KARYA TULIS ILMIAH

GAMBARAN ASPEK KEAMANAN DOKUMEN

REKAM MEDIS DI RUANG PENYIMPANAN
KLINIK CAKRA HUSADA TAHUN 2023

OCTA BELLA BAROKAHI

PRAMARDUANA
NIM : 201105108

INSTITUT TEKNOLOGI KESEHATAN MALANG

WIDYA CIPTA HUSADA
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIK DAN
INFORMASI KESEHATAN
APRIL 2023
 KARYA TULIS ILMIAH

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

BERKAS REKAM MEDIK DI RUANG PENYIMPANAN
RUMAH SAKIT UMUM PINDAD TUREN
TAHUN 2022

SRI ARCITRA PURWANINGRUM

NIM : 191105111

INSTITUT TEKNOLOGI KESEHATAN MALANG

WIDYA CIPTA HUSADA
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIK DAN
INFORMASI KESEHATAN
APRIL 2022

i
 PRASYARAT GELAR JENJANG DIPLOMA

TINJAUAN ASPEK KEAMANAN DAN KERAHASIAAN

BERKAS REKAM MEDIK DI RUANG PENYIMPANAN
RUMAH SAKIT UMUM PINDAD TUREN
TAHUN 2022

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan

Dalam Memperoleh Gelar Ahli Madya Rekam
Medik

Disusun oleh :

SRI ARCITRA PURWANINGRUM

NIM : 191105111

INSTITUT TEKNOLOGI KESEHATAN MALANG

WIDYA CIPTA HUSADA
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIK DAN
INFORMASI KESEHATAN
APRIL 2022
ii
 SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Sri Arcitra Purwaningrum

NIM 191105111

Program Studi : D3 Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan

Menyatakan dengan sebenarnya bahwa Karya Tulis Ilmiah saya yang berjudul:

“Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Berkas Relam Medik Di Ruang

Penyimpanan Rumah Sakit Umum Pindad Turen Tahun 2022”. Adalah benar -

benar hasil karya asli dan bukan hasil plagiat. Apabila dikemudian hari ternyata

hal ini terbukti tidak benar, saya bersedia dituntut sesuai dengan peraturan

perundangan yang berlaku dan dicabut gelar akademik yang telah diperoleh.

Malang, 16 Juni

2022 Yang

Menyatakan

Sri Arcitra

Purwaningrum NIM

19110511

iii
iv
v
vi
 LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA

ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai civitas akademik Institut Teknologi Kesehatan Widya Cipta Husada, sayayang
bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Sri Arcitra Purwaningrum
NIM 191105124
Program Studi : D3 Rekam Medik dan Informasi Kesehatan
Jenis Karya : Karya Tulis Ilmiah

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan Institut

Teknologi Kesehatan Widya Cipta Husada Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-
exculsive Royalty-Free Right) atas Karya Ilmiah saya yang berjudul: Tinjauan Aspek
Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medik Di Ruang Penyimpanan Rumah Sakit
Umum Pindad Turen Tahun 2022. Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Institut
Teknologi Kesehatan Widya Cipta Husada berhak menyimpan, mengalih
media/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, dan
mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai
penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Malang
Pada tanggal : 16 Juni 2022

Yang menyatakan,

(Sri Arcitra Purwaningrum)

vii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan

hidayah-Nya kepada peneliti, sehingga peneliti dapat menyelesaikan Karya

Tulis Ilmiah ini, yang merupakan persyaratan dalam menyelesaikan Program

Studi D3 Rekam Medik dan Informasi Kesehatan. Karya Tulis Ilmiah ini

berjudul “Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medik Di

Ruang Penyimpanan Rumah Sakit Umum Pindad Turen Tahun 2022” Pada

kesempatan kali ini, peneliti mengucapkan terimakasih kepada:

1. Eny Yuniyati, S.Sos., MAB, selaku Rektor Institut Teknologi Kesehatan

Malang Widya Cipta Husada

2. Ibu Ratih Mega S, S.Keb., Bd., M.Kes selaku Wakil Rektor 1 dan selaku

Dosen Pembimbing 1 yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran

untuk mengarahkan peneliti dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini,

3. Irma Wulandari, S.KM., M.Kes selaku Ketua Program Studi D3 Rekam

Medik dan Informasi Kesehatan dan selaku Dosen Penguji yang telah

menyediakan waktu, pikiran, tenaga dalam membimbing, dan mengarahkan

saat proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini,

4. Anggi Pramono Siregar, S.KM., M.K.M, selaku dosen pembimbing II yang

telah menyediakan waktu, pikiran, tenaga dalam membimbing, dan

mengarahkan saat proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini,

5. Seluruh Dosen Program Studi Rekam Medik dan Informasi

KesehatanWidya Cipta Husada yang telah mendidik dan mendukung

dalampenyusunan Karya Tulis Ilmiah Ini,

viii
 6. Dr. Saji Purboretno, selaku Direktur di Rumah Sakit Umum Pindad Turen.

7. Seluruh Staff Unit Rekam Medik Rumah Sakit Umum Pindad Turen yang

telah bersedia dan memberikan kesempatan dalam usaha memperoleh data

yang peneliti perlukan,

8. Kedua orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan,semangat,

serta doanya dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini,

9. Teman-teman program D3 Rekam Medik dan Informasi kesehatan angkatan

2019 yang telah mendukung sehingga terselesaikannya Karya Tulis Ilmiah

ini.

Saya menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah

ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu saya berharap kritik dan saran yang

membangun demi sempurnanya karya tulis ilmiah ini, akhir kata saya berharap

Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang

telah membantu. Semoga nantinya membawa manfaat bagi pengembangan

ilmu.

Malang, 16 Juni 2022

Sri Arcitra Purwaningrum

ix
 ABSTRAK

Purwaningrum, Sri Arcitra. 2022. Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan

Berkas Rekam Medik Pada Ruang Penyimpanan di Rumah Sakit Umum
Pindad Turen Tahun 2022. Karya Tulis Ilmiah. Program Studi Diploma 3
Rekam Medik dan Informasi Kesehatan, Institut Teknologi Kesehatan
Malang Widya Cipta Husada. Pembimbing : (1) Ratih Mega S, S.Keb., Bd.,
M.Kes,
(2) Anggi Pramono Siregar, S.KM., M.K.M

Keamanan dan kerahasiaan merupakan faktor yang sangat penting dalam

pengelolaan dokumen rekam Medik. Keamanan dokumen rekam Medik
menyangkut dalam bahaya dan kerusakan dokumen rekam Medik sendiri. Selain
itu, rekam Medik mengandung nilai kerahasiaan yang harus dijaga. Tujuan
penelitian ini adalah mendeskripsikan aspek keamanan dan kerahasiaan berkas
rekam Medik pada ruang penyimpanan di Rumah Sakit Umum Pindad Turen
Tahun 2022. Desain penelitian ini adalah deskriptif dalam bentuk studi kasus.
Populasi dalam penelitian ini adalah 6 petugas filing dan objeknya yaitu
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam Medik. Sampel dalam penelitian ini
adalah 3 petugas filing pada unit rekam Medik di RSU Pindad Turen. Teknik
pengambilan sampel menggunakan teknik total sampling. Analisis data yang
digunakan yaitu secara deskriptif. Berdasarkan pengamatan terhadap keamanan
berkas rekam Medik di ruang filing RSU Pindad Turen dapat diketahui masih
belum aman dari bahaya dan masih belum sesuai dengan teori. Dari aspek
kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada pasien atau petugas selain rekam
Medik masuk ruang filing. Disarankan kepada RSU Pindad Turen untuk
melengkapi sarana dan prasarana serta ruangan yang cukup aman dan baik
untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen rekam Medik.

Kata Kunci : Keamanan, Kerahasiaan, Berkas Rekam Medik

x
 ABSTRACT

Purwaningrum, Sri Arcitra. 2022. Review of The Security and Confidentiality

Aspects of Medical Records Files in the Storage Room at Pindad Turen
General Hospital in 2022. Scientific Writing. Diploma 3 Study Program
Medical Records and Health Information, Malang Institute of Health
Technology Widya Cipta Husada. Supervisors : (1) Ratih Mega S, S.Keb.,
Bd., M.Kes, (2) Anggi Pramono Siregar, S.KM., M.K.M

Security and confidentiality are very important factors in the management

of medical record documents. The security of medical record documents
concerns in danger and damage to one's own medical record documents. In
addition, medical records contain confidentiality values that must be
maintained. The purpose of this study is to describe the security and
confidentiality aspects of medical record files in the storage room at the Pindad
Turen General Hospital in 2022. The design of this study is descriptive in the
form of a case study. The population in this study was 6 filing officers and the
object was the security and confidentiality of the medical record file. The
samples in this study were 3 filing officers in the medical records unit at Pindad
Turen Hospital. The sampling technique uses the total sampling technique. The
data analysis used is descriptive. Based on observations on the safety of medical
record files in the filing room of Pindad Turen Hospital, it can be known that it
is still not safe from danger and is still not in accordance with theory. From the
aspect of confidentiality, the door is not locked and there are still patients or
officers other than medical records entering the filing room. It is recommended
to Pindad Turen Hospital to complete the facilities and infrastructure as well as
a room that is safe enough and good to maintain the confidentiality and security
of medical record documents.

Keywords : Security, Confidentiality, Medical Record Files

xi
 DAFTAR ISI

Halaman
SAMPUL DALAM............................................................................................i
HALAMAN PRASYARAT GELAR................................................................ii
PERNYATAAN KEASLIAN...........................................................................iii
LEMBAR PERSETUJUAN UJIAN AKHIR....................................................iv
LEMBAR PENGESAHAN...............................................................................v
LEMBAR PENGESAHAN DEWAN PENGUJI..............................................vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA
ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS...........................................vii
KATA PENGANTAR.......................................................................................viii
ABSTRAK.........................................................................................................x
ABSTRACT.........................................................................................................xi
DAFTAR ISI......................................................................................................xii
DAFTAR TABEL..............................................................................................xiv
DAFTAR GAMBAR.........................................................................................xv
DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................xvi
LEMBAR PERSEMBAHAN............................................................................xvii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.............................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah........................................................................................4
1.3 Tujuan Penelitian.........................................................................................4
1.4 Manfaat Penelitian.......................................................................................5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar...............................................................................................7
2.1.1. Konsep Dasar Rumah Sakit................................................................7
2.1.1.1 Definisi Rumah Sakit...................................................................7
2.1.1.2 Fungsi Rumah Sakit.....................................................................7
2.1.2. Konsep Dasar Rekam Medik..............................................................8
2.1.2.1 Definisi Rekam Medik.................................................................8
2.1.2.2 Tinjauan Rekam Medik................................................................8

2.1.2.3 Kegunaan Rekam Medik..............................................................8

xii
 2.1.2.4 Filing............................................................................................10
2.1.3. Sistem Penyimpanan Rekam Medik...................................................11
2.1.3.1 Sentralisasi....................................................................................12
2.1.3.2 Desentralisasi................................................................................12
2.1.4. Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medik............................13
2.1.4.1 Faktor Intrinsik.............................................................................13
2.1.4.2 Faktor Ekstrinsik..........................................................................13
2.1.4.3 Kerahasiaan Berkas Rekam Medik..............................................17
2.1.4.4 Rahasia Medik..............................................................................19
2.2 Tinjauan Penelitian Terdahulu.....................................................................21
2.3 Kerangka Konsep........................................................................................23
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Desain Penelitian.........................................................................................24
3.2 Kerangka Operasional..................................................................................25
3.3 Tempat dan waktu penelitian.......................................................................26
3.4 Populasi dan Sampel....................................................................................26
3.5 Variabel Penelitian.......................................................................................27
3.6 Definisi Operasional....................................................................................27
3.7 Teknik Pengumpulan Data..........................................................................29
3.8 Analisis Data................................................................................................32
3.9 Etika Penelitian............................................................................................32
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum RSU Pindad Turen........................................................34
4.2 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medik RSU Pindad Turen..................39
4.3 Hasil Penelitian...........................................................................................42
4.4 Pembahasan Penelitian...............................................................................51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan.................................................................................................61
5.2 Saran...........................................................................................................62
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................63
LAMPIRAN....................................................................................................64

xii
i
 DAFTAR TABEL

Nomor Teks Halaman

2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu....................................................................21

3.2 Definisi Operasional...................................................................................28
4.1 Karakteristik Responden Petugas Filling di RSU Pindad Turen................42
4.2 Hasil Wawancara Aspek Keamanan Rekam Medik..................................43
4.3 Hasil Wawancara Aspek Keamanan Rekam Medik...................................43
4.4 Hasil Observasi Aspek Fisik.......................................................................44
4.5 Hasil Observasi Aspek Biologi...................................................................46
4.6 Hasil Wawancara Aspek Biologi................................................................47
4.7 Hasil Observasi Aspek Kimiawi.................................................................47
4.8 Hasil Wawancara Aspek Kimiawi..............................................................48
4.9 Hasil Wawancara Aspek Kerahasiaan........................................................48
4.10 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medik..................................................49
4.11 Hasil Observasi Kerahasiaan Berkas Rekam Medik................................50
4.12 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medik..................................................51

xiv
 DAFTAR GAMBAR

Nomor Teks Halaman

2.1 Kerangka Konsep........................................................................................23

3.1 Kerangka Operasional.................................................................................25
4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Pindad Turen...............................34
4.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pindad Turen.............................37
4.3 Struktur Organisasi Rakam Medik di RSU Pindad Turen..........................39

xv
 DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Teks Halaman

1 Surat Izin Penelitian Dari Kampus................................................................64

2 Surat Izin Penelitian Dari Rumah Sakit.........................................................65
3 Lembar Informed Consent Persetujuan Menjadi Responden........................66
4 Pedoman Observasi........................................................................................68
5 Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medik................................................70
6 Pedoman Wawancara Petugas Filing............................................................71
7 Hasil Observasi..............................................................................................72
8 Hasil Wawancara...........................................................................................74
9 Lembar Pelaksanaan Bimbingan...................................................................81
10 Dokumentasi Penelitian...............................................................................83

xvi
 LEMBAR PERSEMBAHAN

Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat, hidayah-Nya serta diberi kesehatan sehingga penyusunan karya tulis

ilmiah ini berjalan dengan lancar. Persembahan tugas akhir ini dan rasa terima

kasih saya ucapkan untuk:

1. Teristimewa kepada Ayahanda Suharto Mangku A, Ibunda Sri Rahayu

dan Adikku Sri Dewi Nabilla M yang senantiasa telah memberikan

motivasi, doa yang tulus dan dukungan moril serta material sehingga saya

dapat menyelesaikan perkuliahan dan menyelesaikan karya tulis ilmiah

ini.

2. Seluruh dosen program studi rekam Medik dan informasi kesehatan yang

telah memberikan banyak ilmu yang sangat bermanfaat.

3. Teman-teman progam studi D3 rekam Medik dan sahabat terbaik saya

Ayu Dillia, Eka Pratiwi, Amelia Sofiana, Riha Zahro yang menjadi teman

seperjuangan dan telah memberikan motivasi serta dukungan dalam

penulisan karya tulis ilmiah ini.

4. Teristimewa dan terkasih bernama Chairil Anwar yang telah memberikan

dorongan dan motivasi selama perkuliahan dan dalam penulisan karya

tulis ilmiah sehingga saya dapat menyelesaikannya.

Akhirnya, peneliti berharap semoga karya tulis ilmiah ini dapat

bermanfaat bagi kita semua dan menjadi bahan masukkan bagi pengembang

dunia pendidikan.

xvii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut World Health Organization (WHO) kesehatan adalah keadaan

sempurna, baik fisik, mental, maupun sosial dan tidak hanya bebas dari

penyakit dan cacat. Untuk mendukung terselenggaranya pelayanan

peningkatan kesehatan masyarakat diantaranya adalah dengan adanya rumah

sakit.

Menurut Permenkes Nomor 72 Tahun 2016 Rumah Sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat

jalan, dan gawat darurat. Selain itu, Rumah sakit adalah penyelenggara

kesehatan yang di dalamnya terdapat berbagai macam pelayanan, di antaranya

pelayanan rekam Medik.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/312/2

020 tentang standar profesi perekam Medik dan informasi kesehatan, Rekam

Medik adalah dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan.

Salah satu unit rekam Medik untuk menunjang pelayanan rekam Medik

adalah ruang penyimpanan di mana berkas rekam Medik baik rawat jalan,

rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Karena rekam Medik bersifat

rahasia dan mempunyai aspek hukum maka keamanan fisik menjadi

tanggung jawab

1
 2

rumah sakit, sedangkan aspek isi dari rekam Medik merupakan milik pasien

(Ovtasari, 2020).

Manajemen pengelolaan rekam Medik yang baik memerlukan data yang

akurat, terpercaya, teratur dan tepat waktu. Sehingga, faktor yang menunjang

adalah salah satunya faktor keamanan berkas rekam Medik. Keamanan berkas

rekam Medik menyangkut dalam bahaya dan kerusakan berkas rekam Medik

sendiri. Adapun aspek dari kerusakan yang di maksud meliputi aspek fisik,

aspek kimiawi, aspek biologi serta pencurian. Aspek fisik adalah kerusakan

berkas seperti kualitas kertas dan tinta yang disebabkan oleh sinar matahari,

hujan, banjir, panas dan kelembaban. Aspek kimiawi adalah kerusakan berkas

yang disebabkan oleh makanan, minuman, dan bahan–bahan kimia. Aspek

biologi adalah kerusakan berkas yang di sebabkan oleh tikus, kecoa dan rayap

(Wijiastuti, 2014). Sedangkan untuk aspek kerahasiaan dari dokumen rekam

Medik perlu adanya ketentuan peminjaman, dalam peminjaman dokumen

rekam Medik sehingga dapat diketahui keberadaan dokumen dan siapa

peminjamnya, dan juga perlu diketahui juga kepentingan peminjaman

dokumen dan harus di perhatikan dari aspek hukumnya.

Rekam Medik mengandung nilai kerahasiaan yang harus dijaga. Pada

PERMENKES RI NO.36 Tahun 2012 pasal 5 ayat 1 yaitu “Rahasia

kedokteran dapat dibuka hanya untuk kepentingan kesehatan pasien,

memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan

hukum, permintaan pasien sendiri, atau berdasarkan ketentuan peraturan

perundang- undangan”Rekam Medik harus dilindungi karena isi rekam

Medik mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir pasien

tersebut
 3

berobat. Oleh sebab itu rumah sakit berkewajiban memelihara dan menjaga

keamanan dan kerahasiaan serta keawetan rekam Medik dan isi rekam Medik

setiap pasien karena sifat dari rekam Medik adalah rahasia pasien.

Berdasarkan hasil penelitian Yeka Sahfitri (2017) tentang Tinjauan Aspek

Keamanan Berkas Rekam Medik Di Ruang Penyimpanan RST Dr. Soetarto

Yogyakarta, Bahwa masih ditemukan beberapa masalah yang berkaitan

dengan keamanan dokumen rekam Medik pasien. Berdasarkan denah ruangan,

jendela pada ruang penyimpanan tanpa teralis dan selalu terbuka sehingga

siapa saja yang lewat bisa langsung melihat berkas rekam Medik pada ruang

penyimpanan. Pada ruang penyimpanan berkas rekam Medik belum ada AC,

belum ada alat pemadam api ringan (APAR), belum ada alat deteksi panas

dan asap, belum ada kamper atau kapur barus untuk melindungi berkas rekam

Medik dari serangan serangga, belum ada peraturan yang ditempelkan secara

jelas selain petugas rekam Medik dilarang masuk, masih terdapat berkas

rekam Medik yang berdebu serta penataan berkas rekam Medik yang kurang

rapi. Dari aspek kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih ada petugas selain

rekam Medik masuk ruang penyimpanan.

Berdasarkan hasil penelitian Siswati (2019) tentang Tinjauan Aspek

Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medik di Rumah Sakit Setia Mitra

Jakarta Selatan, Bahwa di ruang penyimpanan rekam Medik, ditemukan

beberapa masalah yang berkaitan dengan keamanan dan kerahasiaan rekam

Medik. Ada 2 (dua) Ruang penyimpanan rekam Medik yang terpisah,

keadaan ini dapat mengakibatkan sulitnya pengawasan. Ruang penyimpanan

rekam Medik tidak dikunci sehingga petugas dari bagian lain dapat masuk ke

ruang penyimpanan
 4

rekam Medik. Selain itu ditemukan rekam Medik yang rusak seperti robek dan

terlipat. Hal ini disebabkan rak penyimpanan rekam Medik sudah sangat padat.

Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 5 Januari 2022 di Rumah Sakit

Umum Pindad Turen bagian ruang penyimpanan masih ditemukan beberapa

masalah yang berkaitan dengan keamanan dan kerahasiaan berkas rekam

Medik. Dilihat dari aspek fisik, aspek biologi dan aspek kimiawi yang masih

belum sepenuhnya terpenuhi membuat berkas menjadi rusak dan kotor. Selain

itu dilihat dari aspek kerahasiaan di Rumah Sakit Umum Pindad Turen juga

belum sepenuhnya terjaga masih banyak petugas atau orang lain dapat masuk

ke ruang penyimpanan rekam Medik sehingga petugas seringkali kehilangan

berkas rekam Medik itu sendiri.

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, penulis tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan Aspek Keamanan Dan

Kerahasiaan Berkas Rekam Medik Di Ruang Penyimpanan Rumah

Sakit Umum Pindad Turen Tahun 2022”

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah penelitian ini adalah ”Bagaimanakah aspek keamanan

dan kerahasiaan berkas rekam Medik di ruang penyimpanan Rumah Sakit

Umum Pindad Turen Tahun 2022 ? ”

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Mendeskripsikan aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam

Medik di ruang penyimpanan Rumah Sakit Umum Pindad Turen

Tahun 2022.
 5

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi keamanan berkas rekam Medik ditinjau dari

aspek fisik di ruang penyimpanan rekam Medik

b. Mengidentifikasi keamanan berkas rekam Medik ditinjau dari

aspek kimiawi di ruang penyimpanan rekam Medik

c. Mengidentifikasi keamanan berkas rekam Medik ditinjau dari

aspek biologi di ruang penyimpanan rekam Medik

d. Mengidentifikasi aspek kerahasiaan berkas rekam Medik di

ruang penyimpanan

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Manfaat Teoritis

Hasil dari penelitian ini dijadikan perbandingan antara ilmu

manajemen (teori) dengan kenyataan yang terjadi di lapangan

terkait aspek keamanan dan kerahasiaan berkas rekam Medik di

ruang penyimpanan Rumah Sakit.

1.4.2 Manfaat Praktis

1.4.2.1 Bagi Rumah sakit

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi

masukan dan perbaikan penyimpanan dokumen rekam Medik

di bagian Filing.

1.4.2.2 Bagi Institusi Pendidikan

Dapat menambah literatur perpustakaan sebagai bahan

pertimbangan dalam penelitian lebih lanjut khususnya dalam

hal sistem penyimpanan dokumen rekam Medik.

 6

1.4.2.3 Bagi Peneliti

Menambah pengetahuan dan pengalaman mahasiswa

khususnya dalam pelaksanaan tinjauan aspek keamanan dan

kerahasiaan berkas rekam Medik pada ruang penyimpanan di

Rumah Sakit.

1.4.2.4 Bagi Perekam Medik

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan khususnya

dalam pelaksanaan tinjauan aspek keamanan dan kerahasiaan

berkas rekam Medik pada ruang penyimpanan di Rumah Sakit.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Konsep Dasar

2.1.1 Konsep Dasar Rumah Sakit

2.1.1.1 Definisi Rumah Sakit

Menurut Permenkes Nomor 72 Tahun 2016 Rumah Sakit

adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

elayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang

menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat

darurat.

2.1.1.2 Fungsi Rumah Sakit

Rumah Sakit mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan

kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit;

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan

melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua

dan ketiga sesuai kebutuhan Medik;

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya

manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam

pemberian pelayanan kesehatan

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta

penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka

7
 8

peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan

etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

2.1.2 Konsep Dasar Rekam Medik

2.1.2.1 Definisi Rekam Medik

Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008

tentang rekam Medik, Rekam Medik adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien.

2.1.2.2 Tujuan Rekam Medik

Tujuan rekam Medik menurut Rustiyanto (2015) adalah

untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam

rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Tanpa dukungan sistem pengelolaan rekam Medik

yang baik, tertib administrasi di rumah sakit tidak akan

berhasil sebagaimana yang diharapkan.

2.1.2.3 Kegunaan Rekam Medik

Kegunaan rekam Medik menurut Depkes RI (2006)

dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain :

a. Administration (Administrasi)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai

administrasi, karena isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai

tenaga Medik dan para Medik dalam mencapai tujuan

pelayanan kesehatan.
 9

b. Legal (Hukum)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai hukum,

karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan

kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha

untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti

untuk menegakkan keadilan.

c. Financial (Keuangan)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai financial,

karena isinya mengandung data / informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek keuangan.

d. Research (Penelitian)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai penelitian,

karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat

dipergunakan sebagai aspek penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

e. Education (Pendidikan)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai pendidikan,

karena isinya menyangkut data atau informasi tentang

perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik

yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat

dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran

dibidang profesi si pemakai.

 10

f. Documentation (Dokumentasi)

Suatu berkas rekam Medik mempunyai nilai

dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan

yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan

pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

2.1.2.4 Filing

a. Tugas Pokok Filing

Filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam Medik

yang mempunyai tugas pokok antara lain :

1) Menyimpan rekam Medik dengan metode tertentu

sesuai dengan kebijakan penyimpanan rekam Medik.

2) Mengambil kembali (retriew) rekam Medik untuk

berbagai keperluan.

3) Meretensi rekam Medik sesuai dengan ketentuan

yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

4) Membantu dalam penilaian nilai guna rekam Medik.

5) Memisahkan penyimpanan rekam Medik in-aktif dari

rekam Medik aktif.

6) Menyimpan rekam Medik yang dilestarikan.

7) Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir

rekam Medik.

b. Peran dan Fungsi Filing

1) Menyimpan rekam Medik.

2) Penyedia rekam Medik untuk berbagai keperluan.

 11

3) Pelindung arsip-arsip rekam Medik terhadap

kerahasiaan isi data rekam Medik.

4) Pelindung arsip-arsip rekam Medik terhadap bahaya

kerusakan fisik, kimia dan biologi.

2.1.3 Sistem Penyimpanan Rekam Medik

Pengolahan dokumen adalah usaha yang dilakukan untuk

menjaga dan memelihara doumen dari kerusakan, pencurian dan

kehiangan, Kerusakan dan kehilangan dokumen yang datangnya dari

dokumen itu sendiri atau yang disebabkan oleh serangga-serangga

dari luar dokumen tersebut, sedangkan yang dikatakan pengamanan

dokumen adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga

dokumen dari kecurian maupun kehilangan (Ashim, 2016).

Usaha pengengelolaan dokumen dapat berupa menjaga dari

kecurian dokumen rekam Medik tindakan-tindakan yang bertujuan

untuk menyelamatkan okumen-dokumen berikut informasi serta

menjamin kelangsungan hidup dokumen dari pemusnahan yang tidak

diinginkan (Ashim, 2016).

Kegiatan menyimpan rekam Medik merupakan usaha

melindungi rekam Medik dari kerusakan fisik dan isi rekam Medik

itu sendiri. Rekam Medik harus disimpan dan dirawat dengan baik

karena rekam Medik merupakan harta benda rumah sakit yang sangat

berharga. Ada

2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam

Medik yaitu (Ashim, 2016):

 12

2.1.3.1 Sentralisasi

Sentalisasi ini diartikan penyimpanan rekam Medik

seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan

kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama seorang

pasien dirawat. Sistem ini disamping banyak kebaikannya

juga ada kekurangannya.

Kelebihan :

a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan

dan penyimpanan rekam Medik.

b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk

peralatan dan ruangan.

c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan

pencatatan Medik mudah distandarisasikan.

d. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas

penyimpanan.

e. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan :

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani

unit rawat jalan dan unit rawat inap.

b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 4

jam.

2.1.3.2 Desentralisasi

Desentralisasi memisahkan antara rekam Medik

poliklinik dengan rekam Medik penderita dirawat. Rekam

 13

Medik disimpan di satu tempat penyimpanan. Sedangkan

rekam Medik penderita dirawat disimpan dibagian

pencatatan Medik.

Kelebihan :

a. Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan

lebih cepat.

b. Beban kerja yang dilakukan petugas lebih ringan.

Kekurangan :

a. Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam Medik.

b. Biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan

lebih banyak.

2.1.4 Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medik

Faktor – faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan

menjadi 2 yaitu (Wahyuningsih, 2019) :

2.1.4.1 Faktor Intrinsik

Penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu

sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh

perekat dan sebagainya.

2.1.4.2 Faktor ekstrinsik

Penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip,

seperti:

1. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada

kondisi arsip antara lain :

 14

a. Ruang penyimpanan jangan terlalu lembab, supaya

tidak terlalu lembab dapat di pasang AC yag hidup

selama 24 jam terus menerus dan juga untuk

mengurangi banyaknya debu. Selain itu ruangan diberi

ventilasi secukupnya untuk membantu mengatur suhu

udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu

lembab.

b. Kelembaban ruangan penyimpanan, kelembaban suatu

ruang penyimpanan berdasarkan teori sekitar 50%

sampai 65% dan suhu udara berkisar antara 18.8ºC

sampai 24ºC apabila suhu kurang dari normal, maka

dalam waktu singkat arsip-arsip akan rusak.

c. Pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu

bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan

kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya di ruang kerja

minimal 100 lux dan maksimal 250 lux.

Penerangan/pencahayaan dapat dibedakan menjadi 2

(dua), yaitu:

1) Penerangan alamiah yaitu cahaya matahari.

2) Penerangan buatan yaitu menggunakan sumber

cahaya yang bukan alamiah yaitu lampu listrik

d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan

api. Untuk mencegah hal tersebut, sebaiknya

diberikan peringatan dilarang merokok di ruang

penyimpanan arsip, menempatkan alat pemadam api

 15

ringan (APAR) di tempat yang strategis, dan ruang

penyimpanan arsip sebaiknya jauh dari tempat-tempat

penyimpanan barang-barang yang mudah terbakar

(barang-barang kimia, bahan bakar).

e. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan

air (banjir). Untuk mencegah hal tersebut dapat

dilakukan dengan pembuatan saluran air (talang, pipa

air) yang tidak melalui ruang penyimpanan arsip.

Dalam hal tertentu seperti hujan periksalah ruangan

untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran

air, dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi

kebocoran harus diperbaiki saat itu juga.

2. Aspek Biologi, organisme perusak yang kerap merusak

arsip antara lain:

a. Adanya jamur merupakan bukti temperatur yang tidak

terkontrol, kegiatan jamur sangat cepat karena jamur

hidup dari pada perekat yang berada pada kertas,

upaya menghindarinya adalah dengan menepatkan

DRM di tempat yang kering, terang dan ruangan yang

berventilasi sempurna .

b. Kutu buku sering merusak buku, jika kertas selalu

tersentuh dengan dengan dinding yang lembab, bukan

saja kertas menjadi lembab, akan tetapi sering pula di

serang kutu buku, untuk menghindarinya di gunakan

 16

rak yang tidak menempel dengan dinding dipasang

antara lain 6 inci dari dinding

c. Usaha untuk menghindari seranga seperti rayap,

kecoak, dan tikus, adalah dengan mengadakan

pencegahan yakni peniadaan penggunaan kayu yang

langsung dengan tanah, di berikan kamper pada setiap

rak untuk menghindari serangan serangga

3. Aspek Kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih

diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan

kimia dari bahan arsip. seperti penggunaan tinta yang

berkualitas tidak mungkin luntur, sedangkan penggunaan

tinta yang berkualitas rendah akan merusak dan melunturi

kertas bila sengaja tersentuh air atau udara yang lembab.

Selain itu makanan dan minuman juga dapat

mempengaruhi kerusakan DRM, karena apabila makanan

dan minuman tersebut mengandung minyak akan

menempel dan menjadi kotor, bahan kimia yang

terkandung dalam makanan dan minuman tersebut juga

dapat merusak kertas.

Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud

untuk melindungi arsip dari ancaman faktor-faktor

pemusnah/ perusak arsip. Beberapa contoh pengamanan fisik

arsip adalah:

a. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip

seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan,

penggunaan sistem alarm dapat digunakan untuk

 17

mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase,

penyadapan dan lain-lain.

b. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip

pada tingkat ketinggian yang bebas dari banjir.

c. Penggunaan struktur bangunan tahan gempa dan lokasi

yang tidak rawan gempa, angin topan dan badai.

Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta

dilengkapi dengan peralatan alarm dan alat pemadam

kebakaran dan lain-lain. Ruang penyimpanan arsip harus

dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga mendukung

keawetan arsip yang diantaranya :

a. Lokasi ruang/gedung arsip sebaiknya luas tempatnya

untuk penyimpanan arsip. Kalau merupakan bagian dari

satu bangunan gedung, hendaknya ruang penyimpanan

terpisah dari keramaian kegiatan kantor dan tidak

dilalui saluran air.

b. Konstruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan

kayu yang langsung menyentuh tanah untuk

menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela

Rdiletakkan dibagian yang tidak memungkinkan

terkena matahari secara langsung masuk kedalam

ruangan.

2.1.4.3 Kerahasiaan Berkas Rekam Medik

Kerahasiaan merupakan pembatasan pengungkapan

informasi pribadi tertentu. Hal ini mencakup tanggung jawab

 18

untuk menggunakan, mengungkapkan, atau mengeluarkan

informasi hanya dengan sepengetahuan dan izin individu.

Informasi yang bersifat rahasia dapat berupa tulisan atau

verbal. (Hatta, 2013).

Kerahasiaan diatur dalam Permenkes Nomor 269 tahun

2008 tentang rekam Medik, pada Bab IV Pasal 10 ayat (1)

dijelaskan bahwa informasi tentang identitas, diagnosis,

riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobat

an pasien arus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter

gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan

pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Informasi tentang

identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan

dan riwayat pengobatan hanya dapat dibuka dalam hal

(Wahyuningsih, 2019):

a. Untuk kepentingan pengobatan pasien

b. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam

rangka penegakan hukum atas perintah pengadilan

c. Permintaan atau persetujuan pasien sendiri

d. Permintaan institusi/Lembaga berdasarkan ketentuan

perundang-undangan

e. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit

Medik, sepanjang tidak menyebutkan identitas pasien.

Berdasarkan Permenkes Nomor 269 tahun 2008 tentang

rekam Medik pada Pasal 11 menjelaskan bahwa penjelasan

 19

tentang isi rekam Medik hanya dapat dilakukan oleh dokter

atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis

pasien atau berdasarkan peraturan perundang undangan. Pimp

inan sarana pelayanan kesehatan dapat menjelaskan isi

rekam Medik secara tertulis atau langsung kepada

pemohon tanpa izin pasien berdasarkan peraturan perundang

undangan (Wahyuningsih, 2019).

Informasi di dalam rekam Medik bersifat rahasia.

Berdasarkan Keputusan Dirjen Pelayanan Medik No. 78

tahun 1991 tentang penyelenggaraan rekam Medik di rumah

sakit pada Bab IV disebutkan bahwa untuk melindungi

kerahasiaan rekam Medik dibuat ketentuan yaitu hanya

petugas rekam Medik yang diizinkan masuk ke ruang

penyimpanan rekam Medik, dilarang mengutip sebagian

atau seluruh isi rekam Medik untuk badan-badan atau

perorangan kecuali telah ditetapkan oleh peraturan

perundang-undangan yang berlaku, dan selama penderita

dirawat rekam Medik menjadi tanggung jawab perawat ruang

-an untuk menjaga kerahasiaannya (Wahyuningsih,2019).

2.1.4.4 Rahasia Medik

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah

sakit pada Pasal 32 menyatakan bahwa pasien berhak

mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit yang diderita

termasuk data-data Mediknya. Namun, untuk pasien yang

 20

ingin meminjam rekam Mediknya hanya diperbolehkan

membawa pulang dan menggandakan ringkasan rekam

Mediknya saja. Hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan

Medik, menghindari penyalahgunaan informasi Medik dan

mencegah rekam Medik hilang atau rusak. Dari sudut pasien

rahasia Medik adalah rahasia yang dimiliki oleh pasien

dalam bidang Medik atau kedokteran. Dari sudut pandang

tenaga kesehatan ialah rahasia milik pasien yang

diketahuinya dan wajib disimpan oleh tenaga kesehatan

dengan baik. Ruang lingkup rahasia Medik terdiri dari

(Wahyuningsih, 2019):

1) Segala sesuatu yang oleh pasien disampaikan kepada

tenaga kesehatan, baik secara disadari maupun tidak

disadari.

2) Segala sesuatu yang diketahui oleh tenaga kesehatan

sewaktu memeriksa atau mengobati atau merawat pasien

(Siswati, 2013). Rahasia Medik akan dikesampingkan bila:

a. Bila diatur dalam UU seperti UU No. 4 Tahun 1984

b. Bila pasien dapat membahayakan orang lain

c. Bila pasien memperoleh hak sosial

d. Bila secara jelas diberikan izin oleh pasien

e. Bila pasien memberi kesan kepada dokter bahwa ia

mengizinkan

f. Bila hal itu untuk kepentingan yang lebih tinggi.

 2.2 Tinjauan Penelitian Terdahulu

Tabel 2.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu

No Nama Tahun Judul Hasil Perbedaan Persamaan

1. Muhammad Tinjauan Aspek Keamanan Dan
Ashim (2016) Kerahasiaan Dokumen Rekam
Medik Di Ruang Filing
RSUD Bendan Kota Pekalongan
Tahun 2016
Hasil dari penelitian diruang filing RSUD Bendan a. Tempat dan Persamaan
Kota Pekalongan dapat diketahui dari segi fisik waktu penelitian penelitian ini
masih belum aman dari bahaya kebakaran, dan b. Desain penelitian adalah sama-sama
kebanjiran, dari segi biologi belum mengunakan c. Populasi dan sampel meneliti tentang
kamper pada setiap rak, dan dari segi kimiawi d. Variabel penelitian aspek keamanan
petugas masih melakukan aktifitas-aktifitas dan kerahasiaan
seperti makan dan minum di ruang filing. Dari dokumen
aspek kerahasiaan pintu tidak di kunci dan masih rekam Medik.
ada pasien atau petugas selain rekam Medik
masuk ruang filing. Belum adanya kebijakan atau
prosedur tetap yang mengatur tentang keamanan
dan kerahasiaan dokumen rekam Medik

21
No Nama Tahun Judul Hasil Perbedaan Persamaan

2. Yeka Sahfitri Tinjauan Aspek Keamanan Hasil penelitian menunjukan kemananan berkas a. Tempat dan Persamaan penelitian ini
(2017) Berkas Rekam Medik di Ruang rekam Medik di ruang penyimpanan dari segi waktu penelitian adalah sama-sama
Penyimpanan RST Dr. Soetarto fisik belum aman dari bahaya kebakaran dan b. Desain penelitian meneliti tentang aspek
Yogyakarta kebanjiran, masih terdapat petugas yang makan c. Populasi dan sampel keamanan
dan minum di ruang penyimpanan, belum d. Variabel penelitian dan kerahasiaan
menggunakan kapur barus untuk melindungi dokumen rekam Medik.
berkas rekam Medik dari serangga, serta belum
digunakan AC sebagai pengatur suhu ruangan.
Usaha yang dilakukan dalam meningkatkan
keamanan berkas rekam Medik dari aspek isi
terutama di ruang penyimpanan yaitu tidak
menizinkan orang lain masuk ruang penyimpanan
selain petugas rekam Medik dan adanya buku
ekspedisi.

22
 23

2.3 Kerangka Konsep

Gambaran kerangka konsep dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

Kerahasiaan Rekam Medik

Filing

Keamanan Rekam Medik

Faktor Intrinsik : Faktor Ekstrinsik :

1. Kertas 1. Aspek Fisik

2. Tinta 2. Aspek Kimiawi

3. Pengaruh Perekat 3. Aspek Biologi

Keterangan :

: Diteliti

: Tidak Diteliti

Gambar 2.1 Kerangka Konsep

Filing adalah salah satu bagian dari unit rekam Medik yang bertugas

menyimpan dokumen rekam Medik dan menyediakan dokumen rekam .

Pada kerangka konsep penelitian ini terdapat 2 variabel yaitu kerahasiaan

rekam Medik dan keamanan rekam Medik. Dalam keamanan rekam Medik

terdapat 3 aspek yang harus diperhatikan meliputi aspek fisik, aspek

kimiawi dan aspek biologi.

 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan adalah deskriptif dalam bentuk studi

kasus. Penelitian diskriptif merupakan metode penelitian yang berusaha

menggambarkan dan menginterpretasi obyek sesuai dengan apa adanya

(Marbun, 2017). Studi kasus menurut Nursalam (2016) adalah penelitian

yang mencakup pengkajian bertujuan memberikan gambaran secara

mendetail mengenai latar belakang, sifat maupun karakter yang ada dari

suatu kasus, dengan kata lain bahwa studi kasus memusatkan perhatian

pada suatu kasus secara intensif dan rinci. Penelitian ini dilakukan secara

mendalam terhadap suatu keadaan atau kondisi dengan cara sistematis

mulai dari melakukan pengamatan, pengumpulan data, analisis informasi

dan pelaporan hasil.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aspek keamanan dan

kerahasiaan berkas rekam Medik pada ruang penyimpanan di Rumah Sakit

Pindad Turen.

24
 25

3.2 Kerangka Operasional

Kerangka operasional dalam penelitian ini terdiri dari:

Populasi
Populasi 6 petugas
RM di RSU Pindad

Teknik
Sampling
Hasil Penelitian

Sampel
Sampel 3 petugas
Kesimpulan
RM di RSU Pindad
Turen
Gambar 3.1 Kerangka Operasional

Pengumpulan Data
- Wawancara
- Observasi (Ceklist)
- Dokumentasi

Pengolahan Data
- Reduksi data
- Penyajian data
- Penarika
n
kesimpul

Analisis
Data
 26

3.3 Tempat dan Waktu Penelitian

3.3.1 Tempat .

Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Pindad yang

terletak di Jalan Semeru No 1 Turen kabupaten Malang pada ruang

penyimpanan Rumah Sakit Umum Pindad Turen.

3.3.2 Waktu

Penelitian ini dilakukan pada Bulan November 2021– Mei 2022.

Pengambilan data yang dilakukan pada bulan Februari tanggal 8-10

2022.

3.4 Populasi dan Sampel

3.4.1 Populasi

Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas;

obyek/subyek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu

yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik

kesimpulannya (Sugiyono, 2017). Populasi penelitian ini adalah

semua petugas pada unit rekam Medik berjumlah 6 orang dan 1

ruang penyimpanan rekam Medik di Rumah Sakit Umum Pindad

Turen yang terdapat dibelakang pendaftaran rawat jalan.

3.4.2 Teknik Sampling

Teknik yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik non

probability. Menurut Sugiyono (2014:120) Teknik non probability

yaitu teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang atau

kesempatan yang sama bagi setiap unsur atau anggota populasi

 27

untuk dipilih menjadi sampel. Teknik non probability yang

digunakan yaitu sampel jenuh atau sering disebut total sampling.

3.4.3 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang

dimiliki oleh populasi tersebut (Sugiyono, 2011). Sampel yang

diambil yaitu meggunakan semua populasi yang ada sebanyak 3

orang petugas pada unit rekam Medik di Rumah Sakit Umum

Pindad Turen

3.5 Variabel Penelitian

Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau ukuran

yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian tentang sesuatu

konsep pengertian tertentu (Notoatmodjo, 2014). Variabel penelitian

terbagi menjadi dua yaitu variabel dependen dan variabel independent.

Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah :

a. Variabel Independen

Variabel independen adalah variabel yang mempengaruhi atau yang

menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variabel dependen

(Sugiyono, 2015). Adapun dalam penelitian ini yang menjadi variabel

independennya:

1) Keamanan berkas rekam Medik di Rumah Sakit

2) Kerahasiaan berkas rekam Medik di Rumah Sakit

3.6 Definisi Operasional

Definisi operasional dalam penelitian ini menjelaskan tentang variabel

yang terdiri dari 2 variabel yaitu keamanan berkas rekam Medik dan

kerahasiaan berkas rekam Medik.

 Tabel 3.2 Definisi Operasional
No Variabel Definisi Alat Ukur Hasil Ukur Skala Ukur

1. Keamanan Keamanan berkas rekam Medik adalah perlindungan terhadap penyebab kerusakan observasi 1. Ada Nominal
berkas yang berasal dari luar benda arsip. Berikut faktor yang dapat menyebabkan dengan 2. Tidak ada
rekam kerusakan antara lain: menggunakan
Medik : a. Aspek fisik adalah kerusakan yang dapat disebabkan karena suhu dan lembar checklist
a. Aspek kelembaban, kondisi pencahayaan, bencana kebaran dan bencana kebanjiran. dan wawancara
Fisik b. Aspek biologi adalah kerusakan yang dapat disebabkan karena jamur dan menggunakan
b. Aspek serangga. pedoman
Biologi c. Aspek kimia adalah kerusakan yang dapat disebabkan karena bahan kimia wawancara.
c. Aspek seperti bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman sehingga
Kimiawi dapat merusak kertas.

2. Kerahasiaan Kerahasiaan berkas rekam Medik adalah pembatasan pengungkapan informasi observasi 1. Ada Nominal
berkas pribadi tertentu yang mencangkup tentang diagnosis, riwayat penyakit, riwayat dengan 2. Tidak ada
rekam pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien. menggunakan
Medik Aspek kerahasiaan dokumen rekam Medik yang ditetapkan di RS meliputi: lembar checklist
a. Hanya petugas rekam Medik yang diijinkan masuk ruang penyimpanan dan wawancara
dokumen rekam Medik. menggunakan
b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam Medik untuk badan- pedoman
badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh peraturan perundang- wawancara.
undangan yang berlaku.
c. Selama penderita dirawat, rekam Medik menjadi tanggung jawab perawat
ruangan dan menjaga kerahasiannya

28
 29

3.7 Teknik Pengumpulan Data

3.7.1 Proses Pengumpulan Data

a. Observasi

Observasi adalah prosedur yang berencana, yang antara

lain meliputi melihat, mendengar, dan mencatat sejumlah dan

aktivitas tertentu atau situasi tertentu yang ada hubungannya

dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo, 2014). Observasi

dilakukan dengan mengamati pengelolaan penyimpanan

dokumen rekam Medik serta keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam Medik.

b. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk

mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan

keterangan atau pendirian secara lisan dari seseorang

sasaran penelitian (responden), atau bercakap-cakap

berhadapan muka (face to face) dengan orang tersebut

(Notoatmodjo, 2014). Wawancara yang dilakukan dalam

penelitian ini adalah wawancara terstruktur, penulis telah

menyiapkan daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada

responden. Wawancara dilakukan kepada Penanggung Jawab

sarana dan prasarana serta petugas penyimpanan rekam Medik

rawat jalan terkait pelaksanaan aspek keamanan dan

kerahasiaan rekam Medik.

 30

c. Dokumentasi

Dokumentasi adalah suatu cara yang digunakan untuk

memperoleh data dan informasi dalam bentuk buku, arsip,

dokumen, tulisan angka dan gambar yang berupa laporan serta

keterangan yang dapat mendukung penelitian. Dokumentasi

digunakan untuk mengumpulkan data kemudian ditelaah

(Sugiyono, 2015:329).

3.7.2 Sumber Data

Data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah data primer dan

data sekunder :

a. Data Primer

Sumber primer adalah sumber data yang langsung memberikan

data kepada pengumpul data (Sugiyono, 2015).

Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data primer adalah

hasil dari observasi/checklist mengenai keamanan dan

kerahasiaan ruang penyimpanan rekam Medik, wawancara

dengan petugas filing dan dari kondisi berkas rekam Medik.

b. Data Sekunder

Data sekunder yaitu sumber data yang tidak langsung

memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat

orang lain atau lewat dokumen (Sugiyono, 2015).

Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder

adalah jurnal penelitian terdahulu, dokumen dan kebijakan

prosedur
 31

atau Standar Operasional Prosedure (SOP) di RSU Pindad

Turen.

3.7.3 Pengolahan Data

Tahap-tahap pengolahan data adalah sebagai berikut:

a. Reduksi data

Reduksi data yaitu pemilihan, pemusatan, perhatian

pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data

kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan.

Mereduksi data berarti merangkum,memilih hal-hal yang

pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting,dicari tema

dan polanya.

b. Penyajian data

Menyajikan data dalam penelitian ini peneliti

mendiskripsikan data-data tentang keamanan dan kerahasiaan

berkas rekam Medik sehingga makna dari peristiwa-peristiwa

yang ditemui lebih mudah dipahami. Data-data yang telah

dikategorikan kemudian disajikan dalam bentuk narasi.

c. Penarikan kesimpulan

Data yang disajikan kemudian dilakukan penarikan

kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang

dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah

bila ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada

tahap pengumpulan data berikutnya.

 32

3.8 Analisa Data

Teknik analisis data dalam penelitian ini adalah data yang terkumpul

dari observasi yang akan diolah secara deskriptif untuk menggambarkan

keamanan dan kerahasiaan penyimpanan dokumen rekam Medik yang

sesuai dengan kebijakan.

3.9 Etika Peneltian

Dalam penelitian ini penulis berusaha untuk memperhatikan etika yang

harus dipatuhi dalam pelaksanaanya, mengingat bahwa peneliti kesehatan

akan langsung berhubungan dengan manusia. Masalah etika dalam

kesehatan meliputi:

1. Tanpa nama (Anonimity)

Hal ini merupakan tindakan dalam sebuah penelitian dengan tidak

mencantumkan nama reponden pada lembar kuesioner, proses analisis

data, serta hanya mencantumkan tandatangan tanpa nama terang pada

lembar persetujuan sebagai responden. Hal tersebut dilakukan dengan

cukup hanya memberikan inisial atau kode yang dimengerti oleh

peneliti, tujuannya adalah responden terjaga kerahasiaannya dan merasa

nyaman dikarenakan identitasnya tidak diketahui sehingga

mempermudah dalam penelitian. Responden diberikan angka atau kode

dalam pengisian instrumen.

2. Kemanfaatan (Benefience and Nonmaleficience)

Prinsip Benefience and Nonmal eficience mengutamakan pemberian

manfaat bagi responden, serta menjauhkan responden dari hal-hal yang

merugikan. Peneliti harus secara jelas mengetahui manfaat dan resiko

 33

yang mungkin terjadi pada responden. Peneliti berupaya semaksimal

mungkin agar penelitian yang dilakukan dapat memberikan manfaat

lebih besar dari pada resiko yang akan terjadi, Penggunaan asas

kemanfaatan pada penelitian ini dilakukan dengan cara menjelaskan

dengan detail tujuan, manfaat, kemungkinan resiko atau

ketidaknyamanan dan teknik penelitian kepada responden sebelum

penelitian dilaksanakan.

3. Kerahasiaan (Confidenciality)

Setiap orang mempunyai hak-hak dasar individu termasuk privasi dan

kebebasan individu dalam memberikan informasi, sehingga peneliti

tidak boleh menampilkan informasi mengenai identitas dan kerahasiaan

identitas subyek kepada orang lain. Peneliti akan menyimpan data hasil

penelitian, bila data diperlukan maka data tersebut akan digunakan

sebagimana mestinya.

4. Kejujuran (Veracity)

Dalam hal ini peneliti memberikan pemahaman kepada responden

terhadap semua tahap penelitian yang dilakukan terlebih dahulu dengan

menjelaskan instrument yang akan digunakan dalam penelitian. Peneliti

berusaha dengan teguh memegang prinsip kejujuran dengan

menjelaskan prosedur penelitian yang dilakukan.

 BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1 Gambaran Umum RSU Pindad Turen

Gambar 4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Pindad

Pada awalnya Rumah Sakit Pindad adalah berbentuk unit mandiri

pelayanan kesehatan di PT. Pindad. Namun pada tahun 1999 unit mandiri

pelayanan kesehatan menjadi bagian dari PT. Cakra Mandiri Pratama

Indonesia yang merupakan anak perusahaan PT.Pindad. PT Cakra Mandiri

Pratama Indonesia bergerak di bidang manufaktur, niaga, dan jasa. Salah

satunya adalah jasa pelayanan kesehatan.

Pada tahun 2004, jasa pelayanan kesehatan berubah menjadi Rumah

Bersalin “Cakra Husada”. Dan pada tahun 2011 berubah menjadi Klinik

Rawat Inap Medik Dasar, hingga akhirnya pada 2012 beralih status menjadi

Klinik Rawat Inap Cakra Husada dengan mendapatkan ijin tetap lima tahun.

Pada tahun 2016 PT Cakra Mandiri Pratama Indonesia kemudian berubah

nama menjadi PT Pindad Enjiniring Indonesia berdasarkan Akta Notaris Rita

34
 35

Ervyani, SH tanggal 29 Maret 2016. Pada tahun 2016 memperoleh ijin

mendirikan rumah sakit dengan nama Rumah Sakit Umum Pindad Turen.

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009

tentang Rumah Sakit, yang menyatakan bahwa Rumah Sakit harus berbentuk

badan hukum yang kegiatan usahanya hanya bergerak di bidang perumah

sakitan, maka pada tahun 2017 Klinik Rawat Inap Cakra Husada bergabung

dengan PT Rumah Sakit Umum Pindad Turen. Pada tanggal 26 September

2018 klinik Rawat Inap Cakra Husada mendapatkan ijin operasional rumah

sakit dengan nama Rumah Sakit Umum Pindad Turen tipe D. Rumah Sakit

Umum Pindad Turen (RSU Pindad) Turen yang berdiri di Jalan Semeru No 1

Turen, Malang. Dipimpin oleh Kepala Rumah Sakit yang menyediakan

sarana dan fasilitasnya untuk dimanfaatkan oleh dokter atau profesi lain

dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.

4.1.1 Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Pindad Turen

1. Visi

Menjadi Rumah Sakit yang professional, mandiri, bermutu dan

terpercaya.

2. Misi

a. Menciptakan kemandirian Rumah Sakit baik secara organisasi,

maupun secara financial serta berkontribusi positif terhadap

PT. Pindad (Persero).

b. Meningkatkan dan memanfaatkan sumber daya untuk

memberikan pelayanan kesehatan yang efektif, efisien,

bermutu dan terpercaya.

 36

c. Memberikan pelayanan kesehatan yang berorientasi pada

kepuasan pelanggan.

4.1.2 Tujuan Rumah Sakit Umum Pindad Turen

1. Tujuan Umum

Memberi kontribusi pada peningkatan derajat kesehatan masyarakat

melalui pelayanan kesehatan yang profesional.

2. Tujuan Khusus

a. Mandiri secara organisasi.

b. Pelayanan dilakukan berdasar standart profesi.

c. Menambah, melengkapi dan meningkatkan fasilitas pelayanan.

d. Menghasilkan manfaat yang optimal serta dapat meningkatkan

kesejahteraan karyawan dan menjamin kesinambungan

organisasi.

4.1.3 Motto RSU Pindad Turen Malang

A.S.R.I.

A: Asih (Menumbuhkan rasa kasih sayang terhadap sesama). S:

Sehat (Pasien sehat, karyawan sehat, lingkungan sehat). R: Ramah

(Mewarnai sikap perilaku karyawan). I: Inovatif (Senantiasa belajar

dan berkembang untuk mencapai tujuan).

4.1.4 Filosofi RSU Pindad Turen Malang

1. Pasien menjadi prioritas utama.

2. Berkeinginan untuk maju.

3. Menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.

4. Pegawai memiliki arti

 37

4.1.5 Struktur Organisasi RSU Pindad Turen Malang

Gambar 4.2 Struktur Organisasi RSU Pindad Turen Malang

Susunan organisasi di Rumah Sakit Umum Pindad terdiri dari:

1. Kepala Rumah sakit

2. Komite

3. KA. SPI

4. KA. Pengadaan

5. Kabid Yanmed

6. Kabid Keperawatan

7. Kabid Penunjang

8. Kabid Tata Usaha

9. Kabid Pemasaran dan Pengembangan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Pindad
Turen
 38

10. Kabid Umum

11. KA. Bapel JPPK

4.1.6 Pelayanan Kesehatan RSU Pindad Turen Malang

1. Poli Umum

2. HCU ( High Care Unit )

3. IGD (Instalasi Gawat Darurat)

4. Laboratorium

5. MCU

6. Poli Eksekutif

7. Poli Gigi & Mulut

8. Poli SP Anak

9. Poli SP Bedah

10. Poli SP Kandungan

11. Poli SP Mata

12. Poli SP Orthopedi

13. Poli SP Penyakit Dalam

14. Poli SP Radiologi

15. Poli SP Syaraf

16. Poli SP THT

17. Poli SP Urologi

18. Rawat Inap

19. Kamar Bersalin

20. Unit Fisioterapi

 39

4.2 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medik RSU Pindad Turen

4.2.1 Struktur Organisasi Rekam Medik di RSU Pindad Turen Malang

Gambar 4.3 Struktur Organisasi Rekam Medik di RSU Pindad Turen

4.2.2 Visi, Misi dan Motto Rekam Medik di RSU Pindad Turen

1. Visi:

Terselenggaranya sistem informasi kesehatan yang berkualitas demi

tercapainya pelayanan sempurna.

2. Misi:

a. Meningkatkan pelayanan yang tepat, cepat, dan efektif

b. Menyelenggarakan tata kelola rekam Medik yang professional

dan berintegritas.
 40

3. Motto:

LANCAR

L: Lengkap, Lembar dokumen rekam Medik pasien terisi dengan

lengkap

A: Akurat, Data pasien yang berada di dalam dokumen rekam Medik

terisi dengan baik dan benar

N: Nyata, Dokumen rekam Medik dicatat dan diisi kelengkapannya

C: Cepat, Dalam hal pengambilan dan pencarian dokumen rekam

Medik dibutuhkan kecepatan dan ketepatan

A: Aman, Penyimpanan dokumen rekam Medik dipastikan

disimpan di ruangan khusus agar tidak rusak serta dijaga akan

kebersihannya

R: Rahasia, Dokumen rekam Medik disimpan keamanannya dan isi

rekam Medik hanya boleh dipergunakan oleh pihak yang

berwenang dengan izin Direktur.

4.2.3 Tugas Pokok Filing di RSU Pindad Turen

Bagian Filing di RSUD Pindad Turen berpendidikan formal D3

Rekam Medik, dan dibantu beberapa staff lulusan SLTA

yang telah mengikuti Pelatihan memiliki tugas pokok sebagai

berikut:

a. Menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai dengan

kebijakan penyimpanan DRM.

b. Mengambil kembali ( retrieve ) DRM untuk berbagai keperluan.

c. Menyusun (meretensi) DRM sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.

 41

d. Memisahkan penyimpanan DRM in-aktif dari DRM aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam Medik.

f. Menyimpan DRM yang dilestarikan (diabadikan).

g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam Medik.

4.2.4 Kondisi Ruang Filing di RSU Pindad Turen

Sistem penyimpanan rekam Medik di RSU Pindad Turen

dilakukan dengan sistem sentralisasi, yaitu suatu sistem

penyimpanan dengan cara menyatukan berkas rekam Medik rawat

jalan, rawat darurat dan rawat inap kedalam satu folder

tempat penyimpanan. Sistem penjajaran yang digunakan adalah

Terminal Digit Filing (TDF), yaitu penyimpanan rekam Medik

dengan mensejajarkan folder rekam Medik berdasarkan urutan

nomor rekam Medik pada dua angka kelompok terakhir (Budi,

2011). Karena keterbatasan ruangan, ruang penyimpanan ruang

rekam Medik dibagi 3 ruangan yaitu:

a. Ruang I : samping gedung IGD

b. Ruang II : belakang tempat pendaftaran rawat jalan

c. Ruang III : samping ruang gizi

 42

4.2.5 Karakteristik Petugas Filing di RSU Pindad Turen

Tabel 4.1 Karakteristik Responden Petugas Filing di RSU Pindad

Turen
No Nama Umur Lama kerja Pendidikan Jenis kelamin

1. MH 23 Tahun 5 Tahun SMA Laki - Laki

2. AA 27 Tahun 7 Tahun SMA Laki - Laki

3. MY 22 Tahun 1 Tahun D3 RMIK Laki-Laki

Dari tabel 4.1 diketahui terdapat 3 (tiga) petugas laki - laki yang

semuanya merupakan petugas filing dan kepala rekam Medik, Dengan

rincian 2 (dua) petugas lulusan SMA dan 1 (satu) petugas lulusan D3

Rekam Medik. Rata-rata petugas berumur 20 tahun dengan lama kerja

lebih dari 1 tahun dibagian filing.

4.3 Hasil Penelitian

4.3.1 Aspek Keamanan Pada Ruang Penyimpanan di RSU Pindad Turen

Penulis telah melakukan observasi di ruang penyimpanan rekam

Medik dan wawancara dengan penanggung jawab sarana dan

prasarana serta petugas penyimpanan rekam Medik rawat jalan dan

rawat inap terkait aspek keamanan rekam Medik.

Berdasarkan hasil wawancara petugas filing belum mengetahui

tentang keamanan dokumen rekam Medik. Kendala dalam menjaga

dokumen rekam Medik di filing yaitu kebutuhan rak yang tidak sesuai

dengan banyaknya dokumen yang selalu bertambah, ruangan kurang

luas dan keterlambatan pengembalian dokumen. Usaha yang dilakukan

petugas filing dan kepala rekam Medik untuk menjaga dokumen rekam
 43

Medik supaya tetap aman adalah dengan adanya catatan dibuku

ekspedisi keluar (buku pinjam DRM). Hal ini diperkuat dengan hasil

wawancara dengan triangulasi sumber yaitu :

Tabel 4.2 Hasil Wawancara Aspek Keamanan Rekam Medik

“Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam Medik dan apa

saja kendala dalam menjaga dokumen ?”

No Nama Jawaban

1. MH Tidak Tahu, kendala dalam menjaga dokumen salah satunya yaitu

kurangnya rak dan keterlambatan pengembalian dokumen.

2. AA Tidak Tahu, kendala dalam menjaga dokumen salah satunya yaitu

kekurangan rak dan tempat yang masih kurang luas.

Tabel 4.3 Hasil Wawancara Aspek Keamanan Rekam Medik

“Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?”

No Nama Jawaban

1. MH kalau ada yang pinjam harus mencatat dibuku ekspedisi keluar

( buku pinjam DRM )

2. AA harus ada catatan dibuku ekspedisi keluar (buku pinjam DRM)

apabila ada yang pinjam agar petugas filing bisa mengetahuinya.

3. MYR Usaha yang sedang dilakukan adalah dengan memperluas ruang

penyimpanan dan mau menambah rak agar dokumen tidak

menumpuk, adanya buku peminjaman dokumen rekam Medik

 44

Berikut aspek yang dapat menyebabkan kerusakan antara lain:

4.3.1.1 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Fisik di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Berikut adalah hasil observasi tentang keamanan rekam Medik dari

aspek fisik yang dilakukan di RSU Pindad Turen :

Tabel 4.4 Hasil Observasi Aspek Fisik

OBSERVASI ADA TIDAK
ADA
a. Aspek Fisik √
1) Mengamati apakah ada alat pemadam
kebakaran pada ruang filing
2) Mengamati ruangan apakah ada yang √
bocor
3) Pengatur temperatur ruangan, dan air √
conditioner (AC) yang bermanfaat
untuk mengendalikan kelembapan
udara di
dalam ruangan.
4) Alat pemeliharaan antara lain mesin √
penghisap debu (vaccum cleaner),
termohigrometer (alat pengukur
temperatur dan kelembaban udara), alat
pendeteksi api/asap (fire/ smoke
detector)
5) Mengamati penerangan ruangan √

a. Suhu dan kelembaban ruangan

Berdasarkan observasi pada ruang penyimpanan di RSU Pindad

Turen memiliki ukuran panjang 3 meter x lebar 5 meter. Pada

ruang penyimpanan belum terdapat alat untuk mengukur suhu

seperti AC
 45

(air conditioner) dan termohigrometer yang berfungsi sebagai alat

pengukur kelembaban ruangan. Karena pada ruang penyimpanan

belum terdapat AC maka untuk menstabilkan suhu dan kelembaban

di ruang penyimpanan hanya dengan kipas angin dan membuka

jendela. Pada ruangan penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela

tetapi tanpa ventilasi.

b. Kondisi pencahayaan

Berdasarkan observasi pada ruang penyimpanan di RSU Pindad

Turen untuk pencahayaan menggunakan lampu LED 2 buah

dengan masing- masing memiliki daya 15 watt. Pada ruangan

tersebut juga sudah diberi jendela kaca besar sebanyak 2 buah yang

setiap hari dibuka. Pada ruang penyimpanan penerangan masih

kurang, karena di sudut atau bagian belakang ruang penyimpanan

masih agak gelap. Hal tersebut dapat menyulitkan petugas untuk

mendeteksi atau mengetahui apabila ada kerusakan ringan yang

disebabkan oleh serangga atau tikus.

c. Keamanan ruangan dari serangan api atau kebakaran

Berdasarkan observasi pada ruang penyimpanan di RSU Pindad

Turen untuk keamanan dari serangan kebakaran, penempatan rak

DRM sudah jauh dari tempat penyimpanan barang barang yang

mudah terbakar tetapi belum tersedia APAR (Alat Pemadam Api

Ringan) pada ruang penyimpanan DRM. Selain itu, pada ruang

penyimpanan rekam Medik juga belum memiliki alat pendeteksi

api atau asap ( fire/smoke detector ).

 46

d. Keamanan ruangan dari serangan air atau banjir.

Berdasarkan observasi ruang penyimpanan RSU Pindad Turen

terletak di lantai dasar. Pada ruang penyimpanan masih terdapat

atap yang bocor apabila terjadi hujan yang terletak diatas rak

dokumen rekam Medik dan di sudut ruangan.

4.3.1.2 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Biologi di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Berikut adalah hasil observasi dan wawancara tentang keamanan

rekam Medik dari aspek biologi yang dilakukan di RSU Pindad

Turen :

Tabel 4.5 Hasil Observasi Aspek Biologi

OBSERVASI ADA TIDAK

ADA
b. Aspek Biologi √

1) Apakah ada obat anti serangga atau

kamper untuk melindungi berkas dari
serangga
2) Apakah ruangan memiliki ventilasi yang √

cukup agar terhindar dari jamur

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara selama penelitian di

RSU Pindad Turen belum terdapat obat anti serangga atau kapur barus

(Kamper) sehingga pada berkas rekam Medik sering ditemukan

serangga seperti kecoa dan rayap. Pada ruangan penyimpanan sudah

dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi sehingga pada ruang

penyimpanan untuk kelembaban masih terlalu tinggi, jika kelembaban

 47

terlalu tinggi maka berkas akan berjamur dan akan cepat rusak. Hal ini

diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber:

Tabel 4.6 Hasil Wawancara Aspek Biologi

“Apakah ada obat atau kapur barus yang di gunakan untuk menghindari

serangga?”

No Nama Jawaban

1. MH Tidak ada, tidak rutin selalu ada

2. AA Tidak ada

4.3.1.3 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Kimiawi di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Berikut adalah hasil observasi dan wawancara tentang keamanan

rekam Medik dari aspek kimiawi yang dilakukan di RSU Pindad

Turen :

Tabel 4.7 Hasil Observasi Aspek Kimiawi

OBSERVASI ADA TIDAK
ADA
c. Aspek Kimiawi √

1) Mengamati apakah ada peringatan /

tulisan tentang larangan makan dan
minum di dalam ruangan filing

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara selama penelitian di

RSU Pindad Turen pada ruang penyimpanan belum terdapat

peringatan tentang larangan makan dan minum sehingga petugas

penyimpanan rekam Medik dapat melakukan aktivitas makan dan

minum diantara rak penyimpanan rekam Medik pada saat jam

istirahat. Sehingga,
 48

apabila ada bekas makanan dan minuman menempel di DRM

mengakibatkan kotor dan sulit dibaca. Hal ini diperkuat dengan hasil

wawancara dengan triangulasi sumber:

Tabel 4.8 Hasil Wawancara Aspek Kimiawi

“Apakah ada petugas ada yang makan dan minum di filing?“

No Nama Jawaban

1. MH ada, biasanya saya makan disini

2. AA banyak

4.3.2 Kerahasiaan Rekam Medik di Ruang Penyimpanan RSU Pindad

Turen

Petugas mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam

Medik bahwa dokumen rekam Medik wajib dijaga kerahasiaan isi,

tidak boleh dibawa pasien dan tidak boleh dibeberkan untuk umum. Hal

ini diperkuat dengan hasil wawancara dengan triangulasi sumber:

Tabel 4.9 Hasil Wawancara Aspek Kerahasiaan

“Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam Medik?”

No Nama Jawaban

1. MH iya tahu, dirahasiakan jenis penyakit pasien

2. AA iya tahu, tidak boleh menceritakan riwayat pasien kepada siapa

pun

Petugas wajib menjaga dan mengelola kerahasiaan berkas rekam

Medik. Pada ruang penyimpanan terdapat prosedur peminjaman

dokumen rekam Medik dan jika terdapat seseorang yang meminjam

 49

dokumen tanpa seizin petugas maka petugas akan mencari siapa yang

meminjam dokumen rekam Medik tersebut dan melakukan prosedur

sesuai dengan ketentuan rekam Medik. Usaha yang dilakukan dalam

untuk menjaga kerahasiaan dokumen rekam Medik adalah harus ada

izin peminjaman, penulisan identitas dalam dokumen rekam Medik

harus benar agar tidak terjadi kehilangan, ruangan dan rak diperbesar

agar dokemen tidak menumpuk. Hal ini diperkuat dengan hasil

wawancara dengan triangulasi sumber:

“upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?”

Tabel 4.10 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medik

No Nama Jawaban

1. MYR Menata pada rak, adanya buku ekspedisi keluar masuk,

dan kelengkapan diteliti kembali supaya ketika pencarian

mudah dicari kembali.

Yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen yang hilang

adalah seluruh petugas filing dan mencarinya berdasarkan histori

pasien dalam pelayanan.

Berikut adalah hasil observasi tentang kerahasiaan dokumen

rekam Medik yang dilakukan di RSU Pindad Turen :

 50

Tabel 4.11 Hasil Observasi Kerahasiaan Berkas Rekam Medik

OBSERVASI ADA TIDAK

ADA
Kerahasiaan Rekam Medik √

1) Mengamati apakah ada peringatan selain petugas

rekam Medik di larang masuk ke ruangan filing

2) apakah ada hak akses seperti Fingerprint √

Berdasarkan hasil observasi diatas selama penelitian di RSU

Pindad Turen pada aspek kerahasiaan belum sepenuhnya terjaga

karena petugas belum menerapkan aturan “selain petugas rekam

Medik dilarang masuk”, pintu rekam Medik yang sering terbuka,

belum adanya hak akses seperti fingerprint sehingga semua orang bisa

masuk ke dalam ruang penyimpanan rekam Medik.

4.3.3 Kebijakan Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medik di

RSU Pindad Turen

Berdasarkan observasi dan wawancara dengan kepala rekam Medik

di RSU Pindad Turen menyatakan bahwa sudah terdapat kebijakan serta

protap mengenai pelaksanaan pemeliharaan keamanan dan kerahasiaan

dokumen rekam Medik. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara

dengan triangulasi sumber:

“Apakah ada kebijakan rumah sakit mengenai pelaksanaan

pemeliharaan keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam Medik

difiling?”
 51

Tabel 4.12 Hasil Wawancara Kepala Rekam Medik

No Nama Jawaban

1. MYR a. Iya ada, Kebijakan tersebut berisi tentang peminjaman

dan pengembalian rekam Medik internal serta hak akses

berkas dan informasi rekam Medik dan 80% sudah

dilaksanakan

SPO DAN Nomor Dokumen : Peminjaman Dan Pengembalian Rekam

KEBIJAKAN Medik nomor SPO/121/RSU-P/IX/2019

Kebijakan : Undang- undang 44 tahun 2009, Undang-

undang 36 tahun 2009, KMK No.129/menkes/sk/11/2008,

Skep/21/RSU-P/IX/2019

Nomor Dokumen : Hak akses berkas dan informasi rekam

Medik nomor SPO/83/RSU-P/IX/2019

Kebijakan : Surat Keputusan Direktur RSU Pindad Nomor

Skep/21/RSU-P/IX/2019 Tentang Panduan Pelayanan

Rekam

Mediks Dan TPP Di RSU Pindad

4.4 Pembahasan Penelitian

4.4.1 Aspek Keamanan Pada Ruang Penyimpanan di RSU Pindad Turen

Keamanan rekam Medik dari segi fisik, biologis, dan kimiawi perlu

dipehatikan untuk menjaga dari ancaman kerusakan atau kehilangan.

Berdasarkan hasil wawancara petugas filing belum mengetahui tentang

keamanan dokumen rekam Medik. Hal ini dikarenakan petugas filing

belum pernah mengikuti pelatihan tentang sistem pengelolaan aspek

keamanan dokumen rekam Medik sehingga belum sesuai dengan teori

menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

 52

Nomor : HK.01.07/MENKES/312/2020 Tentang Standar Profesi

Perekam Medik Dan Informasi Kesehatan bahwa seorang pegawai

rekam Medik harus memiliki kompetensi, Kompetensi tersebut

meliputi:

a. Profesionalisme yang Luhur, Etika dan Legal.

Mampu melaksanakan sistem RMIK secara profesional sesuai

dengan nilai dan prinsip ketuhanan, moral, luhur, etika, disiplin,

hukum, dan sosial budaya.

b. Mawas Diri dan Pengembangan Diri.

Mampu menyelenggarakan pelayanan RMIK dengan menyadari

keterbatasan, mengatasi masalah personal, mengembangkan diri,

mengikuti penyegaran dan meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan secara berkesinambungan untuk penyelenggaraan

pelayanan yang optimal.

c. Komunikasi Efektif.

d. Manajemen Data dan Informasi Kesehatan.

Mampu merancang dan mengelola struktur, format, dan isi data

kesehatan, termasuk memahami sistem klasifikasi, dan

perancangan sistem pembayaran pelayanan kesehatan, secara

manual, maupun elektronik.

e. Keterampilan Klasifikasi Klinis, Kodifikasi Penyakit dan Masalah

Kesehatan Lainnya, serta Prosedur Klinis.

f. Aplikasi Statistik Kesehatan, Epidemiologi Dasar, dan Biomedik.

Mampu menggunakan statistik kesehatan, epidemiologi dasar, dan

biomedik dalam pelayanan RMIK.

 53

g. Manajemen Pelayanan RMIK.

Mampu mengelola pelayanan rekam Medik yang bermutu sesuai

alur sistem untuk memastikan rekam Medik tersedia saat

diperlukan untuk pelayanan pasien secara manual, hybrid dan

elektronik di fasilitas pelayanan kesehatan.

Berikut aspek yang dapat menyebabkan kerusakan antara lain:

4.4.1.1 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Fisik di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Keamanan rekam Medik dari aspek fisik adalah

perlindungan terhadap rekam Medik dari kerusakan yang dapat

disebabkan karena suhu dan kelembaban, kondisi pencahayaan,

bencana kebakaran, dan bencana kebanjiran (Wahyuningsih,

2019).

a. Suhu dan kelembaban ruangan

Berdasarkan observasi dan wawancara pada ruang

penyimpanan rekam Medik belum terdapat alat untuk mengukur

suhu seperti AC (air conditioner) dan termohigrometer yang

berfungsi sebagai alat pengukur kelembaban ruangan. Untuk

menstabilkan suhu dan kelembaban di ruang penyimpanan

hanya dengan kipas angin dan membuka jendela tetapi tanpa

ventilasi. Dengan selalu membuka jendela setiap hari maka

dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga

ruangan tidak terlalu lembab. Hal ini tidak sesuai teori menurut

Rustiyanto dan Rahayu (2011), ruang filing harus dijaga agar

tetap kering
 54

(temperatur ideal antara 18-28 ºC, dengan kelembaban antara

40- 60%) agar berkas tidak berjamur.

Untuk mengatur suhu dan kelembaban di ruangan, sebaiknya

memasang AC di ruang penyimpanan dan dihidupkan selama 24

jam. Selain itu dipasang thermohygrometer yang dapat digunakan

untuk mengetahui suhu dan kelembaban ruangan.Pengaturan

suhu dan kelembaban di ruang penyimpanan rekam Medik

bertujuan agar ruangan tidak terlalu lembab dan rekam Medik

yang disimpan di ruangan bisa lebih awet.

b. Kondisi pencahayaan

Berdasarkan observasi pada ruang penyimpanan di RSU

Pindad Turen menggunakan lampu LED berjumlah 2 buah

dengan masing-masing memiliki daya 15 watt. Pada ruang

penyimpanan penerangan belum cukup karena standar cahaya

kurang dari 100 lux. Sehingga, pada bagian belakang atau

bawah rak tidak terlihat apabila ada kerusakan. Pagi hingga

siang pintu ruangan selalu dibuka agar cahaya matahari dapat

masuk sehingga pasien atau keluarga pasien dapat melihat isi

dari ruang penyimpanan.

Hal ini belum sesuai teori menurut Rustiyanto (2011) faktor

pencahayaan dalam ruangan ini sangat penting dan akan sangat

mendukung kinerja dalam bekerja di lingkungan ruang kerja

yang sehat dan nyaman.

c. Keamanan ruangan dari serangan api atau kebakaran

 55

Ruang penyimpanan rekam Medik di RSU Pindad Turen

sudah jauh dari tempat penyimpanan barang -barang yang mudah

terbakar namun masih belum tersedia alat pemadam kebakaran

dan alat pendeteksi api/asap ( fire/smoke detector ) pada ruang

filing. Hal ini belum sesuai dengan teori Wahyuningsih (2019)

yaitu pengamanan dari kemungkinan serangan api atau

kebakaran karena di ruang filing berisi kertas-kertas yang mudah

terbakar dan mengharuskan adanya alat atau tabung pemadam

kebakaran untuk mengantisipasi bila terjadi kebakaran.

Ruang penyimpanan rekam Medik berisi kertas-kertas yang

mudah terbakar, sehingga APAR sangat diperlukan di

ruang penyimpanan rekam Medik untuk mengantisipasi

apabila terjadi bencana kebakaran agar rekam Medik tetap

terjaga keamanannya.

d. Keamanan ruangan dari serangan air atau banjir.

Berdasarkan observasi ruang penyimpanan dokumen rekam

Medik di RSU Pindad Turen berada dilantai dasar sehingga

ruangan sudah terhindar dari kebocoran. Tetapi, di atas rak

penyimpanan rekam Medik masih ada atap yang bocor apabila

terjadi hujan, biasa terletak di sudut ruangan dan di sebelah

lampu.

Hal ini belum sesuai dengan teori Wahyuningsih (2019) yaitu

Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air

(banjir). Untuk mencegah hal tersebut dapat dilakukan dengan

 56

memeriksa ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya

talang, saluran air, dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi

kebocoran harus diperbaiki saat itu juga.

4.4.1.2 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Biologi di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Keamanan rekam Medik dari aspek biologi adalah

perlindungan terhadap rekam Medik dari kerusakan yang dapat

disebabkan karena jamur dan serangga (Wahyuningsih, 2019).

Pada RSU Pindad Turen belum terdapat obat anti serangga

atau kapur barus (Kamper) sehingga pada berkas rekam Medik

sering ditemukan jamur dan serangga seperti kecoa. Pada ruangan

penyimpanan sudah dibuat 2 buah jendela tetapi tanpa ventilasi

sehingga pada ruang penyimpanan untuk kelembaban masih

terlalu tinggi, jika kelembaban terlalu tinggi maka berkas akan

berjamur dan akan cepat rusak. Hal ini belum sesuai dengan teori

Wahyuningsih (2019), karena untuk menghindari DRM dari

serangan hama dapat digunakan kamfer disetiap sudut rak dan

menempatkan DRM ditempat yang cukup pencahayaan atau

terang sehingga dapat mengindari dari serangan jamur.

4.4.1.3 Keamanan Rekam Medik dari Aspek Kimia di Ruang

Penyimpanan Rekam Medik RSU Pindad Turen

Keamanan rekam Medik dari aspek kimia adalah

perlindungan terhadap rekam Medik dari kerusakan yang dapat

 57

disebabkan karena bahan kimia. Bahan kimia tersebut dapat

berasal dari tinta, kertas, dan makanan (Wahyuningsih, 2019).

Berdasarkan observasi dan wawancara pada ruang

penyimpanan rekam Medik belum terdapat peringatan tentang

larangan makan dan minum sehingga petugas penyimpanan rekam

Medik dapat melakukan aktivitas makan dan minum diantara

rak penyimpanan rekam Medik pada saat jam istirahat. Sehingga,

apabila ada bekas makanan dan minuman menempel di DRM

mengakibatkan kotor dan sulit dibaca. Hal ini belum sesuai

dengan teori Ashim (2016) yaitu apabila makanan dan minuman

tersebut mengandung minyak akan menempel dan menjadi kotor,

bahan kimia yang terkandung dalam makanan dan minuman

tersebut juga dapat merusak kertas.

Tetapi sebaiknya petugas di ruang penyimpanan rekam

Medik rawat jalan diberi himbauan agar tidak makan dan

minum di ruang penyimpanan rekam Medik karena apabila ada

bekas makanan atau minuman yang menempel pada kertas

dapat menyebabkan kertas menjadi rusak, kotor, dan tulisan

menjadi sulit untuk dibaca.

4.4.2 Kerahasiaan Rekam Medik di Ruang Penyimpanan RSU Pindad

Turen

Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas filing Petugas

mengetahui tentang kerahasiaan dokumen rekam Medik bahwa

dokumen rekam Medik wajib dijaga kerahasiaan isi, tidak boleh dibawa

pasien dan
 58

tidak boleh dibeberkan untuk umum. Pada ruang penyimpanan terdapat

prosedur peminjaman dokumen rekam Medik dan jika terdapat

seseorang yang meminjam dokumen tanpa seizin petugas akan mencari

siapa yang meminjam dokumen rekam Medik tersebut dan melakukan

prosedur sesuai dengan ketentuan rekam Medik.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No:HK

.01.07/MENKES/312/2020 Tentang Standar Profesi Perekam Medik

Dan Informasi Kesehatan bahwa seorang perekam Medik memiliki

kompetensi salah satunya adalah Mampu menjaga privasi, keamanan

dan kerahasiaan data dan informasi yaitu :

1) Mengatur hak akses membuka RMIK sesuai dengan kewenangan

individu.

2) Memperoleh surat kuasa dari pasien sebelum melepaskan

informasinya ke pihak yang berkepentingan.

Dengan demikian petugas rekam Medik wajib menjaga dan

mengelola dari kerahasiaanya. Usaha yang dilakukan dalam untuk

menjaga kerahasian dokumen rekam Medik adalah harus ada izin

peminjaman, penulisan identitas dalam dokumen rekam Medik harus

benar agar tidak terjadi kehilangan, ruangan dan rak diperbesar agar

dokemen tidak menumpuk. Dengan demikian aspek kerahasian yang

dilakukan petugas filing berdasarkan wawancara sudah sesuai teori

tetapi berdasarkan observasi belum sesuai hal ini bisa di buktikan

dengan :

1. Petugas belum menerapkan aturan “selain petugas rekam Medik

dilarang masuk”
 59

2. Pintu rekam Medik yang sering terbuka

3. Belum adanya hak akses seperti fingerprint sehingga semua orang

bisa masuk ke dalam ruang penyimpanan rekam Medik

4. Kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM yang terus

bertambah menyebabkan kapasitas rak tidak memenuhi sehingga

banyak drm yang masih di lantai.

Hal ini belum sesuai dengan teori menurut Rustiyanto (2011)

yaitu milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya. Untuk

melindungi kerahasiaan informasi dalam rekam Medik dibuat

ketentuan sebagai berikut:

a. Hanya petugas rekam Medik yang diijinkan masuk ruang

penyimpanan dokumen rekam Medik

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam Medik untuk

badan-badan atau perorangan, kecuali yang telah ditentukan oleh

peraturan perundang-undangan yang berlaku

c. Menjaga alur permintaan informasi kesehatan pasien

d. Memeliharan kerahasiaan pasien

e. Mengidentifikasi risiko tinggi dalam kerahasiaan informasi

kesehatan

f. Menyimpan rekam Medik rawat jalan dan menjaga agar

penyimpanan rekam Medik aman, rahasia, tidak dapat diakses

oleh orang yang tidak berkepentingan.

 60

4.4.3 Kebijakan Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medik di

RSU Pindad Turen

Berdasarkan observasi dan wawancara dengan kepala rekam

Medik di RSU Pindad Turen menyatakan bahwa sudah terdapat

kebijakan serta protap mengenai pelaksanaan pemeliharaan keamanan

dan kerahasiaan dokumen rekam Medik. Hal ini sudah sesuai dengan

teori menurut Ashim (2016) yaitu bahwa kebijakan merupakan

ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara

bertindak yang dibuat secara terencana dan konsisten dalam mencapai

suatu tujuan tertentu, sehingga kebijakan dan prosedur harus tersedia,

untuk mencerminkan pengolahan unit rekamMedik dan menjadi acuan

bagi staf rekam Medik yang bertugas .

 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan dari penelitian ini ialah sebagai berikut:

1. Keamanan ruang filing di RSU Pindad Turen dari segi fisik antara lain:

a. Suhu dan kelembaban ruangan belum sesuai dengan teori karena

belum terdapat alat untuk mengukur suhu seperti AC (air

conditioner) dan termohigrometer .

b. Kondisi pencahayaan belum sesuai teori karena pada ruang

penyimpanan bagian belakang dan bawah rak tidak terlihat bila

terjadi kerusakan.

c. Keamanan ruangan dari serangan api atau kebakaran belum sesuai

teori karena belum tersedia alat pemadam kebakaran dan alat

pendeteksi api/asap ( fire/smoke detector ) pada ruang filing.

d. Keamanan ruangan dari serangan air atau banjir belum sesuai

dengan teori karena masih ada atap yang bocor apabila terjadi

hujan

2. Keamanan ruang filing di RSU Pindad Turen dari segi biologis belum

sesuai dengan teori karena belum terdapat obat anti serangga atau kapur

barus (Kamper).

3. Keamanan ruang filing di RSU Pindad Turen dari segi Kimiawi belum

sesuai dengan teori karena belum terdapat peringatan tentang larangan

makan dan minum.

4. Kerahasiaan dokumen rekam Medik di ruang filing RSU Pindad Turen

61
 62

belum sesuai dengan teori karena petugas belum menerapkan aturan

“selain petugas rekam Medik dilarang masuk”, pintu rekam Medik yang

sering terbuka, belum adanya hak akses seperti fingerprint dan

kebutuhan rak tidak sesuai dengan jumlah DRM.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian maka disarankan kepada:

1. Rumah Sakit Umum Pindad Turen

Sebaiknya Rumah Sakit Umum Pindad Turen lebih meningkatkan

fasilitas sarana prasarana (termohigrometer, kamfer atau kapur barus, alat

pemadam kebakaran, poster tentang larangan makan dan minum di ruang

filing, hak akses seperti fingerprint dan poster tentang selain petugas

rekam Medik dilarang masuk).

2. Petugas Rekam Medik bagian Filing

Sebaiknya petugas lebih mengetahui tentang keamanan berkas rekam

Medik dan mengikuti pelatihan tentang sistem pengelolaan aspek

keamanan berkas rekam Medik

3. Peneliti selanjutnya

Bagi mahasiswa atau peneliti selanjutnya diharapkan dapat dijadikan

sebagai data dasar untuk mengembangkan variabel yang berbeda,

sehingga semakin banyak referensi tentang aspek keamanan dan

kerahasiaan berkas rekam Medik.

 DAFTAR PUSTAKA
Ashim, Muhammad. "Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Dokumen
Rekam Medik Di Ruang Filing Rsud Bendan Kota Pekalongan Tahun
2016." (2016).
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medik Rumah
Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/31
2/2020 Tentang Standar Profesi Perekam Medik Dan Informasi Kesehat
an.2020.Jakarta:Menteri Kesehatan
Notoatmodjo 2014. Metodologi Penelitian Kesehatan.Jakarta : PT. Rineka Cipta.
Notoadmodjo, S.2018. “Metodologi Penelitian Kesehatan”.Jakarta: PT Rineka
Cipta
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008
Tentang Rekam Medik.2016.Jakarta: Menteri Kesehatan
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016 Tentang
Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit.2016.Jakarta: Menteri
Kesehatan
Rustiyanto, Ery dan Warih Ambar Rahayu. 2011. Manajemen Dokumen Rekam
Medik dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Politeknik Kesehatan
Permata Indonesia.
Sahfitri, yeka. "Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medik Di Ruang
Penyimpanan Rst Dr. Soetarto Yogyakarta." (2017).
Salsabila, luthfi nisrina. "Tinjauan Aspek Keamanan Berkas Rekam Medik Di Rsud
Wates Kulon Progo." (2017).
Siswati Sri. Etika dan Hukum Kesehatan dalam perspektif undang-undang
kesehatan. Jakarta: PT Rajagrafindo persada. 2013
Siswati, Siswati, and Dea Ayu Dindasari. "Tinjauan Aspek Keamanan dan
Kerahasiaan Rekam Medik di Rumah Sakit Setia Mitra Jakarta
Selatan." Jurnal Rekam Medik dan Informasi Kesehatan 2.2 (2019)91-
99..
Sugiyono, 2011 “Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D.
Bandung: Alfabeta
Tim Penyusun., 2022. Buku Pedoman Penulisan Tugas Akhir .Malang: Sub
Departemen DIII Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan Sekolah
Tinggi Kesehatan Widya Cipta Husada.
Wahyuningsih, Yayuk “ Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Rekam
Medik Di Ruang Penyimpanan Rekam Medik Rawat Jalan Rsup Dr.
Kariadi Semarang” Jurnal Rekam Medik dan Informasi
Kesehatan (2019)
Wijiastuti, Novia. 2014 Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam
Medik Di Ruang Filing Rawat Inap Rsud Sunan Kalijaga. Demak.

63
 64

LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Penelitian Dari Kampus

 65

Lampiran 2 Surat Izin Penelitian dari Rumah Sakit

 66

Lampiran 3 Lembar Informed Consent Persetujuan Menjadi Responden

LEMBAR INFORMED CONSENT

PERSETUJUAN MENJADI RESPONDEN
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
Jabatan :
Telah mendapat penjelasan secara terperinci dan jelas mengenai penelitian yang
berjudul “Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medik
Pada Ruang Penyimpanan Di Rumah Sakit Umum Pindad Turen Tahun 2022”
Setelah Mendapat kesmpatan mengajukan pertanyaan mengenai segala sesuatu
yang berhubungan dengan penelitin tersebut, maka dengan ini saya secara
sukarela dan penuh dengan kesadaran diri tanpa keterpaksaan menyatakan
bersedia/tidak bersedia*) ikut dalam penelitian ini.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya tanpa tekanan dari pihak
manapun.

Peneliti, Kepanjen, ……………………….

2022

………………………………. ……………………………….
67
 68

Lampiran 4 Pedoman Observasi

PEDOMAN OBSERVASI

No OBSERVASI ADA TIDAK

ADA
1. Melakukan pengamatan terhadap kebijakan
rumah sakit tentang keamanan dan
kerahassiaan apakah sudah sesuai dengan
kenyataan
2. Melakukan pengamatan terhadap protap
rumah sakit
3. Keamanan Rekam Medik
a. Aspek fisik
1) Mengamati apakah ada alat pemadam
kebakaran pada
ruang filing
2) Mengamati ruangan apakah ada yang
bocor
3) Pengatur temperatur ruangan, dan air
conditioner (AC) yang bermanfaat untuk
mengendalikan kelembapan
udara di dalam ruangan.
4) Alat pemeliharaan antara lain mesin
penghisap debu (vaccum cleaner),
termohigrometer (alat pengukur
temperatur dan kelembaban udara), alat
pendeteksi api/asap (fire/ smoke
detector)
5) Penerangan ruangan
b. Aspek Biologi
1) Apakah ada obat anti serangga atau
kamper untuk melindungi berkas dari
serangga
2) Apakah ruangan memiliki ventilasi
yang cukup agar terhindar dari jamur
c. Aspek Kimiawi
1) apakah ada peringatan tentang
larangan makan dan minum di dalam
ruangan filing
 69

4. Kerahasiaan Rekam Medik

1) apakah ada peringatan selain petugas
rekam Medik di larang masuk ke
ruangan filing
2) apakah ada hak akses seperti
Fingerprint
 70

Lampiran 5 Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medik

PENDOMAN WAWANCARA

A. Kepala rekam Medik

Nama :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jenis Kelamin :
1. Kebijakan rumah sakit

a. Apakah ada kebijakan rumah sakit mengenai pelaksanaan pemeliharaan

keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam Medik difiling?

b. Kalau ada bagimana isi dari kebijakan tersebut?

c. Apakah sudah dilaksanakan?

2. Bagaimana tugas pokok filing di RSU Pindad Turen?

3. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam Medik?

4. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman dari

aspek fisik, aspek biologi, dan aspek kimiawi?

5. Bagaimana upaya bila adanya kerusakan kecil yang terjadi pada DRM?

6. Apakah petugas mengetahui bahwa dokumen rekam Medik bersifat rahasia?

7. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

 71

Lampiran 6 Pedoman Wawancara Petugas Filing

PEDOMAN WAWANCARA

A. Petugas Filing
Nama :
Pendidikan :
Lama Kerja :
Jenis Kelamin:

1. Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan

fungsi petugas di filing?

2. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam Medik?

3. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?

4. Apa saja kendala dalam menjaga dokumen?

5. Apakah ada petugas ada yang makan dan minum di filing?

6. Apakah ada obat atau kapur barus yang di gunakan untuk menghindari

serangga?

7. Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam Medik?

8. Apakah ada prosedur peminjaman dokumen?

9. Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang

di lakukan petugas?

10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari

kerahasiaannya?

11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam

Medik yang hilang?

 72

Lampiran 7 Hasil Observasi

HASIL OBSERVASI

No OBSERVASI ADA TIDAK

ADA
1. Melakukan pengamatan terhadap kebijakan √
rumah sakit tentang keamanan dan
kerahasiaan apakah sudah sesuai dengan
kenyataan
2. Melakukan pengamatan terhadap protap √
rumah sakit
3. Keamanan Rekam Medik √
a. Aspek fisik
1) Mengamati apakah ada alat pemadam
kebakaran pada ruang filing
2) Mengamati ruangan apakah ada yang √
bocor
3) Pengatur temperatur ruangan, dan air √
conditioner (AC) yang bermanfaat untuk
mengendalikan kelembapan
udara di dalam ruangan.
4) Alat pemeliharaan antara lain mesin √
penghisap debu (vaccum cleaner),
termohigrometer (alat pengukur
temperatur dan kelembaban udara), alat
pendeteksi api/asap (fire/ smoke
detector)
5) Penerangan ruangan √
c. Aspek Biologi √
1) Apakah ada obat anti serangga atau
kamper untuk melindungi berkas dari
serangga
2) Apakah ruangan memiliki ventilasi √
yang cukup agar terhindar dari jamur

c. Aspek Kimiawi √
1) Mengamati apakah ada peringatan /
tulisan tentang larangan makan dan
minum di dalam ruangan filing
 73

4. Kerahasiaan Rekam Medik √

1) Mengamati apakah ada
peringatan selain petugas
rekam Medik di larang
masuk ke ruangan
filing
2) apakah ada hak akses seperti √
Fingerprint
 74

Lampiran 8 Hasil Wawancara

Hasil Wawancara

Petugas Filing Rekam Medik

A. Identitas Petugas Filing RSU Pindad Turen

No Nama Umur Lama Pendidikan Jenis Kelamin

Kerja

1. MH 23 Tahun 5 Tahun SMA Laki - Laki

2. AA 27 Tahun 7 Tahun SMA Laki - Laki

3. MY 22 Tahun 1 Tahun D3 RMIK Laki-Laki

B. Hasil Wawancara Kepada Petugas Filing RSU Pindad Turen

1. Apa latar belakang pendidikan dan apa ada tugas pokok dan

fungsi petugas di filing?

No Nama Jawaban

1. MH SMA, tugas pokok petugas mencari DRM,

Mediktribusikan DRM, mengembalikan DRM

ke ruang filing menggunakan buku

pengembalian, mengentry DRM dan

memasukkan DRM kembali sesuai nomor

rekam Medik.

2. AA SMA, tugas pokok petugas mencari status dan

mengantarkan DRM ke poli

 75

2. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam Medik?

No Nama Jawaban

1. MH Tidak tahu

2. AA Tidak tahu

3. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman?

No Nama Jawaban

1. MH kalau ada yang pinjam harus mencatat dibuku

ekspedisi keluar ( buku pinjam DRM )

2. AA harus ada catatan dibuku ekspedisi keluar

(buku pinjam DRM) apabila ada yang pinjam

agar petugas filing bisa mengetahuinya.

4. Apa saja kendala dalam menjaga dokumen?

No Nama Jawaban

1. MH keterlambatan pengembalian dokumen dan

kurangnya rak

2. AA kerusakan DRM, kekurangan rak/kurang

memenuhi, ruangan yang kurang besar

5. Apakah ada petugas ada yang makan dan minum di filing?

No Nama Jawaban

1. MH ada, biasanya saya makan disini

2. AA banyak
 76

6. Apakah ada obat atu kapur barus yang di gunakan untuk menghindari

serangga?

No Nama Jawaban

1. MH Tidak ada, tidak rutin selalu ada

2. AA Tidak ada

7. Apakah anda tahu tentang kerahasiaan dokumen rekam Medik?

No Nama Jawaban

1. MH iya tahu, dirahasiakan jenis penyakit pasien

2. AA iya tahu, tidak boleh menceritakan riwayat

pasien kepada siapa pun

8. Apakah ada prosedur peminjaman dokumen?

No Nama Jawaban

1. MH ada, ada dibuku dan juga dikomputer

2. AA ada

9. Jika mendapati sesorang meminjam dokumen tanpa seizin apa yang di

lakukan petugas?

No Nama Jawaban

1. MH mencari sampai ketemu, apabila tidak ada

orang di ruang filing pintu akan ditutup

 77

2. AA kita cari siapa yang pinjam dan melakukan

prosedur sesuai dengan ketentuan rekam

Medik.

10. Apakah ada petugas khusus untuk menjaga dan mengelola DRM dari

kerahasiaannya?

No Nama Jawaban

1. MH tidak ada

2. AA petugas khusus tidak ada, soalnya petugas

RM yang ada di ruang filing maupun

dipelaporan ikut menjaga kerahasiaannya.

11. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

No Nama Jawaban

1. MH ruangan diperbesar agar DRM tidak

menumpuk

2. AA penulisan harus benar dalam DRM agar tidak

terjadi kehilangan, sudah mengusahakan

tempat (evaluasi tempat), rak nya sudah

diperlebar Cuma kita masih kurang karena

pasien setiap hari terus bertambah

 78

12. Siapa saja yang bertanggung jawab bila terdapat dokumen rekam

Medik yang hilang?

No Nama Jawaban

1. MH semua petugas filing

2. AA semuanya bertanggung jawab

Hasil Wawancara

Kepala Rekam Medik

1. Kebijakan rumah sakit

a. Apakah ada kebijakan rumah sakit mengenai pelaksanaan pemeliharaan

keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam Medik difiling?

b. Kalau ada bagimana isi dari kebijakan tersebut?

c. Apakah sudah dilaksanakan?

No Nama Jawaban

1. MYR b. Iya ada

c. Kebijakan tersebut berisi tentang peminjaman dan

pengembalian rekam Medik internal serta hak

akses berkas dan informasi rekam Medik.

d. 80%b sudah dilaksanakan

Nomor Dokumen : Peminjaman Dan Pengembalian Rekam Medik :

SPO/121/RSU-P/IX/2019

Kebijakan : Undang- undang 44 tahun 2009, Undang-undang 36 tah

un 2009, KMK No.129/menkes/sk/11/2008,

Skep/21/RSU-P/IX/2019
 79

Nomor Dokumen : Hak akses berkas dan informasi rekam Medik.: SPO/83/RSU-P/IX
Kebijakan:suratkeputusandirekturRSUPindadnomor

Skep/21/RSU-P/IX/2019 tentang panduan

pelayanan rekam Mediks dan TPP di RSU Pindad

2. Bagaimana tugas pokok filing di RSU Pindad Turen?

No Nama Jawaban

1. MYR penyimpanan, penataan, pendistribusian,

penjagaan dokumen agar tidak rusak dan

hilang

3. Apakah anda tahu tentang keamanan dokumen rekam Medik?

No Nama Jawaban

1. MYR Iya tahu, bahwa di rak harus rapi dan menjaga

dokumen agar tidak rusak

4. Usaha apa yang dilakukan untuk menjaga DRM supaya tetap aman

dari aspek fisik, aspek biologi, dan aspek kimiawi?

No Nama Jawaban

1. MYR usaha yang sedang dilakukan adalah dengan

memperluas ruang penyimpanan dan mau

menambah rak agar dokumen tidak

 80

menumpuk, adanya buku peminjaman

dokumen rekam Medik

5. Bagaimana upaya bila adanya kerusakan kecil yang terjadi pada DRM?

No Nama Jawaban

1. MYR apabila ada kerusakan map itu kita ganti

dengan yang baru, untuk lembar depan diganti

yang baru. Apabila ada map yang tidak layak

pakai itu dimusnahkan dengan menutup

identitas pasien dan memotong” map tersebut.

6. Apakah petugas mengetahui bahwa dokumn rekam Medik (DRM)

bersifat rahasia?

Nama Jawaban

No

1. MYR Iya tahu, semua petugas filing mengetahuinya

7. Upaya apa yang dilakukan untuk menjaga kerahasian DRM dari

kehilangan dan kerusakan di filing?

No Nama Jawaban

1. MYR menata pada rak, adanya buku ekspedisi keluar

masuk, dan kelengkapan diteliti kembali

supaya ketika pencarian mudah dicari

kembali.
 81

Lampiran 9 Lembar Pelaksanaan Bimbingan

82
 83

Lampiran 10 Dokumentasi Penelitian

84