PENGURUSAN BERKAS ASURANSI, VISUM, DAN RMP

SATU PINTU
Nomor Dokumen : Nomor Revisi : Halaman :

RUMAH SAKIT ISLAM

“SULTAN HADLIRIN “
JEPARA

Tanggal Terbit : Ditetapkan oleh :

Direktur
Rumah Sakit “Sultan Hadlirin”
STANDAR
Jepara
PROSEDUR
OPERASIONAL

dr.H.GUNWAN W.S.DTMH, M.Kes

Suatu acuan tata kelola pengurusan berkas asuransi, visum, dan RMP di
PENGERTIAN Rumah Sakit Islam “Sultan Hadlirin” Jepara yang meliputi sistem, alur,
dan teknis pelaksanaan satu pintu.
TUJUAN Memberikan pelayanan yang efektif dan efisien kepada customers dalam
memperoleh berkas asuransi, visum, dan RMP satu pintu.
SK Direktur Rumah Sakit Islam “Sultan Hadlirin” Jepara Nomor :
…………………………………….tentang engurusan berkas asuransi,
KEBIJAKAN visum, dan RMP di Rumah Sakit Islam “Sultan Hadlirin” Jepara yang
meliputi sistem, alur, dan teknis pelaksanaan satu pintu.
1. Pengurusan Berkas Asuransi
a. Petugas humas mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
“Assalamu’alaikum Bapak/Ibu. Ada yang bisa Kami Bantu?
b. Petugas humas mengidentifikasi data diri pasien.
c. Pemohon mengisi form pengurusan asuransi sebanyak 2 rangkap
(potongan 1 untuk pasien, potong 1 nya lagi untuk petugas
humas) di meja humas.
d. Pemohon menyerahkan surat keterangan dokter dari pihak
asuransi yang harus di isi oleh DPJP kepada humas.
e. Petugas humas memberikan informasi terkait waktu pemrosesan
PROSEDUR asuransi (jangan menggunakan kalimat yang mengandung unsur
menjanjikan waktu pengambilan) seperti “Mohon maaf
Bapak/Ibu, perlu kami informasikan untuk proses pengurusan
asuransi minimal 1 minggu tergantung kelengkapan berkas
pasien, apabila berkas asuransi sudah jadi kami akan
menghubungi nomor telepon yang telah ditinggalkan”.
f. Petugas humas memberikan informasi terkait adanya biaya
administrasi yang akan dibebankan kepada pemohon yang harus
dibayarkan saat pengambilan berkas asuransi.
g. Petugas humas memberikan informasi waktu pengambilan berkas
asuransi. Pengambilan berkas yang telah jadi dilakukan di bagian
humas. Adapun waktu yang ditentukan adalah :
1. Senin s.d. Kamis : Pukul 10.00 – 13.00 WIB
2. Jumat & Sabtu : Pukul 09.00 – 11.00 WIB
(Hari minggu dan tanggal merah tidak dilayani)
h. Petugas humas menawarkan bantuan kembali “Ada yang bisa
Kami bantu lagi Bapak/Ibu?”
 i. Petugas humas mengucapkan salam (disesuaikan dengan situasi
dan kondisi)
j. Petugas humas menyerahkan berkas pengurusan asuransi kepada
petugas rekam medis untuk selanjutnya diproses dengan
menandatangi bukti buku penyerahan form asuransi.
k. Petugas rekam medis menyerahkan berkas asuransi yang telah
jadi kepada petugas humas.
l. Petugas humas menghubungi pemohon melalui pesan via SMS
ke nomor telepon yang telah ditinggalkan.
m. Pemohon menyelesaikan biaya administrasi pengurusan berkas
asuransi ke bagian pembayan dengan menunjukkan potongan
form pengurusan asuransi kapada petugas.
n. Pemohon menunjukkan bukti pembayaran pengurusan asuransi
kepada petugas humas.
o. Petugas humas menyerahkan berkas asuransi beserta kuitansi
pengurusan asuransi kepada pemohon.
p. Pemohon mengisi buku bukti penerimaan berkas asuransi di meja
humas.

PROSEDUR 2. Pengurusan Berkas Visum

a. Petugas humas mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
“Assalamu’alaikum Bapak/Ibu. Ada yang bisa Kami Bantu?
b. Petugas kepolisian/pemohon menyerahkan surat permohonan
visum yang dikeluarkan oleh instansi kepolisian kepada petugas
humas.
c. Petugas humas melakukan mengidentifikasi data diri pasien.
d. Petugas kepolisian/pemohon mengisi form pengurusan visum
sebanyak 2 rangkap (potongan 1 untuk pasien, potong 1 nya lagi
untuk petugas humas) di meja humas.
e. Petugas humas memberikan informasi terkait waktu pemrosesan
visum (jangan menggunakan kalimat yang mengandung unsur
menjanjikan waktu pengambilan) seperti “Mohon maaf
Bapak/Ibu, perlu kami informasikan untuk proses pengurusan
visum minimal 1 minggu tergantung kelengkapan berkas pasien,
apabila berkas visum sudah jadi kami akan menghubungi nomor
telepon yang telah ditinggalkan”.
f. Petugas humas memberikan informasi terkait adanya biaya
administrasi yang akan dibebankan kepada petugas
kepolisian/pemohon yang harus dibayarkan saat pengambilan
berkas visum.
g. Petugas humas memberikan informasi waktu pengambilan
berkas visum. Pengambilan berkas yang telah jadi dilakukan di
bagian humas. Adapun waktu yang ditentukan adalah :
1. Senin s.d. Kamis : Pukul 10.00 – 13.00 WIB
2. Jumat & Sabtu : Pukul 09.00 – 11.00 WIB
(Hari minggu dan tanggal merah tidak dilayani)
h. Petugas humas menawarkan bantuan kembali “Ada yang bisa
Kami bantu lagi Bapak/Ibu?”
i. Petugas humas mengucapkan salam (disesuaikan dengan situasi
dan kondisi)
j. Petugas humas menyerahkan berkas pengurusan visum kepada
petugas rekam medis untuk selanjutnya diproses dengan
menandatangi bukti buku penyerahan form visum.
k. Petugas rekam medis menyerahkan berkas visum yang telah jadi
kepada petugas humas.
l. Petugas humas menghubungi petugas kepolisian/pemohon
melalui pesan via SMS ke nomor telepon yang telah
 ditinggalkan.
m. Petugas kepolisian/pemohon menyelesaikan biaya administrasi
pengurusan berkas asuransi ke bagian pembayan dengan
menunjukkan potongan form pengurusan visum kapada petugas.
n. Petugas kepolisian/pemohon menunjukkan bukti pembayaran
pengurusan visum kepada petugas humas.
o. Petugas humas menyerahkan berkas visum beserta kuitansi
pengurusan visum kepada pemohon.
p. Petugas kepolisian/pemohon mengisi buku bukti penerimaan
berkas visum di meja humas.

3. Pengurusan Berkas RMP

a. Petugas humas mengucapkan salam dan menawarkan bantuan
“Assalamu’alaikum Bapak/Ibu. Ada yang bisa Kami Bantu?
b. Petugas humas mengidentifikasi data diri pasien.
c. Petugas puskesmas/pemohon menyerahkan surat permohonan
RMP yang dikeluarkan oleh puskesmas kepada petugas humas.
d. Petugas puskesmas/pemohon mengisi form pengurusan RMP
sebanyak 2 rangkap (potongan 1 untuk pasien, potong 1 nya lagi
untuk petugas humas) di meja humas.
e. Petugas humas memberikan informasi terkait waktu pemrosesan
RMP (jangan menggunakan kalimat yang mengandung unsur
menjanjikan waktu pengambilan) seperti “Mohon maaf
PROSEDUR Bapak/Ibu, perlu kami informasikan untuk proses pengurusan
RMP minimal 1 minggu tergantung kelengkapan berkas pasien,
apabila berkas RMP sudah jadi kami akan menghubungi nomor
telepon yang telah ditinggalkan”.
f. Petugas humas memberikan informasi waktu pengambilan
berkas RMP. Pengambilan berkas yang telah jadi dilakukan di
bagian humas. Adapun waktu yang ditentukan adalah :
1. Senin s.d. Kamis : Pukul 10.00 – 13.00 WIB
2. Jumat & Sabtu : Pukul 09.00 – 11.00 WIB
(Hari minggu dan tanggal merah tidak dilayani)
g. Petugas humas menawarkan bantuan kembali “Ada yang bisa
Kami bantu lagi Bapak/Ibu?”
h. Petugas humas mengucapkan salam (disesuaikan dengan situasi
dan kondisi)
i. Petugas humas menyerahkan berkas pengurusan RMP kepada
petugas rekam medis untuk selanjutnya diproses dengan
menandatangi bukti buku penyerahan form RMP.
j. Petugas rekam medis menyerahkan berkas RMP yang telah jadi
kepada petugas humas.
k. Petugas humas menghubungi petugas puskesmas/pemohon
melalui pesan via SMS ke nomor telepon yang telah
ditinggalkan.
l. Petugas puskesmas/pemohon menunjukkan potongan form
pengurusan RMP kepada petugas humas.
m. Petugas humas menyerahkan berkas RMP kepada petugas
puskesmas/pemohon.
q. Petugas puskesmas/pemohon mengisi buku bukti penerimaan
berkas visum di meja humas.

UNIT TERKAIT Semua unit pelayanan di RSI “Sultan Hadlirin” Jepara