2011-Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha-Nurnovitasari
2011-Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha-Nurnovitasari
id
SKRIPSI
Oleh :
NIKEN NURNOVITASARI
K7407025
P. IPS / PAP
commit to user
i
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Oleh :
NIKEN NURNOVITASARI
K7407025
SKRIPSI
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN
Persetujuan Pembimbing
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
HALAMAN PENGESAHAN
Pada hari :
Tanggal :
Tim Penguji
Disahkan oleh
Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret
Dekan,
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penataan ruang kantor tata
usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang dapat mendorong pencapaian efisiensi
kerja pegawai dilihat dari asas penataan ruang kantor menurut The Liang Gie
yaitu: (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan
segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat kerja.
Pendekatan penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan bentuk deskriptif
dan jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Strategi yang digunakan
adalah strategi tunggal terpancang. Teknik sampling dengan teknik bola salju
(snowball sampling). Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa
serta dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,
observasi dan analisis dokumentasi. Untuk keabsahan data, menggunakan
trianggulasi data atau trianggulasi sumber. Sedangkan teknik analisis data yang
digunakan adalah analisis interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan
ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan almari arsip dan filling
cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai, penempatan pegawai yang banyak
berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan jarak antar
meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses penyelesaian pekerjaan
oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut menimbulkan pemborosan waktu dan
tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak tercapai; (2) Jika ditinjau dari sudut
pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah
menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai
dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Namun, jika ditilik dari
commit to user
v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
sudut pandang pengguna layanan posisi ruangan (loket) belum sesuai dengan
asas rangkaian kerja, misalnya dalam proses legalisir. Gerakan yang dilakukan
tidak selalu maju, melainkan banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi
urutan lokasi pelayanan tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi
pertama yang harus didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini
mengakibatkan pemborosan waktu dan tenaga; (3) Kantor Tata Usaha Dekanat
FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang, karena
berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau
alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu ruangan terdapat ruang yang
masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi lain ruangan terdapat penumpukan,
baik penumpukan pegawai, peralatan maupun perlengkapan; (4) Penataan ruang
Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas perubahan
susunan tempat kerja secara maksimal. Walaupun sebenarnya masing-masing
ruangan ditata dengan tipe terbuka yang memungkinkan perubahan susunan
tempat kerja sesuai kebutuhan, ternyata susunannya tersebut sudah ³dipatenkan´
sehingga sulit untuk diubah jika dibutuhkan. Dipatenkan dalam hal ini
merupakan aturan tidak tertulis antar pegawai (kesepakatan) untuk tidak
mengubah susunan tempat duduk para pegawai.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ABSTRACT
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
service of room position (locket), it has not yet suited to principle of work chain,
for example in the process of legalizing process. The movement which is
performed is not always forward, but also a lot of backward and a cross moving.
And even the sequence of service is not from the nearest to the furthest, but the
first location which has to be visited is the furthest room. It makes wasting time
and energy; (3) Administration office of dean of FKIP UNS has not yet applied
principle of using all rooms, because based on observation of the researcher
IRXQGHGWKDWWKHUHLVWKHLUFRPSRVLWLRQDQGLW¶VORFDWLRQKDVQRWEHHQEDOanced.
In a room there is still large and empty , while in another side of that room there
is accumulation , both accumulation of staffs, tools or equipments; (4) The
arrangement of administration office room of dean of FKIP UNS has not yet
applied principle of the change of work place arrangement optimally. Although
in fact each of room is arranged with open type which enables change of work
place arrangement according to the need, but the arrangement has been
patterned, so that it is difficult to be changed, if it is needed.
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
MOTTO
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
0\6LVWD´)(/1,(='<7+$µ
(febe, elyn, ezty, mb dee, yunita)
kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
$VVDODPX¶DODLNXPZUZb
Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat
rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan kemudahan sehingga
PDPSX PHQ\HOHVDLNDQ SHQ\XVXQDQ VNULSVL GHQJDQ MXGXO ³$1$/,6,6
PENATAAN RUANG KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI
EFISIENSI KERJA PEGAWAI (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) dengan baik dan lancar. Penyusunan skripsi
ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan di Program
Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami berbagai
hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan pengarahan dari
berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Oleh
karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima kasih
kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas
Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang
telah memberikan izin penulisan skripsi ini.
2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan
penyusunan skripsi ini.
3. Bapak Drs. Sutaryadi, M. Pd selaku Ketua Program Studi Pendidikan
Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah
memberikan izin penelitian ini.
4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi
Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk
menyusun skripsi ini.
5. Ibu Dr. Wiedy Murtini, M. Pd selaku Pembimbing I yang telah memberikan
pengarahan, bimbingan dan motivasi tiada henti kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
6. Bapak Drs. Hery Sawiji, M. Pd selaku Pembimbing II yang telah banyak
memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama
pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.
7. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah
banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.
8. Bapak Djoko Santoso, Bapak Pradja Suminta, Bapak Andre Rahmanto,
Bapak J. Widodo, Bapak Anton Subarno, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni
Ninghardjanti, Ibu Tutik Susilowati dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak
dan Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas
bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.
9. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh
karyawan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta yang telah
membantu kelancaran penelitian ini.
10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas motivasi dan doa-doa yang tak pernah
putus untukku.
11. Adik-DGLNNXWHUNDVLK³0H\GDGDQ=DN\´\DQJPHndorongku menyelesaikan
skripsi ini.
12. 6HSXSXNX WHUVD\DQJ ³*DOLK 5HVSDWL 3UDGDQD 0XNWL´ \DQJ VHODOX VLDS
membantu mencarikan bahan yang aku butuhkan.
13. Taufik Hidayat beserta keluarga (Bapak, Ibu, Mba Kurni, Mas Imam, Mbah)
atas motivasi dan perhatian yang telah diberikan selama ini.
14. Sahabat-VDKDEDWNX ³FELNIEZDYTHA´ \DQJ WHODK PHQMDGL VDXGDUD \DQJ
menemaniku di perantauan dan banyak memberikan semangat untukku.
15. Compaq-ku, Accer-nya Ezty dan Axio-nya Ita yang telah berjuang bersamaku
di malam-malam panjang.
commit to user
xii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
16. Anak-DQDN .RVW ³5LQHQJJR´ 0E 0\WKD $QJJUD /DVWUL 1LWKD /XVV\
Shelma, Lisa, Septi, Sepfriend, Fitrie, Hanna, Githa), hidup seatap bersama
kalian membuat hari-hariku berwarna seperti pelangi.
17. Keluarga Luliana Elin (Bapak, Ibu, Pikachu) yang sudah menerima aku di
rumahnya seperti keluarga sendiri.
18. Sahabat-VDKDEDWNX ³ 1HQ\ $U\ ,WKD 0\UQD 9LYL GDQ /LO\´ DWDV MDOLQDQ
persahabatan yang tak pernah putus.
19. Chikal, MovieZone, Azten dan El Torros, berkat buku dan film kalian
pikiranku kembali segar, sesegar es kelapa muda.
20. Teman-teman kelas A- 3HQGLGLNDQ (NRQRPL GDQ NHODV $ 3$3¶ \DQJ
karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu, bersama
kalian hari-hari kuliahku tidak membosankan. Semoga kita semua sukses
kawan.
21. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.
Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan skripsi ini
dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa masih
banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik sangat
peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca pada
umumnya. Amin.
:DVVDODPX¶DODLNXPZUZE
Peneliti
commit to user
xiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL...................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ iv
ABSTRAK ..................................................................................................... v
MOTTO ......................................................................................................... ix
PERSEMBAHAN .......................................................................................... x
KATA PENGANTAR ........................................... xi
DAFTAR ISI .................................................................................................. xiv
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xvii
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xviii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xix
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1
B. Fokus Masalah ........................................................................... 5
C. Perumusan Masalah ................................................................... 6
D. Tujuan Penelitian ....................................................................... 6
E. Manfaat Penelitian ..................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 8
1. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor .................................. 8
a. Pengertian Tata Ruang Kantor ........................................ 8
b. Tujuan Tata Ruang Kantor.............................................. 10
c. Asas Tata Ruang Kantor ................................................. 12
d. Tata Ruang Kantor yang Efektif ..................................... 13
e. Manfaat Tata Ruang Kantor............................................ 16
f. Macam Tata Ruang Kantor ............................................. 17
g. Faktor-faktor yang Berpengaruh dalam Penataan Tata
Ruang Kantor .................................................................. 19
2. Kantor Tata Usaha ................................................................ 31
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Kerangka Pemikiran................................................................... 44
Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball
Sampling .................................................................................................... 51
Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara
Interaktif .................................................................................................... 55
Gambar 4. Bagan Prosedur Penelitian ......................................................... 57
Gambar 5. Struktur Organisasi FKIP UNS .................................................. 60
Gambar 6. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha ..................................... 61
Gambar 7. Denah Ruangan Kepala Bagian Tata Usaha .............................. 65
Gambar 8. Denah Ruang Bagian Tata Usaha .............................................. 66
Gambar 9. Denah Ruang Sub Bagian Pendidikan ....................................... 69
Gambar 10. Denah Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan .............................. 73
Gambar 11. Denah Ruang Sub Bagian Kepegawaian ................................... 75
Gambar 12. Denah Ruang Sub Bagian UMKAP ........................................... 78
Gambar 13. Denah Ruang Bidang Keuangan ................................................ 83
Gambar 14. Alur Pengurusan Legalisir ......................................................... 87
Gambar 15. Loket Pelayanan di Gedung F .................................................... 88
Gambar 16. Proses Pengurusan Legalisir Alumni ......................................... 106
Gambar 17. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir Sekarang ...... 107
Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang
Disarankan .................................................................................................... 108
commit to user
xvii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Saran-saran Besarnya Cahaya (Foot Candle) ................................ 22
Tabel 2. Pengaruh Warna ............................................................................ 24
Tabel 3. Persentase Pemantulan terhadap Cahaya dari Lampu Neon
Putih ....................................................................................................... 25
Tabel 4. Sumber Kebisingan........................................................................ 29
Tabel 5. Daftar Barang Inventaris Ruang Bagian Tata Usaha..................... 68
Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan ............. 71
Tabel 7. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan ..... 74
Tabel 8. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kepegawaian .......... 77
Tabel 9. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian UMKAP ................. 81
Tabel 10. Daftar Barang Inventaris Ruang Bidang Keuangan ...................... 84
Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter .......................... 99
Tabel 12. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 4 meter .......................... 100
Tabel 13. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 6 meter .......................... 101
Tabel 14. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 0 meter .......................... 102
commit to user
xviii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Penelitian ..................................................................... 128
Lampiran 2. Struktur Organisasi FKIP UNS ............................................... 129
Lampiran 3. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 130
Lampiran 4. Data Ruang Gedung F ............................................................. 131
Lampiran 5. Daftar Barang Inventaris Gedung F ........................................ 132
Lampiran 6. Daftar Rincian Tugas Karyawan Tata Usaha .......................... 149
Lampiran 7. Foto Kegiatan dan Ruangan .................................................... 179
Lampiran 8. Pedoman Wawancara .............................................................. 182
Lampiran 9. Field Note ................................................................................ 183
Lampiran 10. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ............................... 193
Lampiran 11. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................ 194
Lampiran 12. Surat Permohonan Ijin Research ............................................. 195
Lampiran 13. Surat Ijin Menyusun Skripsi .................................................... 196
Lampiran 14. Surat Keterangan Penelitian .................................................... 198
commit to user
xix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
BAB I
PENDAHULUAN
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
yang berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek
membuat ruangan terasa sesak dan ruang gerak menjadi sempit. Walaupun
ruangan sudah dilengkapi dengan AC (air conditioner) tetapi masih saja terasa
pengap karena sirkulasi udara yang terganggu dengan banyaknya barang yang
ada di ruangan tersebut. Kurang maksimalnya pemanfaatan fasilitas-fasilitas
yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu.
Loket pelayanan mahasiswa di ruang Sub Bagian Pendidikan kurang berfungsi
dengan baik. Hal ini disebabkan barang-barang yang digunakan untuk melayani
mahasiswa tidak diletakkan di dekat loket sehingga proses pelayanannya lebih
lama. Seharusnya dengan adanya loket tersebut akan dapat mempercepat
pelayanan yang dilakukan untuk mahasiswa. Hal ini menunjukkan belum
diterapkannya asas jarak terpendek dalam penataan ruang kantor. Di depan loket
pelayanan mahasiswa bagian pendidikan juga terdapat meja-meja yang berjejer
tetapi jarang digunakan oleh pegawai dan di belakang meja pimpinan juga masih
ada ruang kosong yang justru digunakan untuk menumpuk arsip. Hal ini tidak
sesuai dengan asas penggunaan segenap ruang, dimana di suatu bagian ruang
berdempetan tetapi di bagian lain kosong dan belum dimanfaatkan secara
optimal. Posisi meja pimpinan yang berada di dekat pintu membuat pimpinan
terganggu dalam bekerja akibat adanya lalu lintas orang yang keluar masuk
ruangan. Seharusnya meja pimpinan berada di bagian dalam ruangan yang
terpisah sendiri.
Di ruangan Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat ada lemari arsip,
tetapi arsip dan dokumen justru diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan
dengan susunan yang belum teratur. Banyak dokumen yang hanya diletakkan di
lantai ruangan sehingga mengganggu lalu lintas pekerjaan. Masalah lain yang
peneliti temukan yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian dimana penerapan
prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan
baik. Lemari-lemari arsip diletakkan di satu sisi ruangan tersendiri, tidak
diletakkan di tempat yang dekat dengan pengguna arsip dan dokumen tersebut.
Oleh karena itu, ketika akan menggunakan arsip atau dokumen harus mengambil
di tempat yang jauh dari tempat duduknya.
commit to userBegitu pula ketika arsip atau
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
dokumen telah selesai digunakan dan akan dikembalikan, maka harus berjalan
lagi ke tempat lemari arsip itu diletakkan. Masalah penempatan arsip di satu sisi
ruangan bukan di dekat pegawai yang membutuhkan sebenarnya tidak hanya di
ruang Sub bagian Kepegawaian saja tetapi juga di ruang sub-sub bagian lainnya,
seperti UMKAP, Pendidikan dan Kemahasiswaan.
Susunan atau tata ruang dari kantor tata usaha tersebut sedikit banyak
ikut menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Hal ini diperkuat
dengan implikasi hasil penelitian tentang tata ruang kantor dan efisiensi kerja
(Nur Syamsiyah Widyaningrum, 2008) yang dilakukan di Kantor Pelayanan
Pajak Pratama Surakarta, menyatakan bahwa penataan ruang kantor yang baik
akan dapat menciptakan suasana yang hangat serta komunikasi yang lancar dan
efektif bagi pegawai sehingga efisiensi kerja pegawai di Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Surakarta dapat tercapai.
Berdasarkan hal itulah, maka peneliti berusaha mengkaji tentang
efisiensi kerja dalam kaitannya dengan penataan ruang kantor tata usaha dengan
melakukan penelitian yang diberi judul ³ANALISIS PENATAAN RUANG
KANTOR TATA USAHA DALAM MENCAPAI EFISIENSI KERJA
PEGAWAI (Studi kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
Surakarta tahun 2010)´.
B. Fokus Masalah
Seorang peneliti yang melaksanakan penelitian ilmiah harus
menetapkan pembatasan masalah agar bidang penelitiannya terfokus pada satu
masalah saja dan tidak meluas tetapi mendalam. Hal ini mengingat adanya
keterbatasan-keterbatasan yang dimiliki oleh seorang peneliti baik itu
keterbatasan waktu, dana, pikiran dan lain sebagainya. Dengan adanya fokus
penelitian seorang peneliti tahu mana data atau informasi yang dibutuhkan dan
relevan dengan penelitian yang dilakukan.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, penelitian
ini berfokus pada penataan dan pemanfaatan ruang kantor guna mendorong
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
terciptanya efisiensi kerja pegawai di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP pada
tahun 2010.
C. Perumusan Masalah
Kegiatan penelitian muncul karena disebabkan adanya suatu masalah
yang harus dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang
menimbulkan kesulitan sehingga menggerakan manusia untuk
menyelesaikannya. Menurut pendapat Winarno Surachmad (1998:34³0DVDODK
DGDODKVHWLDSNHVXOLWDQ\DQJPHQJJHUDNNDQPDQXVLDXQWXNPHPHFDKNDQQ\D´
Berdasarkan uraian identifikasi dan fokus masalah, rumusan masalah
dari penelitian ini adalah ³Bagaimana penataan ruang kantor tata usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta mampu mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai
dilihat dari asas penataan kantor menurut The Liang Gie yaitu: (1) asas jarak
terpendek, (2) asas rangkaian kerja, (3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4)
asas perubahan susunan tempat kerja?´
D. Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam
melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan
tidak bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika
masalah dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut
adalah untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan
dari penelitian ini yang hendak dicapai adalah untuk mengetahui bagaimana
penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta mampu
mendorong pencapaian efisiensi kerja pegawai dilihat dari asas penataan kantor
menurut The Liang Gie yaitu : (1) asas jarak terpendek, (2) asas rangkaian kerja,
(3) asas penggunaan segenap ruang, dan (4) asas perubahan susunan tempat
kerja.
E. Manfaat Penelitian
Manfaat merupakan suatu hal baik yang dapat dirasakan ketika
kegiatan telah selesai dilaksanakan. Manfaat
commit penelitian menjadi sesuatu yang
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
2. Manfaat praktis
Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat
sebagai berikut :
a. Sebagai bahan masukan bagi pimpinan di kantor tata usaha Dekanat
FKIP UNS Surakarta dalam menentukan kebijakan penataan ruang
kantor yang berhubungan dengan efisiensi kerja dalam usaha mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan bagi pengembangan
penelitian sejenis di masa yang akan datang.
c. Sebagai bahan informasi bagi masyarakat mengenai tata ruang kantor dan
efisiensi kerja.
d. Sebagai tambahan bahan pustaka di perpustakaan.
e. Syarat kelulusan pendidikan jenjang Strata Satu (S1).
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
BAB II
LANDASAN TEORI
D. Tinjauan Pustaka
4. Tinjauan Tentang Tata Ruang Kantor
h. Pengertian Tata Ruang Kantor
Salah satu faktor yang dapat menciptakan efisiensi kerja pegawai
adalah penyusunan tata ruang kantor yang baik. A. S. Moenir (1983:7)
menyatakan bahwa ³Kantor sebagai tempat untuk bekerja seseorang dengan
menggunakan peralatan seperti mesin tulis, mesin hitung, pensil/pulpen dan
alat tulis lain dan perlengkapan kerja seperti meja, kursi, almari, telepon,
meja gambar dan lain-ODLQ´ A. S. Moenir (1983:8) juga menyatakan bahwa
suatu tempat kerja disebut kantor apabila memenuhi tiga syarat yaitu:
1) Tempat itu berupa bangunan yang berfungsi sebagai tempat yang
bebas dari hujan dan panas pada orang-orang yang berada di tempat
itu.
2) Jenis pekerjaan yang dilakukan pada umumnya ialah tulis/menulis,
komunikasi dan arsip/dokumentasi.
3) Di tempat itu terdapat alat-alat kerja seperti mesin-tulis, mesin hitung,
mesin ganda dan lain-lain dan perlengkapan kerja serta pasilitas kerja
seperti lampu, air, telepon dan lain-lain.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
10
11
12
13
biaya yang terlampau banyak. Hal ini sesuai dengan asas perubahan susunan
tempat kerja. Jadi, sebaiknya ruang kantor disusun dan ditata dengan posisi
yang mudah diubah letaknya agar dapat disesuaikan dengan kebutuhan para
personil kantor tersebut.
Mengenai asas tata ruang kantor, Ida Nuraida (2007) menambahkan
bahwa dalam penataan ruang kantor juga harus memperhatikan 2 (dua) hal
yaitu asas integrasi kegiatan dan asas kepuasaan kerja bagi pegawai. Tata
ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter
bagian yang ada dalam organisasi. Selain itu, tata ruang dan peralatan kantor
harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.
Artinya, pegawai dalam bekerja tidak terganggu oleh situasi-situasi yang
menghambat pekerjaannya misalnya suasana yang berisik dan panas, barang-
barang yang dapat membahayakan dan lingkungan kantor yang tidak
mendukung dalam penyelesaian pekerjaan.
Dengan berpedoman pada asas-asas tersebut, diharapkan dapat
terwujud tata ruang kantor yang mampu mendorong suatu pekerjaan berjalan
secara efektif dan efisien. Jika efisiensi dalam bekerja dapat terwujud, maka
pencapaian tujuan organisasi pun dapat tercapai dengan baik.
14
15
16
Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang
baik dan terencana memberikan manfaat kepada 2 (dua) pihak yaitu pihak
internal kantor yakni para personil kantor khususnya pegawai dan pihak
eksternal kantor yakni masyarakat umum. Manfaat yang diberikan bagi
pegawai antara lain dapat menciptakan suatu kondisi yang menunjang
kelancaran pekerjaan kantor, penghematan ruangan, mempercepat
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
17
Tata ruang kantor yang terbuka lebih baik dan memuaskan daripada
ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Hal
tersebut diungkapkan The Liang Gie (2000) dengan alasan sebagai berikut:
1) memudahkan pengawasan terhadap pegawai, dengan tata ruang kantor
yang terbuka, para pimpinan lebih leluasa untuk melihat dan mengamati
proses pelaksanaan pekerjaan pegawainya; 2) lebih memudahkan hubungan
di antara para pegawai, karena merasa bekerja dalam satu ruangan yang sama
maka akan menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat; 3) jika terjadi
penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai
proses penyelesaian suatu pekerjaan, tataruang yang terbuka lebih mudah
menampungnya.
Meskipun tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan dalam
hal penyelesaian pekerjaan, tetapi Komarudin (1993:160) menjelaskan
beberapa kerugiannya, yaitu:
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
18
Keuntungannya adalah :
a) Memudahkan perubahan layout ruangan tanpa perlu biaya
yang tinggi.
b) Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai
baik.
c) Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
d) Memudahkan pengawasan.
Kerugiannya adalah:
a) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b) Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan
pendingin udara serta air cleaner untuk mengurangi bau.
c) Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu
konsentrasi kerja.
19
Keuntungannya adalah:
a) Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan,
kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan,
dokumen-dokumen, atau asset perusahaan yang berharga.
b) Konsentrasi terhadap pekerjaan lebih mudah.
c) Dapat lebih menghargai tamu.
Kerugiannya adalah:
a) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan
ruangan, lebih banyak alat komunikasi (seperti telepon dan e-
mail), penerangan, ventilasi, peralatan kantor dan
pemeliharaannya, dan lain-lain.
b) Mempersulit perubahan layout kantor atau fleksibilitas
ruangan kurang.
c) Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang
oleh alat komunikasi yang memadai.
d) Mempersulit pengawasan.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
20
1) Cahaya
Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan
memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena
mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan
kesalahan dan matanya tidak cepat lelah. Hal tersebut sesuai dengan yang
dikemukakan oleh Ida Nuraida (2008:155) bahwa:
Cahaya/penerangan merupakan faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai karena mempengaruhi kesehatan pegawai,
keselamatan, serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan
hal vital yang dibutuhkan pancaindra penglihatan untuk dapat
melaksanakan tugas kantor. Tugas-tugas kantor ini lebih banyak
tuntutannya karena yang dilihat adalah catatan-catatan kantor sehingga
harus didukung oleh penerangan dalam jumlah dan mutu yang tepat
dan dalam tempat yang tepat pula.
21
22
23
2) Warna
Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor
yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi
suatu kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga
mempunyai nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor
mempunyai pengaruh besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang
dikemukakan ROHK $OH[ 6 1LWLVHPLWR EDKZD ³:DUQD
mempunyai pengaruh terhadap jiwa orang yang melihatnya dan masing-
PDVLQJZDUQDLWXDNDQPHQLPEXONDQSHUDVDDQWHUWHQWX´
Dalam pemilihan warna, hendaknya disesuaikan dengan iklim,
suasana kerja dan cahaya yang digunakan di dalam kantor tersebut.
Selain itu, pemilihan warna juga harus memperhatikan sifat dan jenis
pekerjaan yang dilakukan. McShane dalam Badri Munir Sukoco
(2007:214) EHUSHQGDSDWEDKZD³Meskipun sebagian besar pegawai sadar
akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak
psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan,
PRUDOWLQJNDKODNXGDQNHWHJDQJDQ´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
24
25
26
3) Udara
Faktor udara sangat penting bagi pegawai yang bekerja dalam
suatu ruangan. Udara yang dihirup pegawai setiap hari dapat
mempengaruhi kesehatan commit to user pegawai dalam bekerja. Udara
dan ketenangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
27
28
d) Kebersihan udara
«VHEDJLDQ EHVDU $& \DQJ GLSDVDUNDQ SDGD VDDW LQL WHODK
dilengkapi dengan alat guna membersihkan udara dari kuman,
debu, dan kotoran. Cahaya ultraviolet digunakan untuk
membunuh kuman dan filter mekanik digunakan untuk
membuang debu serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi
pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi
lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik menjadi lebih
efisien.
4) Suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama
pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang
bising dapat mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan
pegawai. Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco
(2007:216) EDKZD ³Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang
tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap
PHUHNDDNDQWHUMDGL«´
Selain itu Alex S. Nitisemito (1992:196) menyatakan ³'HQJDQ
adanya kebisingan ini maka konsentrasi dalam bekerja akan pula
terganggu. Dengan terganggunya konsentrasi ini maka pekerjaan yang
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
29
Sumber Kebisingan
30
lain di berbagai tempat, khususnya kantor. Hal ini dapat dijadikan acuan bagi
kantor agar dapat mengantisipasi adanya kebisingan-kebisingan yang
mungkin muncul dan dapat mengganggu aktivitas pekerjaan kantor.
Quible dalam Badri Munir Sukoco (2007:217-218) mengemukakan
beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol kebisingan pada
ruang kantor, antara lain:
a) Konstruksi yang Sesuai
Berikut adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan untuk
mengurangi kebisingan:
(1) Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama
dari sistem HVAC.
(2) Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memiliki seal
yang terbuat dari kaUHW«
(3) Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur
bangunan, yaitu dengan menempatkan ruang berongga«
(4) Penggunaan material konstruksi yang dapat mengurangi
kemungkinan WHUMDGLQ\DJHWDUDQVXDUD«
b) Penggunaan Material Peredam Suara
Tingkat peredaman suara diukur dengan menggunakan noise
reduction coefficient (NRC), yang kebanyakan materialnya
mempunyai ukuran .50 sampai .95. nilai .50 berarti 50% suara
diredam oleh material tersebut. Untuk tujuan meredam suara,
material dengan nilai di bawah .75 kurDQJHIHNWLI«
c) Alat Peredam Suara
Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol
VXDUDSHUNDQWRUDQ«Alat yang dapat digunakan adalah penutup
peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain
WHEDO«
d) Masking
Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara
rendah yang tidak mengganggu.
Ada suatu cara yang saat ini sering digunakan untuk meningkatkan
efisiensi kerja, yaitu penggunaan musik. Musik menghasilkan beberapa
keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan
produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam
bekerja. Memutar musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara
psikologis ketika efisiensi karyawan berada di bawah rata-rata.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
31
32
(1) office work berarti pekerjaan kantor, (2) clerical work berarti pekerjaan
tulis, (3) paper work EHUDUWLSHNHUMDDQNHUWDV´
Menurut The Liang Gie (2000:16) ³Tata usaha adalah segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
usaha kerjasama itu³.
Dari beberapa pendapat tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa tata
usaha adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan, menggandakan
dan mengirim berbagai bahan keterangan yang dapat dipergunakan bagi
siapa saja yang membutuhkan.
Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada
di dalamnya. Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak
cukup hanya melihat dari segi bangunan atau orang-orang yang ada di
dalamnya, tetapi juga harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang-
RUDQJ\DQJDGDGLEDQJXQDQWHUVHEXW³'L dalam kantor dilakukan pekerjaan-
pekerjaan yang meliputi pekerjaan pemikiran dan ketatausahaan.´ $ 6
Moenir, 1983:7)
Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor tata
usaha adalah tempat di mana dilaksanakannya kegiatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan mengirim berbagai bahan
keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama untuk mewujudkan
tugas-tugas pokok organisasi.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
33
34
35
c) Penyusunan tabel-tabel
d) Daftar-daftar ikhtisar
e) Grafik-grafik
f) Penyusunan laporan harian, bulanan, triwulan, semester,
tahunan
4) Pekerjaan yang bersifat informasi, yakni:
a) Pengumpulan data
b) Pemberian peringatan
c) Survey
d) Research
e) Inspeksi
f) Opname (pemeriksaan-pemeriksaan)
g) Intelegence
h) Pemberian keterangan
6. Efisiensi Kerja
d. Pengertian Efisiensi Kerja
WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
(1995:250) ³(fisiensi adalah ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu
(dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya) kedayagunaan.
Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak
membuang-buang tenaga dan biaya´ Sedangkan Marshal Edward Dimock
dan Gladys Ogden Dimock dalam A. S. Moenir (1983:256) mengatakan
EDKZD ³(ILVLHQVL DGDODK VXDWX FDUD XQWXN PHQFDSDL VXDWX RE\HNWLSVLF,
bukan suatu tujuan bagi dirinya sendiri; efisiensi adalah suatu aspek dari alat-
alt SHQJXNXUEXNDQVXDWXDODWXQWXNGLULQ\DVHQGLUL´
Selain itu menurut The Liang Gie (2002:171) ³(ILVLHQVL yaitu suatu
asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya´.
Ibnu Syamsi (2007:2) mengatakan ³Efisien diterjemahkan dengan daya
JXQD´
Dari beberapa pengertian efisiensi tersebut, dapat diambil kesimpulan
bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan
dengan hasil yang dicapai dengan tidak membuang waktu, biaya dan tenaga.
Definisi kerja menurut WJS Poerwodarminto dalam Kamus Besar
Bahasa Indonesia LDODK ³.egiatan melakukan sesuatu´. Sedangkan The
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
36
1) Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu
tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi
[2007:6] mengatakan bahwa:
Yang dimaksud dengan efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu
hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu.
Kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau
ODLQQ\D MXJD GLWHWDSNDQ« .DODX WHUQ\DWD SHQJRUEDQDQ OHELK
sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi
kalau pengorbanannya lebih banyak, itu termasuk tidak efisien.
2) Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang
mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.
37
Efisiensi kerja dapat dilihat dari 2 (dua) segi yaitu segi hasil kerja dan
segi usaha. Efisiensi kerja dilihat dari segi hasil kerja yang dikehendaki
berkaitan dengan jumlah yang lebih banyak dan mutu yang lebih baik,
dengan kata lain bahwa dengan usaha tertentu yang dilakukan akan mampu
mendapatkan hasil yang maksimal. Sedangkan efisiensi kerja jika dilihat dari
segi usaha, dapat dikembalikan pada 5 (lima) unsur yang dapat juga disebut
sebagai sumber-sumber kerja, yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda,
termasuk uang (The Liang Gie, 2000), dimana dalam penggunaan kelima
unsur kerja tersebut sesuai dengan kebutuhan dan tidak menimbulkan
pemborosan. Artinya efisiensi kerja jika dilihat dari segi usaha adalah
bekerja yang tidak sedikitpun mengurangi hasil yang dicapai karena
dilakukan melalui cara yang paling mudah, ringan, cepat, dekat dan murah.
38
lain: 1) efisiensi harus dapat diukur, untuk dapat mengukur efisiensi maka
harus ada standar yang digunakan dan disepakati oleh pihak-pihak yang
terkait; 2) efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional, rasional artinya
segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, bukan
emosional. Dengan pertimbangan rasional, objektivitas pengukuran dan
penilaian akan terjamin; 3) efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas,
dalam bekerja efisien jangan hanya mengejar kuantitas tetapi mengorbankan
kualitas. Jangan sampai hasil ditingkatkan tetapi kualitasnya rendah; 4)
efisiensi merupakan teknis pelaksanaan, artinya dalam pelaksanaannya
jangan sampai bertentangan dengan kebijaksanaan atasan; 5) pelaksanaan
efisiensi harus disesuaikan dengan kemampuan organisasi yang
bersangkutan, ini berarti bahwa penerapannya disesuaikan dengan
kemampuan sumber daya manusia (SDM), dana, fasilitas, dan lain-lain, yang
dimilki oleh organisasi yang bersangkutan sambil diusahakan
peningkatannya; 6) efisiensi itu ada tingkatannya, secara sederhana dapat
ditentukan penggolongan tingkatan efisiensi, misalnya tidak efisien, kurang
efisien, efisien, lebih efisien, dan paling efisien (optimal).
Untuk mencapai perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya
dalam bekerja, maka diperlukan suatu prinsip dalam bekerja. Menurut The
Liang Gie (2000) agar tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja
ketatausahaan dengan hasilnya, ada 5 asas yang harus dilakukan antara lain:
1) perencanaan, yaitu menggambarkan dan mempersiapkan di awal
mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan; 2) penyederhanaan,
yaitu tindakan membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar
menjadi lebih mudah; 3) penghematan, yaitu mencegah pemakaian benda-
benda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan
menjadi mahal; 4) penghapusan, yaitu tindakan menghilangkan langkah-
langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang
dianggap kurang perlu; 5) penggabungan, yaitu menyatukan benda-benda
atau pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan dan memungkinkan
untuk dikerjakan dalam satu langkah
commitsekaligus.
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
39
40
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
41
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
42
43
44
tempat, penumpukkan pegawai di suatu sisi ruangan dan peralatan kantor yang
diletakkan jauh dari penggunanya. Hal inilah yang diduga menyebabkan efisiensi
kerja para pegawai belum tercapai secara optimal. Oleh karena itu, untuk
menciptakan efisiensi kerja pegawai yang optimal perlu memperhatikan prinsip-
prinsip dalam penataan ruang kantor.
Melalui kegiatan penelitian ini, akan dapat diketahui kondisi nyata di
lapangan mengenai penataan ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP.
Berdasarkan data yang diperoleh kemudian akan dianalisis sehingga akan dapat
diketahui kelemahan penataan ruang kantor yang diduga menyebabkan efisiensi
kerja pegawai di kantor tata usaha Dekanat FKIP belum optimal. Seteleh
mengetahui kelemahan atau kekurangannya, maka langkah berikutnya adalah
mencari dan menemukan solusi atas masalah tersebut, yaitu dengan membuat
suatu rancangan tata ruang kantor yang efektif dan mampu meningkatkan
efisiensi kerja pegawai.
Dengan penataan ruang kantor yang baik di mana dalam
penyusunannya didasarkan pada asas-asas yang ada, akan mampu menciptakan
suasana kerja yang kondusif bagi pegawai dalam bekerja. Suasana kerja yang
kondusif akan mendorong terciptanya efisiensi kerja pegawai. Jika para pegawai
dapat bekerja secara efisien, maka hal tersebut akan semakin mempercepat
pencapaian tujuan suatu organisasi dengan kualitas pencapaian yang baik pula.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada bagan berikut:
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
46
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
47
4. Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan selama 8 (delapan) bulan mulai dari
disetujuinya proposal penelitian sampai dengan terselesaikannya laporan
penelitian ini, terhitung dari bulai Juli 2010 - Februari 2011. (Jadwal terlampir)
48
terhadap obyek dengan tidak mengubah kondisi obyek tersebut, dan hanya
mencatat sesuai dengan kondisi alamiah obyek penelitian tersebut.
Dalam penelitian kualitatif, peneliti adalah instrumen kunci karena
peneliti harus bisa menginterpretasikan data yang diperoleh guna mengambil
kesimpulan akhir. Oleh karena itu, peneliti harus memiliki bekal teori dan
wawasan yang luas sehingga bisa menganalisis dan mengkonstruksi obyek yang
diteliti supaya menjadi lebih jelas. (Iskandar, 2009).
Bentuk penelitian ini mengikuti paradigma penelitian deskriptif
kualitatif yang dilakukan tehadap variabel mandiri, yaitu tanpa membuat
perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Peneliti tidak
memberikan perlakuan apapun terhadap objek penelitian sehingga objek
dibiarkan seperti kondisi aslinya secara apa adanya. Penelitian kualitatif
diarahkan pada kondisi aslinya, bahwa datanya ditanyakan pada keadaan apa
adanya sesuai dengan yang ada di lapangan. Sedangkan deskriptif dimaksudkan
bahwa penelitian bertujuan mendeskripsikan data berdasarkan kenyataan
dilapangan dengan kata-kata, uraian ataupun penjelasan cara untuk memecahkan
masalah dengan menjabarkan fakta-fakta yang tampak sebagaimana adanya.
Jenis penelitian yang dipilih yakni studi kasus. Menurut Iskandar
(2009) penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan metode kerja yang paling
efisien, di mana peneliti mengadakan telaah secara mendalam tentang suatu
kasus, dan kesimpulan hanya berlaku atau terbatas pada kasus tertentu saja. Hasil
penelitian kasus tidak dapat dipakai untuk kepentingan generalisasi kepada
semua populasi.
5. Strategi Penelitian
Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah
strategi tunggal terpancang. Tunggal diartikan bahwa hanya ada satu
permasalahan dan satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu tentang penataan
ruang kantor tata usaha Dekanat FKIP UNS. Sedangkan terpancang maksudnya
peneliti terjun langsung ke lapangan memilih dan menentukan fokus utama atau
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
49
sasaran dan tujuan serta permasalahan yang sudah berbekal teori-teori yang
sudah ada.
K. Sumber Data
Sumber data merupakan suatu sumber di mana data dapat diperoleh.
Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai
kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga
validitasnya. Menurut H. B. Sutopo (2002:49³6XPEHUGDWDSHQHOLWLDQNXDOLWDWLI
dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta
berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui
permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan
LQIRUPDVLNHSDGDSHQHOLWL´
Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini
adalah sebagai berikut:
2. Informan
Informan adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan
yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi terkait
dengan penelitian ini. Informan dalam penelitian ini adalah :
b. Dekan atau Pembantu Dekan FKIP UNS Surakarta.
c. Kepala bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta.
d. Staff bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta
Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai informan kunci (key informan)
adalah Kepala Bagian Tata Usaha kantor Dekanat FKIP UNS Surakarta
karena dianggap sebagai informan utama yang mengerti tentang
permasalahan yang sedang diteliti.
3. Tempat dan peristiwa
Dari pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di
lokasi, peneliti dapat memperoleh informasi yang berkaitan dengan perilaku
atau peristiwa yang terjadi. Tidak semua peristiwa dapat diamati secara
langsung, kecuali peristiwa atau aktivitas yang sedang berlangsung ketika
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
50
penelitian dilakukan. Dalam hal ini, kajian peristiwa didapatkan dari cerita
informan atau dokumen yang ada.
4. Dokumen
Dokumen merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan suatu
peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang
digunakan sebagai sumber data antara lain foto, denah tata ruang, laporan-
laporan dan catatan-catatan mengenai kepemilikan peralatan dan
perlengkapan kantor.
L. Teknik Sampling
H. B. Sutopo (2002:55) PHQ\DWDNDQEDKZD³7eknik sampling atau teknik
cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau
SHPLOLKDQ GDODP SHQHOLWLDQ \DQJ PHQJDUDK SDGD VHOHNVL´ Teknik sampling
digunakan untuk menyeleksi dan memfokuskan permasalahan agar dalam
pelaksanaan penelitian atau dalam pemilihan sampel lebih terarah dan tepat pada
orang yang mengetahui permasalahan yang dibahas. Menurut Iskandar (2009:
114) bahwa ³'alam penelitian kualitatif, teknik yang biasa digunakan dalam
memilih dan menentukan subjek penelitian dengan menggunakan teknik subjek
sesuai tujuan (Purposive Sampling) dan teknik bola salju (Snowball Sampling)´.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan teknik bola salju (Snowball
Sampling). Dalam teknik bola salju, peneliti memulainya dengan menetapkan
satu atau beberapa orang informan kunci (key informan) dan melakukan
wawancara (interview) terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada
mereka kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi
informan berikutnya yang menurut mereka mempunyai pengetahuan,
pengalaman, dan informasi yang dicari, selanjutnya penentuan informan
berikutnya dilakukan dengan teknik yang sama sehingga akan diperoleh jumlah
informan yang semakin lama semakin besar.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
51
4
1
8
Key
2 5 10
Informan
6
3 9
52
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
53
N. Validitas Data
Dalam pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan
pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu,
diperlukan suatu teknik pengabsahan data. ³.HDEVDKDQGDWDPHUXSDNDQ NRQVHS
penting yang diperbaharui dari konsep kesahihan (validitas) dan keterandalan
(reliabilitas)´,VNDQGDU
Dalam penelitian kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji
validitasnya melalui trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan
EDKZD ³Trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang
memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau
sebagai pembanding terhadap suatu data itu´.
Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik
trianggulasi, yaitu:
1. Trianggulasi data (data triangulation), cara ini mengarahkan peneliti agar
dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber
yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap kebenarannya
jika digali dari berbagai sumber yang berbeda. Trianggulasi data sering
disebut juga dengan trianggulasi sumber.
2. Trianggulasi peneliti (investigation triangulation), hasil peneliti baik data
maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji
validitasnya dari beberapa peneliti.
3. Trianggulasi metodologi (methodological triangulation), jenis trianggulasi
ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis
tetapi menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.
Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama,
peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.
4. Trianggulasi teoritis (theorical triangulation), trianggulasi ini dilakukan
dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas
permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu
memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa
perspektif dapat menghasilkancommit
simpulan
to yang
user multidimensi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
54
O. Analisis Data
Bogdan dan Taylor dalam Iskandar (2009:136) mengemukakan
EDKZD ³$QDOLVLV GDWD sebagai proses yang mencari usaha secara formal untuk
menemukan tema dan merumuskan ide seperti yang disarankan oleh data dan
VHEDJDLXVDKDXQWXNPHPEHULNDQEDQWXDQSDGDWHPDGDQLGHLWX´ Teknik analisis
data adalah proses kategori urutan data, mengorganisasikan ke dalam suatu pola,
kategori dan satuan uraian dasar. Karena penelitian ini bersifat kualitatif, maka
analisis data berlangsung mulai dari awal penelitian sampai penelitian berakhir
yang dituangkan dalam laporan penelitian yang dilakukan secara simultan dan
terus menerus.
Analisis data sebagai proses yang merinci usaha secara formal untuk
menemukan tema dan merumuskan hipotesis. Teknik analisis data yang
digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan yang didapat dalam penelitian dan mengembangkan serta
menghubungkan dengan teori-teori yang melandasinya. Teknik analisis data
yang digunakan adalah teknik interaktif. Adapun langkah-langkah yang
digunakan dalam analisis interaktif adalah:
1. Reduksi data
Reduksi data merupakan suatu kegiatan analisis data yang menajamkan,
mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data.
Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan
penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan
data. Artinya, sebenarnya peneliti
commitsudah melaksanakan reduksi data sejak
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
55
Pengumpulan data
Kesimpulan / Verifikasi
Gambar 3. Model Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data Secara Interaktif
Sumber: H. B. Sutopo (2002:96)
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
56
P. Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci
yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar
penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat
dipertanggungjawabkan.
Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau
melalui beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun
prosedur yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Tahap persiapan
Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat
mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan
penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan
persiapan pelaksanaan teknis.
2. Tahap pelaksanaan
Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk
menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian.
3. Tahap analisis
Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di
lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data
dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini
merupakan usaha untuk menemukan tema-team yang relevan dengan masalah
penelitian. Setelah data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian,
data tersebut kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam
untuk kemudian ditarik suatu kesimpulan.
4. Tahap penulisan laporan penelitian
Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk
skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna
pelaporan kepada pihak-pihak terkait.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
57
Penarikan
kesimpulan
Penulisan laporan
penelitian
Penggandaan
Laporan
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
BAB IV
HASIL PENELITIAN
59
6) Gudang
7) Penelitian Abdimus/Jurnal
8) Sertifikasi
9) Arsip Dok. PLPG/Sertifikasi
10) Gudang Perabot/Peralatan Kantor
11) Sekretariat Sertifikasi
12) Sekretaris Sertifikasi
13) Hall Sertifikasi
b. Lantai 2
Lantai 2 Gedung F terbagi menjadi 14 (empat belas) ruang, yaitu ruang:
1) Bagian Tata Usaha, terbagi lagi menjadi 2 ruang yaitu ruang Kepala
Bagian Tata Usaha dan ruang pegawai.
2) Sub Bagian Pendidikan
3) Sub Bagian Kemahasiswaan
4) Sub Bagian Kepegawaian
5) Bidang Keuangan
6) Dekan
7) Pembantu Dekan 1
8) Pembantu Dekan 2
9) Pembantu Dekan 3
10) Mushola
11) Sidang
12) Sidang 1A
13) Hall
14) Gudang
c. Lantai 3
Lantai 3 merupakan lantai tertinggi di Gedung F yang diperuntukkan untuk
aula besar yang digunakan untuk berbagai kegiatan.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
60
Penelitian ini berkaitan dengan tata ruang kantor tata usaha, sehingga
ruang yang akan diobservasi dan dijadikan objek penelitian adalah ruangan-
ruangan yang merupakan bagian dari kantor tata usaha di Gedung F FKIP UNS.
Dengan kata lain, penelitian ini hanya akan meneliti tata ruang bagian atau sub
bagian yang berada di bawah garis komando tata usaha. Hal ini dimaksudkan
agar penelitian lebih terfokus dan tidak keluar dari lingkup penelitian. Ruangan-
ruangan tersebut antara lain :
1) Ruang Bagian Tata Usaha, termasuk di dalamnya ruang Kepala Bagian Tata
Usaha.
2) Ruang Sub Bagian Pendidikan
3) Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan
4) Ruang Sub Bagian Kepegawaian
5) Ruang Sub Bagian Umum dan Perlengkapan (UMKAP)
6) Ruang Bidang Keuangan
Kasubag TU
Gambar 5. Struktur
commitOrganisasi
to user FKIP UNS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
61
KABAG TATA
USAHA
ADMINISTRASI
ADM. JURUSAN
ADM. JURUSAN IP
POK
SUBBAG
PENDIDIKAN
SUBBAG
KEMAHASISWAAN
SUBBAG
KEPEGAWAIAN
SUBBAG UMKAP
62
(empat) Kasubag dan 6 (enam) Kepala Administrasi Jurusan, baik yang berada di
Kentingan, Kleco maupun Kebumen. Seorang Kasubag membawahi beberapa
Kepala Urusan (Kaur) dan seorang Kaur membawahi beberapa pegawai. jumlah
total pegawai yang berada di bawah komando Kasubag Tata Usaha ± 140 orang
yang tersebar di kampus FKIP Kentingan, Kleco dan Kebumen. Berikut ini
rincian masing-masing sub bagian.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
63
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
64
65
Skala 1 : 40
66
Skala 1 : 62
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
67
68
69
Skala 1 : 90
Gambar 9. Denahcommit
Ruang Sub Bagian Pendidikan
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
70
71
pada masing-masing meja. Kedua belas meja tersebut ditata sedemikian rupa
agar dapat memenuhi ruangan tersebut. Dari arah utara ke selatan berjejer 4
(empat) meja dengan jarak antar meja ± 60 cm. Dari arah barat ke timur berjejer
3 (tiga) buah meja dengan jarak antara meja pertama dan kedua ± 50 cm,
sedangkan meja kedua dan ketiga saling berhimpitan tanpa ada celah. Di atas
meja-meja pegawai yang berhimpitan di dua baris paling utara terdapat
perangkat komputer sebanyak 5 (lima) unit.
Penerangan di ruangan ini berasal dari lampu neon yang berjumlah 6
(enam) set. Masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40
watt. Sebagaimana ruangan Bagian Tata Usaha, ruang Sub Bagian Pendidikan
ini dicat warna krem muda diseluruh bagian dindingnya. Ruangan Sub Bagian
Pendidikan ini dilengkapi dengan 3 (tiga) buah Air Conditioner (AC). AC ini
diset dalam suhu 16°-21°C. Peralatan di ruang ini cukup lengkap dalam upaya
melaksanakan pekerjaan di Sub Bagian Pendidikan ini. Peralatan yang
mendominasi di ruang ini adalah komputer, karena pada dasarnya pekerjaan di
Sub Bagian Pendidikan ini memang banyak menggunakan komputer dalam
pengolahan data. Untuk lebih jelasnya, berikut ini daftar barang inventaris yang
terdapat di ruang Sub Bagian Pendidikan.
Tabel 6. Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Pendidikan
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 13
3. Kursi 23
4. Almari arsip 1
5. Komputer 11
6. Printer 11
7. Meja komputer 14
8. Filling cabinet 3
9. AC 3
10. Lemari kaca 4
11. Mesin ketik 1
commit
Sumber: Sub Bagian Umum to user
dan Perlengkapan Dekanat FKIP-UNS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
72
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
73
dokumen yang diletakkan di atas lantai dan sebuah almari arsip yang berada
tepat di pojok utara pada sisi timur ruangan.
Meja pimpinan terletak di sisi timur ruangan dengan 2 (dua) buah
filling cabinet di sebelah selatannya. Filling cabinet ini berada tepat di sebelah
utara pintu masuk. Jadi, jika kita memasuki ruangan maka meja pimpinan tidak
terlihat karena tertutup oleh filling cabinet. Meja pimpinan ini menghadap ke
barat dan di depannya terdapat 2 (dua) buah kursi untuk tamu. Selain meja
pimpinan, ada 2 (dua) buah meja yang diperuntukkan bagi Kepala Urusan
(KAUR). Letak meja ini di sebelah utara almari arsip I dan almari kaca II.
Masing-masing meja Kaur ini dilengkapi 2 (dua) buah kursi yaitu kursi kayu
untuk Kaur dan kursi metal baja warna merah untuk tamu. Untuk lebih jelasnya,
berikut ganmbaran ruang Sub Bagian Kemahasiswaan.
Skala 1 : 74
74
antara lain keroncong, campur sari, langgem dan lagu nostalgia. Pencahayaan di
ruangan ini berupa lampu neon sebanyak 4 (empat) set dengan masing-masing
set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya 40 watt.
Peralatan dan perlengkapan yang terdapat di ruang Sub Bagian
Kemahasiswaan ini cukup lengkap dan memadai dalam menunjang aktivitas
pekerjaan. Berikut ini daftar barang yang terdapat di ruang Sub Bagian
Kemahasiswaan.
Tabel 7.
Daftar Barang Inventaris Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan
No. Nama Barang Jumlah (buah)
1. Meja besi 1
2. Meja kayu 9
3. Kursi 13
4. Almari arsip 3
5. Komputer 3
6. Printer 3
7. Meja komputer 4
8. Filling cabinet 4
9. Lemari kaca 2
10. AC 1
75
U
Skala 1 : 62
76
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
77
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
78
Ruang
Kasubbag U
UMKAP
GUDANG
RUANG
FOTO
COPY
79
sebuah lemari arsip. Sisi utara ruangan tidak diletakkan barang apapun hanya ada
tirai dengan warna biru. Jika diletakkan barang-barang disini, akan menyulitkan
untuk membuka tirai atau gordyn. Tirai ini selalu dibuka sehingga cahaya dan
udara selalu masuk ke ruangan.
Ruangan ini tergolong sempit, maka barang-barang di sini pun relatif
sedikit. Meja pimpinan berada tepat di depan pintu masuk dan menghadap ke
barat. Meja ini dilengkapi 3 (tiga) buah kursi, satu kursi untuk pimpinan berada
di sebelah timur meja dan dua kursi lainnya diperuntukkan bagi tamu
menghadap ke timur. Di sisi barat terdapat sebuah filling cabinet dan di sisi
timur tedapat sebuah almari arsip. Di sebelah selatan kursi pimpinan terdapat 2
(dua) buah meja kayu ukuran kecil, masing-masing untuk meletakkan printer dan
kertas-kertas dokumen. Sedangkan di belakang kursi pimpinan terdapat
tumpukan file dan dokumen diletakkan di atas lantai begitu saja. Di ruangan ini
terpasang sebuah AC di dinding sisi timur ruangan. Berbeda dengan ruangan
yang lain, ruangan ini dilengkapi dengan lampu esensial merk Philips berdaya 23
watt.
Di sebelah selatan ruang Kasubag UMKAP terdapat sebuah gudang
berukuran 3 m x 4 m sebagai tempat penyimpanan barang. Gudang ini
merupakan gudang khusus bagi Sub Bagian UMKAP, bukan gudang utama
gedung F. Gudang utama gedung F berada di sisi lain ruangan. Pintu masuk
gudang berhimpitan dengan pintu masuk ruangan Kasubag UMKAP. Di dalam
gudang ini hanya terlihat tumpukan-tumpukan barang, gardus dan alat-alat kecil
lainnya. Di gudang ini tidak terdapat AC maupun kipas angin. Di gudang ini
juga hanya menggunakan lampu esensial merk Philips berdaya 23 watt dan lebih
sering dimatikan. Lampu dinyalakan ketika pegawai masuk ke gudang dan
dimatikan begitu keluar. Hal ini berbeda dengan ruangan lain yang sepanjang
waktu kerja lampu terus dinyalakan, karena memang gudang ini hanya dimasuki
sesekali saja.
Di sebelah pintu gudang bagian luar, terlihat tumpukan-tumpukan
barang dan berkas yang diikat dengan tali rafia, yang diletakkan begitu saja di
atas lantai dan disebelahnya ada sebuah
commitmeja yang digunakan untuk meletakkan
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
80
pesawat telepon dan buku teleponnya. Di dinding ruangan sisi timur tergantung
sebuah whiteboard yang digunakan untuk menuliskan atau menempelkan
pengumuman dan sebuah kalender. Di pojok ruangan atau tepatnya di sebelah
timur pintu masuk terdapat sebuah kulkas dan dispenser. Kulkas dan dispenser
ini menghadap barat.
Jika di timur pintu masuk terdapat kulkas, maka di sebelah barat pintu
masuk terdapat 2 (dua) buah meja pegawai yang ditata ke arah barat dan
dilengkapi sebuah kursi pada masing-masing meja. Kedua meja ini menghadap
timur dengan kursi yang berada di sebelah baratnya. Di belakang kursi pegawai
yang paling barat terdapat jendela kecil yang ditutupi gorden warna biru. Jendela
ini tepat berada di pojok ruangan. Ruang bagi pegawai ini berukuran 7 m x 8,90
m.
Di bagian tengah ruangan ini terdapat 6 (enam) buah meja sekaligus
kursi bagi pegawai Sub Bagian UMKAP. Keenam meja dan kursi ini dibagi
menjadi 2 (dua) saff sehingga masing-masing saff terdiri dari 3 (tiga) meja dan 3
(tiga) kursi. Saff ini ditata ke arah barat. Semua meja pegawai menghadap ke
arah timur. Jarak antar meja yang bersebelahan ± 60 cm, sedangkan jarak antar
meja yang saling membelakangi ± 40 cm.
Sisi barat ruang Sub Bagian UMKAP terdapat dua buah filling
cabinet di bagian selatan, 4 (empat) lemari arsip dan sebuah rak kayu besar yang
berjejer ke arah utara. Rak kayu ini digunakan menyimpan arsip dan dokumen,
tetapi terlihat baru sebagian yang terisi. Sisi utara ruangan digunakan untuk
meletakkan 4 (empat) buah meja komputer beserta perangkat komputernya dan 4
(empat) buah kursi. Tiga meja komputer ini ditata berjejer ke arah barat-timur
dan menghadap ke utara, sehingga masing-masing kursi akan berada di sebelah
selatan meja. Di bawah meja komputer terlihat tumpukan dokumen yang
berceceran di lantai
Ruang pegawai Sub Bagian UMKAP ini diterangi oleh 6 (enam) set
lampu yang masing-masing set terdiri dari 2 (dua) buah lampu neon berdaya
40watt. Ruang seluas ini hanya dilengkapi dengan sebuah AC yang dipasang di
dinding sisi utara ruangan. Tidak commit
tampak adanya
to user kipas angin di ruangan ini. Ada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
81
sebuah dispenser di depan ruangan Kasubag atau tepatnya di sebelah utara pintu
masuk ruangan Kasubag bagian luar. Dispenser ini dilengkapi sebuah galon air
mineral. Berikut ini barang-barang inventaris yang dapat ditemukan di ruang Sub
Bagian UMKAP.
6. Bidang Keuangan
Bidang keuangan merupakan bagian dari Sub Bagian Kepegawaian.
Namun, karena tugas dan personil pegawai yang banyak maka Bagian Keuangan
menempati ruangan tersendiri. Hal ini juga dimaksudkan agar pelaksanaan
pekerjaan di bidang keuangan ini lebih terjaga kerahasiaannya. Bidang
Keuangan menempati ruangan di sisi barat Gedung F lantai satu bagian pojok
utara.
Walaupun ruangan bidang keuangan ini berada di lantai 1 Gedung F
dan berderet dengan ruangan sub-sub bagian, tetapi letaknya terpisah karena
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
82
antara ruang Sub Bagian Kepegawaian dan Bidang Keuangan dipisahkan oleh
jalan masuk gedung F dari sebelah barat. Perlu diketahui bahwa pintu masuk
gedung F di bagian barat ada 2, yaitu pintu yang bersebelahan dengan lobi di
sebelah utara dan pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini. Namun,
pintu masuk di sebelah ruang bidang keuangan ini sudah ditutup agar lebih
efektif.
Ruang Bidang Keuangan ini berukuran 7 m x 8,60 m. Pintu masuk
terdapat di pojok selatan sisi timur ruangan. Di depan pintu masuk terdapat
sebuah lemari kaca yang menghadap ke utara. Di sebelah barat lemari kaca
terdapat meja receptionist besar yang terbuat dari kayu membujur ke arah utara-
selatan dan menghadap ke timur. Di bagian dalam meja tersebut terdapat
seperangkat komputer, 2 (dua) buah kursi, tumpukan dokumen dan di bagian
barat meja ini digunakan sebagai Loket 4.
Di sebelah utara pintu masuk juga terdapat sebuah meja receptionist
yang sejenis yang menghadap ke selatan. Di belakang meja receptionist inilah
terdapat meje-meja bagi para pegawai. Untuk masuk ke dalam, harus melalui
sebuah pintu semi permanen yang berada di sisi barat meja receptionist ini. Ada
12 (dua belas) buah meja kayu untuk pegawai yang semuanya menghadap ke
selatan. Meja-meja ini membujur ke arah utara-selatan sebanyak 4 (empat) meja
dan membujur ke arah timur-barat ssebanyak tiga meja. Meja-meja yang berada
di ruangan ini dipenuhi oleh tumpukan berkas/file dan dokumen-dokumen.
Sisi timur ruangan digunakan untuk meletakkan brankas. Ada 5
(lima) buah brankas yang terlihat berjejeran menghadap ke arah barat.
Sedangkan sisi barat ruangan terdapat 6 (enam) buah meja computer yang ditata
ke arah utara dan menghadap ke timur. Walaupun ada 6 (enam) meja tetapi yang
di atasnya terdapat komputer hanya 3 (tiga) meja saja. Tiga meja lainnya
digunakan untuk meletakkan dokumen. Sisi utara ruangan diisi 3 (tiga) meja
komputer beserta seperangkat komputernya dan dilengkapi sebuah kursi pada
masing-masing meja. Di pojok ruangan terdapat sebuah lemari arsip dan sebuah
filling cabinet yang menghadap ke selatan. Berikut gambaran ruangan Bidang
Keuangan. commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
83
Skala 1 : 86 U
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
84
85
untuk sub-sub bagian di bawah garis komando Tata Usaha, yaitu Pendidikan,
Kemahasiswaa, Kepegawaian, Umum dan Perlengkapan, serta Keuangan. Di
ruang Bidang Tata Usaha, Kabag Tata Usaha memiliki ruangan khusus yang
disekat semi permanen. Begitu pula Kepala Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan (UMKAP) memiliki ruangan khusus di dalam ruang Sub Bagian
UMKAP. Ruangan Kasubag UMKAP dan gudang di dalam ruang Sub Bagian
UMKAP disekat semi permanen dengan menggunakan papan kayu. Namun,
ruang bagi pegawai tidak disekat-sekat untuk masing-masing pegawai. Hal ini
menunjukkan bahwa jenis atau tipe yang digunakan di ruang Tata Usaha dan
UMKAP adalah semi terbuka. Adanya ruangan khusus bagi pimpinan ini
dimaksudkan agar pelaksanaan pekerjaan pimpinan tidak terganggu karena
beban kerja pimpinan lebih banyak. Seperti yang diungkapkan Informan I
(wawancara tanggal 6 Januari 2011) bahwa:
³3LPSLQDQ PHPDQJ VXGDK VHSDQWDVQ\D PHPLOLNL UXDQJDQ NKXVXV
tidak bercampur dengan pegawai. Hal ini akan membuat saya lebih
berkonsentrasi pada pekerjaan dan tidak terganggu oleh lalu lalang
SHJDZDL´
86
Penataan ruang kantor tata usaha ini juga belum mengikuti alur
prosedur kerja, misalnya dalam prosedur pengurusan legalisir. Dalam proses
pengurusan legalisir, gerakan yang dilakukan tidak selalu maju tetapi ada
gerakan mundur, membelok dan penyelesaiannya tidak dalam satu arah
melainkan harus bolak balik. Berikut ini bagan alur prosedur pengurusan
legalisir di Gedung F.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
87
4 3 2 1
88
kuitansi yang berada di bagian Pendidikan adalah yang berwarna putih. Proses
penyelesaian legalisir ini membutuhkan waktu antara 3 hari sampai 1 minggu.
Berikut ini susunan loket pelayanan di Gedung F FKIP UNS
Surakarta.
LOKET 4
A U
R
LOKET 3
LOKET 2
I
R
LOKET 1
Registrasi
On-Line
Jika kita melihat susunan loket pelayanan tersebut, dapat kita ketahui
bahwa seorang alumni yang akan mengurus legalisir pertama-tama harus
berjalan jauh ke tempat registrasi on-line yang sudah disediakan dan berada di
lobi Gedung F. Setelah itu, dia harus berjalan
commit kembali menuju Loket 1 kemudian
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
89
ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Dengan susunan loket seperti yang
tergambar di atas, maka perjalanan yang harus dilalui tidak selalu maju tetapi
maju-mundur. Hal ini tentu saja membuat pelaksanaan pekerjaan menjadi tidak
efisien.
Hal tersebut diperkuat oleh pernyataan Informan III (wawancara
tanggal 7 Januari 2011) bahwa:
³6HEHQDUQ\D XQWXN SHQJurusan legalisir kurang efisien karena
perjalanannya harus bolak balik. Lebih baik jika ada bagian keuangan
yang ditempatkan di tata usaha sehingga tidak bolak-balik, tetapi
ternyata juga tidak bisa karena keterbatasan tempat.´
90
kantor yang baik dan sesuai dengan aliran tugas pegawai akan memperlancar
pelaksanaan tugas dan kewajibannya dalam rangka mencapai tujuan.
91
pegawai karena harus bolak balik ketika membutuhkan file atau arsip tersebut.
Seperti yang diungkapkan oleh Informan III (wawancara tanggal 7 Januari 2011)
bahwa:
³/HWDN DUVLS PHPDQJ WHUSHQFDU-pencar dan letaknya jauh dari
pegawai yang menggunakan, sehingga jika akan menggunakan arsip
tersebut harus berjalan agak jauh.´
Penataan lemari arsip di satu sisi tertentu ruangan dan bukan di dekat
masing-masing pegawai dilakukan karena keterbatasan ruangan serta tidak
adanya sarana berupa lemari arsip kecil untuk masing-masing pegawai. Seperti
yang diungkapkan oleh Informan I (wawancara tanggal 8 Desember 2010)
bahwa:
³)LOOLQJ FDELQHW LQL EHULVL file-file pegawai terpaksa diletakkan di
ruangan saya karena sudah tidak ada tempat di ruang pegawai. Jadi
jika ada pegawai yang membutuhkan file di filling cabinet ini harus
PDVXNNHUXDQJDQVD\D´
92
93
ditutupi semacam teralis yang terbuat dari aluminium dan lampu esensial.
Sedangkan cahaya matahari yang ikut menerangi ruangan berasal dari
jendela kaca warna bening. Namun, pada ruang-ruang tersebut terdapat
perbedaan dalam besarnya kombinasi cahaya ini. Misalnya, pencahayaan di
ruang Kabag Tata Usaha dan ruang Sub Bagian Kepegawaian lebih dominan
berasal dari lampu buatan yaitu lampu TL (neon) yang berdaya 40 watt,
karena walaupun memiliki jendela kaca yang besar di sisi ruangan tetapi
jendela tersebut selalu tertutup gordyn warna biru dan jarang sekali dibuka.
Informan I (wawancara tanggal 28 Desember 2010) menyatakan:
³Gordynnya memang sengaja ditutup karena silau jika dibuka.
6D\DUDVDGHQJDQSHQFDKD\DDQGDULODPSXLQLVXGDKFXNXS´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
94
dibuka. Ada alasan gordyn di ruang Kasubbag UMKAP dibuka, seperti yang
GLXQJNDSNDQROHK,QIRUPDQ,,,ZDZDQFDUDWDQJJDO-DQXDUL´
³Gordynnya memang selalu saya buka. Tidak silau kok, malah saya
ELVDPHOLKDWSHPDQGDQJDQGLOXDU´
b. Warna
Bagi suatu kantor, warna tidak hanya berfungsi untuk memperindah
ruangan saja. Namun, warna juga memiliki pengaruh yang penting pada
kejiwaan pegawai. Dengan pemilihan warna yang tepat bagi ruangan, maka
akan dapat menumbuhkan kegembiraan dan kenyamanan dalam bekerja.
Dengan kegembiraan dan kenyamanan yang dirasakan pegawai, akan
meningkatkan semangat pegawai dalam
commit bekerja, sehingga efisiensi dapat
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
95
c. Udara
Kualitas udara yang dihirup pegawai setiap hari, dapat mempengaruhi
kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih
karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang
akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai. Oleh karena itu, setiap
ruangan perlu adanya ventilasi udara yang berguna untuk memperlancar
sirkulasi udara. Keberadaan Air Conditoner (AC) sangat membantu dalam
sirkulasi udara ini, karena pada AC sudah dilengkapi dengan alat penyaring
udara. Selain itu, dengan adanya AC membuat ruangan menjadi lebih
nyaman. Hal ini diperkuat oleh pernyataan Informan I (wawancara tanggal
28 Desember 2010) berikut.
³.DODX VHNDUDQJ UXDQJDQQ\D OHELK Q\DPDQ GDULSDGD \DQJ GXOX GL
gedung A. Sekarang sudah memakai AC sedangkan dulu hanya kipas
DQJLQELDVDVDMD´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
96
d. Suara
Suara berpengaruh terhadap kelancaran pegawai dalam melaksanakan
pekerjaan. Suara gaduh dan bising akan mengganggu konsentrasi dan
ketenangan pegawai dalam bekerja, apalagi jika melaksanakan pekerjaan
yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperti menghitung.
Namun, ada pula suara yang justru membuat pegawai lebih
bersemangat dalam bekerja. Suara itu ialah musik yang disetel di dalam
ruangan. Ruangan yang selalu terdengar musik di dalamnya adalah ruang
Sub Bagian Kemahasiswaan. Musik tersebut dinyalakan dari komputer yang
ada di ruangan. Sedangkan di ruang Sub Bagian Kepegawaian terdapat
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
97
98
99
diletakkan di satu sisi ruangan yang jauh dari tempat duduk pegawai, sehingga jika
pegawai membutuhkan file, dokuman atau arsip yang tersimpan di dalamnya harus
berjalan agak jauh. Apalagi jika file,dokumen atau arsip yang diperlukan berbeda-
beda dan berganti-ganti, maka pegawai akan berjalan bolak balik dari tempat
duduknya ke tempat menyimpan file tersebut. Contoh di Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan yang letak lemari arsip dan filling cabinet berada di belakang tempat
duduk pegawai atau di sisi barat ruangan. Berikut ini analisis gerakan dan waktu
ketika pegawai mengambil arsip di Sub Bagian UMKAP.
a. Pegawai yang duduk paling dekat dengan almari arsip
Jarak : ± 1 meter
Tabel 11. Analisis Gerak dan Waktu dengan Jarak 1 meter
No Gerakan Waktu (detik)
1. Berdiri sambil menggeser kursi ke belakang 10
2. Gerakan mata mencari letak almari arsip 20
3. Menemukan letak almari arsip 10
4. Berjalan menuju almari arsip 15
5. Membuka almari arsip 10
6. Mencari folder dari file yang dibutuhkan 30
7. Mengambil folder 10
8. Mencari file di dalam folder 90
9. Membaca file untuk mengecek kesesuaian dengan file 45
yang dicari
100
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
101
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
102
103
104
105
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
106
U
LOKET 4
A
LOKET 3
R 2
LOKET 2
3
K
LOKET 1
I
Registrasi
1 On-Line
107
layanan. Hal ini dikarenakan adanya gerakan yang mundur yaitu dari anjungan
pembuatan ke Loket 1, lalu ke Loket 4 dan kembali lagi ke Loket 1. Berikut ini
adalah diagram aliran tata kerja pengurusan legalisir ditinjau dari sudut pandang
pengguna layanan
108
Dari diagram aliran tata kerja tersebut, dapat diketahui bahwa dalam
pengurusan legalisir alumni akan melakukan 12 aktivitas menempuh jarak 80
meter dalam 51 menit mulai dari proses awal sampai akhir. Dari diagram
tersebut pula, dapat diketahui bahwa tata ruang kantor (loket) belum mengikuti
asas rangkaian kerja, sehingga terjadi pemborosan tenaga dan waktu. Sebaiknya
ada pegawai tata usaha yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil dan
ditempatkan di Loket 1 untuk mengurus pembayaran. Dengan demikian, alumni
tidak harus bolak balik antara Loket 1 dan Loket 4 untuk membayar. Pengurusan
legalisir terpusat di satu loket saja yaitu Loket 1. Berikut ini diagram aliran tata
kerja yang disarankan.
2. 0 10 Mengantre penggunaan
komputer
3. 0 15 Registrasi on-line dan
mendapat pin
4. 4 1 Berjalan ke Loket 1
5. 0 2 Mempersiapkan dan
menyerahkan berkas
6 0 3 Membayar
7. 0 5 Menunggu penyelesaian
pembayaran
8. 19 3 Berjalan menuju tempat
parkir
3 3 0 2 0 46 42 Jumlah langkah, jarak dan
waktu
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
109
Gambar 18. Diagram Aliran Tata Kerja Pengurusan Legalisir yang Disarankan
Dari diagram tersebut dapat diketahui bahwa jika dengan
menempatkan pegawai tata usaha yang memegang kas kecil di Loket 1, maka
alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4 dan
kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan jarak tempuh
46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan menghasilkan beberapa
penghematan yaitu:
a. Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan
b. Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter
c. Waktu : 51 menit ± 42 menit = 9 menit
110
Loket 1 dan Loket 4 tidak ada. Selain itu, karena hanya di satu loket, proses
pengurusan administrasi hanya dilakukan satu kali oleh pegawai. Berikut ini
perhitungan waktu pengurusan administrasinya.
111
112
ruangan yang semi permanen. Tidak harus menyekat secara keseluruhan, cukup
di sebelah ruang pimpinan yang terdapat meja komputer tersebut, bagian depan
meja pimpinan tidak perlu disekat jika memang pimpinan menghendaki agar
pengawasan lebih mudah dilakukan.
Selain di ruangan Sub Bagian Pendidikan, asas penggunaan segenap
ruang juga belum sepenuhnya diterapkan di ruangan Sub Bagian Umum dan
Perlengkapan (UMKAP). Jika di ruangan Sub Bagian Pendidikan belum
menerapkan asas penggunaan segenap ruang pada ruang datarnya, maka di
ruangan Sub Bagian UMKAP belum menerapkan asas ini pada ruang
vertikalnya. Ruang vertikal khususnya vertikal ke atas yang dimaksud adalah
dinding atau tembok ruangan.
Sebagaimana sudah dijelaskan sebelumnya bahwa setiap ruangan
dilengkapi dengan Air Conditioner (AC) yang dipasang di dinding ruangan.
Ruangan Sub Bagian UMKAP memiliki 2 (dua) buah AC yang keduanya
dipasang di dinding sisi utara ruangan. Dinding di sisi selatan ruangan kosong
karena tidak dipasang atau ditempeli apapun. Dinding di sisi barat digunakan
untuk memasang whiteboard yang berfungsi sebagai papan pengumuman,
sedangkan dinding di sisi timur tertutup lemari arsip dan lemari kayu yang
diletakkan menempel ke dinding.
Dengan kondisi demikian, dapat diketahui bahwa ruangan Sub
Bagian UMKAP belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena
masih ada ruang kosong sementara di sisi lain justru berlebihan. Dinding sisi
selatan dipasangi 2 (dua) buah AC sedangkan sisi utara tidak dipasang apapun.
Sebaiknya, 2 (dua) buah AC tersebut dipasang di kedua sisi ruangan yaitu sisi
utara dan selatan supaya seimbang. Dengan pemasangan salah satu AC di sisi
utara ruangan, maka tidak ada lagi kekosongan pada keempat sisi ruangan.
Selain untuk menghindari kekosongan pada salah satu ruang,
pemasangan AC di sisi utara ruangan akan membuat pegawai lebih nyaman.
Ruangan pegawai Sub Bagian UMKAP dari sisi utara ke selatan memiliki
panjang 8,90 meter. Di sepanjang ruangan ini berjejer meja-meja pegawai.
Dengan ruangan sepanjang itu dan letak AC
commit hanya berada di sisi selatan, maka
to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
113
hembusan angin dan sirkulasi udara tidak maksimal ke seluruh ruangan. Ketika
AC diletakkan di sisi yang seimbang, maka akan membuat semua pegawai
merasakan kesejukan dan sirkulasi udara yang lebih baik, tidak hanya pegawai
yang duduk di sebelah selatan saja, dimana AC diletakkan pada awalnya.
Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang dapat
diubah dan disusun kembali dengan tidak terlampau sulit dan memakan biaya
serta tenaga yang besar. Jadi, dalam menata ruangan susunan tempat kerjanya
dapat diubah-ubah sesuai dengan kebutuhan, kemudian menyusunnya kembali
dengan mudah dan murah.
Hampir seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP ini
sudah memiliki susunan yang paten. Artinya, susunan empat kerja pegawai
sudah diatur sedemikian rupa yang susunannya tidak pernah diubah. Hal tersebut
dilakukan dengan alasan supaya lebih tertib dan menilai bahwa susunan tersebut
adalah yang paling ideal. Seperti yang diungkapkan Informan IV (wawancara
tangal 7 Januari 2011) bahwa:
³6XVXQDQ UXDQJDQ LQL PHPDQJ WLGDN SHUQDK GLXEDK GDUL DZDO
ditempati, karena susunan ini adalah yang dinilai paling ideal untuk
VHOXUXKSHJDZDL´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
114
yang kosong karena ada pegawai yang sedang dinas di luar. Informan V
(wawancara tanggal 28 Desember 2010) menuturkan bahwa:
³3HNHUMDDQPHPEXDWDPSORSGLODNXNDQGLOXDUUXDQJDQNDUHQDWLGDN
ada meja yang bisa digunakan. Memang ada beberapa meja yang
NRVRQJWDSLLWXNDQVXGDKDGD\DQJSXQ\DMDGLWLGDNELVDGLSDNDL´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
115
e. Cahaya
Cahaya sangat diperlukan di sebuah kantor guna menunjang
pelaksanaan pekerjaan kantor. Cahaya penerangan yang cukup dan
memancar dengan tepat akan menambah efisiensi kerja pegawai, karena
mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit melakukan kesalahan
dan matanya tidak cepat lelah.
Ida Nuraida (2008) mengemukakan penerangan kantor yang optimal
berguna untuk: a) meningkatkan produktivitas kerja, suasana ruangan yang
terang akan membuat pegawai lebih mudah melaksanakan pekerjaannya
sehingga produktivitas akan meningkat; b) meningkatkan mutu kerja,
pencahayaan yang baik dan cukup dapat mengurangi tingkat kesalahan
pegawai sehingga mutu kerja pegawai pun akan tinggi; c) mengurangi
ketegangan/kerusakan mata, karena sebagian besar pekerjaan yang dilakukan
pegawai menggunakan indera penglihatan, maka diperlukan penerangan
yang optimal agar dapat mencegah kerusakan pada mata; d) mengurangi rasa
lelah, suasana kantor dengan pencahayaan yang baik akan menimbulkan
perasaan semangat dalam diri pegawai dan akan mengurangi perasaan letih
dan lelah; e) meningkatkan semangat kerja pegawai, suasana yang terang
akan membuat pegawai bersemangat
commit dalam
to userbekerja, lain halnya jika suasana
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
116
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
117
Jenis, jumlah dan daya lampu di ruangan Sub Bagian UMKAP dan
Bidang Keuangan sama, padahal dari jenis pekerjaannya tentu saja Bidang
Keuangan lebih membutuhkan pencahayaan yang maksimal. Jika perlu, meja
pegawai Bidang Keuangan dilengkapi dengan lampu meja (task light) untuk
membantu pegawai dalam bekerja sehingga akan mengurangi tingkat
kesalahan. Walaupun demikian lampu TL atau neon yang dipasang di
masing-masing ruangan sudah memberikan penerangan yang cukup, apalagi
didukung adanya pencahayaan alami (natural lighting) yang berasal dari
cahaya matahari yang masuk melalui jendela kaca dan pintu.
Di lorong ruangan mulai dari ruang Bagian Tata Usaha sampai ruang
Bidang Keuangan dilengkapi 5 set lampu TL (neon) berdaya 25 watt.
Masing-masing set terdiri dari 2 lampu yang dilengkapi teralis dari
aluminium agar cahaya yang memancar tidak menyilaukan mata. Lampu
yang digunakan di lorong ruangan ini biasa disebut accent lighting.
f. Warna
Warna adalah salah satu elemen penting dalam lingkungan kantor
yang berpengaruh dalam meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Bagi suatu
kantor warna tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai
nilai fungsi. Penggunaan tata warna dalam kantor mempunyai pengaruh
besar terhadap jiwa pegawai. seperti yang dikemukakan oleh Alex S.
1LWLVHPLWR EDKZD ³:DUQD PHPSXQ\DL SHQJDUXK WHUKDGDS MLZD
orang yang melihatnya dan masing-masing warna itu akan menimbulkan
SHUDVDDQWHUWHQWX´
Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan bagi setiap orang
dan setiap orang akan menunjukkan rekasi yang berbeda terhadap warna-
warna tertentu. Seluruh ruangan di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
menggunakan warna krem muda pada dindingnya. Warna krem adalah warna
campuran antara coklat dan putih. Menurut Ida Nuraida (2008) warna putih
memiliki temperatur dingin dan menimbulkan efek tenang, sedangkan warna
coklat memiliki temperatur netral dan to
commit menimbulkan
user efek bergairah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
118
g. Udara
Kualitas udara yang dihirup pegawai stiap hari, dapat mempengaruhi
kesehatan dan ketenangan pegawai dalam bekerja. Udara yang kurang bersih
karena kurangnya sirkulasi, akan mengganggu kesehatan para pegawai yang
akan berakibat pada menurunnya kinerja pegawai.
Seperti yang diungkapkan oleh Moekijat dalam Ida Nuraida (2008)
bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi
suhu, peredaran, kelembaban, dan kebersihan. Adanya AC dapat
meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Oleh karena itu, seluruh ruangan di
lingkungan Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS sudah dilengkapi dengan
AC. Jumlah AC di masing-masing ruangan berbeda-beda tergantung luas
ruangan dan jumlah pegawai di ruangan tersebut.
Ruangan yang tergolong sempit dan jumlah pegawai yang sedikit
(antara 1-5 orang) hanya dipasangi sebuah AC, misalnya ruangan Kasubag
Tata Usaha, ruangan pegawai Tata Usaha, ruangan Sub Bagian
Kemahasiswaan dan ruang Kasubag UMKAP. Untuk ruangan yang lebih
luas tetapi dengan pegawai yang lebih banyak (antara 6-8 orang) dilengkapi
2 (dua) buah AC, yaitu di ruangan Sub Bagian Kepegawaian. Ruangan yang
paling luas dengan jumlah pegawai antara 9-14 orang juga dilengkapi 2 (dua)
buah AC, misalnya ruangan Sub Bagian Pendidikan dan Bidang Keuangan.
Suhu udara di dalam ruangan juga perlu diperhatikan. Suhu udara
yang sesuai akan menaikkan produktivitas,
commit to user kualitas kerja meningkat,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
119
h. Suara
Faktor suara dapat mempengaruhi efisiensi kerja terutama pekerjaan
yang membutuhkan konsentrasi tinggi, karena suara yang bising dapat
mengganggu dalam bekerja dan berpengaruh pada kesehatan pegawai.
Seperti yang diungkapkan Shomer dalam Badri Munir Sukoco (2007:216)
EDKZD³$SDELODWLQJNDW NHELVLQJDQPHODPSDXLEDWDV \DQJWLGDNGLLQJLQNDQ
EHEHUDSDJDQJJXDQILVLNGDQSVLNRORJLVWHUKDGDSPHUHNDDNDQWHUMDGL«´
Gangguan suara seringkali dihadapi oleh petugas atau pegawai di Sub
Bagian Pendidikan. Misalnya, jika ada orang yang marah dan berbicara
dengan tensi yang tinggi ketika mengambil dokumen legalisir tetapi ternyata
belum selesai. Selain itu ada pula orang yang meminta agar proses legalisir
dokumennya dengan suara keras. Suara-suara tersebut menimbulkan
kebisingan dan mengganggu konsentrasi para pegawai. Tidak hanya dampak
psikologis yang dirasakan pegawai, tetapi secara fisik mereka juga terganggu
karena para pegawai harus mengerahkan fisik untuk menangani dokumen
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
120
legalisir jika ada yang memaksa harus cepat. Seperti yang diungkapkan
Informan VIII (wawancara tanggal 14 Januari 2011) berikut.
³.DPL WHUJDQJJX VHNDOL GHQJDQ VXDUD ELVLQJ RUDQJ-orang di Loket
jika berkas legalisirnya belum jadi. Apalagi kalau yang mintanya
cepat, padahal pekerjaan disini juga banyak. Kasihan anak-anak yang
magang itu harus lari pontang panting mencari berkas legalisir yang
GLPLQWD´
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka
simpulan yang dapat ditarik peneliti sebagai berikut.
1. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak
terpendek dalam penataan ruangnya. Hal ini ditunjukkan dengan penempatan
almari arsip dan filling cabinet yang jauh dari tempat duduk pegawai
sehingga pegawai harus berjalan ketika akan mengambil file, dokumen dan
atau arsip yang dibutuhkan pada saat bekerja, penempatan pegawai yang
banyak berhubungan dengan mahasiswa di posisi yang jauh dari pintu dan
jarak antar meja yang terlalu sempit sehingga mengganggu proses
penyelesaian pekerjaan oleh pegawai. Beberapa kondisi tersebut
menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga, sehingga efisiensi kerja tidak
tercapai.
2. Jika ditinjau dari sudut pandang pegawai, penataan ruang Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS sudah menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap
ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing
bagian. Namun, jika dilihat dari sudut pandang pengguna layanan, posisi
ruangan (loket) belum sesuai dengan asas rangkaian kerja, misalnya dalam
proses legalisir. Gerakan yang dilakukan tidak selalu maju, melainkan
banyak gerakan mundur dan menyilang. Apalagi urutan lokasi pelayanan
tidak dari yang terdekat sampai terjauh melainkan lokasi pertama yang harus
didatangi justru ruangan yang letaknya paling jauh. Hal ini mengakibatkan
pemborosan waktu dan tenaga.
3. Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas penggunaan
segenap ruang, karena berdasarkan pengamatan peneliti masih ditemukan
ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang. Dalam satu
ruangan terdapat ruang yang masih lapang atau kosong, sedangkan di sisi
commit to user
121
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
122
B. Implikasi
Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi
hasil penelitian ini sebagai berikut.
1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS untuk
menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik agar dapat
mendorong tercapainya efisiensi kerja pegawai. Apabila Kantor Tata Usaha
Dekanat FKIP UNS tetap ditata seperti sekarang yang ternyata belum
menerapkan asas-asas penataan ruang kantor yang baik, maka penyelesaian
pekerjaan administrasi akan terhambat. Namun, jika melakukan penataan
ulang (re-design) maka Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP memerlukan
persiapan dana khusus.
2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil
tema penataan ruang kantor yang efektif guna mencapai efisiensi kerja
pegawai. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman bagi peneliti lain
sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.
3. Dengan penataan ruang kantor yang sesuai asas, maka akan memperlancar
pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi kerja dapat
dicapai. Selain itu, akan tercipta kondisi mutualis antarpegawai, antara
pegawai dengan pekerjaannya, pegawai dengan pengguna layanan, pegawai
dengan pimpinan maupun pegawai dengan lingkungannya.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
123
C. Saran
Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah
dikemukakan, maka saran yang dapat diberikan peneliti sebagai berikut.
a. Kepada Para Pegawai Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS
a. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata musik memberikan
efek yang positif karena mampu meningkatkan semangat kerja para
pegawai. Oleh sebab itu, peneliti menyarankan agar para pegawai dalam
bekerja sambil mendengarkan musik yang lembut sebagai alat relaksasi.
Sebaliknya, jangan menggunakan musik-musik yang keras sehingga akan
mengganggu pelaksanaan pekerjaan.
b. Susunan tempat duduk para pegawai sebaiknya fleksibel agar dapat
diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
c. Para pegawai hendaknya selalu menjaga kebersihan dan kerapian
lingkungan kerja mereka. Dengan ruangan yang bersih dan rapi, pegawai
akan merasa nyaman dalam bekerja dan semangat kerja pun meningkat,
sehingga efektivitas dan efisiensi akan dapat dicapai.
124
waktu. Efisiensi waktu yang diperoleh adalah (325-53) detik = 272 detik
sampai dengan (475-53) detik = 422 detik. Sedangkan efisiensi gerakan
yang diperoleh adalah 18-6 = 12 gerakan. Dengan berkurangnya 12
gerakan, maka pegawai juga akan menghemat energi atau tenaga.
Penghematan tenaga ini akan menghindarkan pegawai dari kelelahan dan
keletihan dalam bekerja.
c. Sebagai kantor yang berkutat di bidang pelayanan baik mahasiswa
maupun alumni, susunan dan letak ruangan tidak hanya dilihat dari
efisiensi kerja pegawai saja melainkan juga dari sudut pandang para
pengguna. Oleh karena itu, sebaiknya ruangan atau loket yang banyak
digunakan untuk pelayanan mahasiswa dan alumni letaknya saling
berdekatan sehingga akan memudahkan para pengguna layanan tersebut.
d. Sebaiknya pimpinan kantor menempatkan salah satu pegawai tata usaha
yang diberi wewenang untuk memegang kas kecil di Loket 1. Tugas
petugas pemegang kas kecil ini adalah mengurus pembayaran legalisir,
sehingga alumni tidak perlu membayar ke Loket 4. Dengan demikian,
alumni tidak perlu melakukan perjalanan bolak balik Loket 1 ke Loket 4
dan kembali ke Loket 1. Alumni hanya melakukan 8 aktivitas dengan
jarak tempuh 46 meter dalam waktu 42 menit. Dengan demikian akan
menghasilkan beberapa penghematan yaitu:
a) Aktivitas/gerakan : 12 - 8 = 4 aktivitas/gerakan
b) Tenaga, karena jarak lebih pendek : 80 m - 46 m = 34 meter
c) Waktu : 51 menit ± 42 menit = 9 menit
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
125
commit to user