MAKALAH SIKLUS SUMBER DAYA MANUSIA

DAN PENGGAJIAN

OLEH : KELOMPOK 1

 M. ALPIN BAEHAQI (22121059)

 THOMAS TOMI PRATOMO (22121046)
 M. DENIS FATURAHMAN (22121010)
 ARI WIBOWO UTOMO (22121044)
 ILHAM MAULANA (22121051)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI LA TANSA MASHIRO
RANGKASBITUNG
TAHUN 2023
 BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human

resources management (HRM)/payroll cycle adalah  serangkaian aktivitas bisnis dan

operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan

dengan  mengelola  kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih

penting meliputi :

1.      Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru

2.      Pelatihan

3.      Penugasan pekerjaan

4.      Kompensasi (penggajian)

5.      Evaluasi kinerja

6.      Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2

sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk

perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke

dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama

sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak

perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya

merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas

mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua

set aktivitas tersebut.

Pada makalah ini membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan

biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan

menjelaskan pengertian dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan

membahas aktivitas siklus penggajian serta ancaman dan pengendalian-pengendalian

 dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut

memberikan  pihak  manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan

bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah.

B.     RUMUSAN MASALAH :

1. Apakah pengertian dari sistem informasi siklus MSDM/penggajian ?

2. Apakah yang menjadi aktivitas dalam siklus penggajian ini ?

3. Bagaimana ancaman dan pengendalian siklus MSDM?

C.      TUJUAN :

1.  Menjelaskan  pengertian dari Sistem informasi siklus MSDM / Penggajian

 2.  Menjelaskan  aktivitas-aktivitas siklus penggajian  dan operasi pemrosesan

informasi terkait yang dijalankan dalam siklus manajemen sumber daya manusia

(MSDM)/penggajian.

3.  Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus MSDM/penggajian dan

berbagai prosedur pengendalian internal untuk menghadapi ancaman tersebut

 BAB II

PEMBAHASAN

A.      Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah

sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (Human Resource Information

System). Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources

information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang menggorganisir

tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna

mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision

support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Siklus manajemen SDM / Penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis

berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara

yang efektif dalam mengelola pegawai.

Tugas- tugas siklus penggajian:

1.Merekrut & mempekerjakan karyawan

2. Melatih

3. Memberikan tugas pekerjaan

4. Memberikan kompensasi (Penggajian)

5. Mengevaluasi kinerja

6. Memberhentikan pegawai secara sukarela/ dipecat.

B.     Aktivitas Siklus Penggajian

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output

berapa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga

menghasilkan output yang berupa CEK. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana

dari rekening regular perusahaan ke rekening pengggajian. Penggajian adalah salah

satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 hal yaitu cek gaji
dibuat secara periodic dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang

bersamaan.

Aktivitas – aktivitas yang dilakukan pada system penggajian adalah :

1.      Perbarui file induk penggajian

Langkah ini digunakan untuk mencerminkanberbagai jenis perubahan

penggajian yang meliputi :

a.              Perekrutan

b.              Pemberhentian

c.              Perubahan tingkat gaji

d.             Perubahan dalam pengurangan diskresi

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan

ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang pegawai

yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberapa laporan

akhir tahun (termsuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai

yang pernah bekerja untuk organissi tersebut sepanjang tahun terkait.

2.      Perbarui tarif & pemotongan pajak

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai

perubahan dalam tariff pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit

pemerintah dan perusahaan asuransi.

3.      Validasi data waktu dan kehadiran

Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sisem

penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna

menggumpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi.

Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memverifikasi

akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

4.      Mempersiapkan penggajian

File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai

selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari

gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih.Terakhir yaitu daftar penggajian dan cek

gaji pegawai dicetak.

*daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan

gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah

yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.

5.      Membayar gaji

Sebagaian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan

penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

6.      Hitung Kompensasi dan pajak yang dibayar perusahaan.

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai.banyak

perusahaan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi flesibel,

yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi

pengobatan dan konstribusi pension, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan

yang digunakan untuk mendapatkan wakru libur ekstra atau asuransi kesehatan

tambahan.

7.      Keluarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak

penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

C.   Ancaman dan Pengendalian Siklus MSDM
Selain tugas – tugasnya, siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi

utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya

tujuan- tujuan berikut ini :

1.      Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar.

2.      Semua Transaksi Penggajian dicatat valid

3.      Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat.

4.      Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat

5.      Peraturan pemerintah terkait terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak

dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi

6.      Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.

7.      Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan

efektif.

Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut adalah

ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan prosedur

pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman – ancaman tersebut.

1.      Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja

Bentuk ancaman:

a.       Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.

Prosedur pengendalian : prosedur memprkerjakan yang baik, trmasuk verifikasi

keahlian pelamaar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.

b.      Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan

Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk memperkerjakan  :

pelatihan pengembangan terkini dalam hal hokum ketenagakerjaan.

2.      Pemprosesan Pengajian

Bentuk ancaman :

a.       Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

Prosedur pengendalian: Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan

distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan.

b.      Data waktu yang tidak akurat.

Prosedur pengendalian otomasisasi pengumpulan data : berbagai pemeriksaan edit ;

rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.

c.       Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening

kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.

d.      Pencurian atau distibusi cek gaji tipuan.

Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh

seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di

klaim akses terbatas ke cek gaji kosong; pemberian nomor tercetak dan perhitungan

serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ;penggunaan rekening giro terpisah

untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; rekonsiliasi semua rekening

bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemprosesan

penggajian.

3.      Umum

Bentuk ancaman :

a.       Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

Prosedur pengendalian : Proses pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari

bencana pengendalian akses fisik dan logis enkripsi data.

 b.      Kinerja yang kurang baik

Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metric kinerja

yang tepat; program pelatihan.

Manajer sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi

pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya

manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumber daya yang

sesuai dengan waktu dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses yang

dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah :

a.         Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumbe daya

manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan

melakukan analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada

diperusahaan saat ini seperti :

1.      Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang

ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan dibagian tertentu.

2.      Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.

Dalam pelaksanakan sumber daya manusia ada dua aspek yang harus

dipertimbangkan, seperti :

·         Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah, jenis

dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.

·         Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan

SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap

bergabung dengan organisasi.

·         Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini

dan kebutuhan dimasa datang.

 ·         Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya

kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemampuan dan pengalaman

yang sesuai.

b.         penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan msalah pengadaan SDM yang sesuai

dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan

melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan mencari ke

kampus-kampus.

c.         Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh

dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes,

seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh

manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan

rencana yang telah dientukan.

d.        Sosialisai, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru tersebut

deperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.

e.         Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan

kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara

efektif dan efisiensi, sedangkan program pengembangannya dimaksudkan untuk

mempromosikan SDM tersebut.

f.          Penilaian kerja, aktivitas ini dilakukan dengan membandingkan antara kinerja secara

individu/ organisasi/ sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.

g.         Promosi, mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai

SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja yang

baik akan dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya

sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya,

dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.

 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus MSDM :

Aktivitas Ancaman Pengendalian (Nomor Pertama Mengacu Pada

Ancaman yang Sesuai)

Permasalahan 1.      Data induk yang tidak         pengendalian integritas pengolahan data.

–permasalahan akurat datu tidak valid.          Pembatasan akun terhadap data-data induk

umum 2.      Pengungkapan yang tidak         Pemeriksaan atas seluruh perubahan terhadap

disekitar siklus diotorisasi atau informasi data induk.

MSDM / sensitive.          Pengendalian akses

Penggajian 3.      Hilang atau rusaknya data          Enkripsi

4.      Mempekerjakan pegawai         backup dan prosedur pemulihan bencana

yang ternyata pencuri ataua.   prosedur perekrutan yang baik, termasuk

tidak berkualitas. verifikasi surat kepercayaan pelamar pekerjaan,

5.      Pelanggaran hokum- kemampuan, referens, dan riwayat pekerjaan.

hukum ketenagakerjaan. b.   Pengecekan penyelidikan latar belakang

criminal pada seluruh pelamar terutama posisi

terkait keuangan.

         dokumentasi menyeluruh atas perekrutan,

evaluasi kinerja, dan prosedur ketenagakerjaan.

         Pembelajaran berlanjut atas perubahan dalam

hokum ketenagakerjaan.

Memperbarui 6.      Perubahan-perubahan 6.1  pemisahan tugas, departemen MSDM

data induk yang tak terotorisasi terhadap memperbarui data induk

penggajian data induk pengajian 6.2 Pengendalikan akses

7.      Pembaruan yang tidak

7.1 pengendalian integritas pengolahan data

akurat atau data induk

7.2 pemeriksaan teratur atas seluruh perubahan

penggajian. terhadap data penggajian

8.      Data waktu dan         otomatisasi data sumber untuk tangkapan data.

ketidakhadiran yang tidak         Autentifikasi biometri

akurat.          Pemisahan tugas, rekonsiliasi kartu jam kerja

terhadap kartu waktu.

         Pemeriksaan pengawasan.

9.      Kesalahan-kesalahan          pengendalian integritas pengolahan data

dalam memproses penggajian          memeriksa pengawasan atas daftar penggajian

laporan lainnya .

         memeriksa laporan pendapatan kepada para

pegawai

         pemeriksaan atas panduan IRS untuk

memastikaan klasifikasi yang layak pada para

pekerja baik pegawai atau kontraktor

independen.

10.  Pencairan atas distribusi        pembatasan akses fisik terhadap cek penggajian

yang curang atas slip gaji kosong.

         Pembatasan fisik terhadap system EFT

         Penomoran sebelumnya dan akuntansi secara

langsung.

         Mewajibkan dokumentasi pendukung yang

layak untuk seluruh cek penggajian.

10.5    Penggunaan akun pengecekan terpisah untuk

penggajian, distribusi dikelola sebagai tetap

10.6    Pemisahan tugas.

10.7    Pembatasan akses terhadap database induk

penggajian
 10.8    Verifikasi identitas seluruh pegawai yang

menerima cek penggajian

10.9    Menyetorkan ulang cek penggajian yang tidak

diakui dan menyelidikinya.

11.  Kegagalan untuk
11.1 konfigurasi system untuk melakukan pembayaran

melakukan pembayaran yang yang diminta melalui system dari IRS (Publikasi

diminta Surat Edaran)

12.  Pembayaran yang 12.1

tidak konfigurasi system untuk melakukan pembayaran

tepat waktu yang diminta melalui system dari IRS (Publikasi

13.  Pembayaran yang tidak Surat Edaran)

tepat. 13.1   Pengendalian integritas pemprosesan

13.2    Memeriksa pengawsan atas laporan.

13.3    Pemeriksaan pegawai atas laporan

pendapatan
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling

berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM mencatat dan
mengolah data mengenai aktivitas perekerutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian,
dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan mengolah data yang
digunakan untuk membayar para pegawai atau jasa mereka.
Sistem MSDM/penggajian harus didesain dengan baik yang mana aktivitas yang
dilakukan pada system penggajian yaitu :
1. Perbarui file induk penggajian
2. Perbari tariff dan pemotongan pajak
3. Validasi data waktu dan kehadiran
4. Mempersiapkan penggajian
5. Membayar gaji
6. Hitung kompensasi san pajak yang dibayar perusahaan
7. Kelarkan pajak penghasilan dan potongan lain-lain.
Ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM / Penggajian dan prosedur
pengendalian yang dapat diterapkan dalam beberapa hal yaitu:
1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
2. Pemprosesan penggajian
3. Umum
 DAFTAR PUSTAKA

B.Romney, Marshall.,& Paul John Steinbart. 2014. Sistem Informasi Akuntansi (Edisi

ke-13).Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Yudho, Prabowo.2016.Sistem Informasi Akuntansi.Semarang:Cerdas Bersama
Lampiran Dokumentasi Kelompok 1