TUGAS 2

EVALUASI MANAJEMEN PELAYANAN KEFARMASIAN

BERDASARKAN INDIKATOR WAKTU TUNGGU PELAYANAN RESEP
DI RUMAH SAKIT UMUM PRIMA MEDIKA

DISUSUN OLEH :
NI KADEK NINING ARIYANTI 228122209

MAGISTER FARMASI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
2023
 I. LATAR BELAKANG
Rumah sakit merupakan suatu organisasi yang sangat kompleks yang menuntut
manajemennya untuk bisa menjaga keseimbangan antara kualitas pelayanan dan kepuasaan
pelanggan yang berorientasi pada nilai (customer value).
RS prima medika adalah rumah sakit swasta tipe C dengan kapasitas tempat tidur 144
tempat tidur. RS Prima Medika bekerja sama dengan BPJS Kesehatan sejak Januari 2019 dan
sejak itu jumlah kunjungan pasien meningkat secara signifikan dari waktu ke waktu ,
khususnya jumlah kunjungan pasien rawat jalan.
Pelayanan farmasi merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang
pelayanan Kesehatan yang bermutu dimana besarnya omset obat mencapai 50-60% dari
anggaran rumah sakit(Megawati, 2015). Sebagai bagian dari program peningkatan mutu maka
RS Prima Medika melakukan pengukuran indicator mutu di pelayanan khususnya unit
Farmasi,diantara nya indikator kepuasan pasien,peresepan berdasarkan formularium RS,angka
kejadian kesalahan pemberian obat,indikator pelaksanaan prosedur identifikasi pasien dan
indicator waktu tunggu obat. Dari hasil pelaporan diketahui bahwa terdapat indicator yang
belum mencapai target yaitu ketidakpuasan pasien dalam kecepatan pelayanan di farmasi dan
tidak tercapainya target waktu tunggu obat sesuai standar.
Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah
Sakit dijelaskan bahwa waktu tunggu pelayanan resep obat non racikan adalah tenggang waktu
mulai pasien menyerahkan resep sampai dengan menerima obat non racikan / obat jadi.
Sedangkan waktu tunggu pelayanan resep obat racikan adalah tenggang waktu mulai pasien
menyerahkan resep sampai dengan menerima obat racikkan.
Tujuan dari rancangan kegiatan ini adalah untuk mencapai target waktu tunggu obat
sesuai standar sehingga dapat meningkatkan angka kepuasan pasien.
 II. Tinjauan Pustaka
A. Rumah Sakit
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
jalan, dan gawat darurat(Kementerian Kesehatan RI, 2016). Tugas rumah sakit adalah
memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna, sedangkan fungsi rumah
sakit yaitu:
1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan
standar pelayanan rumah sakit.
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan
yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang
kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika
ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
B. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi Farmasi adalah unit pelaksana fungsional yang menyelenggarakan seluruh
kegiatan pelayanan kefarmasian di Rumah Sakit. Instalasi Farmasi Rumah Sakit secara
umum dapat diartikan sebagai suatu departemen atau unit atau bagian di suatu rumah sakit
di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang
memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku dan bertanggung jawab atas
seluruh pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari pelayanan yang mencakup perencanaan,
pengadaan, produksi, penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan farmasi, dispensing obat
berdasarkan resep bagi penderita saat tinggal dan rawat jalan, pengendalian mutu dan
pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit.
Pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis mencakup pelayanan langsung pada
penderita dan pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara
keseluruhan(Kementerian Kesehatan RI, 2016). Tugas instalasi farmasi meliputi:
 1. Menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur, dan mengawasi seluruh kegiatan
pelayanan kefarmasian yang optimal dan profesional serta sesuai prosedur dan etik
profesi.
2. Melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis
pakai yang efektif, aman, bermutu dan efisien.
3. Melaksanakan pengkajian dan pemantauan penggunaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, dan bahan medis habis pakai guna memaksimalkan efek terapi dan
keamanan serta meminimalkan risiko.
4. Melaksanakan Komunikasi, Edukasi, dan Informasi (KIE) serta memberikan
rekomendasi kepada dokter, perawat dan pasien.
5. Berperan aktif dalam Komite/Tim Farmasi dan Terapi.
6. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta pengembangan pelayanan kefarmasian.
7. Memfasilitasi dan mendorong tersusunnya standar pengobatan dan formularium
rumah sakit.(Kementerian Kesehatan RI, 2016)
C. Pelayanan Resep
1. Pengertian resep
Resep adalah permintaan tertulis dari dokter atau dokter gigi, kepada apoteker, baik
dalam bentuk paper maupun electronik untuk menyediakan dan menyerahkan obat
bagi pasien sesuai peraturan yang berlaku(Kementerian Kesehatan RI, 2016).
2. Pengkajian dan pelayanan resep
Berdasarkan PeraturanMenteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016,
pengkajian resep dilakukan untuk menganalisa adanya masalah terkait obat, bila
ditemukan masalah terkait obat harus dikonsultasikan kepada dokter penulis resep.
Apoteker harus melakukanpengkajian resep sesuai persyaratan administrasi,
persyaratan farmasetik, dan persyaratan klinis baik untuk pasien rawat inap maupun
rawat jalan. Persyaratan administrasi meliputi:
a. Nama, umur, jenis kelamin, berat badan dan tinggi badan pasien
b. Nama, nomor ijin, alamat dan paraf dokter
c. Tanggal resep
d. Ruangan/unit asal resep
 Persyaratan farmasetik meliputi:
a. Nama obat, bentuk dan kekuatan sediaan
b. Dosis dan jumlah obat
c. Stabilitas
d. Aturan dan cara penggunaan.
Persyaratan klinis meliputi:
a. Ketepatan indikasi, dosis dan waktu penggunaan obat
b. Duplikasi pengobatan
c. Alergi dan Reaksi Obat yang Tidak Dikehendaki (ROTD)
d. Kontraindikasi
e. Interaksi obat
Pelayanan resep dimulai dari penerimaan, pemeriksaan ketersediaan, penyiapan
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai termasuk peracikan obat,
pemeriksaan, penyerahan disertai pemberian informasi. Pada setiap tahap alur
pelayanan resep dilakukan upaya pencegahan terjadinya kesalahan pemberian obat
(medication error).
D. Waktu Tunggu Pelayanan Resep
Waktu tunggu pelayanan resep merupakan salah satu indikator mutu yang menilai
setiap jenis pelayanan yang diberikan. Waktu tunggu pelayanan resep adalah waktu tunggu
dihitung mulai pasien membawa resep diserahkan kepada petugas farmasi untuk disiapkan
sampai obat diterima oleh pasien yang disertai pembekalan komunikasi, informasi, dan
edukasi. Waktu tunggu pelayanan resep obat jadi adalah tenggang waktu mulai pasien
menyerahkan resep sampai dengan menerima obat jadi dengan standar waktu yang
ditetapkan yaitu ≤30 menit. Sedangkan, waktu tunggu pelayanan resep obat racikan adalah
tenggang waktu mulai pasien menyerahkan resep sampai dengan menerima obat racikan
dengan standar waktu yang ditetapkan yaitu ≤60 menit.
Ketatnya kompetisi jasa rumah sakit serta banyaknya tuntutan masyarakat akan
pelayanan yang cepat dan bermutu memaksa rumah sakit untuk meningkatkan kualitas
pelayanannya. Waktu tunggu merupakan salah satu komponen yang menyebabkan
ketidakpuasan pasien, yang berdampak pada loyalitas pasien. Waktu tunggu pelayanan
 resep adalah tenggang waktu mulai dari pasien menyerahkan resep kepada petugas farmasi
sampai menerima obat dari petugas farmasi.

III. Strategi Pengatasan Permasalahan

Berdasarkan permasalahan terkait adanya komplin pasien karena lamanya waktu tunggu
obat , maka evaluasi dan perumusan strategi permasalahan perlu dilakukan, salah satunya
dengan melaksanakan FGD (focus group discussion) yang dimana metode ini dapat dilakukan
untuk mengeksplorasi suatu isu/fenomena khusus serta merumuskan strategi pengatasan
permasalahan, dan mengumpulkan sebuah topik dan membahasnya secara spesifik(Fitriah,
2022). Dari sekelompok orang yang terlibat diharapkan dapat menemukan dan mengambil
sebuah kesimpulan dan perbaikan guna meningkatkan kualitas pelayanan kefarmasian
Tahapan FGD :
1. Perumusan masalah
Dari permasalahan yang terjadi dilakukan analisa untuk dapat diidentifikasi penyebab dari
lama nya waktu tunggu obat pasien yang melebihi standar sehingga menyebabkan komplin
pasien. Adapun alurnya yaitu :
1. Menjabarkan setiap proses pada alur pelayanan obat pasien rawat jalan di Instalasi
farmasi Rawat jalan
2. Identifikasi nilai proses yaitu menilai semua tahapan dan proses yang memberikan nilai
waste kritis (pemborosan). Identifikasi akar masalah yang dilakukan dengan
menggunakan Root Cause Analysis diperoleh penyebab lamanya waktu tunggu adalah
:
1. Banyak resep masuk bersamaan dari semua poliklinik rawat jalan pada jam
tertentu (sekitar pukul 10.00 s.d 13.00 dan 18.00 s.d 21.00)
2. Beberapa dokter tidak menepati waktu praktek sehingga berbarengan dengan
praktek dokter lainnya.
3. Kurangnya staff jaga farmasi yang bertugas pada saat jam penumpukkan resep.
4. Banyaknya konfirmasi yang dilakukan kepada dokter terhadap resep yang tidak
memenuhi syarat untuk disiapkan, seperti : tulisan tidak bisa dibaca, aturan pakai,
 dosis yang tidak sesuai, masih ada beberapa dokter yang belum mengetahui retriksi
obat.
5. Resep pasien belum dilengkapi persyaratan administrasi klaim
6. Konfirmasi ketersediaan obat di gudang. Terjadi ketidak cocokkan antara stok obat
di system dengan stok fisik yang ada,salah satu penyebabnya adalah human eror
yaitu petugas farmasi lupa mutase stok obat saat mengambil obat di Gudang dan
depo farmasi lain.
7. Faktor fasilitas : koneksi internet terganggu,jaringan internet tidak ada di area
penyerahan
2. Pelaksanaan FGD
Dari beberapa faktor diatas dapat di bahas dalam FGD (focus group discussion) dengan
jumlah peserta 8 sampai 10 orang yang terdiri dari beberapa pemangku kebijakan, dokter,
tenaga administrasi dan sumber daya manusia di instalasi farmasi untuk mencari dan
mengidentifikasi serta merumuskan permasalahan dalam suatu unit pelayanan.
Berbagai bidang dilibatkan dalam FGD (focus group discussion) dengan tujuan
memperoleh interaksi data yang dihasilkan dalam hal meningkatkan kedalaman informasi,
merumuskan berbagai aspek dari suatu fenomena kehidupan, sehingga fenomena tersebut
dapat didefinisikan dan diberi penjelasan. Data dari hasil interaksi dalam diskusi kelompok
tersebut dapat memfokuskan atau memberi penekanan pada kesamaan dan perbedaan
pengalaman dan memberikan informasi/data yang padat tentang suatu perspektif yang
dihasilkan dari hasil diskusi kelompok tersebut.
Terkait dengan komplain yang terjadi, dilakukan FGD antara Kepala Bidang
Penunjang Medik selaku moderator dan atasan langsung dari Instalasi farmasi, Kepala
Instalasi Farmasi selaku Unit yang dikomplain, Manager Handling Complain selaku
penerima complain dari pasien dan jajaran direksi selaku pengawas dan penjamin
pelayanan di Rumah Sakit. Kepala Bidang Penunjang Medik akan memaparkan complain
yang diterima dalam FGD dan menyampaikan kronologis yang terjadi berdasarkan laporan
yang diterima dari Manager Handling Complain. Selanjutnya Kepala Bidang penunjang
Medik meminta klarifikasi dari Kepala Instalasi Farmasi terhadap komplain yang diterima.
Berdasarkan klarifikasi yang sudah diterima, Kepala unit Instalasi farmasi juga
 menyampaikan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan untuk mengurangi terjadinya
complain terkait pelayanan waktu tunggu resep.

IV. Perbaikan Masalah

Dari semua penyebab permasalahan diatas diambil salah satu akar masalah yang akan
diselesaikan yaitu banyaknya resep masuk bersamaan dari semua poliklinik rawat jalan
pada jam tertentu (pukul 10.00-13.00 dan 18.00 s.d 21.00)
Cara penyelesaian masalah yang akan dilakukan yaitu dengan intervensi managerial.
Adapun rencana kegiatan yang akan dilaksanakan adalah :
1. Pengajuan kepada Wakil Direktur Pelayanan Medis untuk dilakukan pengaturan
kembali jam praktek dokter di poli Rawat Jalan. Seperti diketahui bahwa terjadi
penumpukkan resep pada jam 10.00 – 13.00 dan jam 18.00 – 21.00. Adapun
gambaran jadwal praktek dokter di RS Prima Medika adalah
Jam Praktek Jumlah Dokter Jenis pelayanan
(Hari Senin- yang praktek
Sabtu)
08.00-10.00 5 Obsgin,Anak,THT,Mata,Jantung
10.00-12.00 13 Obsgin,Penyakit
dalam,Bedah,Onkologi,Jantung,Gigi,THT,Anak,Orthopedi,Kulit
dan kelamin,Mata
12.00-14.00 5 Obsgin,Onkologi,Anak,Gigi,THT
14.00-16.00 2 Bedah,THT
16.00-18.00 8 Bedah umum,Onkologi,Bedah
syaraf,Jantung,Urologi,Obsgin,Penyakit dalam
18.00-21.00 13 Obsgin,Anak,Jantung,Bedah,Orthopedi,Kulit dan kelamin,Penyakit
dalam,Mata,THT

Dari tabel diatas terlihat jumlah praktek dokter yang banyak yaitu pada pukul
10.00 – 12.00 dan 18.00 – 21.00. Perlu dilakukan pengaturan ulang jam praktek
dokter sehingga tidak menumpuk pada jam tersebut dan dipindahkan ke waktu lain
 seperti jam 12.00 – 18.00. Diharapkan dengan adanya pengaturan ulang jam praktek
dokter bisa mengurangi penumpukkan resep yang bisa menyebabkan meningkatnya
waktu tunggu obat. Strategi ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Fitri
Yani, dkk(2020) dimana perlu dilakukan pengaturan jam praktek dokter untuk
mengatasi lamanya waktu tunggu obat.
2. Pengaturan jumlah shift jaga tenaga farmasi oleh kepala unit farmasi.
Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dalam perbaikan
permasalahan yang terkait menumpuknya resep pada jam tertentu. Hal yang bisa
dilakukan adalah mengkaji ulang jumlah dan waktu shift jaga tenaga Farmasi
dengan tanpa menambah jumlah tenaga farmasi. Berikut adalah gambaran jadwal
jaga tenaga farmasi di Instalasi Farmasi Rawat Jalan RSU Prima Medika
Jam Jaga Shift Jumlah tenaga farmasi
08.00 – 15.00 Pagi 5
15.00 – 22.00 Sore 5
20.00 – 08.00 Malam 2

Dilakukan perubahan yaitu

Jam Jaga Shift Jumlah tenaga farmasi
08.00 – 15.00 Pagi 5
11.00 – 18.00 Middle pagi 1
15.00 – 22.00 Sore 4
18.00- 06.00 Malam 1 1
20.00-08.00 Malam 2 1
18.00-21.00 Bantuan Shift malam 1
depo rawat inap

Dari kedua tabel di atas terlihat adanya perubahan dalam pengaturan shift jaga dimana
ditambahkan jadwal middle pada shift pagi,jadwal malam yang dimulai lebih awal yaitu jam
18.00 dan adanya bantuan dari tenaga shift malam dari depo rawat inap pada jam 18.00 sampai
21.00. Pengaturan ulang dibuat untuk menambah tenaga jaga farmasi pada jam dimana terjadi
penumpukkan jumlah resep sehingga bisa mempercepat pelayanan resep pasien.

Jadwal Kegiatan

No Kegiatan Waktu (Bulan Juni) Keterangan

1. Menyusun dan mengajukan rencana MInggu 1 Kepala Unit Farmasi
pJadwal praktek dokter dengan team
pelayanan medik
2. Menyusun dan mengajukan rencana Minggu 1 Kepala Unit Farmasi
pengaturan jumlah dan waktu shift
tenaga farmasi
3. Rapat dengan team manajerial Minggu 2 Terkait rencana
pelaksanaan
4. Pelaksanaan pelayanan dengan Minggu 3 Setelah memperoleh
pengaturan yang baru persetujuan dari
Direktur RS
5. Monev kegiatan pelayanan resep Bulan Juli Minggu ke 3 Sebagai bahan
pelaporan kepada
Direktur RS
Daftar Pustaka
Fitriah, N. (2022). Penyebab dan Solusi Lama Waktu Tunggu Pelayanan Obat di Instalasi
Farmasi Rawat Jalan Rumah Sakit Causes and Solutions for Waiting Time Duration on
Drug Services of Hospital Outpatient Pharmacy Unit. Diambil dari
http://jkb.ub.ac.id/index.php/jkb/article/view/1634
Kementerian Kesehatan RI. (2016). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 72 Tahun 2016
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit.
Megawati, H. (2015). Penurunan Waktu Tunggu Pelayanan Obat Rawat Jalan Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Baptis Batu. Jurnal Kedokteran Brawijaya, 28.
Runggandini, S. A., Indrawati, L., & Suratmi, T. (2020). Waktu Tunggu Pelayanan Obat Jadi Di
Instalasi Farmasi Unit Rawat Jalan (Studi Kasus Di RS X Bekasi Tahun 2020). Diambil dari
http://ejournal.urindo.ac.id/index.php/MARSI