BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Landasan Teori

2.1.1. Konsep Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan di Indonesia berdasarkan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Di dalam undang-undang

terebut dituliskan mengenai pengertian dan istilah teknis di dalam

kearsipan. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Kearsipan (Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file)

mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan,

pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

 penciptaan. Penerimaan, pengumpulan arsip

 pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip

 penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses

kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat

disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan

lainnya yang dapat menghemat ruang dan biaya.

9
 10

Pengertian kearsipan (filling) di rumuskan dengan berbagai cara yaitu,

sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan, dibawah ini berbagai

macaam pengertian tentang kearsipan (filling)

a. Dalam buku penyusutan dan pemusnahan arsip (Soebroto,1973:3)

terdapat dua perumusan tentang pengertian kearsipan yaitu:

1. Yang dimaksud kearsipan yaitu penyelenggaraan

administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar

lalu- lintas surat-menyurat keluar dan masuk.

2. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan

arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.

b. Dalam kamus administrasi perkantoran, yang dimaksud filling atau

penyimpangan warkat adalah kegiatan menyimpan warkat-warkat

dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system,

susunan dan tata cara yang telah di tentukan, sehingga setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

c. Dasar-dasar kearsipan (Mulyono, Muhsin Dan Marimin,

1985) kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat

menurut aturan yang berlaku mengingat unsur pokok yang meliputi:

penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

d. Dalam buku pengurusan surat dan kearsipan (Depdikbud, 1980)

kearsipan (filing) dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan

dan penyimpanan bahan-bahan/warkat-warkat secara sistematis,

sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dapat dicari atau

diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.

 11

Dari empat definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi

kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan

mempergunakan system tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan

kembali sewaktu diperlukan. Yang dimaksud dengan proses adalah

tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha

mencapai suatu tujuan.

2.1.1.1. Pengertian Arsip

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan

diterima oleh lembaga,organisasi, badan maupun perseorangan maka

diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan system

kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip

yang ada. Menurut Undang-Undang 43 Tahun 2009 Arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.

Menurut Bartos (2007), Adapun yang dimaksud dengan arsip dalam

buku manajemen kearsipan adalah:

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak

 12

apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam

rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

pemerintah dalam bentuk corak apapun,baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintah.

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

swasta dan/ atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam

keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan

kehidupan kebangsaan.

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari

bahasa Belanda Archief yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani

archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian

arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun

saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang

memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan system

kearsipan. Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum

(bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali

digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar

ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala

kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar

peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan

sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang
 13

dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan

organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan,

prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan kegiatan lain

pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas

administrasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti

pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain

itu memiliki nilai guna primer dan sekunder.

1. Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan

pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas

sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh

lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna

pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan,

pendidikan, riset dan teknologi, serta dokumentasi.

2. Nilai guna sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada

kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan

lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga

kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan

pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna

pembuktian dan penginformasian.

 14

2.1.1.2. Karakteristik Arsip

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana

karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip, Karakteristik arsip

tersebut antara lain :

a. Otentik , Arsip merupakan informasi melekat pada wujud

aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; isi, struktur dan

konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat

arsip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang

merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi,

memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan

transaksi organisasi penciptanya;

b. Legal , Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk

mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan

bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

c. Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda

dengan buku, jurnal dan bahan publikasi lainnya. Arsip menurut

konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu

merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi)

arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan

kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan

kegiatan tersebut.

d. Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga

dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan

kegiatan
 15

2.1.1.3. Jenis- Jenis Arsip

a. Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi

penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang

terkandung didalamnya.

Menurut Ensiklopedia Administrasi, Arsip atau warkat jenis

ini dapat dibedakan menjadi:

 Vital record (warkat yang sangat penting), yaitu warkat

yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu

organisasi atau instansi. Oleh karena itu, warkat jenis

ini perlu disimpan secara terus-menerus (abadi) selama

organisasi itu masih berdiri.

 Important record (warkat penting), yaitu warkat

yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka

waktu yang cukup lama (3 tahun ke atas). Oleh karena itu,

warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya

surat perjanjian sewa menyewa dan lain-lain.

 Useful record (warkat yang berguna), yaitu warkat

yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu

biasa. Oleh karena itu, warkat jenis ini perlu disimpan

sesuai dengan daftar retensinya. Biasanya, diberbagai

organisasi/instansi, warkat jenis ini paling banyak

jumlahnya. Contoh, surat-surat kantor/dinas pada umunya.

 16

 Essensial record (warkat tidak penting), yaitu warkat

yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca.

Oleh karena itu, warkat jenis ini tidak perlu disimpan

dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup

diingat isinya/dicatat dalam buku agenda harian.

Contohnya, undangan rapat dan lain-lainnya.

b. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud

benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

 Arsip Tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis

Misalnya : surat dinas, akta, dll.

 Arsip Visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat

berupa gambar, lukisan, ukiran, pahatan

c. Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip ataupun warkat dari segi

isi yang terkandung didalamnya. Arsip atau warkat jenis ini

dapat berupa:

 Financial Record adalah catatan-catatan mengenai

masalah keuangan.

 Inventory Record adalah catatan yang berhubungan

dengan keadaan barang dagangan

 Personnel record adalah catatan-catatan yang

berhubungan dengan masalah kepegawaian

 Sales Record adalah catatan-catatan yang berisi

informasi mengenai penjualan.

 17

 Production Record adalah catatan-catatan yang

berhubungan dengan masalah produksi.

d. Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek

kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau

lembaga yang berasal dari lembaga pemerintahan. Arsip Nasional

Pusat (Arnapus), Arsip Nasional Daerah (Arnasda). Berasal dari

instansi pemerintah/swasta; Arsip primer merupakan arsip asli,

bukan salinan, copy, tembusan; Arsip sekunder,adalah arsip yang

berupa salinan, copy, tembusan.

2.1.1.4. Fungsi Arsip

Menurut Irawan (2009:1.5) kehadiran arsip pada dasarnya karena

adanya kegiatan organisasi, suatu kelompok atau individu, tanpa

adanya suatu kegiatan atau aktivitas, maka arsip tidak akan tercipta. Arsip

dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan proses

dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis memiliki beberapa

fungsi yang dapat di manfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi.

Fungsi arsip yaitu:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan

Dalam proses pengambilan keputuusan, pimpinan dalam

tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi.

Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun

kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan

keputusan.
 18

2. Menunjang proses perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan

kondisi yang akan datang, dan yang akan dicapai. Upaya pencapaian

ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiata yang telah

ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyuun rencana, dibutuhkan

banyak informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi

tersebut dapat diperoleh dari arsip.

3. Mendukung pengawasan

Dalam melakukan pengawasan dibutuhkan informasi tertulis Maupun

terekam tentang rencana yang telah diusun, hal-hal yang telah

dilakukan, dan hal-hal yang belum dilaksanakan semuanya

direkam/ditulis dalam bentuk arsip.

4. Sebagai alat pembuktian

Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi

terekam maupun tertulis yang dapat digunakan kembali oleh

pengadilan teresebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang

dapat digunakan dalam proses pembuktian.

5. Sebagai memori organisasi

Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi, aktivitas internal,

maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam/tertulis

dalam bentuk arsip dinamis. Informasi tersebut dapat digunakan oleh

organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan

datang.
 19

6. Dapat digunakan kepentingan politik dan ekonomi

Kegiatan politik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan

informasi. Beragam informassi ini diperoleh dari berbagai sumber dan

salah satunya berasal dari arsip.

Menurut Muhidin Dan Hendri Winata (2016), dalam

Bukunya Manajemen Kearsipan menjelaskan bahwa fungsi arsip

yaitu:

1. Memori organisasi

2. Tulang punggung manajemen

3. Tulang pnggung organisasi

4. Bukti akuntabilitas kinerja pegawai

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi

arsip dinamis dan statis. arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun

1971 yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

Administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang

masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-

hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya

dibedakan menjadi :
 20

 Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan

bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-

tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-

aktif.

 Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi

antara arsip aktif dan arsip in-aktif.

 Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang

jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis

Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya,

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak

dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari.

Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama

dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. Dua jenis

sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti

arsip secara fungsionalnya yakni :

 Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah

nilai dan artinya menurut fungsinya.

 21

 Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf

nilai abadikhusus sebagai bahan pertanggungjawaban

nasional/pemerintahan.

Menurut Anhar (1980) dalam bukunya Menyusun Surat Dan

Kearsipan mengemukakan bahwa fungsi arsip yaitu:

a. Sebagai alat penyimpanan warkat

b. Sebagai alat bantuan perpustakaan

c. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil

d. Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-

warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

2.1.1.5. Peran Arsip

Menurut Saransi (2014), dalam bukunya Kearsipan Jawa Timur

menjelakan bahwa, Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam

kehidupan manusia. Bahkan manusia sejak lahir hingga mati tak lepas dari

arsip sebagai catatan dan dokumentasi suatu peristiwa yang terjadi dan

pernah dialami. “arsip juga dapat dijadikan sebagai barometer apakah suatu

institusi berada dalam keadaan statis atau dinamis sebab aktivitas dan

dinamikan suatu organisasi juga dapat kita lihat dari arsip-arsip yang ada”,

arsip merupakan cerminan aktivitas suatu institusi atau organisasi

sebab arsip dapat dijadikan bukti yang autentik.

Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam memilikii

fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi

 22

negara dan manajemen birokrasi. Disamping itu arsip dapat pula

dimanfaatkan oleh lembaga dan instansi pemerintah serta masyarakat

umum

bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan

administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang

secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan

organisasi. Dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak

terkontrol. Arsip cenderung diabaikan oleh pengelolanya, karena

dipandaang tidak perlu di simpan didalam suatu system. Akibatnya, apabila

organisasi membutuhkan informasi arsip untuk membutuhkan pelaksanaan

tugas maupun untuk pengambilan keputusan, jadi sulit atau memerlukan

waktu yang relaatif lama untuk ditemukan kembali.

Manfaat arsip tersebut selain untuk institusi pemerintah/SKPD,

perusahaan, perguruan tinggi, sekolah dan organisasi (organisasi

masyarakat dan keluarga atau masyarakat) bermanfaat pula:

 Untuk menemukan identitas

 Untuk menyelamatkan/melindungi hak

 Untuk menyelesaikan sengketa, karena karena sumber

sengketa terjadi dengan tidak lengkapnya dokumen/arsip.

 Peran arsip dalam mendukung transparansi

 Peran arsip dalam mendukung pelayanan publik.

 23

Menurut Barthos (2007), dalam bukunya Manajemen Kearsipan,

menjelaskan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan,

sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat

diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,

penganalisasian, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan

pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam

organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan

masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian

informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan

kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap,

cepat dan benar harulah ada sistem dan proedur kerja yang baik di bidang

kearsipan.

Apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaanya,

maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi

sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan

dalam pencapaian tujuan. Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat

menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan

dan membantu mencapai efesiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan

kegiatan, arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun

rencana program kegiatan berikutnya. Karena dengan arsip, dapat diketahui

bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat

ditentukan sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang

ada secara maksimal.

 24

Kearsipan secara umum yang terkandung dalam Undang-Undang Nomor

43

Tahun 2009 tentang Kearsipan bertujuan untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggung jawaban national tentang perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan berbangsa, serta untuk menyediakan bahan

pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Berdasarkan hal tersebut maka arsip sebagai sumber informasi, dapat

membantu mengingatkan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peran

arsip adalah:

1. Bahan utama ingatan organisasi

2. Bahan alat pembuktian(bukti autentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

4. Barometer kegiatan organisasi setiap pada umumnya

menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya

Menurut Terry (2000) dalam bukunya Principles Of Managemen

mengemukakan arsip sangat berkaitan dengan proses pengambilan

keputusan, hal tersebut dapat dilihat dari dasar-dasar pengambilan

keputusan bahwa pengalaman dan fakta yang disimpan menjadi sebuah

data/arsip dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan

keputusan yang sama.

Arsip sangat berperan penting dalam pengambilan keputusan, hal

tersebut dapat dilihat dari penggunaan arsip sebagai alat ingatan

 25

kejadian dimasa lampau, dimana kejadian pada masa lampau bisa saja

terjadi dimasa mendatang. Kejadian dimasa lampau yang terekam didalam

arsip dapat dijadikan alternative untuk memecahkan masalah yang sama

dimasa mendatang yang juga merupakan salah satu dasar pengambilan

keputusan yaitu berdasarkan pengalaman sebelumnya.

Pengambilan keputusan juga dikaitkan dengan isilah data dan informasi.

Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan

data. Sedangkaan data merupakan bahan mentahnya informasi. Dengan

demikian, maka data harus diolah terlebih dahulu menjadi informasi,

kemudian informasi inilah yang kemudian dijadikan sebagai dasar

pengambilan keputusan, selanjutnya dalam pendekatan sistematis

pengambilan keputusan juga memaparkan mengenai informasi yang

memadai dan sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaikan atau

tujuan yang akan dicapai. Informasi ini juga berguna sebagai bahan

pertimbangan untuk membuat alternative dalam pengambilan keputusan.

Informasi tersebut hendaknya relevan, disampaikan dengan rinci, akurat,

dan lengkap serta penggunaannya tepat pada waktunya.

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulka bahwa arsip merupakan

sumber informasi bagi suatu organisasi, karena arsip menampung beraneka

ragam informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu

di ingat, dan apabila diperlukan harus dengan cepat dan tepat ditemukan,

dalam rangka membatu kelancaran pengambilan keputusan.

Dengan demikian, apabila hendak dilakukan pengambilan keputusan

akan membutuhkan bahan pertimbangan yang berupa data mengenai hal apa
 26

yang akan diputuskan atau perkara apa yang akan diselesaikan. Oleh karena

itu, hal yang paling utama dalam pengambilan keputusan yang diperlukan

adalah arsip.

2.1.2. Pengertian Keputusan Dan Pengambilan Keputusan

Menurut Fahmi (2016), dalam bukunya Teori Dan Teknik

Pengambilan Keputusan menjelaskan bahwa keputusan adalah proses

penelusuran masalah yang berawal dari latar belakang masalah, identifikasi

masalah hingga kepada terbentuknya kesimpulan dan rekomendasi.

Rekomendasi itulah yang selanjutnya dipakai dan digunakan sebagai

pedoman basis dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, begitu

besarnya pengaruh yang akan terjadi jika seandainya rekomendasi yang

dihasilkan tersebut terdapat kekeliruan atau adanya kesalahan-kesalahan

yang tersembunyi karena faktor ketidak hati-hatian dalam melakukan

pengkajian masalah.

Pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting

bagi individu maupun organisasi. Mengambil keputusan kadang-kadang

mudah dan kadang cenderung sulit. Kemudahan atau kesulitan mengambil

keputusan tergantung pada banyaknya alternatif yang tersedia. Semakin

banyak alternatif yang tersedia, kita akan semakin sulit dalam mengambil

keputusan. Keputusan yang diambil memiliki tingkat yang berbeda-

beda. Ada keputusan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap organisasi,

tetapi ada keputusan yang dapat menentukan kelangsungan hidup

 27

organisasi. Oleh karena itu, hendaknya mengambilan keputusan seyogyanya

dengan hati-hati sehingga menghasilkan keputusan yang adil dan bijaksana.

Menurut Davis keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang

dihadapinya dengan tegas. Hal itu berkaitan dengan jawaban atas

pertanyaan-pertanyaan mengenai “apa yang harus dilakukan dan

seterusnya, mengenai unsur-unsur perencanaan. Terutama keputusan itu di

buat untuk menghadapi masalah-masalah yang terjadi atau penyimpangan

dari perencanaan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Adapun hak

untuk mengambil keputusan pada hakikatnya sama dengan hak untuk

membuat rencana. Tugas pengambilan keputusan tingkatannya sederajat

dengan tugas perencanaan dalam organisasi.

Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan

hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa

alternative yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang

dihadapinya. Apabila sesuatu telah diputuskan dalam organisasi maka

semuanya harus tunduk dan menaati keputusan itu dengan konsekuen

kepatuhan dan keikutsertaan dalam pelaksanaan keputusan. Menurut Marry

follet dinamakan ikut dalam hukum situasi ini berarti apabila semua fakta

dari suatu situasi sudah diketemukan dan memenuhi syarat, maka semua

orang bersangkutan baik para suvervisor maupun para pelaksananya harus

tunduk pada hukum itu, yakni menaati keputusan yang telah ditetapkan.

Menurut Marry Follet keputusan itu sebagai hukum situasi. Apabila

sumua fakta dari situasi itu dapat di perolehnya dan semua yang terlibat

baik pengawas maupun pelaksananya mau menaati hukum atau

 28

ketentuannya, maka tidak sama dengan menaati perintah. Wewenaang

tinggal dijalankan, tetapi itu merupakan wewenang dari hukum situasi.

Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat vital, jiwa

kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan menebak

masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat

adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya

merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus di tegakkan( berbobot)

dan sikap manusiawi terhadap bawahan sehingga dapat diterima

bawahannya. Keputusan yag demikian ini juga dinamakan keputusan yang

mendasarkan diri pada human relations.

Menurut Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternative

perilaku dari dua alternaitif atau lebih, tetapi dapat juga dikatakan bahwa

pengambilan keputusan adalah tindakan pemimpin untuk memecahkan

masalah yang dihadapi dalam organisassi yang dipimpinnya dengan melalui

pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang memungkinkan.

Memang pada hakikatnya pembuatan keputusan adalah suatu pendekatan

yang sistematis terhadaap hakikat alternatiff yang dihadapinya dan

mengambil keputusan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang

paling tepat. Menurut Siagian, pada hakikatnya pengambilan keputusan

adalah suatu pendekatan sistematis terhadap hakikat suatu masalah,

pengumpulan fakta- fakta dan data, penentuan yang matang dari

alternative yang dihadapinya dan pengambilan tindakan yang menurut

perhitungan merupakan tindakaan yang paling tepat.

 29

Beberapa pengertian diatas tentang pengambilan keputuan bahwa

keputuan itu diambil dengan sengaja, tiidak secara kebetulan, dan

tidak sembarangan. Masalahnya terlebih dulu harus di ketahui dan

dirumuskan dengan jelas, sedangkan pemecahannya harus di

dasarkan dengan pemilihan alternatif terbaik dari alternatif yang disajikan.

2.1.3 Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan

Menurut Terry (2000) menyebutkan 5 dasar dalam

pengambilan keputusan, yaitu:

1. Intuisi

Keputusan yang diambil berdasrkan intuisi atau perasaan itu juga

lebih bersifat subjektif ‘Inner feeling’ yang bersifat subjektif ini

mudah terkena sugesti, pengaruh luar, rasa suka yang satu dari pada

yang lain (prefences), dan faktor-faktor kejiwaan lainnya. Mungkin

sekali, sifat pegaruh terhadap keputusan yang bersifat intuisi itu tanpa

disadari sepenuhnya, hal ini mungkin berkaitan dengan tingkat

pengetahuan yang terbatas, latar belakang orang yang bersangkutan,

atau faktor lainnya. Kebaikan pengambilan keputusan berdasarkan

intuisi adalah:

a. Waktu yang diigunakan untuk mengambil keputusan

relative lebih pendek.

b. Untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan

keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya.

 30

c. Kemampuan mengambil keputusan dari pengambil

keputusan itu sangat berperan, dan itu perlu dimanfaatkan

dengan baik.

Memang sulit untuk dikatan bahwa pembuatan keputusan

berdasarkan intuisi itu tentu baik atau buruk. Namun kadang-kadang

pengambilan keputusan yang intuitif itu sangat diperlukan apabila

menghadapi masalah yang sangat peka perasaan. Jadi, pengambilan

keputusan itu tergantung dari permasalahan yang dihadapi untuk kemudian

dpecahkan.

2. Pengalaman

Kerap kali terjadi bahwa sebelumya mengambil keputusan, pimpinan

mengingat-ingat apakah kasus atau permasalahan semacam ini pernah

terjadi. Pengingatan semacam itu biasanya dilacak melalui arsip-arsip

pengambilan keputusan. Arsip-arsip pengambilan keputusan tersebut

merupakan dokumentasi yang berisi pengalaman-pengalaman dimasa

lampau.

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat

bagi pengetahuan praktis. Karena pengalaman seseorang dapat

memperkirakan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung

ruginya, baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan. Karena

pengalaman, seseorang yang menduga masalahnya walaupun hanya dengan

melihat sepintas saja mungkin sudah dapat menduga cara penyelesaiannya.

 31

3. Fakta

Istilah fakta dalam pengambilan keputusan dikaitkan dengan istilah

data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara

sistematis dinamakan data. Sedangkan data merupakan bahan

mentahnya informasi. Dengan demikian, maka data harus diolah terlebih

dahulu menjadi informasi, kemudian informasi inilah yang kemudian

dijadika sebagai dasar pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan

yang sehat, solid, dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan

terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang

dapat menerima keputusan-keputusan yang dapat dibuat denga rela dan

lapang dada.

4. Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan

oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi

kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya.

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang juga memilki beberapa

kelebihan dan kelemahan.

Adapun kelebihannya yaitu:

a. Kebanyakan penerimanya adalah bawahan, terlepas

apakah penerimaan tersebut secara sukarela atau terpaksa.

b. Keputusan dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup

lama.
 32

c. Memiliki otentisitas (otentik).

Sedangkan kelemahannya adalah:

a. Dapat menimbulkan sifat rutinitas

b. Mengasosiasikan dengan praktek diktatoria

c. Sering melewati permasalahan yang seharusnya

dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan.

 33

5. Rasional

Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan

yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk

memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga

dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang di

inginkan. Pengambilan keputusan secara rasional ini berlaku sepenuhnya

dalam keadaan yang ideal.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengambilan

keputusan secara rasional:

a. Kejelasan masalah, tidak ada keraguan dan kekaburan masalah.

b. Orientasi tujuan, kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai.

c. Pengetahuan alternative, seluruh alternative diketahui

jenisnya dan konsekuensinya.

d. Preferensi yang jelas, alternative biasa diurutkan sesuai kriteria.

e. Hasil maksimal, pemilihan alternative terbaik berdasarkan

atas hasil ekonomis yang maksimal.

2.1.4. Tujuan Pengambilaan Keputusan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi itu dimaksudkan

untuk mencapai tujuan organisasinya. Yang di inginkan semua kegitan

itu dapat berjalan dengan lancar dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan

efesien. Namun seringkali terjadi hambatan-hambatan dalam melakanaakan

kegiatan, ini merupakan masalah yang harus dipecahkan oleh pimpinan

organisasi. Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan

 34

masalah tersebut. Seringkali masalah pengambilan keputusan itu

hanya merupakan satu segi saja, misalnya hanya menyangkut aspek

keuangan saja dan kalau diputuskan tidak menimbulkan dampak yang

negative.

Tujuan pengambilan keputusan itu bersifat tunggal, dalam arti bahwa

sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dengan masalah lain.

Kemungkinan kedua adalah tujuan pengambilan keputusan dapat juga

bersifat ganda (multiple objectives) dalam arti bahwa satu keputusan

yang diambilnya itu sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih yang

sifatnya kontradiktif ataupun yang tidak kontradiktif.

Dalam masyarakat yang masih sederhana, biasanya atau relative proses

pengambilan keputusan juga akan bersifat sederhana pula. Tetapi dalam

masyarakat modern dimana pengembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi telah maju pesat, keadaan masyarakatnya pun juga menjadi

lebih rumit lagi. Menurut Siagian hal ini antara lain disebabkan;

(1)informasi yang harus diperhitungkan semakin besar volumenya,

(2)aparat pelaksanaan keputusan semakin besar jumlahnya, (3)kepentingan

para pelaksana semakin berbeda-beda, (4) teknik-teknik pengambilan

keputusan sophisticated, (5)perubahan-perubahan lngkungan yang sangat

cepat dan (6) pengetahuan tentang pengambilan keputusan semakin

mendalam. Oleh karena itu pengambilan keputusan dalam masyarakat yang

modern perlu diperhitungkn akibatnyaa dari berbagai segi, sedemikian rupa

sehingga diusahakan sejauh mungkin tidak ada pihak-pihak yang

dirugikan, apabila terpaksa ada yang dirugikan, maka kerugiannya

 35

diusahakan seminimum mungkin. Kegiatan- kegiatan yang dilakukan

dalam organisasi itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan

organisasinya yang dimana diinginkan semua kegiatan itu dapat berjalan

lancar dan tujuan dapat dicapai dengan mudah dan efisien. Namun kerap

kali terjadi hambatan-hambatan dalam melaksanakan kegiatan, ini

merupakan masalah yang harus dipecahkan oleh pimpinan organisasi.

Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memecahkan masalah tersebut.

2.1.5. Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan

Menurut fahmi (2016) dalam bukunya Teori Dan Teknik Pengambilan

Keputusan menjelaskan bahwa, dalam teori pengambilan keputusan

dilakukan pengklasifikasian keputusan pada dua jenis, yaitu keputusan yang

terprogram dan tidak terprogram. Setiap keputusan terebut memiliki

perbedaannya masing-masing.

1. Keputusan terprogram

Keputusan yang terprogram dianggap suatu keputusan yang dijalankan

secara rutin saja, tanpa ada persoalan-persoalan yang bersifat krusial.

Karena setiap pengambilan keputusan yang dilakukan hanya berusaha

membuat pekerjaan yang terkerjakan berlangsung secara baik dan stabil.

Dalam realita keputusan terprogram mampu diselesaikan ditingkat lini

paling rendah tanpa harus membutuhkan masukan keputusan dari

pihak yang sangat terkait., seperti para middle dan top management. Jika

dibutuhkan keterlibatan middle managemen ini hanya pada penelusuran

 36

beberapa bagian teknis. Contoh keputusan yang terprogram adalah

pekerjaan yang dilaksanakan dengan rancangan SOP (Standard Operating

Procedure) yang sudah dibuat sedemikian rupa.

Sehingga dalam pekerjaan dilapangan para bawahan sudah dapat

mengerjakannya secara baik apalagi jika disertai dengan buku panduan

operasionalnya, adapun yang menjadi persoalan jika para bawahan

belum mengerti secara benar, misalnya ada beberapa bagian yang tidak

dijelaskan pada buku panduan. Dan biasanya apa yang tidak terjelaskan

pada buku panduan terebut maka diwaktu yang tidak terjelaskan pada buku

panduan tersebut maka diwaktu yang akan datang akan dilakukan revisi

atau semacam penyempurnaan konsep. Pada dasarnya suatu keputusan yang

terprogram akan dapat terlaksana dengan baik jika memenuhi beberapa

syarat dibaawah ini yaitu:

a. Termilikinya sumber daya manusia yang memenuhi syarat

sesuai dengan standar yang diinginka.

b. Sumber informasi baik yang bersifat kualitatif dan kuantitatif

lengkap teredia. Serta informasi yang diterima adalah dapat

terpercaya.

c. Pihak organisasi menjamin dari segi ketersediaan dana selama

keputusan terprogram tersebut dilaksanakan.

d. Aturan dan kondisi eksternal organisai mendukung

terlaksananya keputusan terprogram ini hingga tuntas. Seperti

peraturan berbagai ketentuan lainnya tidak ikut menghalangi,

bahkan sebaliknya ikut mendukung.

 37

2. Keputusan yang tidak terprogram

Berbeda dengan keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak

terprogram biasanya diambil dalam usaha memecahkan masalah- masalah

baru yang belum pernah dialami sebelumnya, tidak bersifat repetitive, tidak

terstruktur, dan sukar mengenali bentuk, hakikat, dan dampaknya.

Ricky w. Griffin mendefinisikan keputusan tidak terprogram adalah

keputusan yang secara relatif tidak terstruktur dan muncul lebih jarang dari

pada suatu keputusaan yang terprogram. Pada pengambilan keputusan yang

tidak terprogram adalah kebanyakan keputusan yang bersifat lebih rumit

dan membutuhkan kompetensi khusus untuk menyelesaikannya, seperti Top

manajemen dan para konsultan dengan tinggat skill tinggi. Contoh

keputusan yang tidak terprogram adalah kasus-kasus khusus, kajian

strategis, dan berbagai masalah yang membawa dampak besar bagi

organisasi.

2.1.6. Faktor-Faktor Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan ini di pengaruhi oleh beberapa faktor antara

lain:

1. Keadaan intern organisasi

Akan sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Keadaan

intern itu meliputi: dana, yang tersedia, kemampuan karyawan, kelengkapan

dari peralatan struktur organisai, tersedianya informasi yang dibutuhkan

pimpinan. Keputusan yang memerlukan biaya, tetapi keadaan keuangan

 38

tidak mendukungnya, akan mengurangi kualitas keputusan. Hal ini

terpaksa akan menyesuaikan dengan dana yang tersedia untuk itu,

pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengerahan karyawan,

terpaksa harus di sesuaikan dengan kualitas dan kuantitas karyawa yang

ada. Begitu pula halnya dengan peralatan yang menurut keputusan

yang seharusnya menggunakan peralatan yang canggih, tetapi karena

terbatasnya peralatan dan fasilitas terpaksa diambil keputusan yang tidak

optimal.

2. Tersedianya informasi yang diperlukan

Suatu keputusan di ambil untuk mengatasi masalah dalam

organisasi. Masalah dalam organisassi itu beraneka ragam, kadang- kadang

masalah yang sama tetapi situasi dan kondisinya berbeda, pemecahannya

pun harus berbeda pula. untuk dapat memecahkan masalah yang dihadapi

organisasi, lebih dulu harus diketahui sebab dan akibat masalah tersebut,

maka perlu pengumpulan data yang ada kaitannya langsung atau tidak

langsung dengan masalah itu. Data-data tersebut kemudian diolah sehingga

merupakan informasi. Informasi yang diperlukan harus lengkap

sesuai keputusan, terpercaya kebenarannya dan masih actual. Berdasarkan

informasi inilah pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan baik.

3. Keadaan ekstern organisasi

Dalam system organiasi terbuka, kegiatan organisasi tidak dapat terlepas

dari pengaruh luar, antara organisasi dan lingkungan ekstern saling

 39

mempengaruhi. Oleh karena itu pengambilan keputusan harus

mempertimbangkan lingkungan di luar orgnisasi Keadaan atau

lungkungan diluar organisasi itu dapat berupa; keadaan ekonomi,

social, politik, hukum, budaya dan lain sebagainya. Keputusan yang diambil

dalam organisasi harus memperhatikan situasi ekonomi, kalau

keputusannya itu berkaitan dengan bidang ekonomi. Keputusan yang

diambil tidak boleh bertentangan dengan peraturan hukum yang berlaku.

Keputusan yang diambil apabila berkaitan langsung atau tidak langsung

dengan politik, jangan sekali- kali bertentangan dengan kebijaksanaan

pemerintah.

4. Kepribadian dan kecakapan penganbilan keputusan

Tepat tidaknya keputusan yang diambil juga sangat tergantung kecakapan

dan kepribadian pengambilan keputusan. Hal ini meliputi: penilaiannya,

kebutuhannya, tingkat intelegensinya, kapasitasnya, kapabilitasnya,

keterampilannya, dan lain sebagainya. Nilai-nilai kepribadian dari

pengambilan keputusan (pimpinan) itu akan tercermin pada keputusan

yang diambilnya. Tipe pengambilaan keputusan (pimpinan) yang dikaitkan

dengan macam keputusannya:

Adapun faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pengambilan

keputusan menurut Terry adalah sebagai berikut:

a. Hal-hal berwujud maupun yang tidak berwujud, yang

emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam

pengambilan keputusan;
 40

b. Setiap keputusan nantinya harru dapat dijadikan bahan untuk

mencapai tujuan organisasi;

c. Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingn

pribadi, tetapi haru lebih mementingkan kepentingan organisasi;

d. Jarang sekali ada satu pilihan yag memuaskan ( oleh karena

itu selalu buatlah alternative-alternatif tandingan);

e. Pengambilan keputusan itu merupakan tindakan mental. Dari

tindakan mental ini kemuadian harus diubah menjadi tindakan

fisik;

f. Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu

yang cukup lama;

g. Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk

mendapatkan hasil yang lebih baik;

h. Setiap keputusan hendaknya dilembagakan, agar dapat

diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul atau salah;

i. Setiap keputussan itu merupakan tindakan permulaan dari

serangkaian mata rantai kegiatan berikutnya;

Millet menyatakan bahwa pada pokoknya setiap pengambilan

keputusan itu ada faktor yang harus di perhatikan. Faktor-faktor yang

dikemukakan Millet kiranya dapat melengkapi faktor-faktor yang telah

dikemukakan Terry. Millet menyebutkan adanya tiga faktor yang harus

dipenuhi oleh pimpinan dalam mengambil keputusan yang tepat, yakni;

 41

Pertama, kita memperhatikan perbedaan antara individu pria dan

wanita, dimana pria umumnya lebih tegas (berani dan cepat mengambil

keputusan) sedangkan wanita umumnya sering ragu-ragu.

Kedua, peranan bagi orang yang mengambil keputusan itu juga perlu

diperhatikan. Kemampuan mengumpulkan data atau fakta yang cukup

mendetail, kemampuan menganalisis data menginterprestasi dengan

mantap, kemampuan menggunakan konsep yang cukup luas tentang

perilaku manusia secara fisik untuk memprakirakan perkembangan-

perkembangan hari depan yang lebih baik.

Ketiga, perlu kita menyadari adanya kemampuan yang batas dalam

pengambilan keputusan dibidang manajemen. Keterbatasan ini bersifat

institusional dan dapat juga bersifat pribadi.

Dari macam-macam faktor dan aspek ini kiranga yang sangat perlu

agar diperhatikan terutama adalah; bahwa keputusan itu dibuat oleh

pimpinan untuk kepentingan organisasinya dalam rangka memecahkan

masalah sehingga jangan sampai di dalamnya dicampuradukkan dengan

kepentingan pribadi. Dengan kata lain, kepentingan pribadi jangan ikut

membonceng apalagi di utamakan, keputusan itu merupakan awal dari

tindakan berikutnya yang masih merupakan proses yang cukup panjang.

Oleh karena itu faktor-faktor yang perlu diperhatikan baik-biak adalah

faktor emotional dan rasional, juga diperhatikan apakah yang terlibat itu

wanita atau pria, juga perlu diperhatikan kemampuan dan pengetahuan

pimpinan yang akan mengambil keputusan itu memegang peranan yang

menentukan.
 42

2.1.7. Proses Pengambilan Keputusan

Menurut Danim (2012), Dalam Bukunya Motivasi Kepemimpinan

menjelaskan bahwa Sebagian besar keputusan manajerial dibuat

berdasarkan pengalaman manajer, akan tetapi pada saat tertentu seorang

manajer tidak sepenuhnya mampu membuat keputusan berdasarkan

pengalaman yang dimilikinya. Pada umumnya keputusan dibuat

dengan menempuh langkah-langkah yang logis dan sistematik. Pemecahan

masalah (problem solving) atau pembuatan keputusan (decision making)

menurut Benge (1976) ditempuh melalui langkah-langkah sebagai berikut;

1. Menetapkan masalah pokok

Masalah yang di rumuskan secara jelas dan tegas adalah persoalan yang

sebagian telah dipecahkan. Pertanyaan-pertanyaan yang relevan harus

diajukan sebelum keputusan dibuat. Hal dimaksudkan untuk mengenali

masalah secara lebih mendalam. Persoalan yang ada harus dianalisis dan

tidak dianggap sebagai seuatu yang harus diatasi semata.

Pada era revolusi manajemen seperti saat ini, beberapa keputusan

menjadi semakin unik, adakalanya keputusan yang dibuat sama sekali

belum pernah ditemui sebelumnya. Karenanya, hal ini menuntut

keberhasilan tinggi dengan tindakan-tindakan yang jitu.

2. Mengumpulkan informasi yang relevan

Informasi yang relevan mutlak diperlukan dalam rangka membuat

keputusan-keputusan yang bermutu. Setidaknya ada empat jenis informasi

 43

yang dapat dijadikan bahan pertimbangan di dalam kerangka

membuat keputusan dari para manajer.

3. Memilih pemecahan masalah yang paling cocok

Pembuatan keputusan kadang kala memilih penyelesaian yang tidak

sempurna, akan tetapi paling baik dalam kondisi yang ada. Baik atau

tidakya sebuah keputusan manajemen sangat ditentukan oleh sampai sejauh

mana kemampuan memilih alternative yang paling cocok dapat

dilakukan. Karena itu, pengkajian atas masalah secara logis dan

sistematis menjadi sebuah keharusan. Di dalam dunia bisnis, piilihan atas

alternative banyak dikaji secara statistik.

4. Melaksankan keputusan yang diambil

Keputusan yang terpilih bukanlah seperangkat konsep yang tidak berarti,

aka tetapi menuntut tanggung jawab untuk implementasinya. Kalaupun

keputusan yang terpilih itu sangat relevan.

Tindakan implementatiflah yang paling menentukan. pelaksanaan

merupakan tonggak akhir dari keputusan. Perubahan-perubahan atas

keputusan yang telah dibuat turut ditentukan oleh sampai sejauh mana

keputusan yang dilaksanakan dapat meraih hasil.

Menurut Subaweh (2008), Dalam Bukunya System Informasi

Akuntansi, menjelaskan bahwa proses pengambilan keputusan sebagai

berikut;
 44

1. Mendefinisikan Masalah

Manajer harus membedakan masalah dari suatu gejala yang

menimbulkan masalah.

2. Menentukan Alternatif

Tindakan Tahap ini menjadi inti dari proses pengambilan

keputusan agar manajer dapat membuat pilihan yang tepat, ,

penting baginya untuk mengetahui setiap alternatif yang

tersedia.

3. Mengevaluasi Alternatif

Setelah sejumlah alternatif yang dianggap layak telah

ditentukan, manajer harus mengevaluasi keunggulan-

keunggulan dari setiap alternatif, misalnya dengan costbenefit

approach.

4. Memilih Alternatif Terbaik Manajer harus menentukan

pilihan yang sesuai sesuai dengan tujuan perusahaan.

5. Mengimplementasikan Alternatif Terpilih Perlu waktu yang

panjang untuk suatu alternatif terpilih.

6. Analisis dan Pengendalia, Pengendalian Manajer harus

memperoleh kepastian bahwa segala sesuatu berjalan sesuai

dengan rencana.
 45

2.2. Kerangka Berfikir

Arsip adalah rekaman informasi dari seluruh aktivitas maupun

kinerja. Arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dan disimpan sebagai

bukti kebijakan dan pengambilan keputusan dalam rangka pelaksanaan

fungsi manajemen, arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi,

apabila arsip yang dimiliki organisasi kurang baik pengelolaannya, maka

akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi sehingga

organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam

pencapaian tujuan.

Informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindarkan salah

komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai

efisiensi kerja. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan, arsip mempunyai arti

yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program kegiatan

berikutnya. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam

informasi yang sudah dimiliki, sehinggga dapat ditentukan sasaran yang

akan dicapai, dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.

Fungsi utama arsip adalah sebagai alat ingat atau memorii suatu

perusahaan atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam

kehidupan manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting,

sehingga memori tersebut jangan sampai hilang atau rusak dan harus dijaga

dengan baik dan sungguh-sungguh.

Selain sebagai memori perusahaan, arsip juga mempunyai fungsi

sebagai alat pengambilan keputusan, sebagai bahan bukti, dan sebagai

akuntabilitas. Yang dimaksud fungsi arsip sebagai alat pengambilan

 46

keputusan adalah menentukan berhasil atau tidaknya suatu organisasi dalam

mencapai tujuannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, haruslah mengambil

keputusan yang tepat dan tentunya harus melalui proses pengambilan

keputusan yaitu menetapkan masalah pokok, mengumpulkan informasi

yang relevan, memilih pemecahan masalah yang paling tepat, dan

melaksankan keputusan yang di ambil (Sudarwan Danim dalam bukunya

Motivasi Kepemimpinan).

Skema/Gambar Kerangka Pikir