatsapp

6. Mengunggah dokumen melalui Dokumen PNS

Instansi dapat melakukan Unggahan Dokumen PNS Terlebih dahulu Sebelum
instansi melakukan sinkornisasi usulan Kenaikan Pangkat pada DocuDigital. Untuk
Doumen jenis surat dan lainnya dibuat kedalam bentuk .Pdf.

langkah dalam proses mengunggah Dokumen PNS sebagai berikut :

1. Pilih menu dan pengguna akan masuk pada halaman dokumen

manajer.
2. Akan tampil halaman dokumen manajer seperti berikut:

18
Buku Panduan Docu Digital

Gambar 18. Tampilan halaman dokumen PNS

3. Pengguna atau instansi mengunggah file berdasarkan dengan NIP pegawai

yang akan diusulkan.
4. Lakukan pencarian data PNS terlebih dahulu dengan menginput NIP pegawai
yang akan diunggah berkasnya.
5. Masukkan NIP pegawai pada kolom cari NIP kemudian klik .

Gambar 19. Tampilan halaman pencarian data PNS untuk dokumen PNS

6. Jika data PNS sudah muncul dan sesuai, selanjutnya klik .

Gambar 20. Tampilan halaman Berkas data PNS untuk unggah dokumen PNS

19
Buku Panduan Docu Digital

7. Sebelum mengunggah dokumen PNS, perlu diperhatikan keterangan dokumen

yang akan diunggah pada dokumen PNS.
8. Instansi harus memperhatikan nama dokumen file terlebih dahulu pada kolom

dan jangan salah dalam penamaan file sebelum

diunggah pada dokumen PNS.
9. Jika Instansi ingin melihat Persyaratan untuk pengajuan Kenaikan Pangkat,
Instansi dapat melihat jenis dokumen pada kolom berikut:

Gambar 21. Pilihan jenis layanan pada dokumen pns.

10. Instansi dapat mencari jenis Usulan sesuai dengan kebutuhan.

11. Akan tampil dokumen apa saja yang wajib dan tidak untuk diunggah oleh
instansi.

Tabel 1
Contoh format nama dokumen PNS.

NO Nama FILE Keterangan Format Nama File

BALANTIK Berita Acara Pelantikan Dalam BALANTIK_NIPBARU.pdf

1
Jabatan

2 DPCP Daftar Perorangan Calon DPCP_NIPBARU.pdf

Penerima Pensiun.

3 SKCP Surat Keputusan CPNS. SKCP_NIPBARU.pdf

20
 Buku Panduan Docu Digital

4 SKKP Surat Keputusan Kenaikan SKKP_NIPBARU.pdf

Pangkat

5 SKP Sasaran Kinerja Pegawai SKP_NIPBARU.pdf

6 SNIKAH Surat Nikah PNS SNIKAH_NIPBARU.pdf

SUPERHD Surat Pernyataan Tidak SUPERHD_NIPBARU.pdf

7 Pernah Dijatuhi HD Tingkat
Sedang/ Berat

8 PAK1 Penetapan Angkat Kredit (PAK) PAK1_[NIP Baru].pdf

Dasar Pengangkatan

9 PICPNS Foto PNS PICPNS_[NIP Baru].jpg

10 PICPSNGPNS Foto Suami/ Istri PNS PICPSNGPNS_[NIP Baru].jpg

11 PINDAHSKP Surat Keputusan Pindah SKP di PINDAHSKP_[NIP Baru].pdf

Unit Kerja Baru

12 PUPNS Hasil Pendataan Ulang PNS PUPNS_[NIP Baru].pdf

(PUPNS 2015)

12. Untuk format penamaan file secara lengkap dapat dilihat melalui alamat
https://bit.ly/formatnamadocu
13. Setelah file untuk setiap pegawai sudah dipersiapkan sesuai dengan keterangan

dokumen, selanjutnya ungah dokumen pada form .

14. File dapat diupload secara bersamaan atau banyak sesuai dengan dokumen yang
dibutuhkan seperti tampilan berikut.

Gambar 22 . Tampilan dokumen yang diupload untuk dokumen PNS

15. Maksimal kapasitas dalam satu file adalah sebanyak 2MB.
21
 Buku Panduan Docu Digital

16. Setelah file diunggah/diupload, klik .

17. Hasil file yang sudah diunggah akan muncul pada form berikut.

Gambar 23 . Tampilan dokumen yang sudah diupload untuk dokumen PNS

18. File yang sudah diupload, dapat dicek kembali dengan mengklik tombol .
19. File yang sudah diupload dan merasa bahwa file itu salah, silahkan hapus atau

manajemen dengan mengklik dan akan dijelaskan pada

Manajemen Dokumen PNS.
20. Selesai mengupload file pada dokumen manajer, langkah selanjutnya adalah

melakukan sinkron usulan pensiun pada menu .

7. Manajemen Dokumen PNS

Fitur ini digunakan jika Instansi merasa salah dalam melakukan upload
dokumen pada dokumen PNS dan ingin menghapus dokumen yang dianggap
salah. Langkah dalam penggunakaan menu ini adalah sebagai berikut.
1. Pilih menu lalu pilih dan akan muncul
tampilan seperti berikut.

22
Buku Panduan Docu Digital

Gambar 24 .Tampilan manajemen dokumen PNS

4. Setelah muncul tampilan seperti gambar 22, silahkan ketikkan NIP PNS yang
akan dikelola dokumen PNS ybs lalu klik dan klik .
5. Untuk cara lainnya adalah melalui menu yang sudah dijelaskan
pada Langkah sebelumnya.

Gambar 25. Tampilan halaman Berkas data PNS untuk Unggah dokumen PNS

6. Klik tombol
7. Tombol akan mengarahkan pada menu
manajemen dokumen pns seperti pada gambar 23.

Gambar 26 .Tampilan manajemen dokumen PNS

8. Akan tampil halaman dokumen pns yang akan di hapus seperti berikut.

9. Akan ada tanda dan untuk mengetahui dokumen yg sudah sesuai

format yg telah di upload.

23
Buku Panduan Docu Digital

10. Klik untuk melihat kembali dokumen yang sudah diupload.

11. Klik untuk menghapus file.
12. Akan muncul informasi untuk menghapus file

13. Klik OK dan file pada dokumen PNS akan terhapus.

8. Ganti Kata Sandi

Pengguna Instansi dapat mengganti Password atau Sandi User DocuDigital
pada menu seperti pada gambar 20 berikut.

Gambar 27.Tampilan menu ganti sandi instansi

Untuk menganti sandi, langkah nya sebagai berikut:

1. Masukkan kata sandi lama

2. Masukkan kata sandi baru untuk user DocuDigital
3. Masukkan kembali kata sandi baru
4. Klik untuk memperbaharui sandi pengguna
5. Tombol berfungsi untuk menghapus inputan pada menu ganti
sandi

24