LAPORAN

KULIAH KERJA INDUSTRI – ANALISIS SISTEM

KEARSIPAN PADA PT BELFOODS INDONESIA

Laporan ini disusun untuk memenuhi persyaratan

Mata Kuliah Kerja Industri

Dibuat oleh:
Nama Mahasiswa : Sidik Fathurohim
Nim 200111060014

JURUSAN ADMINISTRASI
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2022
Halaman Pengesahan

i
Surat keterangan Perusahaan

ii
Kata Pengantar
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
atas segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Kuliah Kerja Industri (KKI) ini tepat pada waktunya.

Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa

mahasiswa tingkat akhir diharuskan menyusun dan memaparkan laporan
Kuliah Kerja Industri (KKI) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian
pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program Diploma III. Untuk itu penulis
melakukan Kuliah Kerja Industri (KKI) dari bulan Oktober 2022 Sampai
Jannuari 2023 di PT. Belfoods Indonesia.

Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang telah terlibat dalam mendorong dan membantu penulis dalam
pelaksanaan penyusunan pelaporan Kuliah Kerja Industri (KKI), khususnya
kepada:
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Akhwanul Akmal, S.P., M.Si.
2. Wakil Direktur Bidang Akademik, Dr. Euis Winarti, M.M.
3. Wakil Direktur Keuangan,Sumber Daya dan Sistem Informasi Teddy
Setiady, S.Sos., M.Kom.
4. Wakil Direktur Penempatan Kerja dan Kemahasiswaan Verus
Hardian, S.E., M.SM.
5. Ketua Program Studi Administrasi, Mujtabah Fatururrahman, S.Pd.,
M.M.
6. Dosen Pembimbing Kuliah Kerja Industri (KKI), Dra. Retno
Widowati,M.A yang bersedia membimbing penulis dalam menyusun
Kuliah Kerja Industri (KKI) di tengah kesibukannya.
7. Kepala Bagian Administrasi Akademik, Dedi Miswar, S.E.
8. Pihak perusahaan PT Belfoods Indonesia
9. Kepada kedua orangtua serta keluarga tercinta yang telah
memberikan dukungan materil,moril maupun spiritual.

iii
Penulis menyadari bahwa laporan KKI ini masih jauh dari kata sempurna,
oleh karna itu saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak,
penulis harapkan demi perbaikan ke arah kesempurnaan.
Akhir kata, penulis berharap semoga laporan KKI ini dapat bermanfaat
bukan hanya bagi penulis tapi juga bagi pihak-pihak yang membutuhkannya
sebagai bahan informasi. Semoga Allah SWT senantiasa meridhoi segala
usaha kita.
Jakarta, 22 Februari 2023

(Sidik Fathurohim)

iv
 Daftar Isi
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... I
SURAT KETERANGAN PERUSAHAAN .................................................... II
KATA PENGANTAR ................................................................................... III
DAFTAR ISI .................................................................................................. V
DAFTAR TABEL ....................................................................................... VIII
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ VIII
PENDAHULUAN .......................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah .................................................................. 1
1.2. Alasan penelitian Objek ................................................................... 2
1.3. Tujuan dan Manfaat .......................................................................... 2
1.3.1. Tujuan .......................................................................................... 2
1.3.2. Manfaat ........................................................................................ 3
1.4. Rumusan Masalah ............................................................................ 3
1.5. Batasan Masalah............................................................................... 4
1.6. Metodologi Masalah ......................................................................... 4
1.6.1. Metode Observasi ...................................................................... 4
1.6.2. Metode Wawancara.................................................................... 4
1.7. Sistematika Penulisan...................................................................... 5
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................. 6
2.1. Pengertian Analisis .......................................................................... 6
2.2. Pengertian Sistem ............................................................................ 6
2.3. Pengertian Arsip ............................................................................... 7
2.4. Fungsi Arsip ...................................................................................... 8
2.4.1. Arsip Dinamis ............................................................................. 8
2.4.2. Arsip Statis ................................................................................. 9
2.5. Peranan Arsip ................................................................................. 10
2.6. Jenis-Jenis Arsip ............................................................................ 10
2.7. Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................... 12
PROFIL PERUSAHAAN .............................................................................. 7
3.1. Sejarah PT Belfoods Indonesia ...................................................... 7

v
3.2. VISI DAN MISI .................................................................................. 15
3.2.1. Visi ............................................................................................. 15
3.2.2. Misi............................................................................................. 15
3.3. Bidang Usaha Perusahaan ............................................................ 16
3.4. Struktur Organisasi PT. Belfoods Indonesia .............................. 17
3.5. Deskripsi Kerja................................................................................ 18
DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 23
LAMPIRAN ................................................................................................. 24

vi
 Daftar Tabel
GAMBAR 3. 1 LOGO PT BELFOODS INDONESIA ................................................... 15
GAMBAR 3. 2 SRUKTUR ORGANISASI PT BELFOODS INDONESIA ..................... 18

vii
 Daftar Lampiran
LAMPIRAN 1.1 FORM PENILAIAN DOSEN PEMBIMBING ....................................... 24
LAMPIRAN 1.2 FORM NILAI DOSEN PEMBIMBING INDUSTRI ............................... 25
LAMPIRAN 1.3 FORM DAILY ACTIVITY .................................................................... 26

viii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat

penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila
diperlukan agar perusahaan dapat memberikan pelayanan yang
efektif, Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan
administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu perusahaan. Tanpa arsip tidak mungkin
seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu perusahaan dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan
yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai
tujuannya.
Fungsi arsip sebagai pengingatan, pusat informasi dan sumber
sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat mamperlancar
seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna
dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan di PT Belfoods
Indonesia harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan
informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi
pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.
Sistem pengelolaan kearsipan pada suatu perusahaan
kemungkinan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit
kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk
pemeliharaan arsip tersebut.
Pada kenyataannya masih banyak arsip yang dinilai penting namun
kondisi fisik arsip tersebut rusak, sehingga untuk menggunakannya
perlu berhati-hati dan mempersulit pemakaian arsip tersebut. Oleh
karena itu, arsip perlu dilestarikan dengan alih media maupun
 duplikasi dengan media elektronik untuk menjaga kelestariannya.
Keperluan akan pengelolaan kearsipan yang baik dan benar sangat
diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan
kelancaran administrasi perkantoran. Pengelolaan arsip akan di
rasakan bermanfaat oleh organisasi untuk menjadi bahan rujukan
dalam pengambilan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan atau
instansi dengan memperhatikan data-data yang tersimpan.
Administrasi kearsipan memegang peranan penting dalam suatu
organisasi, manajemen dan administrasi. Arsip merupakan suatu
ingatan dalam setip kegiatan, tanpa arsip tidak mungkin seseorang
mengingat segala dokumen catatan yang begitu kompleks. Oleh
sebab itu, pengelolaan kearsipan selalu dikaitkan dengan surat,
wakat, record, dan dokumen lainnya.
Berdasarkan latar belakang tersebut tujuan penulis tugas akhir ini
adalah untuk menganalisa tentang sistem kearsipan. Maka penulis
tertarik untuk mengambil judul penelitian “Analisa sistem
kearsipan pada PT Belfoods Indonesia”.

1.2. Alasan penelitian Objek

Berdasarkan latar belakang tersebut penulis memilih untuk

membahas tentang “Analisa Sistem Kearsipan di PT Belfoods
Indonesia” sebagai objek tugas dengan alasan penulis melakukan
Magang sebagai staff produksi sejak bulan Oktober 2022 sampai
Januari 2023 di PT Belfoods Indonesia data yang diambil valid dan
dapat dipertanggung jawabkan.

1.3. Tujuan dan Manfaat

1.3.1. Tujuan

Adapun tujuan penulisan tugas ini sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui sistem kearsipan pada PT Belfoods
Indonesia.

2
 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan pada sistem
kearsipan pada PT Belfoods indonesia.
3. Untuk mengertahui solusi yang dilakukan terhadap
hambatan-hambatan pada sistem kearsipan pada PT
Belfoods Indonesia.

1.3.2. Manfaat

1. Bagi penulis
Untuk mempraktikan ilmu dan pengetahuan yang sudah
dipelajari dibangku perkuliahan, serta mengembangkan
skill di dunia kerja dan mengetahui bagaimana sistem
Kearsipan pada PT Belfoods Indonesia.
2. Bagi Perusahaan
Dapat dijadikan sumber informasi yang dapat dipelajari
dan dikembangkan berkenan dengan permasalah yang
dibahas untuk membantu meningkatkan sistem
kearsipan PT Belfoods Indonesia
3. Bagi kampus
Laporan ini dapat digunakan sebagai tambahan
informasi dan sumber bagi pihak yang berkepentingan
terhadap masalah yang ada. Sebagai bahan
perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat
sebelumnya dan juga dapat memberikan sumber ilmiah
tentang sistem pengarsipan dokumen.

1.4. Rumusan Masalah

Berdasarkan judul diatas maka penulis mengidentifikasi hal yang

menjadi rumusan masalah pada penulisan laporan Tugas Akhir
mengenai Analisa Sistem Pengarsipan pada PT Belfoods
Indonesia, adalah:

3
 1. Bagaimana sistem kearsipan pada PT Belfoods
Indonesia?
2. Bagaimana hambatan-hambatan pada sistem
pengarsipan PT Belfoods Indonesia?
3. Bagaimana solusi dalam hambatan-hambatan pada
sistem pengarsipan PT Belfoods Indonesia?

1.5. Batasan Masalah

Agar penulisan ini lebih terarah dan sampai pada sasaran yang
diinginkan, maka penulis membatasi permasalahan dalam
penelitian ini. Karna keterbatasan penulis baik fikiran, tenaga,
maupun keteratasan waktu, maka penulis hanya mengkaji tentang
“Analisa Sistem Pengarsipan PT Belfoods Indonesia”.

1.6. Metodologi Masalah

Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk

mendapatkan data dan informasi untuk Laporan Tugas Akhir
mengenai Analisa Sistem Pengarsipan Pada PT Belfoods Indonesia
ini, yaitu dengan metode berikut:

1.6.1. Metode Observasi

Mengumpulkan data yang berhubungan dengan perumusan

masalah dengan cara melihat dan mengamati secara
langsung terhadap aspek-aspek yang berhubungan dengan
sistem pengarsipan pada PT Belfoods Indonesia.

1.6.2. Metode Wawancara

Melakukan prosedur tanya jawab secara langsung dan

sistematis dengan mengajukan beberapa pertanyaan kepada
Manager Produksi PT. Belfoods Indonesia ,mengenai Sistem
Pengarsipan Pada PT Belfoods Indonesia, beserta dengan
kendala yang dialami dalam pengarsipan pada PT Belfoods

4
 Indonesia, dan Solusi yang dipilih dalam menghadapi
hambatan dalam pengarsipan pada PT Belfoods Indonesia.

1.7. Sistematika Penulisan

Pada penyusunan laporan Tugas Akhir mengenai Analisa Sistem

Pengarsiapan pada PT Belfoods Indonesia, ini pembahasan dan
penganalisaannya akan di klasifikasikan secara sistematis ke dalam
5 (lima) bab yang masing-masing diuraikan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab satu ini, penulis menguraikan tentang gambaran
umum penyusunan Laporan Tugas Akhir mengenai Analisa
Sistem Pengarsipan Pada PT Belfoods Indonesia yang
mencakup latar belakang penulisan, alasan memilih objek,
batasan masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat
metodologi penulisan, serta sistematika penulisan yang
menggambarkan garis besar atau pokok-pokok penulisan
secara menyeluruh.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab kedua, penulis menjelaskan tentang teori-teori
yang berkaitan dengan Sistem Pengarsipan berupa
pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, sistem
pengarsipan.

BAB III PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ketiga, penulis membahas tentang tinjauan umum
tentang sesuatu yang terkait dengan sejarah singkat

5
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Analisis

Menurut Komaruddin (2001:53) pada jurnal Yuni Septiani, dkk

(2020:133) Analisis adalah:

“analisis adalah kegiatan berpikir untuk menguraikan suatu

keseluruhan menjadi komponen sehingga dapat mengenal
tanda-tanda komponen, hubungannya satu sama lain dan
fungsi masing-masing dalam satu keseluruhan yang terpadu”.

Menurut Satori dan Komaryah (2014:200) dalam Aswad Muhdar

(2021:2) menyatakan bahwa:

“analisis adalah usaha untuk mengurai suatu masalah

menjadi bagian-bagian. Sehingga, susunan tersebut
tampak jelas dan kemudian bisa ditangkap maknanya
atau dimengerti duduk perkaranya”.

Menurut KBBI, pengertian analisis adalah penyelidikan terhadap

suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk
mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk
perkara, atau hal-hal lainnya).

2.2. Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani

(sustēma) adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling
berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan
bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem merupakan sebuah
objek yang dikaji atau dipelajari, dimana memiliki karakteristik
tertentu atau spesifikasi tersendiri.
 Sedangkan Menurut Tata Sutabri (2012) pada jurnal Harold
Situmorang (2019:35) sistem adalah:

“Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu

komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki
sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam
sistem tersebut”.

Sedangkan menurut Hartono (2011) pada jurnal Harold Situmorang

(2019:35) sistem adalah:

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”.

2.3. Pengertian Arsip

Menurut Atmosudirdjo (1982:157-158) dalam buku Sattar (2019:1)

arsip adalah
Kata Arsip berasal dari bahasa Belanda yakni Archief.,Archief dalam
bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian:
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip,
bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusan-keputusan.
b. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut
tersebut.
c. Bahan bahan yang harus diarsip itu sendiri

menurut Suraja (2006) pada Arfa Fakaubun (2019:54) arsip adalah:

“naskah atau catatan yang dibuat dan di terima oleh suatu

organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai
suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dalam bentuk
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
yang memiliki nilai guna tertentu, dan di simpan secara
sistematis sehingga bilamana di perlukan dapat di temukan
dengan mudah dan cepat”.

7
 Menurut Zulkifli Amsyah (2003:3) pada Ayuni Akhmal Hayati
(2020:3) arsip adalah:
setiap catatan (warkat) yang tertulis, tercetak atau ketika
dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti
dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi
yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide,
film-strip, micro-film), media komputer (pita tape, piringan,
rekaman, disker), kertas foto copy, dan lain-lain

2.4. Fungsi Arsip

Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2

(dua) macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan
menyebutkan bahwa fungsi arsip adalah:

2.4.1. Arsip Dinamis

Menurut Utami (2013) pada Arifatul Jamilah, Triesninda

Pahlevi (2021:236) Arsip dinamis adalah:

“Arsip dinamis merupakan arsip yang secara langsung

dipergunakan dalam proses penyelenggaraan,
perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan
bangsa, atau arsip yang secara langsung digunakan
dalam proses kegiatan ketatanegaraan”.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI),

arti arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan oleh
instansi, lembaga dan perseorangan untuk membuat
perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan
pelaksanaan berbagai tindakan.

Menurut Buku manajemen keasrsipan yang ditulis Sattar

(2019:6) Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis menurut
fungsinya dapat dibedakan menjadi:

8
 A. Arsip aktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus.
B. Arsip inaktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun
C. Arsip vital
Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar
D. Arsip terjaga
Merupakan arsip negara yang berkaitan dengan
kebradaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.

2.4.2. Arsip Statis

Menurut Utami (2013) pada Arifatul Jamilah, Triesninda

Pahlevi (2021:236) Arsip Statis adalah:
“arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan, perencanaan dan
pengelolaan kehidupan bangsa dan kegiatan
ketatanegaraan”.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.

Menurut Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI) Arsip

Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah

9
 habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.

2.5. Peranan Arsip

Menurut Barthos (2013), pada Sri Ardiana, Bambang Suratman

(2021:338) peran arsip adalah:

“kearsipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”,

sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan”
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”, “penganalisisisan”, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan
pengendalian setepat-tepatnya”.

Menurut Sugiarto & Wahyono, (2016) pada Reni Juliati, Nifi

Lamingthon (2021:86) peran arsip adalah:

“Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai

sumber informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan”,
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilian dan pengendalian setepat-
tepatnya”.

Sedangkan menurut Sugiarto & Wahyono (2005) pada Sri Ardiana,

Bambang Suratman (2021:338) Peran arsip adalah:

“Peran arsip mempuyai jangkauan yang sangat luas, yaitu

baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia,
maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
dan pelakasanaan kehidupan kebangsaan”.

2.6. Jenis-Jenis Arsip

Sri Endang R. mengemukakan bahwa lima jenis arsip, yaitusebagai

berikut.
1. Arsip berdasarkan bentuk fisiknya

10
 a. arsip yang berbentuk lembaran
b. arsip yang tidak berbentuk lembaran
2. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
a. financial record, yaitu arsip-arsip yang berisi catatan-
catatan mengenai masalah keuangan
b. inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah inventaris
c. personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan kepegawaian
d. sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah penjualan
e. production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan
dengan masalah produksi
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
a. Lembaga pemerintahan, misalnya, arsip nasional negara
(Arsip Nasional Republik Indonesia) dan arsip nasional di
setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)
b. Instansi Pemerintah/swasta
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
a. arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai
kegunaan informasi
b. arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak
berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan berlalu
c. arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan
masa lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu
disimpan dalam waktu yang lama d) Arsip sangat penting
(vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat
selama-lamanya e) Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya
hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu
organisasi

11
2.7. Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan

menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan
untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut
sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system). Sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas:
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) Sistem penerimaan,
penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan
penemuan kembali warkat menggunakan petunjuk abjad.
Warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang
atau organisasi.
B. Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject Filling System)
Salah satu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sring disebut perihal,
pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.
C. Sistem Nomor (Numerical Filling System) Salah satu sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode/nomor.
D. Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling Sytem)
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
tanggal, bulan, tahun.Dalam sistem ini yang dijadikan kode
penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah tanggal,
bulan atau tahun pemubatan yang tercantum dalam arsip itu
sendiri.
E. Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical Filling System)
Sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang
dijadikan pedoman dalam menemukan arsip secara cepat
berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang
dkirim surat

12
 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Sejarah PT Belfoods Indonesia

Sejarah PT. Belfoods Indonesia Jakarta Pusat PT Belfoods

Indonesia merupakan perusahaan pengolahan makanan yang
berlokasi di Bogor, Jawa Barat. Perusahaan ini memproduksi produk
olahan daging dengan produk utama yang dihasilkan adalah chicken
nugget, sosis, bakso ayam dan daging, pastel ayam dan daging.
Perusahaan ini merupakan bagian dari PT. Sierad Produce yaitu
perusahaan yang bergabung menjadi satu pada tahun 2001 dari PT.
Anwar Sierad Tbk, PT. Sierad Produce Tbk, PT. Sierad Feedmill dan
PT. Sierad Grains yang menjadi salah satu perusahaan paling besar
dalam kegiatan unggas di Indonesia. PT Belfoods Indonesia
berdomisili di Desa Sukamaju, Kecamatan Jonggol, Kabupaten
Bogor, Jawa Barat dengan total luas areanya mencapai 2,5 ha.
Belfoods mempunyai kurang lebih terdiri dari 627 karyawan. Produk
Belfoods ini dapat disimpan dengan suhu penyimpanannya -18 C.
Belfoods memiliki bisnis yang terintegrasi, mulai dari peternakan
hingga pabrik pengolahan ayam, sehingga dapat mengontrol produk
yang dihasilkan pasti berkualitas, aman dan higienis serta berstandar
tinggi juga bersertifikasi HALAL dari MUI. Belfoods memulai
perjalannya pada tahun 1999 dengan merek dagang Belfoods,
Delfarm, 222 dan Uenaaak. Seiring dengan pertumbuhan bisnis dan
perkembangan pasar produk olahan beku, pada tahun 2011, merek-
merek tersebut kini bertransformasi menjadi Belfoods.

Perusahaan ini mengkonsolidasikan posisinya sebagai produsen

dan distributor produk makanan olahan berkualitas tinggi.
Perusahaan ini memiliki 4 lini poduksi utama, yaitu lini nugget, lini
bakso, lini sosis, dan lini mantau. Perusahaan ini memproduksi
berbagai produk makanan olahan beku yang berkualitas dan
dipasarkan dengan berbagai merek antara lain Belfoods Royal,
Belfoods Favorite, dan Belfoods Uenaaak. Beberapa upaya
peningkatan produk dan layanan yang dilakukan juga telah
mengantarkan Belfoods memperoleh sertifikasi ISO 9001 (Sistem
Manajemen Mutu), ISO 22000 (Sistem Manajemen Keamanan
Pangan), dan Sertifikasi Jaminan Halal untuk setiap produknya.
Pada tanggal 25 Agustus 2015, PT. Sierad Produce Tbk
(“perseroan”) dan anak usaha perseroan PT Transpasifik
Niagareksa (“TPN”) telah menandatangi perjanjian jual beli saham
dengan DK INTERTRADE APS atas pengalihan kepemilikan saham
atas PT. Belfoods Indonesia. Sebagai perusahaan skala menengah
yang terus berkembang, PT Belfoods Indonesia telah mendominasi
sepertiga pasar produk makanan beku di Indonesia. Perusahaan ini
bertujuan menjadi salah satu pemain regional terbesar di Industri
makanan dan minuman yang berfokus pada makanan siap saji.
Kualitas produk yang konsisten dan harga yang kompetitif
merupakan keuntungan strategis perusahaan yang utama. PT
Belfoods Indonesia telah menerapkan sistem mutu yang baik dengan
adanya kerjasama antardepartemen khususnya yang berhubungan
dengan kualitas produk yang dihasilkan. Dalam menjaga
keberlangsungan sistem mutu perusahaan, PT Belfoods Indonesia

14
 telah memiliki beberapa komponen meliputi kebijakan mutu, standar
kualitas, dan Quality Control Circle (QCC).

Gambar 3. 1 Logo PT Belfoods Indonesia

Sumber : PT Belfoods Indonesia

2.2. VISI DAN MISI

2.2.1. Visi

Menjadi perusahaan makanan terkemuka di Indonesia untuk

meningkatkan kualitas hidup masyarakat dan memberikan
manfaat yang berkesinambungan kepada para pemegang
saham

2.2.2. Misi

1. Menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dengan

harga terjangkau.
2. Menciptakan nilai bagi mitra bisnis melalui proses yang
betaraf pinternasional
3. Merekrut, mengembangkan dan memberikan
penghargaan kepada profesional yang berprestasi dalam
lingkungan kerja

15
 4. Menjalankan tata kelola perusahaan yang berkontribusi
terhadap lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja

3.3. Bidang Usaha Perusahaan

PT Belfoods Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di

sektor pangan khususnya di bidang industri daging olahan dan
makanan beku. Sejarah berdirinya perusahaan PT Belfoods
Indonesia adalah berawal dari berdirinya pada tahun 1997 sebagai
perusahaan dagang umum (General Trade Company) dengan
nama PT Askar Muda Sukses yang memulai operasinya sebagai
distributor untuk frozen foods. Seiring perkembangan usaha dalam
memantapkan posisinya sebagai industri pengolahan dan
distributor produk olahan berkualitas tinggi, maka pada 30 Agustus
2002, PT Askar Muda Sukses berganti nama menjadi PT Belfoods
Indonesia dan sekaligus berperan sebagai produsen utama produk
frozen foods. Kegiatan utama dari perusahaan ini adalah industri
daging olahan lanjut (further meat process). Selain melakukan
further meat process, perusahaan juga mengadakan kegiatan
pemasaran guna memperdagangkan hasil industri ke pasar yang
sudah pasti.
PT Belfoods Indonesia merupakan bagian dari PT Sierad Produce,
Tbk yang memiliki bisnis yang terintegrasi, mulai dari peternakan
hingga pabrik pengolahan ayam, sehingga dapat mengontrol produk
yang dihasilkan pasti berkualitas, aman dan higienis. Belfoods
memulai perjalanannya pada tahun 1999 dengan merek dagang
Belfoods, Delfarm, 222 dan Uenaaak. Seiring dengan pertumbuhan
bisnis dan perkembangan pasar produk olahan beku, pada tahun
2011, merek merek tersebut kini bertransformasi menjadi Belfoods.
Belfoods memiliki pabrik yang berlokasi di Jonggol, Bogor, Jawa
Barat memiliki 4 lini produksi utama, yaitu lini nugget, lini bakso, lini

16
 sosis, dan lini mantau. Belfoods memproduksi berbagai produk
makanan olahan beku yang berkualitas dan dipasarkan dengan
berbagai merek antara lain Belfoods Royal, Belfoods Favorite, dan
Belfoods Uenaaak. Beberapa upaya peningkatan produk dan
layanan yang dilakukan juga telah mengantarkan Belfoods
memperoleh sertifikasi ISO 9001 (Sistem Manajemen Mutu), ISO
22000 (Sistem Manajemen Keamanan Pangan), dan Sertifikasi
Jaminan Halal untuk setiap produknya.

3.4. Struktur Organisasi PT. Belfoods Indonesia.

Setiap perusahaan pasti mempunyai struktur organisasi. Hal ini

penting karena dengan struktur organisasi dapat dilihat tingkatan
para pegawai serta posisi masing-masing, selain itu juga agar dalam
menjalankan aktivitas dapat berjalan dengan tertib.
Secara umum, organisasi dapat dirumuskan sebagai struktur
pembagian kerja dan tata hubungan kerja antara kelompok orang
yang saling bekerjasama dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan bersama. Diperlukan masing-masing individu yang pada
akhirnya dapat menentukan struktur organisasi yang akan
digunakan.
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan
pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang maupun orang-
orang dengan kedudukan dan peran masing-masing dalam suatu
kebulatan kerjasama.
Belfoods Indonesia telah memiliki struktur organisasi yang jelas
serta manajemen organisasi yang baik sesuai dengan kebijakan
perusahaan. Sistem organisasi sangat diperlukan untuk pengaturan
tugas, tanggung jawab dan wewenang terhadap operasi
perusahaan.

17
 Struktur organisasi pada PT National Assemblers dapat
digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3. 2 Sruktur Organisasi PT Belfoods Indonesia

Sumber : PT Belfoods Indonesia

3.5. Deskripsi Kerja

1. Departemen Produksi
ini merupakan departemen utama yang bertanggung jawab atas
proses produksi. Departemen ini memiliki 5 bagian proses
pengolahan yaitu pengolahan nugget dan patty, produk bakery,
kornet dan baso (line dim sum), produk beef dan produk sosis.
Setiap line proses memiliki seorang supervisor dan keseluruhan
line pengolahan dikepalai oleh seorang manager produksi.
Departemen ini sangat bertanggung jawab terhadap
keberlangsungan proses produksi mulai dari persiapan bahan
baku sampai penyimpanan produk akhir. Departemen produksi
juga harus mempertanggungjawabkan hasil produksi, mutu
produk, serta efisiensi waktu dan material sesuai target
perusahaan. Oleh karena itu, dilakukan kerja sama dengan
departemen QA/QC untuk mendapatkan produk akhir yang

18
 optimal, bermutu tinggi serta sesuai spesifikasi yang ditargetkan
perusahaan.
2. Research and Development (R&D)
Departemen ini bertanggung jawab dalam pengembangan
produk dan formulasi bahan untuk mendapatkan variasi jenis
produk baru serta mempertahankan konsistensi formula atau
melakukan perubahan formula bahan yang diinginkan.
Departemen R&D terbagi lagi menjadi dua bagian departemen
yaitu R&D bagian produk (R&D product) dan R&D bagian premix
(R&D premix).
a. R&D product R&D bagian produk bertanggung jawab
terhadap ide dan pengembangan produk meliputi inovasi
produk baru maupun pengembangan produk yang telah
ada. Bagian ini juga memiliki tugas dan tanggung jawab
terhadap pelaksanaan trial baik dalam skala laboratorium
maupun skala produksi, menentukan parameter proses,
penetapan komposisi bahan-bahan serta metode kerja
yang harus dilakukan terhadap produk baru, melakukan
presentasi hasil terhadap pengembangan produk yang
dilakukan serta memberikan training kepada pekerja dan
operator terkait pelaksanaan produksi produk baru skala
produksi.
b. R&D premix R&D bagian premix bertanggung jawab
terhadap pengembangan serta konsistensi formulasi
bumbu maupun bahan penunjang produk. Bagian ini juga
memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap trial
penggunaan formulasi bahan atau bumbu baru terhadap
produk yang telah ada serta pengawasan terhadap cita
rasa dan karakteristik produk yang dihasilkan.
3. Quality Assurance dan Quality Control (QA/QC)

19
 Departemen ini bertanggung jawab dalam pengawasan kualitas
produk, parameter proses dan kondisi lingkungan produksi.
Departemen ini terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian QA dan
QC dimana setiap bagian juga terbagi lagi sesuai dengan tugas
dan kewajibannya.
a. Quality Assurance (QA) Bagian QA memiliki tugas dan
tanggung jawab terhadap terlaksananya GMP (Good
Manufacturing Practices) dan HACCP (Hazard Analysis
Critical Control Point). mengontrol dokumen, menyiapkan hal-
hal yang terkait dalam urusan registrasi halal dan departemen
kesehatan serta melakukan pengawasan terhadap sanitasi
lingkungan pabrik, peralatan dan para pekerja pabrik serta
penyusunan SOP dan SSOP. Dalam menjalankan sistem
mutu secara keseluruhan, pihak QA juga bertugas
melaksanakan audit internal terkait pengawasan proses
produksi dan sistem kerja dengan melakukan kerjasama
dengan departemen lain seperti R&D dan produksi.
b. Quality Control (QC) Bagian QC bertugas mengawasi
proses produksi melalui pengecekan standar mutu proses
produksi dan bertanggung jawab terhadap kualitas dan
keamanan produk sehingga produk yang dihasilkan
diharapkan dapat memenuhi standar mutu dan keamanan
pangan. Dalam pelaksanaan tugasnya, QC terbagi lagi
menjadi dua bagian yaitu QC bagian laboratorium dan QC
bagian line proses.
4. Production Planning and Inventory Control (PPIC)
Departemen ini bertanggung jawab dalam penyediaan seluruh
bahan baku hingga bahan kemasan serta perlengkapan
penunjang yang diperlukan produksi selama proses produksi
berlangsung. Tugas lain departemen ini adalah membuat
perencanaan produksi setiap minggu dalam suatu jadwal

20
 pesanan kerja atau Work Order (WO) mingguan sesuai dengan
permintaan pasar. Dalam pelaksanaan tugasnya, departemen ini
menjadi penghubung antara pihak marketing dengan bagian
produksi untuk memenuhi pesanan produksi sesuai jumlah dan
jangka waktu yang diinginkan.
5. Plant Engineer
Departemen ini bertanggung jawab terhadap teknologi fasilitas
produksi berikut penunjangnya seperti mesin, supply uap, air dan
listrik agar tetap dalam keadaan baik dan dapat berfungsi dengan
optimal selama proses produksi berlangsung. Departemen ini
memiliki pembagian tugas untuk masing-masing staf yang
tersusun dalam tabel pembagian kerja. Dalam pembagian
tugasnya, karyawan bagian engineering selalu berkeliling di
sepanjang line proses pengolahan untuk memantau kondisi
proses. Jika terdapat ketidakstabilan suhu atau kerusakan mesin,
bagian ini harus dengan segera melakukan penanganan melalui
tindakan yang tepat agar proses produksi dapat kembali berjalan
dengan normal.
6. Productivity
Departemen ini bertanggung jawab terhadap penerimaan,
penyimpanan serta pengeluaran barang seperti produk jadi,
bahan baku dan pelengkap, bahan-bahan penunjang produksi
serta stock material maupun produkdari dalam gudang. Tugas
lain dari departemen ini adalah melakukan dokumentasi terkait
sistem penggudangan meliputi keluar masuknya barang serta
memastikan berjalannya sistem FEFO (First Expired First Out)
maupun FIFO (First In First Out) yang harus diterapkan selama
penyimpanan dan distribusi barang dalam gudang.
7. HR-GA
Departemen ini terdiri dari bagian HRD (Human Resource
Development), GA (General Affair) dan Legal. Bagian HRD

21
bertanggung jawab terhadap recruitment (penerimaan tenaga
kerja), pengembangan karyawan, industrial relations (sanksi
karyawan, PHK, sidang dan mediasi) dan payroll (biaya
keuangan meliputi penggajian, benefit dan asuransi). Bagian GA
bertanggungjawab terhadap penjadwalan kegiatan kantor,
maintenance building, kendaraan, serta kondisi dalam dan luar
bangunan. Bagian GA juga bertanggung jawab terhadap
hubungan dengan pihak luar maupun dengan kantor-kantor
cabang.

22
 Daftar Pustaka
Ardiana, Sri., & Suratman, Bambang. (2021). Pengeloalaan Arsip dalam Mendukung
Pelayanan Informasi Pada Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten
Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9(2), 338.

Fakaubun, Arkaf. (2019). Belum Efektif Terhadap Sistem Pengelolaan Kearsipan Oleh
Aparatur Sipil Negara, Pada Unit Pelaksana Teknis Sekolah Usaha Perikanan
Menengah Sorong di Lingkungan Kementrian Kelautan dan Perikanan. Jurnal
Pari, 5(1), 54.

Hayati, Ayuni. Akhmal. (2020). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayanan Pada
Kantor Kelurahan Muara Jawa Ulu Kabupaten Kutai Kartanegara. Jurnal Ilmu
Pemerintahan, 5(1), 3.

Jamlia, Arifatul., & Pahlevi, Triesninda. (2021). Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam
Menunjang Efisiensi Kerja Pegawai di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Sumenep. Jurnal of Office Administration: Education and Practice, 1,
236.

Juliati, Reni., & Lamingthon, Nifi. (2021). Pelaksanaan Manajemen Arsip Dalam
Meningkatkan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Kantor Camat Kecamatan Tanjung
Lago Kabupaten Banyuasin. Jurnal Ilmu Administrasi Negara, 19(3), 86.

Muhdar, Aswad. (2021). Analisis Mengenai Pengaruh Politik Terhadap Kehidupan di

Kampung Yeflio Distrik Mayamuk Kabupaten Sorong. Jurnal Ilmia Administrasi,
9(2), 68.

Sattar, SE.,M.Si. (2019). Manajemen Kearsipan (1 ed). Yogyakarta: Deepublish.

Sattar, SE.,M.Si. (2020). Manajemen Arsip In Aktif. Yogyakarta: Deepublish.

Septiani, Yuni. (2020). Analisis Kualitas Layanan Sistem Informasi Akademik Universitas
Abdurrab Terhadap Keputusan Pengguna Menggunakan Metode Sevqual. Jurnal
Teknologi Dan Open Source, 33(1), 133.

Situmorang, Harold. (2019). Sistem Informasi Pengelolahan Data Alumni Berbasis Web.
Jurnal Mahajana Informasi, 4(1), 35.

23
Lampiran

Lampiran 1.1 Form Penilaian Dosen Pembimbing

24
Lampiran Nilai Dosen Pembimbing Industri

Lampiran 1.2 Form Nilai Dosen Pembimbing Industri

25
Lampiran Daily Aktivity

Lampiran 1.3 Form Daily Activity

26
Lampiran Daily Activity

27
Lampiran Daily Activity

28
Lampiran Daily Activity

29
Lampiran Daily Activity

30
Lampiran Daily Activity

31