Paradigma lama menyatakan bahwa:
Kegiatan dalam kantor yang sifatnya
marjinal, atau kegiatan pelengkap yang
tidak penting, sehingga penempatan orang
tidak menjadi pertimbangan dari segi
keterampilan serta kecerdasan.
Paradigma sekarang menyatakan bahwa:
Pemilik organisasi/bisnis, menyadari
pekerjaan perkantoran adalah jantungnya
perusahaan, pusat kegiatan perusahaan,
maka dari itu perlu menempatkan orang
yang memiliki kemampuan baik dari segi
teknis maupun manajerial, untuk
melaksanakan tugas yang sifatnya strategis
Langkah menyusun tata ruang
 Pertama hendaknya dibuat gambar
denah kantor yang bersangkutan,
denah ini untuk menggambarkan
luas ruang dan posisi ruang yang
akan ditata. Denah gambar itu
sebaiknya pastikan dengan skala luas
perban- dingan antara ruang dengan
berbagai perabotan yang akan
ditempatkan pada ruang itu. untuk
ini dibuat skala perbandingan.
 Langkah berikutnya ialah
mempelajari segenap pekerjaan
yang akan dilakukan pada ruang
yang akan di tata, juga termasuk
mempelajari hubungan kerja antara
satu karyawan dengan karyawan
yang lainnya dalam lingkungan
kantor itu.
 Menyusun letak meja-meja kerja
dan perabot untuk para pegawai/
pekerja, tentu saja pada langkah ini
mengikuti pedoman seperti telah
diuraikan pada angka teknik tata
ruang kantor di atas.
 Selanjutnya tata ruang dirancang
dengan menjejerkan guntingan-
guntingan gambar meja dan kursi
serta perabot lainnya di atas gambar
denah miniatur ruang yang akan
ditata untuk kondisi yang
sesungguhnya
Tata ruang kantor adalah penyusunan
perabotan dan alat perlengkapan pada luas
lantai yang tersedia , dan pengertian lain
menyatakan bahwa tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan
ruang dan tentang penggunaannya secara
terperinci untuk menyiapkan susunan yang
praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya layak.
Asas-asas tata ruang
 Asas jarak terpendek
Suatu tata ruang terbaik ialah
memungkinkan proses penyelesaian
sesuatu pekerjaan menempuh jarak
yang sependek-pendeknya.
 Asas rangkaian kerja
Asas ini mengisyaratkan bahwa
penempatan posisi karyawan
dengan karyawan lain yang ada
hubungan kerja yang
berkesinambungan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan
harus ditempatkan secara
berdekatan dan berurutan serta
menempatkan alat alat dengan jarak
yang ideal
 Asas penggunaan segenap ruang
suatu tata ruang yang ber terbaik
ialah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada
ruang itu tidak hanya berupa luas
lantai saja ( datar) melainkan juga
ruang yang vertikal ke atas maupun
ke bawah
 Asas perubahan tempat kerja
dengan tidak mengabaikan hal hal
yang khusus suatu tata ruang yang
terbaik ya Allah yang dapat diubah
atau disusun kembali dengan tidak
terlampau sukar atau tidak
memakan biaya yang besar
Penggunaan formulir bertujuan untuk:
• Membuat jelas keterangan apa yang harus
dihimpun dan disampaikan.
• Menyediakan suatu letak tertentu bagi
setiap butir keterangan yang diperlukan,
dengan demikian memudahkan pencatatan,
pengolahan, dan penunjukan data.
• Menghapuskan perlunya menyalin
kembali informasi yang bersifat
pengulangan
• Memudahkan pemakaian lembar ganda.
• Memberi tanda pengenal kepada warkat
dan memudahkan penyimpanan
Manfaat penggunaan formulir
 Mengurangi kesibukan mengutip
atau menyalin kembali keterangan
yang sama atau berulang-ulang
(menghindarkan kelelahan dan
kebosanan)
 Untuk keseragaman
 Memudahkan dalam klasifikasi data
 Mempermudah tata kerja, prosedur
kerja, dan sistem kerja
 Sebagai alat pemberian instruksi
 Sebagai alat perencanaan, karena di
dalamnya terdapat data kuantitatif
dan kualitatif
 Sebagai alat untuk pengawasan dan
evaluasi
Pengendalian formulir
 Sentralisasi pekerjaan maksudnya
manajemen perusahaan harus
menetapkan seseorang karyawan
yang diberikan tanggung jawab
terhadap semua formulir pada
beberapa bidang kerja, sehingga
pengawasan pemakaiannya dapat
dilakukan secara terpusat pada satu
orang atau satu bagian (bila
perusahaan besar
 Lakukan evaluasi, maksudnya untuk
mendapatkan efisiensi dan
efektifitas penggunaan formulir,
maka perlu dilakukan pengamatan
sebe- rapa jauh formulir yang
digunakan sudah membantu
perusahaan dalam menghimpun
data secara akurat, cepat dan
mudah.
 Standardisasi, maksudnya setelah
diadakan pengamatan atau peneli-
tian yang seksama dan mendalam,
pastikan bahwa formulir ini (yang
dipakai) adalah formulir yang paling
cocok dan tepat, maka perlu
dilakukan standardisasi atau
dibakukan keberadaannya.
Jenis formulir menurut sumbernya:
 Formulir yang dibuat dan disimpan
oleh perusahaan. Contoh: memo,
surat permintaan
 Pembelian, bukti permintaan dan
pengeluaran barang.
 Formulir yang dibuat perusahaan
dan dikirim ke pihak luar. Contohnya
faktur Penjualan, surat permintaan
penawaran harga, surat order
pembelian.
 Formulir yang diterima dari pihak
luar. Contoh: Order dari pelanggan,
pernyataan piutang dari kreditor,
Faktur pembelian, rekening koran
bank.
Continuous form
Wujud pemakaian formulir ini ada
yang disebut dengan formulir
bersambung (continuous form),
karena wujudnya antara satu
halaman dengan halaman yang
berikutnya bersambung, biasanya
formulir ini digunakan melalui media
computer sets. Formulir bentuk ini
sering disama- kan dengan formulir
elektronik (electronic form).
No Carbon Required
Ada juga formulir yang bila
digunakan dapat membuat dua atau
lebih lembaran sekaligus, karena
telah dirancang tulisan atau isian
pada lembar pertama tembus untuk
lembar bagian bawah berikutnya,
walaupun tidak ada karbon yang
disediakan secara terpisah,
sebagaimana formulir yang kita
banyak temui di konter bank saa
nasabah mengisi formulir
permohonan pembukaan rekening
simpanan uang atau permohonan
pengambilan uang.
Efisiensi kerja
Hakikat efisiensi kerja
penggunaan akal sehat secara
teratur untuk menemukan cara-cara
yang lebih mudah, lebih ekonomis,
dan lebih baik dalam melaksanakan
pekerjaan melalui penggunaan
material, waktu, dan ruang sebagai
tempat bekerja. Berkenaan dengan
work simplification telah diterapkan
dalam kegiatan perkantoran, maka
istilah penyederhanaan kerja ini
disebut dengan "paperwork
simplification", karena dalam kantor
konotasinya selalu menggunakan
kertas, yang tentu saja juga ada
material lain dan berbagai peralatan
pendukungnya untuk
terselenggaranya pekerjaan dalam
rangka mencapai tujuan tertentu.
Asas efisiensi kerja
1. Asas perencanaan
maksud Asas ini adalah berkenaan
dengan tujuan apa yang hendak
dicapai dalam melaksanakan setiap
pekerjaan perkantoran secara
spesifik perencanaan berkaitan
dengan pedoman tentang maksud
warkat, pedoman tentang
penetapan prosedur, pedoman
tentang pengadaan mesin tata
Usaha, pedoman tentang
perencanaan formulir
2. Asas penyederhanaan maksud Asas
ini adalah kita harus mengetahui
aspek apa atau pekerjaan apa yang
akan disederhanakan melalui empat
pedoman tata cara, Pedoman
perlengkapan tata Usaha dan
pedoman tentang Pengorganisasian
tata Usaha
3. Asas penghematan
Asas ini menegaskan aspek apa yang
akan dihemat terutama menyangkut
penggunaan uang oleh karena itu
perlu berlandaskan pada pedoman
tentang perhitungan biaya dan
kemanfaatan, pedoman tentang
penghitungan kebutuhan warkat,
pedoman tentang mekanisme tata
usaha
4. Asas penghapusan
 untuk menerapkan Asas ini perlu penglihatan atau
berpedoman pada pedoman tentang rabun
menghilangkan gerak gerik yang tak  Pengetahuan dan
perlu dan pedoman tentang keterampilan,
penghapusan Tembusan Tembusan karena kurang
atau warga lainnya pengetahuan maka
5. Asas penggabungan kurang
Asas ini menegaskan agar memperhatikn
penggabungan kegiatan metode kerja yang
berpatokan pada pedoman aman dan baik
tentang sekali jalan dan  Sikap, karyawan
pedoman tentang pemakaian memiliki sikap
Alat Alat serbaguna kurang minat dan
Faktor program k3 perlu dilaksanakan: kurang perhatian,
 Moral, maksudnya adanya program serta malas
K3 untuk pencegahan kecelakaan 3. kalau pada lingkungan kerja
karena alasan kemanusiaan, artinya menyangkut pengaturan
setiap karyawan bekerja itu peralatan dan konstruksi
siapapun mereka, dari bangsa bangunan, maka faktor mesin
manapun, memiliki agama apapun dan alat ini adalah Denggunaan
mereka, mereka harus di akui mesin-mesin dan peralatan
sebagai makhluk sosial yang perlu yang tidak memenuhi standar.
dijaga keamanan dan Aspek outdoor indoor
keselamatannya karena ikatan 1. Konstruksi Gedung
moral. 2. Kualitas Udara
 Hukum, makna dari alasan hukum 3. Kualitas pencahayaan
adalah semua perusahaan harus 4. Jaringan Elektronik dan Komunikasi
tunduk dengan peraturan dan 5. Kebisingan
perundang-undangan yang berlaku, 6. Display Unit (tata ruang dan alat-alat)
bila perusahaan tidak bertanggung Kegiatan tindak lanjut k3
jawab, dan mengabaikan K3 dan Tindak Lanjut untuk memperbaiki
terjadi kecelakaan atau gangguan penyimpangan tersebut. Tindak lanjut
keamanan kerja dalam perusahaan dilaksanakan oleh siapa (yang bertanggung
hingga menyebabkan cedera bagi jawab atas lokasi/area tersebut) dan kapan
para karyawan mereka, maka selesainya (perkiraan waktu yang
perusahaan akan dikenakan dibutuhkan/tanggal berapa?).
hukuman atau denda sesuai Tindak Lanjut
ketentuan dan peraturan yang  Setelah inspeksi selesai, berikan
berlaku, untuk menghindari hal ini salinan hasil inspeksi kepada mereka
maka perusahaan harus (Tim atau panitia K3) yang
mengadakan dan menjaga adanya bertanggung jawab untuk
program K3. menindaklanjuti atas penyimpangan
 Ekonomi, alasan aspek ekonomi ini tersebut
adalah untuk menyadarkan  Apabila semua tindak lanjut sudah
pengusaha atau pimpinan selesai dilaksanakan, salinan laporan
perusahaan bahwa bila terjadi tersebut harus di kirim kepada
gangguan keamanan dan kecelakaan koordinator K3L untuk di file-kan
kerja, maka akan menjadi biaya (disimpan)
tinggi bagi perusahaan, atau  Ringkasan hasil inspeksi harus di
perusahaan harus menanggung bahas dalam rapat K3L perusahaan.
semua biaya untuk menanggulangi Langkah-langkah membuat laporan
gangguan … manajerial
Penyebab kecelakaan kerja dan Cara 1:
gangguan ditempat kerja  Tahap Persiapan
 Lingkungan kerja, maksudnya  Pengumpulan dan Penyajian Data
tempat di mana para pekerja  Sistematika Laporan
melakukan pekerjaannya dalam  Penulisan Laporan
kondisi yang tidak aman atau dalam Cara 2
kondisi membahayakan. Kondisi  Menafsirkan Kerangka Acuan (Terms
yang tidak aman ini dapat terjadi of Reference atau TOR
karena kesemrawutan atau tidak  Membuat Daftar Tugas/kegiatan
teraturnya suasana dan  Membuat Jadwal kegiatan
perlengkapan dan peralatan kerja.  Menghimpun bahan-bahan
Lingkungan kerja yang tidak aman  Memilih dan menilai Materi/bahan
dapat pula disebabkan oleh gedung  Merancang, menulis dan
atau ruang kerja yang tidak standar menyempurnakannya
baik kualitas bahan bangunan (Penggandaan/penjilidan)
maupun konstruksi bangunannya,
juga dalam kaitan ini penerangan
yang tidak standar merupakan faktor
lingkungan yang tidak baik, sehingga
menjadi rawan kecelakaan dan
gangguan kerja.
 Manusia atau karyawan, faktor
ini banyak disebabkan oleh
beberapa hal:
 Sifat fisik dan
mental manusia
yang tidak standar.
Sebagai contoh,
karyawan kurang