Nama : Bella Dwi Novita

Kelas : X MP 1
No. absen : 16
DOKUMEN BERBASIS DIGITAL

 Pengertian dokumen dari berbagai ahli

 Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah dokumen
dibedakan dengan record. Definisi record adalah setiap pernyataan tertulis yang
disusun oleh seseorang/ embaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau
menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film,
lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang
penyidik.
 Robert C. Bogdan seperti dikutip Sugiyono (2005; 82) menyebutkan dokumen
merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar,
karyakarya monumental dari seseorang.
 Louis R. Gottschalk menyebut pengertian dokumen adalah sebuah sumber tertulis
bagi informasi terkait sejarah, yang digunakan sebagai kebalikan dari kesaksian
lisan, artefak, peninggalan terlukis hingga petilasan arkeologis.
 Menurut G.J. Reiner pengertian dokumen secara luas adalah semua sumber
informasi, baik lisan maupun tertulis. Sementara dokumen secara sempit adalah
kumpulan informasi yang berasal hanya dari sumber tertulis saja.
 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis
atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan.

 Pengertian dokumentasi
1. Sugiyono
Pengertian dokumentasi menurut Sugiyono adalah sebuah cara untuk memperoleh
informasi dan data dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar yang
berupa laporan serta keterangan yang bisa mendukung sebuah penelitian.
2. Paul Otlet "International Economic Conference 1905"
Definisi dokumentasi adalah kegiatan yang berupa pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan dan penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
3. Tung Palan
Menjelaskan bahwa dokumentasi merupakan catatan otentik yang bisa dibuktikan dan
bisa dijadikan bukti secara hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data-data
yang lengkap dan nyata.
4. Nurhadi Magetsari, dkk
Arti dokumentasi adalah bahan yang termasuk ke dalam jenis, bentuk dan sifat apapun
tempat informasi direkam dan rekaman yang ditulis atau dipahat menyampaikan
informasi berupa fakta.
5. Sulistyo Basuki
Mengartikan dokumentasi sebagai pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan mengelola
dokumen litereter yang mencatat segala aktivitas manusia dan yang dianggap berguna
untuk dijadikan sebagai bahan dan penerangan mengenai berbagai soal.
6. Arikunto
Pengertian dokumentasi menurut Arikunto adalah mencari dan mengumpulkan data
mengenai hal-hal yang berupa catatan, transkrip, surat kabar, buku, notulen, rapot,
agenda dan lain sebagainya
7. Encyclopedia Britanica
Dokumentasi yaitu sebuah pengawasan dan penyusunan bibiliografi yang menggunakan
alat seperti indeks, sari karangan dan isi bibiliografi memakai cara tradisional untuk
membuat informasi itu bisa dicapai.
 8. Kamus Besar Bahasa Indonesia
Dokumentasi merupakan proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan
penyimpanan informasi dibidang pengetahuan.
Pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti kutipan, gambar, dan bahan
referensi lainnya.
9. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Dokumentasi adalah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan berbagai jenis
dokumen tentang semua lapangan pekerjaan.

 Syarat Dokumen
1. Ada materialitas
Materialitas adalah wujud fisik. Sebuah dokumen harus mempunyai obyek fisik dan
tanda-tanda fisik.
2. Ada intensionalitas
Intensionalitas dapat diartikan niat, maksud atau tujuan. Adanya intensionalitas ini
maksudnya agar obyek (dokumen) diperlakukan sebagai bukti. Baca juga: UEA
Terbitkan Akta Kelahiran untuk Bayi Pasangan Beda Agama.
3. Obyek harus berproses
Sesuatu disebut dokumen bila mengalami proses untuk dijadikan dokumen.
4. Ada posisi fenomenologis
Posisi fenomenologis maksudnya suatu obyek dipersepsikan sebagai dokumen.

 Ciri-ciri dokumen
Berikut ini ciri-ciri dokumen, antara lain:
1. Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkannya.
2. Perlu diperbarui atau dilakukan pemeliharaan.
3. Harus diubah ketika kebijakan, proses atau prosedur berubah.
4. Memiliki format untuk merekam dan melaporkan informasi sesuai standar.

 Fungsi dokumen
Fungsi dokumen ini adalah sebagai catatan peristiwa yang bisa dirujuk kembali jika
diperlukan.
Dokumen ini sifatnya penting karna dokumen bisa berfungsi sebagai :
1. Klarifikasi.
2. Bukti (Keterangan).
3. Studi.
 Tujuan dokumen
Tujuan dokumen ini adalah untuk memberikan analisis singkat tentang di mana gerakan
Pengetahuan Terbuka sekarang berada: Apa saja kelebihannya, di mana tantangan dan
kesempatan besarnya, dan bagaimana kita bisa lebih bekerja sama sebagai komunitas
global untuk menjalankan strategi prioritas Pengetahuan Terbuka.
 Peranan dokumen
1. Sebagai alat bukti dan data akurat terkait keterangan dokumen
2. Untuk melindungi dan menyimpan fisik dari isi dokumen dan menghindari adanya
kerusakan dokumen
3. Sebagai bahan penelitian para ilmuan
 Tugas dan kegiatan dokumentasi
Beberapa tugas dan kegiatan dalam proses dokumentasi yaitu;
1. Mengumpulkan dan mencari bahan
2. Mencatat dan mengelola bahan
3. Menyusun dan menata bahan
 4. Menerbitkan dan menyebarkan dokumen yang diperlukan untuk publik
5. Melakukan pengarsipan dan pemeliharaan

 Jenis-Jenis dokumen
 Berdasarkan kepentingannya
1. Dokumen pribadi
dokumen pribadi adalah surat keterangan pribadi yang kegunaannya bersifat
pribadi, dokumen pribadi dapat berupa akta kelahiran, ijazah, e-KTP,SIM, kartu
keluarga, dll.
2. Dokumen niaga
Dokumen niaga adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi
jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
3. Dokumen pemerintah
Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi tentang informasi
ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
4. Dokumen sejarah
Dokumeen sejarah yaitu surat-surat penting yang dignakan sebagai bukti peristiwa
di masa lampau contohnya adalah pancasila teks proklamasi dll

 Berdasarkan fungsinya
1. Dokumen dinamis
Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam
proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dibagi menjadi 3 yaitu;
a) Dokumen aktif
adalah Dokumen yang masih terus dipakai untuk proses penyelesaian
pekerjaan.
b) Dokumen semi aktif
Dokumen semi aktif adalah sebuah dokumen yang dimana dapat
pemanfaatan dan dari frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak terlalu
digunakan lagi pada sebuah area lingkup. Contoh ijazah tk dll
c) Dokumen inaktif
Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Contoh berkas karyawan yang sudah pensiun.
2. Dokumen statis
Dokumen Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

 Berdasarkan fisiknya
1. Dokumen literer
Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena ditulis, dicetak, digambar, atau
direkam, dan dikumpulkan di dalam perpustakaan. Contohnya buku, majalah dan
film.
2. Dokumen korporil
Korporil adalah dokumen yang berupa benda sejarah, biasanya dikumpulkan di
dalam museum. Contohnya arca, pakaian adat, patung, uang kuno, keris.
3. Dokumen privat
 Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip, disimpan dengan
menggunakan sistem kearsipan. Contohnya surat dinas, surat berharga, surat
niaga, surat tanda bukti dan laporan.

 Berdasarkan sifat kepentingannya

1. Dokumen non esensial
Dokumen Non esensial adalah Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan
tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
2. Dokumen vital
Dokumen vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh Surat Nikah,Peta Rumah, Surat
Tanah, Surat Rumah, Ijazah, BPKB, SIM, KTP

 Prosedur penanganan dokumen

1. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di
klasifikasikan penghimpunannya.
2. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan
tertulis pada dokumenyang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan
keterangan denganmaksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
4. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara tertentusebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
5. Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan
alat dan perantara.
6. Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu
dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa
digunakan suatu saat jika diperlukan.